Lexware: Datenübernahme FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1201 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise: Export 2.1. Vorarbeiten 2.2. Buchungen exportieren 2.3. Sachkonten exportieren 2.4. Personenkonten exportieren 3. Vorgehensweise: Import 3.1. Sachkonten importieren 3.2. Personenkonten und Buchungen importieren 4. Verwandte Themen 2 2 2 4 7 8 11 11 12 13
Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Buchungen und Kontenbeschriftungen aus Lexware Buchhaltungen im DATEV- Format aus- und in Agenda FIBU eingelesen werden. Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433 2. 2.1. Vorgehensweise: Export Vorarbeiten Im Folgenden werden Sach- und Personenkontenbeschriftungen sowie Buchungen exportiert. Eine klare Ablagestruktur hilft Ihnen, die Daten anschließend einfach und schnell einzulesen. Die Übergabe der einzelnen Monate ist u. a. notwendig, um in Agenda FIBU geänderte Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben zu können.
Seite 3 DATEV-Angaben ergänzen Die Buchungsdaten werden per DATEV-Schnittstelle übernommen. Bevor die eigentliche Buchungsübernahme durchgeführt werden kann, sind DATEV-Angaben zu ergänzen. 1. Zu übernehmenden Mandanten in Lexware Professional öffnen. Wechseln Sie auf Buchhaltungsebene. 2.»Bearbeiten Firmenangaben«. 3. Im Firmenassistenten Punkt»DATEV«anklicken. Haken bei <DATEV-Unterstützung> setzen. Beraternummer, Beratername (Agenda-Kanzleiname), Mandantennummer (wie in Agenda FIBU verwendet) erfassen. Optionspunkt bei»datev-format (ASCII csv)«setzen. <Speichern> anklicken. 4.»Verwaltung Konfigurationsassistent«. <Einstellungen> anklicken. Bei»DATEV-Schnittstelle«die drei Haken setzen. <Speichern> anklicken.
Seite 4 5.»Verwaltung Steuersätze«Die grüne Schaltfläche anklicken und die eingetragenen Steuerschlüssel prüfen. Sollte kein DATEV-Steuerschlüssel erfasst sein, ist hier der jeweilige Steuerschlüssel einzutragen. 2.2. Buchungen exportieren 1.»Datei DATEV-Schnittstelle DATEV-Export«. <Weiter> anklicken.
Seite 5 2. Export-Ziel-Objekte:»Buchungsdaten«wählen. Exportverzeichnis hinterlegen. <Weiter> anklicken. 3. Angaben wie im Bild gezeigt ergänzen. Haken setzen bei <DATEV-Format (ASCII csv)>. <Weiter> anklicken.
Seite 6 4. Bei Selektionskriterium»Monat bzw. Quartal«auswählen. <Weiter> und dann <Fertigstellen> anklicken. Selektionskriterium Monat/Quartal Datum von bis Vor-/Nachteil Vorteil: In Agenda ist eine monatliche BWA mit Vorjahresvergleich sowie eventuelle Korrekturen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen einfach möglich. Vorteil: Man liest das ganze Jahr in einem Vorgang aus und kann die Daten in Agenda FIBU auch in einem Vorgang wieder einlesen. Nachteil: In Agenda liest man alles in eine Abrechnungsnummer ein. Man bekommt also keinen monatlichen Vorjahresvergleich in der BWA. Alternativ: In Agenda liest man alles in eine Abrechnungsnummer (Abr. Nr. 12) und einen Buchungskreis (freie Erfassung) ein. Im Anschluss können die Buchungen über»bearbeitung Auskunft Buchungen suchen «für jeden Abrechnugsmonat gesucht werden und dem jeweiligen Monat zugeordnet werden. Siehe Info für Anwender Nr. 1152 Buchungen im falschen Monat bzw. im falschen Buchungskreis erfasst oder Abrechnungsnr. in falscher Periode angelegt. Es wird eine Datei in das zuvor angegebene Verzeichnis ausgelesen. Wiederholen Sie den Vorgang solange, bis alle Buchungen des Wirtschaftsjahrs exportiert sind.
Seite 7 2.3. Sachkonten exportieren 1. Die Sachkonten werden über die Summen- und Saldenliste exportiert.»berichte Summen- und Salden«. Option»Export/MS-Excel«wählen. <Ausgabe> anklicken. 2. Speicherort wählen. Als Dateityp»Excel 97-2003-Arbeitsmappe«einstellen. <Speichern> anklicken.
Seite 8 3. Die Summen- und Saldenliste wird in Excel in der zweiten Registerkarte abgelegt. Das zweite Register an die erste Stelle ziehen.»datei Speichern«. 2.4. Personenkonten exportieren 1.»Datei DATEV-Schnittstelle DATEV-Export«. <Weiter> anklicken.
Seite 9 2. Export-Ziel-Objekte:»Kontendaten Kunden und Lieferanten«wählen. Exportverzeichnis hinterlegen und <Weiter> anklicken. 3. Die DATEV-Angaben sollten bereits vorbelegt sein. Sonst: Angaben wie im Bild gezeigt ergänzen. <Weiter> anklicken.
Seite 10 4. Bei Selektionskriterium»Konto«hinterlegen. Kleinstes und höchstes Personenkonto auswählen. <Weiter> anklicken. Es werden die selektierten Konten angezeigt. <Fertigstellen> anklicken.
Seite 11 3. 3.1. Vorgehensweise: Import Sachkonten importieren 1. Mandanten in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in welches importiert werden soll. 2.»Transfer Daten einlesen Einlesen Summen- und Saldenliste«. Summen- und Saldenliste auswählen. Abrechnungsnummer»1«hinterlegen. Haken wie im Bild gezeigt setzen. <Starten> anklicken. 3. Es öffnet sich die Definitionsdatei. Nehmen Sie die Einstellungen wie im Bild gezeigt vor. <Speichern> anklicken und Fenster schließen. Mit dem Schließen werden die Sachkonten in Agenda FIBU importiert. Die Meldung»Es wurden keine Buchungen eingelesen«können Sie ignorieren und mit <OK> bestätigen.
Seite 12 3.2. Personenkonten und Buchungen importieren 1. Mandant in dem Wirtschaftsjahr öffnen, in das die Buchungen eingelesen werden sollen. 2.»Transfer Daten einlesen Import-Assistent (DATEV-Format)«. 3. Verzeichnis wählen, in dem die Buchungen gespeichert wurden und <Weiter>. 4. Die zu importierenden Daten werden angezeigt. Auswahl bei Bedarf treffen (in der Regel nicht notwendig) und <Weiter>.
Seite 13 Gewünschte Optionen wählen und <Importieren>. Die Buchungen werden importiert. Wenn beim Einlesen der Buchungen Fehler auftreten, werden diese in einem Protokoll ausgegeben. Fehlerhafte Buchungen werden eingelesen und sind in der Buchungserfassung nachzubearbeiten. 4. Verwandte Themen Nr. 1607 Lexware: Datenübernahme LOHN Nr. 2106 Lexware: Datenübernahme ANLAG Nr. 6071 Lexware: Datenübernahme Adressdaten