DOCUMENTATION. NC Input Tax Refund Microsoft Dynamics Classic Client

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1 NC Input Tax Refund 7.00 Microsoft Dynamics Classic Client

2 DISCLAIMER This documentation serves for information purposes only. In case of using the documentation for other purposes NAVAX Consulting GmbH rejects each guarantee because of special and defective titles. NAVAX Consulting GmbH rejects each adhesion for direct and indirect damage no matter if it is from contract or from law -, which can develop in connection with application and other use of the documentation, and any errors and omissions in this publication. This documentation can be changed at any time if necessary without previous announcements by NAVAX Consulting GmbH. The content of this documentation is protected by copyright. Without written permission of NAVAX Consulting GmbH no part of this documentation may be multiplied or transferred for any purposes no matter which way, electronically or mechanically, it happens. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft SharePoint, QlikView and Corporate Planner are registered trademarks. Further mentioned product and company names may be protected by copyright terms of their legal owners. In this document is a version whose contents may change yet. These changes occur without prior notice. This documentation may be used only for internal purposes. Disclosure to third parties. Diese Dokumentation dient zu Informationszwecken. Bei anderweitiger Verwendung lehnt die NAVAX Consulting GmbH jedwede Gewährleistung aus Sach- und Rechtsmängeln ab. NAVAX Consulting GmbH lehnt jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung der in der Dokumentation beschriebenen Anwendung entstehen können sowie für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Diese Dokumentation kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigungen von NAVAX Consulting GmbH geändert werden. Der Inhalt dieser Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Ohne schriftliche Erlaubnis von NAVAX Consulting GmbH darf kein Teil dieser Dokumentation für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, Microsoft SharePoint, QlikView und Corporate Planner sind eingetragene Warenzeichen. Weitere in dieser Publikation angeführte Produkt- und Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein. Bei der vorliegenden Dokumentation handelt sich um eine Version, deren Inhalt sich noch verändern kann. Diese Veränderungen erfolgen ohne gesonderte Bekanntgabe. Diese Dokumentation darf ausschließlich für interne Zwecke verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 2 von 33

3 NC INPUT TAX REFUND 7.00 DOCUMENTATION Herausgeber NAVAX Autor Enzo Forabosco Datum 2013 Copyright 2013 NAVAX Consulting GmbH Handbuch NAVAX Consulting GmbH EURO PLAZA Technologiestraße 8 A-1120 Wien Telefon: Telefax: office@navax.com NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 3 von 33

4 Inhalt 1. Übersicht Vorwort Installation NC Input Tax Refund Grundlagen Einrichtung Allgemein Bankdaten Geschäftstätigkeit Nummerierung Export Version Geschäftsaktivitäten Automatischer Import Manueller Import Vorsteuererstattungscodes Automatischer Import Manueller Import Sprachen Länder/Regionen Währungen Erweiterungen Kreditorenkarte Vorsteuererstattung Aufgaben Aktuelle Vorsteuererstattung Aktion Exportieren Paketarchiv Aktion Stornieren Aktion Berichtigen NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 4 von 33

5 1. Übersicht 1.1 Vorwort Liebe Erstellerin, lieber Ersteller, In diesem Dokument finden Sie die Bedienungsanleitung für das Modul Vorsteuerrückerstattung. Es werden sowohl die Einrichtung, sowie das Erstellen der XML-Dateien erklärt. Die erstellten Dateien können mittels Finanz-Online an das österreichische Finanzamt übertragen werden. In erster Linie ist dieses Dokument für Anwender gedacht, welche mit den steuerlichen Gegebenheiten bezüglich der Vorsteuerrückerstattung innerhalb der EU vertraut sind. Der Leser sollte über Erfahrung im Bereich der Anwendung verfügen und den Aufbau der Kreditorenposten kennen. Das Handbuch wurde sorgfältig geprüft und die Beispiele getestet. Doch kein noch so gutes Handbuch ist ohne Fehler. Lassen Sie uns wissen, wenn etwas nicht so funktioniert, wie Sie es erwarten. Über Anregungen und Lob freuen wir uns natürlich auch: Viel Spaß beim Lesen! 1.2 Installation Die Installation dieses Moduls ist durch Ihren Microsoft Dynamics NAV Partner durchzuführen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 5 von 33

6 2. NC Input Tax Refund Grundlagen Dieses Kapitel widmet sich den Funktionen, die NC Input Tax Refund bietet. Vorab sei erwähnt, dass eine Einrichtung des Moduls notwendig ist. 2.1 Einrichtung Bevor Sie mit den Funktionen der Vorsteuer Rückerstattung arbeiten können, müssen Sie verschiedene Basisinformationen erfassen. Dies geschieht im Fenster Vorsteuererstattung Einrichtung. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Vorsteuererstattung, danach erweitern Sie den Ordner Einrichtung und drücken auf Vorsteuererstattung Einrichtung. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 6 von 33

7 2. Das Fenster Vorsteuererstattung Einrichtung wird geöffnet und sieht wie folgt aus: Im Fenster Vorsteuererstattung Einrichtung sind allgemeine Daten zu hinterlegen, die in erster Linie Stammdaten bezüglich Ihres Unternehmens betreffen, welche in der XML-Datei übermittelt werden müssen. Nachstehend werden die Reiter erklärt Allgemein Feld Kundeninfo Unternehmer Kauf/Import Beschreibung Dieses Feld wird in den erstellten XML-Dateien übermittelt. Die Adresse des Unternehmens bzw. Antragstellers Die eingereichten Rechnungen müssen als Kauf oder Import deklariert werden. Die Angabe in diesem Parameter dient als Default-Vorschlagswert. Sie können diesen Wert bei jeder Rechnung vor Erstellung der XML-Dateien ändern. Mandantenwährungscode Enthält den Währungscode des Mandanten ISO Mandantenwährungscode Vorsteuererstattung Geben Sie in diesem Feld den ISO Mandantenwährungscode an Bankdaten Feld Bankkontoinhaber Beschreibung Die Überweisung des Erstattungsbetrages erfolgt auf das hier angegebene Konto. Bei der Eingabe ist zu beachten, dass auf Grund von Vorgaben der Europäischen Union nur folgende Zeichen möglich sind:a-z a-z 0-9 / -? : ( )., + NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 7 von 33

8 SWIFT-Code IBAN Der BIC (Bank Identifier Code) ist einzugeben. Der BIC identifiziert im internationalen Banken-Netzwerk jene Bank, die das Konto führt. Die IBAN (International Bank Account Number) ist einzugeben. Die IBAN ist die internationale Darstellung der Kontonummer und der Bank. Sie wurde vom europäischen Komitee für Banken-Standards (European Committee for Banking Standards, ECBS) entwickelt und dient der Vereinfachung der Auftragsabwicklung im europäischen Zahlungsverkehr. Bankkontowährungscode Geben Sie hier die Währung des Bankkontos an. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 8 von 33

9 2.1.3 Geschäftstätigkeit Feld Geschäftstätigkeit 1-5 Beschreibung Dieses Feld wird in den erstellten XML-Dateien übermittelt. Die zulässigen Werte müssen im Fenster Vorsteuerrückerstattung Geschäftstätigkeiten angelegt sein. Es muss zumindest die Geschäftstätigkeit 1 gefüllt werden. Alle weiteren Felder können leer gelassen werden Nummerierung Feld Paketnummern Beschreibung Dieses Feld wird in den erstellten XML-Dateien übermittelt. Jede Einreichung kann durch die eindeutige Paketnummer identifiziert werden. Die Nummernserie muss nummerisch sein, da sonst das Finanzamt die XML-Dateien nicht annehmen wird. Die Sequenznummer ist eine frei wählbare bis zu 6-stellige Nummer, die vom Antragsteller zur Identifizierung der Rechnung vergeben wird. Diese Nummer muss pro Antrag eindeutig sein Export Feld Ordner Antrag Dateiname Beschreibung In diesem Feld geben Sie den Ordner für die Erstellung der Datei an. Geben Sie hier den Namen für die Datei an. Abschluss Dateiname Geben Sie hier den Namen für die Datei an. Speichern untern anzeigen Setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen wenn Sie den Speichern unter Dialog bei der Erstellung der Datei erhalten möchten Version Gibt Auskunft über die Version der Vorsteuererstattung die Sie verwenden. Klicken Sie auf What s New um neue Informationen zur NC Vorsteuererstattung zu erhalten oder um die Einrichtungsdateien von unserer Internetseite herunterzuladen. Dieser Schritt ist optional. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 9 von 33

10 1. Klicken Sie auf die Aktion What s New? Der Internetexplorer wird geöffnet. 2. Klicken Sie im Bereich Download auf Geschäftstätigkeiten um die Einrichtungsdatei herunterzuladen. 3. Wiederholen Sie den letzten Schritt für die Vorsteuererstattungscodes. Folgen Sie dem nächsten Abschnitt, in dem wir die Einrichtung der Geschäftsaktivitäten besprechen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 10 von 33

11 2.2 Geschäftsaktivitäten Geschäftstätigkeiten wurden vom europäischen Parlament eingeführt um der technischen Entwicklung und den strukturellen Veränderungen der Wirtschaft Rechnung zu tragen. Für die Vergleichbarkeit von statistischen Daten der Binnenmarktteilnehmer wurden einheitliche Klassifikationen definiert. Hinweis: Die zum Zeitpunkt der Auslieferung bekannten Codes werden mit dem Programm mit ausgeliefert. Sie können diese ergänzen oder überarbeiten. Prüfen Sie die Codes vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit. Der Lieferant kann für die ausgelieferten Datensätze keine Verantwortung übernehmen. Die Details zu den Codes erhalten Sie auf der Homepage des Finanzministeriums Automatischer Import Um die Geschäftstätigkeiten automatisch hineinzuladen, klicken Sie auf Einrichtung Download. Die Daten werden in das Programm importiert. Sofern gewünscht können Sie die Datei auch mittels Einrichtung Download speichern unter separat abspeichern Manueller Import Wie im Abschnitt zuvor beschrieben können Sie diese Klassifikationen von unserer Internetseite herunterladen und manuell einspielen. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung, öffnen Sie anschließen den Ordner Einrichtung und drücken Sie auf Geschäftstätigkeiten. 2. Das Fenster Vorsteuererstattung Geschäftstätigkeiten wird geöffnet: 3. Klicken Sie auf Einrichtung Importieren um die Datei NCVR600_BusinessActivities.xml die Sie im Abschnitt zuvor heruntergeladen haben einzulesen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 11 von 33

12 4. Geben Sie den Speicherort der Datei NCVR600_BusinessActivities.xml an und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. 5. Die Anwendung importiert die Daten aus der Datei und beendet den Import mit folgender Meldung: 6. Bestätigen Sie die Meldung mit OK und Sie befinden sich wieder im Fenster Vorsteuererstattung Geschäftstätigkeiten, dieses sieht nun wir folgt aus: Sie können zusätzliche Codes erfassen, indem Sie auf eine leere Zeile drücken. Wenn Sie den Inhalt des Fensters in eine Datei exportieren möchten steht Ihnen dazu die Aktion Einrichtung Exportieren zur Verfügung. Im nächsten Abschnitt besprechen wir das Fenster Vorsteuererstattungscodes. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 12 von 33

13 2.3 Vorsteuererstattungscodes Die Vorsteuererstattungscodes werden für die Detailierung der Vorsteuererstattung benötigt. Dabei wird je Vorsteuererstattungscode nochmals in Vorsteuererstattungssubcodes unterschieden. Hinweis: Die zum Zeitpunkt der Auslieferung bekannten Codes werden mit dem Programm mit ausgeliefert. Sie können diese ergänzen oder überarbeiten. Prüfen Sie die Codes vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit. Der Lieferant kann für die ausgelieferten Datensätze keine Verantwortung übernehmen. Die Details zu den Codes erhalten Sie auf der Homepage des Finanzministeriums Automatischer Import Um die Vorsteuererstattungscodes samt deren Subcodes automatisch hineinzuladen, klicken Sie auf Einrichtung Download. Die Daten werden in das Programm importiert. Sofern gewünscht können Sie die Datei auch mittels Einrichtung Download speichern unter separat abspeichern Manueller Import Wie in der Einrichtung beschrieben können Sie diese Vorsteuererstattungscodes von unserer Internetseite herunterladen und manuell einspielen. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung, öffnen Sie anschließen den Ordner Einrichtung und drücken Sie auf Vorsteuererstattungscodes. 2. Das Fenster Vorsteuererstattungscodes wird geöffnet: NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 13 von 33

14 3. Klicken Sie auf Einrichtung Importieren um die Datei NCVR600_Codes.xml die Sie im Abschnitt zuvor heruntergeladen haben einzulesen. 4. Geben Sie den Speicherort der Datei NCVR600_Codes.xml an und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. 5. Die Anwendung importiert die Daten aus der Datei und beendet den Import mit folgender Meldung: 6. Bestätigen Sie die Meldung mit OK und Sie befinden sich wieder im Fenster Vorsteuererstattungscodes, dieses sieht nun wir folgt aus: Sie können zusätzliche Codes erfassen, indem Sie auf eine leere Zeile drücken. Wenn Sie den Inhalt des Fensters in eine Datei exportieren möchten steht Ihnen dazu die Aktion Einrichtung Exportieren zur Verfügung. Zur Einsicht in die Subcodes klicken Sie auf eine Zeile im Fenster Vorsteuererstattungscodes und danach auf die Aktion Subcodes. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 14 von 33

15 Das Fenster Vorsteuererstattungssubcodes wird geöffnet: Im nächsten Abschnitt besprechen wir das Fenster Sprachen. 2.4 Sprachen Das Fenster Sprachen wird für die Erfassung der ISO-Codes verwendet und dient der Bekanntgabe der Sprache im Feld Beschreibung der Ware der XML Nachricht. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung, öffnen Sie anschließen den Ordner Einrichtung und drücken Sie auf Sprachen. 2. Das Fenster Sprachen wird geöffnet: In der Spalte ISO Code Vorsteuererstattung geben Sie den Code an. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 15 von 33

16 ACHTUNG: Die Sprache ist in Kleinbuchstaben zu übermitteln, es handelt sich dabei um eine EU-Vorgabe. Die Details zu den Codes erhalten Sie auf der Homepage des Finanzministeriums. Im nächsten Abschnitt besprechen wir das Fenster Länder/Regionen. 2.5 Länder/Regionen Das Fenster Länder/Region wird für die Erfassung der ISO-Codes verwendet und dient der Bekanntgabe des EU-Landes, in das der Antrag auf Erstattung von Vorsteuerbeträgen in einem anderen Mitgliedstaat übermittelt werden soll. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung, öffnen Sie anschließen den Ordner Einrichtung und drücken Sie auf Länder/Regionen. 2. Das Fenster Länder/Regionen wird geöffnet In der Spalte ISO Code Vorsteuererstattung geben Sie den Code an. Im Feld Währungscode Vorsteuererstattung kann ein von der Mandantenwährung abweichender Währungscode für das Antragsland angegeben werden. In der Spalte Sprachcode Vorsteuererstattung kann der passende Kürzel gewählt werden. Die Details zu den Codes erhalten Sie auf der Homepage des Finanzministeriums. Im nächsten Abschnitt besprechen wir das Fenster Währungen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 16 von 33

17 2.6 Währungen Das Fenster Währungen wird für die Erfassung der ISO-Codes verwendet und dient der Bekanntgabe der Währung. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung, öffnen Sie anschließen den Ordner Einrichtung und drücken Sie auf Währungen. 2. Das Fenster Währungen wird geöffnet: In der Spalte ISO Code Vorsteuererstattung geben Sie den Code an. Die Rundung der Betragsfelder wird über das neue Feld Vorsteuererstattungsrundungspräzision in der Währungstabelle angegeben. Wird keine angegeben so wird das Feld Betragsrundungspräzision für die spätere Umrechnung verwendet. Bei Ungarischer Forint ist es beispielsweise empfehlenswert eine Vorsteuererstattungsrundungspräzision von 1,00 anzugeben. Die Details zu den Codes erhalten Sie auf der Homepage des Finanzministeriums.Im nächsten Abschnitt besprechen wir die Erweiterungen im Fenster Kreditorenkarte. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 17 von 33

18 2.7 Erweiterungen Kreditorenkarte Die Kreditorenkarte wurde im FastTab Zahlungen um die Felder Vorsteuererstattung, Vorsteuererstattungscode 1 und Vorsteuererstattungssubcode 1 erweitert. Damit besteht nun die Möglichkeit pro Kreditorenkarte Vorschlagswerte zu definieren. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung und drücken Sie auf Kreditoren. 1. Drücken Sie auf, um sämtliche Kreditoren aufzulisten. Das Fenster Kreditorenübersicht wird geöffnet: 2. Markieren Sie den gewünschten Kreditor mit der Maus und wählen Sie ihn mittels Doppelklick aus. Der Kreditor ist nun ausgewählt und im Reiter Zahlungen sind folgende Neuerungen einsehbar: NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 18 von 33

19 Vorsteuererstattung setzen Sie ein Häkchen in das Feld wenn dieser Kreditor in der Vorsteuererstattung berücksichtig werden soll. Vorsteuererstattungscode 1 - Bei jeder eingereichten Rechnung muss zumindest ein Code in der XML-Datei übermittelt werden. Sie können beim Kreditor einen Vorschlagswert für alle Rechnungen, welche von diesem Lieferanten ausgestellt wurden, hinterlegen. Sie können diesen vorgeschlagenen Wert bei jeder Rechnung vor Erstellung der XML-Dateien ändern. Klicken Sie auf den AssistButton auszuwählen. im Feld um einen Code aus der Liste Vorsteuerstattungssubcode 1 - Bei eingereichten Rechnungen kann ein Subcode in der XML-Datei übermittelt werden. Sie können beim Kreditor einen Vorschlagswert für alle Rechnungen, welche von diesem Lieferanten ausgestellt wurden, hinterlegen. Sie können diesen vorgeschlagenen Wert bei jeder Rechnung vor Erstellung der XML-Dateien ändern. Klicken Sie auf den AssistButton im Feld um einen Code aus der Liste auszuwählen. Im nächsten Kapitel besprechen wir wie Sie die verschiedenen Aufgaben mit der Anwendung erledigen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 19 von 33

20 3. Vorsteuererstattung Aufgaben 3.1 Aktuelle Vorsteuererstattung Wenn Sie die Einrichtung im Kapitel zuvor durchgeführt haben, können Sie nun die XML-Datei erstellen. Bitte beachten Sie folgendes: Bei Währungen mit einem sehr großen Umrechnungsfaktor (z.b. HUF) kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Wie im Kapitel Währungen empfohlen, kann das Setzen der Vorsteuererstattungsrundungspräzision auf 1,00 den Rundungsfehler minimieren. Rundungsdifferenzen im Kleinstbereiche können dadurch allerdings auch nicht verhindert werden. Technische Erklärung: Die Berechnung der zu meldenden Beträge basiert auf den MwSt.-Posten. Die MwSt.-Posten werden in NAV allerdings in der Mandantenwährung (z.b. EUR) gespeichert. Wird eine Einkaufsrechnung in einer Fremdwährung wie z.b. HUF gebucht, so werden die MwSt.Posten in EUR gespeichert. Beim Vorschlag für die Posten der Vorsteuerrückerstattung wird die Rechnung wieder auf HUF zurück gerechnet. Bei eben dieser Rückrechnung kann es zur Abweichung kommen. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung und drücken Sie auf Aktuelle Vorsteuererstattungen. 2. Das Fenster Vorsteuererstattungen wird geöffnet: Im nächsten Schritt erstellen wir nun einen Vorschlag für die Vorsteuererstattung. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 20 von 33

21 1. Klicken Sie auf die Aktion Vorschlagen, das Anforderungsfenster Vorsteuererstattungen vorschlagen wird geöffnet: Die Funktion Vorsteuererstattungen vorschlagen überspringt Kreditorenposten für die ein MwSt.-Posten mit MwSt.-Berechnungsart Erwerbsbesteuerung oder Verkaufssteuer existiert.im Bereich Optionen stehen folgende Optionen zur Verfügung: Nur Kreditoren mit Vorsteuererstattungskennzeichen setzen Sie in dieses Feld ein Häkchen wenn die Anwendung nur Kreditoren einbeziehen soll, die im Reiter Zahlungen der Kreditorenkarte im Feld Vorsteuererstattung ein Häkchen besitzen. Inklusive bereits exportierter Kreditorenposten wenn Sie in diese Feld ein Häkchen setzen werden auch bereits exportierte Kreditorenposten vorgeschlagen. Die Funktion Vorsteuererstattungen vorschlagen kann beliebig oft aufgerufen werden. Die gefilterten Kreditorenposten werden zu den schon im Fenster Vorsteuererstattungen vorhandenen Posten hinzugefügt. Im Bereich Kreditorenposten können Sie weitere Filter angeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK 2. Das Fenster Vorsteuererstattungen wird laut den gesetzen Filtern aktualisiert: NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 21 von 33

22 Wenn Sie weitere Zeilen in die Vorsteuererstattung aufnehmen möchten, wählen Sie die nächste freie Zeile aus und drücken danach auf den AssistButton des Feldes Kreditorenposten Lfd. Nr., um einen weiteren Datensatz aus der Tabelle Kreditorenposten aufzunehmen. Mit der Aktion Exportieren können Sie die XML-Dateien für Finanz-Online erstellen. Die exportierten Kreditorenposten erhalten ein Kennzeichen, damit sie nicht irrtümlich doppelt eingereicht werden. In der Vorsteuererstattung werden die Betragsfelder zusätzlich zur Mandantenwährung auch in der entsprechenden Währung des Antragslandes umgerechnet. Bei Angabe eines Kreditorenpostens werden die Umrechnungsfaktoren über den Posten ermittelt. Bei abweichendem Währungscode wird über das Buchungsdatum der entsprechende Währungsfaktor ermittelt. Anhand der nachfolgenden Tabelle besprechen wir die Felder aus dem Fenster Vorsteuererstattungen: Feld Kreditorenposten Lfd. Nr Kreditorennr. Länder-/Regionscode Antragsland Sprachcode Beschreibung In diesem Feld geben Sie Kreditorenposten Lfd. Nr. an die Sie in die Vorsteuererstattung aufnehmen möchten. Enthält die Nummer des Kreditoren der dieser Vorsteuererstattung zugeordnet ist. Dies ist die Länderkennung des Finanzamtes, bei dem die Einreichung zur Vorsteuerrückerstattung stattfinden soll. Es wird das Länderkennzeichen des Kreditoren vorgeschlagen. Der Vorschlag kann manuell geändert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Länderkennzeichen mit den von der EU vorgeschriebenen Länderkennzeichen übereinstimmen (siehe Homepage Finanzministerium). Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Die Sprache bezieht sich auf die mitgegebene Beschreibung. Der Vorschlagswert für aus dem Feld Spachcode im Fenster Vorsteuererstattung Einrichtung übernommen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 22 von 33

23 Kauf/Import Belegnr. Importnr. (Import) Belegdatum Kleinbetragsrechnung USt-IdNr. (Kauf) Steuernummer (Kauf/Deutschland) Name Adresse PLZ-Code Ort Bemessungsgrundlage (MW) Vorsteuer (MW) Abziehbare Vorsteuer (MW) Währungscode Bemessungsgrundlage Angabe, ob es sich bei dieser Rechnung um einen Kauf oder einen Import handelt. Der Vorschlagswert für aus dem Feld Kauf/Import im Fenster Vorsteuererstattung Einrichtung übernommen. Wird diese Nummer angegeben, darf keine Importnummer erfasst werden. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Belegnr. im Fenster Kreditorenposten. Diese Nummer darf nur bei Import angegeben werden. Wird diese Nummer angegeben, darf keine Rechnungsnummer erfasst werden. Datum der Rechnung. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Belegdatum im Fenster Kreditorenposten. Es ist kein Datum vor dem zulässig. Es wird nicht geprüft, ob das Datum nach dem Systemdatum liegt. Bei der Übermittlung der Datei werden jedoch Daten mit einem Belegdatum in der Zukunft vom Finanzamt nicht akzeptiert. Der Vorschlagswert für dieses Feld ist Nein. UID-Nummer des Kreditoren Darf nicht erfasst werden, wenn die Steuernummer (Kauf/Deutschland) angegeben wird. Steuernummer des Kreditoren. Die Steuernummer kann nur bei der Länderkennung DE erfasst werden. Darf nicht erfasst werden, wenn die USt- IdNr. angegeben wird. Der Name des Kreditoren der dieser Vorsteuererstattung zugeordnet ist. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Name im Fenster Kreditorenkarte. Die Adresse des Kreditoren der dieser Vorsteuererstattung zugeordnet ist. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Adresse im Fenster Kreditorenkarte. Der PLZ-Code des Kreditoren der dieser Vorsteuererstattung zugeordnet ist. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld PLZ-Code im Fenster Kreditorenkarte. Der Ort des Kreditoren der dieser Vorsteuererstattung zugeordnet ist. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Ort im Fenster Kreditorenkarte. Bemessungsgrundlage des Beleges in der Mandantenwährung. Vorsteuer des Beleges in der Mandatenwährung. Abziehbare Vorsteuer des Beleges in der Mandatenwährung. Der Währungscode der Vorsteuererstattung. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Währungscode im Fenster Kreditorenposten. Bemessungsgrundlage des Beleges. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Bemessungsgrundlage im Fenster MwSt.-Posten. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 23 von 33

24 Vorsteuer Abziehbare Vorsteuer Code 1 Subcode 1 Vorsteuer des Beleges. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Betrag im Fenster MwSt.-Posten. Abziehbare Vorsteuer des Beleges. Die Anwendung übernimmt den Wert aus dem Feld Betrag im Fenster MwSt.-Posten. Enthält den Vorsteuererstattungscode aus dem Feld Vorsteuererstattungscode im Fenster Kreditorenkarte. Wenn das Feld in der Kreditorenkarte nicht ausgefüllt ist können Sie hier einen Code manuell erfassen. Enthält den Vorsteuererstattungscode aus dem Feld Vorsteuererstattungssubcode im Fenster Kreditorenkarte. Wenn das Feld in der Kreditorenkarte nicht ausgefüllt ist können Sie hier einen Subcode manuell erfassen. Beschreibung 1 Enthält die Beschreibung des Subcodes aus dem Feld Subcode 1 Code 2 Subcode 2 Beschreibung 2 Code 3 Subcode 3 Beschreibung 3 Code 4 Subcode 4 Beschreibung 4 Code 5 Subcode 5 Bei Code 2= 10 muss dieses Feld oder die Beschreibung gefüllt werden. Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Enthält die Beschreibung des Subcodes aus dem Feld Subcode 2 Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Bei Code 3= 10 muss dieses Feld oder die Beschreibung gefüllt werden. Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Enthält die Beschreibung des Subcodes aus dem Feld Subcode 3 Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Bei Code 4= 10 muss dieses Feld oder die Beschreibung gefüllt werden. Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Enthält die Beschreibung des Subcodes aus dem Feld Subcode 4 Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Bei Code 5= 10 muss dieses Feld oder die Beschreibung gefüllt werden. Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Beschreibung 5 Enthält die Beschreibung des Subcodes aus dem Feld Subcode 5 NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 24 von 33

25 Diese Spalte wird standardmäßig nicht angezeigt. Sie können sie jedoch einblenden. Sie können die Daten im Fenster Vorsteuererstattungen vor dem Export beliebig verändern. Einige Felder sind manuell zu ergänzen, da die Daten in Microsoft Dynamics NAV nicht vorhanden sind. Im nächsten Schritt werden wir nun die XML Datei erstellen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 25 von 33

26 3.2 Aktion Exportieren Klicken Sie auf die Aktion Exportieren, das Anforderungsfenster Vorsteuererstattungen exportieren wird geöffnet. Länder-/Regionscode Geben Sie in diesem Feld den Ländercode an. Der Code wird für die Abgrenzung der Daten im Fenster Vorsteuererstattung im Feld Antrag Länder-/Regionscode verwendet. Nur Datensätze die diesem Ländercode entsprechen werden in die Datei übergeben. Es ist somit nur möglich, die Antragsdateien für jeweils ein Antragsland zu erstellen Startdatum In diesem Feld müssen Sie ein Datum angeben. Das Datum wird für die Abgrenzung der Daten im Fenster Vorsteuererstattung im Feld Belegdatum verwendet. Nur Datensätze die innerhalb dieses Datums liegen werden in die Datei übergeben. Enddatum In diesem Feld müssen Sie ein Datum angeben. Das Datum wird für die Abgrenzung der Daten im Fenster Vorsteuererstattung im Feld Belegdatum verwendet. Nur Datensätze die innerhalb dieses Datums liegen werden in die Datei übergeben. Fragen Frage 2A und Frage 2B müssen korrekt beantwortet werden. Diese Werte werden bei Erstellung der XML-Dateien übernommen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um die Datei zu erstellen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 26 von 33

27 Nachdem die Anwendung die Datei erstellt hat erhalten Sie folgenden Hinweis: Wir ersuchen Sie zu beachten, dass die Datei nur in begrenztem Rahmen auf formelle Richtigkeit geprüft werden kann. Beachten Sie daher, ob Sie von Finanz Online eine Rückmeldung erhalten, dass die Datei nicht übernommen werden konnte. Wurde die Übernahme der Datei von Finanz Online abgelehnt, können Sie die Datei mit dem Menüpunkt Storno/Berichtigung nochmals zur Bearbeitung laden und korrigiert neu erstellen. Bei erfolgreichem Export werden folgende Punkte durchgeführt: Erstellung der Auftragsdatei Erstellung der Abschlussdatei Transferieren der exportierten Zeilen aus dem Fenster Vorsteuererstattungen in das Fenster Vorsteuererstattung Archiv Füllen des Feldes Vorsteuererstattung Lfd. Nr. im Fenster Kreditorenposten der betroffenen Kreditorenposten Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes Land für das Sie eine Rückerstattungsdatei benötigen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 27 von 33

28 4. Paketarchiv Sollten Sie irrtümlich eine falsche Datei an das Finanzamt übertragen haben, so gibt es zwei Möglichkeiten, die übertragenen Pakete zu korrigieren: Stornieren Sie können Stornoposten zu bereits übertragenen XML-Dateien übermitteln. Dazu werden die zu stornierenden Posten mit Nullwerten neu übermittelt. Bitte informieren Sie sich beim Finanzamt, unter welchen Bedingungen ein Storno noch möglich ist. Berichtigen Sie können eine bereits übermittelte XML-Datei nochmals berichtigt übermitteln. Dazu muss die neue Datei den gleichen Zeilenaufbau wie die ursprüngliche haben. Die Inhalte der Zeilen können natürlich unterschiedlich sein, denn das ist ja der Sinn der Berichtigung. Sollten Sie nur eine einzige Zeile berichtigen wollen, so bedeutet das, dass diese in geänderter Form übermittelt wird, alle anderen Zeilen ident, wie bei der vorigen Übermittlung. Die Durchführung erfolgt im Bereich Aufgaben, Stornozeilen in Bearbeitung bzw. Belichtungszeiten in Bearbeitung. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie wie Sie die Korrekturen durchführen können. Wie im Kapitel zuvor angesprochen werden exportierte Vorsteuererstattungen in das Paketarchiv transferiert. Wenn Sie eines der Pakete korrigieren möchten gehen Sie wie folgt vor. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Panel Vorsteuererstattung und drücken Sie auf Paketarchiv. 2. Das Fenster Vorsteuererstattung Paketarchiv wird geöffnet: NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 28 von 33

29 In der folgenden Tabelle besprechen wir die Felder im Fenster Vorsteuererstattung Paketarchiv: Feld Paketnr. Export am Export um Export von Startdatum Erstellte Antrag Datei Enthält die Nummer des Paket Enthält das Datum an dem das Paket exportiert wurde. Enthält die Uhrzeit an dem das Paket exportiert wurde. Enthält den Benutzernamen mit dem das Paket exportiert wurde. Das Startdatum das für den Export verwendet wurde. Der Wert wird im Fenster Vorsteuererstattungen exportieren angegeben. Pfad zur Erstelle Antrag Datei Erstellte Abschluss Datei Pfad zur Abschluss Datei Enddatum Länder- /Regionscode Anzahl Vorsteuererstattungen Storno am Storno um Storno von Berichtigung am Berichtigung um Berichtigung von Das Enddatum das für den Export verwendet wurde. Der Wert wird im Fenster Vorsteuererstattungen exportieren angegeben. Enthält den Code aus dem Fenster Vorsteuererstattungen exportieren der beim Export angegeben wurde. Gibt Auskunft über die Anzahl der Posten zu diesem Paket im Fenster Vorsteuererstattung Archiv. Klicken Sie in das Feld um die Posten einzusehen. Wenn das Paket mit der Aktion Stornieren storniert wurde enthält dieses Feld das Datum an dem die Stornierung durchgeführt wurde. Wenn das Paket mit der Aktion Stornieren storniert wurde enthält dieses Feld die Uhrzeit an dem die Stornierung durchgeführt wurde. Wenn das Paket mit der Aktion Stornieren storniert wurde enthält dieses Feld den Namen des Benutzers der die Stornierung durchgeführt hat. Wenn das Paket mit der Aktion Berichtigen berichtigt wurde enthält dieses Feld das Datum an dem die Berichtigung durchgeführt wurde. Wenn das Paket mit der Aktion Berichtigen berichtigt wurde enthält dieses Feld die Uhrzeit an dem die Berichtigung durchgeführt wurde. Wenn das Paket mit der Aktion Berichtigen berichtigt wurde enthält dieses Feld den Namen des Benutzers der die Berichtigung durchgeführt hat. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 29 von 33

30 4.1 Aktion Stornieren 1. Wenn Sie ein Packet stornieren möchten, wählen Sie die entsprechende Zeile aus und klicken danach auf die Aktion Stornieren. Die folgende Meldung erscheint: 2. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja um das Paket zu stornieren. Das Fenster Vorsteuererstattung Storno wird geöffnet: 3. Löschen Sie alle Zeilen die Sie nicht stornieren möchten. 4. Nachdem Sie alle Zeilen die Sie nicht stornieren möchten gelöscht haben klicken Sie auf die Aktion Exportieren, das Fenster Vorsteuererstattung exportieren wird geöffnet. Die Werte im Fenster werden aus dem ursprünglichen Paket entnommen und können nicht geändert werden. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 30 von 33

31 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um die Datei zu erstellen. Nachdem die Anwendung die Datei erstellt hat erhalten Sie folgende Meldung: 6. Bestätigen Sie die Meldung mit OK und Sie befinden sich nun wieder im Fenster Vorsteuererstattung Paketarchiv. Der Inhalt der Felder Storno am, Storno um und Storno von entsprechend gefüllt. Anmerkungen: Stornierte Zeilen stehen für eine neuerliche Vorsteuererstattung mittels der Aktion Vorschlagen im Fenster Vorsteuererstattung wieder zur Verfügung. Das Fenster Vorsteuererstattung Storno kann auch über das Panel Vorsteuererstattung und danach unter Stornozeilen in Bearbeitung erreicht werden. Die Aktion Stornieren muss allerdings über das Fenster Vorsteuererstattung Paketarchiv ausgeführt werden. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 31 von 33

32 4.2 Aktion Berichtigen Im nächsten Schritt werden wir uns nun mit der Aktion Berichtigen befassen. 1. Wenn Sie ein Packet berichtigen möchten, wählen Sie die entsprechende Zeile aus und klicken danach auf die Aktion Berichtigen. Die folgende Meldung erscheint: 2. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja um das Paket zu berichtigen. Das Fenster Vorsteuererstattung Berichtigung wird geöffnet: 3. Führen Sie die Korrekturen in den angezeigten Zeilen durch. Hinweis: Es ist nicht möglich, Zeilen einzeln zu löschen, oder neue hinzuzufügen. Wenn Sie eine Zeile löschen werden alle Zeilen zum Paket aus dem Fenster Vorsteuererstattung Berichtigung entfernt. Die Anwendung geht in diesem Fall davon aus Sie möchten die Berichtung des Pakets nicht durchführen. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 32 von 33

33 4. Klicken Sie auf die Aktion Exportieren, das Fenster Vorsteuererstattung exportieren wird geöffnet: Die Werte im Fenster werden aus dem ursprünglichen Paket entnommen und können nicht geändert werden. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK um die Datei zu erstellen. 6. Bestätigen Sie die Meldung mit OK und Sie befinden sich nun wieder im Fenster Vorsteuererstattung Paketarchiv. Der Inhalt der Felder Berichtigung am, Berichtigung um und Berichtigung von entsprechend gefüllt. Das Fenster Vorsteuererstattung Berrichtigung kann auch über das Panel Vorsteuererstattung und danach unter Berichtigungszeilen in Bearbeitung erreicht werden. Die Aktion Berichtigen muss allerdings über das Fenster Vorsteuererstattung Paketarchiv ausgeführt werden. NAVAX Deutschland Österreich Schweiz Polen Seite 33 von 33