Microsoft Office Excel für Windows W-EX2007GD. Autor: Peter Wies. Inhaltliches Lektorat: Konrad Stulle. 1. Ausgabe vom 25.

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1 W-EX2007GD Autor: Peter Wies Inhaltliches Lektorat: Konrad Stulle 1. Ausgabe vom 25. Oktober 2007 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Excel 2007 für Windows Themen-Special: Arbeiten mit großen Datenmengen Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. W-EX2007GD Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Dieses Buch wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

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3 Inhalt I 1 Mit diesem Buch arbeiten Was Sie wissen sollten Aufbau des Beispielunternehmens Tipps zum Gestalten großer Tabellen Lagerliste erstellen und formatieren Lagerdaten importieren Anzeige der Lagerliste optimieren Fehlerhafte Eingaben in die Lagerliste verhindern Daten effektiv in die Lagerliste eingeben Lagerliste durch bedingte Formatierungen optimieren Probleme mit Hyperlinks vermeiden Bereiche der Lagerliste benennen Wert der einzelnen Lagerbestände berechnen Wertesummen überwachen Schnellübersicht Übung Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten Mitarbeiterdaten individuell anordnen Mit Detaildaten der Mitarbeiterliste arbeiten Drucken der Mitarbeiterliste vorbereiten Schnellübersicht Übung Arbeitszeitendaten zusammenstellen Vorhandene Arbeitszeitentabelle optimieren Arbeitszeiten firmenweit erfassen Arbeitszeitdaten aufbereiten Schnellübersicht Übung Kundendaten interpretieren und verwalten Rabatte für Großkunden festlegen Kunden nach Anteil am Gesamtumsatz einordnen Kundendaten filtern Kundenliste als Tabelle definieren Pivot-Tabelle aus einer Kundenliste erstellen Pivot-Tabelle als Diagramm grafisch darstellen Schnellübersicht Übung Die Kundenliste als Datenbank Die Datenbankfunktionalität von Excel Kundendaten in der Datenmaske bearbeiten Mehrfach vorhandene Datensätze löschen Kundendaten mit Datenbankfunktionen auswerten Schnellübersicht Übung Externe Datenquellen abfragen Mit Excel auf externe Datenbankdaten zugreifen Daten mit dem Microsoft-Query- Assistenten abfragen Bestehende Microsoft-Query-Abfrage bearbeiten Webabfragen durchführen Schnellübersicht Übung...77 Stichwortverzeichnis

4 3 Office Excel Themen-Special: Arbeiten mit großen Datenmengen 3 Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie den Inhalt einer Tabelle sortieren wie Sie eine Tabelle gliedern und mit Teilergebnissen auswerten wie Sie eine Tabelle für den Ausdruck anpassen und gestalten Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Formeln und Funktionen arbeiten 3.1 Mitarbeiterdaten individuell anordnen Schnell auf verschiedene Datenanordnungen der Mitarbeitertabelle zugreifen Als Angehöriger des Personalteams der Movement GmbH benötigen Sie des Öfteren Informationen aus einer bereits vorhandenen Mitarbeiterliste, die in Excel erstellt wurde. Die Mitarbeiter sind in dieser Tabelle alphabetisch geordnet. Da Sie die Daten häufig in einer anderen Anordnung benötigen, möchten Sie auf verschiedene Sortierreihenfolgen der Mitarbeiterliste zugreifen können. Die Daten sollen beispielsweise nach folgenden Gesichtspunkten sortiert werden: Nach Eintrittsdatum Nach Abteilungen und innerhalb der Abteilungen nach Teamzugehörigkeit Beispieldatei "Mitarbeiter", Tabellenblatt "Mitarbeiterliste" Tabellenblätter vorbereiten Um auf die oben genannten Sortierreihenfolgen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt zugreifen zu können, sortieren Sie die Mitarbeiterdaten in separaten Tabellenblättern. Hierzu erstellen Sie zwei Kopien des Tabellenblatts Mitarbeiterliste. Öffnen Sie die Arbeitsmappe Mitarbeiter. Klicken Sie auf das Register des Tabellenblatts Mitarbeiterliste, und ziehen Sie es bei gedrückter STRG -Taste vor das nächste Tabellenblatt. Klicken Sie doppelt auf das Register des neuen Tabellenblatts. Tragen Sie den Namen Eintritt in die Firma ein, und betätigen Sie die RETURN -Taste. Tabelle kopieren 26

5 Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten 3 Erstellen Sie entsprechend eine weitere Kopie des Tabellenblatts Mitarbeiterliste, die Sie hinter dem Tabellenblatt Eintritt in die Firma einfügen. Vergeben Sie für das neue Tabellenblatt den Namen Abteilungen und Teams. Mitarbeiterdaten nach einem Kriterium sortieren Wechseln Sie zum Tabellenblatt Eintritt in die Firma, und markieren Sie eine beliebige Zelle in der Spalte Q (Eintritt in die Firma). Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SORTIEREN UND FILTERN. Klicken Sie in der geöffneten Liste auf den mit dem Symbol gekennzeichneten Eintrag. Excel erkennt die Mitarbeiterliste automatisch als Tabelle und sortiert standardmäßig zeilenweise nach der markierten Spalte. Die Spaltenüberschriften der Tabelle werden bei der Sortierung nicht berücksichtigt. Entsprechend können Sie die Tabelle auch nach allen anderen Spalteninhalten sortieren. Direkt nach der Durchführung können Sie eine Sortierung mit dem Symbol (Symbolleiste für den Schnellzugriff) wieder rückgängig machen. Wenn Sie die Originalreihenfolge einer ursprünglich unsortierten Tabelle nach mehreren Sortierungen wiederherstellen möchten, fügen Sie hierzu vor der ersten Sortierung in die Tabelle eine neue Spalte ein, deren Zellen mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen werden. Sie können nun jederzeit nach dieser Spalte sortieren, um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen. Liste der Mitarbeiter nach mehreren Kriterien sortieren Sie möchten die Mitarbeiter nach Abteilungen sortieren, wobei auch die jeweilige Teamzugehörigkeit bei der Sortierung berücksichtigt werden soll. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Abteilungen und Teams, und markieren Sie eine beliebige Zelle in der Mitarbeiterliste. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SORTIEREN UND FILTERN, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN. Das Dialogfenster SORTIEREN wird geöffnet. Wählen Sie im Listenfeld über den Eintrag ABTEILUNG die gleichnamige Spalte als erstes Sortierkriterium. Betätigen Sie die Schaltfläche, um ein weiteres Sortierkriterium definieren zu können. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag TEAM, um die Spalte Team als zweites Sortierkriterium festzulegen. Bestätigen Sie mit OK, und speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Mitarbeiter1. Nach Abteilung und Teamzugehörigkeit sortieren Über die Pfeilsymbole und können Sie die Reihenfolge der Sortierebenen und so die Priorität des jeweiligen Sortierkriteriums ändern. Zuvor markieren Sie die Ebene, die Sie verschieben möchten, indem Sie in der entsprechenden Zeile auf den Text SORTIEREN NACH bzw. DANN NACH klicken. Um eine Ebene (ein Sortierkriterium) zu entfernen, markieren Sie die Ebene und betätigen die Schaltfläche EBENE LÖSCHEN. Über die Schaltfläche OPTIONEN können Sie z. B. bestimmen, dass die Tabelleninhalte spalten- statt zeilenweise sortiert werden bzw. dass Groß- und Kleinschreibung bei der Sortierung beachtet werden. 27

6 3 Office Excel Themen-Special: Arbeiten mit großen Datenmengen Arbeitsmappe " Mitarbeiter1", Tabellenblatt "Abteilungen und Teams" 3.2 Mit Detaildaten der Mitarbeiterliste arbeiten Auf gegliederte Detaildaten der Mitarbeiterliste zugreifen Excel bietet die Möglichkeit, eine Tabelle in verschiedenen Gliederungsebenen anzeigen zu lassen, die nach Bedarf aus- bzw. eingeblendet werden können. Hierzu lassen sich die Daten einer Tabelle schnell nach bestimmten Kriterien gruppieren und die einzelnen Gruppen mithilfe von (verschachtelten) Teilergebnissen auswerten. Voraussetzung ist, dass die Tabelle aus zusammenhängenden Zellen mit einer Überschrift für jede Spalte besteht und keine leeren Zellen aufweist. Sie möchten die Daten der Mitarbeiterliste nach Zugehörigkeit der Mitarbeiter zu verschiedenen Abteilungen bzw. Teams gliedern. Die Anzahl der Mitarbeiter innerhalb der jeweiligen Abteilungen bzw. Teams soll dabei automatisch von Excel ermittelt werden. Die Tabelle muss vorher entsprechend sortiert worden sein, damit Excel nach den gewünschten Bezeichnungen (beispielsweise nach dem Abteilungsnamen Produktion oder der Teambezeichnung Fertigung A) gruppieren kann. Diese Voraussetzung wird von den Daten des Tabellenblatts Abteilungen und Teams bereits erfüllt. Sortierte Mitarbeiterdaten in ein neues Tabellenblatt kopieren Sie erstellen für die Gliederung eine Kopie des Tabellenblatts Abteilungen und Teams, damit die dort vorhandenen Daten auch weiterhin unverändert zur Verfügung stehen. Kopieren Sie das Tabellenblatt Abteilungen und Teams, indem Sie das betreffende Register bei gedrückter STRG -Taste vor das nächste Tabellenblatt (TABELLE2) ziehen. Vergeben Sie für das kopierte Tabellenblatt den Namen Detaildaten. Tabelle kopieren Mitarbeiterdaten mit verschachtelten Teilergebnissen gliedern Sie gliedern die Tabelle Detaildaten zunächst nach Abteilungen und ermitteln die jeweilige Anzahl der Mitarbeiter innerhalb der einzelnen Abteilungen. Markieren Sie im Tabellenblatt Detaildaten eine beliebige Zelle innerhalb der Mitarbeiterliste. Klicken Sie im Register DATEN in der Gruppe GLIEDERUNG auf die Schaltfläche TEILERGEBNIS. Das Dialogfenster TEILERGEBNISSE wird geöffnet. 28

7 Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten 3 Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag ABTEILUNG, um die Tabelle nach den verschiedenen Abteilungen zu gliedern. Wählen Sie im Listenfeld den Eintrag ANZAHL, damit die Anzahl der Mitarbeiter für jede Abteilung ermittelt wird. Aktivieren Sie im Listenfeld das Kontrollfeld ABTEILUNG, und stellen Sie sicher, dass alle anderen Kontrollfelder dieses Listenfelds deaktiviert sind. Dadurch legen Sie den Bereich fest, dessen Zellen berechnet werden. Excel erkennt nicht automatisch, ob in den Zellen Zahlen oder Text steht. Bestätigen Sie mit OK. Excel fügt neben den Berechnungen die Gliederungsleiste ein (vgl. folgende Abbildung), mit deren Hilfe Sie die einzelnen Detaildaten ausbzw. wieder einblenden können. Um die Einträge der neu eingefügten Zeilen komplett anzuzeigen, passen Sie die Breite der Spalte Titel durch Doppelklick auf die rechte Spaltenbegrenzung an. Daten gliedern und Teilergebnisse einfügen Nach Abteilungen gegliederte Mitarbeiterliste mit Teilberechnungen Möglicherweise werden nach der automatischen Gliederung einer Tabelle die Gliederungssymbole nicht angezeigt. Aktivieren Sie in diesem Fall im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN (OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN) in der Kategorie ER- WEITERT im Bereich OPTIONEN FÜR DIESES ARBEITSBLATT ANZEIGEN das Kontrollfeld. Um die Daten zusätzlich nach Teamzugehörigkeit zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Positionieren Sie den Cursor im Tabellenblatt Detaildaten in einer beliebigen Zelle innerhalb der Mitarbeiterliste, und klicken Sie im Register DATEN in der Gruppe GLIEDERUNG erneut auf die Schaltfläche TEILERGEBNIS. Wählen Sie im Listenfeld GRUPPIEREN NACH den Eintrag TEAM, und wählen Sie anschließend im Listenfeld UNTER VERWENDUNG VON den Eintrag ANZAHL. Stellen Sie sicher, dass im Listenfeld TEILERGEBNISSE ADDIEREN ZU lediglich das Kontrollfeld ABTEILUNG aktiviert ist, um die Anzahl der Mitglieder gleicher Teams in den einzelnen Abteilungen zu ermitteln. Deaktivieren Sie das Kontrollfeld VORHANDENE TEILERGEBNISSE ERSETZEN, um zu verhindern, dass die bereits in der Tabelle eingetragenen Teilergebnisse überschrieben werden. Bestätigen Sie mit OK. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Mitarbeiter2. 29

8 3 Office Excel Themen-Special: Arbeiten mit großen Datenmengen Neben den bestehenden Berechnungen werden neue eingefügt, die die Anzahl der jeweiligen Teammitglieder ermitteln. Die Gliederungsleiste wird um eine Gliederungsebene erweitert. Nach Abteilungen und Teams gegliederte Mitarbeiterliste mit Teilberechnungen In der Movement GmbH existieren nicht innerhalb jeder Abteilung auch Teams. Folgerichtig verzichtet Excel bei der Beschriftung der zugehörigen Berechnungszeilen auf einen Teamnamen. Formelzellen hervorheben Sie möchten die von Excel eingefügten Zellen mit den berechneten Teilergebnissen fett formatieren, um die Übersichtlichkeit der Tabelle zu erhöhen. Hierzu können Sie die Möglichkeit von Excel nutzen, Zellen gleichen Inhaltstyps zu markieren. Markieren Sie die Spalte Abteilung, und klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEI- TEN auf das Symbol SUCHEN UND AUSWÄHLEN. Wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag FORMELN, um alle Zellen in der Spalte Abteilung zu markieren, die Formeln enthalten. Formatieren Sie die entsprechenden Zellinhalte fett, indem Sie im Register START in der Gruppe SCHRIFTART auf das Symbol klicken. Speichern Sie die Datei mithilfe des Symbols (Symbolleiste für den Schnellzugriff). Detaildaten innerhalb der Mitarbeiterliste anzeigen Sie erhalten unterschiedliche Übersichten Ihrer Tabelle, wenn Sie mithilfe der Gliederungsleiste zwischen den verschiedenen Gliederungsebenen wechseln und einzelne Detaildaten einer Gliederungsgruppe einbzw. ausblenden. So können Sie beispielsweise schnell lediglich die Mitarbeiter bestimmter Abteilungen oder Teams anzeigen. Gliederungsebenen des Tabellenblattes Aus- bzw. eingeblendete Gliederungsgruppe Größe einer Gliederungsgruppe Verschiedene Gliederungsebenen anzeigen Klicken Sie das gewünschte Gliederungssymbol auf der Gliederungsleiste an, beispielsweise das Symbol für die dritte Gliederungsebene, um lediglich die Anzahl der Mitarbeiter der einzelnen Abteilungen bzw. Teams anzuzeigen. 30

9 Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten 3 Dritte Gliederungsebene der Mitarbeiterliste Detaildaten einer Gliederungsgruppe ein- bzw. ausblenden Sie möchten anschließend die einzelnen Mitarbeiter des Teams Controlling anzeigen. Über die Symbole bzw. der Gliederungsleiste können Sie die gewünschten Detaildaten ein- bzw. ausblenden. Klicken Sie auf das Symbol (obere Abbildung), um die Detaildaten des Teams Controlling einzublenden. Detaildaten des Teams "Controlling" Möchten Sie nur eine bestimmte Gliederungsgruppe bearbeiten (beispielsweise gesondert formatieren), klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTEN -Taste auf das entsprechende Symbol ( bzw. ). Die gesamte Gliederungsebene wird markiert - auch wenn sie ausgeblendete Gruppenelemente enthält. Möchten Sie nur die in der Gliederungsansicht eingeblendeten Zellen bearbeiten, können Sie diese separat markieren. Klicken Sie hierzu im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SUCHEN UND AUSWÄHLEN, und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag INHALTE AUSWÄHLEN. Aktivieren Sie im anschließend eingeblendeten Dialogfenster INHALTE AUSWÄHLEN das Optionsfeld NUR SICHTBARE ZELLEN, und bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie die Gliederung samt Teilergebnissen entfernen möchten, markieren Sie eine beliebige Zelle in der gegliederten Tabelle. Klicken Sie im Register DATEN in der Gruppe GLIEDERUNG auf die Schaltfläche TEILERGEBNIS, und betätigen Sie im Dialogfenster TEILERGEBNISSE die Schaltfläche ALLE ENTFERNEN. Bestimmte Spalten individuell aus-/einblenden Sie können bestimmte Spalten der Mitarbeitertabelle bei Bedarf separat ein- bzw. ausblenden. So lassen sich beispielsweise alle Spalten mit privaten Mitarbeiterdaten ausblenden, wenn diese für die momentane Arbeit mit der Tabelle nicht benötigt werden. Private Mitarbeiterdaten aus der Tabelle ausblenden Markieren Sie die Spalten J bis P. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf einer zuvor markierten Spalte, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN auf. Private Mitarbeiterdaten wieder einblenden Markieren Sie die beiden Spalten (I und Q), die an die ausgeblendeten Spalten grenzen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den markierten Spaltenkopfbereich, und wählen Sie den Kontextmenüpunkt EINBLENDEN. Entsprechend können Sie so auch zuvor markierte Zeilen aus- oder einblenden. Diese Funktion können Sie beispielsweise in ungegliederten Tabellen sinnvoll einsetzen. 31

10 3 Office Excel Themen-Special: Arbeiten mit großen Datenmengen 3.3 Drucken der Mitarbeiterliste vorbereiten Welche Eigenschaften soll der Ausdruck der Mitarbeiterliste aufweisen? Sie möchten die ungegliederte Mitarbeiterliste komplett drucken. Dabei sollen die Spaltentitel auf jeder Seite gedruckt werden alle Spalten der Tabelle auf den jeweiligen Druckseiten zu sehen sein zusätzliche Angaben (z. B. das aktuelle Datum und die jeweilige Seitenzahl) auf den einzelnen Seiten eingefügt werden Layout kontrollieren Sie möchten zunächst die aktuellen Seiteneinstellungen und deren Auswirkung auf den Druck in der Seitenansicht kontrollieren. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Mitarbeiterliste. Klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche, und rufen Sie den Menüpunkt DRU- CKEN - SEITENANSICHT auf. Die erste Druckseite wird angezeigt. Blättern Sie mithilfe der Schaltflächen und durch die einzelnen Druckseiten. Zur besseren Kontrolle lässt sich die Tabelle durch Anklicken vergrößern ( ) bzw. verkleinern ( ). Beenden Sie die Seitenansicht über das Symbol. Seite einrichten und anpassen Wie Sie bei der Layoutkontrolle in der Seitenansicht festgestellt haben, bedarf es einiger Anpassungen, damit der Ausdruck die von Ihnen gewünschten Eigenschaften aufweist. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Symbol ORIENTIE- RUNG. Wählen Sie den Eintrag QUERFORMAT, um mehr Spalten auf einer Seite zu drucken. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Symbol DRUCKTITEL. Das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN wird mit aktiviertem Register TABELLE geöffnet. Positionieren Sie den Cursor im Eingabefeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN. Markieren Sie die Zeile 9, um festzulegen, dass die Spaltentitel auf jeder Druckseite wiederholt werden, und bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie in der Statusleiste in der Ansichtssteuerung auf das Symbol, um die bestehenden Seitenumbrüche in der Ansicht UMBRUCHVORSCHAU individuell anzupassen. Schließen Sie das eingeblendete Dialogfenster mit OK. oder Wenn Sie möchten, dass das Dialogfenster zukünftig nicht mehr angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollfeld DIESES DIALOGFELD NICHT MEHR ANZEIGEN und bestätigen Sie mit OK. Layoutkontrolle in der Seitenansicht Verringern Sie den Zoomfaktor mithilfe des Zoomreglers in der Statusleiste auf 50 %, damit die gesamte Seitenbreite in der Ansicht UMBRUCHVORSCHAU zu sehen ist. Ziehen Sie den Seitenumbruch mit der Maus an den rechten Seitenrand. 32

11 Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten 3 Seitenumbrüche in der Ansicht UMBRUCHVORSCHAU anpassen Individuelle Angaben in den Kopf- und Fußzeilen definieren Klicken Sie in der Statusleiste in der Ansichtssteuerung auf das Symbol, um zur Seitenlayoutansicht zu wechseln. Klicken Sie am oberen linken Seitenrand an einer beliebigen Stelle auf den dortigen Platzhalter. Das Register ENTWURF wird eingeblendet. Register ENTWURF für die Definition von Kopf- und Fußzeilen Betätigen Sie im Register ENTWURF in der Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE die Schaltfläche, um den Tabellenblattnamen einzufügen. Klicken Sie am oberen rechten Seitenrand an einer beliebigen Stelle auf den vorhandenen Platzhalter. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Seitenzahl wird in die Kopfzeile eingefügt. Geben Sie hinter dem von Excel erzeugten Eintrag &[SEITE] ein Leerzeichen ein, anschließend das Wort von und ein weiteres Leerzeichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche. In der Kopfzeile werden nun die aktuelle Seitenzahl und die Gesamtseitenzahl angezeigt. Klicken Sie am unteren rechten Seitenrand an einer beliebigen Stelle auf den dortigen Platzhalter. Betätigen Sie die Schaltfläche, um das aktuelle Datum in der Fußzeile einzufügen. Klicken Sie in der Statusleiste in der Ansichtssteuerung auf das Symbol, um wieder zur Normalansicht zu wechseln. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Mitarbeiter-E. Sie können das Tabellenblatt Mitarbeiterliste schnell drucken, indem Sie auf die OFFICE-Schaltfläche klicken und anschließend den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELLDRUCK aufrufen. Kopfzeile der Mitarbeiterliste (Arbeitsmappe "Mitarbeiter-E ") 33

12 3 Office Excel Themen-Special: Arbeiten mit großen Datenmengen 3.4 Schnellübersicht Sie möchten... Tabellendaten aufsteigend bzw. absteigend sortieren Tabellendaten nach mehreren Kriterien sortieren Tabellendaten gliedern und mit Teilergebnissen auswerten zwischen einzelnen Gliederungsebenen wechseln Detaildaten einer Gliederungsgruppe ein-/ausblenden eine Gliederungsgruppe markieren einzelne Spalten/Zeilen ausblenden einzelne Spalten/Zeilen wieder einblenden das Seitenlayout kontrollieren Querformat für die Druckseite festlegen die Spaltentitel auf jeder Druckseite wiederholen Seitenumbrüche anpassen Kopf- bzw. Fußzeilen definieren Register START, Gruppe BEARBEITEN, Symbol SORTIEREN UND FILTERN, mit bzw. gekennzeichneten Eintrag wählen Register START, Gruppe BEARBEITEN, Symbol SORTIEREN UND FILTERN, Eintrag BENUTZERDEFINIERTES SORTIEREN Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG, Schaltfläche TEILERGEBNIS Entsprechendes Gliederungssymbol in der Gliederungsleiste anklicken bzw. In der Gliederungsleiste bei gedrückter UMSCHALTEN -Taste auf das entsprechende Symbol ( bzw. ) klicken Spalten/Zeilen markieren, Kontextmenüpunkt AUSBLENDEN Spalten/Zeilen, die an die ausgeblendeten Spalten/Zeilen grenzen, markieren, Kontextmenüpunkt EINBLENDEN OFFICE-Schaltfläche, DRUCKEN - SEITENANSICHT Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, Symbol ORIENTIERUNG, Eintrag QUERFORMAT Register SEITENLAYOUT, Gruppe SEITE EINRICHTEN, Symbol DRUCKTITEL, Eingabefeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN (Ansichtssteuerung in der Statusleiste) In der Seitenlayoutansicht Text direkt in den Bereich der Kopf- bzw. Fußzeile eingeben oder vorgefertigte Platzhalter über die Schaltflächen des Registers ENTWURF (Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE) einfügen 3.5 Übung Mitarbeiterdaten auswerten Übungsdatei: Mitarbeiterliste Ergebnisdatei: Mitarbeiterliste-E Öffnen Sie die Datei Mitarbeiterliste, und wechseln Sie zum gleichnamigen Tabellenblatt. Sortieren Sie die Tabelle aufsteigend nach Abteilungen und innerhalb der Abteilungen aufsteigend nach Alter. Gliedern Sie die Tabelle (Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG, Schaltfläche TEILERGEBNIS), indem Sie diese nach Abteilungen gruppieren, und lassen Sie dabei Excel automatisch das Durchschnittsalter innerhalb der einzelnen Abteilungen ermitteln (Eintrag MITTELWERT im Listenfeld UNTER VERWENDUNG VON). Die Teilergebnisse sollen zur Spalte Alter hinzugefügt werden. 34

13 Mitarbeiterliste übersichtlich gestalten 3 Passen Sie die Spaltenbreite der Spalte Abteilung so an, dass die dortigen Einträge komplett angezeigt werden. Fixieren Sie die Zeilen 1-9 sowie die Spalten A - E (Register ANSICHT, Gruppe FENSTER, Schaltfläche FENSTER FIXIEREN, Eintrag FENSTER FIXIEREN). Blenden Sie die zweite Gliederungsebene der Tabelle ein. Markieren Sie mithilfe des Dialogfensters INHALTE AUSWÄHLEN alle sichtbaren Zellen, und formatieren Sie diese fett. Lassen Sie die Detaildaten der Abteilung Allgemeine Verwaltung anzeigen. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Mitarbeiterliste-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Mitarbeiterliste-E" Mitarbeiterliste drucken Übungsdatei: Mitarbeiterliste Ergebnisdatei: Mitarbeiterliste-E1 Öffnen Sie die Datei Mitarbeiterliste. Wechseln Sie in die Seitenansicht, und blättern Sie durch die einzelnen Druckseiten. Verändern Sie die Layouteigenschaften so, dass die Tabelle im Querformat gedruckt wird. Legen Sie fest, dass die Zeilen 1-9 auf jeder Seite des Ausdrucks vorhanden sind. Verändern Sie die Seitenumbrüche so, dass alle Spalten der Tabelle auf den Druckseiten zu sehen sind. Legen Sie fest, dass links in der Kopfzeile das aktuelle Datum und im rechten Kopfzeilenbereich die aktuelle Uhrzeit (Register ENTWURF, Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE, Schaltfläche AKTUELLE UHRZEIT) angezeigt wird. Nehmen Sie den Dateinamen (Register ENTWURF, Gruppe KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE, Schaltfläche DATEINAME) in der Mitte der Fußzeile auf. Kontrollieren Sie alle vorgenommenen Einstellungen in der Seitenansicht, und wechseln Sie anschließend in die Normalansicht. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Mitarbeiterliste-E1. Drucken Sie die komplette Tabelle. 35