Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben

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1 Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Wie Unternehmen ihre wichtigste Ressource managen RegioBiZ-Workshop Dr. Michael Müller, scinovis GbR Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 1 Das Unternehmen scinovis Über 15 Jahre praxisnahe Kompetenz in Wissensmanagement (z.b. über 500 Sitzungen zu Wissenssicherung und -transfer) Standorte Bayern, NRW, BW, bereits in Planung für 2012: Berlin Unsere Leistungen: Wissenstransfer und -dokumentation Schulungen und Seminare Analyse und Beratung Softwareauswahl und -einführung Branchen-Know-how und Mitarbeiter mit unterschiedlichen Spezialqualifikationen Seminarpartner der Zeitschrift Wissensmanagement das Magazin für Führungskräfte Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 2 1

2 Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 3 Motivation Demografischer Wandel und Social Software / Web 2.0 Praktische Fallstudien Einordnung der in das Wissensmanagement Typische Szenarien des drohenden Wissensverlusts Um welches Wissen geht es eigentlich? Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 4 2

3 Motivation Demografischer Wandel Social Software Web 2.0 Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 5 Demografischer Wandel und drohender Wissensverlust Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 6 3

4 Einordnung der Wissens- Ziele Organisation Mensch Technik Wissensverteilung Wissensnutzung Wissensidentifikation Wissensbewertung Wissenserwerb Wissensentwicklung Probst, Gilbert; Raub, Steffen; Romhardt, Kai: Wissen managen. 5. Auflage, Gabler Verlag, Wiesbaden, Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 7 Implizites und explizites Wissen Implizites Wissen (schwer zu heben) Nicht zu hebendes Wissen Explizites Wissen Implizites Wissen (leicht zu heben) Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 8 4

5 Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 9 Vom Notfall zur kontinuierlichen Dokumentation oder Kommunikation des Wissens? Make or Buy Direkte Bewahrung durch Experten oder indirekte Erhebung mit Wissensingenieuren Organisatorische Ansätze (z.b. Communities, Netzwerke) Einsatzszenarien verschiedener (z.b. Wissenslandkarten, Experteninterviews, moderierte Übergabegespräche) Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 10 5

6 Integration von Prozessen der in Personalprozesse Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 11 Geschäftsprozesse und Wissensprozesse Wissensverteilung Wissensnutzung Geschäftsprozesse Wissensentwicklung Prozess der Wissensarbeit Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 12 6

7 Die optimale Wissenssicherung ist immer ein Mix! Kurz vor Wissensverlust Kommunikation Mit Prozessbegleiter Dokumentation Ohne Prozessbegleiter Kontinuierlich Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 13 Communities Arten von Communities Communities of Practice (CoP) Communities of Interest (CoI) Persönliche Communities IT-gestützte Communities Kritische Herausforderungen Wer motiviert? Wer moderiert? Welche Fähigkeiten benötigt der Moderator? Gibt es interkulturelle Unterschiede? Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 14 7

8 Situativ angepasste Strukturierte Interviews Kooperatives Arbeiten Wissenssystem Modell- und Toolgestützte Erhebung Moderierte Übergabegespräche Feedback und Diskussionsforen Dokumentenanalyse Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 15 Fallstudie Stadt Erlangen Fr. Paliwal Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 16 8

9 Lessons Learned nach Projekten Lernen aus Projekterfahrungen Zusammenfassen in Lessons-Learned-Berichten Positive und negative Aspekte und Lösungen Logbuch während des Projekts Workshop mit allen Projektbeteiligten Zeitnah nach Projektabschluss Veränderung der Fehlerkultur Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 17 Alte Hasen UND Neue Besen Zusammenspiel zwischen Alt und Jung Altersgemischte Projektteams Mikro-Seminare Mentoring Wissenstandems Senior-Berater Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 18 9

10 Interne Weiterbildung Mikro-Seminare Vermittlung von Erfahrungswissen durch langjährige Mitarbeiter an jüngere Mitarbeiter Kompakte, gezielte und praxis- bzw. problemorientierte unternehmensinterne Seminare Beschränkter Aufwand der Vorbereitung Typischerweise gute Motivation der Wissensträger Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 19 Neue Skills der Wissensarbeiter Suche E-Learning Wissensverteilung Wissensnutzung Ablage Social Software Geschäftsprozesse Kreativitätstechniken Wissensentwicklung Erfahrungsdokumentation Prozess der Wissensarbeit Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 20 10

11 Der Faktor Mensch Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 21 Der Faktor Mensch Barrieren der Wissenspreisgabe (z.b. Wissen ist Macht ) Monetäre und nicht monetäre Anreizsysteme Offene Wissens- und Fehlerkultur Motivation zur Wissensnutzung Social Software als Motivation zur Wissenspreisgabe? Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 22 11

12 Der Faktor Mensch Motivation zur Wissenspreisgabe Das Eisbergmodell Formale Aspekte rational, beobachtbar Informale Aspekte affektiv, verdeckt Planung Organigramm Stellenbeschreibung Richtlinien Handbücher Machtverteilung Pers. Beziehungen Werte Einstellungen Bedürfnisse Erwartungen Motivation Unternehmenskultur Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 23 Der Faktor Mensch Menschliche Barrieren im Angst vor Machtverlust Angst vor Offenlegung der Wissenslücken Fehlende Überzeugung von Intransparente Zielsetzung Kulturelle Vorbehalte Mangelnde Qualifikation Negative Einstellungen gegen Organisation Oktroyierte Persönliche Unsicherheiten Ungünstige Wissenskultur Zeitknappheit Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 24 12

13 Der Faktor Mensch Organisatorische und technische Barrieren Beispielhafte organisatorische Barrieren Keine Einbettung in die Personalprozesse Kurzfristige Denkweisen im mittleren Management Nicht in Projektplänen vorgesehen Beispielhafte technische Barrieren Fehlende IT-Integration Mangelnde Usability Kosten Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 25 Der Faktor Mensch Lösungsportfolio für Barrieren Wirkungseintritt Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 26 13

14 Der Faktor Mensch Motivation zur Wissensnutzung Adäquate mediale Form Ausreichende initiale Befüllung Optimale Suchmaschinen Maßnahmen gegen Not-invented-here-Syndrom Prämien für geklaute Ideen Verständlichkeit der Inhalte Zeit zum Lesen Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 27 Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 28 14

15 über die Welt der Tools Visualisierung von Wissensnetzen (z.b. MindManager) Projekt- und Wissensdatenbanken Social Software und Web 2.0 (z.b. Wikis) Kommerzielle Tools und Open-Source-Software Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 29 Muss es denn gleich eine teure Enterprise-Content-Management-SW sein wie weit kommt man mit IT-Bordmitteln Kaffeeecken Optimierten Besprechungen Vertrauenskultur Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 30 15

16 aus Lehner, Franz: Wissensmanagement: Grundlagen, und technische Unterstützung. 2. Auflage, Hanser Verlag, München, Architektur eines WMS Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 31 über Bordmittel und meist vorhandene Ressourcen Elektronische Ablage MS Office Relationale Datenbank Dokumenten-Management-System (DMS) Content-Management-System (CMS) Intranet & Internet Spezial-SW, z.b. Bug-Tracking-System Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 32 16

17 Situative Eignung möglicher Medien Plakat Buch MindMap Wiki Portal Traditionalist Einzelner Nutzer Statische Wissensinhalte Modernist Mehrere Nutzer Dynamische Wissensinhalte Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 33 Wissenslandkarten im MindManager Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 34 17

18 Wissenslandkarten Eine Wissenslandkarte ist eine grafische Darstellung von Wissensgebieten und deren Struktur. Eine Wissensquellenkarte ist eine Wissenslandkarte ergänzt um vorhandene Wissensquellen (z.b. Dokumente). Eine Wissensträgerkarte ist eine Wissenslandkarte ergänzt um vorhandene Wissensträger (z.b. Experten). Eine Wissensflusskarte ist eine Struktur der OEs ergänzt um die Wissensflüsse zwischen den OEs. Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 35 Projektdatenbanken Neuaufsetzung von Projekten ohne Nutzung der Erfahrungen aus früheren Projekten Keine Transparenz über bereits abgewickelte Projekte Dokumentation der Ergebnisse in allgemeinen Laufwerken, jedoch keine Vernetzung und systematische Speicherung Erfassung der Metadaten aller Projekte in einem Unternehmen in einer gemeinsamen Datenbank Projektdokumentation in separaten Speichermedien Finden von Experten aus vergangenen Projekten und Vermeidung von Doppelarbeiten Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 36 18

19 Wikis Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 37 Social Software als Motivation zur Wissenspreisgabe? Social Software und Web 2.0 Was können wir daraus lernen? Einfachheit der Wissenseingabe Gruppendynamischer Prozess Kostengünstige Lösungsmöglichkeiten (Wiki) Schnelligkeit der Veröffentlichung Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 38 19

20 Kritische Erfolgsfaktoren von Wikis Befüllungsgrad Qualität Wiederfinden Missbrauch Integration Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 39 egov (GDM) Wissenslandkarten als Basis Wissen von 6 Personen Wissensbasis für eine ganze Abteilung in T-Wiki Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 40 20

21 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 41 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Strohfeuereffekte beim Wissensmanagement Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 42 21

22 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Planung der, erste Schritte und Ausbaustufen Organisation der Pflege der Wissensdokumentationen (personen-, projekt-, zeit- oder themenbezogen) Lösungen für das Problem Zeit Enge Integration in die Arbeitsprozesse Nutzeffekte und Bezug zu den Unternehmenszielen Aufwände und Kosten der Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 43 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Roadmap Anforderungs- und IST-Analyse Pilotprojekt Definition der Wissensmanagement-Strategie Seminare und Workshops TOP-Management Führungskräfte Mitarbeiter (Persönliches Wissensmanagement & Wissensarbeit) Konzept zur Aktivitäten und Projekte zur Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 44 22

23 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Ausbaustufen der Reifestufen Reifestufe 3 Reifestufe 2 Mensch Organisation Reifestufe 1 Technik TOM-Modell Gestaltungsfelder Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 45 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren Vorleben und Fördern durch Leitungsebene Motivation der Mitarbeiter zur Wissensteilung Integratives und partizipatives Vorgehen Change Management Internes Marketing Kosteneffiziente Minimale zeitliche Belastung der Mitarbeiter Kurzfristige und direkte Nutzeffekte mit Langzeitwirkung! Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 46 23

24 Praktisches Vorgehen und Erfolgsfaktoren Nutzeffekte Höhere Transparenz über vorhandenes Wissen Schneller, homogener Zugriff auf heterogene Informationen Sicherung der Qualität durch Vermeidung von Fehlern Kostenreduktion durch Vermeidung von Doppelarbeiten Reduzierte Kosten für den Wiederaufbau des Wissens Höhere Prozesseffizienz durch Best Practices Entlastung für Mitarbeiter und Zeitersparnis Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter Ausschöpfung von Synergiepotenzialen Innovation durch Reflexion über Fachgebiet Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 47 Diskussion und Fazit Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 48 24

25 Diskussion und Fazit Das Wichtigste in Kürze Denken Sie an die Ängste Ihrer Mitarbeiter Holen Sie sie frühzeitig ins Boot. Verfallen Sie nicht in Aktionismus Werden Sie sich Ihrer tatsächlichen Barrieren bewusst. Erbauen Sie Rom nicht an einem Tag Machen Sie kleine Schritte und beginnen Sie einfach. Rechnen Sie nicht mit zum Nulltarif Planen Sie realistische Zeitressourcen ein. Verbinden Sie Weisung UND Kultur Verlassen Sie sich nicht auf nur eine Seite. Social Software ist kein Allheilmittel Denken Sie an die Kehrseite der Medaille. Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 49 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt Dr. Michael Müller scinovis GbR Wismarer Str Nürnberg Telefon: Telefax: Mobil: michael.mueller@scinovis.de Internet: Dr. Michael Müller, Mitarbeiterwissen sichern und weitergeben Folie 50 25