SEPA jetzt vorbereiten!

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1 SEPA jetzt vorbereiten! Sehr geehrte Damen und Herren, der Endspurt hat begonnen. Ab Februar 2014 können Überweisungen und Lastschriften im bisherigen nationalen Verfahren nicht mehr durchgeführt werden - dies ist keine Option, sondern eine gesetzliche Vorgabe. Banken dürfen dann von Firmenkunden keine Aufträge mehr in den bisherigen Verfahren entgegennehmen. In der Ausgabe Nr. 8 berichteten wir über eine sehr verhaltene Vorbereitung seitens der Firmenkunden auf das Thema SEPA- Lastschriften. Hierzu finden Sie rechts das Ergebnis einer Unternehmensbefragung durch die Deutsche Bundesbank, die diesen Eindruck bestätigt. Zudem lösen wir unser Versprechen aus der Januar-Ausgabe 2013 ein, Ihnen die Vorteile des kostenfreien IBAN-Konverters der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken vorzustellen. Sicherlich ein Instrument, mit dem einfach und effizient die in der Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens verfügbaren Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Geschäftspartner auf IBAN und BIC konvertiert werden können. SEPA-Newsletter, Ausgabe 9, März 2013 Ein weiteres Thema dieser Ausgabe sind die R-Transaktionen im SEPA-Lastschriftbereich. Hierbei handelt es sich um verschiedenste Arten der Rückgabe von SEPA-Lastschriften auf Seiten des Zahlungspflichtigen bzw. dessen Bank. Es ist Zeit zu handeln - unsere Newsletter werden Sie hierbei weiterhin unterstützen. Eine Bitte Wenn Sie persönlich nicht mit dem Thema SEPA in Ihrem Haus betraut sind, bitten wir Sie, diesen Newsletter an die entsprechende Person(en) aus dem Bereich Zahlungsverkehr weiterzuleiten. Vielen Dank. Wie Sie sich für diesen Informationsdienst anmelden können erfahren Sie auf Seite 6. In der neunten Ausgabe finden Sie folgende Informationen o Kostenfreier IBAN-Konverter Seite 2 o R-Transaktionen im SEPA-Lastschriftbereich Seite 4 o Seite 6 o Inhaltsverzeichnis der bisherigen Ausgaben Seite 8 Unsere Ansprechpartner zum Thema SEPA finden Sie auf Seite 6. Wir wünschen Ihnen eine informative Lektüre. Mit freundlichen Grüßen Ihre Bank für Kirche und Diakonie 1

2 IBAN-Konverter Kundendaten fit für SEPA auf Knopfdruck SEPA-Newsletter, Ausgabe 9, März 2013 Der IBAN-Konverter ermittelt aus einzelnen Kontonummern und Bankleitzahlen oder aus ganzen Datenbeständen die jeweils entsprechende IBAN und ergänzt den dazugehörigen BIC. Schnell und sicher können Sie so Ihre Kundendaten fit für SEPA machen: Einfacher geht es nun wirklich nicht: Exportieren Sie die bestehenden Daten aus Ihrem System und importieren Sie diese in die Konverter-Software. Auf Knopfdruck erhalten Sie die überarbeiteten Bankverbindungen der Bankengruppen, bei denen eine Konvertierung erlaubt/möglich ist, und können diese wieder in Ihr System einspielen. Download für unsere Kunden Zur Ermittlung einer IBAN werden Konto-Nr. und Bankleitzahl sowie der IBAN-Konverter benötigt, sofern Sie die Zahlungsaufträge nicht unmittelbar in einem SEPA-fähigen Zahlungsverkehrsprogramm erfassen. Der IBAN-Konverter ist eine Software der Genossenschaftlichen FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken. Leistungsumfang im Überblick Umrechnen von einzelnen Kontonummern Import im Standardformat "IBAN-hin/IBAN-rück" der deutschen Kreditwirtschaft Import von freien Formaten (u. a. PDF oder CSV) Rechnerische Überprüfung einer deutschen IBAN 2

3 Rechnerische Überprüfung einer Gläubiger-Identifikationsnummer Programmaktualisierung über eine Online-Updatefunktion Hilfefunktion bzgl. des erforderlichen Dateiaufbaus Haben wir Ihr Interesse geweckt? Besuchen Sie unsere SEPA-Seite im Internet: Unter der Rubrik SEPA im Überblick finden Sie den Link zum Download der Software. Das für die Installation außerdem benötigte Passwort stellen wir Ihnen separat zur Verfügung. System-Voraussetzungen Voraussetzung für die Nutzung der Software IBAN-Konverter sind die aktuellen Windows- Betriebssysteme (32 Bit und 64 Bit), Windows XP (ab Servicepack 2), Windows Vista, Windows 7 und Windows 8 (PC-Version). Beispiele für die Umsetzung von BLZ und Kontonummer in BIC und IBAN Stand 14. Juli 2012 Abbildung: Aufbau der IBAN-hin-Datei Der IBAN-Konverter verfügt bzgl. des erforderlichen Datei-Aufbaus über eine ausführliche Hilfefunktion. Außerdem können für das obige Beispiel die dafür verwendeten Dateien über den Menüpunkt Hilfe => VR-IBAN-Konverter Online von der Downloadseite zum Testen und Vergleichen heruntergeladen werden. Wählen Sie hierzu bitte auf der Downloadseite die Rubrik Weitere Informationen. 3

4 R-Transaktionen bei SEPA-Lastschriften Bislang haben wir Ihnen verdeutlicht, welche Vorarbeiten bzgl. des Einzugs von SEPA- Lastschriften anfallen. Das Thema Rücklastschrift haben wir in unseren Ausführungen bisher ausgeklammert. Rücklastschriften sind sowohl auf Seiten des Einreichers als auch des Zahlungspflichtigen ein wichtiges Thema. Aus Sicht des Lastschrifteinreichers lässt sich die Gefahr einer Rücklastschrift grundsätzlich nicht ausschließen. Welche Möglichkeiten dem Zahlungspflichtigen (oder dessen Bank) und auch Ihnen - sollten Sie Zahlungspflichtiger einer Lastschrift sein - in der neuen SEPA-Welt offen stehen, verdeutlicht die folgende Tabelle: Blau hinterlegte R-Transaktionen - also Rückgaben vor Belastung am Fälligkeitstag D - können erfolgen, da die Lastschriften mit den Ihnen bekannten Vorlauffristen bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen müssen und dann auch schon zurückgegeben werden können. Bei den braun hinterlegten R-Transaktionen handelt es sich um Rückgaben nach Belastung am Fälligkeitstag D. 4

5 Sofern eine Rückgabe nach 8 Wochen bis 13 Monate nach Belastung erfolgen soll, ist seitens der Bank des Zahlungspflichtigen eine Kopie des gültigen Mandates anzufordern. Erst bei fehlendem / nicht korrektem Mandat kann eine Rückforderung erfolgen. Aus diesem Grunde ist die systematische und ausreichend lange Aufbewahrung der Mandate unabdingbar. Erneuter Einzug von retournierten Lastschriften Der Einreicher hat bei erneutem Einzug sicherzustellen, dass die verwendeten Sequenz-Typen der Lastschrift (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) an den entsprechenden Rückgabegrund angepasst werden. Gemäß nachfolgender Tabelle wurde seitens des EPC klargestellt, wie in einem solchen Falle zu verfahren ist. Sofern die Bank des Zahlungspflichtigen die Sequenz-Typen überwacht, kann es hier unter Umständen nochmals zu Störungen bei der Lastschrifteinreichung kommen. Sequenz-Typ der Ursprungslastschrift Art der R-Transaktion Sequenz-Typ bei erneutem Einzug und gleichem Mandat First (erstmalig) Reject First First (erstmalig) Return Recurrent First (erstmalig) Refund Recurrent Recurrent (wiederkehrend) Reject/Return/Refund Recurrent Last (letztmalig) Reject Last Last (letztmalig) Return/Refund Mandate expired* One-Off (einmalig) Reject One-off One-Off (einmalig) Return/Refund Mandate expired* * Mandate expired = erneuter Einzug unter diesem Mandat nicht mehr erlaubt. Außerdem ist eine neue Pre-Notification bei erneutem Einzug erforderlich. Sollten Sie auch zu diesem Themenkomplex Fragen haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir wünschen Ihnen einen schönen Start in den Frühling - die nächste Ausgabe unseres Newsletters erscheint voraussichtlich Ende April 2013! 5

6 Abonnieren Sie unseren kostenfreien SEPA-Newsletter! Wir empfehlen allen, die für das Thema Zahlungsverkehr zuständig sind, sich rechtzeitig mit SEPA auseinanderzusetzen. So können Sie die richtigen Weichen für Ihr Haus stellen. Unser SEPA-Newsletter, der voraussichtlich monatlich erscheint, unterstützt Sie dabei. Bitte melden Sie sich für diesen Service per Mail mit dem Stichwort SEPA-Newsletter unter oder über an. Wir freuen uns, wenn Sie diesen Service nutzen und wir Sie auch beim Thema SEPA/Zahlungsverkehr kompetent und zuverlässig unterstützen können. Sie haben Fragen zu SEPA? Abkürzung / Begriff AWV ggf. englische Bezeichnung Übersetzung Außenwirtschaftsverordnung B2B Business to Business Unternehmen an Unternehmen B2C Business to Consumer Unternehmen an Verbraucher BIC Business Identifier Code Internationale Identifizierungsschlüssel für Kreditinstitute (internationale Bankleitzahl) CI Creditor Identifier Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger ID) 6

7 D Due Date Fälligkeitsdatum Debitor Debtor Zahlungspflichtiger EBICS EPC IBAN Electronic Banking Internet Communication Standard European Payments Council International Bank Account Number Neuer IP-basierter Electronic Banking-Standard Gremium der europäischen Bankindustrie für Zahlungsverkehrsfragen mit Entscheidungsrecht Internationale Kontonummer Kreditor Creditor Zahlungsempfänger Mandat Mandate Ermächtigung zum Lastschrifteinzug Pre-Notification Pre-Advice for a SDD - SEPA Direct Debit Vorabinformation an den Bezogenen mit den Daten des SEPA-Lastschrifteinzuges PSD Payment Service Directive Zahlungsdiensterichtlinie SCT SEPA Credit Transfer SEPA-Überweisung SDD SEPA Direct Debit SEPA-Lastschrift SDD B2B SEPA Direct Debit - Business to Business SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren SDD Core SEPA Direct Debit - Core SEPA-Basis-Lastschriftverfahren SEPA Single Euro Payments Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum STP SWIFT TARGET- Feiertage XML Straight-through-processing Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Target-holidays Extensible Markup Language Direktverarbeitung der Zahlungsverkehrstransaktionen ohne manuelles Eingreifen Globaler Netzbetreiber der Banken für Finanztransaktionen Europaweit einheitliche Feiertage: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit (1. Mai), Erster Weihnachtstag, Zweiter Weihnachtstag. Das TARGET- System ist außerdem an Samstagen und Sonntagen geschlossen. Datenformat mit festen Regeln zur Strukturierung von Daten 7

8 Inhalte der bisherigen SEPA-Newsletter Ausgabe 1 März 2012 Gültigkeitsbereich der SEPA (Länderübersicht) Zusammenhang SEPA / PSD (Payment Service Directive) Welche Länder und welche Währungen fallen unter die PSD? Welche Zahlungen sind von der PSD betroffen? Umsetzung der PSD in die nationale Gesetzgebung Wertstellung und Verfügbarkeit von Geldbeträgen Umdeutungslösung bei Einzugsermächtigungen Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Download-Center: Musterbrief für die Ankündigung der Umdeutungslösung Ausgabe 2 April 2012 Unterschied Richtlinien / Verordnungen Ausführungsfristen / Laufzeiten Unwiderruflichkeit von Zahlungsaufträgen Welche Bereiche in einem Unternehmen sind von SEPA betroffen? Verabschiedung der EU-Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro im Europäischen Parlament am Sonderregelung für das elektronische Lastschriftverfahren / Übergangsregelung für Verbraucher IBAN / BIC Ausgabe 3 Mai 2012 SEPA-Überweisung (SCT) Ausgabe 4 1 Juli 2012 SEPA-Lastschriftverfahren: Die Neuerungen (Gläubiger-ID, SEPA-Lastschriftmandate, Due Date, Pre-Notification) Ausgabe 4 2 Juli 2012 Die SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutungslösung 8

9 Download-Center: Musterbrief für die Umdeutung Einzugsermächtigung >SEPA- Basislastschrift-Mandat Ausgabe 5 August 2012 Die SEPA-Firmen-Lastschrift Ausgabe 6 September 2012 Ausgabe 7 November 2012 Ausgabe 8 Januar 2013 Aktuelles FAQ s - Teil 1 Umgang mit Lastschrift-Mandaten in der Praxis FAQ s - Teil 2 Was bei Überweisungen und Lastschriften jetzt vorrangig zu tun ist Auswirkungen der Vorlauffristen 9