Das IT Projekt aus Kundensicht. IT Rechtstag, 26. Oktober 2006

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Elke Althaus
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1 Das IT Projekt aus Kundensicht IT Rechtstag, 26. Oktober 2006

2 Einführung IT Projekte, Ziele und Motivationen beim Kunden Innovation und technologischer Fortschritt Wettbewerbsdruck: das Unternehmen will sich durch eine bessere IT Landschaft besser im Markt positionieren (z.b. Time to Market, Compliance Anforderungen, Internationalisierung) Unternehmensinterne Gründe (z.b. Unternehmenszusammenschlüsse) Total Cost of Ownership WilmerHale 1

besser im Markt positionieren (z.b. Time to Market, Compliance Anforderungen,

3 Einführung Aber : 85% der Projekte sind nicht erfolgreich Ca. 30% der IT Projekte werden abgebrochen Risiken: Technische / Qualitative Probleme Budgetprobleme Zeitplanprobleme WilmerHale 2

4 Teil 1: Aufsetzen und Durchführung des IT Projekts WilmerHale 3

5 I. Arten von IT Projekten Service und Beratungsprojekte Systemprojekte: Hardware/Software Erstellung / Integration von Software Anpassung / Implementierung von Standardsoftware Rechenzentrum / ASP Modelle/ Outsourcing Migrationsprojekte WilmerHale 4

Software Anpassung / Implementierung von Standardsoftware

6 II. Vorbereitung und Ablauf des IT Projekts Vorbereitung Welche Bereiche sind Gegenstand des Projekts? Bestimmung der Ziele, die mit dem Projekt verfolgt werden sollen Aufsetzen der Projektgruppe und der Projektleitung u. U. Bestimmung eines Pilotprojekts WilmerHale 5

Bestimmung der Ziele, die mit dem Projekt verfolgt werden sollen

7 II. Vorbereitung und Ablauf des IT Projekts Ablauf des Projekts: Planung (Grobkonzept, fachliches Feinkonzept) Erstellung des Pflichtenheftes Erstellung / Anpassung der Software Tests und Abnahme Betrieb der Software / Support & Maintenance WilmerHale 6

Erstellung des Pflichtenheftes Erstellung / Anpassung der

8 III. Sourcing Strategie Allgemein GU Modell: Gesamtverantwortung in der Hand des Auftragnehmers, Gesamtabnahme Mehrere Auftragnehmer, u.u. mit einem Lead - Auftragnehmer Verantwortung bei Auftraggeber: partielles Vergeben von Aufgaben WilmerHale 7

9 III. Sourcing Strategie GU Modell: Ziel: Gesamtverantwortung in einer Hand, Gesamtabnahme Vorteile GU Modell: Planung und Herstellung aus einer Hand Klare Verantwortungsbereiche Einfachere Durchsetzung von Ansprüchen (z.b. Gewährleistungsansprüche) WilmerHale 8

Herstellung aus einer Hand Klare Verantwortungsbereiche

10 III. Sourcing Strategie Nachteile GU Modell: Höherer Preis, Intransparenz der Vergütung (GU Aufschlag) Starke Abhängigkeit von einem Vertragspartner Fehlende Kontrolle WilmerHale 9

11 III. Sourcing Strategie Mehrere Auftragnehmer (z.b. nach Projekt-Phasen geordnet) Finger-Pointing! Unterschiedliche Interessen der Auftragnehmer Lead-Vendor Verkoppelung verschiedener Auftragnehmer durch jeweilige Freigabeerklärung des nachfolgenden AN WilmerHale 10

Unterschiedliche Interessen der Auftragnehmer Lead-Vendor

12 III. Sourcing Strategie Verantwortung bei Auftraggeber Projektsteuerung bei Auftraggeber Vergabe von Einzelaufträgen an Auftragnehmer Risiko: Dienstvertraglicher Charakter der Leistungen WilmerHale 11

Vergabe von Einzelaufträgen an Auftragnehmer

13 IV. Preismodelle Festpreismodell Zielpreis Modell Time & Material Alternativen: Koppelung verschiedener Modelle (z.b. nach Phasen) Function Point Methode Benchmarking-Modelle WilmerHale 12

14 Teil 2: Projekt-Risiken und deren Lösung WilmerHale 13

15 I. Überblick Projektrisiken Qualität / Mangelnde Zielerreichung Projekt nicht In-time Projekt nicht im Budget WilmerHale 14

16 I. Überblick - Lösungsansätze Qualität / Zielerreichung Genaue Bestimmung des Leistungsinhalts Personal Projektmanagement Abnahme / Gewährleistung Regelung über Übernahme des IT Systems beim Kunden WilmerHale 15

17 I. Überblick - Lösungsansätze In-time Projektplan, Meilensteine und Fertigstellungstermine Vertragsstrafen oder Alternativen Projektmanagement Regime für Mitwirkungspflichten des Auftraggebers WilmerHale 16

Vertragsstrafen oder Alternativen Projektmanagement

18 I. Überblick - Lösungsansätze In-budget Genaue Betreuung des Leistungsinhalts, verbunden mit Preismodell Projektmanagement Mitwirkungsregime WilmerHale 17

19 II. Bestimmung der Rechtsnatur des Projektvertrages Problem 651 BGB Anwendung werkvertraglicher oder kaufrechtlicher Vorschriften? Bei verschiedenen Leistungen: Gemischte oder zusammengesetzte Verträge? Wg. Unsicherheit: vertragliche Abreden empfehlenswert Dagegen: Interessenlage des Auftragnehmers: Anwendung der Vorschriften über den Dienstvertrag WilmerHale 18

Bei verschiedenen Leistungen: Gemischte oder zusammengesetzte Verträge? Wg.

20 III. Bestimmung des Leistungsinhalts: das unzureichende Pflichtenheft Problem: keine ausreichende Grundlage für die Bestimmung des Leistungsumfangs Folgen: Budget-Unsicherheit Zeitplan-Unsicherheit Technische / Qualitative Unsicherheit: mittlerer Ausführungsstandard, Stand der Technik, Auslegung des Vertrages WilmerHale 19

Budget-Unsicherheit Zeitplan-Unsicherheit Technische / Qualitative Unsicherheit:

21 III. Bestimmung des Leistungsinhalts: das unzureichende Pflichtenheft Lösungsansatz über Verantwortlichkeit für Pflichtenheft: Problem: grundsätzliche Verantwortlichkeit des Auftraggebers für das Pflichtenheft (Rspr. über Mitwirkungspflichten des AN uneinheitlich) Verantwortlichkeitszuweisung des Auftragnehmers für die Erstellung des Pflichtenheftes ( intensiver Dialog ) Zumindest aber: klar definierte Mitwirkungs- und Kontrollpflichten des AN hinsichtlich Pflichtenheft Regelung über Fortschreiben des Leistungsinhalts (insbesondere bei Festpreisprojekten) WilmerHale 20

22 III. Bestimmung des Leistungsinhalts: das unzureichende Pflichtenheft Grundsätzliche Risikozuweisung an Auftragnehmer, soweit eine Anforderung unter eine abstrakte Zielbestimmung fällt Indikatoren, die in jedem Falle zu einer Ergänzung des Leistungsumfangs ohne Change Request führen, z.b: Stand der Technik Rechtliche & Compliance Anforderungen Funktionalitäten des Altsystems (falls vorhanden) Parallelschau bei Wettbewerbern WilmerHale 21

23 III. Bestimmung des Leistungsinhalts: das unzureichende Pflichtenheft Lösungsansatz über Change Request Verfahren: Änderung des Leistungsinhalts im Rahmen der Projektdurchführung (Kanalisierung der Änderungsanforderungen) Aber immer Kontrolle: tatsächlich Änderung oder nur Konkretisierung dessen, was geschuldet ist (Feinspezifikation) Pflicht des Auftragnehmers, Angebot für Change abzugeben (Achtung: Kosten für Angebotserstellung / Umplanung) Absicherung des Budgets und des Zeitplans WilmerHale 22

24 III. Bestimmung des Leistungsinhalts: das unzureichende Pflichtenheft Lösungsansatz über die Vergütung: Festpreisvereinbarung Kompromiss 1: Extra-Budget für Ergänzungen des Leistungsumfangs Kompromiss 2: Mehraufwand wird geteilt Alternative: Revision des Pflichtenheftes vor Implementierung mit Streichen bestimmter Positionen WilmerHale 23

25 IV. Absicherung durch Personal Problem: Engpässe beim Auftragnehmer führen dazu, dass nicht ausreichend oder das falsche Personal eingesetzt wird Folgen: Zwar wird ein Werk mit bestimmten Anforderungen versprochen, komplexe Projekte scheitern aber schon im Vorfeld bei der Erstellung des Werkes Aber: Kein body leasing WilmerHale 24

26 IV. Absicherung durch Personal Lösungsansätze: Resourcen Modell mit Bestimmung der Senioritäts- Level Interviews mit den maßgeblichen Projektverantwortlichen Projektkontinuität durch Beibehaltung des Personals Mitsprache- / Mitbestimmungsrechte bei Auswahl und Abberufung von Personal WilmerHale 25

27 V. Absicherung durch Projektsteuerung und -management Aufgaben des Projektmanagement: Kontrolle der Ziele und der Zielerreichung Budgetkontrolle Projektplankontrolle Change Management Überwachung der Risiken und Auswirkungen (z.b. an den Systemschnittstellen) Verantwortlichkeit für Mitwirkungspflichten, insbesondere Resourcenplanung beim Auftraggeber Kommunikation im Projekt WilmerHale 26

28 V. Absicherung durch Projektsteuerung und -management Spannungsfeld: Ausreichende Kontrolle vs. Verantwortungsübernahme für Projekterfolg (P): Werkvertraglicher Charakter des Projekts und Erfolgshaftung könnte durch Projektsteuerung des AG verloren gehen WilmerHale 27

29 V. Absicherung durch Projektsteuerung und -management Management Tools: Projektleiter, Gemeinsamer Projektausschuss (Frage des Last Call -Rechts) Eskalationspfade (Lenkungsausschuss, Geschäftsführung) Vorgerichtliche Schlichtung oder Mediation, Schiedsgutachter Regelmäßige Berichtspflichten des AN Qualitäts-Meilensteine /Testing Abgrenzung zur Teilabnahme? Verantwortlichkeitsübergang? Zahlungsplan/ Projektplan WilmerHale 28

30 VI. Mitwirkungspflichten des AG Problem: Verwässerung der Projektverantwortlichkeit des AN (Haupt-)Leistungspflichten oder Obliegenheiten? (Unterschiedliche Rechtsfolgen) Genaue Festlegung der Pflichten AN hat Mitwirkungshandlungen des AG zu managen, d.h. anzufragen und zu koordinieren. WilmerHale 29

31 VII. Absicherung durch Vertragsstrafen? Alternativen? Doppelcharakter der Vertragsstrafe ( Antrieb und Mittel der Schadenspauschalierung) Was wird bestraft : Verzug mit Meilensteinen / Projektabschnitten / RfA Dates Mängel im Rahmen der Gewährleistung Service Level Agreement / Mängelbehebung Mangelnde Zielerreichung Keine abschließende Regelung Alternativen (Eskalation / Lösungsmanagement, Bonusregelungen, Zahlungsplan) WilmerHale 30

32 VIII. Absicherung durch Abnahme / Gewährleistung / Pflege Abnahme Testverfahren Bestimmung der Abnahmekriterien Rechtsfolgen der zurückgewiesenen Abnahme Achtung: keine deemed Acceptance durch Inbetriebnahme, Stabilitätsperiode zum Testen der Software unter Live-Bedingungen WilmerHale 31

33 VIII. Absicherung durch Abnahme / Gewährleistung / Pflege Gewährleistung Gewährleistungszeit, Achtung: Updates / Upgrades? Fehlerkategorisierung (Eskalationsmodus bei unklarer Fehlerlage) Fehlerbehebungszeiten / SLA (Personalisierung?) Sonderproblem (1): entgeltliche Pflegevereinbarungen und Verhältnis zu Gewährleistungsansprüchen Sonderproblem (2): Termination, Rücktritt oder Kündigung? WilmerHale 32

34 IX. Übernahme des IT Systems beim Kunden Übernahme durch Kunden oder dauerhaftes Outsourcing? Übernahme des Systems / Übernahme des Knowhows? Schrittweises Hinweinwachsen des Kunden und seiner Mitarbeiter, Trainings, Workshops usw. WilmerHale 33

35 Kontakt Wilmer Cutler Pickering Hale and Dorr LLP Dr. Florian von Baum Maximilianstr München (t) (f) WilmerHale 34

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