Software-Plattform Handbuch für Erzeugerbündler und Probenehmer

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1 Handbuch für Erzeugerbündler und Probenehmer Version: rev01

2 Inhaltsverzeichnis Vereinfachte Darstellung des Ablaufs zur Anlage und Eingabe der PBD Einleitung Anmeldung Erste Schritte Anlegen des eigenen Profils Anlegen des Probenehmers Favorisierte Labore/ PNI s Beauftragung der Beprobung Beprobungsaufforderung Freiwillige Probe Freiproben csv-up- und Download Funktionen des Probennehmers Eingabe der Probebegleitdaten Selbstständiges Anlegen von Probebegleitdaten durch den Probenehmer Ansicht der Analyseergebnisse Freigabe der Analyseergebnisse für Abnehmer Einzelfreigabe von Analyseberichten Sammelfreigabe von Analyseergebnissen Ermächtigung der Probenehmer oder Labore zum Anlegen von Probebegleitdaten Legende Erklärung der einzelnen Menüpunkte Erklärung der einzelnen Funktionsbuttons Seite 2 von 37

3 Vereinfachte Darstellung des Ablaufs zur Anlage und Eingabe der PBD Beispielhafter Ablauf für den Bündler Beispielhafter Ablauf für den. Probenehmer Kapitel 3 Seite 6 Schritt 1 Menü: Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln Schritt 1 Menü: Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln Kapitel 6 Seite 21 Kapitel 4.1 Seite 7 Schritt 2 Funktionalität: Probenehmer Schritt 2 Funktionalität: Probebegleitdaten Kapitel 6 Seite 21 Kapitel 4.1 Seite 8 Schritt 3 Über den Button Neu einen neuen Probenehmer anlegen Schritt 3 Über controls einen Datensatz Probebegleitdaten aufrufen Kapitel 6.1 Seite 22 Kapitel 4.1 Seite 8 Schritt 4 Zuordnung Anwender zu Standort (optional) Schritt 4 Mögliche Felder der Maske ausfüllen Kapitel 6.1 Seite 23 Kapitel 4.2 Seite 9 Schritt 5 Funktionalität: favorisierte Labore Schritt 5 Der Button An Labor übertragen beauftragt das Labor Kapitel 6.1 Seite 24 Kapitel 4.2 Seite 10 Schritt 6 Über den Button Neu ein Labor anlegen Kapitel 5 Seite 11 Schritt 7 Funktionalität: Beprobungsaufforderungen Kapitel 5.1 Seite 13 Schritt 8 Auswahl der Aufforderung eines bestimmten Standorts über controls Kapitel 5.1 Seite 13 Schritt 9 Verpflichtende Angaben sind: Probenehmer, Produkt, Probenahme von / bis Kapitel 5.1 Seite 14 Schritt 10 Optional kann das Labor bereits vom Bündler festgelegt werden Kapitel 5.1 Seite 16 Schritt 11 Der Button Daten bestätigen beauftragt den Probenehmer (Mit An Labor übertragen kann direkt das Labor beauftragt werden) Seite 3 von 37

4 1 Einleitung Diese Anleitung soll Ihnen als Bündler helfen, sich schnell mit der Anwendung des Moduls Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln in der vertraut zu machen. Die Teilnahme am QS-Rückstandsmonitoring ist für alle Erzeugerbetriebe verpflichtend. Die Umsetzung des QS-Rückstandsmonitoring erfolgt auf der Stufe Erzeugung über den Bündler. Der Bündler ist verpflichtet, die Beprobung der entsprechenden Betriebe zu organisieren und die Probebegleitdaten in die Anwendung einzugeben. Wie dies erfolgt, wird Ihnen in den folgenden Kapiteln beschrieben. An dem Prozess Rückstandsmonitoring über die nehmen im Wesentlichen drei Parteien teil (siehe Abbildung 1). Auf der einen Seite erhält der Erzeugerbündler für die durch ihn gebündelten Betriebe von der die Beprobungsaufforderung. Der Bündler gibt dann die Probebegleitdaten in die Anwendung ein. Auf der anderen Seite kann anschließend das Labor, das die Probe untersuchen soll, die Probebegleitdaten einsehen und die dazu gehörigen Analyseergebnisse in die Anwendung eingeben. Sobald dies geschehen ist, können Sie die Analyseergebnisse einsehen. QS wertet die eingegebenen Analyseergebnisee aus und nutzt diese u. a. für die regelmäßige Überarbeitung des Kontrollplans. Abb. 1: Prozess Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln QS QS Software- Plattform Erzeuger- Bündler Labore Probebegleitdaten Analyseergebnisse In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Funktionalitäten für das Rückstandsmonitoring in der beschrieben. In Kapitel 9 finden Sie eine Legende, in der die einzelnen, in dieser Anleitung verwendeten, Menüpunkte (Kapitel 9.1) und Funktionsbuttons (Kapitel 9.2) erklärt werden. 2 Anmeldung Die Funktionalitäten des Moduls Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln sind in die eingebettet. Um die Funktionalitäten des Rückstandsmonitorings nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Internet-Adresse Seite 4 von 37

5 aufrufen. Es erscheint die in Abbildung 2 dargestellte Anmeldemaske der. Abb. 2: Anmeldemaske Unter User-ID und Passwort müssen Sie die Ihnen bekannten Zugangsdaten für die eingeben und anschließend OK klicken. Daraufhin wird die in Abb. 3 dargestellte Start-Maske mit den Menüleisten angezeigt. Bei Bedarf können Sie über den Button Passwort vergessen ein neues Passwort anfordern. Dies wird Ihnen als Bündler nach Eingabe des Benutzernamens an die für den gesetzlichen Vertreter hinterlegte adresse geschickt. User-ID und Passwort eingeben Abb. 3: Start-Maske Menüpunkt für das Rückstandsmonitoring Bei Bündlern, welche Erzeugerbetriebe aus dem Bereich Obst, Gemüse, Kartoffeln bündeln, wird in der oberen Menüleiste die Funktion Rückstandsmonitoring OGK angezeigt. Klicken Sie diese Menüfunktion an, werden Ihnen am linken Bildschirmrand die für das Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse, Kartoffeln notwendigen Funktionalitäten angezeigt (siehe Abbildung 4). Abb. 4: Funktionalitäten des Rückstandsmonitorings Neue Funktionalitäten für das Rückstandsmonitoring OGK Seite 5 von 37

6 3 Erste Schritte Anlegen des eigenen Profils Um die für die Verwaltung und Bearbeitung des Rückstandsmonitorings nutzen zu können, können Sie als Bündler zunächst Probennehmer anlegen (siehe Kapitel 3.1). Sie können die eingegebenen Daten aber auch direkt an das Labor übertragen, ohne einen Probenehmer angelegt zu haben. Weiterhin können Sie auch die Labore vorselektieren / ermächtigen, die die von Ihnen beauftragten Untersuchungen durchführen (siehe Kapitel 3.2). HINWEISE ZUR HANDHABUNG: Das % -Zeichen fungiert bei der Suche als Platzhalter für meherer Zeichen, der Unterstrich _ für genau ein Zeichen. Dies gilt bei allen Suchmasken. Beispiel: Suche MÜLLER - nur Standorte mit exakt dem Namen Müller werden angezeigt. Suche %MÜLLER% - alle Standorte werden angezeigt, die im Namen Müller enthalten haben (z. B. Müller-Lüdenscheid oder Bergmüller). Wichtig bei allen Funktionen der ist der Button Aktualisieren, der sich in der Regel oben links in der jeweiligen Maske befindet. Mit Hilfe dieses Schalters werden die angezeigten Daten mit den kürzlich vorgenommenen Änderungen angezeigt und auf den aktuellen Stand gebracht. Suche mit Prozentzeichen Button Aktualisieren 3.1 Anlegen des Probenehmers Werden die Proben nicht von Ihnen, dem Bündler/gesetzlichen Vertreter direkt gezogen, sondern von einem beauftragten Probennehmer, so gibt dieser auch die Probebegleitdaten in die ein. Probennehmer können direkte Mitarbeiter eines Bündlers, Mitarbeiter einer dritten Institution (bspw. einer Landwirtschaftskammer) oder Mitarbeiter des Labors sein, das die Probe untersuchen soll. Mit Ausnahme des Laborprobennehmers müssen zunächst alle Probennehmer durch Sie in der angelegt werden. Nur vorab angelegte Probennehmer können von Ihnen mit der Probenahme beauftragt werden. Wenn Sie in der oberen Menüleiste die Funktion Rückstandsmonitoring OGK und anschließend in der linken Menüleiste die Funktionalität Probennehmer aufrufen, erscheint zunächst eine Liste aller von Ihnen bereits angelegten Probennehmer. Funktionalität Probenehmer aufrufen Aus dieser Listenansicht heraus können auch alle eingegebenen Detailinformationen zu jedem Probennehmer angezeigt werden. Um den Detaildatensatz aufzurufen, klicken Sie auf das Stift/Papier -Symbol (im weiteren Detaildatensatz-Symbol genannt) vor jedem Datensatz (siehe Abbildung 5). Seite 6 von 37

7 Abb. 5: Angelegte Probennehmer Bearbeiten/ Löschen eines Probenehmers Max Mustermann Probenehmer Bündler Detaildatensatz-Symbol Mülleimer- Symbol Um einen Probennehmer in der anzulegen, klicken Sie auf den Schalter Neu in der linken oberen Maskenecke. Es wird die Eingabemaske für den Namen und die Kontaktdaten des Probennehmers angezeigt, in die von Ihnen alle Informationen zu den Probennehmern eingegeben werden (siehe Abbildung 6). Um einen bereits angelegten Probennehmer wieder zu löschen, müssen Sie auf das Mülleimer -Symbol vor dem entsprechenden Datensatz klicken. Neu anlegen Probenehmer löschen Abb. 6: Anlegen eines Probennehmers Besonders wichtig ist die -Adresse, da an diese Adresse die Zugangsdaten zur des Probennehmers geschickt werden. Nach Eingabe aller Daten müssen Sie auf den Schalter OK in der rechten oberen Maskenecke klicken, um die eingegebenen Daten zu speichern. Handelt es sich bei dem Probennehmer um einen bestimmten Mitarbeiter von Ihnen, tragen Sie am besten direkt der Name des Probennehmers ein. Soll es sich allerdings um Seite 7 von 37

8 einen Personenkreis handeln, kann (sofern gewünscht) keine Einzelperson sondern eine Personengruppe angelegt werden. Dies ist z. B. erforderlich, wenn eine Landwirtschaftskammer mit der Probenahme beauftragt wird und Sie nicht wissen, welche Mitarbeiter der Kammer die Proben nehmen. Dazu sollten Sie bei dem Namen des Probennehmers der Name der Institution eingeben (bspw. Landwirtschafts-kammer XYZ ). So kann dann die entsprechende Institution direkt von Ihnen mit der Probenahme beauftragt werden. Innerhalb der kann dann allerdings nicht nachverfolgt werden, welcher Mitarbeiter der entsprechenden externen Institution die Probe genommen hat. Bei Eingabe der Probebegleitdaten muss in diesem Fall der Name des tatsächlichen Probenehmers im Bemerkungsfeld eingetragen werden. Personenkreis beauftragen Wenn das beauftragte Labor auch die Probenahme durchführen soll, muss von Ihnen dafür kein zusätzlicher Probennehmer angelegt werden. Bei der Beauftragung der Probenahme (vgl. Kapitel 4) müssen Sie dann in dem Feld Labor das beauftragte Labor auswählen. In das Auswahlfeld Probennehmer müssen Sie in dem Fall ebenfalls den Name des Labors eintragen, da dies ein Pflichtfeld ist. Voraussetzung dafür ist, dass bereits Labore vorselektiert wurden (siehe Kapitel 3.2). 3.2 Favorisierte Labore/ PNI s Neben dem Anlegen der Probennehmer können auch vor der erstmaligen Nutzung der für die Verwaltung und Bearbeitung des Rückstandsmonitorings das oder die Labor(e) und/oder Probennehmerinstitute (PNI s) zur Vereinfachung durch Sie als Bündler vorselektiert werden, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten. Um ein (oder mehrere) Labore/PNI s vorzuselektieren, rufen Sie unter der Menüfunktion Rückstandsmonitoring OGK die Funktionalität Favorisierte Labore/ PNI s auf (siehe Abbildung 7). Funktionalität Favorisierte Labore/PNI s aufrufen Abb. 7: Listenansicht der ermächtigten Labore/PNI s Labor XY Labor Musterstr Musterort Soll ein Labor/PNI als favorisiertes Labor/PNI hinterlegt werden, müssen Sie zunächst der Schalter Neu in der linken oberen Maskenecke anklicken. Daraufhin wird Ihnen die in Abbildung 8 dargestellte Maske angezeigt. Seite 8 von 37

9 Abb. 8: Prozess Laborauswahl Datensatz markieren In dieser Auswahlliste sind alle Labore aufgelistet, die zurzeit eine QS-Anerkennung für das Rückstandsmonitoring bei Obst, Gemüse und Kartoffeln haben. Zudem werden die in der hinterlegten PNI angezeigt. Abbildung 8 zeigt nur einige exemplarische Labore. Das gewünschte Labor/PNI wird ausgewählt, indem Sie den Datensatz anklicken und die Auswahl durch das Klicken auf den Schalter Auswahl ganz unten links in der Maske bestätigen Daraufhin wird das selektierte Labor/PNI auch in der Übersichtsliste (siehe Abbildung 7) angezeigt. Durch Klicken auf den Button Neu können Sie weitere Labore/PNI vorselektieren. Durch Klicken auf das Mülltonnen -Symbol vor einem Datensatz können Sie das entsprechende Labor/PNI wieder aus der Vorselektion löschen Bevorzugte Abnehmer Ebenso wie bei der Vorselektion der Labore/PNI s können Sie über die Menüfunktion Bevorzugte Abnehmer eine Liste Ihrer häufigsten Abnehmer erstellen. Hilfreich ist dies später bspw. bei der Freigabe der Analyseberichte (siehe Kapitel 7). Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei der Auswahl der Labore (siehe Kapitel 3.2), nach Aufrufen der Funktionalität Bevorzugte Abnehmer erscheint Ihnen eine zu Anfang noch leere Liste. Über den Schalter Neu erscheint eine Suchmaske, mit der Sie nach bestimmten Abnehmern suchen können. Um einen Abnehmer in die Liste der bevorzugten Abnehmer aufzunehmen, müssen Sie den entsprechenden Datensatz markieren und durch den Auswahl -Schalter unten links bestätigen. Neu anklicken Seite 9 von 37

10 4 Beauftragung der Beprobung Für Erzeugerbündler bzw. gebündelte Erzeugerbetriebe gibt es 3 verschiedene Formen der Beprobung: die Beprobungsaufforderung (Kapitel 4.1), die freiwillige Beprobung (Kapitel 4.2) und die Freiprobe (Kapitel 4.3). Es wird zwischen den 4 Probebegleitdaten-Zuständen Probebegleitdaten (PBD) angelegt (der Betrieb wurde zur Probenahme ausgewählt), Probennehmer beauftragt (Sie haben als Bündler den Probennehmer mit der Probenahme ausgewählt), Labor beauftragt (der Probennehmer hat die Probebegleitdaten eingegeben und den Datensatz an das Labor geschickt) und Analyse abgeschlossen (das Labor hat die Analyse der Probe abgeschlossen und die Analyseergebnisse in die Anwendung eingegeben) unterschieden. 4.1 Beprobungsaufforderung Bei der Beprobungsaufforderung handelt es sich um eine Liste von gebündelten Standorten, die von der automatisch zur Beprobung ausgewählt werden (siehe Abbildung 9). Probebegleitdatenzustände Beprobungsaufforderungen anklicken Abb. 9: Beprobungsaufforderungsliste Such- und Sortierkriterien OGK xxxxxxx Aufforderung Im QS-System werden jährlich in 35 % der Produktionsbetriebe für Obst und Gemüse und in 5 % der Kartoffelbaubetriebe Produktproben auf die Einhaltung von Grenzwerten untersucht. Die Auswahl der Betriebe erfolgt nach dem Zufallsprinzip durch die QS-Rückstandsdatenbank und ist in dieser für Sie als Bündler als Beprobungsaufforderung sichtbar. Sie sind verpflichtet, innerhalb eines Jahres die Probenahme und Analyse für die ausgewählten Betriebe nach den Vorgaben des Leitfadens Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse, Kartoffeln durchzuführen, bzw. zu veranlassen. Dabei sind die Produkte in Anlehnung an die Risikogruppierung des Kontrollplans auszuwählen. Bei vermehrten Positivbefunden (Überschreitungen des RHG bzw. Nachweis von nicht zulässigen Mitteln) von Erzeugern einzelner Bündler kann die QS Fachgesellschaft Obst- Gemüse-Kartoffeln GmbH die Stichprobenzahl der betroffenen Bündler erhöhen. Die Risikogruppierung, bzw. die Probenzahl für ein bestimmtes Produkt kann im Bedarfsfall kurzfristig geändert werden. Die Systempartner werden in diesem Fall von QS benachrichtigt und sind verpflichtet, die Vorgaben umgehend umzusetzen. Die Ansicht der Beprobungsaufforderungsliste ist zweigeteilt. Im oberen Teil finden Sie die Such- und Sortierkriterien für die Liste. So können Sie bspw. gezielt nach einem Betrieb suchen, der eine Beprobungsaufforderung erhalten hat. Daneben könnten Ihnen Liste Auswahl der Betriebe Beschreibung der Beprobungsaufforderungsliste Seite 10 von 37

11 auch nur die ausgewählten Obst- und Gemüsestandorte oder auch nur die ausgewählten Kartoffelstandorte angezeigt werden (Produktionsbereich). Schließlich können Sie auch gezielt nach Datensätzen mit bestimmten Beprobungszuständen suchen. Unter dem Auswahlfeld Sortierung können bspw. die Datensätze in der Reihenfolge der Beprobungsfrist angezeigt werden. Wenn Sie unter den Such- und Sortierungskriterien eine Auswahl oder Sortierung eingeben bzw. auswählen, muss die Auswahl jedes Mal durch Klicken des Schalters Aktualisieren links oberhalb des Filterfeldes bestätigt werden. Damit wird der Suchauftrag gestartet. Auf die Funktion des Schalters Aufforderungen Download wird in Kapitel 4.4 eingegangen. In der unteren Hälfte der Maske wird die Beprobungsaufforderungsliste angezeigt. Das sind die Standorte, die von der Anwendung zur Beprobung ausgewählt wurden und für die verpflichtend Proben angelegt werden müssen. Jede Zeile steht für einen Betrieb, die Auskunft über die Standortnummer, die ausgewählte Produktionsart, den zum Standort gehörenden Systemteilnehmer und die Aufforderungsart gibt. Vor jedem Datensatz wird ggf. durch ein rotes, mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnetes Feld auf Fristüberschreitungen aufmerksam gemacht. In der Spalte Beprobungsfrist können Sie das Datum ablesen, bis wann der Standort beprobt werden muss. Dieses Datum wird von der Anwendung vorgegeben und entspricht dem Datum ein Jahr nach der Aufforderung zur Beprobung. Das bedeutet, dass Sie als Bündler ein Jahr Zeit haben, den Standort zu beproben. Um den Detaildatensatz zu einer Beprobungsaufforderung angezeigt zu bekommen (und auch um die Beprobung zu beauftragen), müssen Sie auf das Detaildatensatz-Symbol vor dem entsprechenden Datensatz klicken. Die daraufhin angezeigte Maske ist in Abbildung 10 dargestellt: Aufforderung Detaildatensatz- Symbol anklicken Seite 11 von 37

12 Abb. 10: Detaildatensatz Beprobungsaufforderung Diese Ansicht besteht aus den nicht editierbaren Kopfinformationen Probebegleitdaten (PBD) Zustand, Proben-ID und Laborinterne Probennummer sowie einer Maske mit den drei Reitern Probebegleitdaten OGK, Dateien und Freigabe. Die drei Felder PBD Zustand, Proben-ID und Laborinterne Probennummer zeigen auf den ersten Blick die wesentlichen Informationen zu dem Datensatz an: Wurden die Probebegleitdaten schon angelegt wurde also der Probennehmer bereits mit der Probenahme beauftragt (Probenehmer beauftragt/labor beauftragt)?, hat der Probennehmer bereits Probebegleitdaten angelegt oder schon an das Labor weitergeleitet (PBD angelegt)?, Oder liegen zu dem Datensatz bereits Analyseergebnisse vor(analyse abgeschlossen)? Das zweite Feld Proben-ID kennzeichnet jede Probe eindeutig. Diese Nummer setzt sich aus zwei Teilen zusammen: Der erste Teil ist die Standortnummer des zu beprobenden Standortes. Der zweite Teil ist eine achtstellige alphanumerische Nummer. Das dritte Feld Laborinterne Probennummer ist bei der Eingabe der Probebegleitdaten noch leer. Sobald das Labor die Probe analysiert, vergibt es dem Datensatz eine eigene laborinterne Nummer, die der laborinternen Systematik entspricht. Sobald das Labor eine Nummer vergeben hat, wird diese in diesem Feld angezeigt. Reiter Probebegleitdaten Probenehmer und Labor auswählen Neben den nicht-editierbaren Kopfinformationen werden Ihnen 7 Schalter angezeigt (siehe Abbildung 11): Abb. 11: Schalter Detaildatensatz Beauftragung der Beprobung Vorselektion Seite 12 von 37

13 Mit den beiden linken Pfeil-Schaltern können Sie auf- und abwärts durch die Detaildatensätze der Probebegleitdaten klicken. Mit dem Schalter OK wird die Eingabe gespeichert (allerdings wird der Datensatz noch nicht an den beauftragten Probennehmer geschickt). Mit dem Schalter Abbrechen verlassen Sie den Detaildatensatz, ohne dass eine Änderung gespeichert wird. Erst durch Klicken des Schalters Daten bestätigen werden die getätigten Eingaben/Auswahl gespeichert und der ausgewählte Probennehmer mit der Probenahme beauftragt. Mit dem Schalter An Labor übertragen werden die Eingaben direkt an das Labor übertragen, vorausgesetzt, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Die Maske zur Beauftragung eines Probebegleitdatensatzes besteht aus den oben erwähnten drei Karteikarten Probebegleitdaten OGK (siehe Abbildung 10), Dateien und Freigabe. Die Angabe, dass es sich um eine reguläre Probe (also um eine Probe zur Erfüllung einer Beprobungsaufforderung) handelt, kann, sobald der Probenehmer beauftragt wurde, nicht mehr von Ihnen editiert werden. Ebenso wenig können Sie den ersten Teil der Proben-ID verändern allerdings haben Sie die Möglichkeit, den zweiten achtstelligen (alphanumerischen) Teil entsprechend einer eventuell eigenen Systematik des Bündlers zu editieren. Wird von Ihnen keine Nummer eingegeben, setzt die Anwendung automatisch eine eindeutige Nummer. Weiterhin können Sie nicht editieren, wer der Auftraggeber der Beprobung ist (nämlich der Bündler) und welcher Standort beprobt werden soll. Von Ihnen als Bündler muss allerdings das Feld Probennehmer ausgefüllt werden. Hier wird der Probennehmer ausgewählt, der mit der Beprobung bei dem entsprechenden Betrieb beauftragt wird. In einer Auswahlliste werden Ihnen die vorab durch Sie angelegten Probennehmer und die gesetzlichen Vertreter des Bündlers angezeigt (siehe Kapitel 3.1). In dem Feld darunter wählen Sie das Labor aus, das die Probe analysieren soll. Für die Laborauswahl müssen Sie auf das Ordner-Symbol hinter dem Feld Labor klicken. Es wird eine Liste der Labore angezeigt, die unter der Funktion Favorisierte Labore/PNIs vorselektiert wurden (siehe Abbildung 12). Hat die Vorselektion der Labore noch nicht stattgefunden, müssen Sie zunächst das Häkchen im Feld Favoriten (rechts in der Maske) entfernen und daraufhin den Schalter Aktualisieren drücken. Damit werden sämtliche für das Rückstandsmonitoring im QS System anerkannten Labore angezeigt. Seite 13 von 37

14 Abb. 12: Auswahl Labor Labor markieren Das entsprechende Labor wird wiederum ausgewählt und mit der Probenanalyse beauftragt, indem Sie das Labor anklicken (also markieren) und die Auswahl durch das Klicken auf den Schalter Auswahl ganz unten links in der Maske bestätigen. Wenn vom Bündler bei der Beprobungsaufforderung kein Probenehmer, sondern nur ein Labor beauftragt wurde, erhält das Labor bzw. der Laborprobenehmer die Aufforderung, die Probe bei dem Betrieb zu ziehen. Wie aus Abbildung 10 ersichtlich, können Sie weiterhin das zu beprobende Produkt und ggf. die zu beprobende Sorte in die Maske eintragen. Das beprobte Produkt wird mit den entsprechend der im QS-Kontrollplan vorgegebenen obligatorischen Untersuchungsmethoden untersucht. Wenn eine Analyse mit zusätzlichen optionalen Untersuchungsmethoden gewünscht wird, können Sie diese unter Beauftragte Methoden zusätzlich anklicken. Mit Auswahl des Produktes werden die Pflichtmethoden automatisch ausgewählt. Bei regulären Proben ist es Ihnen nicht möglich, Pflichtmethoden zu entfernen. Neben der Untersuchungsmethode können Sie als Bündler den Zeitraum vorgeben, in dem der Probennehmer die Probe nehmen und die Probebegleitdaten ergänzen soll. Zusätzliche Untersuchungsmethoden Das Datum Probenahme bis darf nicht hinter der von QS vorgegebenen Beprobungsfrist liegen. Seite 14 von 37

15 Wenn die Daten vollständig eingegeben wurden und die Probenahme beauftragt werden soll, müssen Sie auf den Schalter Daten bestätigen klicken. Der Probennehmer wird daraufhin in seiner Ansicht den Auftrag zur Probenahme sehen und kann die vollständigen Probebegleitdaten in die eingeben. Der Status wechselt zu Probennehmer beauftragt. Sollten bestätigte Daten wie bspw. der Auftrag zur Probenahme z. B. wegen fehlerhafter Dateneingabe zurückgesetzt werden, können Sie dies über den Schalter Rücksetzantrag senden in die Wege leiten, der über dem Daten bestätigen - Schalter erscheint, sobald ein Probenehmer beauftragt wurde (Abbildung 13). Dazu müssen Sie eine Begründung für den Rücksetzantrag in das erscheinende Freitextfeld eintragen. Mit Anklicken des OK -Schalters wird automatisch eine zur Bearbeitung an QS gesendet. Probenahme beauftragen Rücksetzantrag senden Abb. 13: Rücksetzantrag 4.2 Freiwillige Probe Es besteht die Möglichkeit, freiwillige Proben zu beauftragen bzw. in der anzulegen. Bei einer freiwilligen Beprobung handelt es sich um eine Beprobung, die über die Vorgaben des QS-Kontrollplans hinausgeht. Dazu müssen Sie die Funktionalität Probebegleitdaten aufrufen. Es wird Ihnen die Liste der Probebegleitdatensätze angezeigt, die bereits angelegt wurden. Das bedeutet, wenn Sie unter der Menüfunktionalität Beprobungsaufforderung die Beprobung eines Standortes beauftragt haben, dann erscheint dieser Datensatz unter der Menüfunktionalität Probebegleitdaten. Zusätzlich zu den bereits beauftragten Beprobungsaufforderungen werden in dieser Ansicht auch die freiwilligen zusätzlichen Beauftragungen angezeigt und Sie können neue (freiwillige) Beprobungen anlegen Probebegleitdaten aufrufen Auch diese Ansicht ist wieder zweigeteilt: In der oberen Hälfte finden sich neben der Möglichkeit neue Proben anzulegen auch die Such- und Sortierfunktion der bereits angelegten Probebegleitdaten (siehe Abbildung 14). Die Schalter Probebegleitdaten Download und Probebegleitdaten Upload werden in Kapitel 4.4 näher beschrieben. Seite 15 von 37

16 Abb. 14: Ansicht Funktionalität Probebegleitdaten Such- und Sortierkriterien Liste In dem Suchfeld können Sie gezielt nach Probebegleitdatensätzen suchen. So können Ihnen bspw. alle Datensätze angezeigt werden, für die in einem bestimmten (durch den An-wender definierbaren) Zeitraum Proben genommen wurden, nach einer bestimmten Proben-ID gesucht werden oder bspw. nur Datensätze für bestimmte Produkte angezeigt werden. Haben Sie ein Such- oder Sortierkriterium eingegeben, müssen Sie diese Auswahl durch Klicken des Schalters Aktualisieren bestätigen. In der unteren Hälfte der Listenansicht werden alle Datensätze angezeigt, die schon zur Probenahme beauftragt wurden bzw. für die bereits Probebegleitdaten angelegt wurden und bei denen schon das Labor beauftragt wurde. Die Weiterleitung des Datensatzes an den Probennehmer erfolgt durch Klicken des Schalters Daten bestätigen. Daten bestätigen In der ersten Spalte der Liste wird die eindeutige Proben-ID angezeigt, in der zweiten Spalte der Zustand des Datensatzes. Neben den Spalten Standort und Auftraggeber wird Ihnen in der Spalte Probenahmedatum das Datum angezeigt, wann die Probe genommen wurde. In der Spalte Probennehmer wird der Name des Probennehmers angezeigt. Die letzten Spalten geben das zu beprobende oder beprobte Produkt und die Sorte (optional) an. Durch Klicken auf das Detaildatensatz-Symbol vor jedem Datensatz, wird der vollständige Detaildatensatz zu der Probe angezeigt (vgl. Abbildung 10). Wenn Sie einen neuen Datensatz für eine freiwillige Probe anlegen wollen, müssen Sie zunächst auf den Schalter Neu in der linken oberen Bildschirmecke klicken (siehe Abbildung 15). Detaildatensatz anklicken Freiwillige Probe Seite 16 von 37

17 Abb. 15: Anlegen einer neuen (freiwilligen) Beprobung Auswahl des Standorts Die daraufhin angezeigte Eingabemaske der Probebegleitdaten (siehe Abbildung 16) gleicht der aus der Beprobungsaufforderungsliste, mit dem Unterschied, dass in dieser Maske auch der zu beprobende Standort auszuwählen ist. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, als Probenart Freiwillige Probe ausgewählt haben und der Probennehmer beauftragt werden soll, drücken Sie bitte den Schalter Daten bestätigen. Standort auswählen Abb. 16: Eingabe Beprobungsaufforderung freiwillige Probe Wie die Probennehmer die zu bearbeitenden Datensätze sehen, wird in Kapitel 5 gezeigt. Für freiwillige Proben gibt es von QS keine Fristen bis wann die Probebegleitdaten angelegt sein müssen. Der Auftraggeber kann aber über die Felder Probennahme von und Probennahme bis Fristen festlegen. 4.3 Freiproben Wurde bei einer Probe eine Rückstandshöchstmengen-Überschreitung festgestellt, dann werden Sie umgehend durch die Anwendung per auf diesen Umstand hingewiesen. Sowohl bei einer Rückstandshöchstmengen-Überschreitung als auch bei Feststellung eines unerlaubten Wirkstoffes wird dieser Datensatz in der besonders gekennzeichnet (rot markiert; siehe Abbildung 17). Sie als Bündler müssen diesbezüglich mit QS Rücksprache halten und der auffällige Betrieb wird für das Produkt mit der festgestellten Überschreitung für das QS-System gesperrt. Wurde der Betrieb für das auffällige Produkt von QS gesperrt, bleibt er für das Produkt Seite 17 von 37

18 so lang gesperrt bis das Produkt freigeprobt wurde. Das bedeutet, dass bei einer weiteren Probe für das gleiche Produkt keine Auffälligkeiten mehr festgestellt werden. Funktionalität Analyseergebnisse anklicken Freiproben werden angestoßen, indem Sie unter der Menüfunktion Analyseergebnisse den Detaildatensatz mit der Überschreitung auswählen. Abb. 17: Auswahl auffälliger Datensatz Anschließend müssen Sie den Detaildatensatz der entsprechenden Probe (vgl. Kapitel 4.1) öffnen. Neben den Kopfinformationen in der oberen Bildschirmhälfte müssen Sie auf den Schalter Freiproben klicken (siehe Abbildung 18): Detaildatensatz öffnen Abb. 18: Beauftragung der Freiprobung Nachdem Sie auf den Schalter Freiproben geklickt haben, sind die notwendigen Daten wie bei der Beprobungsaufforderung oder einer freiwilligen Probe einzugeben (vgl. Kapitel 4.1 und Kapitel 4.2). Einige Felder wie z. B. Standort und Produkt sind hierbei bereits ausgefüllt. Mit dem darüberliegenden Schalter besteht für Sie auch hier wieder die Möglichkeit, einen begründeten Rücksetzantrag zu senden. Wenn das Produkt freigeprobt wurde, müssen Sie sich mit QS in Verbindung setzen und auf die Freiprobung hinweisen. Anschließend kann QS die Sperre für das Produkt nach Prüfung der Analyseergebnisse aufheben. 4.4 csv-up- und Download Beauftragung zur Freiprobe Für für Sie als Bündler gibt es die Möglichkeit, sich die Liste der Beprobungsaufforderungen als csv-datei herunter zu laden herunterzuladen bzw. auch wieder in die Anwendung Seite 18 von 37

19 hochzuladen. Dazu klicken Sie unter der Funktionalität Beprobungsaufforderung den Schalter Aufforderungen Download (siehe Abbildung 9). So können Sie unter der Menüfunktion Probebegleitdaten mit Hilfe des Schalters Probebegleitdaten download die in der Listenansicht dargestellten Datensätze als csv- Datei herunterladen. Diese können dann separat von Ihnen bearbeitet werden (bspw. das Labor oder den Probennehmer eintragen) und anschließend wieder in die Anwendung mit Hilfe des Schalters Probebegleitdaten upload hochgeladen werden. Es besteht aber ebenfalls die Möglichkeit, dass Sie die Daten herunterladen und die Formatvorlage an Ihre Probennehmer weiterleiten. Diese können dann die Formatvorlage ausfüllen und wieder an Sie zurückgeben. Sie können dann die vollständig eingegebenen Probebegleitdaten in die Anwendung hochladen. Sobald die Probebegleitdaten vollständig wieder in die Anwendung hochgeladen werden, wird automatisch das ausgewählte Labor mit der Analyse beauftragt (dabei müssen die Felder Standort, Probennehmer, Labor, Produkt, Probenahmedatum, Herkunfts- und Bestimmungsland, Probeort, Ort der Probenahme und Kultur ausgefüllt sein). Wurden die Daten nicht vollständig (oder falsch) in die csv-datei eingegeben, wird von der Anwendung entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder die Probebegleitdaten werden nicht direkt an das ausgewählte Labor übertragen. Formatvorlage an Probenehmer weiterleiten Auch der Probennehmer kann unter seinem Login die ihm zugeordneten Beprobungsaufforderungen herunterladen und die ausgefüllten Probebegleitdaten wieder hochladen. Wenn eine individuelle Proben-ID vergeben wurde, wird bei dem Hochladen der Probebegleitdaten überprüft, ob diese Proben-ID noch frei ist. Die Formatvorlage für die csv-up- und Downloads ist in einem separaten Dokument von QS spezifiziert ( 5 Funktionen des Probennehmers Die Probennehmer werden durch den Bündler oder durch die beauftragten Labore angelegt (siehe Kapitel 3.1). Nachdem die Probennehmer angelegt wurden, erhalten Sie über die Anwendung die Zugangsdaten zur. Wählen Sie sich als Probennehmer in die Software- Plattform ein, erhalten Sie eine eingeschränkte Menüansicht (siehe Abbildung 19): Abb. 19: Ansicht des Probennehmers Ihnen als Probennehmer stehen unter dem Menüpunkt Rückstandsmonitoring OGK nur die drei Menüfunktionen Probebegleitdaten, Analyseergebnisse und Zuordnung Anwender zu Standort zur Verfügung. Dabei werden Ihnen als Probennehmer jedoch keine Analyseergebnisse zu den Proben, die Sie eingegeben haben, angezeigt. Unter der Menüfunktion Probebegleitdaten sehen Sie nur die Datensätze, für die Sie Proben nehmen sollen und die angelegten Probebegleitdaten (siehe Abbildung 20): Probebegleitdaten anklicken Seite 19 von 37

20 Abb. 20: Ansicht Funktion Probebegleitdaten für Probennehmer Sind Sie ein Probennehmer, der ausschließlich für ein Unternehmen arbei-tet, sehen Sie nur die Beprobungsaufforderungen, die Sie von diesem Unternehmen erhalten. Nehmen Sie auch für andere Unternehmen Proben (sind Sie bspw. ein Laborprobenneh-mer (s. auch Handbuch für Labore )), dann sehen Sie die Beprobungsaufforderungen, die Ihre Kunden an Sie weitergeleitet haben. Aus den Datensätzen heraus erkennen Sie, um welche Auftraggeber es sich handelt. 5.1 Eingabe der Probebegleitdaten Um die Probebegleitdaten in die Anwendung einzugeben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Zwei Möglichkeiten zur Eingabe a) Die Eingabe über das Internet direkt in die oder b) Sie erhalten vom Bündler die csv-liste der Beprobungsaufforderungen und tragen die Probebegleitdaten in die Liste ein. Anschließend wird die ausgefüllte Liste durch den Bündler wieder in die hochgeladen (siehe Kapitel 4.4). Die Angaben, die eingegeben werden müssen, sind bei beiden Varianten gleich. Öffnen Sie in der Internet-Anwendung einen Detaildatensatz einer Beprobungsaufforderung, sehen Sie die in Abbildung 21 dargestellte Maske. Die Maske besteht ebenfalls wieder aus den zwei Reitern Probebegleitdaten OGK und Dateien. Seite 20 von 37

21 Abb. 21: Detailansicht Beprobungsaufforderung für den Probennehmer Beauftragung des Labors Bei der Maske Probebegleitdaten OGK handelt es sich im Wesentlichen um die gleiche Maske, die der Bündler bereits teilweise ausgefüllt hat. So ist für Sie als Probennehmer ersichtlich, wer der Auftraggeber der Beprobung ist (Bündler), welcher Betrieb beprobt werden muss, ob der Bündler bereits ein Labor ausgewählt hat, das die Probe analysieren soll, und ob er bereits ein Produkt und eine Sorte ausgewählt hat, das beprobt werden soll. Daneben wird Ihnen auch der Zeitraum angezeigt, der Ihnen vom Bündler für die Probenahme vorgegeben wurde. Auch wenn der Bündler bereits ein Labor vorselektiert und ein zu beprobendes Produkt ausgewählt hat, können Sie als Probennehmer diese Auswahl noch verändern. Dies sollte natürlich nur nach vorheriger Rücksprache mit dem Bündler geschehen, ist aber notwendig, wenn bspw. das vom Bündler ausgewählte Produkt nicht mehr vorrätig ist und somit die Beprobung nicht in dem vorgesehenen Zeitraum erfolgen könnte. Labor ändern Um ein Produkt noch präziser beschreiben zu können (kann für das Labor relevant sein), ist es Ihnen möglich, zusätzlich die Sorte (bei Birnen bspw. Williams ) anzugeben. Wurde ein Produkt ausgewählt, ermittelt die Anwendung automatisch, mit welchen Untersuchungsmethoden das Produkt nach dem QS-Kontrollplan untersucht werden muss. In dem Selektionsfeld Untersuchungsmethode können Sie als Probennehmer zudem noch weitere optional anzuwendende Untersuchungsmethoden beauftragen. Von Ihnen muss verpflichtend ausgefüllt werden, wann Sie die Probe genommen haben (Datum (tt.mm.jjjj) und Uhrzeit (hh:mm)) und wie groß die Probenmenge ist (Angaben entweder in kg oder Stück). Zusätzlich müssen Sie angeben, wo Sie die Probe genommen haben (Ort der Probenahme). Vorbelegt ist die Standortnummer des zu beproben- Zusätzliche Untersuchungsmethoden Verpflichtende Daten Seite 21 von 37

22 den Betriebes. Alternativ können Sie dort allerdings auch die Standortnummer des Erzeugerbündlers (Groß-händlers) eintragen, sofern die Probe dort bspw. bei der Warenannahme gezogen wurde. Um in dieses Feld eine andere Standortnummer einzutragen, klicken Sie auf das Ordner-Symbol hinter dem Feld. Anschließend können Sie den richtigen Probenahmeort, wie in Abbildung 22 dargestellt, auswählen. Standortnr. ändern Abb. 22: Auswahl Probenahmeort In dem Suchfeld können Sie nach dem Standortnamen oder der Standortnummer suchen. Der Suchauftrag muss immer mit einem Klick auf den Schalter Aktualisieren bestätigt werden. Um den daraufhin angezeigten Standort zu übernehmen, markieren Sie den entsprechenden Datensatz und bestätigen ihn mit dem Auswahl -Schalter unten links. In der Ansicht der Probebegleitdaten müssen Sie zusätzlich zu dem Ort der Probenahme auch den Probeort eintragen. Zur Auswahl stehen die vier Möglichkeiten Feld, Lager, Wareneingang und Warenausgang. Im Feld Kulturart wählen Sie entweder Freiland oder Gewächshaus aus. Das Feld Herkunftsland ist vorbelegt mit der Nation, aus der der zu beprobende Standort kommt. Das Feld Bestimmungsland ist vorbelegt mit Deutschland. Soll die beprobte Ware allerdings in ein anderes Land geliefert werden, ist es auch möglich, in das Feld Bestimmungsland eine andere Nation einzutragen. Weitere Felder wie Artikelnummer, Palettenkennzeichnung oder Los-Nummer können Sie optional ausfüllen. Sie dienen primär der unternehmensinternen Rückverfolgbarkeit. Das Freitextfeld Bemerkungen ist ebenfalls optional. Hier können Sie als Probennehmer eventuelle Auffälligkeiten bei der Probenahme notieren. Die Eingaben in dieses Feld sind auch für das beauftragte Labor sichtbar. Unter dem zweiten Reiter Dateien bei den Probebegleitdaten (siehe Abbildung 23) können Sie optional Fotodateien von der Probe in die Anwendung laden. Die hochgeladenen Foto-Dateien sollten nicht zu groß sein. Die angehängten Fotos sind auch für das Labor sichtbar und können der eindeutigen Identifikation der Probe dienen. Aktualisieren anklicken Probeort Herkunftsland und Bestimmungsland Optionale Eingaben Fotodateien Seite 22 von 37

23 Abb. 23: Hochladen eines Fotos zu den Probebegleitdaten Solange der Datensatz von Ihnen noch nicht an das Labor übertragen wurde, können sowohl Sie als Probennehmer wie auch die Bündler über den Button Neu Fotos zu dem Datensatz hochladen oder auch wieder entfernen. Wenn Sie Ihre Eingaben speichern, aber noch nicht an das Labor schicken möchten, dann drücken Sie den Schalter OK. Wollen Sie die vollständigen Probebegleitdaten an das Labor übertragen, drücken Sie bitte den Schalter An Labor übertragen (siehe Abbildung 24) Abb. 24: Übertragen der Probebegleitdaten an das Labor Datensatz an Labor schicken Der Status des Probebegleitdatensatzes ändert sich somit von Probennehmer beauftragt in Labor beauftragt. Sobald das Labor Analyseergebnisse zu dem Probebegleitdatensatz eingegeben hat, wird der Probebegleitdatensatz nicht mehr unter der Funktionalität Probebegleitdaten angezeigt, sondern unter der Funktionalität Analyseergebnisse. Rufen Sie diese Funktionalität auf, können Sie allerdings weiterhin nur die Probebegleitdaten und nicht die zugehörigen Analyseergebnisse sehen. Dazu haben Sie keine Berechtigung. 5.2 Selbstständiges Anlegen von Probebegleitdaten durch den Probenehmer Nachdem der Auftraggeber die Standortzuordnung (siehe Kapitel 8) vorgenommen hat, können Sie in der auch selbständig Probebegleitdaten für die zugeordneten Standorte anlegen und ausfüllen. Wurde ein Labor ermächtigt, für bestimmte Standorte selbständig Probebegleitdaten anzulegen und auszufüllen, können das alle angemeldeten Probenehmer dieses Labors. Funktionalität Analyseergebnisse Probebegleitdaten aufrufen Seite 23 von 37

24 Wie zuvor, wählen Sie sich dazu in die ein und rufen den Menüpunkt Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln und anschließend die Funktionalität Probebegleitdaten auf. Um nun eigenständig neue Probebegleitdaten anzulegen und einzugeben, klicken Sie in der linken oberen Maskenecke auf den Schalter Neu (siehe Abbildung 25). Abb. 25: Selbstständiges Anlegen neuer Probebegleitdaten Daraufhin erscheint ein leeres Formular zur Eingabe der Probebegleitdaten (Abbildung 26). Abb. 26: Eingabeformular neuer Probebegleitdaten Zunächst muss von Ihnen der zu beprobende Standort ausgewählt und anschließend die restlichen Probebegleitdaten eingegeben werden. Sie wählen den Standort aus, indem Sie neben dem Feld Standort auf das Ordner -Symbol klicken. Daraufhin wird Ihnen die in Abbildung 27 dargestellte Maske angezeigt. Durch Drücken des Schalters Aktualisieren werden Ihnen alle Standorte angezeigt, für die Sie selbständig Probebegleitdaten anlegen können. Selbstverständlich stehen Ihnen auch die bereits bekannten Such- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Standort auswählen Seite 24 von 37

25 Abb. 27: Anzeige der zugeordneten Standorte Aus der dann angezeigten Standortliste wählen Sie den zu beprobenden Standort aus. Der ausgewählte Standort wird dann in die in Abbildung 26 dargestellte Maske übernommen. Nachdem Sie alle Probebegleitdaten eingegeben haben, können Sie auf den Schalter An Labor übertragen klicken, damit der Datensatz an das ausgewählte Labor geschickt wird. An Labor übertragen 6 Ansicht der Analyseergebnisse Nachdem der Probennehmer die Probebegleitdaten an das Labor geschickt haben und das Labor die Probe analysiert und die Analyseergebnisse in die eingetragen hat, haben Sie als Bündler Einblick in die Analyseergebnisse der von ihm beauftragten Proben. Dazu müssen Sie die Funktionalität Analyseergebnisse aufrufen. Die angezeigte Maske ist wieder zweigeteilt. In der oberen Hälfte werden wieder die bekannten Filter- und Sortierfunktionen angezeigt. In der unteren Hälfte werden in einer Listenansicht die vorhandenen Analyseergebnisse angezeigt (siehe Abbildung 28). Jede Zeile steht für einen Datensatz. Analyseergebnisse aufrufen Abb. 28: Listenansicht Analyseergebnisse Seite 25 von 37

26 Die Systematik der Listenansicht und der Detailansichten entspricht der der Probebegleitdaten. Proben, bei denen keine Rückstände nachgewiesen wurden, sind weiß unterlegt. Proben, bei denen Rückstände nachgewiesen wurden, sind gelb unterlegt und Proben, bei denen eine Überschreitung des Rückstands-Höchstgehaltes und/oder ein für die Kultur nicht zugelassener Wirkstoff nachgewiesen wurden, sind rot unterlegt. Um sich die Probebegleitdaten, die Laborbegleitdaten und die Analyseergebnisse zu einem Datensatz anzeigen zu lassen, müssen Sie auf das Detaildatensatz -Symbol klicken. Es wird eine Maske mit fünf Reitern angezeigt (siehe Abbildung 29): Detaildatensatz - Symbol anklicken Abb. 29: Detailansicht Probebegleitdaten und Analyseergebnisse In der ersten Ansicht (Probebegleitdaten OGK) werden die vom Bündler und Probennehmer eingegebenen Probebegleitdaten angezeigt. Unter dem zweiten Reiter (Laborbegleitdaten, Abbildung 30) wird angezeigt, welcher Laboranalytiker die Probe untersucht hat, die laborinterne Probennummer, wann die Probe im Labor eingegangen ist und von wann bis wann sie untersucht wurde. Weiter werden zwei Freitextfelder angezeigt. In dem Feld Besonderheiten oder Auffälligkeiten kann das Labor eintragen, wenn Unregelmäßigkeiten bei der Probe festgestellt wurden. In das Feld Beurteilung trägt das Labor seine abschließende Beurteilung der Probe ein. Reiter Laborbegleitdaten Seite 26 von 37

27 Abb. 30: Ansicht Laborbegleitdaten Unter dem dritten Reiter Analyseergebnisse Rückstandsmonitoring (siehe Abbildung 31) werden die festgestellten Analyseergebnisse der Probe angezeigt. Reiter Analyseergebnisse Rückstandsmonitoring Abb. 31: Ansicht Analyseergebnisse In der ersten Spalte wird Ihnen die verwendete Untersuchungsmethode angezeigt, in der zweiten Spalte, nach welchem Wirkstoff (Unterparameter) das Produkt untersucht wurde. In der Spalte Ergebniswert wird das ermittelte Ergebnis angezeigt. Standardmäßig ist die-se Spalte mit n.n. (nicht nachweisbar) vorbelegt. Wenn ein Rückstand oder eine Rückstandshöchstgehalt-Überschreitung festgestellt wurde, dann wird von dem Labor der festgestellte Wert in die Spalte eingetragen. Wurde ein Rückstand festgestellt, muss das Labor auch die dazugehörige Rückstandshöchstgehalt eingeben. Alle Ergebnisse werden in mg/kg angegeben. In den Spalten hinter der Rückstandshöchstmenge muss durch das Labor angegeben werden, auf welcher Verordnung der eingegebene Rückstandshöchst-gehalt basiert. In der Spalte Bestimmungsgrenze wird die Bestimmungsgrenze des La-bors für den entsprechenden Wirkstoff angegeben. In der Spalte ARfD wird durch das Labor der ARfD-Wert zu dem Wirkstoff angegeben und in der letzten Spalte vermerkt das Labor, ob es sich bei dem gefundenen Wirkstoff um einen unzulässigen Wirkstoff handelt. Wurde eine Höchstmengenüberschreitung oder ein unerlaubter Wirkstoff festgestellt, Seite 27 von 37

28 wird der entsprechende Datensatz rot markiert. Bei einer Rückstands-Höchstegehalt-Überschreitung wird sowohl an Sie als Bündler als auch an QS automatisch eine Warn-Mail geschickt. Sie erhalten die an die Adresse des Ansprechpartners. Unter dem vierten Reiter Dateien (siehe Abbildung 32) werden die zu dem Datensatz angehängten Dateien angezeigt. Reiter Dateien Abb. 32: Dateien Angehängte Dateien können bspw. Fotos von der Probenahme oder von der Probe in dem Labor sein. Es könnte aber auch der original Prüfbericht des Labors als pdf-dokument angehängt sein. Wurde die Analyse zu einer Probe abgeschlossen, können Sie keine Dateien mehr aus diesem Datensatz löschen. Unter dem letzten Reiter Freigaben werden die QS-Abnehmer angezeigt, denen die A- nalyseergebnisse zur Einsicht freigegeben wurden (siehe Kapitel 8). Ein Ausdruck der Probebegleitdaten ist unter jedem Reiter möglich, durch Anklicken des Drucken Schalters. Der Schalter befindet sich am rechten äußeren Rand der Maske direkt oberhalb der Reiter. Reiter Freigaben Drucken 7 Freigabe der Analyseergebnisse für Abnehmer Da inzwischen immer mehr Großhändler von ihren Lieferanten die Analyseergebnisse von deren Beprobungen einfordern, bietet die den Bündlern die Möglichkeit, Ihren QS-Abnehmern gezielt Einblick in bestimmte Analyseergebnisse zu ermöglichen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Um die Handhabung zu vereinfachen, empfiehlt es sich für beide Möglichkeiten der Freigabe vorab unter dem Menüpunkt bevorzugte Abnehmer die Systempartner anzulegen, für die regelmäßig Analyseberichte freigegeben werden (siehe Kapitel 3.3). 7.1 Einzelfreigabe von Analyseberichten Sie als Bündler gehen unter dem Menüpunkt Analyseergebnisse in den einzelnen Datensatz des Analyseergebnisses, der freigegeben werden soll, hinein und klicken auf den Reiter Freigaben. In der folgenden Ansicht sind Unternehmen aufgeführt, für die bereits der Prüfbericht freigegeben wurde (s. Abbildung 33) bzw. ist die Tabelle leer, wurde der Prüfbericht bisher noch nicht für andere Unternehmen freigegeben. Seite 28 von 37

29 Abb.33: Ansicht unter Analyseergebnisse Mit Klick auf den Button Neu und in der darauffolgendenen Ansicht auf den Button Aktualisieren erscheint eine Auflistung aller Unternehmen, die als bevorzugte Abnehmer angelegt wurden (Abbildung 34). Die Vorgehensweise zum Anlegen der bevorzugten Abnehmer wurde bereits in Kapitel 4.3 beschrieben. Bevorzugte Abnehmer Abb. 34: Liste der bevorzugten Abnehmer Mit Markierung des auszuwählenden Unternehmens und Klick auf den Button Auswahl wird dem Unternehmen die Ansicht auf diesen Analysebericht freigegeben. Soll ein Unternehmen ausgewählt werden, das nicht bereits als bevorzugter Abnehmer angelegt wurde, müssen Sie den Haken im Kästchen Bevorzugte Abnehmer entfernen. Über die Suchmaske z.b. Sucheingabe bei Name QS% lässt sich die Suche einschränken. Mit Doppelklick auf das auszuwählende Unternehmen bzw. durch Markierung des Unternehmens und Klick auf den Button Auswahl wird dem Unternehmen die Ansicht auf diesen Analysebericht freigegeben (Abbildung 35). Seite 29 von 37

30 Abb. 35: Liste aller zugelassenen Großhändler QS% Datensatz markieren Alle in Abbildung 35 gezeigten Großhändler dienen nur der exemplarischen Darstellung. Damit erscheint das Unternehmen auch in der Liste unter dem Reiter Freigaben (siehe Abb.33). In der Spalte Controls können Sie mit Klick auf das Mülleimer-Symbol die Freigabe des Analyseberichts für ein ausgewähltes Unternehmen wieder löschen. Um den Datensatz des Analyseberichts zu verlassen, drücken Sie OK. 7.2 Sammelfreigabe von Analyseergebnissen Unter dem Menüpunkt Freigabe Analyseberichte haben Sie die Möglichkeit, einen, mehrere oder alle Analyseergebnisse in einem Arbeitsgang für einen bevorzugten Abnehmer freizugeben. Diese Funktion ermöglicht eine schnellere und übersichtlichere Bearbeitung, wenn mehrere Analyseberichte für einen Systempartner freigegeben werden sollen. Soll ein Analysebericht für mehrere Systempartner (= bevorzugte Abnehmer) freigegeben werden, muss die Freigabe für jeden einzelnen Systempartner erfolgen. Reiter Freigaben anklicken Menüpunkt Freigabe Analyseberichte anklicken Gehen Sie auf den Menüpunkt Freigabe Analyseberichte und auf Aktualisieren. Die Liste der bevorzugten Abnehmer wird angezeigt (Abb. 36). Seite 30 von 37

31 Abb. 36: Menüfunktion Freigabe Analyseergebnisse -vorselektierte Abnehmer Soll ein Unternehmen ausgewählt werden, das nicht bereits als bevorzugter Abnehmer angelegt wurde, müssen Sie den Haken im Kästchen Bevorzugte Abnehmer entfernen. Über die Suchmaske z.b. durch Sucheingabe bei Name QS% lässt sich die Suche einschränken (Abbildung 37). Haken entfernen für alle Abnehmer Abb. 37: Liste aller zugelassenen Großhändler QS% Alle in Abbildung 37 gezeigten Großhändler dienen nur der exemplarischen Darstellung. Wenn Sie in der Liste den Systempartner anklicken, für den der Bericht freigegeben werden soll und auf den Weiter -Button drücken, können Sie in die nächste Maske wechseln. Durch Klicken auf den Button Aktualisieren erscheint eine Liste aller Systempartner markieren und Weiter anklicken Seite 31 von 37

32 Probebegleitdaten OGK des eigenen Unternehmens (Abb. 38). Abb. 38: Auswahl der zur Einsicht freizugebenen Analyseergebnisse Durch Setzen des Hakens in dem Kästchen vor den einzelnen Datensätzen, werden diejenigen markiert, die für den Abnehmer freigegeben werden sollen. Durch das Setzen des Hakens in der Kopfleiste der Tabelle werden alle Datensätze mit dem Freigabe- Haken versehen. Wenn Sie diesen nochmalig Anklicken, werden alle Haken wieder entfernt, d.h. die Freigabe für den Abnehmer wieder aufgehoben. Klicken Sie auf den Weiter -Button, schließt sich die Maske. Die angehakten Analyseberichte erscheinen jetzt beim bevorzugten Abnehmer unter dem Menüpunkt Fremdanalysen. Es können auch solche Probebegleitdaten mit einem Freigabehaken versehen werden, die sich noch nicht in dem Zustand Analyse abgeschlossen befinden. Sobald der Bericht vom Labor freigegeben wird, erscheint der Datensatz dann beim bevorzugten Abnehmer unter Fremdanalysen. Zur Markierung des Abnehmers Haken setzen Weiter klicken 8 Ermächtigung der Probenehmer oder Labore zum Anlegen von Probebegleitdaten Alternativ zu der Möglichkeit, den Probenehmer mit der Probenahme zu beauftragen, ist es dem Auftraggeber zusätzlich auch möglich, Probenehmer oder Labore zu ermächtigen, für alle oder nur ausgewählte Standorte selbständig Probebegleitdaten einzugeben. Dazu rufen Sie als Auftraggeber in der unter dem Menüpunkt Rückstandsmonitoring Obst, Gemüse und Kartoffeln die Funktionalität Standortzuordnungen auf. In der daraufhin erscheinenden Maske klicken Sie auf den Schalter Aktualisieren in der linken oberen Maskenecke. Anschließend wird Ihnen die Liste der von Ihnen angelegten Probenehmer und der bereits ausgewählten ( favorisierten ) Labore/PNI angezeigt, die ebenfalls mit der Probenahme beauftragt werden können (siehe Abbildung 39). Seite 32 von 37

33 Abb. 39: Standortzuordnungen Datensatz markieren Der Probenehmer oder das Labor, dem Zugriffsrechte auf Standorte zugeordnet werden sollen, ist durch markieren, also anklicken, des jeweiligen Datensatzes auszuwählen. Nachdem der Probenehmer/das Labor ausgewählt wurde, klicken Sie auf den Schalter Weiter in der rechten oberen Masken-Ecke. In der daraufhin angezeigten Maske (siehe Abbildung 40) können Sie die Standorte auswählen, auf die der Probenehmer/das Labor eigenständigen Zugriff erhalten soll. In der oberen Maskenhälfte können Sie als Auftraggeber Kriterien der auszuwählenden Standorte eingeben. So können bspw. alle Standorte einer bestimmten Betriebsart oder eines bestimmten Bündels ausgewählt werden. Nachdem die Auswahlkriterien eingegeben wurden, müssen Sie die Auswahl durch Klicken des Schalters Aktualisieren bestätigen. Soll keine Vorselektion erfolgen, kann auch direkt der Schalter Aktualisieren gedrückt werden. Daraufhin werden alle gebündelten Standorte angezeigt. In der unteren Maskenhälfte werden die (den Selektionskriterien entsprechenden) Standorte aufgelistet. Soll der Probenehmer/das Labor auf einen Standort Zugriffsrechte erhalten, müssen Sie die Checkbox vor dem entsprechenden Standort anklicken. Es lassen sich beliebig viele Zuordnungen vornehmen und mit Hilfe des Schalters alle selektieren links über der Listenansicht können alle aufgelisteten Standorte markiert werden. Nach der Markierung der gewünschten Standorte klicken Sie auf den Schalter Speichern in der rechten oberen Maskenecke. Dadurch wird die Zuordnung gespeichert. Diese Zuordnung kann von Ihnen als Auftraggeber selbstverständlich in dieser Ansicht jederzeit wieder aufgehoben werden. Es ist auch möglich, mehreren Probenehmern oder Laboren gleichzeitig Zugriff auf einen Standort zu gewähren. Datensatz markieren Auswahlkriterien eingebe Checkbox anklicken Speichern anklicken Seite 33 von 37

34 Abb. 40: Auswahl der Standorte Checkbox angeklickt 9 Legende 9.1 Erklärung der einzelnen Menüpunkte Probenehmer: unternehmenseigene Probenehmer können angelegt und gelöscht werden. Beprobungsaufforderungen (nur für Bündler Landwirtschaft): hier sind alle Betriebe eines Bündlers aufgelistet, die zur Beprobung durch QS vorgegeben werden. Die Beprobungsfrist zeigt an, bis wann jeder einzelne Betrieb zu beproben ist. Probebegleitdaten: Hier können vom Auftraggeber Probenbegleitdaten angelegt und zur weiteren Bearbeitung an den Probenehmer weitergeleitet werden. Außerdem werden alle angelegten Probenbegleitdaten mit dem entsprechenden Bearbeitungszustand (PBD angelegt, Probenehmer beauftragt, Labor beauftragt) in dem sie sich befinden, angezeigt. Analyseergebnisse: Listet alle vom Labor freigegebenen Analyseergebnisse auf. (Rot-markiert = RHG-Überschreitung oder unzulässiger Wirkstoff; Gelb-markiert = ein / mehrere Wirkstoff/e gefunden; keine Markierung = keine Wirkstoffe gefunden). Bevorzugte Abnehmer: ähnlich wie bei favorisierte Labore / PNIs kann hier die Ansicht aller Unternehmen im Bereich OGK eingeschränkt werden. So dass bei der Freigabe von Analyseberichten nur eine kurze Liste der Unternehmen aufgeführt wird, für die Analyseergebnisse freigegeben werden sollen. Favorisierte Labore / PNIs: hier befindet sich eine Auflistung aller im QS-System OGK angemeldeten Labore und PNIs (= unabhängige Probenahmeinstitutionen), die zur Probenahme bevollmächtigt sind. Es können favorisierte Labore und PNIs angelegt werden, um die Ansicht der gesamten Liste auf die wesentlichen Institute zu Probennehmer Beprobungsaufforderung Probebegleitdaten Analyseergebnisse Bevorzugte Abnehmer Favorisierte Labore/PNIs Seite 34 von 37