Module QuickStep - Warenwirtschaft

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1 Module QuickStep - Warenwirtschaft Stand: Februar 2013 intersales AG Internet Commerce

2 QUICKSTEP BASISMODUL Stammdaten Benutzer Anmeldung mit Benutzername und Passwort, Vergabe von Rechten je Benutzer und Menüpunkt, Vergabe von Rechten je Benutzer für erfassen, ändern und löschen von Daten sowie für die Nutzung von Schaltflächen (Buttons). Zusammenfassung von Benutzern zu Benutzergruppen und Vergabe der Rechte auf die Gruppen. Artikel & Artikelgruppen 20stellige Artikelnr, beliebig viele Preisgruppen/Preislisten, Staffelpreise, Staffelrabatte, mächtiges Rabattgruppensystem, Aktionspreise, Kundensonderpreise, Artikelrabattgruppen / Kundenrabattgruppen, Notizen, Warn-, Hinweis- & Sperrtexte, beliebig viele Lieferanten mit EK- Preis/Rabatten/Staffeln, 3stufige Artikelgruppen, Stapelweise Änderung von Artikelnummern, Listenpreisänderung per Stichtag. Kunden & Kundengruppen Beliebig viele Ansprechpartner, von Kundenadresse abweichende Liefer- und Rechnungsadressen, Kundensonderpreise je Artikel, Warn-, Hinweis- & Sperrtexte, Artikelgruppenrabatte je Kunde mit Rabattstaffeln Lieferanten Beliebig viele Ansprechpartner, von Lieferantenadresse abweichende Bestell- Retouren- und Reklamationsadressen, EK-Preise und Konditionen je Artikel, Warn-, Hinweis- & Sperrtexte Staffeln mengenabhängige Preise und Rabatte, auftragswertabhängige Preise und Rabatte, kundenindividuelle Staffeln, Änderung von Staffeln per Stichtag Verkauf Belege erfassen, bearbeiten, drucken Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine o. Berechnung (z.b. Muster), schnelle Umwandlung von Angebot zu Auftrag zu Lieferschein zu Rechnung. Teilebelege wie z.b. Teillieferungen, Rückstandsverwaltung, Sammelrechnungen, Belege einzeln o. stapelweise drucken, abweichende Anschriften für alle Belegarten, lieferwertabhängige Nebenkostenpositionen (automatisch), belegbezogene Zahlungsbedingungen und Zahlarten, schnelle Positionserfassung per Tastaturscanner, Kopieren von Position auch aus anderen Belegen, Standardausdrucke für alle Belegarten, Zuordnung abweichender Belegadressen, ausgefeilte Suchmöglichkeiten z.b. suche alle lieferbaren Aufträge / rückständigen Aufträge. Verkaufshistorie/Journale Bildschirmlisten: welche Kunde welche Artikel wann - zu welchem Preis mit welcher Belegnummer (selektierbar nach Zeitraum, Kunde, Artikel, Beleg ), Rechnungsausgangsjournal, Offene Aufträge, Offene Angebote Einkauf Anfragen & Bestellungen Anfragen und Bestellungen erfassen, bearbeiten, Bestellungen mit und ohne Preis drucken. Bestellnummer d. Lieferanten, automatische Ermittlung von Staffelpreisen & Rabatten, Gewünschter & bestätigter Liefertermine, bestätigte Liefermenge, Zuordnung abweichender Anschriften, schnelle Positionserfassung per Tastaturscanner, Kopieren von Position auch aus anderen Belegen, Standardausdrucke für alle Belegarten, Zuordnung ausgefeilte Suchmöglichkeiten z.b. suche alle rückständigen Bestellungen. Belegversand per mit PDF Lieferkontrolle Termin-/Rückstandsliste (am Bildschirm selektierbar nach verschiedenen Kriterien), Lieferantenanmahnung mit Mahnvorschlag, Mahnstufen und unterschiedlichen Mahnformularen Wareneingang Sammellieferung, Teillieferung, Teilmengenlieferung, Lieferscheinnummer und -datum des Lieferanten, Eingangslieferschein als Lieferkontrollschein.

3 Rechnungseingangskontrolle Sammelrechnung, Teilrechnung, Teilmengenrechnung, Rechnungsnummer und -datum des Lieferanten, Eingangsrechnung als Rechnungskontrollschein. Einkaufshistorie/Journale Bildschirmlisten: welche Lieferant welche Artikel wann - zu welchem Preis mit welcher Belegnummer (selektierbar nach Zeitraum, Lieferant, Artikel, Beleg ), Rechnungseingangsjournal, Offene Bestellungen, Offene Anfragen EK-Preisänderungen stapelweise am Stichtag Lager Automatische Buchungen Bei Belegerfassung in Einkauf und Verkauf. Abbuchung erfolgt bei Erfassung in Lieferschein oder Rechnung. Im Verkauf wird beim Auftrag Menge reserviert. Manuelle Buchungen Buchung von Zu- und Abgängen mit Lagerbewegungsarten, Umbuchungen von Lagerplätzen. Lagerplätze Lagerorganisation mit frei definierbaren Lagerplätzen (20stellig) Lagerjournal Dokumentation jeder Buchung im Lagerjournal, Nachverfolgung über Artikelnr, Platz, Datum u.a.m. Einstellungen MwSt-Sätze Mengeneinheiten Preisgruppen Zahlungskonditionen Lieferkonditionen Versandarten Nummernkreise für automatische Nummernvergaben Textbausteine Firmenstammdaten und umfangreiche Programmkonfigurationen u.a.m. VERKAUF Fremdwährung Hinterlegung aktueller Kurse zu beliebig vielen Währungen. Jedem Kunden und Lieferanten kann eine Währung zugeordnet. Bei der Belegerfassung im Verkauf und Einkauf wird die entsprechende Währung in den Beleg übernommen und dient zur Umrechnung der Preise. Die umgerechneten Preise werden angezeigt, können geändert und ausgedruckt werden. Fremdsprachen Artikeltexte können in beliebig vielen Sprachen erfasst werden. Jedem Kunden und Lieferanten kann eine Sprache zugeordnet werden. Bei der Belegerfassung im Verkauf und Einkauf werden die Artikeltexte in der entsprechenden Sprache übernommen und können bearbeitet werden. Formulare für den Belegdruck in Englisch stehen zur Verfügung. Formulare für andere Sprachen müssen individuell erstellt werden. Handelsstücklisten Zusammenfassen mehrerer Artikel (Komponenten) zu einem Set. Bei der Auftragserfassung werden die Einzelkomponenten wahlweise als Stückliste geführt oder zu einzelnen Belegpositionen aufgelöst.

4 Vertragsverwaltung Erfassung und Abrechnung wiederkehrender Aufträge. Die Abrechnung erfolgt automatisch auf Knopfdruck gemäß den im Vertrag festgelegten Zyklen (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) Artikelkataloge Verwaltung von Artikeln parallel zu den Stammdaten in "Katalogen", z.b. je Lieferant, mit der Möglichkeit des CSV Imports der Daten und der Übernahme in den Artikelstamm. Das Verkaufen einzelner Artikel kann ebenfalls direkt aus dem Katalog heraus erfolgen. Artikelkalkulation Automatische Kalkulation der Verkaufspreise und Kosten nach frei definierbaren Formeln. Beispiel: VK1 = EK+(EK*0,5). Es können beliebig viele Kalkulationsarten und Formeln festgelegt werden. Artikel können einzeln oder stapelweise neu kalkuliert werden. Außendienst, Provisionsabrechnung Verwaltung von Außendienstmitarbeitern. Die Zuordnung zu Kunden kann automatisch über Gebiete erfolgen. Pro Kunde 2 ADM möglich. Provisionssätze können hinterlegt werden beim ADM, beim Kunden, beim Artikel. Artikeleinstellungen: Provisionsfähigkeit, Maximalprovision. Zugriffsrechte der ADM auf QuickStep z.b. kunden- und belegbezogen eingrenzbar. Provisionsabrechnung auf Umsatz oder Roherlös. Bonusabrechnung Verwaltung von Bonusvereinbarungen je Kunde mit Staffeln (Bonus ab erreichtem Umsatz) mit Kulanzregelung. Zwischenabrechnungen zur Ermittlung des Bonusstandes. Artikelgruppen und einzelne Artikel können von der Bonifizierung ausgeschlossen werden. Abrechnungen zu beliebigen Zeitpunkten möglich und wiederholbar. Reports für zusammenfassende Bonusübersichten und Einzelnachweis. Kasse, Barverkauf POS-Modul für Einzelhandel. QUICKSTEP macht Ihren PC zu einem Kassensystem mit Bondrucker, Kassenschublade und wenn gewünscht Scanner. Im Netzwerk können Sie mehrere Arbeitsplätze mit Kassen ausstatten. Die Kassen werden zentral verwaltet und abgerechnet. EC-Cash Die Zahlung an der Kasse kann über EC-Cash erfolgen. Schnittstelle zu EC-Cash-Geräten für den bargeldlosen Zahlungsverkehr nach ZT-Standard. Versand-Schnittstelle Anbindung an Paketdienst-Programme verschiedener Dienstleister: DPD (Übergabe der Versanddaten per Textdatei automatisch oder auf Knopfdruck) UPS (konfigurierbarer ODBC-Zugriff auf QuickStep-Daten von UPS-Software) DHL Easylog (Text-Export, Import) ATLAS-Schnittstelle Elektronische Zoll Schnittstelle mit Anbindung an die Software ProTeria.NET AES (mit zusätzlichen Kosten verbunden). ProTeria.NET AES ist eine ATLAS-zertifizierte Software für elektronische Ausfuhranmeldungen. Die Zollanmeldungen werden direkt am Bildschirm ausgefüllt; QuickStep übergibt die zollbezogenen Daten an die ProTeria-Software, diese wiederum versendet die Daten direkt an den Zoll.

5 EINKAUF Fremdwährung siehe Verkaufsmodule Fremdsprachen siehe Verkaufsmodule Bestellvorschlag Unterstützung der Bedarfsermittlung und Disposition durch auftragsabhängige (gewünschte Artikel werden für einen Auftrag bestellt) und bestandsabhängige (abhängig u.a. vom Istbestand, Mindestbestand, Sollbestand) Bestellvorschläge mit automatischer Generierung von Bestellungen und/oder Preisanfragen bei Alternativlieferanten. Auto-Bedarfsermittlung Die automatische Bedarfsermittlung in der Quickstep erzeugt aus dem monatlichen Verbrauch Mindest- und Sollbestände für das vereinfachte Handling und schnellere Erstellen von Bestellvorschlägen und Bestellungen. Lieferantenbewertung Dieses Modul unterstützt Sie im Einkauf bei der fallweisen Bewertung Ihrer Lieferanten. Je Rechnung können Sie nach diesen Bewertungskategorien komfortabel eine Bewertung des Vorgangs abgeben: Preis, Termintreue, Service und Lieferqualität. Die Bewertungskriterien können Sie dabei selbst als Definition in einer Hilfstabelle hinterlegen. Zusätzlich können Sie eine Notiz erfassen. Das Bewertungsdatum und der Bewerter werden automatisch eingefügt. Die Auswertung der Bewertung bzw. der Summenwerte erfolgt direkt im Programm und alternativ über einen im Umfang enthaltenen Report. Fortlaufender Durchschnitts-EK Beim Wareneingang wird der durchschnittliche Einkaufspreis je Artikel gemäß FIFO-Methode neu ermittelt. Dabei werden die aktuellen Lagerbestände der eingehenden Artikel mit den Einkaufspreisen aus der/den letzten Lieferungen bewertet. ZUSATZMODULE LAGER Multilagerverwaltung, Konsilager Mehrlagerverwaltung für Filial- und Außenläger sowie Konsignationsläger. Inventur Erfassung der Zählwerte für Artikel, Chargen und Seriennummern, zeitversetztes Zählen möglich. Inventurabschluss mit Inventurbewertung u.a. nach FIFO. Mobile Datenerfassung Barcode Scanner (MDE = Mobile Daten Erfassungsgeräte) können äußerst vielseitig eingesetzt werden, um Arbeitsprozesse so rationell wie möglich zu gestalten. Tipparbeit wird gespart, die Erfassung geht schnell und nahezu fehlerfrei vonstatten. MDE-Programme stehen zur Verfügung für: MDE Kommissionierung MDE Inventur MDE Einlagern MDE Umlagern Chargenverwaltung Ermöglicht die durchgängige Verwaltung von Chargen mit Chargen-Nummer und Verfallsdatum in

6 Artikelstamm, Verkauf und Einkauf. Jeder Vorgang zu einer Charge wird dokumentiert, so dass Sie die Historie jedes einzelnen Chargen-Artikels jederzeit am Bildschirm verfolgen können. Geräteverwaltung, Seriennummernverwaltung Verwaltung von Verkaufs-, Leih- und Mietgeräten nach Eigentümer/Patienten, mit Seriennummernverwaltung, bei Ein- und Verkauf. Abrechnung zu Tages-, Monats- oder Pauschalpreisen; Abrechnung von Kaufwiedereinsatzpauschalen und wiederkehrenden Pauschalen. Umfasst die Geräteverwaltung nach Medizinproduktegesetz mit Bestandsverwaltung, lückenloser Geräteeinsatzhistorie und Nachweis aller Instandhaltungsmaßnahmen. Mandanten (Einlieger) Bis zu 9 weitere Mandanten ermöglichen Ihnen die Führung mehrerer Firmen innerhalb eines Systems. Sie können auf Knopfdruck Rechnungen, die Sie an die Kunden Ihres Mandanten geschrieben haben, weiterberechnen. QuickStep erzeugt eine Rechnung mit Positionen aus allen Rechnungen die an Kunden des Mandanten gestellt wurden. Je Mandant können Sie völlig eigenständige Formulare z.b. für den Belegdruck in Quickstep hinterlegen. Verkaufen im Namen des Mandanten; vom eigenen Lager und vom eigenen Artikelstamm. PRODUKTION Stammdaten Produktionsartikel definieren. Produktionsstücklisten, Arbeitspläne, Kosten- und Preiskalkulation für diese Artikel auf der Basis von hinterlegten Arbeitsgängen, Zuschlags- und Kostensätzen. Optional Übernahme der ermittelten Preise als Verkaufspreis. Bedarfsermittlung Produktion im Kundenauftrag mit kundenbezogenen Produktionsaufträgen Bedarfsermittlung auf der Basis von Mindest- und Sollbeständen. Produktionsaufträge Produktionsauftrag mit Charge oder Seriennummer des Fertigprodukts. Automatische (und manuelle) Zuordnung von Chargen zu den Komponenten in den Stücklisten des Produktionsauftrags. Reservieren der Komponenten, Abbuchen der Komponenten vom Lager, Fertigstellung und Zubuchung zum Lager. Rückverfolgung z.b.: In welchem Auftrag ist bestimmte Charge verbaut. FINANZEN & OP-VERWALTUNG Debitoren- und Kreditoren-OP-Listen, Kassenbücher, Zahlungsverkehr mit OP-Ausgleich, Mahnwesen mit Mahnstufen und Mahnformularen, Anzahlungen möglich. Zahlungsimport Über die Zahlungsimport Schnittstelle ist es möglich, Kontodaten aus Ihrer Banksoftware direkt in QuickStep zu importieren und einen Abgleich mit den offenen Rechnungen durchzuführen, so dass die offenen Posten automatisch ausgeglichen werden können. FibuNet FibuNet ist ein Realtime Finanzbuchhaltungs- und Controlling-System, welches umfangreiche Standardfunktionen mitbringt und gleichzeitig leicht an Ihre Anforderungen angepasst werden kann. GoBS-Testat, EURO-zertifiziert, leistungsfähig, schnell, sicher und offen. FibuNet ermöglicht dem Anwender, alle in der Buchhaltung anfallenden Arbeiten schnell und sicher zu erledigen. Dies umfasst eine schnelle Datenerfassung, leistungsfähige Auswertungen und Auskünfte jeder Art auf dem Bildschirm. Grundsätzlich stehen betriebswirtschaftliche Aspekte bei der Leistungsfähigkeit im Vordergrund.

7 Fibu-Schnittstelle Schnittstelle zu diversen Finanzbuchhaltungen, z.b. FibuNet, Datev, DatevCom, KHK, HS Fibu, etc. Bei FibuNet online und bi-direktional: QuickStep greift direkt auf die Daten dieser Fibu zu. Das bedeutet: Daten für OP-Listen und Kreditlimitprüfung kommen unmittelbar aus FibuNet. CUSTOMER-RELATIONSHIP-MANAGEMENT Bezogen auf Kunden und Interessenten sowie Verkaufs- und Einkaufsbelegen: Aufgaben und Wiedervorlagen mit Fälligkeit und Erinnerung Termine mit Teilnehmern und Erinnerung Notizen zu Kunden, Interessenten, Aufgaben etc. s (eingehend, ausgehend) Briefe (Integration von MS-WORD) Telefonie (mit TAPI-Anbindung) CRM-Cockpit für alles zum Kunden & Interessenten: aktuelle Vorgänge (Angebote, Aufträge, Offene Posten, Aufgaben, Wiedervorlagen) Historien (Umsätze, Verkaufsübersicht, Journale...) Artikelbezogene Informationen Zusätzlich Adresskataloge Verwaltung von Adressen parallel zu den Stammdaten in "Katalogen" mit der Möglichkeit des CSV Imports der Daten und der Übernahme in den Adressenstamm. Zusatzinfos Ermöglicht die Verwaltung von beliebigen Zusatzinformationen zu Artikeln und Kunden, z.b. Wettbewerbspreise zu bestimmten Artikeln. DOKUMENTENVERWALTUNG Dokumenten-Server für Archivierung und Dokumenten-Verwaltung. Vollintegriertes Archivierungssystem für alle in QuickStep erzeugten Dokumente sowie beliebige weitere manuell hinterlegbare Dokumente. Per Knopfdruck rufen Sie aus den Stammdaten oder aus Verkauf / Einkauf die Originalbelege zu einzelnen Vorgängen oder Kunden ab. Automatische Erzeugung von PDF-Dokumenten beim Druck von Belegen (z.b. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellungen an Lieferanten) mit Verschlagwortung (Kunde, Lieferant, Beleg) Abruf der Dokumente beim Kunden, Liefernaten, Beleg... Automatische Zuordnung von eingehenden Belegen (z.b. Lieferantenrechnungen) beim Scannen über Barcode. Manuelle Zuordnung von beliebigen Dokumenten zu Kunden, Lieferanten, Belegen, Artikeln, Geräten