IBM ECM Produktstrategie für 2011

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1 IBM ECM Produktstrategie für 2011 Reinhold Engelbrecht IBM ECM Client Technical Professionals Leader IBM Enterprise Content Management Software Corporation

2 Themenbereiche Trends und wesentliche Einflüsse Information Lifecycle Governance (Smart Archive) Social Content Management Document Imaging and Capture Zusammenfassung 2

3 Enterprise Content: Die DNA Ihres Unternehmens Wie kann dieses Potential am besten genutzt werden? Wie DNA-Stränge, die genetischen Code enthalten, ist Enterprise Content der Schlüssel zu Verbesserungen bei Verständnis, Wendigkeit und Ergebnissen im Unternehmen 3 Enterprise Content Management umfasst Strategien und Praktiken, die es einer Organisation ermöglichen, das Beste aus Content zu machen. 3

4 Kein Ende beim Informationswachstum 80% der neuen Informationen sind unstrukturierte Inhalte, davon 90% ohne zentrale Steuerung 44x mehr Data und Content in zehn Jahren Zettabytes ,000 Petabytes Volumen, Vielfalt und Geschwindigkeit von Informationen führt zu beispielloser Komplexität. Ziel Quelle:: IDC, The Digital Universe Decade Are You Ready?, May 2010 Aktuell

5 Anwachsende Komplexität von Content im Unternehmen Y Content Verfasser Angestellte Geschäftspartner Lieferanten Kunden Interessenten Content Arten Office-Dokumente Images Web Formulare Video and Audio Anwendungs- Dokumente Social Content Papierunterlagen Content Ablagen ECM Archiv Dateiserver Archiv ERP System Web Server Wikis/Blogs Smartphone Datenbanken Papierablage Content Nutzer Angestellte Geschäftspartner Lieferanten Kunden Interessenten 5 5

6 Wendigkeit und Eigenverantwortung Rasche Veränderungen im Geschäftsumfeld erfordern Anpassbarkeit The new generation of information workers must collaborate and juggle an ever-increasing set of tasks. 1 Older process automation approaches based on old massproduction concepts are no longer adequate. 1 Business processes must increasingly tackle smart jobs those encompassing more skilled workers who must accomplish a greater variety of tasks with relatively fewer resources Forrester, Dynamic Case Management An Old Idea Catches New Fire, Dec ; 2. Forrester, Next Generation of Knowledge Worker Processes Will Dominate Enterprises, Oct Corporation 2011 IBM

7 Social Content auch innerhalb des Unternehmens 69% der Führungskräfte berichten von messbaren geschäftlichen Vorteilen von Social-Technologien 52% der Unternehmen planen Investitionen in Social Media und Collaboration Werkzeuge Social media has shifted control of the corporate message away from the organization and towards consumers and other stakeholders. Running away and hiding is no longer the safe option. Burson-Marsteller The Global Social Media Check-up, February Sources: Gartner, 2010; McKinsey, 2009.

8 Nutzen von Enterprise Content Zahlreiche Bereiche, ein oder mehrere Einstiegspunkte Document imaging and capture Erfassen, Verwalten und Bereitstellen von jeglichen Inhalten, in jedem Umfeld Social content management Menschen durch Social Content und Office Dokumente verbinden Advanced case management Optimieren von Geschäftsabläufen und Fallbearbeitungen Content analytics Neue Geschäftseinsichten gewinnen Information lifecycle governance Verringerung von Kosten und Risiken durch die Verwaltung von Content über dessen gesamten Lebenszyklus 8

9 How IBM Helps Manage Content Smarter 9

10 Information Lifecycle Governance (Smart Archive) Corporation

11 Typischer Nutzungsverlauf einer Information Zugriffshäufigkeit Anstrengungen in vier Bereichen INFORMATION Develop / Test Das Meiste ist bereits digital vorhanden... und der Rest kann umgewandelt werden. Creation / Use Archive / Retain / Dispose Fast alles hat eine Aufbewahrungsfrist sehr wenig muss für immer aufbewahrt werden. ediscovery 2 Records und Aufbewahrung Archivierung 1 Bestimmen, Klassifizieren, Lenken 4 3 Time 11

12 1. Archivierung Einschränken des Wachstums durch automatische Auslagerung alter Dokumente und Daten Kostengünstigere Speicherumgebung Einfacher Zugriff für Anwender s, Dateien im Filesystem, MS SharePoint, Lotus Quickr, SAP IBM Content Collector Produkt Familie s Lotus Domino MS Exchange SMTP (allgemein) 12 Neu!

13 Einfacher Direktzugriff vom Mail Client Outlook Web Access MS Outlook Lotus Notes 13

14 Weitere Zugriffsmöglichkeiten Suche im persönlichen Mailarchiv auch für Laptop Benutzer Offline Archiv Automatisch verwalteter Archiv Cache am Laptop Zugriff auch ohne online Verbindung zum Mailserver 14

15 IBM Content Collector for SAP - für alle SAP Module mit ArchiveLink Content Arten IBM ECM Change to.004 dia Asset Mgt. Environment, Health & Safety Product Lifecycle Mgt. Supply Chain Mgt. AM EH&S FI HCM (HR) PLM SCM Portal a. Dokumente mit Transaktionen verknüpfen b. ECM Workflow Erweiterung c. Daten- und Berichtsarchivierung. IBM ECM 15

16 IBM Content Collector für SAP Gemeinsame Lösung für IBM Content Manager, OnDemand, FileNet P8, FileNet Image Services, Tivoli Storage Manager Führt CommonStore für SAP und FileNet ACSAP zusammen Ohne Änderung für bereits archivierte Daten/Dokumente Index Transfer jetzt auch für FileNet P8 unterstützt Agent SAP Archive Link IBM Content Collector für SAP Agent Domino Agent MS Exchange ** New ** NEW Agent Agent SAP SAP ILM WebDAV 2.0 Neu! CommonStore archpro Komponente NetWeaver ILM Datenarchivierung API API to to TSM API to API to IBM Content Content Mgr. Manager API to IBM CMOD API to IBM FileNet P8 IBM Information Archive, DR550 andere TSM unterstützen Speichermedien 16 IBM TSM IBM CM8 IBM CM OnDemand Alle von TSM unterstützten Speichermedien möglich! CFS-IS IBM FileNet P8 CM IBM FileNet Image Services Grün = neu

17 Information Archive Richtlinienkonforme Speicherung auf WORM Festplatte KPMG zertifiziert Kapazität Von 8TB bis 148 TB Bandanschluss Für Migration oder Sekundärablage Anschluss an Archiv Tivoli Storage Manager (TSM) Data Retention (inkludiert) oder NAS (NFS) Information Archive for , Files and ediscovery Vorkonfigurierte Lösung (HW und SW) Rasche und einfache Inbetriebnahme 17

18 2. ediscovery Auffinden von Content Für Gerichtsfälle Interne Untersuchungen Suche in Mails, Dateisystemen, Gespräche mit Mitarbeitern Sehr aufwendig und teuer Kostensenkung Durch automatisierte Suche und Analyse Nur wesentliche Dokumente werden durchsucht Risikosenkung Vermeidet, wichtige Unterlagen zu übersehen 18

19 Beispiel: Volltextsuche im Archiv Markierte Übereinstimmungen 19 Revisionssichere Protokollierung der Suche

20 Beispiel: Analyse von -Dokumenten 20

21 PSS ganzheitliche Sicht Neu! Automatisierte ediscovery (für alle vier Bereiche) Klare Aufbewahrungsfristen auch für elektronischen Content Einwandfrei nachvollziehbare Löschung Fälle Pflicht Abteilungen Rechtsabteilung Geschäftsbereiche Kundenorientierung Aktenarchivar (Aufbewahren und Vernichten) Gesetzesbestimmungen Pflicht IT Löschsperre Systeme Aufbewahrungsfristen Keine direkte Verknüpfung von Rechtsabteilung oder Archivar mit IT Content Information (Content)) 80-85% der Information liegen elektronisch in unstrukturierter Form vor 21

22 IBM Information Lifecycle Governance 2. ediscovery Suchen und Finden 1. Archivierung 4. Bestimmen, Klassifizieren, Lenken 3. Records und Aufbewahrung ECM Archivsystem 4. Nachvollziehbare Löschung 22

23 Social Content Management Corporation

24 Neue Ansätze mit Social Content ECM, laufende Weiterentwicklung Schwerpunkt liegt auf der Schaffung einer Infrastruktur zur Speicherung und Verwaltung jeglichen Contents (jede Art von Content wird gleich behandelt) Dokument im Mittelpunkt Zentrale Verwaltung Adhoc Zusammenarbeit Beschreibung mit Metadaten Intern Mit Social Content Beschreibung, welcher Content für wen wichtig ist und warum. Erleichterung des Informationsaustauschs Mensch im Mittelpunkt Dezentral und gemeinschaftlich Arbeit in der Gemeinschaft Beschreibung mit Tags oder Bewertungen Intern und extern 24

25 Geschäftlicher Nutzen von Social Content Flexible Einbindung von Fachexperten Rasche Anpassungen an Veränderungen Verknüpfung von sozialem Content mit Standardgeschäftsabläufen Zentrale und aktuelle Informationsquelle Ergebnisse Geringere Kosten Erhöhte Produktivität 25 Positiv für Kundenzufriedenheit

26 Zugriff auf ECM Archiv von Connections oder Quickr Neu! iwidget Content von ECM Archiv innerhalb von Connections/Quickr GUI Alle Editiermöglichkeiten unterstützt (Attribute, Content) 100% Transparenz 26

27 Weiter Zugriffsmöglichkeiten Direkter Zugang aus Desktop Anwendungen Über Lotus Quickr Connectors Windows Explorer, Lotus Notes, Lotus Sametime, Lotus Symphony, Microsoft Office, Microsoft Outlook Öffnen, Hinzufügen, Suchen, Drag-n-drop, 27

28 Archivierung und Integration mit Geschäftsabläufen Übergabe von Quickr Content ans ECM Archiv Weiterhin Zugriff und Suche aus Quickr möglich Vollständige Übergabe oder Hinterlassen eines Stubs Automatische Beschlagwortung (optional manuell) Optionale Auswahl des Ablageorts Optionales Auslösen eines Geschäftsprozesses nach Ablage im Archiv 28

29 Content Management Interoperability Standard CMIS Neuer OASIS Standard für Zugriff auf Content 3 Jahre Entwicklungszeit (neben IBM auch Microsoft, SAP, EMC, ) Dokumente (Versionsverwaltung), Ordnerhierarchie, Objektbeziehungen, Richtlinien (z.b. Aufbewahrung), Zugriffsberechtigungen Einfach und praktisch Service basierend REST (Atom) und Web Services (SOAP) Gemeinsamkeiten mit Quickr und Connections Services Standard Client Anwendungen Beispiel: CMIS auf mobilen Geräten 29

30 Document Imaging and Capture Corporation

31 Herausforderungen bei der Erfassung von Papierdokumenten Unterschiedlichste Formate Kosten und Dauer der händischen Datenerfassung Einscannen ist das geringste Problem! 31

32 Taskmaster Lösung Neu! Nutzen / ROI Multi-Core / Multi-CPU Unterstützung SOA / Web Services Architektur Erweiterte Dokumentenklassifizierung Verteiltes/Web-basiertes Bearbeitung Komplexe OCR Positionsdaten Wieder verwendbare Regeln Handschrift Erkennung (ICR) Einfache OCR Daten im Briefkopf Optical Mark Recognition (OMR) Strichcode Erkennung Dateneingabe vom Image Einscannen 32 Funktionen (Komplexität)

33 Besondere Stärken Einfache Festlegung von Regeln Bei Erkennung und Überprüfung Datenüberprüfung, Logik zwischen Feldern, Anschluss externer Systeme Wieder verwendbare Module Kontinuierliches Lernen Ohne Änderungen, direkt durch Anwender Bei Überprüfung Vollwertiger Browser-Client Für Scannen und Überprüfung Einscannen Erkennung Überprüfung Übergabe Unternehmensweit einsetzbar Anschluss nicht nur an IBM ECM Archive, sondern auch andere Anbieter und generischer Export (an Anwendungen) 33

34 Beispiel: Erstellen einer Dokumentlogik Sammlung von Aktionen Dokumentfeld ist mit Regel verbunden Regel besteht aus Aktionen 34

35 Beispiel: Datenüberprüfung 35

36 Zusammenfassung Corporation

37 Trends Ungebrochenes Mengenwachstum und Kostendruck Content in verschiedenen Formen, an vielen Orten, mit vielen Nutzern Verändertes geschäftliches Handeln Social Content 37

38 How IBM Helps Manage Content Smarter 38

39 39

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