Wissen im Unternehmen: sichern, verteilen und nutzen

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1 Wissen im Unternehmen: sichern, verteilen und nutzen Klemens Keindl keindl consulting Beratung und Training für Innovation und Wissensmanagement , Berlin 1 von 32

2 Meine Themen Wissensmanagement Attraktiver Arbeitgeber und Fachkräftesicherung Stress-Management Gestaltung von Veränderungsprozessen Buchbeiträge sende ich Ihnen gerne zu. 2 von 32

3 Inhalt: I. Kurzeinführung ins Wissensmanagement II. 6 Handlungsfelder und Beispiele III. Angebot des ebusiness-lotsen Berlin: Die Wissenswerkstätten 3 von 32

4 I. Kurzeinführung ins Wissensmanagement 4 von 32

5 Wissensarbeit: Definition Wissensarbeit Arbeitsprozesse basieren auf mehreren und komplexen Wissensfeldern Wissen verändert sich schnell, nimmt stetig zu Neues Wissen bringt immer auch Risiken (Nicht-Wissen) Der Umgang mit Wissen muss organisiert werden: gesucht, bewertet, aufgenommen, verarbeitet, gesichert, weitergegeben oder veraltetes vergessen 5 von 32

6 Wissen und Erfahrung dokumentiertes Wissen Erfahrungswissen Was heißt das für den Transfer von Wissen und Erfahrungen? 6 von 32

7 Wissenskreislauf strategischer Kreislauf Wissensziele setzen Wissen bewerten Wissen anwenden Wissen erzeugen operativer Kreislauf Wissen verteilen Wissen sichern 7 von 32

8 Interventionsebenen im Wissensmanagement Wissensziele Strategie Mensch Wertschätzung und pers. Motivation Organisation Prozesse wissensorientiert gestalten IT sinnvoll einsetzen Personales Wissen Öffentliches Wissen Unternehmenskultur 8 von 32

9 1. Erfahrungswissen einzelner Mitarbeiter transferieren 2. Überblick über Datenbestände und Experten 6 Handlungsfelder 3. Wissensfluss in Geschäftsprozessen oder Teams Erfahrungswissen soll zwischen einzelnen Mitarbeitern transferiert werden. z.b. weil Experten ausscheiden oder weil neue Mitarbeiter aufgenommen werden 4. Austausch von Wissen über Grenzen / Wissensinseln Suchzeiten werden reduziert, bestehende Dokumente, Daten oder Experten allen bekannt. Das Wissen im Unternehmen wird transparent und für alle zugänglich. 5. systematische Auswertung von Aufträgen, Projekten etc. Wissen, das im Ablauf entsteht, fließt bedarfsgerecht an anderer Stelle wieder ein. Mitarbeiter erhalten mehr Verständnis über Zusammenhänge und Selbstorganisation. 6. Vielfältige Entwicklung von Wissen & Innovationen Abteilungen Kunde Aufträge / Projekte Partner Standorte Der Wissensaustausch findet auch über Grenzen hinweg statt intern aber auch mit Kunden, Partnern etc. werden neue Erfahrungen und Ideen kommuniziert. Aufträge und Projekte werden als kontinuierliche Lernchance im Team gesehen, Erfolgsfaktoren und Barrieren im Team ausgewertet und nutzbar gemacht. Mitarbeiter und deren Ideen nutzen, Prozesse und Ziele dafür definieren, Strategie und Kultur darauf ausrichten 9 von 32

10 1. Handlungsfeld: Erfahrungswissen einzelner Mitarbeiter wird transferiert z.b. weil: Experten ausscheiden neue Mitarbeiter aufgenommen werden Erfahrungswissen von Experten besser genutzt werden soll neue Standorte entstehen Nachwuchskräfte aufgebaut werden 10 von 32

11 Grundvorgehen: 1. Erfahrungswissen greifbar machen : bspw. durch Gespräche Visualisierung in MindMaps Erfahrungswissen transferieren: bspw. durch Feedbackorientierte Dialoge gemeinsames Arbeiten... Voraussetzungen: Wissen kann transferiert werden (Resonanzentwicklung) Motivation der Beteiligten ist da (Wertschätzung) 11 von 32

12 Lösung: Die Wissenslandkarte: 1. Schritt: Erfahrungswissen fassbar machen 12 von 32

13 Wissensaustausch entlang einer Wissenslandkarte: 2. Überblick gewinnen 3. Zusammenhänge erkennen 4. Prioritäten setzen 5. Abstimmung 6. Transfer im Dialog 13 von 32

14 Exkurs: Idealtypen im Umgang mit Wissen 1. Der Out-Law 2. Die Strukturkaiserin Umgang mit Wissen: viel Erfahrungswissen Wenig dokumentiert nicht gewohnt Wissen zu teilen Verdrängt oft das Berufsende Umgang mit Wissen: ausgeprägte Wissens-Struktur Viel explizites Wissen Nachvollziehbarkeit und Flexibilität oft nicht gegeben 14 von 32

15 Lösung: Mentoring Ziele für das Unternehmen: Erfahrungswissen im Unternehmen halten Zusammenhalt zwischen Mitarbeitern und die Bindung an das Unternehmen fördern Persönliche Wertschätzung erfahrbar machen Nicht-fachliche Kompetenzen stärken Ziele für Mentee: Hochwertige Einarbeitung neuer Mitarbeiter länger begleiten Persönliche Entwicklungen fördern (personale und soziale Kompetenzen) Karriere jüngerer Mitarbeiter unterstützen In Netzwerke einführen Bei aktuellen Fragen / Problemen unterstützen (meist weniger fachspezifisch) 15 von 32

16 Lösung: Mentoring Ziele für Mentor: Lernen durch Lehren Gefühl für neue Generationen behalten Fachkarrieren Öffentliche Wertschätzung Zusammenhänge im Unternehmen besser verstehen Erfolgsfaktoren: Mentee und Mentor aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen Persönliches Zusammenpassen Weiche Vorgaben zur Häufigkeit von Treffen und zu Themen: Eigenverantwortung Erfahrungsaustausch unter Mentoren auswerten Mentoring in Gesamtstrategie einbetten: z.b. Demografischer Wandel, Wertschätzung von Erfahrungswissen und nicht-fachlichen Kompetenzen, 16 von 32

17 4. Handlungsfeld: Austausch von Wissen über Grenzen / Wissensinseln Aufträge / Projekte Abteilungen Kunde Partner Standorte Der Wissensaustausch findet auch über Grenzen hinweg statt intern zwischen Abteilungen, Teams,. Projekten oder Standorten, aber auch extern mit Kunden, Partnern etc. werden neue Erfahrungen und Ideen kommuniziert. 17 von 32

18 Wissenstransfer und Nutzung nach Fortbildungen Ziele: Neues Wissen in Arbeitsprozesse integrieren Fortbildungen wirksam machen Wissen verbreiten in Teams Abb. Fortbildungsbogen 18 von 32

19 Einseiter / Mikroartikel Ziele und Nutzen: Reflexion der eigenen Erfahrungen unterstützen Austausch von Erfahrungen Weiterentwicklungen anregen Voraussetzungen: Vorlage: kurz und knackig Gute Nachvollziehbarkeit für LeserInnen Themen finden, die für andere interessant sein können 19 von 32

20 Grundstruktur: Einseiter / Mikroartikel Thema: Kurze Überschrift Problem / Herausforderung: kurz und prägnant Datum:... Rahmenbedingungen: Lösung bzw. Lösungsansatz: Ausgangssituation und Rahmenbedingungen: Übertragbarkeit sichern kurze Schilderung der Lösung(-swege) und ob Erfolg Anschlussfragen: nach anderen Lösungsvorschlägen oder nach weiterführenden Fragen und Problemstellungen Verfasser: Weiterführende Informationen: Suchbegriffe: Name, Kontakt links, Dokumente, Mikroartikel zu ähnlichen Themen etc. Stichworte 20 von 32

21 Anwendungsbeispiel 21 von 32

22 Lösung: Wiki Ein kurzes Beispiel: Das Wiki der Gesellschaft für Personalentwicklung und Bildung mbh Live-Blick in das Wiki des Unternehmens Geschäftsführer Roger Schlag-Schöffel mit seiner Vision des Wikis. Rahmenbedingungen: Rund 30 Mitarbeiter 2 Standorte in Berlin Internationale Projekte in Polen und China Interne Mitarbeiter und externe Dozenten nutzen das Wiki 22 von 32

23 Neue Philosophie der sozialen Medien für die Dokumentation von Wissen: Gemeinsame Weiterentwicklung von Inhalten statt abgeschlossener Dokumente einzelner Personen Meist kleine Ergänzungen statt Komplettdarstellungen Spontanes Dokumentieren im Arbeitsprozess statt nachträglich dokumentieren ( Abschlussberichte ) Sofortige Verfügbarkeit der Inhalte statt (erst) formelle Prüfung Verknüpfte Inhalte (zw. Wiki-Seiten, Dokumenten, Dateien, etc.) statt abgegrenzte Inhalte Mehr Selbstorganisation von Beschäftigten und Teams statt hierarchischer Steuerung Zugang immer und überall statt nur im Unternehmen und mit spezieller IT Netzwerke von Leuten mit gleichen Interessen / Bedürfnissen 23 von 32

24 Multipler Charakter eines Wikis je nach Wunsch: sowohl geprüfte als auch ungeprüfte Inhalte sowohl formelle, standardisierte Inhalte (Prozessbeschreibungen, Qualitätsstandards etc.) als auch informelle, kreative Prozesse (Ideenaustausch, Diskussionen etc.) sowohl langfristig als auch nur kurzfristig relevante Inhalte sowohl für alle offene Inhalte, als auch projekt- oder bereichsspezifisch geschlossene Bereiche Neue Formen des Wissensaustauschs brauchen genauso Regeln, wie die alten. 24 von 32

25 Neues Rollenverständnis und Aufgaben: Bisherige Dokumentations- Kultur Neue Dokumentations- Kultur (Erst-)Autor 1. Erstellt allein das Dokument (Schöpfer) Alle Rechte und Wertschätzung geht an ihn. 1. Macht einen ersten Entwurf Ist Initiator, regt andere an aktiv zu werden. Dafür ist keine neue Technik nötig! Leser 1. Lesen (Nachvollzieher) Sind lediglich passive Rezipienten. 1. Lesen 2. Ergänzen, bitten um Ergänzungen 3. Stellen Fragen 4. Beantworten Fragen 5. Kommentieren 6. Bewerten 7. Empfehlen anderen 8. Strukturieren 9. Verlinken 10. Loben, Wertschätzung ausdrücken 25 von 32

26 Was machen Organisationen mit neuen Medien? 1. Dokumentieren 2. Projektmanagement (Aufgabenlisten,...) 3. Besprechungen organisieren 4. Termine koordinieren 5. Kontakte und Kontakthistorien erfassen 6. Ideenmanagement / Vorschlagswesen 7. Qualitätsmanagementaudits unterstützen 8. Persönlichen Kontakt halten 9. Selbstorganisation von Beschäftigten ermöglichen 10. Privates kommunizieren 11. Überblick und Transparenz ermöglichen Wikipedia ist nur ein Lexikon, die Einsatzmöglichkeiten sind aber viel umfangreicher. 26 von 32

27 5. Handlungsfeld: systematische Auswertung von Erfahrungen Prozess- / Projektauswertung / Lessons Learned 27 von 32

28 Welche Dinge eignen sich zur Auswertung? Merkmale: wiederkehrend komplex / wissensintensiv wichtig für das Unternehmen / ein Team / Beispiele: Aufträge Einzelne Prozesse: Erstellung des Produktkatalogs, Erstellung eines Newsletters, Besprechungen, Versand von Weihnachtskarte, Einarbeitung neuer MA, Interne Projekte (Betriebsfest, IT-Umstellung, ) 28 von 32

29 Visualisieren unterschiedlicher Perspektiven Phasen der Auftragsabwicklung / Projektphasen Aktivitäten Aktivitätsbeschreibung Aktivitätsbeschreibung Aktivitätsbeschreibung Aktivitätsbeschreibung Was ist gut gelungen? Was anders machen? Lessons Learned ToDo von 32

30 Gesamtkonzept Lessons Learned: Lessons Learned-Workshop 2. Meilenstein Lessons Learned-Workshop zum Abschluss Kreislauf: Lessons Learned- Workshops vor, in und nach Prozessen 1. Lessons Learned-Workshop 1. Meilenstein Projektpaten begleiten das Projekt bei den 4 LL-Workshops 2. Projektplanung und Lessons Learned-Workshop mit Schlussfolgerungen aus bisherigen Erfahrungen 30 von 32

31 Angebot des ebusiness-lotsen Berlin Begleitung von Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagementlösungen: Bewerbungen unter: Start am 6 Juni 2013 (Ganztagsworkshop) kostenlos Abb.: Ablauf der Wissenswerkstätten 31 von 32

32 KLEMENS KEINDL keindl consulting Beratung und Training für Innovation und Wissensmanagement Große Hamburger Straße Berlin Tel: 030 / Mail: mail@klemenskeindl.de Web: Vielen Dank 32 von 32