Option "OCR/ Barcode"

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1 Opton "OCR/ Barcode"

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3 Inhaltsverzechns 1 Enführung Barcodes SAPERION Opton "OCR" ABBYY FneReader Voraussetzungen... 2 Konfguraton der Opton "OCR/ Barcode" Manuellen Erkennung (Pont&Shoot) Anpassungsmöglchketen n der ARCHIEF.INI Automatsche Erkennung (Formularerkennung) Dalog "Erkennung" - Daten Dalog "Erkennung" - Typ Dalog "Erkennung" - Poston... 3 Protokollerung... 4 Anwendung der Opton "OCR/ Barcode" Durchführen ener OCR-Erkennung Manuelle Erkennung Automatsche Erkennung Durchführen ener Barcode-Erkennung Barcode-Erkennung mt Kofax Auslesen ener Kofax-Varable... 5 Zusatzfunktonen der Opton OCR Hervorhebung von Treffern n der Dokumentenanzege Automatsches Drehen von schef gescannten Dokumenten Markerung von zwefelhaften Erkennungsergebnssen Korrgeren fehlerhafter Textstellen (Popup-Verfer)... 6 Anlage Hnwese & Best Practces Qualtät der Vorlage Qualtät des Scan-Ergebnsses Laden der korrekten Dokumentendefnton Auswertung von über BlackIce gedruckten Dokumenten Automatsche Zusammenstellung Enscannen mehrerer Stapel mt Trennseten

4 2 Opton "OCR/ Barcode" Be den Clent-Optonen "OCR" und "Barcode" handelt es sch um jewels separat zu erwerbende Optonen. In deser Beschrebung snd bede Optonen berückschtgt, da de jewelge Enrchtung nnerhalb der Produktfamle SAPERION nahezu dentsch st. 1 Enführung Be gescannten Seten oder Blddateen legen ggf. vorhandene Textnformatonen n enem Bldformat vor, d.h. der Computer st zunächst ncht n der Lage, de Textnformatonen auch als Text nterpreteren zu können. Des legt an enem unterschedlchen Format der Specherung deser Dateen. Be Blddateen werden enzelne Bldpunkte mt hrer Poston und Farbe gespechert, be Textdateen werden Textzechen anhand ener spezell dafür entwckelten Coderungstabelle abgelegt. Es besteht häufg de Anforderung, Textnformatonen, de als Bld vorlegen, für ene Weterverarbetung nutzen können (z.b. um n enem Textverarbetungsprogramm Ergänzungen, Löschungen oder Korrekturen durchführen zu können). Ene wetere Anwendung wäre en Auslesen von Textpassagen für de automatsche Indexerung n SAPERION oder ene Volltexterkennung des gesamten Dokuments. Für de Umwandlung enes m Pxelformat vorlegenden Textes n computerlesbare Textnformaton gbt es spezelle Programme, de unter dem Begrff OCR-Software zusammengefasst werden. OCR steht als Abkürzung für Optcal Character Recognton (Optsche Zechenerkennung). Dabe werden de vorlegenden Bldmuster auf unterschedlche Art und Wese mt dem typschen Erschenungsbld enzelner Buchstaben verglchen. Anhand verschedener Plausbltätskrteren wrd ene Entschedung gefällt, welches Zechen dem Bldmuster entsprcht. Dabe fallen de Ergebnsse der Texterkennung n Abhänggket von der Qualtät der Vorlage und des OCR-Programms aus.! 1.1 Für de Verwendung der Opton "OCR" müssen de Blddateen m 1-Bt-Schwarz-Weß-Format vorlegen. Graustufen- und Farbblder können ncht verwendet werden. Dese müssen ggf. konvertert werden. Be der Verwendung von FneReader ab Verson 9 gelten dese Beschränkungen ncht. Barcodes En Barcode besteht aus ener Rehe von vertkalen Strchen unterschedlcher Brete (als Balken bezechnet, englsch "bar") und Zwschenräumen. De unterschedlchen Kombnatonen von Balken und Zwschenräumen blden ene optoelektronsch lesbare Schrft, de von enem Barcode-Scanner oder ener -Kamera ausgelesen werden kann. Barcodes enthalten Kenndaten, anhand derer der Computer de mt den Kenndaten verknüpften, relevanten Datenangaben abruft. En typsches Bespel für den Ensatz von Barcodes st de Verwendung von Trennseten für Dokumente. 1.2 SAPERION Opton "OCR" De Opton "OCR" von SAPERION betet dem Benutzer folgende Funktonsmerkmale:

5 1 Enführung 3 Telwese bzw. vollständge Automatserung der Indexerung von gescannten Seten oder Blddateen (Btmaps) Automatsches Zusammenstellen von Dokumenten Hervorhebung von Treffern n der Dokumentenanzege Automatsches Drehen von schef gescannten Dokumenten Markerung von zwefelhaften Erkennungsergebnssen Erkennen enes separat erstellten Deckblatts Manuelle Erkennung (Pont&Shout) von Textpassagen Erkennung von Trennbedngungen für automatsche Dokumententrennung Mt dem Lst&Label-Desgner st es auch möglch, selbst Barcodes zu erstellen 1.3 ABBYY FneReader Für de OCR/ Barcode-Erkennung n SAPERION wrd de OCR-Software "ABBYY FneReader" engesetzt. Der FneReader erzeugt elektronsche Dateen aus gescannten Dokumenten, de Se anschleßend bearbeten und archveren können. Nähere Informaton zu dem Produkt "ABBYY FneReader" entnehmen Se der Internetsete des Herstellers: De von SAPERION unterstützte FneReader Verson können Se der Kompatbltätslste entnehmen, de auf der Homepage von SAPERION zur Verfügung gestellt wrd. 1.4 Voraussetzungen Für de Verwendung der Barcode-Funkton müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sen: Be der Verwendung von 2D-Barcode müssen de Blddateen m 1-Bt-Schwarz-Weß-Format vorlegen. Graustufen- und Farbblder können ncht verwendet werden. Dese müssen ggf. konvertert werden Be der Verwendung von FneReader ab Verson 9 gelten dese Beschränkungen ncht. De Auflösung der engescannten Seten bzw. der Btmaps muss mndestens 240 dp betragen, um ene Barcode-Erkennung durchzuführen. Wenn für de Barcode-Erkennung Multpage-TIFFs verwendet werden sollen, wrd empfohlen, de Seten enes Mult-TIFFs als enzelne Seten n den Ordner zu laden. Setzen Se herfür folgenden Parameter n der entsprechenden INI-Date: [Compatblty]

6 4 LoadUnstructured=TRUE 2 Konfguraton der Opton "OCR/ Barcode" 2.1 Manuellen Erkennung (Pont&Shoot) Dese Funkton st für Barcodes ncht verfügbar. Ene Erkennung bestmmter Textpassagen über OCR kann jederzet für de Indexerung enes Dokuments verwendet werden. Das Erkennungsergebns enes markerten Textausschnttes kann drekt n en vorher spezfzertes Feld n der Indexerungsmaske übertragen werden. Als Voraussetzung herfür muss m Masken-Desgner n der Indexerungsmaske ledglch ene Schaltfläche mt der Funkton "OCR" defnert und geegnet beschrftet werden (z.b. mt "OCR" o.ä.). Nach Betätgen deser Schaltfläche bem Indexeren öffnet SAPERION automatsch neben der Setenanzege das Fenster "Textmarker", das alle n der Dokumentendefnton (DDC-Date) enthaltenen Felder n jewels unterschedlcher Farbkennung auflstet. In desem Textmarker-Fenster wrd en Feld ausgewählt und anschleßend m Fenster Setenanzege en Rahmen um den zu erkennenden Berech gezogen. Des erfolgt durch Anklcken enes Eckpunktes des gewünschten Ausschntts mt der lnken Maustaste und Aufzehen des Rahmens mt gedrückt gehaltener Maustaste. En Loslassen der Maustaste bestmmt de dagonal entgegengesetzte Ecke des Rahmens. Es snd nur rechteckge Erkennungsrahmen möglch. Der Erkennungsrahmen wrd zur besseren Nachvollzehbarket mt der entsprechenden Farbkennung versehen. Danach wrd für jedes wetere zu erkennende Feld analog vorgegangen. De auf der Sete platzerten Erkennungsrahmen dürfen sch überlagern. Es snd pro Indexfeld mehrere Erkennungsrahmen möglch. Dese werden der Rehenfolge nach nummerert und be der Erkennung entsprechend zusammengesetzt. Erkennungsrahmen können auf allen Seten enes Dokumentes erstellt werden. Abb. 2 1: Bespel: Text-Marker Durch Betätgen der Schaltfläche [OK] m Fenster "Textmarker" wrd de Erkennung aller Rahmenausschntte ausgelöst. De Fenster "Textmarker und "Setenanzege "werden geschlossen und de Erkennungsergebnsse n de entsprechenden Felder n der Indexerungsmaske übertragen. Innerhalb der Indexerungsmaske kann das Erkennungsergebns nun geschtet und ggf. korrgert werden. Mt Betätgung der Schaltfläche [OK] n der Indexerungsmaske wrd ganz normal der Archverungsprozess ausgelöst.

7 2 Konfguraton der Opton "OCR/ Barcode"! Ene Drehung gescannter Seten m Vewer st be der manuellen Erkennung (Pont&Shoot) ncht erlaubt, wel dadurch de Erkennungsrahmen unbrauchbar werden. Anpassungsmöglchketen n der ARCHIEF.INI In der Sekton [Setup] der ARCHIEF.INI besteht folgende Möglchket zur Konfguraton: [Setup] MarkWordsPontAndShoot=FALSE SaveESCBlocks=FALSE Sekton [Setup] Parameter Beschrebung MarkWordsPontAndShoot FALSE: De farblche Hervorhebung der erkannten Wörter wrd ausgeschaltet. SaveESCBlocks FALSE: De Übernahme von verborgenen ESC-Sequenzen wrd vermeden. Solche Sequenzen entstehen, wenn bestmmte Textstellen be der OCR ncht gelesen werden können. Damt werden Konflkte mt dem Rch Edt Control verhndert. Standardmäßg st deser Entrag auf TRUE gesetzt. 2.2 Automatsche Erkennung (Formularerkennung) De oben beschrebene manuelle Erkennung st geegnet, um be der Indexerung enes Feldes Tpparbet zu mnmeren bzw. zu vermeden. Für geegnete Dokumente st auch ene automatsche Erkennung möglch, wenn de zu erkennenden Indexdaten mmer an ener endeutg defnerbaren Stelle m Dokument vorlegen. Können alle Indexerungsdaten aus dem Dokument ausgelesen werden, st somt ene vollautomatsche Archverung von Dokumenten möglch (z.b. automatsche Formularerkennung). De Defnton der automatsch zu erkennenden Textstellen erfolgt mt Hlfe von spezellen Formatregeln. Dese werden m Rch Clent angelegt. 1. Btte laden Se ggf. vorab de erforderlche DDC-Date. De her defnerten Formatregeln bezehen sch mmer auf de aktuell geladene Defntonsdate (DDC-Date) und werden auch hern abgespechert. Klcken Se m Rbbon DESIGN > Gruppe TABELLEN > Befehl DOKUMENTFORMATE. Das Dalogfenster "Format-Regeln bearbeten" öffnet sch. In der Lste "Formate" kann aus den enzelnen Objekten (Btmap-Dateen bzw. enzelne Scan-Seten) ene Formularstruktur defnert werden, de den prnzpellen Aufbau und de Zusammensetzung enes zu archverenden Dokumententyps beschrebt. De Defnton der Formularstruktur erfolgt mt Hlfe der Schaltflächen unterhalb der Lste "Formate". 5

8 Über de Schaltfläche [Anzege] können Se defneren, dass bem Anzegen enes Dokuments anfangs mmer nur en defnerter Ausschntt angezegt wrd. Dese Opton hat kenen Enfluss auf ene Erkennung über OCR bzw. Barcodes. Klcken Se de Schaltfläche [Erkennung], um den zu erkennenden Textberech festzulegen. Voraussetzung für de Benutzung deser Schaltfläche st ene n der SAPERION Setenanzege geöffnete Bespelsete m "Bearbeten"-Modus, dabe kann es sch um enen Prototyp für de später zu archverenden Dokumente handeln. Zehen Se n der Setenanzege be gedrückt gehaltener lnker Maustaste enen Rahmen um den gewünschten Erkennungsberech. En Loslassen der Maustaste bestmmt de dagonal entgegengesetzte Ecke des Rahmens De Größe des Erkennungsrahmens st relatv zum Bld, d.h. der Erkennungsrahmen wrd dementsprechend größer, wenn er auf enem A5 Dokument erstellt wurde aber A4 gescannt wrd. Nach Loslassen der Maustaste erschent das Dalogfenster "Erkennung". Hern können, we m folgenden Kaptel beschreben, verschedene Erkennungsparameter und Egenschaften für desen Erkennungsrahmen defnert werden. Klcken Se abschleßend [OK], um Ihre Enstellungen zu spechern. Be Bedarf können Se anschleßend nach dem glechen Schema noch wetere Erkennungsrahmen defneren. Durch erneutes Betätgen der Schaltfläche [Erkennung] wrd de Defnton der Erkennungsrahmen für den aktuellen Entrag n der Lste "Formate" abgespechert. Das Vorhandensen von mndestens enem Erkennungsrahmen wrd zudem durch den Namenzusatz "<OCR>" m entsprechen Lstenentrag dokumentert. En Edteren der defnerten Erkennungsrahmen erfolgt wederum über de Schaltfläche [Erkennung]. In desem Fall muss de Bespelsete zum Bearbeten geöffnet worden sen. De bestehenden Rahmen werden angezegt und können durch en Anklcken markert werden. Durch Doppelklck auf enen Erkennungsrahmen können de Egenschaften m Dalogfenster "Erkennung" bearbetet werden. Markerte Erkennungsrahmen können mt der <Entf>-Taste gelöscht, durch Zehen an den Haltepunkten n hrer Größe verändert oder be gedrückter Maustaste verschoben werden.

9 2 Konfguraton der Opton "OCR/ Barcode" Dalog "Erkennung" - Daten Abb. 2 2: Dalog "Erkennung" - Daten Im Dalogfenster "Erkennung" können Se unter der Regsterkarte "Daten" für den aktuell defnerten Erkennungsrahmen defneren, ob das Erkennungsergebns für de Indexerung oder für de Trennung von Dokumenten genutzt werden soll. Erkennung von Textberechen für de Indexerung Das Erkennungsergebns wrd drekt enem Feld zugewesen Wählen Se n dem Dropdownmenü "Ablauf" den Entrag "Indexerung". Aktveren Se den Radobutton "Feld" und wählen anschleßend aus dem Dropdownmenü das gewünschte Feld aus. Zur Auswahl stehen alle n der aktuell geladenen Defntonsdate (DDC-Date) defnerten Felder. Alternatv können Se durch Aktverung des Radobuttons "Varable" de Specherung des Erkennungsergebnsses auch n ene Varable bewrken. Wählen Se herzu auch den Datentyp und tragen anschleßend den Varablennamen m Feld "Name" en. Dese Varable kann be der Defnton der Indexerungsmaske m Maskendesgner belebg weter verwendet werden (z.b. als Vorbelegung). Nähere Hnwese zum Maskendesgner und zu Vorbelegungen können dem SAPERION Admnstratorenhandbuch ("Masken Desgn") entnommen werden. Klcken Se [OK], um Ihre Enstellungen zu spechern. Erkennung von Informatonen für de Trennung von Dokumenten Das Erkennungsergebns kann ener Varablen zugewesen und für dese ene Trennbedngung defnert werden. Ene drekte Zuwesung des Erkennungsergebnsses n en Feld der Indexerungsmaske st be desem Ablauf ncht möglch Wenn n ener Indexmaske Felder mt dem Wert der Varablen Barcode vorbelegt werden, wrd der Wert des vorbelegten Feldes (Wert des 1. Dokuments) ncht durch den aktuellen Wert überschreben, es blebt der Wert des 1. Wählen Se n dem Dropdownmenü "Ablauf" den Entrag "Trennung". Tragen Se de Trennbedngung n das dafür vorgesehene Feld en (Bespele sehe unten). Als Trennformel können Se auch Makros verwenden, de über de Schaltfläche [Trenn-Formel] auswählbar snd. Klcken Se [OK], um Ihre Enstellungen zu spechern. Bespele Trennbedngung 7

10 8 Ene Trennbedngung kann ene belebge Formel sen, de als Ergebns enen Booleschen Wert (TRUE oder FALSE) lefert. Im Fall TRUE wrd ene Dokumententrennung durchgeführt, de Sete st dann de erste Sete enes neuen Dokuments. Im Fall FALSE wrd de aktuelle Sete an das aktuelle Dokument angehängt. TRENN <> "" Bewrkt ene Trennung, wenn de Varable TRENN enen Wert enthält (sprch: TRENN unglech Leerstrng). Wenn sch de Varable TRENN auf enen Barcode bezeht, wrd mt deser Formel enfach das Vorhandensen enes Barcode geprüft. Das Erkennungsergebns st an deser Stelle rrelevant. TRENN = "Sete 1" Bewrkt ene Trennung, wenn de Zechenkette "Sete 1" erkannt wurde.! De Dokumententrennung mttels OCR erkannter Zechenketten, de, we m letztgenannten Bespel Leerzechen enthalten, st normalerwese recht unscher, da - spezell be Prüfung von längeren Zechenketten - de Fehlerrate naturgemäß anstegt (en Leerzechen könnte z.b. als zwe oder mehrere Leerzechen erkannt werden). Dalog "Erkennung" - Typ Abb. 2 3: Dalog "Erkennung" - Typ Im Dalogfenster "Erkennung" können Se unter der Regsterkarte "Typ" für den aktuell defnerten Erkennungsrahmen festlegen, den zu erkennenden Barcodetypen festlegen. Für de Verwendung des Typs "Barcode" muss de Barcode-Opton lzenzert sen. Parameter Erkennungstyp Parameter Beschrebung Typ Über das Auswahlmenü legen Se de Schrfterkennung (Text, Matrxschrft, Handschrft, etc.) fest. Barcode Über das Auswahlmenü legen Se den Barcodetyp fest. Zechensatz Im Feld "Zechensatz" wählen Se "Alle" oder "Numersch", wenn nur Zahlenwerte erkannt werden sollen, aus. Se können durch dese Enschränkung en besseres Erkennungsergebns erzelen. Schmutz/ Flter Mt Hlfe deser Flteroptonen können Se das Erkennungsergebns verbessern, ndem verschmutzte bzw. fragmenterte Zechen oder Barcodes erkannt werden sollen. De Stärke der Flterung kann jewels mt lecht, mttel, stark oder sehr stark angegeben werden. NOTE: Dese Flter können sch auch negatv auf de Erkennung auswrken! In jedem Fall snd saubere Vorlagen und en gutes Scan-Ergebns (ggf. durch Ensatz enes IPC-Boards) prnzpell dem Ensatz deser Flter vorzuzehen.

11 2 Konfguraton der Opton "OCR/ Barcode" Parameter Beschrebung Wortmarkerung erzeugen Wenn dese Checkbox aktvert st, st es möglch, be ener Abfrage de Treffer n der SAPERION Setenanzege farblch hervorzuheben. Voraussetzung herfür st, dass es sch be dem Indexfeld, welches mt dem Erkennungsrahmen verknüpft st, um en Textretrevalfeld handelt. Ene Überscht der von FneReader Verson 10 unterstützten Formate fnden Se m SAPERION Installatonshandbuch, Kaptel "Setup ABBYY FneReader 10". Dalog "Erkennung" - Poston Abb. 2 4: Dalog "Erkennung" - Poston Im Dalogfenster "Erkennung" können Se unter der Regsterkarte "Poston" Angaben zur Poston des zu erkennenden Textes bzw. Barcodes für den aktuell defnerten Erkennungsrahmen enstellen. Parameter "Poston" Parameter Beschrebung Sete Geben Se zunächst an, auf welcher Sete des Dokuments der Erkennungsrahmen ausgewertet werden soll. De Opton "alle Seten st für de Volltexterkennung enes mehrsetgen Textes gedacht und fügt de Erkennungsergebnsse der enzelnen Seten zusammen. Dese Opton steht nur zur Verfügung, wenn der Modus "Automatsch oder "Suchen" ausgewählt st. NOTE: Be der Barcode-Erkennung bewrkt de Enstellung "Alle Seten", dass für jede Sete zelenwese das Ergebns der Erkennung engetragen wrd. Für jede Sete ohne Barcode wrd also ene leere Zele ausgegeben. 9

12 10 Parameter Beschrebung Modus De Angabe m Feld "Modus bezeht sch auf de Handhabung des Erkennungsrahmens. Folgende Mod stehen zur Auswahl: Automatsch/ Suchen De Schrfterkennung wrd be der Enstellung "Automatsch" nach den für desen Erkennungsrahmen engestellten Bedngungen ohne Interakton durch den Benutzer durchgeführt. NOTE: Be Barcode-Erkennung würde be "Automatsch" de erste wahrgenommene Schwärzung als Barcode nterpretert. Für Barcodes sollte deshalb der Modus "Suchen" engestellt werden. In desem Fall wrd der erste Barcode gesucht und erkannt. Eventuell wetere m Erkennungsrahmen legende Barcodes werden gnorert. Be OCR bewrkt der Modus "Suchen" ene automatsche Zerlegung der Sete (n Bereche für Text, Grafk etc.). Manuell Es wrd ken Erkennungsrahmen erzeugt. Be der Indexerung erschenen das Dokument n der Setenanzege sowe das Textmarkerfenster. Das wetere Vorgehen st analog zur manuellen Erkennung. Mt Korrektur Während der Indexerung werden das Setenanzegefenster mt den defnerten Erkennungsrahmen und das Textmarkerfenster angezegt. De Rahmen können vor Starten der Erkennung verschoben oder n der Größe verändert werden. Das Verscheben erfolgt durch Markeren des Rahmens und anschleßendes Zehen mt der lnken Maustaste an de gewünschte Poston. Das Verändern der Größe kann nach Markerung des Rahmen durch Zehen der Anfasser mt der lnken Maustaste vorgenommen werden. Durch Betätgen der Schaltfläche [OK] m Fenster "Textmarker" wrd de Erkennung aller Rahmenausschntte ausgelöst. Drehung Her können Se de zu erwartende Poston des Barcodes n 90 -Schrtten festlegen. Auf dese Wese kann auch en hochkant oder auf dem Kopf stehender Text bzw. Barcode erkannt werden. Deckblatt Be Aktverung der Checkbox "Deckblatt-Sete löschen" wrd en evtl. vorhandenes Deckblatt nach der Indexerung gelöscht. Se können zusätzlch de Maxmalgröße enstellen, bs zu welcher Dategröße en Deckblatt als solches erkannt wrd. En Deckblatt kann verwendet werden, um herauf Indexerungskrteren zu enem Dokument auszudrucken, de ncht drekt aus dem Dokument gelesen werden können. Nach Enlegen deser Deckblätter vor jedem Dokument können dese Dokumentenstapel gescannt und automatsch nach Erkennung über OCR/ Barcode archvert werden. Solche Deckblätter haben n der Regel hre Aufgabe nach Auslesen der Indexerungsnformatonen erfüllt und werden be Aktverung der Opton "Deckblatt-Sete löschen" ncht archvert. 3 Protokollerung De Protokollerung des FneReader SDK wrd aktvert n der ARCHIEF.INI des Clents, auf dem der OCR Prozess läuft: [FneReader]

13 4 Anwendung der Opton "OCR/ Barcode" LogFle=<fle>; Name der Protokolldate 4 Anwendung der Opton "OCR/ Barcode" 4.1 Durchführen ener OCR-Erkennung Manuelle Erkennung Da de Festlegung des Erkennungsberechs und de Feldzuordnung während der Indexerung erfolgt, snd kene besonderen Maßnahmen notwendg. Unerwünschte Erkennungsergebnsse snd n der Indexerungsmaske schtbar und können dort korrgert werden. Automatsche Erkennung Ene automatserte Erkennung erfordert n der Regel systematsch durchgeführte Fehlerkontrollen. Neben ener manuellen Endkontrolle betet SAPERION auch automatsche Kontrollverfahren. Indexerungsfelder, für de mmer en Erkennungsergebns erwartet wrd, sollten n der Dokumentendefnton als Pflchtfelder defnert werden. Unvollständg ndexerte Dokumente werden m Offen-Korb abgelegt und können manuell nachbearbetet werden. Plausbltätskontrollen der Erkennungsergebnsse können mt Hlfe von Überprüfungsformeln durchgeführt werden. Für ene vollautomatsche Archverung kann de vollautomatsche Verarbetung aktvert werden. Des sollte jedoch erst nach ausgebgen Testläufen erfolgen, bs sch ene hnrechende Zuverlässgket der Erkennung engestellt hat. Des st wchtg, da durch Fehlndexerung en erheblcher Nachbearbetungsaufwand entstehen kann. Während der Testphase wrd empfohlen, de Automatk zunächst auszuschalten und de enzelnen Automatserungsschrtte zu smuleren, ndem der Transport der Dokumente über de Körbe manuell mt der rechten Maustaste durchgeführt wrd. En Bewegen der Dokumente mt der lnken Maustaste löst de automatsche Erkennung ncht aus. Anschleßend sollte geprüft werden, ob Dokumente n den Offen-Korb gelangt snd oder fehlerhaft ndexerte Dokumente archvert wurden. Im Offen-Korb befndlche Dokumente können mt der lnken Maustaste auf den Ausgangskorb gezogen werden, um de erkannten Texte n der Indexerungsmaske zu überprüfen. 4.2 Durchführen ener Barcode-Erkennung De Barcode-Erkennung kann verwendet werden, um automatsch Indexerungsdaten zu übernehmen und/oder automatsch Dokumente zusammenzustellen. Für de Übernahme von Indexerungsdaten muss we beschreben, ene entsprechende Formatregel defnert werden. Zu beachten st dabe, dass be der Defnton der Erkennungsparameter als Erkennungstyp "Barcode" ausgewählt wrd. Für de Verwendung von Barcodes zur automatschen Zusammenstellung von Dokumenten muss ene entsprechende Trennregel defnert werden, we unter "Defneren der Erkennungsparameter - Daten" beschreben. 11

14 12 Es wrd nur jewels en Barcode pro Erkennungsberech ausgelesen. Be der Verwendung der Barcode-Erkennung mt Kofax und Dokumententrennung n SAPERION empfehlt sch folgende Vorgehenswese: Erkennungsrahmen auf dem Dokument zehen Doppelklck auf den Erkennungsrahmen Trennformel mt der Kofaxvarablen entragen und m nächsten Feld "Barcode" auswählen Barcodes, de um 180 verdreht aufgebracht snd, werden automatsch korrekt erkannt. Des glt für alle Barcodetypen. 4.3 Barcode-Erkennung mt Kofax SAPERION betet ene Schnttstelle zur Erkennung und Auswertung von Dokumenten, de mt Kofax gescannt worden snd. Dese Schnttstelle st de ACKO32.SCA. Im KSM Manager von Kofax müssen de erweterten Funktonen. (z.b. wth SVRS oder wth AIPE) und der Scanner ausgewählt und mt [OK] bestätgen werden. Ene Erläuterung herzu fnden Se m Kofax Handbuch. Wenn Se de erweterten Funktonen (z.b. Barcode) von Kofax verwenden möchten, nachdem der Treber ACKO32.SCA ausgewählt worden st, müssen dese m SAPERION Scannerdalog unter "Erwetert" aktvert werden, und der Entrag m KSM Manager (der vorher auf "default" gesetzt worden st) muss m SAPERION Druckerdalog zu sehen sen. Sollte das ncht der Fall sen, führen Se btte folgende Schrtte aus: Denstalleren Se den Clent. Setzen Se den Entrag m KSM Manager auf "default". Starten Se anschleßend den Rechner neu. Nun muss der Clent neu nstallert werden. Auslesen ener Kofax-Varable Um ene solche Kofax Varable auszulesen, benötgen Se de Lzenz "Barcode". Führen Se dann folgende Schrtte aus: Scannen Se en Bespel-Dokument. Zehen Se den Erkennungsrahmen auf dem Dokument (dabe spelen Lage und Größe des Rahmens kene Rolle). Doppelklcken Se anschleßend auf den Erkennungsrahmen. Der Dalog "Erkennung" öffnet sch. Nehmen Se folgende Enstellungen gemäß Tabelle "Erkennungsparameter" unten vor. Klcken Se abschleßend auf [OK].

15 5 Zusatzfunktonen der Opton OCR 13 Erkennungsparameter Regsterkarte Enstellung Regsterkarte "Daten" Wählen Se den Entrag "Trennung" m Auswahlfeld "Ablauf". Tragen Se folgende Trennformel en: KofaxBarcode[1]<>"" De Bezechnung der entsprechenden Varable (Engabefeld "Name") lautet "KofaxBarcode[1]". "KofaxBarcode[1]" st en Array. Bem Zugrff über de COM-Schnttstelle per GetProperty lautet der Aufruf entsprechend GetProperty ("KofaxBarcode", 1). De Zahl n den eckgen Klammern gbt de Anzahl der gelesenen Barcodes weder, da mehrere Barcodes auf enem Dokument gelesen werden können. Wenn Se den Barcode ndexeren möchten, snd her folgende Enstellungen vorzunehmen: Wählen Se m Auswahlfeld den Entrag "Indexerung" aus. Wählen Se en Feld aus oder alternatv ene Varable, um dese als Vorbelegung n de Indexerungsmaske enzutragen. De Bezechnung der entsprechenden Varable (Engabefeld "Name") lautet "KofaxBarcode[1]". De Auswahl muss mt [OK] bestätgt werden. Danach müssen Se noch enmal de Schaltfläche [Erkennung] betätgen. Regsterkarte "Typ" Im Auswahlfeld "Typ" muss der Entrag "Barcode" ausgewählt werden, alle anderen Entrage snd egal, se werden ncht ausgewertet. De Auswahl muss mt [OK] bestätgt werden. Danach müssen Se noch enmal de Schaltfläche [Erkennung] betätgen. 5 Zusatzfunktonen der Opton OCR 5.1 Hervorhebung von Treffern n der Dokumentenanzege In Kombnaton mt ener Volltextdatenbank betet SAPERION de Möglchket, de Treffer n der SAPERION Setenanzege farblch hervorzuheben. Dese Möglchket zur Markerung war bsher nur m Textretrevalfeld der Indexerungsmaske möglch. De Hervorhebung von Treffern n der Dokumentenanzege kann be Bedarf auch ausgeschaltet werden. Herzu muss de Checkbox "Wortmarkerung erzeugen" deaktvert werden. Bespel für ene Suche Nach Starten ener Abfrage mt dem Suchkrterum "Form" n enem Textretrevalfeld und anschleßenden Doppelklcken enes Dokumentes n der Ergebnslste erschent das gescannte Dokument we gewohnt n der Dokumentenanzege von SAPERION, wobe sämtlche durch de OCR erkannten "Form fen säuberlch markert snd. Über <TAB> und <SHIFT><TAB> kann von enem Treffer zum nächsten gesprungen werden, was sch nsbesondere be mehrsetgen Dokumenten als sehr praktsch erwest. Defneren der Trefferhervorhebung Zunächst st nach dem Scannen enes Dokumentes oder dem Laden ener Blddate ene OCR-Erkennung des auszuwertenden Textes nötg. Der erkannte Text kann dann we bsher enem belebgen Datenbankfeld n der Indexerungsmaske zugewesen werden. Handelt es sch herbe um en Textretrevalfeld, wrd damt automatsch de Hervorhebung der Treffer aktvert.

16 Dese Funkton st nur mt Dokumenten möglch, deren Inhalt n enem Textretrevalfeld abgespechert wurden. Be berets archverten Dokumenten st des ncht nachträglch möglch. Automatsches Drehen von schef gescannten Dokumenten SAPERION betet de Möglchket, ggf. schef gescannte Dokumente automatsch gerade zu drehen. De Opton kann n der Checkbox "Verbessert für OCR" aktvert werden. Analog kann de Opton für geladene Blddateen aktvert werden. 5.3 Markerung von zwefelhaften Erkennungsergebnssen De egentlche Erkennung wrd von SAPERION durch Fuzzy Logc durchgeführt. Zechen, de ncht oder mt Zwefeln exakt erkannt wurden, werden n den Engabefeldern n der Indexerungsmaske farbg markert. rote Zechen snd zwefelhaft oder wurden ncht erkannt gelbe Zechen gehören zu enem zwefelhaften Wort bzw. zu enem Barcode mt falscher Checksumme. Be Barcodes, de ene zuverlässge Prüfzffer enthalten, wrd der erkannte Barcode be ener fehlerhaften Prüfzffer als fehlerhaftes Wort markert. 5.4 Korrgeren fehlerhafter Textstellen (Popup-Verfer) Wenn Se sch mt der Maus über en farbg markertes Zechen bewegen, ändert sch der Maus-Cursor. Wenn Se dann mt der Maus doppelklcken, wrd en Ausschntt der Sete n de normale Setenanzege geladen. Das fehlerhafte Zechen, Wort oder Barcode st mt enem roten Rahmen versehen. En fehlerhaftes Zechen korrgeren Se n der Indexerungsmaske, ndem Se es löschen und anschleßend das neue Zechen tppen. Be enem markerten Wort müssen Se das erste Zechen überschreben. 6 Anlage 6.1 Hnwese & Best Practces Qualtät der Vorlage Sowohl für de Texterkennung als auch für de Barcode-Erkennung st ene gute Qualtät des Orgnaldokuments Voraussetzung. Besonders be Barcodes sollte darauf geachtet werden, dass en freer Berech um den Barcode herum besteht und en günstges Höhen-Breten-Verhältns gegeben st. Dcht an den Barcode heranrechender Text kann de Erkennung erheblch beenträchtgen. Sollte drekt unter dem Barcode der Klartext stehen, so kann deser durch geschcktes Aufbrngen des Erkennungsrahmens ggf. "abgeschntten" werden.

17 6 Anlage Qualtät des Scan-Ergebnsses De Scan-Qualtät kann be engen Scanner-Modellen durch Ensatz enes IPC-Boards verbessert werden (sehe auch Kompatbltätslste Scanner). Deses IPC-Board wrd drekt n den Scanner engebaut und setzt am nternen Graustufenbld des Scanners an. Deshalb kann ene Bldoptmerung m Scanner erfolgen, de nach Umrechnung n das dem Programm übergebene Schwarz-Weß-Bld ncht mehr möglch wäre. Auch ohne IPC-Board kann durch Ändern der Scanner-Enstellungen ene Verbesserung der Scan-Qualtät errecht werden. Durch Änderung der Enstellungen für Hellgket und Kontrast, sowe der Auflösung können Verbesserungen erzelt werden.! Aus Erfahrung sollte für ene Erkennung mt ener Mndestauflösung von 300 dp gescannt werden. Ene zu hohe Auflösung kann sch ebenfalls ungünstg auf de Erkennung von Text auswrken, da de OCR sehr große Schrften u.u. ncht erkennen kann. Laden der korrekten Dokumentendefnton Beachten Se btte auch, dass bem Durchführen der Erkennung mt OCR/ Barcode de korrekte Dokumentendefnton geladen st. Werden bespelswese de Dokumente m Dokumentenkorb ncht n der be den Format-Regeln defnerten Dokumentenstruktur automatsch zusammengestellt, so st.d.r. ene andere Dokumentendefnton aktv. Ene Kontrolle der gerade aktven Dokumentendefnton st durch Auswahl des Menüpunktes Rbbon DESIGN > Gruppe TABELLEN > Befehl BEARBEITEN möglch. De aktve Dokumentendefnton wrd damt zur Bearbetung geladen. De Aktverung ener bestmmten Dokumentendefnton erfolgt über Rbbon DESIGN > Gruppen TABELLEN > Befehl LADEN. Nach Auswahl der korrekten Dokumentendefnton und Schleßen des Fensters "Defnton bearbeten st de zuletzt geladene Defnton aktv, bs ene andere geladen wrd. Auswertung von über BlackIce gedruckten Dokumenten Mt BlackIce gedruckte Dokumente landen m Engang als strukturertes Dokument. Be solchen Dokumenten kann man kene Barcode-Erkennung durchführen. Deses Verhalten können Se durch folgenden Entrag n der entsprechenden INI-Date beheben: [Setup] UnDocSnglePages=TRUE Wenn dese Opton engeschaltet st, werden enzelne Seten m Engang abgelegt. Automatsche Zusammenstellung Wenn n der Systemenstellung "automatsches Zusammenstellen" aktvert st und Stapel mt Barcodenformatonen m Letbeleg zur Indexerung an Fremde Körbe übergeben werden, darf n der Formatregel kene obere Grenze angegeben sen. 15

18 16 Enscannen mehrerer Stapel mt Trennseten Wenn mehrere Stapel nachenander übernommen werden sollen, de über ene Formatregel als jewels egene Struktur m Dokumentenkorb abgelegt werden sollen, empfehlt es sch, jeden Stapel mt ener Trennsete anzufangen.