Benutzerhandbuch SAPERION Web Client 7.1

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1 Benutzerhandbuch SAPERION Web Clent 7.1

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3 Inhaltsverzechns 1 Enführung Der Web Clent Besonderheten des Web Clents... 1 De Benutzeroberfläche Der Navgatonsberech Ordner Schnellzugrff... 4 Schnellzugrff anlegen... 5 Schnellzugrff umbenennen... 5 Standard-Schnellzugrffe wederherstellen... 6 Standard-Schnellzugrffe wederherstellen Favorten Flter Der Arbetsberech Informatonsberech Ergebnslste Engebettete Indexmaske Der Vewer (Dokumentenvorschau) Der Default Vewer Der Vrtual Vewer Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Anmelden Passwort ändern Date anzegen Beschränkung der Maxmalgröße anzegbarer Dokumente Date hochladen Upload per [Durchsuchen...]-Schaltfläche Upload per Drag&Drop Upload per Kontextmenü Date ablegen Dokument-Mappen Sammelmappe anlegen Verwendungsnachwes Outlneranwendung Ändern der Indexwerte Bearbeten der Indexdaten n der Indexmaske Date herunterladen Strukturerte Dateen herunterladen...

4 10 Check-In/ Check-Out Funkton Hnwese zum Check-In Dokumente fregeben Hnwese zur Fregabefunkton Date als PDF anzegen Revsonshstore E-Mal Versand Verschlüsselten Weblnk versenden Arbeten mt dem Vrtual Vewer Benutzeroberfläche des Vewers Vewer Toolbar Annotatonen Toolbar Statusleste Funktonen des Vewers Spechern Zoom Anpassen Lupe Verscheben Drehen Inverteren Drucken Vorherge Sete Nächste Sete Aufbrngen von Annotatonen Annotatonstypen Annotatonen erstellen "Pfel"- Annotaton "Textmarker"- Annotaton "Post-t Zettel"- Annotaton Annotatonen modfzeren Annotaton verscheben Annotaton koperen und enfügen Annotaton ausschneden und enfügen Größe ändern Annotaton drehen Annotaton löschen Text von "Post-t Zettel"- Annotaton bearbeten Annotatonsegenschaften ändern Workflow Workflow-Inbox m Navgatonsberech

5 4.1 "Mene Aufgaben" Aufgaben - Gruppen Aufgaben - Organsatonsenhet Aufgaben - Vertretene Person Anzege des Workflow-Prozesses m Vewer Manueller Start enes Geschäftsfalls Bearbeten von Aufgaben Weter Wedervorlage Delegeren Empfänger auswählen Bestzer wechseln Bemerkungen Ncht zuständg Aufgabe übernehmen Hstore Aufgaben-/ Dokument-Index bearbeten Abwesenhet setzen efle - Elektronsche Akte Enführung Akten Struktur der eakte Bespel - Projektakte Funktonen m Navgatonsberech Aktualseren Umbenennen Löschen Scherhet Neue Akte anlegen Mt eakten arbeten Befehle m Kontextmenü Aktenanscht eakte Bearbeten Aktualseren Neues Dokument hochladen Neues Regster anlegen Egenschaften bearbeten Scherhet Dokumente verscheben Dokumente nnerhalb ener Akte verscheben Dokumente zwschen zwe Akten koperen... 57

6 1 Der Web Clent Benutzerhandbuch SAPERION Web Clent Enführung Zel des vorlegenden Benutzerhandbuchs st es, Anwender, de mt dem SAPERION Web Clent arbeten, mt den Funktonen des webbaserten Clents vertraut zu machen. 1 Der Web Clent Der neue SAPERION Web Clent erfüllt Ansprüche, de der Anwender an moderne Web-Applkatonen stellt: Drag&Drop bem Flng gehört her genauso dazu we Kontextmenüs über de rechte Maustaste und en ntutves und flexbles Benutzer-Interface. Wetere Web 0 Features, we de kontextbezogene Integraton von Mash-Ups, z.b. de Enbndung von Google Maps zur Anzege ener Leferantenadresse oder de Enbndung von XING, um Geschäftspartner zu fnden, snd ebenfalls Bestandtel des SAPERION Web Clents. Der SAPERION Web Clent kann ohne Installaton drekt n enem Browser aufgerufen werden, er st als Abfrage/ Index-Clent lzensert. Der Lzenzverbrauch begnnt mt Ihrem Logn und endet nach Abmelden oder Ablauf ener festgelegten Zetspanne der Inaktvtät. 1 Besonderheten des Web Clents Gegenüber dem Rch Clent gbt es enge Besonderheten, de der Web Clent vorzuwesen hat: Dokumente lassen sch aus enem lokalen Verzechns hochladen und an ene Struktur anhängen, das Anlegen ener Unterstruktur st jedoch ncht möglch. De Darstellung von Blddateen kann über en 3rd-party Java-Applet erfolgen; SAPERION unterstützt den Vrtual Vewer der Frma Snowbound Software Corp. Es handelt sch um en Java-Applet, welches n ener Java Runtme Envronment (Java Laufzetumgebung) läuft. Über desen Multformat Vewer st das Anzegen und Edteren von Annotatonen möglch. De Admnstraton von SAPERION - bespelswese de Benutzerverwaltung - kann ncht über den Web Clent erfolgen. Dese können Se we bsher m Rch Clent mt entsprechenden Admnstratorrechten vornehmen. Das Scannen von Dateen st über den Browser ncht möglch. En Protokollaufruf durch den Web Clent-Anwender st möglch. 1

7 2 De Benutzeroberfläche Im Web Clent st de n den Suchtextfeldern angewendete Syntax abhängg von der Datenbank, de durchsucht wrd. Bespelswese stellen eckge Klammern [ ] Wldcards n ener LIKE-Suche auf ener MS SQL Datenbank dar. In desem Fall müssen eckge Klammern mt Escape-Zechen n das Suchfeld engegeben werden, da se sonst als Wldcards nterpretert werden. 2 De Benutzeroberfläche Auch bem neuen Web Clent wurde de Programmoberfläche bzw. de Navgaton des Rch Clents umgesetzt, so dass der Anwender ohne große Umgewöhnung an beden Clents arbeten kann. Abb. 2 1: Bespel: SAPERION Web Clent Interface De Benutzeroberfläche lässt sch n folgende funktonale Bereche entelen: Funktonsbereche Web Clent Berech Beschrebung Navgatonsberech Arbetsberech Der egentlche Arbetsberech, der ndvduell defnert werden kann, enthält n unserem Bespel den Informatonsberech mt den Engabefeldern für Suchparameter sowe der Ergebnslste. Vewer Zum Bearbeten von Dokumenten können Se dese m Vewer öffnen und Annotatonen aufbrngen. Log-Berech Innerhalb des Web Clents kann der Anwender en Logfle der Prozesse aufrufen, auf dese Wese erhält er en Protokoll über alle Aktonen. De Logdate lässt sch durch Klcken auf das orange-farbene [Pfel]-Icon n der rechten unteren Hälfte öffnen. Dese Bereche stellen wr Ihnen m Folgenden enzeln vor. 2

8 1 1 Der Navgatonsberech Der Navgatonsberech Der Navgatonsberech bldet ene Ordnerbaumstruktur mt den jewelgen Ordnern des angemeldeten Benutzers ab. Grundsätzlch gbt es de Unterschedung zwschen dem persönlchen und dem ncht-persönlchen Berech des Arbetsplatzes: Unter dem "Persönlchen Ordner" haben Se de Möglchket, Ihren ndvduellen Bedürfnssen entsprechend Sammelmappen zusammenzustellen und Favorten anzulegen. Deser Berech st also hnschtlch der Struktur konfgurerbar. Im ncht-persönlchen Berech haben Se wetere Ordner, de Ihr Admnstrator angelegt hat und auf de Se kenen admnstratven Zugrff (d.h. Se können dese ncht struktureren) haben. Auch der "Aufgaben"-Ordner, der de Workflow-Inbox benhaltet, gehört zur Kategore des nchtkonfgurerbaren Berechs. Abb. 2 2: Bespel: Navgaton m Web Clent 1 Ordner Über das Navgatonsmenü haben Se de Möglchket, Ordner oder Ordnerbereche anzulegen, de gemäß gruppenspezfscher Zugrffsrechte für bestmmte Anwender schtbar snd. Dese Ordner snd durch ene entsprechende Zugrffslste (ACL) geschützt, so dass Mtgleder deser vordefnerten Lsten je nach Konfguraton auf dese Ordner zugrefen (z.b. Lesen, Ändern u.ä.) können. Wenn Se enen Ordner anlegen möchten, befolgen Se de beschrebenen Schrtte.! Btte beachten Se, dass de Menge der Ordner, de n der ersten Ordner-Ebene ("Root Folder") angelegt werden, enen Enfluss auf de Performance hat. Erfahrungsgemäß st ab ener Ordnerzahl > 500 mt ener Beenträchtgung der Performance zu rechnen. Klcken Se auf den gewünschten Ordner, unterhalb dessen der neue Ordner angelegt werden soll. Wählen Se m Kontextmenü den Entrag "Neuen Ordner hnzufügen". Der Dalog "Neuen Ordner hnzufügen" öffnet sch. 3

9 2 De Benutzeroberfläche Tragen Se den Ordnernamen n das dafür vorgesehene Textfeld en und klcken auf [OK]. Der Ordner wrd angelegt und n der Ordnerbaumstruktur schtbar. Sobald Se nnerhalb enes Ordners mehr als 20 Unterordner anlegen, wrd deser automatsch zum Flterordner. Hntergrund st, dass Se ab deser Menge durch de Flterfunkton schneller und gezelter nach Unterordnern suchen können. 4. Markeren Se den neu angelegten Ordner und klcken den Kontextmenü-Entrag "Scherhet", um ene Zugrffslste zuzuordnen. Der Dalog "Zugrffslste auswählen" öffnet sch. 5. Wählen Se de gewünschte Zugrffslste durch Anklcken des entsprechenden Entrags aus. 6. Klcken Se auf [OK]. Der Ordner st durch de selekterte Zugrffslste geschützt. 2 Schnellzugrff Um gezelt und schnell bestmmte Ordner aufrufen zu können, snd her de Standard-Schnellzugrffe, de de folgenden Bereche aufrufen: Schnellzugrffe Schnellzugrff Beschrebung Arbetsplatz Bem Start des SAPERION Web Clents wrd automatsch der Berech "Arbetsplatz" angezegt. Herbe handelt es sch um de zentrale Anscht des Anwenders über alle angelegten Arbetsbereche. Mene Aufgaben Der Berech "Mene Aufgaben" benhaltet alle workflow-relevanten Ordner. Persönlche Ordner Alle dem jewelgen Benutzer zugeordneten Körbe, Ordner und Masken werden m Berech "Persönlche Ordner" angezegt. Es handelt sch um den prvaten Berech des Anwenders, auf den nur er Zugrff hat. Dokument-Mappen Der Berech "Dokument-Mappen" benhaltet de vom Anwender angelegten Sammelmappen mt den ndvduell verlnkten Dokumenten (sehe Kaptel "Dokument-Mappenn"). Favorten Führt der Benutzer regelmäßg de glechen Abfragen durch, kann er für dese Abfragen Favorten erzeugen. Herbe handelt es sch um gespecherte Abfragen, de bem Aufruf automatsch ausgeführt werden (sehe auch Kaptel "Favorten"). 4

10 1 1 Der Navgatonsberech Schnellzugrff anlegen Se können nach Bedarf wetere Schnellzugrffe we folgt anlegen: Markeren Se das Element n der Ordnerbaumstruktur, auf den Se enen Schnellzugrff anlegen möchten. Klcken Se m Kontextmenü den Entrag "Zu Schnellzugrffen hnzufügen". Das System legt enen Schnellzugrff auf desen Ordner an. Btte beachten Se, dass en angelegter Schnellzugrff nach enem Verscheben oder Umbenennen des Zelordners ncht mehr funktonsfähg st. Der Überschtlchket halber empfehlen wr, desen Schnellzugrff zu löschen und enen neuen zu dem verschobenen Zelordner anzulegen. 2 Schnellzugrff umbenennen Um Ihren persönlchen Arbetsberech nach Ihren Präferenzen zu ndvdualseren, haben Se de Möglchket, angelegte Schnellzugrffe umzubenennen. Markeren Se den Entrag m Schnellzugrff, den Se umbenennen möchten. Klcken Se auf den Entrag "Umbenennen" m Kontextmenü der rechten Maustaste. Das Textfeld wrd herdurch bearbetbar. Tragen Se de gewünschte Bezechnung en und klcken anschleßend auf [Umbenennen]. 5

11 2 De Benutzeroberfläche Wenn Se ene Bezechnung angeben, de berets vorhanden st, wrd das Textfeld rot markert. Da das Abspechern n desem Falle auch ncht möglch st, werden doppelte Benennungen vermeden. 3 Standard-Schnellzugrffe wederherstellen Mt der Funkton "Standard-Schnellzugrffe wederherstellen" lassen sch de standardmäßg angelegten Schnellzugrffe rekonstrueren. Klcken Se herfür unterhalb der Schnellzugrffe auf en frees Feld mt der rechten Maustaste und anschleßend auf den Entrag "Standard-Schnellzugrffe wederherstellen". Abb. 2 3: Standard-Schnellzugrffe wederherstellen 4 Standard-Schnellzugrffe wederherstellen Mt der Funkton "Standard-Schnellzugrffe wederherstellen" lassen sch de standardmäßg angelegten Schnellzugrffe rekonstrueren. Klcken Se herfür unterhalb der Schnellzugrffe auf en frees Feld mt der rechten Maustaste und anschleßend auf den Entrag "Standard-Schnellzugrffe wederherstellen". 3 Favorten Wederholt ausgeführte Abfragen können Se als Favorten spechern; des beschleungt de Suche nach bestmmten Dokumenten, da de entsprechende Abfrage durch enen Klck auf den gespecherten Favorten ausgeführt und das aktuelle Ergebns angezegt wrd. De "Favorten"-Funkton steht nur zur Verfügung, wenn Ihr Admnstrator se auch fregeschaltet hat. Möchten Se enen Favorten für ene Abfrage anlegen, de Se n Ihrer Arbetsroutne öfter durchführen, gehen Se we folgt vor: Führen Se zunächst we gewohnt de gewünschte Abfrage aus. Nach erfolgrecher Ausführung der Abfrage, werden alle gefundenen Dokumente n der Ergebnslste dargestellt. 6

12 2 Der Arbetsberech Klcken Se auf das [Stern]-Symbol oberhalb der Ergebnslste. Der Dalog "Favortenname engeben" öffnet sch. Tragen Se den gewünschten Namen n das dafür vorgesehene Textfeld en und klcken auf [OK]. Angelegt wrd der neu angelegte Favort m Berech "Favorten". 4 Flter Mt der "Flter"-Funkton können Se nnerhalb der Ergebnslste durch Engabe enes Flters de entsprechenden Dokumente suchen. Dabe st es möglch sowohl nach Datenamen als auch nach Datum- oder Uhrzet zu suchen. De "Flter"-Funkton steht nur zur Verfügung, wenn Ihr Admnstrator se auch fregeschaltet hat. Beachten Se folgende Hnwese: Geben Se enen Begrff en, nach dem gefltert werden soll, dann wrd n allen vorhandenen Spalten der Ergebnslste gesucht. Um n ener bestmmten Spalte zu suchen, geben Se den Spaltennamen sowe den Suchbegrff we folgt an: "<Spaltennamen>: <Suchbegrff>". Dabe müssen Se auf de Schrebwese achten, dese muss mt dem Spaltennamen überenstmmen (Groß- und Klenschrebung). Bespel "Sprache: Deutsch" In desem Bespel wrd nur n der Spalte "Sprache" nach den Enträgen "Deutsch" gefltert. Wenn Se nach ener Uhrzet (z.b. 12:15:08 Uhr) fltern, muss der entsprechende Suchbegrff mt Anführungszechen engegeben werden ("12:15:08"). 2 Der Arbetsberech We engangs erwähnt st der Arbetsberech fre konfgurerbar und kann n der Anordnung und n den Funktonsberechen sehr dfferenzeren. Je nach den Vorgaben Ihres Unternehmens erhalten Se ene wetgehend ndvdualserte Maske. 7

13 2 De Benutzeroberfläche De Hauptkomponenten enes Arbetsberechs snd zum enen der Informatonsberech mt Textfeldern zur Engabe von Suchparametern und zum anderen de Ergebnslste. Abb. 2 4: Bespel: Arbetsberech des Web Clents 1 Informatonsberech Deser Berech enthält Engabefelder, n denen Se Suchparameter engeben können, um Ihre Suche nach archverten Dokumenten enzuschränken. Bespelswese kann en Zetraum angegeben werden, n dem sch das Ablagedatum befndet. Des Weteren steht Ihnen ene Schaltfläche zur Verfügung anhand dessen Se de Suchakton starten können. Steht ene Volltextsuche n Ihrer Abfragemaske zur Verfügung, beachten Se btte, dass ene Engabe enes zusammenhängenden Suchstrngs durch Anführungsstrche markert werden müssen, z.b. "Rechnung Geschäftsjahr". 8

14 2 Der Arbetsberech Kalender (Ablagedatum) Um Ihre Suche näher enzuschränken, haben Se de Möglchket, enen Zetraum für das Ablagedatum der Dokumente zu defneren. Durch enen Klck auf das [Kalender]-Symbol öffnet sch der Kalender mt dem aktuellen Monat. Deser Kalender steht nur zur Verfügung, wenn er m Masken-Desgner aktvert worden st. Abb. 2 5: Kalender n der Indexmaske Klcken Se auf den Monatsnamen, erhalten Se ene Monatsüberscht des aktuellen Jahres zur Auswahl. Wenn Se auf de Jahreszahl klcken, haben Se de Auswahlüberscht für de Jahre. 2 Ergebnslste Nach Ausführen ener Abfrage werden de gefundenen Dokumente n der Ergebnslste nnerhalb der Abfragemaske aufgelstet. De Lste enthält vordefnerte Spalten mt den Dokumenten-Informatonen. Se können de Spaltenbrete sowe de Sorterrehenfolge fre nach Bedarf anpassen. Jedes Dokument wrd zusätzlch anhand von Status-Icons gekennzechnet. Icons der Ergebnslste Icon Bedeutung Bearbeten Öffnet das markerte Dokument zur Anscht n enem Pop-Up. Mehrere Revsonen snd verfügbar. Wenn Se auf das Symbol klcken, öffnet sch der Dalog "Revsonshstore". Das Dokument wurde ausgecheckt; m Tooltp erhalten Se Informatonen über den Benutzernamen und das Auscheckdatum. Das Dokument enthält Objekte (z.b. Annotatonen). Das Dokument befndet sch n enem Geschäftsfall. De Workflow-Aufgabe wurde aus enem Gruppenkorb übernommen. Der Geschäftsfall wurde angehalten. De Workflow-Aufgabe enthält Kommentare. De Workflow-Aufgabe befndet sch n der Wedervorlage. Der Workflow-Aufgabe wurde eskalert. De Workflow-Aufgabe wurde aus dem Vertreterkorb übernommen. 9

15 2 De Benutzeroberfläche Multvalue-Felder Indexdaten-Felder können mehrere Datenwerte enthalten, dese snd durch konfgurerbare Separatoren getrennt. De Darstellung enes solchen Multvalue-Feldes nnerhalb der Ergebnslste st auf 250 Zechen beschränkt. Enthält deses Feld mehr als 250 Zechen, so können Se sch durch enen enfachen Klck auf das Multvalue-Feld alle vorhandenen Werte anzegen lassen. Herzu öffnet sch en Pop-Up an entsprechender Stelle. 3 Engebettete Indexmaske Sofern bem Maskendesgn ene Indexmaske engebettet worden st, haben Se de Möglchket, Indexdaten markerter Dokumente zu bearbeten. In dem her aufgeführten Bespel lässt sch de Indexmaske über dem Reter "Indexdaten" öffnen. Klcken Se de Schaltfläche [Bearbeten], herdurch werden de Textfelder edterbar. Klcken Se de Schaltfläche [Spechern], um Ihre Änderungen zu spechern. Abb. 2 6: Bespel: Engebettete Indexmaske 3 Der Vewer (Dokumentenvorschau) SAPERION stellt en enfaches Vorschau-Tool (Default Vewer) zur Verfügung, mt dem Se Dokumente öffnen bzw. herunterladen können. Um Dokumente bearbeten zu können, benutzen Se den standardmäßg aktverten Vrtual Vewer. 10

16 3 1 Der Vewer (Dokumentenvorschau) Der Default Vewer Der Default Vewer kann - m Gegensatz zu dem Vrtual Vewer (sehe unten) - nur en klenes Bld als Platzhalter und den Datenamen anzegen. Wenn Se auf das Bldsymbol klcken, versucht der Browser das Dokument selbst zu öffnen. Ist des ncht möglch, öffnet sch der Dalog "Download/ Öffnen". Abb. 2 7: Default Vewer 2 Der Vrtual Vewer Im SAPERION Web Clent st der Vrtual Vewer standardmäßg engebunden. Mt desem haben Se zusätzlch de Möglchket, Annotatonen m Web Clent vorzunehmen. Abb. 2 8: Vrtual Vewer 11

17 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent In dem Reter "Vorschau" wrd das markerte Dokument der Ergebnslste angezegt. Des Weteren haben Se de Möglchket, de Anscht m Vewer Ihren Anforderungen entsprechend zu optmeren (z.b. Farbe und Auflösung). Se können anhand der verfügbaren Icons n der Menüleste das angezegt Dokument drehen, zoomen, usw. Unterhalb der Dokumentenanzege wrd de Struktur des Dokuments aufgeführt, her haben Se ene Überscht über alle Dateen nnerhalb deses Dokuments. 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent 1 Anmelden Um mt dem Web Clent arbeten zu können, benötgen Se enen Browser. Starten Se Ihren Browser. Nach Engabe der zum SAPERION System führenden URL (dese erhalten Se von Ihrem Admnstrator) öffnet sch das Anmeldefenster. Geben Se folgende Anmeldedaten en: Benutzernamen und Passwort Benutzertyp (Index oder Abfrage) Mandant (sofern vorhanden) Sprache Folgende neun Sprachen snd Tel der SAPERION Standardnstallaton: Deutsch, Englsch, Arabsch, Französsch, Italensch, Polnsch, Russsch, Spansch und Türksch. Klcken Se auf [Anmelden]. War de Anmeldung erfolgrech, öffnet sch m Browser de Benutzeroberfläche des Web Clents. 2 Passwort ändern Als Web Clent Benutzer haben Se jederzet de Möglchket, Ihr Passwort zu ändern. Befolgen Se herfür de m Folgenden beschrebenen Schrtte: Melden Se sch zunächst regulär mt Ihren bshergen Anmeldedaten an. 12

18 3 Date anzegen Wenn Se auf Ihren Benutzernamen m oberen rechten Berech Ihres Web Clent-Fensters klcken, öffnet sch der Dalog "Benutzerenstellungen". Geben Se zunächst Ihr aktuelles Passwort n das dafür vorgesehene Textfeld en. 4. Geben Se das neue Passwort en und bestätgen es durch nochmalge Engabe n de entsprechenden Textfelder. Entsprcht Ihr neues Passwort ncht der Passwortrchtlne Ihres Unternehmens, werden Se entsprechend darauf hngewesen. Da de Rchtlne ndvduell und frmenntern ausgelegt wrd, wenden Se sch btte an Ihren Admnstrator, um nähere Informatonen herzu n Erfahrung zu brngen. 5. Setzen Se optonal Ihren Anwesenhetsstatus durch Aktveren der Checkbox "Anwesend". 6. Bestätgen Se Ihre Angaben durch de Schaltfläche [OK]. 3 Date anzegen Nach ener ausgeführten Abfrage können Se enzelne Dokumente aus der Ergebnslste m Vewer anzegen lassen. 1 Wählen Se zunächst n der Navgaton de gewünschte Anwendung und führen ene Abfrage aus. Das Ergebns der Abfrage wrd Ihnen n der Ergebnslste angezegt. Markeren Se n der Ergebnslste das Dokument, welches m Vewer angezegt werden soll. Sofern en Vewer n der Maske engebettet st, wrd das Dokument dort angezegt. Anderenfalls klcken Se mt der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. 4. Wählen Se den Entrag "Anzegen". Das Dokument wrd n enem Pop-Up Fenster n der entsprechend konfgurerten Vewer angezegt. Beschränkung der Maxmalgröße anzegbarer Dokumente Der Web Clent kann durch Ihren Admnstrator so konfgurert sen, dass große Dokumente ab ener vordefnerten Maxmalgröße ncht mehr m Vewer angezegt werden. Wenn en Dokument de Maxmalgröße überschretet, haben Se de Möglchket, das Dokument herunterzuladen, um es n enem anderen Programm zu öffnen. PDF- oder Blddateen werden zunächst m Browser drekt geladen, anschleßend können auch dese herunter geladen werden. 13

19 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Es st jedoch auch konfgurerbar, dass für den Browser anzegbare Dokumente (z.b.: PDF, PNG, JPG) ncht erst angezegt werden. In desem Fall wrd Ihnen drekt en Download angeboten. Ncht anzegbare Dokumente werden m Strukturfenster des Vewers entsprechend gekennzechnet. Zusätzlch wrd Ihnen de Größe der Date angezegt. Abb. 3 1: Kennzechnung ncht-anzegbarer Dokumente Be strukturerten Dokumenten mt mehreren Dateen unterschedlcher Größe, ermttelt das System das jewels erste anzegbare Dokument nnerhalb deser Struktur und zegt es automatsch an (sehe Abbldung: n desem Bespel st de erste Date zu groß für ene Anzege m Vewer, so dass de nächstmöglche Date angezegt wrd). Unter Umständen st de Größe enes Elements ncht bekannt. Des st zum Bespel be Multpage-TIFFs der Fall, de über den Web Clent oder über den Rch Clent mt der Opton Orgnalformat archvert wurden. Wenn Se en Dokument anzegen lassen möchten, welches de Maxmalgröße überschretet, öffnet sch en Dalog, n dem Se gefragt werden, ob Se das Herunterladen des Dokuments wünschen. Klcken Se auf de Schaltfläche [Ja], wenn Se en Download wünschen. 14

20 4 4 Date hochladen Es öffnet sch der Download-Dalog Ihres Browsers, n welchem Se enen lokalen Ablageort für das Dokument defneren können. Date hochladen Mt dem Web Clent haben Se de Möglchket, Dateen aus Ihrem lokalen Verzechns hochzuladen und zum Zwecke der Archverung zu ndexeren, sofern Se als Index-Anwender über de notwendgen Rechte verfügen. Das Hochladen erfolgt n dem Upload-Berech oder bequem per Drag&Drop, ndem Se de entsprechende Date auf den Upload-Berech zehen. Generell wrd Ihnen der Upload-Berech stets angezegt, wenn Se ene für das Hochladen gültge Maske und Unterordner von Masken geöffnet haben. Upload-Möglchketen per [Durchsuchen]-Button m Upload-Berech per Drag&Drop auf den Upload-Berech per Kontextmenü auf enem gültgen Ordner m Navgatonsberech 4.1 Upload per [Durchsuchen...]-Schaltfläche Um ene Date aus Ihrem lokalen Verzechns hochzuladen, gehen Se we folgt vor: Klcken Se m Navgatonsberech auf den gewünschten Zelordner, n den das geladene Dokument abgelegt werden soll. Der Upload-Berech wrd unterhalb des Schnellzugrffs schtbar, sofern es sch um enen gültgen Ordner handelt. Klcken Se auf de Schaltfläche [Durchsuchen...], um ene Date n Ihrem lokalen System angeben zu können. Es öffnet sch herfür en Standarddalog zur Auswahl ener Date. Wählen Se de gewünschte Date aus und klcken Se auf [Öffnen]. De entsprechende Indexmaske öffnet sch. 4. Btte beachten Se, dass be ener Mehrfachauswahl mmer nur en Dokument berückschtgt wrd. Geben Se nun de Indexdaten für das hochgeladene Dokument en und klcken Se auf [OK]. Das Dokument st nun mt den engegebenen Indexdaten m Zelordner abgelegt. 15

21 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Se können jederzet m Log-Berech de Upload-Vorgänge nachverfolgen und bespelswese Zelordner der Uploads dentfzeren. Upload per Drag&Drop De zwete Möglchket, ene Date hochzuladen, st, dese drekt per Drag&Drop auf den dafür vorgesehene Upload-Berech zu zehen. Klcken Se m Navgatonsberech auf de gewünschte Maske, n de das geladene Dokument abgelegt werden soll. Der Upload-Berech wrd unterhalb des Schnellzugrffs schtbar, sofern es sch um enen gültgen Ordner handelt. Selekteren Se nun n Ihrem lokalen Verzechns das gewünschte Dokument und zehen es mt gehaltener lnker Maustaste auf den Upload-Berech. De entsprechende Indexmaske öffnet sch. 16

22 5 4.3 Date ablegen Geben Se nun de Indexdaten für das hochgeladene Dokument en und klcken Se auf [Spechern]. Das Dokument st nun mt den engegebenen Indexdaten m Zelordner abgelegt. Upload per Kontextmenü Alternatv können Se nach Markeren des Zelordners m Kontextmenü der rechten Maustaste den Entrag "Neues Dokument hochladen" klcken. Wählen Se m Navgatonsberech den Zelordner für de Date, de hochgeladen werden soll aus. Sofern der ausgewählter Ordner gültg für das Hochladen st, wrd Ihnen m Kontextmenü des Ordners der Befehl "Neues Dokument hoch laden" angeboten. Klcken Se auf desen Menüentrag. Es öffnet sch herfür en Standarddalog zur Auswahl ener Date. 4. Wählen Se de gewünschte Date aus und klcken Se auf [Öffnen]. De entsprechende Indexmaske öffnet sch. Btte beachten Se, dass nbe ener Mehrfachauswahl mmer nur en Dokument berückschtgt wrd. 5. Geben Se nun de Indexdaten für das hochgeladene Dokument en und klcken Se auf [Spechern]. Das Dokument st nun mt den engegebenen Indexdaten m Zelordner abgelegt. 6. Se können jederzet m Log-Berech de Upload-Vorgänge nachverfolgen und bespelswese Zelordner der Uploads dentfzeren. 5 Date ablegen De Ablage enes Dokuments n mehreren Ordnern, we es bespelswese n Akten oder Dokument-Mappen (sehe unten) üblch st, kann per Drag&Drop aus ener Ergebnslste heraus erfolgen. Führen Se zunächst ene Abfrage durch. Alle gefundenen Dateen werden n der Ergebnslste aufgeführt. Markeren Se das gewünschte Dokument und zehen Se es be gehaltener lnker Maustaste auf en Ordnersymbol m Navgatonsberech. Verwelen Se be gedrückter lnker Maustaste auf dem Ordnersymbol, öffnen sch Unterordner, wenn vorhanden. Auf dese Wese lassen sch alle Unterordnerebenen unterhalb enes Ordners öffnen. 17

23 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Lassen Se de lnke Maustaste los, sobald sch der passende Ordner geöffnet hat. Dokument-Mappen Dokumente werden enmalg n das SAPERION-System geladen (z.b. durch Scannen oder durch Laden der Date) und anschleßend mt hren Indexdaten m Archv abgelegt. Da aber oftmals en enzelnes Dokument zu mehreren, verschedenen Geschäftsvorgängen gehört, muss es dementsprechend n unterschedlchen Ordner zugeordnet bzw. abgelegt werden. Herbe werden n den jewelgen Sammelmappen jewels auf das entsprechende Orgnaldokument verwesen, d.h. es fndet kene wetere Dokumentenspecherung statt. Innerhalb des persönlchen Berechs wrd standardmäßg ene Dokument-Mappen angelegt. In deser Mappe können Se Sammelmappen anlegen, de dem Zusammenstellen von Dokumenten aus verschedenen Ordnern denen. Dokumente lassen sch nur n Ihre Sammelmappen unter "Dokument-Mappen" sowe n Akten (efles) ablegen. 6.1 Sammelmappe anlegen Gehen Se we folgt vor, um ene Sammelmappe anzulegen: Markeren Se m Navgatonsberech den Ordner "Dokument-Mappe". Klcken Se den Entrag "Neue Sammelmappe hnzufügen" m Kontextmenü der rechten Maustaste. Der Engabe-Dalog "Neue Sammelmappe hnzufügen" öffnet sch. Geben Se enen Namen für Ihre Sammelmappe en und klcken auf [OK]. De Sammelmappe wrd m Navgatonsbaum unter "Dokument-Mappen" angelegt. 4. Führen Se nun ene Suchabfrage aus. 5. Markeren Se das gewünschte Dokument n der Ergebnslste und zehen es be gedrückter lnker Maustaste auf de Sammelmappe. 6.2 Verwendungsnachwes Über den Befehl "Verwendungsnachwes" m Kontextmenü erhalten Se ene Überscht darüber, n welchen Ordnern en Dokument jewels verlnkt worden st. Se können herüber auch gegebenenfalls en Dokument aus enem oder mehreren Ordnern entfernen. Markeren Se das Dokument n der Ergebnslste nach ener Suchabfrage. Klcken Se m Kontextmenü der rechten Maustaste den Entrag "Verwendungsnachwes". Der Dalog "Verwendungsnachwes" öffnet sch. 18

24 7 Outlneranwendung Her erhalten Se enen Verwendungsnachwes über das betreffende Dokument: es werden alle Ordner aufgelstet, n denen es abgelegt worden st. 7 Klcken Se auf das [Rotes Kreuz]-Symbol des Ordners, aus dem das Dokument entfernt werden soll. De Verlnkung zum Orgnaldokument wrd aus dem Ordner entfernt. Outlneranwendung Sofern m Rch Clent ene Outlneranwendung angelegt worden st, können Se m Web Clent n deser Anwendung nach Dokumenten suchen. Mt dem Outlner können herarchsch strukturerte Daten komfortabel engegeben und verwaltet werden. Se können per Klck durch n de verschedenen Herarcheebenen gelangen. Über Drag&Drop und über das Kontextmenü stehen Ihnen Funktonen für de Bearbetung des Outlners zur Verfügung. Im Kontextmenü der rechten Maustaste stehen Ihnen folgende Befehle zur Verfügung: Aktualseren Deser Befehl bewrkt de Aktualserung Ihrer Outlneranwendung. Neuen Ordner anlegen Über desen Befehl können Se enen weteren Ordner unter Ihrer Outlneranwendung anlegen. Umbenennen Zum Umbenennen der Outlneranwendung öffnet sch der Dalog "Foldername". Tragen Se den gewünschten Namen n das Textfeld en und klcken auf [OK]. Löschen 19

25 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Se können de Outlneranwendung nach nochmalger Bestätgung endgültg löschen 8 Ändern der Indexwerte Indexwerte berets ndexerter SAPERION Dokumente können über den Web Clent geändert werden. Dabe hängt de Bearbetung davon ab, ob Ihr Web Clent über ene ntegrerte Indexmaske verfügt. Ist kene ntegrerte Indexmaske vorhanden, so erfolgt das Bearbeten der Indexdaten n enem Pop-Up, das sch automatsch öffnet. 8.1 Bearbeten der Indexdaten n der Indexmaske Möchten Se Indexdaten enes Dokuments ändern, gehen Se we folgt vor: Führen Se ene Abfrage aus. Markeren Se das Dokument n der Ergebnslste, dessen Indexdaten bearbetet werden sollen. Klcken Se den Entrag "Dokument Index..." m Kontextmenü der rechten Maustaste. In der Indexmaske (m Pop-Up oder engebettet) sehen Se de Indexdaten des markerten Dokuments. Ist kene ntegrerte Indexmaske konfgurert, öffnet sch en Pop-Up mt den entsprechenden Indexfeldern zur Bearbetung. 4. Nun können Se de Indexdaten bearbeten. 20

26 9 Date herunterladen 5. Handelt es sch um en Multvalue-Feld, das heßt, Se können mehrere Datenwerte entragen, klcken Se auf das [Lupe]-Symbol. Es öffnet sch en Dalog zum Entragen der Werte. 6. Tragen Se den Wert n das lnke Textfeld en und klcken auf [>>], deser wrd n de Lste auf der rechten Sete hnzugefügt. 7. Klcken Se auf [Spechern], um Ihre Änderungen zu spechern. 9 Date herunterladen Se haben de Möglchket, Dokumente m Web Clent herunterzuladen und anschleßend lokal auf Ihrem Rechner zu spechern. Herbe st es auch möglch, n der Ergebnslste mttels der [Strg]-Taste mehrere Dokumente zum Herunterladen zu markeren. Dese werden dann automatsch zu ener ZIP-Date zusammengefasst, de Se dann spechern können. Strukturerte Dokumente werden bem Herunterladen ebenso automatsch n ener ZIP-Date zusammengefasst. Dese Funkton steht Ihnen auch n der Workflow-Aufgabenlste zur Verfügung. 9.1 Markeren Se das gewünschte Dokument n der Ergebnslste. Klcken Se den Befehl "Herunterladen" m Kontextmenü. Es öffnet sch der Standard Download-Dalog, n dem Se unter anderem den Specherort und den Datenamen angeben können. Klcken Se abschleßend auf [OK], um das Dokument we gewünscht abzuspechern. Strukturerte Dateen herunterladen Zum Herunterladen enes strukturerten Dokuments stehen Ihnen verschedene Schaltflächen m Strukturfenster des Vewers zur Verfügung. Abb. 3 2: Schaltflächen m Strukturfenster Funktonen der Schaltflächen Alle Dateen herunterladen Markerte Dateen herunterladen 21

27 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Alle Dateen markeren Dateen, de herunter geladen werden, werden automatsch n ener ZIP-Date n dem von Ihnen angegebenen Specherort abgelegt. 10 Check-In/ Check-Out Funkton SAPERION Dokumente können zum Zweck der Bearbetung ausgecheckt werden, das heßt se werden herdurch für alle weteren Anwender solange gesperrt. Se können dann anschleßend deses Dokument we gewohnt herunterladen, bearbeten und anschleßend weder enchecken. Nach jeder Bearbetung und dem anschleßenden Enchecken wrd ene neue Revson erzeugt. Innerhalb des Check-In Vorgangs haben Se des Weteren de Möglchket, wetere Dokumente hnzuzufügen oder zu entfernen. Über den Web Clent lassen sch nur Anwendungsdateen auschecken. De Check-In/ Check-Out Funkton steht Ihnen auch n der Workflow-Aufgabenlste zur Verfügung. Markeren Se das gewünschte Dokument n der Ergebnslste. Klcken Se auf den Befehl "Check-Out" m Kontextmenü. Das Dokument wrd entsprechend für de Bearbetung durch andere Anwender gesperrt. Das gerade ausgecheckte Dokument wrd n der Ergebnslste entsprechend mt enem [Ausgecheckt]-Symbol gekennzechnet. Nun können Se es über den entsprechenden Befehl m Kontextmenü herunterladen und es lokal bearbeten. 4. Zum Enchecken klcken Se auf den Befehl "Check-In" m Kontextmenü. Der Dalog "Enchecken" öffnet sch. 5. Her stehen Ihnen folgenden Optonen zur Verfügung: 22

28 10 Check-In/ Check-Out Funkton Funktonen m Dalog "Enchecken" Pktogramm Funkton Löschen ener Date: Wenn Se ene Date löschen möchten, klcken Se auf deses Symbol. Der entsprechende Entrag wrd mt enem [Roter Punkt]-Symbol markert und erst mt Bestätgung durch [OK] entfernt Ersetzen ener Date: Vorhandene Dateen können ersetzt werden. Klcken Se auf deses Symbol. Der Dalog zum Hochladen der neuen Date öffnet sch. HINWEIS: Bem Ersetzen ener Date, muss der Name der neuen Date mt dem ursprünglchen Namen überenstmmen. Hnzufügen ener Date: Wenn Se ene wetere Date hnzufügen möchten, klcken Se auf deses Symbol. Der Dalog zum Hochladen der neuen Date öffnet sch. Der entsprechende Entrag wrd mt enem [Grünes Kreuz]-Symbol markert und erst mt Bestätgung durch [OK] hnzugefügt. 6. Möchten Se ene Date ersetzen oder hnzufügen, öffnet sch der Dalog zum Hochladen der Date. Wählen Se de gewünschte Date aus und klcken auf [Hochladen]. 7. Geben Se, wenn gewünscht, enen Versonskommentar n das dafür vorgesehene Feld en und klcken auf [OK]. Das Dokument wrd engecheckt und legt nun n der neuen Revson vor Hnwese zum Check-In Btte beachten Se folgende Hnwese bezüglch des Check-Ins: Annotatonen Bem Wederenchecken und damt Überschreben enes schon vorhandenen Dokuments snd bestehende Annotatonen ncht mehr enthalten. Über de Revsonshstore können Se jedoch den vorhergen Stand des Dokuments nklusve sener Annotatonen ensehen. Bld-Dateen Bld-Dateen können bem Check-In weder gelöscht noch ersetzt werden. De entsprechenden Icons m Dalog "Enchecken" snd daher ncht aktv. 23

29 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent 11 Dokumente fregeben SAPERION bestzt ene Fregabefunkton, mt der es möglch st, bs zur endgültgen Fregabe enes Dokuments nur spezellen Benutzern (Autoren, z.b. Bearbeter, Prüfer, Fregebender) den Zugrff zu gewähren. Nach der Fregabe kann en erweterter Kres an Anwendern zusätzlch enen lesenden Zugrff auf de Dokumente erhalten. Intal wrd en Dokument durch ene ACL geschützt, de nur den darn defnerten Autoren Zugrff gewährt. Wrd zu enem Dokument de Fregabe ausgeführt, so werden für das Dokument en entsprechender Status und ene zusätzlche, zuvor konfgurerte ACL gesetzt. Über dese zusätzlche ACL wrd dann geregelt, welcher Anwenderkres den lesenden Zugrff erhält. Se muss also so konfgurert sen, dass se dem gewünschten Personenkres Lese-Rechte gewährt, aber kene Bearbeten-Rechte. Vom Moment der Fregabe an können de Leser auf das Dokument zugrefen, während de Autoren das Dokument weterhn bearbeten und ene neue Revson erzeugen können. De Bearbetung und somt neue Revson des Dokuments werden den Lesern erst be ener erneuten Fregabe schtbar. Um en Dokument frezugeben, gehen Se we folgt vor: Markeren Se n der Ergebnslste das Dokument, welches Se fregeben möchten. Klcken Se auf de rechte Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Se den Entrag "Fregeben...". 4. Es öffnet sch en Dalog, n dem Se enen Revsonskommentar engeben können. 5. Klcken Se abschleßend auf [OK]. Nun können Benutzer mt Leserecht auf das Dokument zugrefen. 11 Hnwese zur Fregabefunkton Btte beachten Se folgende Hnwese bezüglch der Fregabe von Dokumenten: De Fregabefunkton st auf das Dokument beschränkt. Indexwerte snd auch be fregegebenen Dokumenten mmer auf dem aktuellsten Revsonsstand, das heßt de Leser sehen mmer den aktuellen Index. 24

30 12 Date als PDF anzegen Es kann mmer nur de aktuelle Verson enes Dokuments fregegeben werden; ene Fregabe von vorhergehenden Revsonen st ncht möglch. Vewer En Dokument m Anzegemodus enes Vewers st mmer auf dem Stand der zuletzt fregegebenen Revson - unabhängg der Zugrffsrechte des Nutzers. Darf en Nutzer en Dokument edteren, seht er m Edtor de aktuellste Revson. Workflow Innerhalb ener Prozessdefnton für en Workflow können ebenso en Fregabe-Tasks defnert werden, de ncht mt deser her beschrebenen Fregabefunkton zu verwechseln st.! Da de Fregabefunkton für Dokumente auch m Workflow greft und stets das fregegebene Dokument und ncht der aktuelle Revsonsstand angezegt wrd, sollten Se des be ener Fregabe-Task nnerhalb des Workflows unbedngt berückschtgen. 12 Date als PDF anzegen De her beschrebene Funkton st standardmäßg ncht aktvert und muss von Ihrem Admnstrator konfgurert werden. Btte wenden Se sch be Fragen an Ihren Admnstrator. Dateen, de n ener Ergebnslste markert werden, lassen sch m Web Clent als PDF anzegen. In enem sch öffnenden Pop-Up Fenster haben Se dann de Opton, das genererte PDF auszudrucken bzw. herunterzuladen. Führen Se zunächst ene Abfrage durch. Alle gefundenen Dateen werden n der Ergebnslste aufgeführt. Markeren Se de gewünschten Enträge n der Ergebnslste, de Se zu enem PDF konverteren möchten. Klcken Se den Entrag "Dokumente als PDF drucken" m Kontextmenü der rechten Maustaste. 4. In enem Pop-Up Fenster wrd das fertge PDF angezegt. Se haben her de Opton, dese Date auszudrucken bzw. herunterzuladen. 25

31 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent 5. Snd unter den von Ihnen ausgewählten Enträgen ncht alle konverterbar, werden Se darauf hngewesen. Se haben dennoch de Möglchket mt der Schaltfläche [Ja] alle druckbaren Elemente der Auswahl zu konverteren. 6. Wrd das ausgewählte Dokumentenformat für de Konverterung n PDF ncht unterstützt, erhalten Se folgende Meldung: De Anzahl der n enem PDF konverterbaren Elemente hängt von der Konfguraton durch Ihren Admnstrator ab. 13 Revsonshstore Dokumente, zu denen mehrere Revsonen erstellt worden snd, snd n der Ergebnslste entsprechend markert. Se haben de Möglchket, de Revsonshstore zu jedem Dokument aufzurufen, um so Erstellungsdatum und Ersteller, ggf. de Kommentare zu den enzelnen Revsonen nachzuverfolgen. Führen Se ene Suchabfrage ener Anwendung aus. Dokumente mt mehreren Revsonen werden n der Ergebnslste mt dem Icon [Mehrere Revsonen verfügbar] angezegt. 26

32 14 E-Mal Versand Markeren Se das gewünschte Dokument n der Lste, zu der Se de Revsonshstore aufrufen möchten. Klcken Se auf das Symbol [Mehrere Revsonen verfügbar] oder alternatv auf den Befehl "Revsonshstore" m Kontextmenü. Der Dalog "Revsonshstore" öffnet sch. De Überscht enthält folgende Elemente: 4. Indexdaten anzegen: Mt enem Klck auf das Symbol öffnet sch en weterer Dalog zur Anzege der Indexdaten der gewählten Revson. Dokument anzegen: Mt enem Klck auf das Symbol öffnet sch das Dokument der gewählten Revson n enem Vewer. Erstellungsdatum Name des Erstellers Kommentar Verson Mt der Schaltfläche [Schleßen] wrd der Dalog weder geschlossen. 14 E-Mal Versand De Malversand-Opton st standardmäßg ncht aktvert und muss von Ihrem Admnstrator konfgurert werden. Btte wenden Se sch be Fragen an Ihren Admnstrator. Se haben de Möglchket, Dokumente aus der Ergebnslste per E-Mal zu versenden. Je nach Konfguraton erhalten Se de Auswahl, das entsprechende Dokument als Malanhang oder als Weblnk, anhand dessen en Dokumentdownload aus SAPERION erfolgen kann, zu versenden. Gehen Se we folgt vor, um ene E-Mal aus dem Web Clent zu versenden: Markeren Se nach ener Abfrage n der Ergebnslste das Dokument, welches Se als versenden möchten. 27

33 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Klcken Se m Kontextmenü auf den Entrag "Mal versenden". Wählen Se dann ene Versandopton aus: 4. als Lnk als Anhang Der konfgurerte Standard Mal Clent wrd geöffnet. Je nach Konfguraton müssen Se Empfängerdaten und ggf. Betreff und Textnhalt der E-Mal anpassen und anschleßend versenden. 15 Verschlüsselten Weblnk versenden Dese Funkton steht nur dann zur Verfügung, wenn Ihr Admnstrator dese Opton auch konfgurert hat. Btte wenden Se sch be Fragen an Ihren Admnstrator. Se können zu jedem Dokument n der Ergebnslste enen Weblnk genereren und desen anschleßend verschlüsselt versenden. Der Empfänger des Weblnks kann anhand dessen das entsprechende Dokument aus SAPERION herunterladen. Hat er Zugang zum Web Clent kann er deses auch dort drekt nach Angabe sener gültgen Anmeldedaten öffnen und gegebenenfalls bearbeten. Generell hat en genererter Weblnk ene der folgenden Ausprägungen: Interner Download-Lnk Der nterne Download-Lnk erfordert ene Authentfzerung des Empfängers. Wenn Se desen versenden, muss sch der Empfänger mt Benutzername und Passwort anmelden, bevor er das Dokument herunterladen kann. Externer Download-Lnk Der externe Download-Lnk kann von jedem Empfänger unabhängg von Berechtgungen verwendet werden, da kene Authentfzerung nötg st. Web Clent Lnk Herbe handelt es sch um enen Weblnk, der für nterne Nutzer de Möglchket schafft, en Dokument m Web Clent anzuzegen und gegebenenfalls zu bearbeten. Btte beachten Se, dass dese Funkton nur dann zur Verfügung steht, wenn de Opton von Ihrem Admnstrator konfgurert und aktvert worden st. Gehen Se we folgt vor, um enen Weblnk zu genereren und an enen Empfänger zu versenden: Markeren Se nach ener Abfrage n der Ergebnslste das Dokument, welches Se als Download/ Web Clent-Weblnk versenden möchten. Klcken Se m Kontextmenü auf den Entrag "Weblnk". Wählen Se dann de Weblnk-Art aus. 28

34 16 Arbeten mt dem Vrtual Vewer Nun öffnet sch en weterer Dalog, n dem Se den genererten Weblnk zum Versenden koperen können. Der koperte Lnk kann anschleßend n Ihrer Standard-Malanwendung engefügt und versendet werden. 4. Schleßen Se den Dalog mt der Schaltfläche [OK]. 16 Arbeten mt dem Vrtual Vewer In desem Kaptel erfahren Se, we Se mt dem Vrtual Vewer arbeten können. 29

35 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent 16.1 Benutzeroberfläche des Vewers Abb. 3 3: Benutzerobefläche des Vrtual Vewers Der Vrtual Vewer betet ene Symbolleste mt Date-, Annotatons- und Bldbearbetungssymbolen, de de Handhabung erlechtern. De Oberfläche des Vewers besteht aus den folgenden Komponenten: Bearbetungsfenster Vewer Toolbar Annotatonen Toolbar Statusleste Strukturfenster 16.1 Vewer Toolbar Abb. 3 4: Vewer Toolbar De folgende Tabelle lstet de Funktonen auf: 30

36 16 Arbeten mt dem Vrtual Vewer Funktonen der Vewer Toolbar Pktogramm Funkton Dokument spechern Heranzoomen Herauszoomen Vollbldanscht "Vergrößerungsglas"-Werkzeug Zoom Gummband Verscheben. Das Bld muss zuerst vergrößert werden, um das "Verscheben"-Werkzeug nutzen zu können. Gegen den Uhrzegersnn 270 Gegen den Uhrzegersnn 90 Pxels nverteren Dokument nklusve der Annotatonen drucken Vorherge Sete Nächste Sete 16.2 Annotatonen Toolbar In der Symbolleste für Annotatonen fnden Se Schaltflächen, de zur Erstellung von Annotatonen zur Verfügung stehen. De folgende Tabelle lstet de Funktonen der jewelgen Pktogramme auf: Annotatonen Toolbar Pktogramm Beschrebung Pfel Textmarker Post-t Zettel 16.3 Statusleste In der Statusleste werden folgende Informatonen angezegt: Setenanzahl des aktuell geöffneten Dokuments Vergrößerungsgrad n Prozent Größe des Dokuments Dokumentenname Abb. 3 5: Statusleste 31

37 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Um n der Statusleste zu ener anderen Sete zu gelangen, geben Se entweder de Setenzahl an oder klcken de Schaltfläche [Nächste Sete] bzw. [Vorherge Sete]. Se können auch den Vergrößerungsgrad über de Statusleste ändern. Herfür tragen Se den gewünschten Prozentsatz n das entsprechende Feld en Funktonen des Vewers 16.1 Spechern Se können en Dokument m aktuellen Fenster über de Schaltfläche [Spechern] abspechern Zoom Heranzoomen Mt dem [Zoom Vergrößern]-Werkzeug können Se das Bld m aktuellen Bearbetungsfenster vergrößern. Da herbe ledglch de Vergrößerungsstufe verändert wrd, wrd das gesamte Bld berückschtgt. Es st also ncht möglch, bestmmte Bereche zu vergrößern. Wenn Se nur bestmmte Bereche vergrößern möchten, wenden Se de "Vergrößerungsglas"-Funkton an (sehe unten). Herauszoomen Mt dem [Zoom Verklenern]-Werkzeug können Se das Bld m aktuellen Bearbetungsfenster verklenern. Da herbe ledglch de Vergrößerungsstufe verändert wrd, wrd das gesamte Bld berückschtgt. Es st also ncht möglch, bestmmte Bereche zu verklenern. Zoom Gummband Mt dem [Zoom Gummband]-Werkzeug können Se m aktuellen Bearbetungsfenster gezelt das Bld vergrößern. Be der Vergrößerung wrd zwar auch das gesamte Bld berückschtgt, doch können Se enen gewünschten Ausschntt markeren, der entsprechend vergrößert wrd. Wählen Se [Zoom Gummband] n der Vewer Toolbar. Markeren Se anschleßend be gehaltener lnker Maustaste den gewünschten Ausschntt auf dem Bld. Das gesamte Bld wrd bem Loslassen der Maustaste vergrößert, doch nur der markerte Ausschntt wrd angezegt Anpassen Se können en Bld so anzegen, dass es der Fenstergröße entsprcht. Blder werden dann n hrer Größe so verändert, dass se vollständg angezegt werden. Dabe wrd das Größenverhältns bebehalten. 32

38 16 Arbeten mt dem Vrtual Vewer Wählen Se zu desem Zweck n der Vewer Toolbar de Schaltfläche [Anpassen Fenster] Lupe Mthlfe des "Lupen"-Werkzeugs können bestmmte Bereche des Bldes vergrößert werden. Abb. 3 6: "Lupen"-Werkzeug Um bestmmte Bereche des Bldes zu vergrößern, gehen Se we folgt vor: Wählen Se [Lupe] n der Vewer Toolbar. Das Fenster mt dem vergrößerten Berech wrd zentral dargestellt. Wenn Se [Lupe] n der Vewer Toolbar klcken, wrd das Symbol als gedrückt dargestellt; solange blebt auch das Vergrößerungsfenster aktv. Bewegen Se das Vergrößerungsfenster über verschedene Bereche des Bldes während Se de lnke Maustaste gedrückt halten. De entsprechenden Stellen werden nnerhalb des Fensters vergrößert angezegt. Be Bedarf können Se das Vergrößerungsfenster vergrößern bzw. verklenern, ndem Se an dem Fensterrand entsprechend zehen. Wenn Se auf das [Lupe] Symbol klcken oder en anderes Werkzeug wählen, wrd das Vergrößerungsfenster geschlossen Verscheben Mt der Funkton "Verscheben" können Se belebg zu den gewünschten Blderberechen navgeren. Klcken Se zunächst auf das "Heranzoomen"-Werkzeug. Das Bld wrd vergrößert dargestellt. Klcken Se auf das [Verscheben]-Symbol n der Vewer Toolbar 33

39 3 Arbeten mt dem SAPERION Web Clent Navgeren Se nun belebg be gehaltener lnker Maustaste nnerhalb des vergrößerten Bldes Drehen! Im Gegensatz zu neuen bzw. geänderten Annotatonen, werden Drehungen m Dokument ncht gespechert. Bem erneuten Öffnen des Dokuments, fnden Se es n der Orgnalanscht, jedoch mt geänderten bzw. hnzugefügten Annotatonen vor. Um en Bld m Uhrzegersnn zu drehen, wählen Se n der Vewer Toolbar das [Gegen den Uhrzegersnn 270 ]-Symbol. Um en Bld entgegen dem Uhrzegersnn zu drehen, wählen Se n der Vewer Toolbar das [Gegen den Uhrzegersnn 90 ]-Symbol Inverteren Se können en m Vewer dargestelltes Dokument nverteren. Herbe werden de tatsächlchen Farben umgekehrt dargestellt, so dass en ursprünglch heller Hntergrund dunkel und ehemals dunkle Schrftfarben hell angezegt werden Drucken Se können Dokumente n jeder von Ihrem Drucker unterstützen Auflösung ausdrucken. Das Drucken st grundsätzlch mt jedem ndustrellen oder kommerzellen Drucker, welcher von Ihrem Betrebssystem unterstützt wrd, möglch. Sollten Se Probleme bem Ausdrucken haben, prüfen Se zunächst, ob Se der aktuellste Treber nstallert st. Um ene Date auszudrucken, gehen Se we folgt vor: Wählen Se n der Vewer Toolbar das [Drucken]-Symbol. Der "Drucken" Dalog öffnet sch. Geben Se m Feld "Namen" den gewünschten Drucker an. Wählen Se m "Druckberech" durch Aktverung des entsprechenden Radobuttons "Alles" oder "Seten" aus. 34

40 17 Aufbrngen von Annotatonen Das Ausdrucken ener vordefnerten "Markerung" wrd ncht unterstützt. 4. Im Berech "Exemplare" können Se de gewünschte Anzahl der Exemplare defneren. 5. Klcken Se auf de Schaltfläche [OK], um den Druckprozess zu starten Vorherge Sete Zum Zurückblättern nnerhalb enes mehrsetgen Dokuments wählen Se Schaltfläche [Vorherge Sete]. De Schaltfläche [Vorherge Sete] st ausgegraut, wenn en ensetges Dokument vorlegt Nächste Sete Zum Weterblättern nnerhalb enes mehrsetgen Dokuments wählen Se de Schaltfläche [Nächste Sete] n der Vewer Toolbar. De Schaltfläche [Nächste Sete] st ausgegraut, wenn en ensetges Dokument vorlegt. 17 Aufbrngen von Annotatonen Wenn Se zu enem Dokument bespelswese ene Notz hnzufügen möchten, so können Se des m Vewer des Web Clents ausführen Annotatonstypen Es gbt verschedene Möglchketen, m Vrtual Vewer Dokumenten Texte, Notzen und Kommentare hnzuzufügen. Dese Annotatonen können n Text- oder Grafk-Format vorlegen. Text-Annotatonen erlauben Ihnen, Kommentare anzufügen Grafsche Annotatonen erlauben Ihnen, Bereche vsuell zu markeren. Dese können (abhängg von der Konfguraton Ihres Admnstrators) Rechtecke, Pfele oder Lnen sen. Se können Annotatonen belebg platzeren sowe n enem bestmmten Stl oder Format konfgureren. 35