Personalwirtschaft. Sommersemester 2010 MBL 1.Semester Jürgen Blomen. Teil 3

Transkript

1 Personalwirtschaft Sommersemester 2010 MBL 1.Semester Jürgen Blomen Teil 3

2 Inhaltsangabe 1. Einführung 2. Grundlagen der Personalwirtschaft 3. Personalbeschaffung 4. Personaleinsatz 5. Personalführung 6. Personalbeurteilung 7. Entgelt 8. Personal- und Organisationsentwicklung 9. Personalfreisetzung, -service, -controlling 10. Trends im Personalmanagement

3 4.1 Aufgabe Der Personaleinsatz soll das Personal in der erforderlichen Anzahl mit der erforderlichen Qualifikation und Kompetenz zum notwendigen Zeitpunkt und an den richtigen Einsatzort verfügbar machen

4 4.2 Übersicht Personaleinsatzplanung Personalbestandsplanung Quantitative Personalplanung aktueller Personalbestand zukünftiger Personalbestand Nettopersonalbedarf Qualitative Personalplanung Zeitliche Personalplanung Anforderungsprofil Profilabgleich Stichtagsbestimmung Arbeitszeitmanagement Maßnahmen des Personaleinsatzes Einarbeitung Stellenzuweisung Stellenanpassung Zeitwirtschaft

5 4.3 Prinzipien und Rahmenbedingungen Rentabilität optimale Relation von Personalkosten und Leistungsergebnis Stabilität erzielen eines stabilen und zuverlässigen Leistungsergebnis Flexibilität reibungslose Anpassung an geänderte betriebliche Anforderungen Planung rechtzeitige und vorausschauende Überlegungen und Planungen Transparenz / Integration Erreichung einer hohen Arbeitszufriedenheit

6 4.4 Übersicht Maßnahmen Personaleinsatz Einarbeitung Erster Baustein in der Bindung von neuen Mitarbeitern Vorbereitung Vorstellung Information Orientierung Integration Einweisung Beurteilung Stellenzuweisung Kurzfristige, mittelfristige bzw. langfristige Reaktion auf Veränderungen nach Einsatzplanung Mehrarbeit Versetzung Personalentwicklung Personalreserve Personalleasing Befristung Outsourcing

7 4.4 Übersicht Maßnahmen Personaleinsatz Stellenanpassung Optimierung der Übereinstimmung von Person und Stelle durch Modifikation der Stelle Zeitwirtschaft Optimierung der Übereinstimmung von Person und Stelle durch Modifikation der Arbeitszeit / Urlaube Struktur Gestaltung Modelle Urlaub Telearbeit Job Rotation Job Enlargement Job Enrichment Projektarbeit IT Sicherheit Anthropometrisch feste Arbeitszeit variable Arbeitszeit Teilzeit Gleitzeit Jahresarbeitszeit Sabbatical Erholungsurlaub Sonderurlaub Betriebsferien

8 4.4.1 Beispiel Stellenanpassung Interim Management Krisen- und Change Management - Sanierung - Liquiditätssteuerung - Rationalisierung - Turn-Around Management - Personalmanagement Management auf Zeit - Überbrückung von Vakanzen - Überleitungsmanagement bei Unternehmenskauf ist eine zeitlich befristete Art des betriebswirtschaftlichen Managements. Im Gegensatz zu Unternehmensberatern, die in einer Stabsstelle angesiedelt sind, übernehmen Interim Manager Ergebnisverantwortung für ihre Arbeit in einer Linienposition. Sie verlassen das Unternehmen, sobald das Problem gelöst und eine stabile neue Unternehmens- oder Bereichsführung etabliert ist bzw. nach dem Relaunch der betreffenden strategischen Geschäftseinheit - Strategisches Personalmanagement z.b. innerhalb von M&A-Situationen - Werksverlagerung und Neuaufbau von Unternehmen im In- und Ausland Umsetzungs- und Projektmanagement - Aufbau und Übernahme des operativen Controllings vor Ort - Beschaffungs- und Prozessoptimierung, Verbesserung der Wertschöpfungskette - Aufbau und Optimierung Logistik - Personalmanagement, Aufbau und Verhandlung von Sozialplänen, - Arbeitszeitmodellen, Ausgliederung von Personal

9 4.4.2 Beispiel Zeitwirtschaft Arbeitszeitmodelle Allgemein werden Arbeitszeitmodelle gestaltet durch: Volumen der Arbeitszeit Verteilung der Arbeitszeit Länge der Arbeitszeit Lage der Arbeitszeit Gleitende Arbeitszeit: Bei der einfachen Gleitzeit wird dem Beschäftigten frei gestellt, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit selbst zu bestimmen. Die Arbeitszeit beinhaltet eine Kernzeit (Anwesenheitspflicht) und eine Gleitzeit (Bestimmung durch den Beschäftigten). Innerhalb dieser Vorgaben kann die Arbeitszeitlage täglich verändert werden. Bei der qualifizierten Gleitzeit kann die tägliche Arbeitszeitlänge bis auf 10 Std. ausgeweitet werden. Zeitguthaben / Zeitschulden werden ausgeglichen.

10 4.4.3 Beispiel Stellenanpassung Telearbeit ist eine Arbeit, die entfernt von der Betriebsstätte mithilfe von Kommunikations- Medien durchgeführt wird. Die alternierende Telearbeit ist eine häufige Mischform von Telearbeitsplatz und temporärem Arbeitsplatz in Unternehmen. alternierend Telearbeit permanent Im (externen) Telecenter Zu Hause unterwegs In Unternehmen mobil / stationär

11 4.4.4 Beispiel Stellenanpassung Projektarbeit (DIN ) Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.b durch Zielvorgabe, durch zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, durch Abgrenzung zu anderen Vorhaben und durch projektspezifische Organisation. Routine- Aufgaben Aufgaben Sonder- Aufgaben Projekt Typische Projektkennzeichen: Zielorientierung Einmaligkeit und Neuartigkeit zeitliche Begrenzung Komplexität aufgabenbezogenes Budget rechtlich-organistorische Zuordnung Interdisziplinarität

12 4.4.4 Projektarbeit: Unterschied Linienaufgabe Projektarbeit Merkmal Projektarbeit Linienaufgabe Zielorientierung Zeitliche Begrenzung Einmaligkeit und Neuartigkeit Komplexität Aufgabenbezogenes Budget Rechtlich -organisatorische Zuordnung Interdisziplinarität Zieldefinition eher als kontinuierlicher Prozess Aufgabe endet zu definiertem Zeitpunkt Jedes Projektprodukt ist ein Unikum Jeder Arbeitsprozess im Projekt muss neu erfasst, geplant und gestaltet werden Budget bezieht sich auf Aufgabe Vorübergehende Organisationsform, die bei jedem Projekt eingerichtet wird Synergien durch unterschiedliche Disziplinen (Fachrichtungen) Eher klar vereinbarte Ziele in definiertem Zeitraum Kontinuierliche Funktion, die erst endet, wenn z.b. Produktwechsel ansteht Produkte und Dienstleistungen werden immer wieder in der gleichen Form und Ausführung erbracht Ziel: Standardisierung und Vereinfachung wiederholbarer Prozesse Budget bezieht sich in der Regel auf den Funktionsbereich Dauerhafte Organisation Fachleute aus einer Disziplin übernehmen eine Funktion (z.b. Kaufleute) Quelle: Daniela Mayrshofer/ Hubertus A. Kröger

13 4.4.4 Projektarbeit: Projektarten Projekte zur Leistungserstellung, in denen materielle Leistungen erbracht werden (z.b. Netzwerkaufbau, Hoch- und Tiefbau, Anlagenbau, Maschinenbau, Kraftwerksbau) Forschungs- und Entwicklungsprojekte, in denen neue Produkte oder Verfahren entwickelt werden (z.b. Softwareentwicklung, Entwicklungs eines neuen Medikaments, Entwicklung eines neuen Herstellungsverfahrens für Chemikalien Veränderungsprojekte, in denen neue Produkte oder Verfahren eingeführt werden (z.b. Roll-out neues Betriebssystem, Einführung von Projektmanagement, Einführung neue Geschäftsprozesse)

14 4.4.4 Projektarbeit: Projektmanagement Was ist Projektmanagement? (DIN ) Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projektes. Auftrag Start Durchführung/ Steuerung Abschluss Ergebnis Projektmanagement beinhaltet: Analyse und Planung in der Startphase, Steuerung und Feinplanung in der Durchführungsphase sowie Review Evaluation etc. in der Abschlussphase Führung des Projektteams Aufbau der Projektorganisation Umsetzung geeigneter Methoden und Techniken Organisatorische Verankerung mit dem Auftraggeber und Entscheidungsgremien

15 4.4.4 Projektarbeit: Phasenplan Analyse Konzeption Realisierung Test Einführung Definition der Phasen Definition der Phasenergebnisse (-ziele) Terminplanung Pflichtmeilensteine Teilnehmer der Meilensteine Zuordnung der Arbeitspakete zu den Phasen Aufwandsschätzung je Phase Phase: Phase: zeitlich zeitlich befristeter befristeter Arbeitsabschnitt Arbeitsabschnitt autonome autonome Arbeit Arbeit des des Projektteams Projektteams planbare, planbare, nachprüfbare nachprüfbare Zwischenergebnisse Zwischenergebnisse Meilenstein: Meilenstein: Definierte Definierte Termine Termine überprüfbares überprüfbares Zwischenergebnis Zwischenergebnis Geamtbeurteilung Geamtbeurteilung des des Projekts Projekts

16 4.4.4 Projektarbeit Erfolgsrelevante Prozessebenen in Projekten Input Projektmanagementprozess Zielvorstellungen Ausgangssituation Ressourcen Ideen Produktentstehungsprozess Teamentwicklungsprozess Gewünschte Ergebnisse: Output Auftrag Entscheidungsprozess Relevantes Projektumfeld * Quelle: D. Mayrshofer, Consensa

17 4.4.4 Projektarbeit Projektmanagementprozess * Wie organisieren wir den Arbeitsprozess im Projekt effektiv und zielorientiert? Ziel und Ergebnisse Aufgabenplanung Ablaufplanung Zeitplanung Ressourcenplanung (z.b. Personal, Kosten) Controlling Organisatorische Steuerung Hilfreiche Fragen / Hinweise: Wie tief müssen wir wann planen? Planung ist ein iterativer Prozess. Wie behalten wir die Übersicht? * Quelle: D. Mayrshofer, Consensa

18 4.4.4 Projektarbeit Produktentstehungsprozess* Welche Inhalte (Produkte) sollen im Zuge der Projektarbeit in welcher Qualität erarbeitet / eingeführt werden? Inhaltliche Vision Design Funktionalität Qualität Durchdringung Hilfreiche Fragen / Hinweise: Gibt es ausreichend Fachwissen oder benötigen wir zusätzliche Expertise? Gibt es genügend Innovationspotential? Sind Synergien zwischen Expertisen/Experten möglich? * Quelle: D. Mayrshofer, Consensa

19 4.4.4 Projektarbeit Teamentwicklungsprozess* Wie können die unterschiedlichen Qualitäten, Interessen und Charaktere eines Teams im Interesse der gemeinsamen Ziele sinnvoll kombiniert und gebündelt werden? Teambildung und -entwicklung Regeln der Information und Zusammenarbeit Konfliktkultur Führung im Projekt Rollen und Verantwortung Interkulturelle Unterschiede Hilfreiche Fragen / Hinweise: Phasen der Teamentwicklung beachten Teamentwicklung benötigt soziale Kompetenz * Quelle: D. Mayrshofer, Consensa

20 4.4.4 Projektarbeit Entscheidungsprozess* Wie stellen wir sicher, dass das Projekt einen strategisch und kulturell optimalen Beitrag zum Unternehmenserfolg liefern kann? Kontinuierliche Auftragsklärung Ressourcenzuordnung Integration in bestehende Geschäftsprozesse Projektorganisation Projektpromotion Kulturelle Anschlußfähigkeit der Projektergebnisse Interessensausgleich Hilfreiche Fragen / Hinweise: Entscheidungsprozess vom Team vorbereiten lassen Immer wieder Vernetzung in das Zielsystem herstellen * Quelle: D. Mayrshofer, Consensa

21 4.4.4 Projektarbeit: Projekttypen Je komplexer das soziale Umfeld und je höher die Akzeptanzschwelle, desto wichtiger ist die Prozess-orientierung im Projekt - Balance zwischen Zielfixierung und Ziel-/Wegorientierung herstellen - Akzeptanz-Projekte Pionier-Projekte Projektumwelt Soziale Umwelt, wirtschaftliche Umwelt usw. Gering Komplexität hoch Standard-Projekte Potential-Projekte Klärung der Projektkomplexität erforderlich. Bewusste Projektdifferenzierung ermöglicht den Einsatz passender Managementmethoden Gering Komplexität hoch Abgegrenzte Aufgabe Projektinhalt Offene Aufgabe Quelle: Organisationsentwicklung, Heft 1/1998

22 4.4.4 Projektarbeit: Projekttypen Anforderung an die Projektleitung variiert je nach Projekttyp - Potenzial-Projekt Pionier-Projekt Akzeptanz-Projekt Standard-Projekt Charakterisierung Vorhaben, die grundsätzliche Möglichkeiten abklären, z.b. Machbarkeitsstudien, Vorprojekte (als Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen) Betreten inhaltlich wie sozial völliges Neuland. Oft mit hohen Risiken und Betroffenheiten verbunden. Sehr prozessorientierte Abwicklung Klare Aufgabenstellungen, jedoch in einem schwierigen sozialen Umfeld. Oft Projekte, die in ähnlicher Form bereits durchgeführt worden sind Projekte, die in ähnlicher Art bereits mehrfach durchgeführt worden sind. Stark formalisiert. Hohe Anforderungen an Qualitäts- und Termintreue Beispiele Abklärung einer möglichen neuen Markterschließung Einführung von Projektmanagement im Unternehmen Bauprojekte, Einführung einer eingekauften Software Konzeption und Installation einer Telefonanlage in einer grösseren Firma (Kundenprojekt) Projektorganisation Abwicklung im geschützten Rahmen (Vorprojektteam). Einbezug der sozialen Umwelt eher informell Kunst ist es, mit dem Projektteam eine gute Verankerung in der sozialen Umwelt herzustellen und Vertrauen zu schaffen Ähnlich wie beim Pionier- Projekt sehr umweltbezogene Projektorganisation Punktuelle Teamarbeit; oft bilaterale Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und weiteren Stellen Schwerpunkte des Projektmanagement- Wissens Denken in Zusammenhängen und Alternativen. Methoden zur Problemstrukturierung, Analyse, Kreativität, Teamfähigkeit Gestaltung sozialer Architekturen und Prozesse, Umgang mit Risiken Erkennen und Gestalten von Umweltbeziehungen. Wirksames Projektcontrolling Fachspezifische Kenntnisse und Methoden, Informatik-Unterstützung

23 4.4.4 Projektarbeit: Projekttypen Anforderung an die Projektleitung variiert je nach Projekttyp - Projektstart Projektdurchführung Projektende Arbeit an der Projektlandschaft gibt Hinweise: 1. für die Zusammensetzung des Teams 2. für die Teamorganisation 3. für die Planung der Außen- und Innenkommunikation 4. für die Identitätsfindung des Projektteams 5. auf mögliche Ursachen für auftretende Konflikte 6. auf Umgang mit Widerstand und Mobilisierung 7. auf die In-Beziehungsetzung von Ziel- und Prozessorientierung 7.1. Fixieren gesetzter Ziele, Fokus Zielerreichung 7.2. Ziel- und Wegorientierung, Fokus auf Leitplanken und Rahmenbedingungen (Zeit, Kostenbudget, Regelungen, Projektabgrenzung etc.) Steuerung und Kontrolle: Wie offen lässt sich planen? (hier Fokus auf Akzeptanz- und Pionierprojekte) 1. Planung von außen 2. Grundhaltung gegenüber Planung und Controlling, Spielregeln, bspw. in bezug auf Termine 3. Dynamik in bezug auf den Projektauftrag 4. Einpendeln des Projekts vom Groben ins Detaillierte, vom Allgemeinen ins Konkrete Lessons Learned 1. Für wen war das Projekt erfolgreich, für wen weniger? 2. Was ist uns gelungen, wo gab es Schwierigkeiten? 3. Was können wir aus dem Projekt lernen? 4. Wie war unsere Zusammenarbeit? 5. Was würden wir in einem ähnlichen Projekt anders machen? 6. Welche Erkenntnisse könnten die Gesamtorganisation interessieren und wie geben wir diese weiter?

24 4.4.4 Projektarbeit Projektsteuerung Sach-Ziel Sach-Ziel Was Was soll soll geplant geplant und und erreicht erreicht werden? werden? Welche Welche Funktionen Funktionen sollen sollen erfüllt erfüllt werden? werden? Welche Welche Qualität Qualität soll soll erreicht erreicht werden? werden? magisches Dreieck Kostenziel Kostenziel Was Was darf darf das das Projekt Projekt insgesamt insgesamt kosten? kosten? Terminziel Terminziel Bis Bis wann wann soll soll das das Sachziel Sachziel erreicht erreicht sein? sein?

25 4.4.4 Projektarbeit Inhaltliche Gliederung der Ziele im Projektmanagement Projektgesamtzielsetzung Ergebnisziele Vorgehensziele Finanzziele Funktionsziele Personelle Ziele Soziale Ziele Terminziele Betriebskostenziele Sicherheitsziele Investitionsbeträge als Zielvorgabe Leistungsziele Sozialpolitische Ziele ökologische Ziele Budgetziele Personal- Ziele Politische Ziele

26 4.4.4 Projektarbeit Generisches Vorgehensmodell Go Go Go Go Abnahme: Nutzer Idee Zielklärung Projektplanung Projektumsetzung Praxis

27 4.4.4 Projektarbeit Verbindung von Projektphasen und zielorientierter Projektsteuerung - Kosten- und Kostenbeeinflussbarkeit in einzelnen Projektphasen - Kosten Kostenverlauf Verlauf der Kostenbeeinflussbarkeit Zeit Idee Zielklärung Projektplanung Projektumsetzung Praxis

28 4.4.4 Projektarbeit: Phasenmodelle Typ 1 - Investitionsprojekte Einzelprodukt Durchführbarkeitsstudie Ideenfindung Konzeption Ausführungsplanung Entwurf Herstellung Service, Betreuung Anlagenbau / Bauwirtschaft Vorplanung Grundlagenermittlung Genehmig- Entwurfsplanunungsplanung Ausführungsplanung Bauausführung Ausschreibung, Vergabe Objektverwaltung Typ 2 - Entwicklungsprojekte Produktentwicklung für Serienproduktion Konzeptfindung Problemanalyse Produktdefinition Produktentwicklung Außerdienststellung Realisierung Produktion

29 4.4.4 Projektarbeit: Phasenmodelle Typ 3 - Organisationsprojekte Businessprojekte Vorstudie Konzeption Detailplanung Realisierung Einführung Abnahme IT- Projekte* Projektanbahnung Fachspezifikation DV-Design und Realisierung Test Einführung

30 4.4.4 Projektarbeit: Phasenmodelle Aktivitäten in den einzelnen Projektphasen Phase 1: Projektanbahnung Phase 2: Fachspezifikation Phase 3: DV-Design und Realisierung Phase 4: Test Phase 5: Einführung Entscheidungsvorlage erstellen Projektplan (Meilensteinplan) Vision & Ziele definieren Projektorganisation und struktur Nutzenanalyse erstellen Kickoff (Erläuterung der Rollen und Aufgaben) Feinkonzept (Fachkonzept) erstellen Abnahme des Fachkonzeptes Feinkonzept (DV-Konzept) erstellen Testkonzept erstellen Bereitstellung der Infrastruktur Laderoutinen / Datenflüsse (Schnittstellen) definieren Testen (Fachtest, V/I Test, Lasttest) Qualitätssicherung der Dokumentation Produktionsrelease erstellen Übergabeverfahren durchführen Trainingsprogramm durchführen Pilot Rückführung der Mitarbeiter Kommunikationsplan erstellen Anforderungskatalog Risikoanalyse Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business-Case) Grobkonzept erstellen Aufsetzen von Überwachungsmechanismen Umsetzung der Kommunikationsplanung Berechtigungskonzept definieren Realisierung des DV-Konzeptes Dokumentation erarbeiten (Endanwender, Installation, Konfiguration) Trainingskonzept erstellen User Support organisieren Trainingsprogramm entwickeln Rollout Ggf. Migration Projektabschluß Nachkalkulation

31 4.4.4 Projektarbeit: Projektphasen Zuordnung Arbeitspakete zu den Projektphasen PSP AP 1.1 AP 1.2 AP 2.1 AP 2.2 AP 2.3 AP 3.1 AP 3.2 AP 3.3

32 4.4.4 Projektarbeit: Projektphasen Balkenplan zur Darstellung des Projektverlaufs Plan Ist-Analyse 1.2 Soll-Konzept 1.3 Kostenrechnung 1.4 Dokumentation 2.1 Technische Vorbereitung 2.2 Realisierung 2.3 Benutzerhandbuch 2.4 Installation 3.1 Test 4.1 Dokumentation Ist Ist-Analyse 1.2 Soll-Konzept 1.3 Kostenrechnung 1.4 Dokumentation 2.1 Technische Vorbereitung 2.2 Realisierung 2.3 Benutzerhandbuch 2.4 Installation 3.1 Test 4.1 Dokumentation

33 Backup Folien