Erste Schritte. Wie melde ich mich an staffitpro WEB an? 3 Tragen Sie Ihr Kennwort ein. Wählen Sie ein Verbindungsprofil. Tragen Sie Ihr Kürzel ein.

Transkript

1 1 Workflow

2 Erste Schrtte We melde ch mch an staffitpro WEB an? Fragen Se Ihren Admnstrator nach Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Kennwort. 2 1 Wählen Se en Verbndungsprofl. Tragen Se Ihr Kürzel en. 3 Tragen Se Ihr Kennwort en. Das Verbndungsprofl brauchen Se. d. R. ncht ändern. Es wrd enmalg be der Erstnstallaton von Ihrem Admnstrator engegeben. 4 Melden Se sch an. Sete 2 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

3 Aufgaben Her sehen Se Ihre Aufgaben, Termne und E-Mals. Bewerber Verwaltung von Bewerbern, Proflkonverterung, Suche uvm. Postonen Offene und geschlossene Aufträge, Besetzungs- Workflow. Geschäftskontakte Ansprechpartner Ihrer Kunden und Partner. Frmen Kunden und Partner Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 3

4 Erste Schrtte We mportere ch Bewerberprofle? E-Mals und Ihre Anhänge können m Dokumenten- Manager gespechert 1 Bewerber haben Ihnen hre Profle per E-Mal gesendet. Jeder Kontakt erhält enen Zetstempel. 3 Dann zehen Se das Profldokument mt der Maus auf den Lstenberech des Bewerbermoduls. Sete 4 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

5 2 Rufen Se das Bewerbermodul auf. Mt dem Import wrd m Ordner Orgnalprofl der Proflnhalt gespechert. Nach dem Import steht das neue Profl sofort zur Besetzung offener Postonen beret. 4 Stellen Se mt der Dublettenprüfung fest, ob das Profl des Bewerbers berets erfasst wurde und nun aktualsert werden kann oder ob en neuer Bewerberdatensatz ange-legt werden soll. 5 Überführen Se das neue Profl bzw. de Proflaktualserung n de Datenbank. Mt dem Konverter können Se alle Proflnformatonen n de Datenbank aufnehmen. Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 5

6 Erste Schrtte We erstelle ch Jobanfragen? Jobanfragen können auch enfach mttels Drag-and- Drop angelegt 1 Klcken Se nnerhalb des Postonenmoduls auf Neu, um ene leere Poston zu erstellen. Vorhandene Jobanfragen können Se auch koperen und dann weterbearbeten. Tragen Se den Jobttel en, 2 3 Rufen Se das Regster wählen enen Kunden aus Wetere Daten auf. und geben ene Beschrebung en. Sete 6 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

7 Im Regster Interne Verwendung können Se auch de Abgabefrst entragen. Sklls werden m Regster Suchkrteren: Erfahrungen ausgewählt. 4 Tragen Se de Eckdaten des Jobs en we z. B. Anzahl der gesuchten Experten, Begnn, Ende, Ensatzort... Dese werden z. B. für de Kalkulaton und de Abrechnung m Vertragsmodul verwendet. 5 Spechern Se de neue Jobanfrage. Nchtfachlche Krteren we Wohnort oder Stundensatz können m Regster Suchkrteren: Alle festgelegt Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 7

8 Erste Schrtte We erstelle ch neue Kundendatensätze? Se können ebenfalls Adressen aus Frmenverzechnssen oder Excellsten n de Zwschenablage koperen. 1 Koperen Se de Kontaktdaten des neuen Kunden z. B. aus der E-Mal-Sgnatur oder dem Impressum sener Websete. De Anrede des Kunden wrd automatsch nach dem Vornamen des Kunden gewählt. Wr empfehlen de Rchtgket zu prüfen. Sete 8 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

9 2 3 Rufen Se das Geschäftskontaktemodul auf. Klcken Se auf Neu. Auch nnerhalb des Leadsmoduls können Adressen aus der Zwschenablage engefügt 4 Klcken Se auf den Lnk Adresse aus Zwschenablage. Ist de Frmenadresse enes neuen Geschäftskontakts noch ncht n der Datenbank vorhanden, dann wrd automatsch en neuer Frmendatensatz nnerhalb des Frmenmoduls angelegt. Innerhalb des erweterten Formulars können enem Geschäftskontakt Statusangaben zugewesen Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 9

10 Erste Schrtte We fnde ch bestmmte Bewerber oder Kunden? Mt der erweterten Suche können Se Ihre Datenbank gezelt nach ener Velzahl an Krteren durchsuchen. 1 Rufen Se das Bewerbermodul bzw. das Geschäftskontaktemodul auf. Auf der lnken Sete können Se m Regster Flter de Neuerfassungen von heute, set gestern usw. aufrufen. 2 Geben Se den Namen des gesuchten Bewerbers bzw. Geschäftskontakts n das entsprechende Feld en. Drücken Se dann auf de Engabetaste Ihrer Tastatur. Sete 10 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

11 De Spaltenrehenfolge kann mttels Drag-and-Drop geändert E-Mal-Anhänge können m Regster Dokumenten- Manager gespechert 3 Zusätzlch können Se wetere Krteren engeben we z. B. de Verfügbarket Werden E-Mals mt staffitpro WEB versendet, dann werden dese automatsch zu jedem Adressaten m Regster Kontakte / Wedervorlagen gespechert. Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 11

12 Erste Schrtte We sende ch E-Mals mt staffitpro WEB? Se können auch Seren-E-Mals an alle Bewerber bzw. Geschäftskontakte senden, de m oberen Lstenberech aufgeführt 1 Rufen Se das Bewerbermodul bzw. das Geschäftskontaktemodul auf. 2 Klcken Se auf E-Mal schreben und verfassen Se Ihre E-Mal an den Kunden bzw. Bewerber. Se können mt der Funkton Felder enfügen auch vorhandene Textbaustene schnell enfügen. 3 Klcken Se auf Senden und Ihre E-Mal wrd an den Empfänger übermttelt. Sete 12 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

13 We spechere ch empfangene E-Mals? 1 Rufen Se das Bewerbermodul bzw. das Geschäftskontaktemodul auf. E-Mals werden als Kontakt mt enem Zetstempel gespechert. Ene Kope der E-Mal kann m Dokumenten-Manager gespechert 2 Öffnen Se das Regster Kontakte/Wedervorlagen. 3 Zehen Se de E-Mal des Bewerbers bzw. Kunden per Drag-and-Drop aus Mcrosoft Outlook auf das Regster Kontakte/ Wedervorlagen. Anhänge von E-Mals werden m Dokumenten- Manager automatsch gespechert. Se können per Lnk aufgerufen Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 13

14 Erste Schrtte Ihre Notzen Sete 14 staffitpro WEB-Handbuch: Erste Schrtte

15 Quz zu den ersten Schrtten 1. In welchem Modul steht ene Suchfunkton zur Verfügung, mt dem Se drekt zu enem Job geegnete Bewerber fnden können? a) Im Bewerbermodul b) Im Postonenmodul c) Im Regster Kontakte/Wedervorlagen 2. Ist es möglch, enen Bewerber zu fnden, wenn Se sch nur an de ersten dre Buchstaben (z. B. Sta) senes Namens ernnern können? a) Ja, ch rufe das Bewerbermodul auf und gebe n das Feld der Spalte Name Sta* en. b) Nen, es st ncht möglch, mt Platzhaltern we * zu suchen. c) Ja, ch rufe das Bewerbermodul auf und gebe n das Feld der Spalte Name Sta? en. 3. Wo können E-Mals von Geschäftskontakten gespechert werden? a) Im Modul Geschäftskontakte, Regster Angebote b) Im Modul Geschäftskontakte, Regster Kontakte/Wedervorlagen c) Im Modul Postonen, Regster Zugeordnete Partner 4. We können neue Bewerberprofle automatsch mportert werden? a) Indem ch m Bewerbermodul auf Neu klcke. b) Indem ch de E-Mal mt dem angehängten Profl spechere. c) Indem ch de Profldate per Drag-and-Drop auf den Lstenberech des Bewerbermoduls zehe. 5. Auf welche Wesen können Se neue Jobbeschrebungen anlegen? a) Ich rufe das Postonenmodul auf und klcke auf Neu. b) Wenn der Kunde de Jobbeschrebung als PDF geschckt hat, zehe ch es drekt aus Outlook auf den Lstenberech des Postonenmoduls. c) Ich spechere de E-Mal m Dokumenten-Manager des Geschäftskontakts. 6. Ist es möglch, de Adresse enes neuen Geschäftskontakts von der Websete zu koperen und dann mt enem Klck enzufügen? a) Ja, nnerhalb des Moduls Geschäftskontake und dann mt Neu den Dalog aufrufen. b) Nen, das st gegenwärtg noch ncht möglch. 7. Kann staffitpro WEB für den E-Mal-Versand an Geschäftskontakte genutzt werden? a) Ja, nnerhalb des Moduls Geschäftskontake markere ch enen Datensatz m Lstenberech und klcke auf de Schaltfläche mt dem Brefumschlagsymbol. b) Nen, es können ledglch E-Mals an Bewerber versandt 8. Welche Angaben benötge ch für de Anmeldung an staffitpro WEB? a) De Benutzerkennung und das Kennwort b) Den 25-stellgen Freschaltcode Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 15

16 Workflow Arbeten mt staffitpro WEB Poston erstellen Bewerber suchen Bewerber zuordnen Bewerber nformeren 1 2 Sete 16 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

17 Bewerber auswählen Angebot senden Rückmeldung Kunde Poston schleßen Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 17

18 Workflow Step 1: Postonen erstellen Se können Jobbeschrebungen m Word-, PDF oder HTML-Format enfügen. 2 1 Zehen Se das Dokument mt der Jobbeschrebung per Dragand-Drop auf den Lstenberech. Rufen Se das Postonenmodul auf. Auch Textformaterungen und Aufzählungszechen werden übernommen. 3 Automatsch öffnet sch en neues Fenster. Auf der lnken Sete wrd der Inhalt des Dokuments angezegt. 4 Markeren Se enzelne Texttele und zehen Se dese nach und nach per Drag-and-Drop n de entsprechende Felder der rechten Fensterhälfte. Sete 18 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

19 Ihre Notzen Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 19

20 Workflow Step 2: Bewerber suchen De Suche löst zwe verschedene Suchvorgänge aus. Zum enen durchsucht de Fretextsuche das Orgnalprofl und de exakte Suche de Datenbankfelder. De Suchergebnsse können unabhängg vonenander aufgerufen 1 Markeren Se nnerhalb des Postonenmodul de Poston. 2 Klcken Se auf Bewerber suchen. De Skllanforderungen enes Jobs werden automatsch als Suchkrteren verwendet. Werden nchtfachlche Anforderungen we Wohnort oder Stundensatz angegeben, werden auch dese be der Bewerbersuche berückschtgt. Sete 20 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

21 3 Automatsch wrd das Bewerbermodul geöffnet. 4 De gefundenen Profle werden m Lstenberech angezegt. Jede Suche wrd m Bewerbermodul gespechert und kann zu enem späteren Zetpunkt wederholt De Suchergebnsse der Fretextsuche können auch nach Rang sortert 5 Se können enzelne Skllanforderungen deaktveren, um de Menge an Suchergebnssen zu erhöhen. Achtung: Sollte dese Lste mt den Sklls ncht schtbar sen, so müssen se dese ggf. rechts über dem Detalberech enschalten. Enzelne Suchergebnsse können als Lste dauerhaft gespechert Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 21

22 Workflow Step 3: Bewerber zuordnen Bewerber können belebg velen Postonen zugeordnet De Zuordnung kann jederzet weder aufgehoben 1 Markeren Se enen der Treffer nnerhalb des Lstenberechs. 2 Prüfen Se de rot markerten überenstmmenden Skllanforderungen nnerhalb des Detalberechs. Vorgemerkte Bewerber werden nnerhalb des Postonenmoduls m Regster Zugeordnete Bewerber aufgelstet. 3 Falls Se den Bewerber für geegnet halten, merken Se hn als möglche Jobbesetzung vor. 4 Nachdem Se alle geegneten Bewerber markert haben, sprngen Se drekt zurück zur aktuellen Poston. Sete 22 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

23 Step 4: Bewerber nformeren 1 Öffnen Se den E-Mal-Dalog, ndem Se auf Bewerber nfor-meren->offene Poston senden klcken. De E-Mal an Bewerber basert auf ener Vorlage. Dese Vorlage kann nnerhalb der System-Enstellungen angepasst Es st möglch, der E-Mal an de Bewerber auch Anhänge hnzuzufügen. 2 Senden Se de E-Mals mt der Jobbeschrebung an de Bewerber. Den vorgegebenen Text können Se ändern oder anders formateren. Dese Änderungen wrken sch ncht auf de zugrunde gelegte Vorlage aus. Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 23

24 Workflow Step 5: Bewerber auswählen Wenn Se das neue Verfügbarketsdatum festhalten, wrd es ebenfalls m Bewerberdatensatz aktualsert. 1 Öffnen Se m Postonenmodul den Staffng Manager, ndem Se m Regster Zugeordnete Bewerber doppelt auf enen Bewerberdatensatz klcken oder den ensprechneden Menüpunkt auswählen. 3 Verenbarte Intervewtermne können automatsch n Ihren Kalender übernommen 2 3 Zegt automatsch das Datum, an dem der Bewerber nformert wurde. Halten Se fest, ob der Bewerber nteressert st. 4 Halten Se Ihren Endruck fest. 5 Tragen Se her das Kunden-Feedback en. Sete 24 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

25 Step 6: Kontakteren und bewerten In de Bewerber- 1 2 Bewerber Überscht sprngen. durchblättern. Mthlfe der Stern- Bewertung haben Se Ihre Top- Bewerber mmer m Fokus. 3 4 Mt Sternen bewerten. Bewerber und Kunde kontakteren. 5 Intervew- Telnhemer hnzufügen 6 Datum und Uhrzet des Intervews. Verenbarte Intervewtermne werden automatsch n den Kalender engetragen. 7 Outlook Termnenladung senden. Aus dem Staffng- Manager heraus, können Se den Bewerber konvertern. Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 25

26 Workflow Step 6: Angebot vorbereten Für Angebote stehen ene Velzahl an Vorlagen beret. 1 Erstellen Se en neues Angebot mt allen Bewerbern de Se anbeten möchten. Nachdem Se das Profl geprüft haben, wrd es dementsprechend gekennzechnet. 2 Klcken Se auf das Dokument um das genererte Profl zu prüfen. 3 Nach Rückfrage wr der Bewerber als geprüft markert. 4 Se können noch ene Kurzbeschrebnung und de Kondtonen des Bewerbers festhalten Sete 26 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

27 Step 7: Angebot senden 1 Öffnen Se den Tab E-Mal-Angebot. De genererten Bewerber-Profle werden per Vorenstellung automatsch n PDFs umgewandelt. Im Tab Angebote werden Angebote aufgelstet, de dem Kunden zuvor unterbretet wurden. 2 Prüfen Se de E-Mal und Bewerber-Überscht. 3 Senden Se das Angebot an Ihren Kunden. Es lassen sch noch wetere Dateen an de E-Mal anhängen. Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 27

28 Workflow Step 8: Kunden-Feedback Der Abschluss ener Poston wrd mt enem Zetstempel gespechert. Wrd der Status ener Poston auf Verloren oder Zurückgestellt gesetzt, dann entfällt das Erstellen der Vertragsdaten. 1 Halten Se m Staffng Manager fest, für welchen Bewerber sch der Kunde entscheden hat 2 Im Kommentar Feld können Se Gründe angeben warum en Bewerber genommen oder abgelehnt wurde. Sete 28 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

29 Step 9: Poston abschleßen 1 Als Letztes wrd de Poston abgeschlossen. Mt der Auswahl enes Angebots werden de zugeordneten Bewerber, de vom Kunden akzeptert wurden, für de Erstellung der Vertragsdaten vorgesehen. De Bewerber, de zuvor n das markerte Angebot aufgenommen wurden, werden n der Bewerberlste mt gekennzechnet. 2 Wählen Se das gewonnene Angebot und den oder de vermttelten Bewerber aus. 3 In den folgenden Schrtten kann drekt der Vertagsdatensatz erstellt werden und alle zugeordneten Bewerer werden über den Abschluss der Poston per E-Mal nformert. De vorgeschlagenen Bewerberdatensätze können vor dem Erstellen der Vertragsdaten vom Bearbeter noch deaktvert Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 29

30 Workflow Ihre Notzen Damt Se den Versand jeder enzelnen E-Mal ncht n Outlook bestätgen müssen, entfernen Se am besten den Haken unten lnks vor Jede E-Mal vor dem Versenden anzegen. De E-Mal mt dem Absagetext basert ebenfalls auf ener Vorlage, de nnerhalb der System-Enstellungen angepasst werden kann. Sete 30 staffitpro WEB-Handbuch: Workflow

31 Quz zum Workflow 1. Womt begnnt der staffitpro WEB Workflow? a) Vertrag mt dem Kunden schleßen b) Bewerberprofl mporteren c) Poston erstellen 2. Auf welche Wesen können Postonen erstellt werden? a) Ich zehe de Postonsbeschrebung, de mr der Kunde gesandt hat, per Dragand-Drop auf den Lstenberech des Postonenmoduls b) Ich kann de Postonsangaben auch manuell engeben, n dem ch nnerhalb des Postonenmoduls den Engabedalog mt Klck auf de Schaltfläche Neu öffne. 3. Ist es möglch, drekt zu ener Poston passende Bewerber zu fnden? a) Nen, da de Anforderungen von Postonen mt den Fähgketen von Bewerbern grundsätzlch ncht verglchen werden können. b) Ja, nachdem der Kunde de Vertragsunterlagen unterzechnet hat. c) Ja, wenn ch nnerhalb des Postonenmoduls ene Poston markere und dann auf de Schaltfläche Suchen klcke. 4. Welche Aussage stmmt? a) Jeder Bewerber kann ledglch nur ener enzgen Poston zugeordnet b) Es st möglch, enen Bewerber mehreren Postonen zuzuordnen. c) Das Zuordnen enes Bewerbers setzt voraus, dass der Kunde zugestmmt hat. 5. Was macht man mt dem Staffng Manager? a) Bewerber suchen b) Feedback enholen c) Termne verenbaren 6. Welche Informatonen kann ene Angenot enthalten? a) Lebenslauf und Kondtonen der Bewerber b) Rechnung und Preslste 7. Wo kann der Status ener Poston geändert werden, de besetzt wurde? a) Innerhalb des Dalogs, der m Postonenmodul mt Klck auf de Schaltfläche Poston schleßen aufgerufen wrd. b) Innerhalb des Vertragsmoduls mt Klck auf de Schaltfläche Rechnungsabwcklung. 8. Wo können E-Mal-Vorlagen geändert werden? a) Innerhalb des Aufgabenmoduls b) Innerhalb der System-Enstellungen Copyrght audeosoft GmbH 2016 Sete 31

32 Verantwortlch für de Schulungsunterlagen audeosoft GmbH Kreuzberger Rng Wesbaden Telefon: 0611/ E-Mal: Web: Hnwes: Ene Vervelfältgung deser Unterlagen st nur mt schrftlcher Genehmgung der audeosoft GmbH erlaubt. Quz-Auflösungen Von Sete 15: 1 b / 2 a / 3 b / 4 c / 5 a, 5 b / 6 a / 7 a / 8 a Von Sete 31: 1 c / 2 a, 2b / 3 c / 4 b / 5 c / 6 a / 7 a / 8 b