Prozessoptimierung unddokumenten- managementinder Immobilienverwaltung

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Julius Diefenbach
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Prozessoptimierungund Dokumentenmanagement inderimmobilienverwaltung DerAutor

zumzertifiziertenprozessberater.basierendauf umfangreichererfahrungerweiterteerseinetätigkeitimjahr2002durchdasgeschäftsfeldunternehmensberatung.

Organisations-undKostenstrukturen.Paralleldazubeendeteer2010seinStudiumdesProzessmanagementsanderHfWUNürtingenmitdemGrad einesmasterofscience.

1 Prozessoptimierungund Dokumentenmanagement inderimmobilienverwaltung DerAutor AlexanderHaas,istseitüber15JahrenalsselbstständigerImmobilienverwalterimStuttgarterRaumtätig, seit2007alsgeschäftsführendergesellschafter der Haas Immobilienverwaltung GmbH in Nürtingen. Er kennt die Branche von Grundauf:Kaufmannsausbildung,BWL-Studium mitdervertiefungsrichtungimmobilienwirtschaft undcontrollinganderfhnürtingen,ausbildung zumzertifiziertenprozessberater.basierendauf umfangreichererfahrungerweiterteerseinetätigkeitimjahr2002durchdasgeschäftsfeldunternehmensberatung.hiersiehterseineaufgabe hauptsächlichinderberatungundbetreuungvon UnternehmenderImmobilienwirtschafthinsichtlichOptimierungvonGeschäftsprozessensowie Organisations-undKostenstrukturen.Paralleldazubeendeteer2010seinStudiumdesProzessmanagementsanderHfWUNürtingenmitdemGrad einesmasterofscience.darüberhinausisterals DozentanderAWIAkademiederWohnungs-und ImmobilienwirtschaftBaden-Württembergund beiderjurisprudentiainnürnbergtätig. Seit2000isterPrüferbeiderIHKRegionStuttgart fürdenimmobilienfachwirt. ProzessoptimierungundDokumentenmanagementinderImmobilienverwaltung AlexanderHaas Prozessoptimierung unddokumenten- managementinder Immobilienverwaltung ISBN

2 Inhaltsverzeichnis Seite Abkürzungsverzeichnis... 8 Vorwort Einleitung GrundlegendeszumDokumentenmanagement undderprozessoptimierung BegriffezumDokumentenmanagement Dokument DokumentenmanagementundNutzeffekte BegriffeundGrundlagenzurProzessoptimierung Prozess,Prozessmanagement undprozessoptimierung BeschreibenvonProzessenmitgrafischen Modellierungssprachen Immobilienverwaltungheute einebestandsaufnahme Immobilienverwaltung Abgrenzung undbegrifflichkeit StrukturenderImmobilienverwaltungen indeutschland SpezifischeProblemeinder Immobilienverwaltung WieverwaltendieVerwalter eineonline-befragung DokumentenmanagementbeimImmobilienverwalter AufbewahrungundArchivierung StatusQuoderAufbewahrungunddieKonsequenzen TechnischeEntwicklungenundAuswirkungen aufdieimmobilienverwalter GrundsätzlicheszurEinführung vondokumentenmanagement-systemen Ist-Analyse Soll-Konzeption Systemauswahl PilotphaseundSystem-Einführung UmgangmitDokumenten-Altbeständen

3 3.5 OptimierteAblage MerkmaleundKlassifikationen ÜbereinstimmungderEDV-Ablage mitderordnerablage ProzessorientierteAblage PapierlosesBüro-AnspruchundWirklichkeit ManagementkonzepteimBranchenkontext KaizenundKVP(KontinuierlicherVerbesserungsprozess) PokaYoke ChangeManagement BusinessProcessReengineering(BPR) Geschäftsprozessmanagement Prozessführung Prozessorganisation Prozesscontrolling WorkflowManagement Wissensmanagement ContentManagement CustomerRelationshipManagement(CRM) SixSigma ProzessorientiertesQualitätsmanagement Fehlermöglichkeits-undeinflussanalyse(FMEA) Fishbone-Analyse Zertifizierung Outsourcing Insourcing ElectronicBusiness(E-Business) Management BusinesstoBusiness(B2B):Geschäftsprozesse mitgeschäftspartnern Wärmedienstleister Energie-undWasserlieferanten Rechtsanwälte BusinesstoCustomer(B2C): GeschäftsprozessemitEndkunden

4 5.4 BusinesstoEmployee(B2E): GeschäftsprozessemitMitarbeitern ProzessoptimierungimTagesgeschäft Eigentümerversammlung EinladungundJahresabrechnungonline SubtraktionsprinzipalseffizienteZählmethode Protokollerstellungund-versand Beschluss-Sammlung ProzessdarstellungundChecklistenzurJahresabrechnung TeilungserklärunginkomprimierterForm ModifizierteTeilungserklärungalsOptimierungsmethode EffizienterUmgangmitderHausordnung VersicherungsmakleralsEffizienzunterstützer Praxisbeispiel:Prozessoptimierungbeider ARGEProzessmanagementStuttgarter Wohnungsgenossenschaften Branchensoftware,HomepageundIT-Tools Branchensoftware IT-ToolsüberdieBranchensoftwarehinaus Datensicherung InteraktionmitdemKundenüberdieHomepage OptimierungvonProzessendurchdenProzessberater VorbereitendeMaßnahmenundMethodik Ist-Aufnahme ÜberlegungenundNeugestaltung ZehnFragendesBeraters BeachtungvonorganisatorischenGrundprinzipien SchlussbetrachtungundAusblick Abbildungsverzeichnis Literaturverzeichnis

5 Vorwort ProzessoptimierungundDokumentenmanagement Zugegeben,dies isteinungewöhnlicherbuchtitelfürunserebranche. WiralsImmobilienverwalterkennenhauptsächlichjuristischeAbhandlungen,welcheauchdringendnotwendigsind.DasVerwaltenwirddurch Gesetzgebung und Rechtsprechung zweifelsfrei immer komplexer, ein Nichtprofi ohne einschlägige Rechtskenntnisse kann sich kaum mehr daranwagen.letzteresistauchgutso,einedadurchzunehmendeprofessionalisierungderbrancheisteinvorteilfürdieeigentümerundauchfür dasimagederkompetentenundseriösenimmobilienverwalter. WasbisherinderLiteraturfehlte,isteinBuchüberdiespeziellenGeschäftsprozessedesVerwalterbüros.DietatsächlichenUmsetzungenderVerwalteraufgaben,diebetrieblichenAbläufe,kamenbishervielzukurz.Essoll mitdieserarbeitneulandbetretenwerdenundeinbeitragzumabbau diesesmankosgeleistetwerden. SchwerpunktesinddabeiderUmgangmitDokumenten,denfürunspassenden,praxisnahenManagementkonzeptenundvielenDenkanstößen fürdastagesgeschäft.dasbuchsolleinenbeitragdazuleisten,dassdie QualitätderImmobilienverwaltungnochbesserwird.Außerdemsolldie zaghaftbeginnendeprozessoptimierungeinenanschuberhalten. Wenn durch effiziente betriebliche Abläufe die Rentabilität zunimmt, solltenichtmehrpauschalgesagtwerdenkönnen,dassdieimmobilienverwaltungimvergleichzuanderengeschäftsbereichenderwohnungswirtschaftunterertragsgesichtspunkteneinstiefkindist. Nach 15-jähriger Tätigkeit als Verwalter und mehr als zehn Jahren als Dozent,IHK-PrüferundUnternehmensberaterfürImmobilienverwaltungenkonnteicheinBewusstseinfürdiebestehendenProblemegewinnen. Dennoch können viele meiner Anregungen sehr kontrovers betrachtet werden, manches mag provokativ klingen. Ich freue mich auf Ihre E- Mails, falls Sie Fragen, konstruktive Kritik oder Anregungen bezüglich weitererbuchauflagenfürmichhaben: An der Erstellung dieses Buches hat mit großem Engagement Annette Görlachmitgearbeitet,wofürichmichherzlichbedankendarf.EinDank gehtauchandiekollegenausderimmobilienverwaltungundunternehmensberatungfürdiezahlreichenkonstruktivenanregungen. Nürtingen,imApril2010 AlexanderHaas 11

6 1. Einleitung DierichtigenDingetun. Darunter wird Effektivität verstanden. Um diese Zielsetzung ging es in meinembuch Objektmanagement. 1 DieDingerichtigtun. DaswiederumgiltalsEffizienz.UnterdiesemBlickwinkel,alsoderUmsetzungderVerwalteraufgaben,istdiesesBuchzubetrachten: EffizienzgedankenwerdenfürdieGeschäftsführerimmerwichtiger.Themen wie Prozessoptimierung im Hinblick auf die Kundenzufriedenheit werdenimmerstärkerdominieren.interessantsindvergleichemitdeutlichhöherentwickeltenbranchen,wiederfinanzdienstleistungoderder IT. Noch weiter voraus in Bezug auf den Management-Reifegrad sind vor allem aber scheinbar weit entfernte Vorgänge in der Produktionswirtschaft. Dagegen stehen die Immobilienunternehmen zum allergrößten TeilerstamAnfang,wasdieOptimierungvonProzessenbezüglichKosten,QualitätundZeitanbelangt. Was der Immobilienverwalter für sein operatives und strategisches Geschäft aus fortschrittlicheren Branchen teilweise übernehmen kann, soll hier gezeigt werden, im Sinne von: Best practice- von den Besten lernen. EsistZeitdafür:NachderWellederLeanProductionistdasLeanOfficeder nächsteansatzzureffizienzsteigerungindeutschland.beieinemdurch dasfraunhoferinstitutfestgestelltenverschwendungsanteilimbürovon rund einem Drittel der Arbeitszeit 2 zwingt der Wettbewerbsdruck dazu auchunsalsverwalter. Aufgrund des niedrigen Reifegrades der Organisation von ImmobilienverwaltungenimVergleichzuanderenUnternehmendürftensogarweit mehr als 30% Optimierungspotenzial vorhanden sein. Dies zu nutzen, sollteschonalleinausgründenderbetrieblichenexistenzsicherung,aber auchausdersichdarausergebendenrentabilitätssteigerungeineselbstverständlichkeitsein.denverschwendungsanteildrastischzusenkensoll aucheinzieldiesesbuchessein. 1 Vgl.[Haas2007] 2 Vgl.[Wittenstein2006],S.2. 13

7 ZurProzessoptimierunggehörtbeimImmobilienverwalterderangemesseneUmgangmitDokumenten.DasDokumentenmanagement,inwelcherKomplexitätauchimmer,istdafüreinunverzichtbaresHandlungsinstrument.DaherwirdvorabaufdenBegriffdesDokumentsbzw.das Dokumentenmanagementeingegangen,ebensowirddasProzessmanagementerläutert. AufdieserGrundlagewirdaufdieStrukturenderImmobilienverwaltung indeutschlandeingegangen.dieergebnisseeinerrepräsentativenonline-befragungtragenmitdazubei. Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz, ebenso eine optimierte Ablage, die praktischeanwendungvonmanagementkonzeptenverschiedensterart jedochallemitbezugzumverwalterbüro.daselectronicbusinessmit all seinen Ausprägungen für den Verwalter wird dargestellt, bevor im Kapitel ProzessoptimierungimTagesgeschäft vieleteilsschnellumsetzbaretippsgegebenwerden. NatürlichwerdenauchdieThemenBranchensoftware,sinnvolleIT-Tools und Homepage unter dem Blickwinkel der Effizienzsteigerung betrachtet. WiederProzessberaterbeiderOptimierungeinesVerwalterbürosvorgeht, istgegenstanddesabschließendenkapitels. VielePraxisbeispielebeziehensichaufdieWEG-Verwaltung.Diemeisten SachverhaltesindbeiderMietverwaltungdieselben.DerbesserenLesbarkeitwegenwirdimFolgendenalsKundedesVerwaltersnurderEigentümergenannt. 14

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