Microsoft Access 2010 Berechnungen in Abfragen. Leibniz Universität IT Services Anja Aue

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1 Microsoft Access 2010 Berechnungen in Abfragen Leibniz Universität IT Services Anja Aue

2 Auswahlabfragen... sortieren Informationen aus ein oder mehreren Tabellen. filtern Informationen in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien. stellen Informationen neu zusammen. berechnen Daten aus vorhandenen Informationen. Datenbanken - Einführung Seite 2

3 haben als Quelle... ein oder mehrere Tabellen. in der Datenbank vorhandene Abfragen. eine Kombination von Tabellen und Abfragen. Datenbanken - Einführung Seite 3

4 Neue Abfrage erstellen Die Registerkarte Erstellen ist aktiv. Mausklick auf Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragen. Die Entwurfsansicht einer Abfrage wird geöffnet. In dieser Ansicht wird die Struktur der Abfrage festgelegt. Datenbanken - Einführung Seite 4

5 Entwurfsansicht einer neu erstellten Abfrage Datenbanken - Einführung Seite 5

6 Dialog Tabelle anzeigen... wird automatisch nach dem Erstellen einer neuen Anfrage geöffnet. kann mit Hilfe von Tabelle anzeigen in der Gruppe Abfragesetup der Registerkarte Abfragetools - Entwurf geöffnet werden. wird mit Hilfe des Kreuzes am oberen rechten Rand oder der Schaltfläche Schließen geschlossen. Datenbanken - Einführung Seite 6

7 Registerkarten des Dialogs Tabelle anzeigen In Abhängigkeit der Beschriftung der Registerkarten werden Tabellen, Abfragen oder beides angezeigt. Im unteren Bereich werden die, in der Datenbank vorhandenen Tabellen und / oder Abfragen angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 7

8 Datenquelle auswählen Im Dialog Tabelle anzeigen wird entsprechend der gewünschten Datenquelle eine Registerkarte ausgewählt. Aus der Liste werden die gewünschten Tabellen und / oder Abfragen markiert. Mit Hilfe eines Klicks auf die Schaltfläche Hinzufügen werden die markierten Listenelemente im oberen Bereich der Entwurfsansicht als Feldliste dargestellt. Der Dialog bleibt geöffnet. Datenbanken - Einführung Seite 8

9 Datenquellen in der Entwurfsansicht Im oberen Bereich werden die Datenquellen angezeigt. Im unteren Bereich werden die, für die Abfrage gewählten Felder angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 9

10 Feldliste... wird im oberen Bereich der Entwurfsansicht der Abfrage angezeigt. wird durch einen Rahmen begrenzt, mit der diese vergrößert und / oder verkleinert werden kann. hat eine Titelleiste. In der Titelleiste wird der Name der Datenquelle angezeigt. listet alle Feldnamen (Spalten) der Datenquelle auf. Datenbanken - Einführung Seite 10

11 Hinzufügung von Feldern In der Feldliste werden die benötigten Felder markiert. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste werden die markierten Felder in die Zeile Feld in den unteren Bereich gezogen. Sobald die Maustaste losgelassen wird, werden die Feldnamen im unteren Bereich eingefügt. Datenbanken - Einführung Seite 11

12 Abfrage speichern <STRG>+<S>. Datei Objekt speichern unter. In dem Dialog Speichern unter wird in dem ersten Textfeld der Name der Abfrage eingegeben. Jede Bezeichnung in Access ist eindeutig. Der Name sollte das Ergebnis der Abfrage widerspiegeln. Datenbanken - Einführung Seite 12

13 Berechnungen... werden in der Zeile Feld im unteren Bereich der Entwurfsansicht der Abfrage geschrieben. werden durch Ausdrücke gebildet. erstellen aus gespeicherten Daten neue temporäre Informationen. Datenbanken - Einführung Seite 13

14 Ausdrücke zur Berechnung... bestehen aus Operanden. Als Operanden können Feldnamen aus der Datenquelle oder konstante Werte genutzt werden. haben Operatoren, die die Operanden verbinden. können integrierte Funktionen nutzen. werden häufig geklammert, um die Lesbarkeit zu erhöhen. liefern ein Ergebnis, welches temporär in der Datenblattansicht der Abfrage angezeigt wird. Datenbanken - Einführung Seite 14

15 Beispiel In diesem Beispiel werden die Felder preis und Menge multipliziert. Die Feldnamen werden als Operanden genutzt. Das Sternchen für die Multiplikation wird als Operator verwendet. Das neu berechnete Feld hat einen Standardnamen. Der Standardname setzt sich aus den Text Ausdr und einer fortlaufenden Nummer zusammen. Datenbanken - Einführung Seite 15

16 Berechnete Felder erstellen Mausklick in die Zeile Feld. Eingabe des Ausdruck [preis]*[menge]. Die Zeile wird mit Hilfe der <RETURN>-Taste verlassen. In der Zeile Feld wird Ausdr1: [nettopreis]*[anzahl] angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 16

17 Feldnamen als Operanden Der Feldname muss in einer der Feldlisten im oberen Bereich der Entwurfsansicht der Abfrage vorkommen. Die eckigen Klammern kennzeichnen den Anfang und das Ende eines Feldnamens. Falls ein Feldname doppelt vorkommt,muss der Tabellenname in eckigen Klammern angegebenen werden.beispiel: [Tabelle2].[Feld1]. Der Tabellenname wird mit den Feldnamen durch ein Punkt verbunden. Datenbanken - Einführung Seite 17

18 Konstanten als Operanden Ganzzahlen wie 5. Dezimalzahlen wie 0,01. Als Dezimaltrennzeichen wird ein Komma genutzt. Datumswerte wie #Monat/Tag/Jahr#. Datumswerte werden durch das Hash-Zeichen begrenzt. Texte wie "Preis: ". Texte werden mit Hilfe der Anführungszeichen begrenzt. Datenbanken - Einführung Seite 18

19 Hinweise zu Datumswerten Gültige Datumswerte liegen zwischen dem und dem Der Wert 0 entspricht dem Datum Das Datum entspricht einem Wert von Negative Ganzzahlen beziehen sich auf ein Datum vor dem Datenbanken - Einführung Seite 19

20 Hinweise zu Zeitangaben Ein Tag entspricht dem Wert 1. Die Nachkommastellen des Tages bilden die Uhrzeit ab. 1 Stunde 1/ 24 = Mitternacht 0 Mittag 12 * 1/24 = 0.5 Datenbanken - Einführung Seite 20

21 Arithmetische Operatoren Berechnung Operator Addition + Subtraktion - Multiplikation * Division / Ganzzahlige Division Modula-Rechnung Potenz-Rechnung \ Mod ^ Es gilt die Punkt vor Strich-Rechnung. Datenbanken - Einführung Seite 21

22 für Zahlenwerte Berechnung Operator Beispiel Ergebnis Addition Subtraktion Multiplikation * 5 * 2 10 Division / 5 / 2 2,5 Ganzzahlige Division \ 5 \ 2 2 Modula-Rechnung Mod 5 Mod 2 1 Potenz-Rechnung ^ 5 ^ 2 25 Datenbanken - Einführung Seite 22

23 für Datums- und Zeitwerte Berechnung Operator Beispiel Ergebnis Addition + # # Subtraktion - # # Multiplikation * # # * Division / # # / ,5 Ganzzahlige Division \ # # \ Modula-Rechnung Mod # # Mod 2 Potenz-Rechnung ^ # # ^ Datenbanken - Einführung Seite 23

24 Ergebnis der Berechnung Der Datentyp des Ergebnisses ist abhängig vom Datentyp der Operanden oder des Rückgabewertes der genutzten Funktion. Falls einer der Operanden undefiniert ist, ist das Ergebnis der Berechnung undefiniert. Datenbanken - Einführung Seite 24

25 Namen für berechnete Felder... werden vom Ausdruck immer mit einem Doppelpunkt getrennt. werden standardmäßig aus dem Text Ausdr plus eine fortlaufende Nummer erstellt. können vom Entwickler frei vergeben werden. Datenbanken - Einführung Seite 25

26 Hinweise zu benutzerdefinierten Namen Bezeichner können aus bis zu 30 Zeichen bestehen. Bezeichner sollten nur aus Buchstaben, Ziffern und dem Unterstrich bestehen. Der Name sollte keine Leerzeichen oder Umlaute enthalten. Jedes Wort in einem Namen beginnt mit einem Großbuchstaben. Der Name sollte das Ergebnis der Berechnung widerspiegeln. Datenbanken - Einführung Seite 26

27 Texte verknüpfen Das kaufmännische Und verknüpft Datenfelder mit Texten oder konstanten Textwerten. In diesem Beispiel wird das Leerzeichen mit dem Feld Anrede und Nachname verknüpft. Datenbanken - Einführung Seite 27

28 Hinweise Verbinden von Text mit Hilfe des kaufmännischen Und: [Text] & [Zahl] gibt als Ergebnis [TextZahl]. Undefinierte Felder werden als leere Zeichenfolge interpretiert. Verbinden von Text mit Hilfe des Pluszeichen: [Text] + [Zahl] ist eine Addition von Text und Zahl. Die Addition ist nicht möglich und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Undefinierte Felder in der Verknüpfung erzeugen ein undefiniertes Ergebnis. Datenbanken - Einführung Seite 28

29 Funktionen... sind vordefinierte Berechnungen. Der Nutzer weiß nicht, wie die Berechnung definiert ist. Die Funktion ist eine Blackbox für den Nutzer. können Argumente übergeben werden. Für die Berechnung werden diese Argumente benötigt. Der Nutzer weiß nicht, wie sie verwendet werden. Der Nutzer kennt nur den Wert und den Typ. können einen berechneten Wert an den Nutzer zurückgeben, müssen aber nicht. 123 Funktion 146 Eingabeparameter Rückgabeparameter Datenbanken - Einführung Seite 29

30 in Access Mathematische Funktionen für Rundungen, Winkelberechnungen, etc. Finanz-mathematische Funktionen wie zum Beispiel Abschreibungsberechnungen. Funktionen zur Bearbeitung von Texten. Datums- und Zeitfunktionen. Funktionen, um logische Sachverhalte zu prüfen. Datenbanken - Einführung Seite 30

31 Listen der implementieren Funktionen im Internet category-b8b136c d39-94a2-658ce330ed83?ui=en- US&rs=en-GB&ad=GB Datenbanken - Einführung Seite 31

32 Aufbau von Funktionen Syntax: Funktionsname(Argument1; Argument2;...). Links("DK-1234";2) Jede Funktion kann mit Hilfe des Namens eindeutig identifiziert werden. Dem Funktionsnamen folgen runde Klammern. In diesen Klammern werden Argumente aufgelistet oder nicht. Die Argumente werden in der Funktion verarbeitet. Datenbanken - Einführung Seite 32

33 Funktionsname... beschreibt die Art der durchzuführenden Berechnung. ist eindeutig. ruft eine bestimmte Berechnungsformel auf. In der Entwurfsansicht der Abfrage wird der deutschsprachige Name einer Funktion genutzt. Häufig ist aber die Funktion nur unter ihren englischsprachigen Namen in der Hilfe zu finden. Datenbanken - Einführung Seite 33

34 Argumentliste... wird durch die runden Klammern begrenzt. ist leer, wenn der Funktion keine Werte übergeben werden. kann aus einer beliebigen Anzahl von Argumenten bestehen. Datenbanken - Einführung Seite 34

35 Argumente... werden durch die Definition der Funktion vorgegeben. können von einem beliebigen Datentyp sein. können optional sein. Datenbanken - Einführung Seite 35

36 Beispiel In diesem Beispiel wird der Funktion Jahr ein Datumswert übergeben. Die Funktion Jahr filtert die Jahresangabe aus dem Jahr. Datenbanken - Einführung Seite 36

37 Mit dem Ausdrucksgenerator arbeiten Die Abfrage ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Der Mauszeiger befindet sich in der Zeile Feld. Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das passende Kontextmenü geöffnet. Mit Hilfe des Befehls Aufbauen im Kontextmenü wird der Ausdrucksgenerator geöffnet. In dem Ausdrucksgenerator können Ausdrücke zur Berechnung etc. erstellt werden. Datenbanken - Einführung Seite 37

38 Ausdrucksgenerator Datenbanken - Einführung Seite 38

39 Aufbau In dem Textfeld links von den Schaltflächen wird der Ausdruck angezeigt. Die Schaltfläche OK schließt den Abfragegenerator und übernimmt den Ausdruck in die Abfrage. In der Liste Ausdruckselemente werden die verschiedenen Oberbegriffe für Elemente in einem Ausdruck angezeigt. In Abhängigkeit des gewählten Oberbegriffs werden in der Liste Ausdruckskategorien die passenden Kategorien angezeigt. Durch Wahl einer Kategorie werden in der rechten Liste die dazugehörigen Werte / Funktionen angezeigt. Diese Elemente können in einem Ausdruck als Operanden oder Operatoren genutzt werden. Datenbanken - Einführung Seite 39

40 Auswahl der Funktion Jahr In der Liste Ausdruckselemente wird mit einem Mausklick auf das Pluszeichen der Ordner Funktionen geöffnet. Der Unterordner Integrierte Funktionen wird geöffnet. In der Liste Ausdruckskategorien werden anschließend die Kategorien in Abhängigkeit der Verwendung der Funktion angezeigt. Es wird die Kategorie Datum/Uhrzeit ausgewählt. In der Liste Ausdruckswerte werden alle Funktionen zu der Kategorie Datum/Uhrzeit angezeigt. Mit einem Doppelklick wird die Funktion Jahr() in das Textfeld übernommen. Datenbanken - Einführung Seite 40

41 Anzeige der Funktion im Ausdrucksgenerator Datenbanken - Einführung Seite 41

42 Hilfe zu der Funktion Am unteren Rand des Ausdrucksgenerators wird ein kurzer Hilfetext und der Aufbau der Funktion angezeigt. Die Definition der Funktion ist ein Hyperlink. Durch einen Klick auf die Definition wird die passende Hilfeseite aufgerufen. In den Hilfeseiten wird immer der englischsprachige Name der Funktion angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 42

43 Funktion im Textfeld des Generators Der Name der Funktion wird angezeigt. Dem Namen folgen die runden Klammern als Begrenzung der Argumentliste. In der Argumentliste werden die verschiedenen Argumente als Platzhalter in spitzen Klammern dargestellt. Die Platzhalter müssen durch einen passenden Feldnamen oder Wert ersetzt werden. Datenbanken - Einführung Seite 43

44 Datums- und Zeitfunktionen Funktion Argumente Aufgabe deutsch englisch Datum() Date() Aktuelles Systemdatum. Zeit() Time() Aktuelle Systemzeit Jetzt() Now() Datum() + Time() Tag() Day() «Datum» Tag des Arguments Monat() Month() «Datum» Monat des Arguments Jahr() Year() «Datum» Jahr des Arguments Stunde() Hour() «Zeit» Stunde des Arguments Minute() Minute() «Zeit» Minute des Arguments Datenbanken - Einführung Seite 44

45 Datums- und Zeitfunktionen Funktion Argumente Aufgabe deutsch englisch DatDiff() DateDiff() «Intervall»; «Datum1»; «Datum2» Datum2 - Datum1 DatAdd() DateAdd() «Intervall»; «Zahl»; «Datum» Datum + Zahl Datenbanken - Einführung Seite 45

46 Konvertierung mit Hilfe von ZDate() ZDate(" ") wandelt das Text-Datum in einen Wert vom Datentyp Datum / Zeit um. ZDate("16:35") wandelt die Text-Zeit in einen Wert vom Datentyp Datum / Zeit um. Die Sekunden werden automatisch ergänzt. ZDate("16:35")+ZDate("8:35") liefert das Ergebnis :10:00. Ein Datumswert wird automatisch ergänzt. ZDate(" ")+ZDate("8:35") zeigt als Ergebnis :35:00 an. Der Datumswert wird mit der Uhrzeit verbunden. Datenbanken - Einführung Seite 46

47 Textfunktionen Funktion Argumente Aufgabe deutsch englisch Länge() Len() «Text» Anzahl Zeichen Links() Left() «Text»; «Anzahl» Anzahl Zeichen links Rechts() Right() «Text»; «Anzahl» Anzahl Zeichen rechts Teil() Mid() «Text»; «Position»; «Anzahl» Anzahl Zeichen ab Position LGlätten() LTrim() «Text» Leerzeichen am Anfang entfernen RGlätten() RTrim() «Text» Leerzeichen am Ende entfernen Datenbanken - Einführung Seite 47

48 Suche in einem Text InStr(1; "Apfel, Birne, Banane"; ",") Der erste Parameter gibt an, ab welcher Position der Text durchsucht werden soll. Der zweite Parameter gibt den Text an, der durchsucht wird. Der dritte Parameter gibt den zu suchenden Text an. In diesem Beispiel wird ab der ersten Position ein Komma im Text gesucht. Als Ergebnis wird die Position 6 zurückgeliefert. Datenbanken - Einführung Seite 48

49 Text formatieren Format$([NettoGesamt], "# Euro") Der erste Parameter gibt den zu formatierenden Text an. In diesem Beispiel wird ein Feldname genutzt. Als zweiter Parameter wird ein Formatierungsstring übergeben. Dieser Formatierungsstring kann vordefiniert sein, muss aber nicht. Die Funktion gibt den formatierten String zurück. Formatierungsmöglichkeiten siehe 6f29d87b d-81d3-63b9cd Datenbanken - Einführung Seite 49

50 Undefiniertes Felder vom Datentyp Text NZ([infonet];"keine Angabe") Die Funktion überprüft, ob ein Feld einen undefinierten Inhalt hat oder nicht. Der erste Parameter gibt das zu überprüfende Feld an. Der zweite Parameter ersetzt den Inhalt eines undefinierten Feldes. In diesem Beispiel wird statt einem undefinierten, leeren Feldes der Inhalt keine Angabe angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 50

51 Wenn dann Wenn([GeliefertUhrzeit]>=0;DatDiff("n";[BestellUhrzeit]; [GeliefertUhrzeit]);"Keine Lieferung erfolgt") Wenn die Bedingung zutrifft, berechne die Differenz zwischen dem Zeitpunkt der Bestellung und Lieferung. Andernfalls gibt den Text Keine Lieferung erfolgt aus. In der Bedingung wird der Wert eines Datenfeldes mit einem konstanten Wert verglichen. Ein Vergleich mit einem anderen Datenfeld ist nicht möglich. Datenbanken - Einführung Seite 51

52 Aggregatfunktionen... gruppieren Datenfelder in einer Abfrage. fassen Daten spaltenweise zusammen. berechnen Daten über x Datensätze in Abhängigkeit von Kriterien. zählen Datensätze. Datenbanken - Einführung Seite 52

53 Beispiel-Aufgaben Wie viele Kunden wohnen in Belgien? Wie hoch ist der Bestellwert einer Bestellung? Wie viele Produkte wurden im Monat Januar abgesetzt? Wie oft wurde Produkt x im ersten Quartal des Jahres verkauft? Datenbanken - Einführung Seite 53

54 Standard-Aggregatfunktionen Aggregatfunktion in SQL Erläuterung Summe([Feld]) Sum([Feld]) Summe einer Spalte. Mittelwert([Feld]) Avg([Feld]) Durchschnitt einer Spalte. Min([Feld]) Min([Feld]) Kleinster Wert einer Spalte. Max([Feld]) Max([Feld]) Größter Wert einer Spalte. Anzahl([Feld]) Count([Feld]) Anzahl der Datensätze. Leere Datenfelder werden nicht berücksichtigt. Anzahl(*) Count(*) Alle Datensätze zählen. Undefinierte Datenfelder werden nicht berücksichtigt. Datenbanken - Einführung Seite 54

55 Access-Aggregatfunktionen Aggregatfunktion StAbw([Datenfeld]) Varianz([Datenfeld]) ErsterWert([Datenfeld]) LetzterWert([Datenfeld]) Erläuterung Geschätzte Werte für die Standardabweichung bei mindestens zwei Datensätzen. Geschätzte Werte für die Varianz bei mindestens zwei Datensätzen. Erster Eintrag des Datenfeldes. Letzter Eintrag des Datenfeldes. Datenbanken - Einführung Seite 55

56 Gruppierung und Filterung Funktion Gruppierung([Datenfeld]) Bedingung([Datenfeld]) Ausdruck([Datenfeld]) Erläuterung Gleiche Datensätze werden zusammengefasst. In Abhängigkeit eines Kriteriums werden Daten gefiltert. Das Ergebnis einer Aggregatfunktion wird in einer Berechnung benötigt. Datenbanken - Einführung Seite 56

57 Beispiel In der Entwurfsansicht wird zusätzlich die Zeile Funktion eingeblendet. Diese Zeile bietet für jede Spalte ein Kombinationsfeld mit einer Liste aller Aggregatfunktionen an. Die gewählte Funktion wird im Textfeld des Kombinationsfeld angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 57

58 Zeile Funktion in der Entwurfsansicht einblenden Die Registerkarte Abfragetools Entwurf ist aktiv. Mausklick auf den Befehl Summen in der Gruppe Ein- / Ausblenden. Datenbanken - Einführung Seite 58

59 Aggregatfunktion auswählen Mausklick in der Zeile Funktion in der Spalte, deren Werte gruppiert werden sollen. Mit Hilfe des Pfeils nach unten wird die Liste des dazugehörigen Kombinationsfeldes geöffnet. Mit einem Mausklick wird die passende Aggregatfunktion aus der Liste ausgewählt. Datenbanken - Einführung Seite 59

60 Mehrere Felder nutzen Datenbanken - Einführung Seite 60

61 Hinweis Wenn ein Feld mit Hilfe einer Aggregatfunktion gruppiert wird, müssen alle anderen Felder auch gruppiert werden. Beispiel: In einer Abfrage wird die Bestellnummer, der Kunde und die jeweiligen Bestellposten angezeigt. Die Bestellposten werden mit Hilfe der Funktion Summe() addiert. Der Kunde sowie die Bestellnummer werden mit Hilfe der Funktion Gruppierung() zusammengefasst. Die Felder werden links beginnend gruppiert. Namen von berechneten Feldern müssen durch die Berechnung ersetzt werden. Datenbanken - Einführung Seite 61

62 Max Anzahl Datensätze Die Abfrage ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Klick mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund im oberen Bereich. Klick auf den Befehl Eigenschaften im dazugehörigen Kontextmenü. Es wird ein Dialog zur Anpassung der Eigenschaften der Abfrage geöffnet. Die Registerkarte Allgemein ist aktiv. In der Zeile Spitzenwerte wird eine Ganzzahl eingegeben, die die Anzahl der angezeigten Datensätze festlegt. je nach Sortierung werden die höchsten oder die niedrigsten Werte angezeigt. Datenbanken - Einführung Seite 62

63 Kreuztabelle... basiert immer auf eine Tabelle oder Abfrage. besteht aus mindestens drei Feldern. berechnet und stellen große Datenmengen dar. wertet große Datenmengen aus. Die Daten werden in Abhängigkeit der Zeilen- und Spaltenüberschrift gruppiert. Datenbanken - Einführung Seite 63

64 erstellen Die Registerkarte Erstellen ist aktiv. Klicken Sie auf den Befehl Abfrage-Assistenten in der Gruppe Abfragen. Wählen Sie den Kreuztabellenabfrage-Assistent aus. Schließen Sie das Fenster mit OK. Datenbanken - Einführung Seite 64