Handbuch. Zahlungsverkehr. akquinet dynamic solutions GmbH. Hafenhaus, Deck 10. Bollhörnkai 1, Kiel. Version Microsoft Dynamics NAV 2015

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1 Handbuch Zahlungsverkehr akquinet dynamic solutions GmbH Hafenhaus, Deck 10 Bollhörnkai 1, Kiel Version Microsoft Dynamics NAV

2 HINWEIS Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die akquinet dynamic solutions GmbH lehnt jede Gewährleistung wegen Sach- und Rechtsmängeln ab. Die akquinet dynamic solutions GmbH lehnt weiterhin jede Haftung für direkte und indirekte Schäden sei es aus Vertrag oder aus Gesetz ab, die in Verbindung mit der Anwendung und sonstiger Nutzung des Dokumentes entstehen können. Dieses Dokument kann bei Bedarf ohne vorherige Ankündigung von der akquinet dynamic solutions GmbH geändert werden. Der Inhalt dieses Dokumentes ist urheberrechtlich geschützt. Allerdings ist die Verwendung des Dokumentes zu Zwecken der Schulung durch autorisierte Partner der akquinet dynamic solutions GmbH erlaubt. Inhaltliche Veränderungen der beschriebenen Sachverhalte bedürfen der schriftliche Erlaubnis der akquinet dynamic solutions GmbH. Ergänzungen zu Zwecken der Schulung oder von Individualsierungen sind erlaubt. Das Dokument darf im Sinne des Partnervertrages verwendet, verändert und vervielfältigt werden. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. COPYRIGHTVERMERK Copyright 2014 akquinet dynamic solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. WARENZEICHEN Die Warenzeichen, auf die in diesem Dokument Bezug genommen wird und die entweder mit oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Die Warenzeichen Microsoft, Microsoft Dynamics, Windows, Windows 7, SQL Server und BackOffice sind hingegen entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle nicht ausdrücklich gewährten Rechte sind vorbehalten. Publiziert von der akquinet dynamic solutions GmbH, Kiel. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 2 von 114

3 INHALT 1 Einführung Zur Verwendung dieses Handbuchs überweisungen Inhalte Stammdateneinrichtung Einrichtungsdaten erstellen Stammdaten Zahlungsverkehr Einrichtung einer Hausbank Kreditorenstammdaten Kreditorenbankkonten Zahlungsvorschlag erstellen Clearing Erstellen einer Kreditor-Zahlungsdatei Zahlungsavis Verarbeitung von Kontoauszügen Inhalte Stammdaten Stammdaten Zahlungsverkehr Bankschnittstellen Import von Kontoauszügen Import über Bankschnittstellen-Formate Import über das MT940-Format Import über das camt.053-format Verarbeitung der Kontoauszüge Nutzung der Bankbelegkarte Durchführen des Ausgleichs Arbeiten mit Transitkonten Inhalte Was ist ein Transitkonto Wertefluss unter Einsatz des Transitkontos Arbeiten mit dem Transitkonto Einrichtung der Stammdaten Durchführen des Datenaustausches Abstimmung der Kontoauszüge akquinet dynamic solutions GmbH Seite 3 von 114

4 5 Lastschrifteinzug Inhalte Definitionen und Begriffsbestimmung für SEPA SEPA Der technische SEPA-Standard IBAN BIC (SWIFT-Code) Gläubiger ID Die SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) Pre-Notifikation SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung Zahlungsverkehr-Einrichtung Register Allgemein Register Mandate Register Lastschrift Bankkontoeinrichtung und Gläubiger-ID Berechnung der IBAN und Aktualisierung der SWIFT-Codes Register SEPA Einstellungen in der Tabelle Länder/Regionen Debitoren und Debitoren-Bankkonto Debitoren Debitorenbankkonto Mandatsverwaltung Anlegen von Mandaten Drucken von Mandaten Freigeben von Mandaten und Mandatsversionen Löschen von Mandaten Ändern von Mandatsnummern Änderungsmeldungen zum Mandat Änderungsfunktionen Übergang von der DTA-Lastschrift zur SEPA-Lastschrift Mandate für Debitoren erstellen Übergang von Core auf COR Debitorenposten Debitor-SEPA-Lastschriftvorschlag akquinet dynamic solutions GmbH Seite 4 von 114

5 6.9 Debitor-SEPA-Lastschriftdatei erstellen Zahlungsavis Prüfen von kreditorischen Mandaten IBAN HIN/RÜCK Export der Bankverbindungen Import der IBAN RÜCK-Datei Auslandzahlungsverkehr Inhalte Stammdateneinrichtung Stammdaten Zahlungsverkehr Einrichtung von Bankländerschlüsseln Einrichtung einer Hausbank Einrichtung im Kreditoren Einrichtung in der Kreditorbank Auslandszahlungsvorschlag Erstellen eines Zahlungsvorschlags für Nicht-EU-Kreditoren Auslandszusatz Clearing AZV Statistische Meldungen Z4-Meldung AWV Zahlungsverkehr Einrichtung Bearbeiten der Z4-Meldesätze Erstellen der Meldedatei akquinet dynamic solutions GmbH Seite 5 von 114

6 1 EINFÜHRUNG Dieses Handbuch ist speziell für das Modul Zahlungsverkehr Inland & SEPA (Granule ) und das Modul Auslandszahlungsverkehr (Granule ) für Microsoft Dynamics NAV 2015 für Deutschland bestimmt. 1.1 Zur Verwendung dieses Handbuchs Dieses Handbuch soll Sie beim Erlernen des Umgangs mit dem Zahlungsverkehr Inland und mit dem Auslandszahlungsverkehr für Microsoft Dynamics NAV unterstützen und Ihnen Erläuterungen zur Einrichtung der Stammdaten geben. Das Handbuch setzt bestehende Kenntnisse im Umgang mit und bei der Bedienung von Microsoft Dynamics NAV voraus. Die Darstellung erfolgt mit Abbildungen aus NAV akquinet dynamic solutions GmbH Seite 6 von 114

7 2 ÜBERWEISUNGEN 2.1 Inhalte Dieses Kapitel beschreibt den beleglosen Datenaustausch zur Durchführung von Überweisungen beginnend mit der Einrichtung der benötigten Stammdaten bis hin zur Erstellung der Zahlungsdateien. Die Abläufe werden anhand kreditorischer Zahlungen dargestellt, gelten jedoch analog für Rücküberweisungen an Debitoren. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 7 von 114

8 2.2 Stammdateneinrichtung Die Grundeinrichtung des Zahlungsverkehrs umfasst Bankleitzahlen, Textschlüssel und weitere Stammdaten. Die wesentlichen Einstellungen bezüglich der Abläufe und der Steuerung werden in der Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung vorgenommen. Zur Minimierung des Aufwandes bei der Inbetriebnahme des Zahlungsverkehrs kann die Stapelverarbeitung Zahlungsverkehr Einrichtungsdaten erstellen genutzt werden. Mit Hilfe dieser Anwendung können wichtige Voreinstellungen in den verschiedenen benötigten Tabellen vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass die Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung abschließend noch nachgepflegt werden muss, um Ihre kundenindividuellen Anforderungen zu berücksichtigen Einrichtungsdaten erstellen Rufen Sie die folgende Seite über Abteilungen/ Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr/ Einrichtungsdaten erstellen auf: Einrichtungsdaten Sie haben die Möglichkeit, Beispieldaten zu nutzen oder die Einstellungen Benutzerdefiniert durchzuführen. Wählen Sie die Anwendung von Beispieldaten, so setzt Dynamics NAV die Standardoptionen für die Generierung der Einrichtungsdaten. Wenn Sie sich für Benutzerdefiniert entscheiden, setzt das Programm die Standardoption für alle Stammdatenbereiche auf Hinzufügen. So akquinet dynamic solutions GmbH Seite 8 von 114

9 Stammdaten, Textschlüssel, Berechtigungen, etc. wird verhindert, dass bereits bestehende Einträge überschrieben werden; es werden lediglich zusätzliche Datensätze ergänzt. Bitte achten Sie grundsätzlich darauf, welche Auswahl Sie treffen. Insbesondere wenn Sie sich im Echtmandanten befinden können Sie unter Umständen mandantenindividuelle Einstellungen überschreiben. Nutzen Sie die Option Hinzufügen, um ausschließlich die SEPA- Einstellungen zu aktualisieren. Für jeden Stamm von Datensätzen stellt Dynamics NAV die folgenden Optionen zur Verfügung: (leer): In der entsprechenden Tabelle findet keine Aktion statt. wenn die Tabelle leer ist: In der Tabelle werden Datensätze hinzugefügt, sofern diese vorher leer war. Hinzufügen: In der Tabelle werden ausschließlich die fehlenden Datensätze hinzugefügt; vorhandene Daten werden nicht verändert. Aktualisieren und hinzufügen: In der Tabelle werden vorhandene Datensätze aktualisiert (z.b. en) und fehlende Datensätze neu eingefügt. Aktivieren Sie im Feld Einrichtungsdaten die Option Beispieldaten, um eine Ersteinrichtung in Ihren Mandanten vorzunehmen. Beginnen Sie die Stapelverarbeitung mit OK, so dass die Daten erzeugt werden. Die Anwendung schließt sich automatisch, sobald alle getroffenen Auswahlen durchgeführt sind. Hinweis: Die Tabelle für die Bankleitzahlen ist in dieser Stapelverarbeitung nicht enthalten. Nutzen Sie zum Einlesen der Bankleitzahlen die gesonderte Stapelverarbeitung Bankleitzahl Import unter Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr/ Verwaltung Stammdaten Zahlungsverkehr Verzweigen Sie über Abteilungen/ Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr in die Zahlungsverkehr Einrichtung. Beginnend mit der Version PMT 7.16 sind die einzelnen Register prozessorientiert aufgebaut. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 9 von 114

10 Register Allgemein Im Register Allgemein können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Nur Belegart Zahlung zulassen Ungültige IBAN akzeptieren Mehrere Buchblätter Grundsätzlich ist es möglich, in einem Buchungsblatt verschiedene Belegarten gleichzeitig zu erfassen. Im Bereich Zahlungsverkehr sollten Sie dies vermeiden, da beim Generieren der Clearingdateien neue Buchungszeilen entstehen und bereits bestehende verändert werden. Befinden sich dazwischen Posten, die aufgrund andersartiger Belegarten nicht berücksichtigt werden, kann dies die Übersichtlichkeit beeinträchtigen. Wählen Sie die Option Nur Belegart Zahlung zulassen, so wird beim Erstellen von Zahlungsdateien die Belegart abgeprüft; ein Mischen von Belegarten in den Zahlungsbuchungsblättern wird dann unterbunden. Im Zahlungsverkehr kann die IBAN nach den gültigen Standardregeln aus BLZ und Kontonummer berechnet werden. Bei der IBAN-Berechnung genehmigt die Deutsche Bundesbank diverse Sonderregelungen, die die programminterne Berechnungslogik nicht berücksichtigen kann. Durch die Einstellung Ungültige IBAN akzeptieren erreichen Sie, dass im Feld IBAN auch ein Wert eingetragen werden kann, der nicht den Standardregeln entspricht. Es erfolgt programmseitig ein entsprechender Hinweis bei diesen Werten. Mit dieser Einstellung ist verbunden, dass beim Erzeugen der SEPA- XML-Datei die Zusammensetzung der IBAN innerhalb von Dynamics NAV nicht mehr geprüft wird. Wählen Sie diese Option, so prüft Dynamics NAV bei jedem Zahlungsvorschlag, ob sich in anderen als dem aktuellen Buchblatt bereits vorgeschlagene Zahlungsposten befinden. Wird dabei ein Posten identifiziert, den Sie mit Ihrem Zahlungsvorschlag (erneut) einbeziehen würden, so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 10 von 114

11 Währungscode für EURO Währung getrennt N. Zahlungsdatei Änderung zulassen Inlandsdatei Nr. Hier ist kein Eintrag erforderlich, sofern Ihre Mandantenwährung EUR ist. Arbeiten Sie mit einer anderen Mandantenwährung als EUR, wählen Sie aus der Liste den benötigten Währungscode aus. Dynamics NAV benötigt diese Information als Bezugsgröße für die trianguläre Währungsumrechnung. Das Feld resultiert aus der Währungsumstellung auf den EURO. Dynamics NAV prüft bei der Erstellung von Zahlungsvorschlägen den Währungscode der offenen Posten, wenn Sie diese Einstellung wählen. Es wird verhindert, dass innerhalb eines Zahlungsvorschlags Posten mit unterschiedlichen Währungen vorgeschlagen werden. Im Normalfall ist es nicht mehr möglich, nach der Erstellung von Zahlungs- oder Einzugsdateien Zeilen im zugrunde liegenden Buchungsblatt zu ändern oder zu löschen. Sie können diese Einschränkung umgehen, indem Sie hier die entsprechende Option wählen. Bitte seien Sie sich dessen bewusst, dass bei Änderungen nach Dateierstellung ggf. der Dateiinhalt und Ihre Buchung nicht mehr übereinstimmen. Hier können Sie eine Nummernserie zuweisen, die während der Erzeugung von Zahlungsdateien und für die Archivierung der Zahlungsposten für den Zahlungsverkehr Inland benötigt wird. Um die benötigte Serie aus den eingerichteten Nummernserien auszuwählen nutzen Sie bitte die hinterlegte Liste. Register Überweisung Für SEPA-Überweisungen können Sie die folgenden Voreinstellungen treffen: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 11 von 114

12 BatchBooking Überweisung deaktivieren Anzahl Posten (Überweisungen Zahlungsposition) Verwendungszweck Avis Setzen Sie diese Option auf JA, so wird auf dem Kontoauszug jede Transaktion einzeln gebucht. Die Einstellung gilt sowohl für Überweisungen an Kreditoren als auch an Debitoren. Diese Einstellung bedarf einer entsprechenden Vereinbarung mit Ihrer Bank. Beachten Sie auch die geltenden Datenschutzregelungen. Abweichend von den früheren festen Vorgaben bei der Erstellung von DTA-Dateien können Sie hier individuell festlegen, wie viele Belege zu einer Zahlung in der SEPA-XML-Datei zusammengefasst werden sollen. Die Voreinstellung für dieses Feld über die Anwendung Zahlungsverkehr/ Einrichtungsdaten erstellen ist 4. Bitte berücksichtige Sie bei Ihrer Auswahl, dass die Verwendungszwecke bei den SEPA-Dateien nur noch maximal 140 Zeichen umfassen. Prüfen Sie daher Ihre Einstellungen auf den Feldern für die Verwendungszwecke, damit keine Zeichen / Angaben verloren gehen. Hier hinterlegen Sie den Aufbau der Verwendungszwecke bei der Erstellung von Zahlungsposten, die sich auf Avise beziehen. Sie können dabei die folgenden Platzhalter verwenden: %1 = Externe Belegnummer %2 = Ausgleichsbelegnummer %3 = Belegdatum des Ausgleichspostens %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum der Buchblattzeile %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart %10 = der Buchblattzeile Der Verwendungszweck Avis wird auch für die Lastschriftdateien verwendet. Die folgenden Einstellungen gelten für Überweisungen an Kreditoren: SEPA Zahlungsdateiname SEPA Pfad für Ausgabe Geben Sie hier den Namen für die kreditorische SEPA-Zahlungsdatei ein. Bei der Dateierstellung wird der hier hinterlegte Eintrag als Name vorgeschlagen und dann automatisch um Datum und Uhrzeit der Erstellung ergänzt, so dass vorhandene Dateien nicht mehr überschrieben werden Es gibt keine Vorgaben für die Vergabe der Dateinamen. Hinterlegen Sie den Laufwerksbuchstaben und den Pfad als Vorschlagswert für das Ziel bei der Ablage der SEPA-Zahlungsdateien. Dieser Wert kann während des Zahlungslaufs überschrieben werden. Die Eintragung in diesem Feld können Sie benutzergeführt vornehmen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 12 von 114

13 Mit Begleitbrief (SEPA Kred. Überweisung) Anzahl Posten (SEPA Kred. Überweisungen) Unsere Kontonummer in Kreditor SEPA Datei schreiben SEPA Kreditor Verwendungszweck (nationale Zahlung) SEPA Kreditor Verwendungszweck (internationale Zahlung) Wählen Sie die Option JA, so erfolgt eine Prüfung, ob Kreditoren enthalten sind, für die ein Begleitbrief (Avis) erstellt werden soll. Wählen Sie die Option NEIN, so werden für Überweisungen an Kreditoren generell keine Begleitbriefe (Avise) erzeugt. In diesem Feld hinterlegen Sie die Anzahl der Belege pro Kreditor, ab der ein Avis erzeugt werden soll. Diese Angabe gilt übergreifend für alle Kreditoren. Nutzen Sie das entsprechende Feld in der Kreditorentabelle für Kreditoren, für die eine abweichende Beleganzahl gelten soll. Wählen Sie diese Option, so wird in kreditorischen SEPA-Überweisungsdateien zunächst der Inhalt des Feldes Unsere Kontonummer in das Dateifeld unstrukturierter Verwendungszweck geschrieben. Nutzen Sie diese Angabe, um dem Kreditor die Zuordnung Ihrer Zahlung auch über die Kontonummer zu ermöglichen. Bitte berücksichtigen Sie an dieser Stelle, dass der SEPA-Verwendungszweck nur maximal 140 Zeichen umfassen kann. Bei der Erstellung von SEPA-Zahlungsdateien wird aus jeder Buchungsblattzeile ein Verwendungszweck generiert, der dann auf den Bankkontoauszügen erscheint. Hier legen Sie den Aufbau der Verwendungszwecke für inländische SEPA-Überweisungen (an Kreditoren) fest (Identifikationskriterium: das Feld Ländercode ist leer oder gleich dem Ländercode in der Tabelle Firmendaten). Folgende Platzhalter können Sie nutzen: %1 = Externe Belegnummer %2 = Ausgleichsbelegnummer %3 = Belegdatum des Ausgleichspostens %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum der Buchblattzeile %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart %10 = der Buchblattzeile Bei der Erstellung von SEPA-Zahlungsdateien wird aus jeder Buchungsblattzeile ein Verwendungszweck generiert, der dann auf den Bankkontoauszügen erscheint. Hier legen Sie den Aufbau der Verwendungszwecke für ausländische SEPA-Überweisungen (an Kreditoren) fest (Identifikationskriterium: das Feld Ländercode ist gefüllt und ungleich dem Ländercode in der Tabelle Firmendaten). Folgende Platzhalter können Sie nutzen: %1 = Externe Belegnummer %2 = Ausgleichsbelegnummer akquinet dynamic solutions GmbH Seite 13 von 114

14 %3 = Belegdatum des Ausgleichspostens %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum der Buchblattzeile %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart %10 = der Buchblattzeile Die folgenden Einstellungen gelten für Überweisungen an Debitoren: SEPA Zahlungsdateiname (Debitor Überweisung) SEPA Pfad für Ausgabe (Debitor Überweisung) Mit Begleitbrief (SEPA Deb. Überweisung) Anzahl Posten (SEPA Deb. Überweisung) Geben Sie hier den Namen für die debitorische SEPA-Zahlungsdatei ein. Bei der Dateierstellung wird der hier hinterlegte Eintrag als Name vorgeschlagen und dann automatisch um Datum und Uhrzeit der Erstellung ergänzt, so dass vorhandene Dateien nicht mehr überschrieben werden Es gibt keine Vorgaben für die Vergabe der Dateinamen. Hinterlegen Sie den Laufwerksbuchstaben und den Pfad als Vorschlagswert für das Ziel bei der Ablage der SEPA-Zahlungsdateien (für Debitoren). Dieser Wert kann während des Zahlungslaufs überschrieben werden. Die Eintragung in diesem Feld können Sie benutzergeführt vornehmen. Wählen Sie die Option JA, so erfolgt eine Prüfung, ob Debitoren enthalten sind, für die ein Begleitbrief (Avis) erstellt werden soll. Wählen Sie die Option NEIN, so werden für Überweisungen an Debitoren generell keine Begleitbriefe (Avise) erzeugt. In diesem Feld hinterlegen Sie die Anzahl der Belege pro Debitor, ab der ein Avis erzeugt werden soll. Diese Angabe gilt übergreifend für alle Debitoren. Nutzen Sie das entsprechende Feld in der Debitorentabelle für Debitoren, für die eine abweichende Beleganzahl gelten soll. Beispiel für die Aufbereitung des Verwendungszweckes: Wert im Feld %9 %2 v.%3 %8 %4./.SKTO %5 Umsetzung auf dem Bankkontoauszug RE v EUR 4.789,63./. SKTO 95,67 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 14 von 114

15 %9 liefert die ersten zwei Zeichen aus dem Feld Ausgleich mit Belegart der Buchungsblattzeile. %2 liefert den Inhalt des Feldes Ausgleich mit Belegnr der Buchungsblattzeile. %3 liefert das Original-Belegdatum des auszugleichenden Kreditoren- / Debitorenbelegs. %8 liefert den Mandantenwährungscode bei Inlandsüberweisungen. Bei Auslandsüberweisungen wird entsprechend der Überweisungswährungscode übergeben. %4 liefert den Inhalt des Feldes Betrag aus der Buchungsblattzeile. Mit %5 wird der Skontobetrag des auszugleichenden Belegs übergeben Einrichtung einer Hausbank Die erste Adresse für den Zahlungsverkehr ist die eigene Hausbank. Damit ist nicht die Kontoverbindung in den Firmendaten gemeint, die für den Andruck auf Belegen genutzt wird, sondern die Hausbank als Bankkonto mit Verbindung zum NAV-Kontenplan. Sie können mehrere Hausbanken nutzen und verwalten. Verwenden Sie dazu die Standard-NAV-Tabelle Bankkonto. In der Folge werden ausschließlich die für den NAV-Zahlungsverkehr relevanten Felder beschrieben. Legen Sie Ihre Bankkonten unter Abteilungen/ Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Bankkonten an. Register Allgemein Hinweis: Mit der Einführung von SEPA müssen die Felder für die BLZ und die Bankkontonummer nicht mehr zwingend gefüllt werden. Es vereinfacht Ihre Datenpflege jedoch, wenn Sie bis auf weiteres die Bankleitzahlentabelle der Deutschen Bundesbank einlesen, weil mit dieser auch die jeweils gültigen SWIFT-Codes zur Verfügung gestellt werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 15 von 114

16 Der Zahlungsverkehr nutzt darüber hinaus das folgende Feld: Kundennummer Wenn Sie Zahlungen ins Ausland tätigen möchten, so müssen Sie hier zwingend Ihre Kundennummer bei der Bank hinterlegen. Register Buchung In diesem Register hinterlegen Sie die Informationen, die für Buchungsvorgänge (z.b. Währungscode, Bankkontobuchungsgruppe) von Bedeutung sind oder für den Datenaustausch benötigt werden (z.b. letzte Schecknummer, letzte Kontoauszugnr.). Der Zahlungsverkehr nutzt die folgenden Felder: Letzte Schecknummer Letzte Kontoauszugsnr. Hinterlegen Sie hier die Nummer des zuletzt für dieses Bankkonto ausgestellten Schecks. Bei der nächsten Scheckerstellung wird automatisch die nächsthöhere Nummer eingetragen und auf dem Scheck angedruckt. Bankkontobuchungsgruppe Dieses Feld gibt Auskunft über den letzten Bankkontoauszug, mit dem dieses Bankkonto abgestimmt wurde. Über die Bankkontobuchungsgruppe wird bestimmt, auf welchem Sachkonto die Transaktionen für dieses Bankkonto gebucht werden. Wählen Sie aus der Liste der bereits existierenden Bankkontobuchungsgruppen die zu diesem Bankkonto gehörige aus. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 16 von 114

17 Bankkontobuchungsgruppen Bei der Erstellung von Zahlungsvorschlägen werden Sie ausschließlich mit Bankkonten, nicht jedoch mit den dahinter liegenden Sachkonten arbeiten. Damit Zahlungsein- und -ausgänge, die Sie über die Bankkonten verarbeiten, auch buchhalterisch wirksam werden, wird jedes Bankkonto einer Bankkontobuchungsgruppe zugeordnet, die die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung darstellt. Erfassen Sie also Rechnungen, Zahlungen oder Gutschriften über ein Bankkonto, so werden die Daten den Einstellungen der zugehörigen Bankkontobuchungsgruppe entsprechend in die Finanzbuchhaltung übernommen. Bei ausländischen Währungskonten wird der Betrag des Postens auf dem Sachkonto als entsprechender Betrag in MW (Mandantenwährung) gebucht. Um Buchungsgruppen einzurichten wählen Sie Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Buchungsgruppen/ Bankkontobuchungsgruppen. Code Bankkonto Sachkontonr. Bankkonto Transitkonto Hier erfassen Sie einen bis zu zehn Zeichen langen Code für die Buchungsgruppe. Hier hinterlegen Sie das Sachkonto, auf dem die Bankbewegungen aller Bankkonten dieser Buchungsgruppe gebucht werden sollen. Wählen Sie das Sachkonto aus der hinterlegten Liste aus. Wenn Sie mit Transitkonten arbeiten, auf denen Sie die Zahlungsposten bei der Erstellung buchen, um sie später beim Einlesen der Bankauszüge per Umbuchung auf das tatsächliche Bankkonto zu übertragen, hinterlegen Sie das Transit-Sachkonto hier. Wählen Sie das Sachkonto aus der hinterlegten Liste aus. Register Transfer Hinterlegen Sie hier die Angaben für den Datentransfer: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 17 von 114

18 SWIFT Code IBAN Tragen Sie hier den aktuellen SWIFT Code Ihrer Hausbank ein. Tragen Sie hier die gültige IBAN Ihrer Hausbankverbindung ein. Register SEPA Hier hinterlegen Sie alle für SEPA-Überweisungen notwenigen Angaben zu Ihrem Hausbankkonto. SEPA Version Wählen Sie hier die von Ihrer Bank unterstütze SEPA-Version. Bis zum war die Version 2.6 DK in Deutschland gültig; seitdem ist die Version 2.7 DK die aktuell gültige. Ab dem 17. November 2014 gilt die Version 2.8 DK, die keine strukturellen Veränderungen im Vergleich zu 2.7 enthält. In der Regel gelten längere Übergangsfristen beim Versionswechsel. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 18 von 114

19 IBAN Only camt Import zulassen Stellen Sie die Version nur nach Abstimmung mit Ihrer Hausbank um oft muss zeitgleich auf eine neue Version der Banking-Software umgestellt werden. Aktuell können Sie auch AT RB 6.0 wählen und so Dateien ausgeben, die für österreichische Hausbanken bestimmt sind. Da auch in Österreich mehrere Formate verwendet werden, stimmen Sie sich bitte vor dem ersten Einsatz mit Ihrer Hausbank ab. Die Option IBAN Only kann nur mit SEPA Versionen von 2.7 DK an aufwärts genutzt werden. Sie gilt für inländische Zahlungen seit dem 1. Februar 2014 und für Zahlungen im kompletten SEPA-Raum voraussichtlich ab dem 1. Februar Bevor Sie diese Option auf JA setzen, stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Hausbank ab. Setzen Sie diese Option auf JA, wenn Sie für dieses Bankkonto die Kontoauszüge im camt-format importieren möchten. Sprechen Sie zuvor mit Ihrer Hausbank, ob diese die Auszüge im entsprechenden Format zur Verfügung stellt. Ein Eintrag in der Tabelle Importschnittstellen ist bei Nutzung dieser Option nicht mehr notwendig Kreditorenstammdaten Der Zahlungsverkehr nutzt einige Angaben aus den Kreditorenstammdaten. Wählen Sie Abteilungen/ Finanzmanagement/ Kreditoren, um in die Kreditorenkarte zu verzweigen. Folgende Felder sind für den Zahlungsverkehr von Bedeutung: Zlg.-Bedingungscode Wählen Sie hier aus der Liste der hinterlegten Zahlungsbedingungen diejenige aus, die für den Kreditor gültig ist. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 19 von 114

20 Zahlungsformcode Priorität Unsere Kontonummer Anz. Posten für Begleitbrief An den Zahlungsbedingungscodes hängen Formeln, die im Zusammenhang mit dem Belegdatum (aus Buchungsblättern, Einkaufsbelegen etc.) zur Berechnung von Fälligkeiten und Skonti herangezogen werden. Hier geben Sie die Zahlungsform an, die für den Kreditor im Normalfall verwendet werden soll. Wählen Sie dazu einen Wert aus der Vorschlagsliste; der Code kann bis zu zehn Ziffern und / oder Buchstaben umfassen. Die Zahlungsform kann beispielsweise als Filterkriterium für Zahlungsvorschläge benutzt werden, indem bspw. Kreditoren mit Einzugsermächtigung von vornherein nicht im Vorschlag erscheinen. Hier können Sie einen numerischen Wert für die Priorität vergeben, die der Kreditor bei Ihnen hat. Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie bei begrenztem Betrag für den Postenausgleich ausgewählte Kreditoren vorrangig bedienen wollen. Über die Priorität können Sie im Zahlungsvorschlag selektieren: (leer): keine Priorität 1: höchste Priorität 2: zweithöchste Priorität usw. Hinterlegen Sie hier Ihre Kundennummer beim Kreditoren; sie kann bis zu 20 Ziffern und Buchstaben umfassen. Diese Kundennummer wird auf den Überweisungen übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie die Verwendungszwecke in der Zahlungsverkehr Einrichtung entsprechend einrichten. Wenn Sie Ihrem Kreditor ein Zahlungsavis zukommen lassen möchten können Sie durch den Wert in diesem Feld angeben, ab welcher Anzahl von Positionen der Druck eines Avises erfolgen soll. Die Eintragung in der Kreditorenkarte übersteuert die Vorgabe aus der Zahlungsverkehr Einrichtung Kreditorenbankkonten Beim bargeldlosen Zahlungsverkehr mit Ihren Lieferanten wird dessen Kontoverbindung benötigt. Die Pflege erfolgt unter Abteilungen/ Finanzmanagement/ Kreditoren. Verzweigen Sie über Navigate in die Bankkonten mit der Kreditor Bankkontokarte. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 20 von 114

21 Register Allgemein Folgende Felder sollten Sie für den Zahlungsverkehr nutzen: Code Name Abweichender Kontoinhaber BLZ Bankkontonummer Clearing Dieses Feld ist zu füllen, bevor Sie weitere Angaben zum Konto hinterlegen können. Hinterlegen Sie hier eine eindeutige Code-Bezeichnung für das Kreditor-Bankkonto, die aus max. zehn Ziffern und / oder Buchstaben besteht. Es gibt keine fortlaufende Nummernserie für diesen Bereich. Hinterlegen Sie hier einen Namen für das Kreditor-Bankkonto, der aus bis zu 50 Zeichen Ziffern und / oder Buchstaben besteht. Sofern Sie eine Bankleitzahl aus der Bankleitzahlentabelle wählen, wird diese auf Nachfrage bei Bedarf aktualisiert. Sofern der Kontoinhaber nicht mit dem Kreditor identisch ist, hinterlegen Sie hier den Namen des abweichenden Kontoinhabers. In diesem Feld können Sie die Bankleitzahl des Kreditors hinterlegen. Nutzen Sie den regelmäßigen Import der Bankleitzahlentabelle der Deutschen Bundesbank, so wird über Ihre BLZ-Auswahl aus der Liste das Feld SWIFT-Code in der Kreditor-Bankkontokarte ebenfalls gefüllt. Mit der Einführung von SEPA ist die Angabe der Bankkontonummer nicht mehr zwingend erforderlich. Hinterlegen Sie diese dennoch, so können Sie die IBAN automatisch berechnen lassen. Versehen Sie die Bankverbindung des Kreditors mit dem Clearing- Kennzeichen, über die Sie den automatischen Datenaustausch durchführen wollen. Sie können für jeden Debitoren diverse Bankverbindungen hinterlegen, aber nur eine davon mit dem Clearing-Merkmal versehen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 21 von 114

22 Register Transfer SWIFT-Code IBAN IBAN / SWIFT geprüft In diesem Feld hinterlegen Sie die internationale Bankleitzahl des Kreditors. Sofern Sie die Bankleitzahlentabelle der Deutschen Bundesbank eingelesen haben wird der SWIFT-Code automatisiert vorgeschlagen, sobald Sie einen Wert im Feld BLZ hinterlegen. Tragen Sie hier die IBAN des Kreditors ein oder lassen Sie diese über die Funktion IBAN berechnen automatisiert erstellen. Berücksichtigt werden dabei die Einträge in der Länder-Tabelle. Der Haken wird gesetzt, wenn IBAN und SWIFT-Codes durch den Import der IBAN-Rück-Datei aktualisiert wurden (siehe auch das Kapitel IBAN HIN/RÜCK). Es ist auch möglich, das Feld manuell zu belegen, um zu dokumentieren, das IBAN und SWIFT-Code geprüft wurden. 2.3 Zahlungsvorschlag erstellen Im Kreditorenbereich liegt der Schwerpunkt im Bereich des Zahlungsverkehrs in der Erstellung von Zahlungsvorschlägen und deren weiterer Verarbeitung zu Zahldateien (Clearing-Verfahren). Beim Erzeugen eines Zahlungsvorschlags werden alle Kreditoren mit negativem Saldo (also: Kreditoren, denen gegenüber Verbindlichkeiten bestehen) herangezogen. Die entsprechenden offenen Posten werden im Buchungsblatt aufgeführt. Wählen Sie zum Start des Vorschlagsprozesses über Abteilungen/ Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Kred. Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter ein leeres Buchungsblatt aus. Wählen Sie dann die Option Zahlungsvorschlag (Zahlungsverkehr). Unter Optionen können Sie folgende Einstellungen treffen: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 22 von 114

23 Letztes Fälligkeitsdatum Skonto finden Pro Kreditor summieren Kreditorenpriorität verwenden Kreditorenposten mit einer Fälligkeit bis zu einschließlich diesem Termin werden in den Zahlungsvorschlag mit einbezogen. Mit dieser Option werden neben den fälligen Posten zusätzlich alle Posten zur Zahlung vorgeschlagen, deren Skontodatum kleiner oder gleich dem Wert im Feld letztes Fälligkeitsdatum ist. Im Standardfall erhalten Sie je Kreditorenposten einen Zahlungsposten. Wählen Sie die Option pro Kreditor summieren, so werden alle Posten eines Kreditors zu einem einzigen Posten aufaddiert. Microsoft Dynamics NAV verwendet in diesem Fall bei der Buchung den Inhalt des Feldes Ausgleichs ID zum Ausgleich offener Kreditorenposten. Bitte beachten Sie, dass bei der Bankkontozahlungsart Clearing diese Option nicht erlaubt ist. Bei Verwendung dieser Option wird der Inhalt des Feldes Priorität auf der Kreditorenkarte zur Ermittlung der Rangfolge der zu zahlenden Posten herangezogen. Microsoft Dynamics NAV berücksichtigt die Kreditorenpriorität grundsätzlich, sofern Sie das Feld Verfügbarer Betrag (MW) mit einem Wert versehen. In diesem Fall können Sie die Option Kreditorenpriorität akquinet dynamic solutions GmbH Seite 23 von 114

24 Verfügbarer Betrag (MW) Buchungsdatum Start von Belegnr. Neue Belegnr. pro Zeile Gegenkontoart Gegenkontonr. Bankkontozahlungsart Währungscode verwenden nicht manuell entfernen. Falls nur ein begrenzter Betrag zum Ausgleich offener Kreditorenposten zur Verfügung steht (z.b. durch mangelnde Kontendeckung) können Sie diesen hier hinterlegt. Es werden zum einen hinterlegte Kundenprioritäten berücksichtigt, zum anderen werden ausschließlich Posten zum Ausgleich herangezogen, die vollständig beglichen werden können. Mit dem hier eingetragenen Datum werden die Posten in das Buchungsblatt übertragen. In der Regelnutzen Sie hier das Tagesdatum. Dieses Feld wird automatisch gefüllt, wenn Sie im Feld Bankkontozahlungsart Clearing wählen. Microsoft Dynamics NAV setzt die nächste verfügbare Nummer aus der dem Zahlungsausgangsbuchblatt zugeordneten Nummernserie; diese wird in der Stapelverarbeitung zur Vergabe der Belegnummern genutzt. Wählen Sie diese Option, wenn jeder Kreditorenposten im Zahlungsvorschlag eine eigene Belegnummer erhalten soll; im anderen Fall erhalten alle Posten desselben Kreditors eine identische Belegnummer. Verwenden Sie dieses Feld nur, wenn Sie das Clearing-Verfahren nicht anwenden (hier werden die Belegnummern bei der Erstellung der Zahldatei aus der entsprechenden Nummernserie neu zugeordnet). Wählen Sie aus der Vorschlagsliste die Gegenkontoart, die in der Stapelverarbeitung angesprochen werden soll. Sie können zwischen Sachkonto und Bankkonto wählen. Für das Clearing-Verfahren benötigen Sie ein Bankkonto als Gegenkonto. Wählen Sie aus der Sachkontenübersicht (bei Gegenkontoart Sachkonto) oder aus der Bankkontenübersicht (bei Gegenkontoart Bankkonto) die Kontonummer des in der Stapelverarbeitung zu nutzenden Gegenkontos aus. Wählen Sie hier aus der Vorschlagsliste die gewünschte Zahlungsart aus: (leer): Computer Scheck: Die vorgeschlagenen Posten können ausschließlich per Ausdruck auf Scheckformulare verarbeitet werden. Manueller Scheck: Die vorgeschlagenen Posten müssen einzeln und manuell auf Schecks übertragen werden, bevor Sie sie verarbeiten. Clearing: Vorgeschlagene Posten können nur per Dateiaustausch verarbeitet werden. Tragen Sie hier einen Währungscode über die Auswahlliste ein, so werden die vorgeschlagenen Kreditorenposten entsprechend gefiltert. Lassen Sie das Auswahlfeld leer, so werden die Posten unabhängig vom enthaltenen Währungscode vorgeschlagen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 24 von 114

25 Mit Überhang Wenn Sie diese Option wählen, werden auch Gutschrift-Überhänge vorgeschlagen, so dass Sie einen Überblick über alle fälligen offenen Posten des Kreditors erhalten, auch, wenn Diese dann nicht zur Zahlung kommen. Bitte beachten Sie, dass vorhandene Überhänge in der Regel zum Abbruch des Clearings führen. Erläuterung und Beispiel für die Bedeutung des letzten Fälligkeitsdatums: Vorgabewert: Letztes Fälligkeitsdatum = und Skonto finden = JA Ein Posten mit Fälligkeit am wird vorgeschlagen, da das Fälligkeitsdatum vor dem letzten Fälligkeitsdatum liegt. Ein Posten mit Fälligkeit am wird vorgeschlagen, weil das zugehörige Skontodatum vor dem letzten Fälligkeitsdatum liegt. Beispiel: Es sind Posten mit Wert und Skontosatz 2% gebucht. Das letzte Fälligkeitsdatum ist gleich dem identischen Buchungs- und Zahlungsdatum. Zahlung Zahlung Zahlung Zahlung Zahlung Zahlung Zahlung Skonto finden Fälligkeit Fälligkeit Fälligkeit Fälligkeit Skonto Fälligkeit Posten wird vorgeschlagen 2.4 Clearing Nach der Erstellung Ihres Zahlungsvorschlags enthält das Buchungsblatt mehrere Zeilen vom Typ Zahlung. Aus diesen können Sie die Zahlungsdatei für Ihre Bank erzeugen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 25 von 114

26 2.4.1 Erstellen einer Kreditor-Zahlungsdatei Wählen Sie über Abteilungen/ Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Kred. Zlg.-Ausg. Buch.-Blätter das mittels des Zahlungsvorschlags gefüllte Buchungsblatt und wählen Sie im Bereich Bank die Kreditor Zahlungsdatei. Folgende Optionen stehen Ihnen bei der Dateierzeugung zur Auswahl: Bankkonto Inlanddateinummernserie Ausführungstermin Taggleiche Eilüberweisung Wählen Sie aus der Auswahlliste Ihrer Bankkonten dasjenige, für das Sie die Zahlungsdatei erstellen wollen. Vorschlagswert ist das Bankkonto, das Sie bereits bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags als Gegenkonto gewählt hatten. Ein Eintrag in diesem Feld ist obligatorisch. Wählen Sie hier die Belegnummernserie, die bei der Erstellung der Zahlungsdatei zur Nummernvergabe herangezogen werden soll. Vorschlagswert ist der Inhalt des Feldes Inlandsdatei Nr. in der Zahlungsverkehr Einrichtung. Das hier angegebene Datum wird in die Zahlungsdatei übernommen und gibt der Bank an, zu welchem Termin die Zahlung ausgeführt werden soll. Vorschlagswert ist hier das Tagesdatum + 1. Wünschen Sie einen abweichenden Ausführungstermin, so können Sie den Wert überschreiben. Mit der Version 2.7 DK wurde die Möglichkeit eingeführt, SEPA-Überweisungen als taggleiche Eilüberweisungen zu nutzen. Wählen Sie dazu beim Erstellen der Zahlungsdatei diese Option und setzen Sie gleichzeitig die Option SEPA-Zahlung auf JA. Alle in der Datei enthaltenen Zahlungen werden dann als Eilüberweisung ausgeführt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 26 von 114

27 Die Datei enthält als Paymenttype-Information die Kennung URGP. Stimmen Sie sich vor der Anwendung dieser Option mit Ihrer Hausbank über deren Vorgaben zur Ausführung von taggleichen Eilüberweisungen ab. Wählen Sie Drucken, wenn Sie parallel zur Erstellung der Zahlungsdatei auch einen Begleitzettel benötigen. Über Vorschau können Sie den Begleitzettel zuvor am Bildschirm kontrollieren; auch bei dieser Option wird die Zahlungsdatei zeitgleich erzeugt, die Sie dann über ein Banking-Programm an Ihre Bank übertragen können. Nachfolgend sehen Sie ein Muster eines Begleitzettels in der Seitenansicht: Zahlungsavis Wenn Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung die Option mit Begleitbrief gewählt haben oder diese Angabe in den Stammdaten eines der verarbeiteten Kreditoren hinterlegt ist, erhalten Sie im Rahmen der Erstellung der Zahlungsdatei möglicherweise folgende Meldung: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 27 von 114

28 In diesem Fall ist bei mindestens einem der entsprechend gekennzeichneten Kreditoren die Anzahl Posten aus der Zahlungsverkehr Einrichtung erreicht oder überschritten, ab der für den Kreditor nur ein einziger Zahlungssatz an die Bank übertragen wird. Die Einzelposten erscheinen stattdessen auf einem Zahlungsavis. Zum Ausdruck von Avisen bleiben Sie im Zahlungsausgangs-Buchungsblatt und wählen Sie unter dem Punkt Aktionen die Anwendung Zahlungsavis. Geben Sie hier die Zahlungsdatei-Nr. an, für die Sie die Begleitbriefe ausdrucken wollen. Vorschlagswert ist die Nummer der zuletzt erstellen Zahlungsdatei. Über Drucken können Sie den Ausdruck starten bzw. über Vorschau die Avise noch einmal am Bildschirm kontrollieren. Nachfolgend sehen Sie ein Muster für ein Zahlungsavis: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 28 von 114

29 Hinweis: Ist die Mindestzahl der Zahlungen, für die ein Avis erstellt werden soll, für alle Kreditoren identisch, so können Sie den Wert in der Zahlungsverkehr Einrichtung als Anzahl Posten hinterlegen. Die Anzahl der Posten kann individuell für die Kreditoren auf der Kreditorenkarte im Register Zahlung angepasst werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 29 von 114

30 3 VERARBEITUNG VON KONTOAUSZÜGEN 3.1 Inhalte Dieses Kapitel führt Sie durch die Funktionen zur Verarbeitung von Kontoauszügen. Beginnend mit der Einrichtung der benötigten Stammdaten werden die Durchführungsschritte für den Kontoauszugsimport aufgeführt und schließlich die Bankkonten abgestimmt. Für die Funktionen des erweiterten Ausgleichs berücksichtigen Sie bitte auch die zugehörige Dokumentation Handbuch erweiterter Ausgleich. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 30 von 114

31 3.2 Stammdaten Auch zur Durchführung der Kontoabstimmung werden einige Stammdateneinstellungen benötigt Stammdaten Zahlungsverkehr Verzweigen Sie über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr in die Zahlungsverkehr Einrichtung. Hier werden Informationen zu den verwendeten Nummernkreisen und zum Im- und Export hinterlegt. Verzweigen Sie dazu in das Register Bankimport: Für die Kontenabstimmung werden hier die folgenden Angaben hinterlegt: Pfad f. Import Vorschlag Bankschnittstelle Bankverb. Deb. automatisch anlegen Nummernserie Bankverbindung Geben Sie hier den Laufwerksbuchstaben bzw. Pfad an, der als Quelle beim Import von Bankdateien vorgeschlagen werden soll. Wählen Sie aus der Übersicht eine gültige Bankschnittstelle aus, die Ihnen beim Import von Bankdateien vorgeschlagen werden soll. Dieses Feld müssen Sie ausschließlich dann füllen, wenn Sie mit einer individuellen (eigen-definierten) Bankschnittstelle arbeiten wollen. Für den Import von MT940- und camt.053-dateien steht eine eigene Menüauswahl zur Verfügung. Wenn Sie diese Option wählen, wird Microsoft Dynamics NAV beim Import von Bankdateien automatisch durch das System als neu erkannte Bankverbindungen den entsprechenden Debitoren zuordnen. Bei zukünftigen Importen kann der Debitor dann über die Kontoverbindung direkt ermittelt werden. Die Vorkontierung wird dadurch beschleunigt und um Fehlerquellen bereinigt. In diesem Feld müssen Sie eine Nummernserie hinterlegen, wenn Sie die Option Bankverb. Deb. automatisch anlegen gewählt haben. Über diese Nummernserie werden automatisch generierte Bankver- akquinet dynamic solutions GmbH Seite 31 von 114

32 Buchblatt Vorlage, Buchblatt Name Bankauszugsanhang Importnummern bindungen verwaltet, so dass Sie sich nicht um die Vergabe von Bankcodes kümmern müssen. Bevor Sie aus dem Kontoauszug heraus auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung buchen, können Sie über einen Testbuchungsbericht im Vorwege eine Kontrolle vornehmen. Zur Aufbereitung dieses Berichts werden sowohl die Angabe einer Buchblattvorlage als auch eines Buchblatt Namens benötigt. Die Vorlage und das Buchungsblatt werden zudem zur Buchung der in der Kontoabstimmung vorhandenen Daten in die Finanzbuchhaltung verwendet. Beim Import von Kontoauszügen werden von Microsoft Dynamics NAV Belegnummern, die aus dem im Feld Importnummern hinterlegten Nummernkreis stammen. Übertragen Banken eine eigene Kontoauszugsnummer, so wird diese statt der automatisch vergebenen Nummer übernommen. Da Banken zu Beginn des Kalenderjahrs die Kontoauszugsnummern auf 0 setzen, müssen Doppelungen der Nummer in NAV verhindert werden. Das geschieht durch die Vergabe eines hier hinterlegten Präfixes vor der eigentlichen Kontonummer. Jedem Bankkonto kann bei Bedarf ein individuelles Präfix zugeordnet werden. Beim Import von Kontoauszügen werden von Microsoft Dynamics NAV Belegnummern, die aus dem im Feld Importnummern hinterlegten Nummernkreis stammen. Wählen Sie eine Nummernserie aus der Auswahlliste Bankschnittstellen Im nächsten Schritt nehmen Sie die Definition der Bankschnittstelle(n) vor. Der Zahlungsverkehr von Microsoft Dynamics NAV stellt bereits verschiedene Formate zur Verfügung, da zur Definition detaillierte Kenntnisse der Datenformate der Banken benötigt werden: ELKO MultiCASH PC-CASH MT940 camt.053. Die ersten drei Formate der obigen Liste werden über die Stapelverarbeitung in der Zahlungsverkehr Einrichtung generiert. Die drei letzten Formate sind fest definierte Standards. Die meisten Banken in Deutschland stellen die Daten im Format MT940 zur Verfügung. Das Format camt.053 ist XML-basierend und vervollständigt die Umstellung auf den XML-Datei-Standard im Zahlungsverkehr. Vorteil dieses Formates ist, dass für die mit der Einführung des SEPA-Verfahrens neu hinzugekommenen Felder (z.b. Mandatsnummer, Gläubiger-ID, end-to-end-id) festdefinierte Felder vorhanden sind. Unter Umständen benötigte andere Schnittstellen können hier definiert und bestehende Schnittstellen angepasst und / oder erweitert werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 32 von 114

33 Bankschnittstelle anlegen Wenn Ihnen bekannt ist, in welchem Format Ihre Bank die Kontoauszüge übermittelt, können Sie diese Informationen über die Bankschnittstelle aufbereiten und die Kontoauszüge dann einlesen und entsprechend weiterverarbeiten. Hinweis: Einige Banken stellen Programme zur Verfügung, mit denen der Satzaufbau der Kontoauszüge individuell angepasst werden kann. Besorgen Sie sich die notwendigen Informationen hierzu vor der Einrichtung der Bankschnittstelle. Zur Anlage einer Bankschnittstelle verzweigen Sie unter Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr. Sie gelangen in die Liste Bankschnittstellen: Zum Anlegen einer neuen Bankschnittstelle wählen Sie Start und die Option Neu und füllen folgende Felder: Code 2 Tragen Sie einen eindeutigen Namen für die Schnittstelle ein. Dieser kann aus maximal zehn numerischen und / oder alphanumerischen Zeichen bestehen. Sie können die Bankschnittstelle hier näher beschreiben. Hier haben Sie die Möglichkeit, noch weitere Informationen zur Schnittstelle zu hinterlegen. In diesem Feld hinterlegen Sie den Feldnamen aus Microsoft Dynamics NAV, das die Informationen aus dem Kontoauszugsatz aufnehmen soll. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 33 von 114

34 Feldtyp Feldlänge Faktor Wählen Sie das entsprechende Feld aus der Auswahlliste Bankschnittstellenfeldauswahl. Falls in dem Datensatz Felder enthalten sind, deren Informationen nicht in NAV aufgenommen werden können (oder sollen), so füllen Sie das Feld mit Platzhalter. In diesem Fenster sehen Sie ausschließlich die noch nicht zugewiesenen Felder; einzige Ausnahme ist das Feld Platzhalter. Zwingend erforderliche Informationen sind fett dargestellt; sie müssen in der Schnittstellenbeschreibung auftauchen, da sonst der Kontoauszug nicht verarbeitet werden kann. Hier sehen Sie den Typ des Feldes, das Sie ausgewählt haben. Sie haben keinen Einfluss auf den Feldtyp, da dieser fest in NAV hinterlegt ist. Auch die Feldlänge können Sie nicht ändern. Diese Information ist fest mit dem Feldnamen verknüpft. In diesem Feld können Sie über einen Faktor die Umrechnung von durch die Bank übergebenen Beträgen steuern. Einige Banken übermitteln die Daten bspw. ohne Dezimalkomma, so dass Sie die Anzahl der Dezimalstellen durch die Multiplikation mit dem entsprechenden Faktor wieder herstellen können. Sie können einen Faktor nur für Felder mit dem Feldtyp Dezimalzahl hinterlegen. Importschnittstelle zuweisen Zur Nutzung des beleglosen Zahlungsverkehrs mit Ihrer Bank müssen Sie die dafür zu nutzende Importschnittstelle auf der Bankkontokarte über Navigate und die Option Importschnittstellen hinterlegen. Beim Einlesen von Kontoauszügen gleicht Microsoft Dynamics NAV die Angaben der Importdatei mit den von der Schnittstelle benötigten Informationen ab und kann dadurch eindeutig die Bank ermitteln, der die Auszüge zugeordnet werden müssen. Die Schnittstelle ist auch dann zu hinterlegen, wenn Sie mit dem fest definierten Format MT940 arbeiten. Der Import benötigt diese Zeile, um die Bankverbindung zu identifizieren. Arbeiten Sie mit dem XML-Format camt.053, so benötigen Sie den Eintrag nicht. Hinterlegen Sie statt dessen zwingend im Register SEPA in der Bankkontokarte im Feld camt Import zulassen ein JA. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 34 von 114

35 Die Tabelle Bank Importschnittstellen beinhaltet die folgenden Felder: Bankschnittstellencode Währungs-ID Bank-ID Bankkonto-ID Nummernserie Wählen Sie aus der Auswahlliste eine gültige Schnittstelle aus. Über diesen Code legen Sie das Importformat der elektronischen Kontoauszüge fest. Denken Sie auch daran, bei der Nutzung des MT940-Formats ebenfalls eine Schnittstelle auszuwählen. Hier erscheint nach Auswahl der Schnittstelle die zugehörige. Sie wird automatisch über die Tabelle Bankschnittstellen aktualisiert und dient an dieser Stelle nur zur Information. In diesem Feld können Sie ein Währungskürzel hinterlegen. Dieses muss nicht dem Code aus der Tabelle Währungen entsprechen, sondern wird von der Bank festgelegt; bitten Sie daher Ihre Bank um die Angabe, was hier einzutragen ist. Über die Währungs-ID kann beim Kontoauszugsimport in Verbindung mit anderen Feldern die Bank eindeutig bestimmt werden. In diesem Feld können Sie die Bankleitzahl oder den BIC eintragen. Stimmen Sie den entsprechenden Eintrag mit Ihrer Bank ab. Über die Bank-ID kann beim Kontoauszugsimport in Verbindung mit anderen Feldern die Bank eindeutig bestimmt werden. In diesem Feld können Sie die Bankkontonummer oder die IBAN eintragen. Stimmen Sie den entsprechenden Eintrag mit Ihrer Bank ab. Über die Bankkonto-ID kann beim Kontoauszugsimport in Verbindung mit anderen Feldern die Bank eindeutig bestimmt werden. Wählen Sie bitte aus der Liste die Nummernserie aus, die den Belegnummernkreis für den Kontoauszugsimport festlegt. Ohne einen Eintrag können keine Auszüge importiert werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 35 von 114

36 3.3 Import von Kontoauszügen Es jederzeit möglich, eine Bankkontenabstimmung über die manuelle Eingabe von Kontoauszügen vorzunehmen bzw. sich die Positionen von Microsoft Dynamics NAV vorschlagen zu lassen. Dieses Verfahren ist mühsam und zeitaufwändig, benötigt jedoch keinen elektronischen Datenverkehr mit Ihrer Bank. Durch die Importmöglichkeit für Kontoauszüge wird dieser Prozess erheblich vereinfacht. Nutzen Sie einen der folgenden Wege: Import über Bankschnittstellen-Formate Durch den Import von Bankauszügen gelangen die Bankposten automatisiert in Ihre Abstimmung, ein manuelles Erfassen entfällt. Wählen Sie zum Import Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr die Aufgabe Bankbeleg Import und nutzen Sie die Option Bankschnittstellen-Format. Sie gelangen dann in das Importfenster: Wählen Sie die zu nutzende Bankschnittstelle aus und starten Sie den Import über OK. Ein Informationsfenster gibt Ihnen Aufschluss über den Importfortschritt. Nach Abschluss des Imports stehen Ihnen die importierten Posten in der Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung Import über das MT940-Format Das MT940-Format ist grundsätzlich ein Format, das die Banken zum internen Datenaustausch verwenden. In diesem Format sind alle Geschäftsvorfälle darstellbar. Der Import erfolgt auf demselben Wege wie im vorhergehenden Abschnitt dargestellt; Vorteil ist auch hier, dass der Pflegeaufwand entfällt. Wählen Sie zum Import Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr/ Bankbeleg Import und nutzen Sie die Option MT940-Format. Sie gelangen dann direkt in Ihren Explorer. Wählen Sie den Dateinamen aus und starten Sie den Import über Öffnen. Ein Informationsfenster gibt Ihnen Aufschluss über den Importfortschritt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 36 von 114

37 Nach Abschluss des Imports stehen Ihnen die importierten Posten in der Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung Import über das camt.053-format Die XML-Dateien für die Kontoauszüge werden von den Banken im camt.053-format bereitgestellt. Zurzeit gibt es noch kein definiertes Datum für die allgemeine Umstellung. Nutzen Sie dennoch die Vorteile des neuen Formats, das Informationen in neuen, im Zuge der SEPA-Einführung integrierten, strukturierten Feldern bereitstellt. Diese werden dann nicht mehr in den jetzt auf 140 Zeichen begrenzten Verwendungszweck übernommen (Bsp. Mandats ID, Gläubiger ID). Wählen Sie zum Import Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr/ Bankbeleg Import und nutzen Sie die Option camt.053-format. Sie gelangen dann direkt in Ihren Explorer. Wählen Sie den Dateinamen aus und starten Sie den Import über Öffnen. Der Import erfolgt in zwei automatisiert ablaufenden Schritten. Zunächst wird die Datei technisch importiert und im Anschluss daran eine neue Tabelle zum Verarbeiten Kontoauszüge angelegt. In der Regel ist der Import technisch abgeschlossen. Sollte beim Import ein inhaltlicher Fehler auftreten (bspw. weil das im Auszug vorhandene Konto in NAV nicht identifiziert werden kann), so erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung, die Sie im Importjournal nachlesen können. Von hier aus legen Sie nach der Fehlerbehebung auch die Auszugszeilen manuell an. Die Importjournale finden Sie unter Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Historie/ camt Importjournale. Von hier aus können Sie über Start in die camt Importauszüge verzweigen und sich die Detailinformationen ansehen: Über die Option Ansicht erhalten Sie weitere Details: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 37 von 114

38 Aus den camt Importauszügen können Sie nach erfolgter Fehlerbehebung über Navigate das Anlegen der Auszugszeilen manuell starten. Ein erneuter Import des Bankauszugs ist nicht notwendig. 3.4 Verarbeitung der Kontoauszüge Beim Buchen der Bankauszüge gleich, ob manuell oder über Dateiaustausch entstehen im über die Bankkontobuchungsgruppe zugeordneten NAV-Bankkonto Bewegungen. Parallel dazu entstehen Bankposten als Bewegung in der Tabelle Bankkonten. Den Saldo der Bankposten sehen Sie in der Bankkontokarte; er sollte dem Saldo Ihres letzten Bankauszugs entsprechen. Nach erfolgtem Import eines Bankkontoauszugs können Sie die Datensätze den offen Bank-, Debitoren- und Kreditorenposten zuordnen. Wählen Sie hierzu Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Aufgaben/ Verarbeiten Kontoauszüge. Sie gelangen in die Liste der möglichen abzustimmenden Konten. Wählen Sie das gewünschte Konto zur Bearbeitung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 38 von 114

39 Folgende Felder sind vorhanden: Bankkontonummer Auszugsnr. Auszugsdatum Saldo letzter Auszug Auszug Schluss-Saldo Transaktionsdatum Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der Bankverbindung, für die der Kontoauszug gilt. Wählen Sie aus der Auswahlliste die entsprechende Bankverbindung aus ein Eintrag in diesem Feld ist zwingend erforderlich. Nach dem Einlesen von Kontoauszügen ist dieses Feld gefüllt. Das Feld wird automatisiert über den Inhalt des Feldes letzte Kontoauszugsnr. im Bankkonto ermittelt und hochgezählt. Durch dieses Verfahren erhalten Sie eine chronologische und lückenlose Folge von Bankauszügen. Sollte die vorgeschlagene Nummer nicht mit Ihrem Bankauszug übereinstimmen, so können Sie diese manuell überschreiben. Sofern der Auszug importiert wird, wird eine im Import übermittelte Auszugsnummer verwendet. In diesem Feld wird das Datum des Kontoauszugs eingetragen. Dieses Feld zeigt den Schlusssaldo des letzten vorhandenen Kontoauszugs, der aus dem Feld Saldo letzter Auszug in der Bankkontokarte übernommen wird. Er kann bei Abweichung überschrieben werden. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Feld in der Bankkontokarte entsprechend angepasst. In diesem Feld wird der Schlusssaldo des Auszugs eingetragen. Diese Information ist beim Import nicht in allen Formaten vorhanden und kann in diesen Fällen manuell nachgetragen werden. Dieses Vorgehen empfiehlt sich insbesondere, da der Wert nach der weiteren Verarbeitung in das Feld Saldo letzter Auszug in der Bankkontokarte übernommen wird. Diese Spalte enthält das Datum des Auszugspostens. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 39 von 114

40 Art Auszugsbetrag Ausgleichsbetrag Differenz Ausgleich Kontoart Ausgleich Kontonr. Ausgleich mit Belegart Ausgleich mit Belegnr. Ausgleichs ID Saldo Hier wird die Postenart eingetragen, die durch den Auszug ausgeglichen werden soll: Bankposten Scheckposten Differenz Zahlungsposten Im Falle importierter Auszüge ist die Art Bankposten vorgegeben. Hier finden Sie den Verwendungszweck der Kontoauszugsposition. Hier finden Sie den Betrag des Auszugspostens. Hier wird der Betrag der Transaktion angezeigt, die mit einem Bank-, Scheck- oder Zahlungsposten ausgeglichen wurde. Der Betrag wir aus dem entsprechenden Feld des Postens übernommen. Sie können sich eine Übersicht der ausgeglichenen Posten anzeigen lassen. Hier wird eine mögliche Differenz der Werte aus den Feldern Auszugsund Ausgleichsbetrag für die Abstimmungszeile ausgewiesen. Ändern Sie den Betrag an dieser Stelle, so wird das Feld Auszugsbetrag entsprechend angepasst. Die Felder Ausgleichsbetrag und Differenz benötigen Sie für die Abstimmung der Bankposten. Hier können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen: Sachkonto Debitor Kreditor Bankkonto Anlage Hier ist eine Kontonummer aufgeführt, sofern Microsoft Dynamics NAV eine Kontenzuordnung durchführen konnte. Es ist das Gegenkonto für die Bankbuchung. Das Feld wird automatisch gefüllt, sofern Microsoft Dynamics NAV den Beleg anhand der Zahlungsinformationen eindeutig identifizieren konnte. Das Feld kann auch manuell gefüllt werden. Das Feld wird automatisch gefüllt, sofern Microsoft Dynamics NAV den Beleg anhand der Zahlungsinformationen eindeutig identifizieren konnte. Der Marker wird in diesem Feld eingetragen und beim Buchen entsprechend bearbeitet. Das Feld entspricht der Ausgleichs ID der Buchblätter. Wählen Sie die Option Buchungen ausgleichen unter den Funktionen. Dieses Feld enthält die Summe des Feldes Saldo letzter Auszug und aller Werte der Spalte Auszugsbetrag bis einschließlich der gewählten akquinet dynamic solutions GmbH Seite 40 von 114

41 Gesamtsaldo Zeile. Dieses Feld enthält die Summe des Feldes Saldo letzter Auszug und aller Werte der Spalte Auszugsbetrag. Nach dem Import enthält die Spalte Ausgleichsbetrag im Normalfall den Wert 0,00, da Microsoft Dynamics NAV die auszugleichenden Posten nicht automatisiert ermitteln kann. Sie werden durch entsprechende Funktionen bei der Ermittlung der Werte unterstützt Nutzung der Bankbelegkarte Sie erhalten über Zeile mit dem Bankbeleg nähere Informationen zur Abstimmungszeile; enthalten sind hier alle Angaben, die durch den Kontoauszugimport vorhanden sind. Bitte beachten Sie, dass die Darstellung davon abhängt, in welchem Format Sie die Bankdaten importieren. Haben Sie für das Bankkonto den camt-import zugelassen, werden hier auch die zusätzlich bereitgestellten Felder angezeigt. Im Register Allgemein finden Sie die folgenden Angaben: Lfd. Nr. Geschäftsvorfallcode Hier finden Sie die Nummer des Importdatensatzes. Ein beim Import übergebener Geschäftsvorfallcode wird in diesem akquinet dynamic solutions GmbH Seite 41 von 114

42 Textschlüssel Ergänzung Primanota Purpose Code Betrag Währung Buchungsdatum Valutadatum Bankreferenz End-to-End-ID Transaktion Mandats-ID Schecknummer Verwendungszweck Feld angezeigt. Wenn Sie Textschlüssel gepflegt haben, wird Ihnen hier für die Zahlungsart der Bankabstimmungszeile der Klartext angezeigt. Hier ist die Primanota der Abstimmungszeile enthalten. Sie entspricht den Informationen auf dem gedruckten Kontoauszug. Hier sehen Sie den Purpose Code. Hier finden Sie den mit der Bankbelegzeile übermittelten Betrag. Hier finden Sie die Betragswährung. Hier finden Sie das Buchungsdatum des Postens. Hier findet sich das Valutadatum des Postens. Hier wird die Bankreferenz angegeben. An dieser Stelle sehen Sie die End to end ID der Transaktion. Hier wird die Mandatsnummer angezeigt- Ist der Ausgleichsposten durch eine Scheckzahlung entstanden, finden Sie hier die zugehörige Schecknummer. Hier wird der Verwendungszweck aus dem Kontoauszug angezeigt. Das Register Kontoinformation gibt Ihnen zusätzlich Informationen zur Bankverbindung des Auftraggebers und des Empfängers Durchführen des Ausgleichs Um ein Bankkonto abzustimmen stehen Ihnen in Microsoft Dynamics NAV mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Im Normalfall finden Sie nach dem Import von Bankauszügen in der Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge Zeilen, die Sie eindeutig zuordnen können (bspw. weil sie von Ihnen durch Zahlung über das Clearing erzeugt wurden) und andere, die durch externe Vorgänge entstanden sind. Gleichen sie diese wie folgt aus: Abstimmen und Buchen der Bankposten Die Zeilen, die Sie eindeutig zuordnen können, werden über die Verknüpfung mit Ihren Bankposten abgestimmt. In der Tabelle Verarbeiten Kontoauszüge, die die Kontoabstimmungszeilen enthält, sehen Sie, dass die Spalte Ausgleichsbetrag den Wert 0,00 anzeigt. Wählen Sie unter Ausgleich die Option Ausgleich Bankposten. Es werden Ihnen daraufhin alle offenen Posten der importierten Bank angezeigt. Beachten Sie insbesondere die Spalte Ausgeglichen: Ist hier eine Markierung gesetzt, wird der Betrag dieses Bankpostens zum Ausgleich des importierten Datensatzes herangezogen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 42 von 114

43 Folgende Informationen können Sie der Tabelle entnehmen: Ausgeglichen Auszugsbetrag Ausgleichsbetrag Differenz Alle Bankposten, die Sie hier mit einem Marker versehen, werden zum Ausgleich herangezogen und sind in der Summe im Feld Ausgleichsbetrag enthalten. Sie können den Marker auch manuell wieder entfernen. Dieses Feld zeigt Ihnen Betrag des markierten Auszugspostens in der Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge, der vor dem Aufruf des Bankpostenausgleichs markiert war und den Sie hier ausgleichen können. Summe aller Beträge aus den mit Ausgeglichen markierten Bankpostenzeilen Hier wird die zum vollständigen Ausgleich des importierten Kontoauszugbetrags noch vorhandene Differenz zwischen dem bereits gebildeten Ausgleichsbetrag und dem vorhandenen Auszugsbetrag angezeigt. Für jede Bankabstimmungszeile führen Sie diese Schritte aus: Identifizieren Sie unter Zuhilfenahme der der Auszugszeile bzw. des Buchungstextes der Bankbelegkarte die entsprechenden Bankposten und markieren Sie diese im Feld Ausgeglichen. Sobald im Feld Differenz der Betrag 0,00 angezeigt wird, haben Sie einen vollständigen Ausgleich zwischen dem Auszugs- und dem Ausgleichsbetrag hergestellt. Bestätigen Sie die Auswahl über OK und verlassen Sie so den Bankpostenausgleich. Die Summe der markierten Bankposten wird dann in die Spalte Ausgleichsbetrag der aktuellen Auszugszeile übernommen. Zur Kontrolle sehen Sie hier auch die aktuell berechnete Gesamtdifferenz, die abschließend 0,00 betragen sollte: Jetzt ist der vollständige Ausgleich der Bankimportposten erreicht, der Gesamtsaldo stimmt mit dem Auszug Schluss-Saldo überein und Sie können die Kontoauszug-Buchung über Buchen und die Option Kontoauszug buchen abschließen. Die offenen Bankposten werden dadurch geschlossen. Ausgleichvorschlag für offene Debitoren und Kreditoren Anhand der in den Importdatensätzen enthaltenen Informationen wie bspw. Belegnummer, Betrag und Kontoverbindungsdaten prüft Microsoft Dynamics NAV, ob dazu ein offener Debitor bzw. Kreditor vorhanden ist. Ein weiteres Filterkriterium, das genutzt wird, ist das Buchungsdatum. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 43 von 114

44 Lassen Sie sich die ermittelten Vorschläge anzeigen und bereiten Sie so den Ausgleich von Debitorenund Kreditorenposten vor: Wählen Sie Start und die Option Ausgleich vorschlagen und starten Sie den Datenermittlungsprozess. Das Programm gibt Ihnen eine Information über die ermittelten Posten und füllt in der Abstimmungstabelle für die identifizierten Ausgleichsmöglichkeiten die Felder Ausgleich Kontoart und Ausgleich Kontonummer. Bearbeiten Sie diese Vorschlagswerte bei Bedarf nach. Sollten Sie den Vorschlag entfernen wollen, wählen Sie unter Start die Option Ausgleich entfernen. Sofern jetzt bereits der vollständige Ausgleich der Bankimportposten erreicht ist und der Gesamtsaldo mit dem Auszug Schluss-Saldo übereinstimmt, können Sie die Kontoauszug-Buchung über Buchen und die Option Kontoauszug buchen abschließen. Die offenen Bankposten werden dadurch geschlossen. Fibu buchen Kontoauszug buchen Fibu und Kontoauszug buchen Microsoft Dynamics NAV erzeugt für alle Posten, die in der Spalte Differenz einen Wert ungleich 0 haben oder die als Ausgleichskontoart Bank haben, eine Buchung, bei der Bank- und Sachposten erzeugt werden. Microsoft Dynamics NAV bucht den Kontoauszug und gleicht die Posten mit den zugehörigen Bankposten aus. Es wird keine Buchung im Sachkontenbereich erzeugt. Der Prozess ist ausschließlich informatorisch und kennzeichnet den Kontoauszug als registriert. Microsoft Dynamics NAV führt zunächst die Fibu-Buchungen aus und erzeugt damit evtl. noch fehlende Bankposten; im zweiten Schritt wird akquinet dynamic solutions GmbH Seite 44 von 114

45 dann der Kontoauszug gebucht. Sofern noch kein vollständiger Ausgleich möglich war, ist es notwendig, aus den offenen Debitorenund / oder Kreditorenposten manuell die entsprechenden Ausgleichsposten zu ermitteln. Zuordnung von Debitoren- / Kreditorenposten ohne Ausgleichsvorschlag Eindeutige Zuordnung eines Beleges Wählen Sie in der Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge den Ausgleich mit der Option Offene Posten. Sie gelangen in den Ausgleich FiBu: Angezeigt werden Ihnen die für die Identifikation des möglichen Ausgleichspostens benötigten Informationen aus dem Kontoauszug: Auszugsnummer und Valutadatum, Auftraggeber und Auftraggeber-Bankverbindung, der Betrag und die ersten sechs Zeilen des Verwendungszwecks. In der Tabelle im unteren Bereich der Anwendung werden Ihnen die offenen Posten angezeigt. Sie finden hier die Informationen zur Postenart (Debitor oder Kreditor) und dazugehörig zur Kontonr., die Lfd. Nr. und die Belegart (Zahlung, Rechnung, Gutschrift, Zinsrechnung oder Mahnung) des Postens, den Buchungstext, den Betrag mit zugehöriger Währung und in MW sowie den noch nicht ausgeglichenen Restbetrag. Außerdem sind Angaben zum Ursprungsund Restbetrag des gesamten Belegs enthalten. Sofern Sie einen hier enthaltenen offenen Posten dem Zahlungsposten zuordnen wollen, setzen Sie den Marker im Feld Ausgleich. Verlassen Sie das Fenster und kehren Sie in die Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge zurück. Microsoft Dynamics NAV hat die Angaben in die Felder Ausgleich Kontoart, Ausgleich Kontonr., Ausgleich mit Belegart und Ausgleich mit Belegnummer übernommen. Zuordnung mehrerer Belege zu einer Abstimmungszeile Identifizieren Sie die Kontoart des Gegenkontos für die Abstimmungszeile (Debitor oder Kreditor), das bebucht werden soll und tragen Sie diese in das Feld Ausgleich Kontoart ein. Erfassen Sie das entsprechende Gegenkonto über Ausgleich Kontonr. Wählen Sie dann unter Zeile die Option Buchung ausgleichen, und Sie gelangen in das zugehörige Ausgleichsfenster. Markieren Sie alle in der Auszugszeile enthaltenen Posten wie Sie dies aus dem Ausgleichsvorgang in der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung kennen und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Sie kehren in die Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge zurück. Microsoft Dynamics NAV hat die Angaben in die Felder Ausgleich Kontoart, Ausgleich Kontonr., Ausgleich mit Belegart und Ausgleich mit Belegnummer übernommen. Nicht erkannte Buchungen Oft finden sich beim Import von Kontoauszügen auch Posten, die nicht durch einen von Ihnen ausgehenden Geschäftsvorfall erzeugt worden sind, sondern die ihrerseits einen neuen Vorfall auslösen und für die noch kein Posten vorhanden ist. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 45 von 114

46 Buchen Sie diese Posten direkt in der Finanzbuchhaltung, als ob Sie sich in einem Buchblatt befinden. Füllen Sie zuerst die notwendigen Felder Ausgleich Kontoart und Ausgleich Kontonummer mit den fehlenden Informationen. Füllen Sie alle weiteren Felder, die Sie zur korrekten finanzbuchhalterischen Verarbeitung benötigen, bspw. Belegnummer. Beim Buchen werden neue Debitoren-/ Kreditorenposten sowie Zahlungs- / Bankposten erzeugt, die automatisch ausgeglichen werden. Wenn Sie mit den oben dargestellten Methoden alle Abstimmungszeilen bearbeitet haben, wählen Sie Buchen mit der Option Buchen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 46 von 114

47 4 ARBEITEN MIT TRANSITKONTEN 4.1 Inhalte Dieses Kapitel macht Sie mit den Funktionen des Transitkontos, seiner Verwendung und Verwaltung vertraut. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 47 von 114

48 4.2 Was ist ein Transitkonto Im NAV Finanzmanagement werden die Bankkonten als Sachkonten geführt. Eine Abstimmung dieser Sachkonten mit den Bankkontoauszügen ist ausschließlich dann möglich, wenn beide stets stimmig sind. Lassen Sie Ihren gesamten Zahlungsverkehr direkt über das Bank-Sachkonto laufen, wird dieses nicht mit Ihrem Konto bei der Bank übereinstimmen: Alle Transaktionen auch die im Geldzwischenverkehr werden sofort gegen das Sachkonto gebucht, weil Zahlungsvorschläge erst mit dem Ausgleich offener Posten abgeschlossen sind. Um dies zu vermeiden nutzen Sie ein anderes Gegenkonto für Ihre Buchungen, das sog. Transitkonto. Hier laufen dann alle Bewegungen auf, die durch den Zahlungsverkehr erzeugt werden. Nach Erhalt des Bankkontoauszugs werden die bestätigten Buchungen dann vom Transitkonto auf das Banksachkonto übertragen, so dass dieses dann mit dem Konto bei Ihrer Bank (und damit mit dem Bankkontoauszug) übereinstimmt. 4.3 Wertefluss unter Einsatz des Transitkontos akquinet dynamic solutions GmbH Seite 48 von 114

49 4.4 Arbeiten mit dem Transitkonto Einrichtung der Stammdaten Richten Sie in der Finanzbuchhaltung ein Sachkonto (oder mehrere) für die Transitbewegungen ein, bspw. für Überweisungen im Umlauf. Verzweigen Sie über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Buchungsgruppen in den Bereich der Bankkontobuchungsgruppen und hinterlegen Sie in der Spalte Bankkonto Transitkonto die entsprechende(n) Kontonummer(n). Setzen Sie für den elektronischen Datenaustausch in den Vorlagen der entsprechend verwendeten Buchblättern das Kennzeichen Transitbuchung Durchführen des Datenaustausches Führen Sie die Zahlungs- / Einzugsvorschläge in den Buchungsblättern aus, die Sie für Transitbuchungen vorgesehen und entsprechend gekennzeichnet haben. Buchen Sie nach erfolgreicher Erstellung und Übertragung der Zahlungsdateien die Buchungsblätter. Die Summe aller gezahlten bzw. erhaltenen Beträge finden Sie anschließend auf dem Transitkonto. Die Gegenbuchung erfolgt bei der Verarbeitung Ihrer Bankkontoauszüge im Bereich Verarbeiten Kontoauszüge Abstimmung der Kontoauszüge Importieren Sie wie gewohnt Ihre elektronischen Bankkontoauszüge und ordnen Sie den Auszugszeilen die Bankposten der bereits gebuchten Aktionen zu (Bitte beachten Sie: Ordnen Sie hier kein Gegenkonto zu!). Buchen Sie dann im Kontoauszug die Posten. Es erfolgt der Wertabgleich zwischen Transitkonto und Banksaldo. Microsoft Dynamics NAV bucht automatisch den Auszugsbetrag vom Transitkonto auf das Banksachkonto. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 49 von 114

50 5 LASTSCHRIFTEINZUG 5.1 Inhalte In diesem Kapitel erhalten Sie allgemeine Informationen zum Lastschrifteinzug. Neben Begriffsbestimmung und Definitionen wird das SEPA-Lastschriftverfahren mit Mandatsverwaltung und Fristenberechnung angesprochen. Hinweis: Die Regeln und Datenformate für SEPA sind nur für den Verkehr zwischen den Banken verbindlich geregelt, nicht aber für die Kunde-Bank-Beziehung. Sprechen Sie bitte vor dem ersten Einsatz des SEPA-Lastschrifteinzuges mit Ihrer Bank. Wählen Sie dann die richtigen Einstellungen in der Zahlungsverkehr Einrichtung. Erstellen Sie eine Testdatei und geben Sie bitte diese Ihrer Bank zur Prüfung. Um auf das SEPA-Verfahren umzustellen benötigen Sie veränderte Einstellungen in den Einrichtungstabellen. Testen Sie die neuen Prozesse ausführlich. Berücksichtigen Sie, dass es bei der Umstellung auf das neue SEPA-Verfahren nicht nur um die Software geht. Passen Sie die Prozesse ihres Unternehmens dem neuen Verfahren an. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 50 von 114

51 5.2 Definitionen und Begriffsbestimmung für SEPA SEPA SEPA steht für Single Euro Payments Area und bezeichnet den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem alle Zahlungen wie inländische Zahlungen behandelt werden. Seit dem Start von SEPA im Januar 2008 wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden. Mit SEPA können bargeldlose Euro-Zahlungen von einem einzigen Konto innerhalb Europas unter Nutzung der gleichen Zahlungsmöglichkeiten wie auf nationaler Ebene vorgenommen werden. Seit dem sind in den Teilnehmerländern die nationalen Datenformate ohne Gültigkeit. Es wird seitdem auch im nationalen Raum mit IBAN und SWIFT Code gearbeitet. Das gilt sowohl für die Überweisungen als auch für die Lastschrifteinzüge. Im deutschen Inland muss bei allen Banktransaktionen seit dem nur noch die IBAN (Verfahren IBAN only) angegeben werden. Im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr ist die BIC noch bis zum notwendig. Das deutsche Abbuchungsverfahren wurde mit der Wirkung vom aufgekündigt Der technische SEPA-Standard SEPA wurde als XML-Nachrichtenformat auf Basis des weltweiten Standards ISO entwickelt. Dieser einheitliche technische Standard bildet damit jetzt die Grundlage für die Abwicklung von Zahlungen im SEPA-Raum. Ein bedeutender Unterschied zu den bisherigen nationalen Verfahren besteht darin, dass der Überweisende und der Begünstigte (sowie deren Kreditinstitute) an Hand von IBAN und BIC anstelle von nationaler Bankleitzahl und Kontonummer zu identifizieren sind IBAN IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine standardisierte, internationale Bank- /Kontonummer für nationale und grenzüberschreitende Zahlungen. Sie besteht aus maximal 34 Stellen, die je nach Land unterschiedlich genutzt werden können. Lediglich die ersten vier Stellen sind fest definiert. In Deutschland wird die IBAN mit 22 Stellen dargestellt: In den ersten zwei Stellen wird das Länderkennzeichen abgebildet (DE für Deutschland). Eine zweistellige Prüfziffer dient zur Kontrolle der Kontonummer und Bankverbindung vor Ausführung der Zahlung. Anschließend folgt die achtstellige Bankleitzahl des Kontoinhabers (hier ) sowie von hinten aufgefüllt die Kontonummer, welche je nach Kreditinstitut bis zu zehn Stellen umfasst. Bankkunden finden ihre IBAN auf dem Kontoauszug. Für die Umstellung der Kontodaten der bisher im deutschen Zahlungsverkehr gebräuchlichen Kontonummern und Bankleitzahlen auf die international verwendeten IBAN und BIC stellt NAV einige Hilfsmittel zur Verfügung (s.u.) BIC (SWIFT-Code) BIC steht für Bank Identifier Code und ist die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstituts. Der BIC besteht aus maximal elf Stellen und wird auch als SWIFT-Code bezeichnet. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 51 von 114

52 Die ersten vier Stellen entsprechen der Bankbezeichnung, sind alphanumerisch und können frei gewählt werden (z.b. MARK für die Deutsche Bundesbank). Darauf folgt die Länderkennung, welche dem ISO-Code des jeweiligen Landes entspricht. Sie besteht aus zwei Stellen (z.b. DE für Deutschland). Anschließend folgt eine zweistellige Orts-/Regionsangabe (z.b. FF für Frankfurt am Main). Die letzten drei Stellen können für Filialbezeichnungen genutzt werden (hier XXX als Platzhalter) und sind frei wählbar. Sie können jedoch auch frei bleiben Gläubiger ID Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist ein verpflichtendes Merkmal zur kontounabhängigen, eindeutigen Kennzeichnung des Gläubigers einer Lastschrift. Sie wird im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens zwingend benötigt. Sie ermöglicht zusammen mit der Mandatsreferenznummer eine eindeutige Identifizierbarkeit des Mandats einer Lastschrift. Die Gläubiger ID ist in den einzelnen Ländern unterschiedlich lang. Sie kann maximal 28 Zeichen umfassen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer für Deutschland ist genau 18 Stellen lang und wie folgt aufgebaut: Die Stellen 1-2 enthalten den ISO-Ländercode für Deutschland (DE) als Land der Ausgabe der Gläubiger-ID. Die Stellen 3-4 enthalten die Prüfziffer, die analog der IBAN-Prüfziffer (ISO 13616) berechnet wird, jedoch ohne Berücksichtigung der Geschäftsbereichskennung. Die Stellen 5-7 enthalten die Geschäftsbereichskennung (Creditor Business Code), die vom Lastschriftgläubiger - beispielsweise zur Kennzeichnung einzelner Geschäftsbereiche oder Filialen des Lastschriftgläubigers - beliebig mit alphanumerischen Zeichen versehen werden kann. Nicht zulässig sind Blanks, Sonderzeichen und Umlaute. Standardmäßig werden diese drei Stellen mit den Buchstaben ZZZ belegt. Die folgenden Stellen 8-18 enthalten das nationale Identifikationsmerkmal für den Lastschriftgläubiger in fortlaufend aufsteigender Nummerierung. Die achte Stelle der Gläubiger-Identifikationsnummer wird b. a. w. immer mit '0' belegt Die Gläubiger ID für Deutschland ist bei der Bundesbank zu beantragen und wird von dieser vergeben. Der Antrag kann unter folgendem Link gestellt werden Die SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) Die SEPA-Überweisung wird seit dem 28. Januar 2008 von allen Banken angeboten. Durch die Umsetzung der Richtlinie für Zahlungsdienste im Binnenmarkt in nationales Recht darf die Abwicklungszeit im nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in Europa seit 2012 nur noch einen Bankgeschäftstag betragen. Dies ist unabhängig davon, in welchem Land des SEPA-Raumes der Zahlungsempfänger sein Konto unterhält. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 52 von 114

53 5.2.7 Die SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) Aufgrund der unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen und verschiedenen nationalen Lastschriftverfahren hatte man sich für die Entwicklung eines völlig neuen SEPA-Lastschriftverfahrens entschieden. Seit November 2009 können Kreditinstitute die SEPA-Lastschrift anbieten. Angeboten werden zwei Lastschriftverfahren: eine Basisvariante (SEPA Core Direct Debit) sowie ein Verfahren, das ausschließlich für den Verkehr mit Geschäftskunden vorgesehen ist (Firmenlastschrift oder SEPA Business to Business Direct Debit). Die Basisversion der SEPA-Lastschrift enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Die Firmenlastschrift berücksichtigt die Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem heutigen Abbuchungsverfahren ähnlich. SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) Erstmalige Lastschriften müssen fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, darauf folgende Zahlungen hingegen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt ebenfalls fünf Tage. Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den Einreicher zurückgegeben werden, d.h. die entsprechende Kontobelastung rückgängig gemacht werden. Bei Vorliegen einer unautorisierten Lastschrift, d.h. einer unrechtmäßigen Kontobelastung, kann die Zahlung innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. Als weiteres Basislastschriftverfahren wurde mit der Version 2.7 der Anlage 3 der Deutschen Kreditwirtschaft das Basislastschriftverfahren mit verkürzten Anlieferungszeiten (ein Tag) für Deutschland eingeführt. Es gelten alle Regeln des Basislastschriftverfahrens, nur gelten für alle Einzugsarten (Erst-, Folge-, Einmal und letzter Einzug) identische Anlieferungsfristen, in der Regel ein Tag. SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) Einmalige, erstmalige oder Folgelastschriften müssen einen Tag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Bei der SEPA-Firmenlastschrift besteht keine Möglichkeit der Rückgabe der Lastschrift, da die Bank des Zahlers (Zahlstelle) verpflichtet ist, die Mandatsdaten bereits vor der Belastung auf Übereinstimmung mit der vorliegenden Zahlung zu prüfen. Die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften sind SEPA-Mandate. Diese umfassen sowohl die Zustimmung des Zahlungspflichtigen zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an die eigene Bank zwecks Einlösung und Kontobelastung der Zahlung Pre-Notifikation Als Vorabinformation ("Pre-Notification") ist jede Mitteilung (z.b. Rechnung, Police, Vertrag) des Lastschrifteinreichers an den Zahler geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. In welcher Art und Weise die Vorabinformation erfolgen kann, ergibt sich aus den Regelungen der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger und seinem Zahlungsdienstleister. Auf Grund dieser Definition wurde in den Zahlungsverkehr kein Verfahren für die Pre-Notifikation implementiert. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 53 von 114

54 6 SEPA-LASTSCHRIFT MIT MANDATSVERWALTUNG Um den SEPA-Lastschrifteinzug mit zugehörigem Fristenmanagement und die Mandatsverwaltung nutzen zu können, müssen Sie zunächst einige Einrichtungsschritte ausführen. Berücksichtigen Sie dabei bitte, dass über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Zahlungsverkehr/ Einrichtungsdaten erstellen auch die bestehenden Einrichtungsdaten aktualisiert werden können. Wählen Sie daher die Option aktualisieren und hinzufügen für die Stammdaten, sodass bestehende Daten nicht versehentlich verändert werden. 6.1 Zahlungsverkehr-Einrichtung Verzweigen Sie in die Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr/ Zahlungsverkehr Einrichtung Register Allgemein Da nicht alle IBAN-Nummern nach den allgemein gültigen, im vorigen Kapitel beschriebenen Regeln aufgebaut sind, können Sie mit der Wahl der Option Ungültige IBAN akzeptieren erreichen, dass auch nach Sonderregeln gebildete IBAN auf den IBAN-Feldern verwendet werden können. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 54 von 114

55 6.1.2 Register Mandate Mandat Nummern, Debitorennr. f. Mandate verw., Trennzeichen, Länge Suffix Anzahl Tage Einzelmandat Anzahl Tage Erstlastschrift Core Hinterlegen Sie im Feld Mandate Nummern die bei der Mandatserzeugung zu nutzende Nummernserie. Die Anzahl der Zeichen wurde auf max. 20 begrenzt (abweichend von der Anlage 3 DK), um eine automatische Nummernvergabe zu ermöglichen. Wenn die Mandatsnummer gleich der Debitorennummer sein soll, setzen Sie die entsprechend bezeichnete Option auf JA. Haben Sie Debitoren mit mehreren Mandaten, so können Sie an die Mandatsnummer eine laufende Nummer anhängen, die Sie durch ein hier zu hinterlegendes Suffix von der Mandatsnummer optisch trennen. Geben Sie zudem im Feld Länge Suffix die Anzahl der Zeichen für die lfd. Nummer an. Beispiel: Debitorennummer Trennzeichen - Länge Suffix 2 Ergebnis Mandatsnummer , , Bitte beachten Sie: Falls Sie ausschließlich die Debitorennummer als Mandatsnummer verwenden wollen, müssen Sie Option doppelte Mandate zulassen auf NEIN setzen; der Inhalt des Feldes Länge Suffix ist dann wirkungslos. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage für den Einzug eines Einzelmandats ein; der Wert wird zur Berechnung des Einzugsdatums in den Debitorenposten. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage für den Ersteinzug eines CORE-Man- akquinet dynamic solutions GmbH Seite 55 von 114

56 Anzahl Tage Folgelastschrift Core Anzahl Tage B2B Anzahl Tage Cor1 Anzahl Tage Pre-Notification Zahlungsbedingungen berücksichtigen Zahlungsverkehr Kalender nutzen Basiskalender Datum Pre-Notification ist Belegdatum Nur eine Gläubiger ID verwenden Gläubiger ID dats ein; der Wert wird zur Berechnung des Einzugsdatums in den Debitorenposten. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage für den Folgeeinzug eines CORE- Mandats ein; der Wert wird zur Berechnung des Einzugsdatums in den Debitorenposten. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage für den Einzug eines B2B-Mandats ein; der Wert wird zur Berechnung des Einzugsdatums in den Debitorenposten. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage für den Einzug eines COR1-Mandats ein; der Wert wird zur Berechnung des Einzugsdatums in den Debitorenposten. Tragen Sie hier die Anzahl der Tage für die Pre-Notification der Einzüge ein; der Wert wird zur Berechnung des Einzugsdatums in den Debitorenposten. Wählen Sie diese Option, so wird bei der Berechnung des Einzugsdatums das Fälligkeitsdatum aus den Debitorenposten berücksichtigt. Um bei alten Lizenzmodellen unabhängig vom Modul Manufacturing ein Kalendarium nutzen zu können, wurde hier ein Zahlungsverkehr Kalender eingeführt, den Sie mit dieser Option aktivieren können. Wenn Sie die Option JA wählen, hinterlegen Sie bitte hier den Kalender für den Zahlungsverkehr. Bleiben Sie bei der Option NEIN, so können Sie den Microsoft Dynamics NAV-Standardkalender nutzen. Um ein Kalendarium zur Berechnung des Einzugsdatums zu nutzen, kann hier ein Kalender hinterlegt werden, Sonn- und Feiertage werden dann bei der Berechnung entsprechend berücksichtigt, so dass die Daten rechtzeitig bei den Banken eingereicht werden können. Abhängig von der gewählten Option im Feld Zahlungsverkehr Kalender nutzen tragen Sie hier einen Basis- oder einen Zahlungsverkehr-Kalender ein. In die Debitorenposten wurde das Feld Datum Pre-Notification neu aufgenommen. Soll dieses statt mit dem Buchungsdatum mit dem Belegdatum der Rechnung oder der Gutschrift gefüllt werden, so setzen Sie diese Option auf JA. Die Gläubiger-ID ist so definiert, dass die Stellen 5 bis 7 drei Stellen für die individuelle Kennzeichnung von Geschäftsbereichen bieten (alphanumerisch, jedoch keine Blanks, Umlaute, Sonderzeichen). Wenn Sie diese Option auf JA setzen, wird ausschließlich die eindeutig in der Tabelle Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte ID verwendet. Ist die Option mit NEIN belegt, können Sie die unterschiedlichen IDs in den jeweiligen, zum Geschäftsbereich gehörigen Bankkonten hinterlegen. Tragen Sie hier die für Deutschland 18-stellige Gläubiger ID ein. Zu Testzwecken können Sie die ID DE98ZZZ verwenden. Eine individuelle Gläubiger-ID wird wie im vorangehenden Kapitel unter akquinet dynamic solutions GmbH Seite 56 von 114

57 Mandatserteilung Code Kreditorische Mandate prüfen Doppelte Mandate zulassen Mandatsfreigabe ohne Druck zulassen Zurücksetzen von letzter Einzug zulassen Zahlung für Dritte zul. Debitorenposten aktualisieren bei Mandats- Freigabe Definitionen beschrieben bei der Deutschen Bundesbank beantragt. Über den hier hinterlegten Code wählen Sie aus der Tabelle Mandatserteilung den mandatsübergreifend zu verwendenden Text für das Schreiben zur Mandatserteilung aus. Auf Mandatsebene können individuell Codes für die Mandatstexte gewählt werden. Setzen Sie hier die Option JA, wenn Sie kreditorische Mandate angelegt haben und hierzu die Gültigkeit in den Zeilen der Auszugsverarbeitung für den gewählten Kreditoren prüfen lassen wollen. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie pro Debitor und Bankkonto mehrere Mandate anlegen. Setzen Sie Option auf NEIN, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie versuchen, für eine bereits bestehende Kombination aus Debitor, Mandatsart und Bankkonto ein weiteres Mandat anzulegen. Bitte beachten Sie: Auch bei Zulässigkeit doppelter Mandate wird in der Verarbeitung immer das erste gültige Mandat in die Debitorenposten zurückgeschrieben. Stimmen Sie daher ab, durch welchen Vorgang die korrekte Mandatsnummer in den Debitorenposten übernommen wird; dazu ist eine zusätzliche Programmanpassung im Modul Verkauf notwendig. Wählen Sie diese Option, so wird bei Freigabe eines Mandates programmseitig nicht geprüft, ob das Feld Ausgangsbelegdatum der Mandatserteilung gefüllt ist. Sie können so auch Mandate freigeben, für die das Schreiben zur Mandatserteilung nicht über das Modul Zahlungsverkehr Inland & SEPA erzeugt wurde. Wählen Sie diese Option, so können Sie im Bedarfsfall die im Mandat gesetzte Information Nächster Einzug ist letzter zurücksetzen und damit ein Mandat mit der Einzugsart FNAL erneut aktivieren. Wenn Sie Zahlungen mehrerer Debitoren über ein Mandat abwickeln wollen, setzen Sie diese Option auf JA. Hierzu sind ergänzende Einrichtungen in den Debitorenstammdaten vorzunehmen: Das Mandat einschließlich eines zugehörigen Bankkontos wird bei einem zentralen Debitoren hinterlegt; die zugehörigen Debitoren, für die die Zahlungen zentral abgewickelt werden sollen, sind entsprechend zu kennzeichnen. Wählen Sie diese Option, wenn bei der Mandatsfreigabe systemseitig geprüft werden soll, ob für den zugehörigen Debitor offene Posten vorhanden sind. In diese Posten wird dann bei der Mandatsfreigabe die Mandatsnummer eingetragen und die Funktion zur Berechnung des Einzugsdatums wird ausgeführt. Setzen Sie die Option auf NEIN, so werden bereits gebuchte Posten nicht angepasst. Nur neue Posten werden mit der Mandatsnummer versehen. Unabhängig von den Einstellungen in diesem Feld wird beim Buchen akquinet dynamic solutions GmbH Seite 57 von 114

58 Belegart aktualisieren, Belegart Zahlung aktualisieren, Belegart Erstattung aktualisieren, Belegart Zinsrechnung aktualisieren der Zahlungen das Einzugsdatum neu berechnet, so dass sichergestellt ist, dass ein Folgeeinzug zu einem Mandat nicht mit der gleichen Frequenz wie der Ersteinzug erfolgt. Grundsätzlich werden Mandatsnummern in offene Debitorenposten der Belegarten Rechnung und Gutschrift geschrieben. Setzen Sie eine / mehrere der Optionen auf JA, so werden auch Posten mit den entsprechenden Belegarten (, Zahlung, Erstattung, Zinsrechnung) in das Verfahren integriert. Wenn Sie weitere belegarten in das Lastschriftverfahren integrieren sollten Sie sich über die Abwicklung der Pre-Notification Gedanken machen. Berechnung des Einzugsdatums Zwei Modelle zur Datumsberechnung sind möglich: Nutzung des Fälligkeitsdatums aus dem Standard Setzen Sie die Option Zahlbedingungen berücksichtigen auf JA und die Anzahl Tage Pre- Notification auf Null. Je Mandats- und Einzugsart wird ausgehend vom Fälligkeitsdatum unter Berücksichtigung des hinterlegten Kalenders die Anzahl der in der Einrichtung angegebenen Tage subtrahiert: Beispiele: Mandatsart CORE, Einzugsart FRST Einzugsdatum = (Fälligkeitsdatum = Fälligkeitsdatum SEPA)./. Anzahl Tage Erstlastschrift CORE./. Anzahl Sonn-/Feiertage Kalender Mandatsart B2B, Einzugsart jede mögliche Einzugsdatum = Fälligkeitsdatum SEPA./. Anzahl Tage B2B./. Anzahl Sonn-/Feiertage Kalender Berechnung des Fälligkeitsdatums unter Berücksichtigung der Anzahl Tage Pre-Notification Setzen Sie die Option Zahlbedingungen berücksichtigen auf NEIN und die Anzahl Tage Pre- Notification auf die gewünschte (i.d.r. 14). Das Einzugsdatum berechnet sich wie folgt: Einzugsdatum = Belegdatum (bzw. Buchungsdatum) + Anzahl Tage Pre-Notification./. Anzahl Tage (je nach Mandatsart)./. Anzahl Sonn-/Feiertage Kalender Bitte ändern Sie die Einstellungen zur Berechnung des Einzugsdatums in der Zahlungsverkehr Einrichtung nicht mehr, nachdem Sie bereits Rechnungen und / oder Gutschriften gebucht haben, weil dann evtl. das Einzugsdatum neu berechnet würde. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 58 von 114

59 6.1.3 Register Lastschrift Core & B2B trennen SEPA-Lastschriftdateiname SEPA Pfad f. Ausgabe (Debitor Lastschrift) Mit Begleitbrief (SEPA Deb. Lastschrift) Anzahl Posten (Avis Debitor Lastschrift) Anzahl Posten (Zahlungspositionen) Da in jeder XML-Lastschrift-Datei nur genau eine Mandatsart (CORE, Cor1, B2B) verwaltet werden kann, ist diese Option zwingend auf JA zu setzen. Geben Sie hier den Namen für die SEPA-Lastschrift-Datei ein. Dieser wird bei der Dateierstellung vorgeschlagen, kann jedoch frei geändert werden. Programmseitig erfolgt eine Ergänzung um Datum und Uhrzeit der Dateierstellung, um ein versehentliches Überschreiben älterer Dateien zu verhindern. Geben Sie hier (auf Wunsch benutzergeführt) den Laufwerksbuchstaben und Pfad an, der für die SEPA-Lastschrift-Dateien vorgeschlagen werden soll. Im Rahmen der Dateierzeugung können Sie diesen Vorschlagswert bei Bedarf ändern. Setzen Sie diese Option auf JA, so wird ab einer festgelegten Anzahl von Zahlungsposten ein Summenzahlungsposten erzeugt wird. Dieser Parameter gilt ausschließlich für SEPA Lastschriften und ist im Zusammenhang mit dem Parameter Anzahl Posten (Avis Debitor Lastschrift) zu verwenden. Hinterlegen Sie hier die Anzahl Zahlungsposten, ab der ein Avis erzeugt werden soll. Das Feld kann ausschließlich genutzt werden, wenn Sie die Option Mit Begleitbrief (SEPA Deb. Lastschrift) aktiviert haben. In den Debitorenstammdaten können Sie die Anzahl der Posten individuell für einzelne Debitoren festlegen. Hier legen Sie fest, ab welcher Anzahl von Zahlungszeilen eine neue Zahlungsposition in der SEPA-Lastschrift-Datei angelegt werden soll. Der Vorschlagswert aus der Anwendung Zahlungsverkehr/ Einrichtungsdaten erstellen ist 4. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 59 von 114

60 BatchBooking Deb. Lastschrift deaktiviert Kein Mandanten Name in End-to-End-ID SEPA Debitor Verwendungszweck (nationale Lastschrift) Prüfen Sie bei der Parametrierung den Aufbau Ihrer Verwendungszwecke, die durch die Vorgaben der DK auf 140 Zeichen beschränkt sind: Wenn die Anzahl der Posten je Zahlungszeile zu groß ist, können nicht alle benötigten Informationen angezeigt werden. Wird hier die Option JA gewählt, wird auf dem Kontoauszug jede Transaktion einzeln angegeben. Berücksichtigen Sie die für Sie gültigen Datenschutzrichtlinien. Diese Option bedarf einer entsprechenden Vereinbarung mit Ihrer Bank. Die End-to-End-ID ist Bestandteil der SEPA-Lastschrift-Datei und muss innerhalb einer Datei für alle Zahlungen eineindeutig sein. Sie setzt sich im Normalfall zusammen aus Mandantenname + Zahllaufnummer + lfd. Nr. der Zahlungszeile und ist auf 35 Zeichen beschränkt. Bei zu langengem Mandantenname wird die ID abgeschnitten und ist u.u. nicht mehr eineindeutig, so dass die Banken die Datei abweisen können. Umgehen Sie diesen Fall mit der Option JA, so dass der Mandantenname nicht enthalten und die ID somit im zulässigen Rahmen ist. Die Eineindeutigkeit ist dann gegeben. Bei der Erstellung von Lastschrift-Dateien wird aus jeder Buch.-Blattzeile ein Verwendungszweck generiert, der später dem Kunden auf dem Kontoauszug angezeigt wird. Bei inländischen Debitoren (Ländercode = leer) setzt sich der Verwendungszweck wie in diesem Feld definiert zusammen. Nutzen Sie folgende Platzhalter: %1 = Externe Belegnummer aus der Buchblattzeile %2 = Ausgleichsbelegnummer %3 = Belegdatum %4 = Zahlungsbetrag %5 = Skontobetrag %6 = Rechnungsbetrag %7 = Buchungsdatum %8 = Währungscode %9 = Ausgleichsbelegart %10 = aus der Buchblattzeile Bitte beachten Sie: Der Verwendungszweck ist auf 140 Zeichen begrenzt, nutzen Sie also nicht zu viele Platzhalter. Begrenzen Sie zudem die Anzahl Posten (Zahlungspositionen) über den entsprechenden Parameter. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird zudem von der Bank abgewiesen, wenn der Verwendungszweck nicht gefüllt ist. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 60 von 114

61 SEPA Verwendungszweck (international) Debitor Bei ausländischen Debitoren (mit Ländercode = gefüllt) setzt sich der Verwendungszweck in der Lastschriftdatei nach der hier hinterlegten Vorgabe zusammen. Die zur Verfügung stehenden Platzhalter finden Sie unter SEPA Debitor Verwendungszweck (nationale Lastschrift). 6.2 Bankkontoeinrichtung und Gläubiger-ID Verzweigen Sie in Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Bankkonten, um auf dem Register Transfer die zur Erzeugung von SEPA-Lastschrifteinzügen benötigten Einstellungen vorzunehmen: SWIFT Code IBAN In diesem Feld hinterlegen Sie den zum Bankkonto gehörigen SWIFT Code. Sofern Sie die von der Bundesbank bereitgestellte BLZ-Datei einlesen, wird dieses Feld parallel zum Feld BLZ gefüllt bzw. geändert. Um alte Datenbestände umzustellen können Sie auch im BLZ-Import die Stapelverarbeitung Swift Codes aktualisieren ausführen. In diesem Feld hinterlegen Sie die IBAN. Über die Funktion IBAN berechnen können Sie diese aus BLZ und Kontonummer programmseitig ermitteln lassen. Hierzu ist es notwendig, auch in der Tabelle Länder entsprechende Informationen zu hinterlegen. Bei der Berechnung erfolgt eine Kontrolle der Struktur, und die Prüfziffer wird entsprechend der Standardregelungen ermittelt. Zur Verwendung von IBAN, die nicht dem Standard entsprechen, nutzen Sie bitte die Einstellung im Feld ungültige IBAN akzeptieren. Es erfolgt dann für IBAN mit Sonderregelungen beim Hinterlegen ein entsprechender Hinweis. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 61 von 114

62 Hinterlegen Sie zusätzlich in der Tabelle Länder / Regionen die folgenden Angaben: max. Länge IBAN Hinterlegen Sie hier länderspezifisch die maximale Anzahl von Zeichen, die die IBAN haben darf (Stand: Oktober 2014): SEPA-Teilnehmer Code Name Max. Länge IBAN AT Österreich 20 BE Belgien 16 BG Bulgarien 22 CH Schweiz 21 CY Zypern 28 CZ Tschechische Republik 24 DE Deutschland 22 DK Dänemark 18 EE Estland 20 ES Spanien 24 FI Finnland 18 FR Frankreich 27 GB Großbritannien 22 GF Französisch-Guyana 27 GI Gibraltar 23 GP Guadeloupe 27 GR Griechenland 27 HR Kroatien 21 HU Ungarn 28 IE Irland 22 IS Island 26 IT Italien 27 LI Liechtenstein 21 LT Litauen 20 LU Luxemburg 20 LV Lettland 21 MC Monaco 27 MQ Martinique 27 MT Malta 31 NC Neukaledonien 27 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 62 von 114

63 NL Niederlande 18 NO Norwegen 15 PF Franz. Polynesien 27 PL Polen 28 PM St. Pierre und Miquelon 27 PT Portugal 25 RE Réunion 27 RO Rumänien 24 SE Schweden 24 SI Slowenien 19 SK Slowakei 24 YT Mayotte 27 Länder, bei denen die IBAN im AZV genutzt werden kann Code Name Max. Länge IBAN AD Andorra 24 AE Vereinigte Arab. Emirate 23 AL Albanien 28 AZ Aserbaidschan 28 BA Bosnien-Herzegowina 20 BH Bahrain 22 CR Costa Rica 21 DO Dominik. Republik 28 GE Georgien 22 IL Israel 23 JE Jersey Aus FR oder GB JO Jordanien 30 KW Kuwait 30 KZ Kasachstan 20 LB Libanon 28 MD Moldawien 24 ME Montenegro 22 MK Mazedonien 19 MR Mauretanien 27 MU Mauritius 30 PK Pakistan 24 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 63 von 114

64 Länge BLZ PS Palästina 29 QA Qatar 29 RS Serbien 22 SA Saudi Arabien 24 SM San Marino 27 TN Tunesien 24 TR Türkei 26 VG Virgin Islands 24 Wenn Sie IBAN berechnen lassen wollen, tragen Sie hier die Länge der Bankleitzahlen für die jeweiligen Länder ein (Stand: Oktober 2014): SEPA-Teilnehmer Code Name Länge BLZ (auch BC, Bank identifier) AT Österreich 5 BE Belgien 3 BG Bulgarien 8 CH Schweiz 5 CY Zypern 8 CZ Tschechische Republik 4 DE Deutschland DK Dänemark 4 EE Estland 4 ES Spanien 8 FI Finnland 6 FR Frankreich 10 GB Großbritannien 10 GF Französisch-Guyana 10 GI Gibraltar 4 GP Guadeloupe 10 GR Griechenland 7 HR Kroatien 7 HU Ungarn 7 IE Irland 10 IS Island 4 IT Italien 11 LI Liechtenstein 5 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 64 von 114

65 LT Litauen 5 LU Luxemburg 3 LV Lettland 4 MC Monaco 10 MQ Martinique 3 MT Malta 9 NC Neukaledonien 10 NL Niederlande 4 NO Norwegen 4 PF Franz. Polynesien 10 PL Polen 8 PM St. Pierre und Miquelon 10 PT Portugal 8 RE Réunion 10 RO Rumänien 4 SE Schweden 3 SI Slowenien 5 SK Slowakei 4 YT Mayotte 10 Weitere Länder, bei denen die IBAN im AZV genutzt werden kann Code Name Max. Länge BLZ AD Andorra 8 AE Vereinigte Arab. Emirate 3 AL Albanien 8 AZ Aserbaidschan 4 BA Bosnien-Herzegowina 6 BH Bahrain 4 CR Costa Rica 3 DO Dominik. Republik 4 GE Georgien 2 IL Israel 6 JE Jersey Aus GB oder FR JO Jordanien 8 KW Kuwait 4 KZ Kasachstan 3 akquinet dynamic solutions GmbH Seite 65 von 114

66 LB Libanon 4 MD Moldawien 2 ME Montenegro 2 MK Mazedonien 3 MR Mauretanien 10 MU Mauritius 8 PK Pakistan 4 PS Palästina 4 QA Qatar 4 RS Serbien 2 SA Saudi Arabien 2 SM San Marino 10 TN Tunesien 5 TR Türkei 5 VG Virgin Islands Berechnung der IBAN und Aktualisierung der SWIFT-Codes Aus den oben beschriebenen Daten können Sie die IBAN für einzelne Konten direkt in den Kontodaten oder über Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr/ IBAN berechnen für alle o- der ausgewählte Konten ermitteln lassen. Hierbei kann auch der SWIFT Code aktualisiert werden. Sie benötigen dazu die vollständig gepflegten Tabellen Länder/Regionen und Bankländer sowie den Eintrag im Feld Ländercode in den Firmendaten. Hinweis Die Berechnung der IBAN erfolgt nach den Standardregeln der Deutschen Bundesbank. Einige Banken haben Sonderregelungen beantragt und genehmigt bekommen. Sie können daher nicht davon ausgehen, dass 100% der programmseitig berechneten IBAN korrekt sind. Wenn Sie die IBAN unter Berücksichtigung aller aktuell gültigen Sonderregelungen berechnen lassen wollen, nutzen Sie dazu bitte das IBAN-Serviceportal des Deutschen Bankenverlags. Sie können dazu unterstützend die Funktion IBAN HIN/RÜCK nutzen (separates Kapitel). akquinet dynamic solutions GmbH Seite 66 von 114

67 IBAN berechnen Bankkonto Debitor Bankkonto Kreditor Bankkonto Swift aktualisieren Bankkonto Debitor Bankkonto Kreditor Bankkonto Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Bankkonten unter Berücksichtigung des Ländercodes die IBAN neu berechnet. Es wird eine Liste der Bankkonten, bei denen eine Berechnung der IBAN nicht möglich ist, ausgegeben. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle Debitor-Bankkonten unter Berücksichtigung des Ländercodes die IBAN neu berechnet. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle Kreditor-Bankkonten unter Berücksichtigung des Ländercodes die IBAN neu berechnet. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle gewählten Bankkonten der SWIFT Code aus der Tabelle Bankleitzahlen aktualisiert. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle Debitoren-Bankkonten der SWIFT Code aus der Tabelle Bankleitzahlen aktualisiert. Setzen Sie diese Option auf JA, wird für alle Kreditoren-Bankkonten der SWIFT Code aus der Tabelle Bankleitzahlen aktualisiert. Sofern Sie nicht alle Bankkonten gleichzeitig bearbeiten wollen, setzen Sie bitte die entsprechenden Filter auf den Registern Bankkonto, Debitor Bankkonto oder Kreditor Bankkonto. Bei automatisch angelegten Bankkonten kann der Fall auftreten, dass im Feld BLZ ein SWIFT Code und im Feld Kontonummer eine IBAN stehen; diese werden dann programmseitig in die dafür vorgesehenen Felder übertragen Register SEPA Nehmen Sie die folgenden Einstellungen auf der Bankkontokarte vor: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 67 von 114

68 Gläubiger ID SEPA Version IBAN only DTAZV 2.7 DK verwenden camt Import zulassen Tragen Sie hier eine Gläubiger ID ein, wenn diese nur für dieses Bankkonto gilt. Es erfolgt genau dann eine programmseitige Prüfung auf die zulässige Länge der ID, wenn Sie die Länge der ID-Nummern in der Tabelle Länder/Regionen gepflegt haben. Bitte beachten Sie: Wenn Sie mit mehreren Gläubiger IDs arbeiten, muss das Feld Nur eine Gläubiger ID verwenden in der Zahlungsverkehr Einrichtung auf NEIN gesetzt werden. Wählen Sie hier die für dieses Bankkonto gültige SEPA-Version. Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrer Bank. Bis November 2013 war die Version 2.6 DK gültig in Deutschland, seitdem gibt es auch die Version 2.7 DK und ab November 2014 die Version 2.8 DK (ohne strukturelle Änderungen); längere Übergangszeiten, die von Bank zu Bank variieren können, sind die Regel. Zur Verwendung von Cor1 benötigen Sie mindestens die Version 2.7 DK. Stellen Sie die Version nie ohne vorherige Abstimmung mit Ihrer Bank um, da evtl. auch Ihr Banking-Programm aktualisiert werden muss. Für Österreich können Sie aktuell AT RB 6.0 wählen; bitte fragen Sie bei Bedarf Ihre österreichische Hausbank, welche Version dort zur Anwendung kommt. Die Option IBAN only kann ab der Version 2.7 DK ausschließlich für inländische Zahlungen genutzt werden. Ab dem 1. Februar 2016 ist sie auch für den kompletten SEPA-Raum verfügbar. Setzen Sie diese Option auf JA, damit die EU-Überweisung nicht mehr im Auslandszahlungsverkehr genutzt werden kann. Kennzeichnen Sie hier, wenn Sie für dieses Konto den Kontoauszugsimport im camt-format nutzen wollen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 68 von 114

69 6.2.3 Einstellungen in der Tabelle Länder/Regionen SEPA Land Länge Gläubiger ID Kennzeichnen Sie alle Länder, die zum SEPA-Raum gehören. Für diese Länder erfolgt dann eine programmseitige Prüfung der Länge der Gläubiger ID. Tragen Sie hier die vorgegebene Länge der Gläubiger ID ein. 6.3 Debitoren und Debitoren-Bankkonto Debitoren In einigen Fällen werden Zahlungen durch einen Debitor zentral für mehrere Kunden geleistet. Wenn Sie diese Option in der Einrichtung Zahlungsverkehr zugelassen haben müssen Sie in der Tabelle für die Debitoren einige Einstellungen vornehmen. Der Debitor, der das Bankkonto und das Mandat trägt, muss im Feld Zahlung für Dritte zul. die Option JA erhalten. Es kann beliebig viele Debitoren mit diesem Kennzeichen geben. Neben den fremden Posten können diese Debitoren auch zusätzlich eigene offene Posten haben. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 69 von 114

70 Die Debitoren, deren Posten über das Mandat des o.a. Debitors eingezogen werden sollen, müssen im Register Zahlung eine Zuordnung zu diesem Zentraldebitoren über die zugehörige Debitorennummer im Feld Zahlung durch Deb.Nr. erhalten: Wird auf einem entsprechend eingerichteten Debitoren ein Posten erzeugt, so erhält dieser das erste gültige Mandat des zugeordneten Debitoren. Wird die Debitorennummer auf dem Register Zahlung danach wieder entfernt, so wird programmseitig abgefragt, ob die Mandatsnummer aus dem Debitorenposten ebenfalls entfernt werden soll. Bitte beachten Sie: Wird diese Frage mit JA beantwortet, so hat der Posten keine gültige Mandatsnummer und wird in der Folge nicht mehr zum Lastschrifteinzug vorgeschlagen. Wird die Frage mit NEIN beantwortet, so werden offene Posten noch über das in ihnen vorhandene Mandat eingezogen Debitorenbankkonto Im Falle von abweichenden Kontoinhabern sind die Daten entsprechend in den Debitorenbankkonten zu hinterlegen: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 70 von 114

71 Hinweis Wenn Sie für die Mandatsverwaltung den abweichenden Kontoinhaber benötigen, tragen Sie den Namen im Feld Inhaber Name ein, nicht im Feld abweichender Kontoinhaber. 6.4 Mandatsverwaltung Für Debitoren und Kreditoren können Sie bei Bedarf mehrere Mandate anlegen und nutzen. Das Mandat bestimmt das anzusprechende Bankkonto, so dass die Option Clearing bei den Debitor-Bankkonten nicht mehr notwendig ist. Hinweis Wenn Sie mit mehreren Mandaten pro Debitor arbeiten wollen, legen Sie Prozesse fest, in denen entschieden wird, welche Mandatsnummer herangezogen werden soll. Das Modul Zahlungsverkehr schreibt immer das erste gültige Mandat in den Debitorenposten Anlegen von Mandaten Mandate werden in einer separaten Tabelle verwaltet, in der sowohl debitorische als kreditorische Mandate manuell oder auch automatisch angelegt werden können. Weitere Möglichkeiten zum Anlegen von Mandaten finden Sie im Debitorenbankkonto und im Debitor über die Funktion Mandate erstellen. Verzweigen Sie in Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Mandate: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 71 von 114

72 Folgende Angaben machen Sie hier: Code Bezeichnen Sie das Mandat mit einer eindeutigen Kennung (alphanumerisch). Der Code wurde auf 20 Zeichen begrenzt, um bei Bedarf die Vergabe aus einem Nummernkreis zu hinterlegen in der Zahlungsverkehr Einrichtung zu ermöglichen. Die Mandatsnummer kann aus der Debitorennummer generiert werden; wenn Sie mehrere Mandate pro Debitor verwalten wollen, können Sie zudem ein Suffix definieren, dass die dann programmseitig generierte fortlaufende Nummer optisch abtrennt. Die Einrichtungsschritte finden Sie im Kapitel zur Zahlungsverkehr Einrichtung. Folgende Zeichen sind in der Mandatskennung zulässig (alle anderen Zeichen führen zu Fehlermeldungen): Zulässiger Zeichencode Werte Numerische Zeichen 0 bis 9 Großbuchstaben A bis Z Kleinbuchstaben a bis z Apostroph Doppelpunkt : Fragezeichen? Komma, Minus Leerzeichen Linke Klammer ( akquinet dynamic solutions GmbH Seite 72 von 114

73 Typ Nr. Bankkonto Mandatsart Einzelmandat Gläubiger ID (Kreditor) Datum letzter Einzug Letztes Fälligkeitsdatum SEPA Gehört zu Debitorenposten Einzugsart Mandatserteilung Code Rechte Klammer ) Punkt. Plus + Schrägstrich / Optionen sind hier Debitor und Kreditor. Hier wählen Sie den entsprechenden Debitor bzw. Kreditor aus. Hier stehen Ihnen die Bankkonten des gewählten Debitors bzw. Kreditors zur Verfügung. Für jede Bankverbindung können Sie genau ein Mandat anlegen. In der Lastschriftdatei wird immer die Bankverbindung verwendet, die dem Mandat hier zugeordnet ist. Legen Sie ein Mandat für einen Debitor an, so muss das Feld gefüllt werden. Optionen sind leer, CORE (SEPA-Basis-Lastschrift), Cor1 (SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Anlieferung) und B2B (SEPA-Firmenlastschrift). Hier hinterlegen Sie das Kennzeichen für Einmaleinzüge. Das Feld Einzugsart wird dann automatisch mit OOFF belegt. Wenn Sie zur Vollständigkeit oder zu Prüfzwecken auch die von Ihnen erteilten Mandate anlegen, können Sie hier die Gläubiger ID des Kreditors eintragen. Sie wird dann ins FiBu-Buchblatt bzw. in die Bankkontoauszugszeile zur manuellen Prüfung übernommen. Beim Buchen der zum Lastschrifteinzug gehörigen Zahlung wird dieses Feld automatisch gefüllt. In der Regel finden Sie hier das Datum des letzten Lastschrifteinzugs, in dem dieses Mandat zur Anwendung kam. Beim Buchen des Lastschrifteinzugs wird hier automatisch das SEPA- Fälligkeitsdatum der letzten Zahlung hinterlegt. Zeigt die laufende Nummer des Debitorenpostens der letzten SEPA- Zahlung, in der dieses Mandat verwendet wurde, an. Das Feld wird beim Lastschrifteinzug automatisch gefüllt und kann nicht manuell bearbeitet werden. Optionen sind: FRST erster Einzug RCUR..Folgeeinzug FNAL..letzter Einzug OOFF..Einmaleinzug Müssen Sie aufgrund einer Rücklastschrift die Einzugsart von RCUR auf FRST zurücksetzen, so nutzen Sie bitte die Funktion Einzugsart auf FRST setzen. Es ist nicht erforderlich, den Status zurückzusetzen und das Mandat erneut freizugeben. Hier können Sie mandatsspezifisch hinterlegen, welchen Text Sie für das Schreiben zur Mandatserteilung nutzen wollen. Sie haben Zugriff auf akquinet dynamic solutions GmbH Seite 73 von 114

74 Anz. Archivierter Versionen Änderungen (offen/verarb.) Freigegeben alle in der Mandatserteilung hinterlegten Texte. Wenn Sie den Code leer lassen, wird der Wert aus der Zahlungsverkehr Einrichtung herangezogen. Typische Anwendungsbeispiele für gesonderte Schreiben sind Debitoren, bei denen das Bankkonto einen abweichenden Kontoinhaber hat. Dieses Feld wird automatisch gefüllt. Bei jeder Mandatsfreigabe und bei jeder gebuchten SEPA-Zahlung, die sich auf dieses Mandat bezieht, entsteht eine neue Mandatsversion. Sie können von hier direkt in die Übersicht der archivierten Altversionen des Mandats verzweigen. Sie können hier zudem sehen, ob die Mandatsversion programmseitig erzeugt oder durch manuelle Änderungen entstanden ist. Zu Informationszwecken wird Ihnen hier die Anzahl der zum Mandat vorhandenen Änderungsmeldungen angezeigt; hier wird nach unverarbeiteten Änderungen (offen) und bereits verarbeiteten unterschieden. Änderungsmeldungen werden Ihnen in einem separaten Kapitel weitergehend erläutert. Dieses Kennzeichen wird automatisch gesetzt, sobald das Mandat über die Funktion freigeben geprüft wurde. Mandat gültig ab Mandat gültig bis Hinterlegen Sie hier, ab wann das Mandat gültig ist. Dieses Feld wird automatisch gefüllt. Der Wert ergibt sich entweder aus einer Addition von 36 Monaten auf den Wert im Feld Mandat gültig ab oder nach bereits erfolgten Einzügen auf den Wert im Feld Datum akquinet dynamic solutions GmbH Seite 74 von 114

75 Mandat gültig bis (manuell) Mandat gültig Widerruf Datum Widerruf Grund Ausgangsbelegdatum der Mandatserteilung Gesperrt durch Debitorenposten gesperrt durch Nächster Einzug ist letzter Letzter Einzug ausgeführt Übertragen auf Mandat Übertragungsdatum Übertragen durch Benutzer ID letzter Einzug. Wenn durch eine Kündigung oder eine sonstige Beendigung des Mandats dieses seine Gültigkeit verliert, kann hier manuell ein Datum zum Ende der Gültigkeit hinterlegt werden. Der Wert dieses Feldes hat Vorrang vor dem Inhalt des Feldes Mandat gültig bis. Dieses Kennzeichen wird automatisch beim Freigeben des Mandats gesetzt. Sobald ein Mandat ungültig wird, wird die zugehörige Nummer aus den noch vorhandenen offenen Posten gelöscht. Wird ein Mandat widerrufen, so ist hier das zugehörige Datum zu hinterlegen. Hier können Sie aus der zugehörigen Tabelle den Widerrufsgrund auswählen. Wenn Sie das Schreiben für die Mandatserteilung aus NAV drucken, wird hier das Druckdatum gespeichert. Wenn Sie mit Microsoft Dynamics NAV Rücklastschriften verarbeiten, können Sie in der Tabelle Textschlüsselergänzungen hinterlegen, dass das Mandat bei Auftreten einer Rücklastschrift automatisch gesperrt wird. In diesem Fall wird das Feld programmseitig mit dem Wert Rücklastschrift gefüllt. Nach Bearbeitung der Rücklastschrift können Sie das Mandat über Status zurücksetzen und Löschen der Sperre wieder zur Nutzung freigeben. Hier finden Sie den Zahlungsposten, der durch die Rücklastschrift gesperrt ist. Setzen Sie die Option auf JA, so dass die Einzugsart automatisch auf FNAL gesetzt wird und die offenen Debitorenposten aktualisiert werden. Wenn Sie Zahlungen im Zahlungseingangsbuchblatt als letzter Einzug zum Mandat gebucht werden, wird diese Option automatisch auf JA gesetzt. Das Mandat wird dann parallel als ungültig gekennzeichnet. Dieses Feld wird programmseitig mit einer Mandatsnummer gefüllt, sobald das Mandat auf ein anderes Mandat übertragen wird. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel zu den Mandatsänderungen. Dieses Feld wird programmseitig mit dem Übertragungsdatum gefüllt, sobald das Mandat auf ein anderes Mandat übertragen wird. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel zu den Mandatsänderungen. Dieses Feld wird programmseitig mit der ID gefüllt, sobald das Mandat auf ein anderes Mandat übertragen wird. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel zu den Mandatsänderungen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 75 von 114

76 6.4.2 Drucken von Mandaten Nach dem Anlegen eines Mandates müssen Sie es anschließend drucken. Es ist möglich, unterschiedliche Schreiben zur Mandatserteilung zu hinterlegen und für den Druck zu nutzen. Verwenden Sie für die Texte die Tabelle Mandatserteilung Texte, die Sie in der Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr finden: Gestalten Sie die Texte unter Verwendung folgender Platzhalter: %1 Firmenname %2 Gläubiger-ID %3 Mandatsnummer %4 IBAN %5 Konto Inhaber Name (Sonst Name) %6 Konto Inhaber Name 2 (Sonst Name 2) %7 Konto Inhaber Adresse (sonst Adresse) %8 Konto Inhaber Adresse 2 (sonst Adresse 2) %9 Konto Inhaber PLZ (sonst PLZ) akquinet dynamic solutions GmbH Seite 76 von 114

77 %10 Konto Inhaber Ort (sonst Ort) %11 Einzelmandat: Einmalig eine Zahlung sonst Zahlungen %12 Einzelmandat: Lastschrift, sonst Lastschriften %13 SWIFT Code %14 Name der Debitorbank %15 Name des Debitors Muster für Schreiben zur Mandatserteilung finden Sie unter schaft.de/uploads/media/120720_dk_beispiele_muster_sepa_lastschriftmandat-sdd_basis- Core_ pdf Die Schreiben zur Mandatserteilung drucken Sie direkt aus dem Mandat heraus über Mandat/ Mandatserteilung drucken oder als Stapel über Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr/ Mandate drucken. Setzen Sie die entsprechenden Filter und wählen Sie dann OK. Sofern Sie Kopien benötigen, können Sie deren Anzahl wählen. Zum Druck können Sie aus den Ihnen zur Verfügung stehenden Druckern wählen Freigeben von Mandaten und Mandatsversionen Damit ein Mandat aktiv genutzt werden kann, muss es den Status Freigegeben haben. Im Rahmen des Freigabeprozesses wird geprüft, ob eine Mandatsnummer und ein gültig ab-datum vorhanden sind. Nach der Freigabe sind Änderungen an diesen Feldern nicht mehr möglich. Sollten Sie dennoch Änderungen durchführen müssen, ist ein Zurücksetzen des Status erforderlich (Ausnahme: Änderungen der Einzugsart werden über eine gesonderte Funktion durchgeführt). Jede Änderung wird protokolliert, indem bei der Mandatsfreigabe automatisiert eine neue Version des Mandats angelegt wird. In der Version wird jeweils im Feld Manuelle Änderung ersichtlich, ob die Änderung durch den Anwender erzeugt wurde oder durch das Buchen eines Lastschriftlaufes entstanden ist. Das Freigeben und Zurücksetzen von Mandaten führen Sie über Start/ Freigeben bzw. Start/ Status zurücksetzen durch. Mandate können nach der ersten Nutzung in einem Lastschrifteinzug nicht mehr gelöscht werden. Beim Buchen der Zeilen des Einzugs wird in der Mandatskarte das Datum des letzten Einzugs aktualisiert und eine neue Mandatsversion wird angelegt Löschen von Mandaten Bis zur ersten Nutzung eines Mandats in einem Lastschrifteinzug kann es gelöscht werden. Nach dem Druck des Mandatserteilungsschreibens wird allerdings aus Sicherheitsgründen erst nach erneuter Nachfrage gelöscht. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 77 von 114

78 6.4.5 Ändern von Mandatsnummern Die Mandatsnummer kann nur so lange geändert werden, wie das Mandat noch nicht gültig ist. Sobald eine Version des Mandats vorhanden ist, ist eine Änderung der Nummer nicht mehr möglich. Sollten Sie nach bereits erfolgtem Einzug dennoch eine Änderung der Nummer vornehmen müssen, informieren Sie sich bitte zum Vorgehen im Kapitel zu den Änderungsmeldungen. 6.5 Änderungsmeldungen zum Mandat In den SEPA-XML-Dateien haben Sie die Möglichkeit, Änderungsmeldungen zum Mandat an Ihre Bank zu übermitteln. Für die folgenden Fälle ist es nicht nötig, ein komplett neues Mandat einzuholen: Änderung des eigenen Firmennamens Änderung der Gläubiger-ID Änderung des im Mandat hinterlegten Bankkontos Änderung der Mandatsnummer, die z.b. durch eine neue Nummernlogik begründet ist. Bitte berücksichtigen Sie, dass nicht alle möglichen Änderungen gleichzeitig durchgeführt werden sollen. Insbesondere bei der Änderung des Bankkontos ist Vorsicht geboten, da das Mandat hier auf die Einzugsart FRST zurückgesetzt wird. Stimmen Sie sich in jedem Fall vor der Durchführung von Änderungen mit Ihrer Hausbank ab und führen Sie ggf. einen Testlauf durch. Änderungen an Mandaten werden durch die Erzeugung von Mandatsänderungsposten vorgenommen, die Sie nach erfolgter Änderung auch auf der Mandatskarte über verzweigen auf den Feldern Mandatsänderungen und Mandatsänderungen verarbeitet einsehen können. Hier ist es auch möglich, Änderungen vor der Verarbeitung zu sperren bzw. bei Bedarf wieder zu aktivieren. Lfd. Nr. Hier sehen Sie die automatisch vergebene, fortlaufende Nummer des Änderungspostens. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 78 von 114

79 Einrichtungsdatum Benutzer ID Art der Änderung Alter Wert Neuer Wert Bankkonto Offen Übertragungsdatum Zahlungsdatei Nr. Gesperrt Gesperrt durch Benutzer-ID Hier steht das Datum, an dem der Mandatsänderungsposten erzeugt wurde. Der Benutzer, der den Posten erzeugt hat, wird hier angezeigt. Programmseitig wird dokumentiert, welche Art von Änderung am Mandat angelegt wurde. Optionen sind Gläubiger ID, Firmenname, Mandats-Nr. und IBAN. Die Art der Änderung wird in die XML-Datei übernommen. Hier sehen Sie den bisherigen Wert des veränderten Parameters. Hier sehen Sie den aktualisierten Wert des Parameters. In diesem Feld erfolgt ausschließlich dann eine Eintragung, wenn Sie die Gläubiger ID im Mandat ändern und mehrere Gläubiger-IDs in Ihrem Unternehmen verwenden. Enthalten ist dann das zur ID gehörige Bankkonto. Sobald die Änderung mittels XML-Datei an die Bank übertragen wurde, ist hier das Kennzeichen NEIN gesetzt. Vor der Übertragung steht der Wert auf JA. Hier sehen Sie das Datum, an dem die Änderung in die XML-Datei geschrieben wurde. Hier sehen Sie die Nummer der Datei, mit der die Änderung übertragen wurde. Stellen Sie fest, dass es zu einer erfassten Mandatsänderung noch Klärungsbedarf gibt oder dass die Änderung (noch) nicht übertragen werden soll, so setzen Sie den Eintrag auf JA. Diesen Eintrag können Sie jederzeit wieder entfernen und so die Änderung zur Übertragung freigeben. Hier sehen Sie, wer das Kennzeichen im Feld Gesperrt gesetzt hat. Änderungsposten werden durch eigene Funktionen erzeugt. Erfasste Änderungsinformationen werden genau einmal an die Bank übergeben. Sofern Sie die Übertragung sperren möchten, rufen Sie die entsprechenden Änderungsposten auf und verwenden Sie Start/ Vorgang/ Sperren. Sie haben dann die Auswahl, ob Sie nur einen oder alle im Filter befindlichen Posten gleichzeitig von der Übertragung ausnehmen möchten: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 79 von 114

80 Gesperrte Posten können Sie jederzeit mit Start/ Vorgang/ Freigeben zur Übertragung freischalten. Hinweis Da jede Änderungsmeldung unabhängig von der Art der Änderung jeweils genau einmal an die Bank übergeben werden darf, kann der Fall auftreten, dass nicht alle Belege zum Lastschrifteinzug vorgeschlagen werden, da mehrere Zahlungsblöcke innerhalb der Datei entstehen würden (Beispiel: Es sind 7 Rechnungen mit entsprechender Fälligkeit vorhanden, aber nur 6 werden jeweils zu einem Block zusammengefasst. Eine Rechnung wird dann nicht zum Einzug vorgeschlagen.) In diesem Fall erfolgt ein Hinweis, mit dem Sie aufgefordert werden, zunächst den Lastschriftvorschlag komplett abzuschließen und dann einen weiteren Vorschlag zu starten Änderungsfunktionen Ändern von Gläubiger-ID oder Firmennamen Verzweigen Sie in die Zahlungsverkehr Einrichtung und verwenden Sie dort die Aktion SEPA Daten ändern: Unter Aktuelle Daten sehen Sie den in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Wert für die Gläubiger-ID; haben Sie mehrere Gläubiger-IDs, so können Sie zur Änderung diese Funktion auch aus dem jeweiligen zugehörigen Bankkonto aufrufen. Für den Firmennamen wird Ihnen der in den Firmendaten hinterlegte Wert angezeigt. Geben Sie die zu ändernden Werte unter Neue Daten ein und wählen Sie dann die Aktualisierungsoption aus: Aktualisieren Sie nur den Firmennamen und/oder die Gläubiger-ID in den jeweiligen Feldern (s.o.), oder erzeugen Sie parallel für alle gültigen Mandate mit der Einzugsart RCUR die zugehörigen Mandatsänderungsposten. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 80 von 114

81 Ändern des Bankkontos Wenn sich die Bankverbindung des Kunden ändert, benötigen Sie kein neues Mandat. Gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie ein neues Bankkonto für den Debitor an. Setzen Sie den Status des betreffenden Mandats zurück. Ordnen Sie dem Mandat das neue Bankkonto zu. Programmseitig erhalten Sie den Hinweis Bestätigen Sie mit JA, sofern Sie die Änderung tatsächlich vornehmen wollen. Sofern für das gleiche Mandat noch weitere Änderungsposten offen sind, erhalten Sie die folgende Meldung: Geben Sie in diesem Fall das Mandat zunächst wieder frei und übertragen oder sperren Sie die offenen Änderungsposten. Im Anschluss daran können Sie dann die Änderung des Bankkontos durchführen. Ändern der Mandatsnummer Um die Mandatsnummer zu ändern, wählen Sie das entsprechende Mandat aus und nutzen die Funktion Mandat/ Mandat übertragen. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit JA: Das vorhandene Mandat wird auf ungültig gesetzt und es wird automatisch ein neues Mandat mit identischen Eigenschaften und Werten erzeugt. Dieses erhält entsprechend der Regeln entweder die nächste freie Mandatsnummer aus dem zugeordneten Nummernkreis oder die Nummer des Debitors. Zur Verwendung der Debitoren- als Mandatsnummer beachten Sie bitte, dass in der Zahlungsverkehr akquinet dynamic solutions GmbH Seite 81 von 114

82 Einrichtung das entsprechende Suffix mit Länge und Trennzeichen hinterlegt sein muss und dass dort die Option Doppelte Mandate zulassen aktiviert sein muss. 6.6 Übergang von der DTA-Lastschrift zur SEPA-Lastschrift Wenn Sie bereits mit dem Lastschriftverfahren gearbeitet haben und Ihnen die Einzugsermächtigungen der Kunden in Papierform vorliegen, ist die Nutzung des SEPA-Einzugs möglich, ohne dass ein neues Mandat einzuholen wäre. Legen Sie in diesem Fall je Teilnehmer am Lastschriftverfahren die Mandate in Dynamics NAV an und teilen Sie den Kunden die Umstellung auf das SEPA-Verfahren unter Angabe von Gläubiger ID, Mandatsnummer und Bankverbindung(en) mit. Die Mandate können Sie automatisiert auch als Stapellauf anlegen Mandate für Debitoren erstellen Einzelne Mandate erstellen Sie im Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr/ Mandate für Debitoren erstellen; die alternativ zu verwendende Stapelanwendung finden Sie unter Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr/ Mandate für Debitoren erstellen. Wählen Sie die benötigten Optionen: Nummernserie Debitorennr. für Mandat verw. Hinterlegen Sie hier, aus welcher Nummernserie die Mandatsnummer bei der automatischen Nummernvergabe ermittelt werden soll. Lassen Sie das Feld hier leer, wird die Nummernserien aus der Zahlungsverkehr Einrichtung verwendet. Tragen Sie hier ein JA ein, wenn Sie die Debitorennummer als Mandatskennung verwenden wollen. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie für diese Option zuvor in der Zah- akquinet dynamic solutions GmbH Seite 82 von 114

83 Mandatsart Mandatserteilung Code Mandat gültig ab Bankkonto für Gläubiger ID Mandat freigeben und drucken Einzelmandat Nur ein Mandat pro Bank zulassen lungsverkehr Einrichtung die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben müssen. Wählen Sie aus den Optionen Core, COR1 und B2B. Alle angelegten Mandate erhalten diese Mandatsart. Für die Option COR1 werden nur Mandate angelegt, wenn die Debitorenbankverbindung im Inland liegt (Ländercode leer oder Eintrag des Ländercodes der Bankverbindung identisch mit dem Ländercode in den Firmendaten). Hier kann per Code das zu verwendende Mandatserteilungsschreiben ausgewählt werden. Lassen Sie das Feld leer, so wird das in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Schreiben verwendet. Für die Debitoren wird ab diesem Datum das SEPA-Verfahren angewendet. Der Wert wird in das Feld Mandat gültig ab in den angelegten Mandaten übernommen. Hier darf ausschließlich in dem Fall ein Bankkonto hinterlegt werden, wenn Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung angegeben haben, dass mit mehreren Gläubiger-IDs gearbeitet wird. Über die Wahl des Bankkontos wird der Andruck der zugehörigen Gläubiger-ID im Mandatserteilungsschreiben gesteuert. Wählen Sie aus den folgenden Optionen: Freigeben: Für die gewählten Debitoren wird ein Mandat für die erste gefundene Bankverbindung angelegt und freigegeben. Bitte beachten Sie: Wenn Sie mit der Option Doppelte Mandate zulassen arbeiten, wird für jede Bankverbindung des Debitors ein Mandat erzeugt und freigegeben. Freigeben und drucken: Nach dem Anlegen des / der Mandat(e) werden die zugehörigen Schreiben gedruckt. Alle angelegten Mandate erhalten den Zusatz Einzelmandat. Diese Option bewirkt, dass für Debitoren, bei denen bereits ein gültiges Mandat existiert, kein weiteres angelegt wird, auch wenn laut Zahlungsverkehr Einrichtung Doppelte Mandate zulassen gesetzt ist Übergang von Core auf COR1 Wenn Sie bereits Core-Mandate verwenden und für den inländischen Einzug auf COR1 umstellen möchten, kann dies als Stapelverarbeitung erfolgen. Wählen Sie dazu die periodischen Aktivitäten/ Zahlungsverkehr im Bereich Finanzmanagement und nutzen Sie die Funktion Core zu COR1 ändern. Filtern Sie die umzustellenden Mandate entsprechend und berücksichtigen Sie, dass nur Debitoren mit inländischer Bankverbindung (Bank enthält im Ländercode leer oder den in den Firmendaten hinterlegten Ländercode). akquinet dynamic solutions GmbH Seite 83 von 114

84 6.7 Debitorenposten In die Tabelle Debitorenposten wurden fünf zusätzliche Felder integriert, die beim Buchen von Rechnungen und oder Gutschriften automatisch gefüllt werden. Möchten Sie die Funktion für weitere Belegarten nutzen, so schalten Sie diese in der Zahlungsverkehr Einrichtung im Register Mandate frei. Einzugsdatum Datum Pre-Notification Mandatsnummer Fälligkeitsdatum SEPA Mandat Einzugsart Das Datum wird bei der Buchung von Rechnungen / Gutschriften anhand der Vorschriften aus der Zahlungsverkehr Einrichtung automatisch ermittelt. Es ist das Datum, an dem die Einzüge an die Bank übergeben werden müssen. Es wird aktualisiert, sobald Sie eine SEPA-Zahlung buchen und die Einzugsart des zugehörigen Mandates sich dadurch von FRST auf RCUR ändert, oder wenn Sie das Fälligkeitsdatum SEPA bzw. das Datum Pre-Notification ändern. Der Lastschriftvorschlag wertet dieses nicht editierbare Feld aus. Hier finden Sie das Erstelldatum der Pre-Notification. Je nach Einrichtung des Moduls Zahlungsverkehr ist dies das Buchungs- oder das Belegdatum der Rechnung / Gutschrift. Das Feld ist editierbar. Hier finden Sie das zum Zeitpunkt der Buchung gültige Mandat. Verwenden Sie mehrere Mandate pro Debitor, so verwendet Dynamics NAV automatisch das erste gültige. Dieses Feld ist editierbar. Integrieren Sie die Nutzung mehrerer Mandate durch eine Zusatzprogrammierung im Buchungsprozess. Hier wird das Fälligkeitsdatum für den SEPA-Lastschrifteinzug berechnet. Je nach Einstellung in der Zahlungsverkehr Einrichtung basiert die Berechnung auf dem Buchungs- oder dem Belegdatum der Rechnung / Gutschrift zuz. der Anzahl Tage Pre-Notification oder es entspricht dem Fälligkeitsdatum des Belegs (Option: Zahlungsbedingen berücksichtigen aus der Zahlungsverkehr Einrichtung). Hier wird die aktuelle Einzugsart aus dem verwendeten Mandat übernommen. Das Feld wird aktualisiert, wenn sich der Eintrag im gleichnamigen Feld des Mandates ändert. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 84 von 114

85 Die Felder Datum Pre-Notification, Fälligkeitsdatum SEPA und Mandatsnummer können editiert werden. Wird der Inhalt eines der Felder geändert, so wird automatisiert eine Neuberechnung des Einzugsdatums angestoßen. Gleiches erfolgt auch bei der programmseitigen Änderung im Feld Einzugsdatum. Hinweis Bitte berücksichtigen Sie, dass alle Datumsfelder neu berechnet werden, sobald Sie das Mandat ändern. Wenn Sie die Fälligkeit der SEPA-Lastschrift ändern wollen, muss nach den gültigen Vorschriften eine erneute Information des Kunden (Pre-Notification) erfolgen. Damit ein geändertes Fälligkeitsdatum nicht verloren geht ändern Sie bitte zwingend das Feld Fälligkeitsdatum (nicht: Fälligkeitsdatum SEPA), wenn Sie mit der Option Zahlbedingungen berücksichtigen arbeiten. 6.8 Debitor-SEPA-Lastschriftvorschlag Bevor Sie zum ersten Mal einen SEPA-Lastschriftvorschlag erstellen legen Sie fest, wann Sie grundsätzlich Lastschrifteinzüge machen wollen. Sie werden eine optimale Arbeitsweise erreichen, wenn Sie werktäglich Lastschrifteinzüge erzeugen. Legen Sie einen Kalender mit Sonn- und Feiertagen an und ordnen Sie diesen in der Zahlungsverkehr Einrichtung zu. Sofern Sie aus lizenztechnischen Gründen nicht mit dem Standardkalendarium arbeiten, können Sie den Zahlungsverkehr Kalender unter Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr verwenden. Der SEPA-Lastschriftvorschlag wird Ihnen auch Posten vorschlagen, deren Einzugsdatum überschritten ist bzw. bei denen das Mandat nicht mehr gültig ist. Beide Fehler werden Ihnen in der entsprechenden Buch.-Blattzeile in Form von Optionen angegeben. Posten ohne Mandatsnummer werden nicht zum Einzug vorgeschlagen. Der Lastschriftvorschlag wurde so angepasst, dass Sie den Vorschlag anhand des Feldes Einzugsdatum in den Debitorenposten abfragen können. Die Sortierung der Zeilen im Buchblatt wurde dahingehend geändert, das sie nach Einzugsdatum, Einzugsart und Debitor erfolgt, damit der vorgeschriebene Dateiaufbau erziel werden kann. Es müssen somit nicht zwingend alle Posten eines Debitors untereinanderstehen, wenn ein Lastschriftvorschlag für mehrere Einzugsdaten erfolgt. Bitte beachten Sie: Sollten Sie manuell Zeilen ergänzt haben, können Sie die benötigte Sortierung über das Debitor Zahlungseingangsbuchblatt über Aktion/ Zeilen neu sortieren (SEPA) durchführen. Bei der Erstellung der Vorschlagsliste und der Dateierzeugung wird diese programmseitig hergestellt. Bitte starten Sie auch niemals in einem bereits gefüllten Buchblatt einen weiteren Vorschlag! Löschen Sie zuvor den ganzen Vorschlag und erstellen Sie dann einen komplett neuen Vorschlag. Zur Erstellung des Vorschlags filtern Sie zunächst die Debitoren wie gewohnt. Setzen Sie den entsprechenden Filter, falls Sie ausschließlich Debitoren mit Saldo > 0 einbeziehen wollen. Zusätzlich kann nach diversen Feldern aus den Posten gefiltert werden, z.b. nach Belegnummern oder Belegarten. Nutzen Sie weitere Optionen: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 85 von 114

86 Filter Fälligkeitsdatum SEPA Einzugsdatum Mandatsart Einzugsart Optionen Buchungsdatum Es werden alle Debitorenposten mit Fälligkeitsdatum SEPA kleiner oder gleich dem angegebenen Datum im Vorschlag berücksichtigt. Wenn Sie nach dem Fälligkeitsdatum SEPA filtern, muss das Feld Einzugsdatum leer bleiben. Es werden alle Debitorenposten mit Einzugsdatum kleiner oder gleich dem angegebenen Datum im Vorschlag berücksichtigt. Wenn Sie nach dem Einzugsdatum filtern, muss das Feld Fälligkeitsdatum SEPA leer bleiben. Mittels dieser Option filtern Sie die Posten nach den verwendeten Mandatsarten Core, COR1 und B2B. Die parallele Einbeziehung mehrerer Mandatsarten ist nicht zulässig. Setzen Sie hier keinen Filter, so wird pro enthaltener Einzugsart ein eigener Payment Information-Block in die SEPA-XML-Datei geschrieben. Dieses Vorgehen ist nach der Datensatzbeschreibung für die SEPA-Dateien zulässig. Bitte beachten Sie: Wollen Sie die Datei per HBCI übertragen, darf diese nur einen einzigen Block enthalten. Erstellen Sie in diesem Fall pro Einzugsart eine eigene Datei. Das hier eingegebene Datum wird als Buchungsdatum für die Buchblattzeilen verwendet. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 86 von 114

87 Gegenkontoart Gegenkontonr. Fälligkeitsdatum SEPA überschreiben Fälligkeitsdatum SEPA Gutschrift Verarbeitung Saldenprüfung Soll aus dem Lastschriftvorschlag eine Datei erzeugt werden, so müssen Sie hier die Option Bankkonto wählen. Hier wird die Nummer des Bankkontos hinterlegt, dem die eingezogenen Posten gutgeschrieben werden sollen. Dieses Konto kann im Rahmen der Dateierzeugung noch verändert werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Leer: Es wird das in den Debitorenposten enthaltene Fälligkeitsdatum SEPA in die Buchblattzeilen übertragen. Fest: Im Feld Fälligkeitsdatum SEPA ist das Datum einzutragen, an dem die Posten eingezogen werden sollen. Es wird in der SEPA-Datei als Ausführungsdatum eingetragen. Achten Sie darauf, dass das Datum weder auf ein Wochenende noch auf einen Feiertag fällt. Target2: Das in den Debitorenposten enthaltene Fälligkeitsdatum SEPA wird verwendet. Es erfolgt jedoch zusätzlich eine Prüfung, ob es auf einen Sonn- oder Feiertag fällt (pflegen Sie hierzu das Kalendarium in der Zahlungsverkehr Einrichtung). In diesen Fällen wird das Datum auf den nächsten Bankarbeitstag gesetzt und in der Buchblattzeile angezeigt. Eine Änderung im Debitorenposten erfolgt nicht. Hier kann ein für alle im Vorschlag enthaltenen Posten zu verwendendes Fälligkeitsdatum SEPA eingetragen werden. Diese Möglichkeit können Sie nur nutzen, wenn Sie zuvor im Feld Fälligkeitsdatum SEPA überschreiben die Option Fest ausgewählt haben. Wählen Sie für die Verarbeitung von Gutschriften im Lastschriftvorschlag aus den folgenden Optionen: Standard: Gutschriften werden entsprechend ihres Fälligkeitsdatum SEPA aus dem zugehörigen Debitorenposten verarbeitet. Automatisch zuordnen: Gutschriften werden unabhängig von ihrem Fälligkeitsdatum SEPA den DD-Blöcken der Lastschriftdatei zugeordnet. Dabei wird die in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegte Anzahl von zu einer Zahlung zusammenzufassenden Belege berücksichtigt (Feld Anzahl Posten (Zahlungsposition)). Es werden ausschließlich dann Belege vorgeschlagen, wenn dies zu einem Einzug führt. Wählen Sie aus den folgenden Optionen: Lastschriftvorschlag: Es werden ausschließlich dann Posten vorgeschlagen, wenn für den Debitor ein Einzug möglich ist. Keine: Dieses Vorgehen entspricht der alten Option mit Überhang. Es werden auch Debitoren vorgeschlagen, die einen umgekippten Saldo haben; dies macht in der Regel ein Nachbearbeiten des Vorschlags notwendig. Nach der Erstellung eines Lastschriftvorschlags ist es möglich, Buchblattzeilen zu ändern. Neu ist die Möglichkeit, auch das Fälligkeitsdatum SEPA noch anzupassen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 87 von 114

88 Überprüfen Sie den Vorschlag aus dem Zahlungseingangs-Buchblatt heraus in Form einer Zahlungsvorschlagsliste Lastschrift SEPA mit den folgenden Optionen: Ausgabe externe Belegnummer Details drucken Zwischensummen pro SEPA Fälligkeitsdatum Anstelle des Feldes Ausgleich mit Belegnummer wird die externe Belegnummer des ausgeglichenen Postens angegeben. Wählen Sie die Option JA, so werden die Debitorenposten einzeln angegeben, im anderen Fall erhalten Sie je Debitor eine Summe. Wenn Sie die Option Details drucken gewählt haben, können Sie sich mit dieser Auswahl pro Debitor und SEPA-Fälligkeitsdatum eine Zwischensumme angeben lassen. 6.9 Debitor-SEPA-Lastschriftdatei erstellen Zur Erstellung der Debitor-Lastschriftdatei verzweigen Sie in das Zahlungseingangs-Buchblatt, in dem Sie den Lastschriftvorschlag erstellt haben. Wählen Sie Aktion/ Debitor SEPA Lastschriftdatei und nutzen Sie die Filter nach Bedarf. Beim SEPA-Lastschrifteinzug werden in der Datei mehrerer Payment Information-Blöcke geschrieben. In einem Block werden immer die Zahlungen zusammengefasst, die das gleiche Fälligkeitsdatum und die gleiche Einzugsart haben. Das Ausführungsdatum der Datei wird dem Feld SEPA Fälligkeitsdatum aus den Debitorenposten entnommen. Alle erzeugten Lastschriftvorschläge werden in den Zahlungsposten protokolliert; dort können Sie genau wie bei kreditorischen Zahlungen - Dateien erneut erstellen und Reports gedruckt werden. Die Dateierstellung bricht ab, wenn in den Zahlungszeilen ein ungültiges Mandat enthalten ist. Prüfen Sie vor dem Erstellen der Datei durch entsprechendes Filtern, ob es solche Zeilen gibt. In die Buchblattzeilen wurden zu diesem Zweck die folgenden Felder integriert: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 88 von 114

89 Fälligkeitsdatum SEPA Mandats-Einzugsart Mandat ungültig Einzugsdatum abgelaufen Hier wird das SEPA Fälligkeitsdatum des zu zahlenden Beleges übernommen. Hier wird die Einzugsart des zugehörigen Mandats angezeigt. Sobald es Zeilen mit unterschiedlicher Einzugsart gibt, wird je Einzugsart in der Datei ein eigener Block geschrieben. Beim Erstellen der Zahlungszeilen für die Datei wird erneut die Gültigkeit der betreffenden Mandate geprüft. Sofern ein ungültiges Mandat identifiziert wird, wird die Dateierstellung abgebrochen. Wird Ihnen hier JA angezeigt, so ist das Einzugsdatum des zugehörigen Belegs bereits überschritten. Die Bank bekommt den Beleg also zu spät geliefert, als das sie das angegebene SEPA Fälligkeitsdatum noch realisieren könnte und wird diese Datei im Normalfall nicht verarbeiten. Bearbeiten Sie die Datei nach, um eine Ablehnung durch die Bank zu verändern. Bitte beachten Sie, dass die Posten mit abgelaufenem Einzugsdatum nicht zum Abbruch der Dateierstellung führen Zahlungsavis Wenn Sie in der Zahlungsverkehr Einrichtung die Option Mit Begleitbrief (SEPA Deb Lastschrift) haben, das Feld Anzahl Posten (Avis Debitor Lastschrift) nutzen oder in einem der verarbeiteten Debitoren eine entsprechende Information hinterlegt haben, erhalten Sie bei der Erstellung von Lastschriftdateien evtl. folgende Meldung: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 89 von 114

90 In diesem Fall werden für einen oder mehreren Debitoren statt der Einzelposten nur Sammel-Einzugsposten an die Bank übermittelt. Die Einzelpositionen erscheinen stattdessen auf einem gesonderten Zahlungsavis. Bleiben Sie zum Druck der Avise im Debitor Zahlungs-Eingangsbuchblatt und wählen Sie die Aktion Zahlungen/ Zahlungsavis. Wählen Sie hier die Datei aus, zu der Sie die Avise ausdrucken möchten; vorgeschlagen wird die Nummer der zuletzt erstellten Datei. Sofern Sie mit der Option Zahlungen für Dritte zulassen arbeiten, können Sie Sammelavise für diejenigen Debitoren erstellen, die über das gleiche Mandat abgerechnet werden. Nachfolgend finden Sie ein Muster für ein Zahlungsavis: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 90 von 114

91 7 PRÜFEN VON KREDITORISCHEN MANDATEN Wenn Sie kreditorische Mandate angelegt haben, können Sie beim Einlesen von Kontoauszügen bzw. bei der manuellen Erfassung von Auszugszeilen über die Fibu-Buchblätter prüfen lassen, ob zu dem offenen Kreditorenposten ein gültiges Mandat vorhanden ist. Sofern Sie die Anwendung Verarbeiten Kontoauszüge nutzen und mit der Option kreditorische Mandate prüfen aus der Zahlungsverkehr Einrichtung arbeiten, wird beim Ausgleichen eines Kreditorenpostens in der Bankabstimmungszeile über ein Merkmal angezeigt, ob ein gültiges Mandat gefunden wurde. Zudem wird dann die Mandatsnummer in die Abstimmungszeile eingetragen, und die Gläubiger ID wird angezeigt, sofern Sie diese im Mandat hinterlegt haben. Falls Sie die Auszüge manuell erfassen legen Sie dazu ein Buchblatt an und setzen Sie im Feld Kreditorische Mandate prüfen die Option JA. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 91 von 114

92 Nun wird beim Eintrag eines Kreditors ebenfalls auf das Vorhandensein eines gültigen Mandates geprüft. Das Ergebnis sehen Sie in der jeweiligen Buchblattzeile in den Feldern Mandat ungültig und Mandatsnummer. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 92 von 114

93 8 IBAN HIN/RÜCK Das Modul Zahlungsverkehr und SEPA für Microsoft Dynamics NAV beinhaltet zur IBAN-Berechnung wie zuvor bereits ausgeführt ausschließlich die Standard-Regeln. Da viele Ausnahmeregelungen existieren haben wir die Möglichkeit geschaffen, aus den Bankkonten von Debitoren und Kreditoren die Bankleitzahlen und Kontonummern im Format IBAN HIN auszulesen. Diese können Sie auf die Seite externer Dienstleister (z.b. IBAN-Service-Portal des Deutschen Bankenverlags, Zugang und Nutzungsbedingungen unter hochladen und dort gebührenpflichtig eine entsprechende IBAN Rückdatei erzeugen lassen. Diese enthält die umgerechneten Bankverbindungsdaten mit IBAN und SWIFT-Code. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 93 von 114

94 8.1 Export der Bankverbindungen Die Funktion IBAN HIN/RÜCK finden Sie unter Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr. Nutzen Sie die Aufgabe IBAN HIN Datei schreiben. Setzen Sie entsprechen Ihrer Anforderungen Filter auf die Debitoren- / Kreditorenbankkonten. Bitte beachten Sie: Das IBAN-Service-Portal rechnet ausschließlich deutsche Bankverbindungen um Sie sollten daher auch nur solche bereitstellen. Aus diesem Grund werden nur Bankverbindungen ausgelesen, deren BLZ gefüllt ist und nach Entfernen evtl. vorhandener Leerzeichen genau 8 Stellen enthält. Bankkontonummern, die länger als 10 Zeichen sind und / oder Buchstaben enthalten, werden ebenfalls nicht berücksichtigt. Vorgegeben durch das Portal darf eine IBAN HIN-Datei nur maximal Datensätze enthalten. Microsoft Dynamics NAV erzeugt daher beim Überschreiten von Datensätzen automatisch eine weitere Datei. Bitte berücksichtigen Sie dies beim Hochladen auf das Service-Portal: Hier ist jede Datei einzeln hochzuladen. 8.2 Import der IBAN RÜCK-Datei Laden Sie nach der Umwandlung der Bankverbindungen die entsprechende(n) IBAN RÜCK-Datei(en) aus dem Service-Portal herunter und verarbeiten Sie diese unter Abteilungen/ Finanzmanagement/ Periodische Aktivitäten/ Zahlungsverkehr mit der Aufgabe Import IBAN Rück Datei. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die korrekte Datei zum Import auswählen und nutzen Sie folgende Optionen: IBAN aktualisieren BIC/ SWIFT aktualisieren Setzen Sie den Wert auf JA, so werden evtl. bereits vorhandene IBAN überschrieben. Setzen Sie den Wert auf NEIN, so werden ausschließlich leere Felder gefüllt. Setzen Sie den Wert auf JA, so werden evtl. bereits vorhandene BIC/SWIFT-Codes überschrieben. Setzen Sie den Wert auf NEIN, so werden ausschließlich leere Felder gefüllt. Nach dem Einlesen und Verarbeiten der Daten können die diese im Archiv über IBAN Rück Import Historie einsehen und prüfen, ob Fehler vorhanden sind. Import Nr. Import Datum Kontoart Kontonummer Bankkonto Hier sehen Sie die Lfd. Nummer des IBAN RÜCK-Imports. Hier wird das Datum des Imports der IBAN RÜCK-Datei hinterlegt. Hier sehen Sie, ob es sich um ein Debitor- oder ein Kreditor-Konto handelt. Hier sehen Sie die Kontonummer des Debitors / Kreditors. Hier sehen Sie das betreffende Bankkonto. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 94 von 114

95 BLZ alt Bankkontonummer alt BIC neu IBAN neu Umstellungskennzeichen An Bankkonto übertragen Die an das Portal übermittelte BLZ wird angezeigt. Die an das Portal übermittelte Bankkontonummer wird angezeigt. Hier sehen Sie die berechnete BIC / SWIFT Code. Hier sehen Sie die berechnete IBAN. 00 und 01 geben an, dass die Umstellung problemlos erfolgt ist. Der Wert JA gibt an, dass IBAN und BIC in den Herkunftsdatensatz (also Debitor- / Kreditorbankkonto) zurückgeschrieben wurde. Hier wird das Feld IBAN/SWIFT geprüft programmseitig aus JA gesetzt. Filtern Sie anhand des Feldes an Bankkonto übertragen, ob es nach der Verarbeitung der IBAN RÜCK-Datei noch Bankverbindungen gibt, die nicht umgerechnet wurden. Diese Datensätze müssen Sie dann manuell anpassen. In der IBAN RÜCK-Datei ist ein Feld mit Fehlerkennzeichen enthalten. Microsoft Dynamics NAV verarbeitet ausschließlich Datensätze mit den Kennzeichen 00 oder 01. Diese Kennzeichen werden nur dann vergeben, wenn die Umrechnung der IBAN problemlos möglich war. Im Service-Portal finden Sie eine jeweils aktuelle Liste der möglichen Fehlerkennzeichen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 95 von 114

96 9 AUSLANDZAHLUNGSVERKEHR 9.1 Inhalte Dieses Kapitel führt Sie durch die Abwicklung des beleglosen Datenträgeraustausches im internationalen Zahlungsverkehr von der Einrichtung der benötigten Stammdaten bis zur Erstellung der Zahlungsdateien. Nutzen Sie den Auslandszahlungsverkehr für Zahlungsvorgänge mit Partnern in Ländern, die nicht dem SEPA-Raum angeschlossen sind. Bitte berücksichtigen Sie, dass ab der Version 2.7 der Anlage 3 DK mit dem DTAZV keine Meldesätze für Auslandsmeldungen mehr geschrieben werden dürfen. Deaktivieren Sie daher auf jeden Fall in der Zahlungsverkehr Einrichtung das Feld Meldung an die Bundesbank. Sofern Sie meldepflichtig sind aktivieren Sie die stattdessen zu verwendende Z4-Meldung und verfahren Sie, wie im zugehörigen Kapitel beschrieben. Auch die Standard EU-Überweisung nicht mehr möglich; die Zahlart 13 wurde daher blockiert. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 96 von 114

97 9.2 Stammdateneinrichtung Hier finden Sie ausschließlich die für die Nutzung des Auslandszahlungsverkehrs benötigten Stammdaten und Einrichtungsschritte. Alle anderen Einrichtungsschritte zur Nutzung des Zahlungsverkehr Inland & SEPA entnehmen Sie bitte den entsprechenden Kapiteln Stammdaten Zahlungsverkehr Verzweigen Sie über Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr in die Zahlungsverkehr Einrichtung. Rufen Sie das Register AZV auf: Auslandsdatei Nr Zahlungsdateiname AZV Pfad f. Ausgabe AZV Bundeslandnr. für AZV Maxbetrag für EU Standard ohne Meldeteil Maxbetrag für EU Standard mit Meldeteil Weisen Sie hier eine der eingerichteten Nummernserien für die Erzeugung von Zahlungsdateien im Auslandszahlungsverkehr zu. Unter dem hier angegebenen Dateinamen wird die Zahlungsdatei für den AZV erzeugt. Für den Datenträgeraustausch muss die Datei DATZV heißen. Geben Sie hier einen Vorschlagswert für den Pfad an, über den die Ablage der Exportdateien erfolgen soll. Tragen Sie hier die Nummer Ihres Bundeslandes entsprechend der Vorgaben des Statistischen Bundesamtes ein, wenn Sie meldepflichtig sind. Seit 2006 erheben die Banken für grenzüberschreitende Überweisungen in EURO bis zu einem Betrag von EUR die gleichen Gebühren wie für Inlandsüberweisungen in EURO. Damit Microsoft Dynamics NAV die Euro-Standardüberweisungen korrekt zuordnen kann, müssen Sie hier diesen Grenzbetrag eintragen. Für dieses Feld gelten die gleichen Ausführungen wie für das Feld Maxbetrag für EU Standard ohne Meldeteil, da es seit 2006 keine Unterscheidung mehr gibt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 97 von 114

98 ZA-Schlüssel für EU Standard ZA-Schlüssel für EU-Eilüberweisung Kreditor Auslandsbelegnummer Standard Kostenschlüssel Auslandszahlung Verwendungszweck Verwendungszweck Auslandsavis Meldung an Bundesbank Meldegrenze ab MW Leistung vorbelegen Dieser Schlüssel wird beim Clearing bis zur Version 2.6 der Anlage 3 DK an die Bank übertragen und dient zur Erkennung der EU-Standardüberweisung. Tragen Sie hier den Schlüssel 13 ein. Da diese Zahlart ab der Version 2.7 der Anlage 3 DK nicht mehr zulässig ist, müssen Sie in den für den AZV verwendeten Bankkonten die Option DTAZV 2.7 DK verwenden aktivieren. Stimmen Sie sich dazu mit Ihrer Bank ab. Dieser Schlüssel wird beim Clearing an die Bank übertragen und dient zur Erkennung der EU-Eilüberweisung. Tragen Sie hier den Schlüssel 11 ein. Wählen Sie hier aus den hinterlegten Nummernserien diejenige aus, die für den Export von Kreditorenzahlungen und die entsprechende Historie im AZV verwendet werden soll. Beim AZV fallen regelmäßig Gebühren an, deren Zahlung geregelt sein muss. Über die Hinterlegung eines Standard Kostenschlüssels als Vorschlagswert legen Sie diese Regelung fest, die im Einzelfall noch geändert werden kann: Transf. Auftraggeber/fremde Begünstigter: Die Gebühren werden gemeinsam von Auftraggeber und Zahlungsempfänger getragen. Alle Gebühren Auftraggeber: Die Gebühren trägt allein der Auftraggeber. Alle Gebühren Empfänger: Die Gebühren trägt allein der Zahlungsempfänger. Die Eintragungen in diesem Feld werden zur Erzeugung der Verwendungszwecke im AZV genutzt. Die zur Verfügung stehenden Parameter entsprechen denen des Zahlungsverkehr Inland. Die Eintragungen in diesem Feld werden zur Erzeugung der Verwendungszwecke bei Posten im AZV genutzt, die sich auf ein Avis beziehen. Die zur Verfügung stehenden Parameter entsprechen denen des Zahlungsverkehr Inland. Setzen Sie den Wert auf JA, so werden bei allen Zahlungen mit einem Wert größer der Meldegrenze ab MW Meldedaten in den DTAZV-Satz geschrieben. Bitte berücksichtigen Sie, dass seit dem die Banken die Meldungen nicht mehr für Sie ausführen. Tragen Sie hier den Wert für Überweisungen (in Mandantenwährung) ein, ab dem die gegenüber der Bundesbank meldepflichtig sind. Ein Eintrag in diesem Feld ist nur dann notwendig, wenn Sie im Feld Meldung an Bundesbank den Wert JA gewählt haben. Sofern Sie diese Option wählen, werden bei der Datenerfassung für den AZV einige Felder mit vorgegebenen Daten vorbelegt (Beispiel: Betrag im Meldesatz wird mit dem Wert aus dem Auslandszahlungs-Buchblatt gefüllt) oder es werden automatisch Meldesätze erzeugt. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 98 von 114

99 Standard Art Standard Leistung Wählen Sie hier aus den folgenden Optionen diejenige, die bei der Erzeugung von Meldesätzen herangezogen werden soll: Transithandel Dienstleistung Kapitalverkehr Dienstleistungen können Sie im Feld Standard Leistung noch genauer aus dem Leistungsverzeichnis definieren. Wenn Sie im Feld Leistung vorbelegen ein JA gesetzt ist und Sie für die Standard Art die Dienstleistung ausgewählt haben, können Sie hier einen Wert aus dem Leistungsverzeichnis hinterlegen. Dieser wird bei der Erzeugung von Meldesätzen in das Feld Kennzahl eingetragen Einrichtung von Bankländerschlüsseln Für die Nutzung des AZV werden fest definierte Schlüssel benötigt, über die die Bank identifiziert, in welches Land ein Betrag zu transferieren ist. Hinterlegen Sie die von Ihnen benötigten Bankländerschlüssel und die Bankländerkurzbezeichnung in der Tabelle Bankländerschlüssel in der Anwendung Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Allgemein/ Länder/Regionen. Eine aktuell gültige Liste der Schlüssel erhalten Sie bei Ihrer Bank. Bank Länderschlüssel EU Standard Über das Länderkennzeichen im Kreditor greift Microsoft Dynamics NAV auf die Tabelle Länder/Regionen zu und übernimmt den numerischen Bankländerschlüssel in den Zahlungsdatensatz für die Bank. Markieren Sie in diesem Feld, wenn es sich um ein zulässiges Land für EU Standardüberweisungen handelt. Der Zahlungsvorschlag AZV fragt ab, ob eine EU-Überweisung gemacht akquinet dynamic solutions GmbH Seite 99 von 114

100 werden soll. Es werden dann entsprechend nur Kreditoren in den Vorschlag einbezogen, deren Ländercode das entsprechende Kennzeichen hat Einrichtung einer Hausbank Sofern Sie mit Ihrer Bank den beleglosen Auslandsdatenträgeraustausch durchführen möchten, müssen Sie Ihre NAV-Hausbank entsprechend einrichten. Verzweigen Sie dazu in Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Bankkonten. Hinterlegen Sie im Register Allgemein Ihre Kundennummer bei der Bank. Im Register Transfer müssen Sie für das Konto den SWIFT-Code und Ihre IBAN hinterlegen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 100 von 114

101 Hinweis Bitte achten Sie darauf, dass die Eintragungen in diesen Feldern korrekt sind, da die Banken ganze Datenaustauschdateien komplett ablehnen, sobald diese eine nicht vorhandene oder fehlerhafte Nummer enthalten Einrichtung im Kreditoren Für Kreditoren mit Sitz im Ausland müssen Sie einige Angaben hinterlegen. Verzweigen Sie dazu in die Kreditorenkarte und geben Sie zunächst im Register Allgemein den Länder-/Regionscode ein. Hier können Sie die Codes nutzen, die Sie in der Tabelle Länder/Regionen hinterlegt haben. Wechseln Sie dann in das Register Außenhandel. Folgende Felder sind hier von Bedeutung: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 101 von 114

102 Währungscode Weisungsschlüssel Zahlungsart Hinterlegen Sie hier den Code der Währung, die bei der Belegerfassung oder bei der Erstellung von Buchblatt-Zeilen für diesen Kreditor vorgeschlagen werden soll. Bei der Erfassung können Sie den Vorschlagswert im Bedarfsfall ändern. Sie können Kreditorenrechnungen in jeder beliebigen Währung erstellen. Hinterlegen Sie einen Weisungsschlüssel als Vorschlagswert für den Zahlungsvorschlag AZV. Hinterlegen Sie hier für Kreditoren, die Sie elektronisch bezahlen möchten, eine Zahlungsart. Der hier hinterlegte Wert wird im Zahlungsvorschlag AZV vorgeschlagen und kann dort bei Bedarf geändert werden Einrichtung in der Kreditorbank Zur Nutzung des Auslandszahlungsverkehrs müssen die teilnehmenden Kreditorbanken entsprechend gepflegt werden. Wählen Sie einen Kreditor aus und verzweigen Sie dann in Kreditor/ Bankkonten. Im Register Allgemein hinterlegen Sie bitte das Merkmal Clearing für die Teilnahme des Bankkontos am Datenträgeraustausch. Danach hinterlegen Sie im Register Transfer die Werte für SWIFT-Code und IBAN. Im Feld IBAN/SWIFT geprüft erkennen Sie, dass eine Bankverbindung über die Funktion IBAN HIN/RÜCK umgerechnet wurde. Sie können den Haken auch manuell setzen, um zu kennzeichnen, dass eine anwenderseitige Prüfung der Bankverbindungsdaten erfolgt ist. 9.3 Auslandszahlungsvorschlag Nach erfolgter Einrichtung der Stammdaten und der Erfassung von entsprechenden Geschäftsvorfällen können Sie nun einen Vorschlag für Auslandszahlungen generieren Erstellen eines Zahlungsvorschlags für Nicht-EU-Kreditoren Beim Zahlungsvorschlag werden alle Kreditoren mit negativem Saldo (also: Verbindlichkeiten) gefiltert, und die zugehörigen offenen Posten werden in ein Buchungsblatt übertragen. Wählen Sie dazu über Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Ausl. Zlg.-Buch.-Blätter ein leeres Buchblatt und nutzen Sie die Funktion Zahlungsvorschlag... akquinet dynamic solutions GmbH Seite 102 von 114

103 Unter den Optionen finden Sie alle Kriterien, die zur Auswahl der offenen Posten nötig sind; zusätzlich zu den Feldern für den Zahlungsvorschlag Inland finden sich hier weitere, AZV-spezifische Felder: Erzeuge Auslandszusatz EU-Überweisung Wählen Sie hier JA, so wird für jeden Datensatz des AZV automatisch ein Meldesatz erzeugt. Microsoft Dynamics NAV orientiert sich dabei an den im zugehörigen Kreditorenposten hinterlegten Informationen und an den Standardvorgaben aus der Zahlungsverkehr Einrichtung. Um Auslandsüberweisungen korrekt gruppiert zu bekommen und dadurch Bearbeitungsgebühren zu sparen müssen Sie dieses Feld belegen. Folgende Optionen haben Sie: Leer: Alle Länder werden im Zahlungsvorschlag AZV verarbeitet. EU-Standard: Diese Option ist ab der Version 2.7 der Anlage 3 DK nicht mehr möglich. Berücksichtigen Sie dazu bitte das Feld DTAZV 2.7 DK verwenden in Ihrer Hausbank-Einrichtung. EU-Eilüberweisung: Es werden ausschließlich die Kreditoren verarbeitet, die im Ländercode ein Land haben, das als EU-Standard gekennzeichnet ist. Die vorgeschlagenen Posten werden mit dem Kennzeichen EU-Eilüberweisung an die Bank übertragen. Es erfolgt zudem eine Prüfung des Betrags im Feld Maxbetrag für EU-Standard aus der Zahlungsverkehr Einrichtung. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 103 von 114

104 Sofern Sie alles korrekt durchgeführt haben, sollte das Buchblatt nach dem Erzeugen des Auslands- Zahlungsvorschlags wie folgt aufgebaut sein: Auslandszusatz Wenn Sie Zahlungen an ausländische Kreditoren leisten, bei denen der Zahlbetrag über der Meldegrenze ab MW liegt, müssen zusätzliche Informationen erfasst werden, die im Datenaustausch mit übergeben und dann direkt an die Deutsche Bundesbank weitergeleitet werden. Das Programm macht Vorschläge für die Werte Zahlungsart und Weisungsschlüssel. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Werte über Zahlungen/ Auslandszusatz individuell prüfen und ggf. anpassen müssen: Nummer Kreditornr. Begünstigter Die Nummer kommt aus dem von Ihnen in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Nummernkreis. Lassen Sie diese Nummer unverändert sie ist eindeutig und dient der Verwaltung der Auslandszusätze. Hier steht die Nummer des Kreditors aus dem Originalbeleg. Hier steht die Kreditornummer des Zahlungsempfängers. Sie wird aus dem Feld Zahlung an Kred.-Nr. aus der Tabelle Kreditor gezogen. Ändern Sie diesen Wert bitte ausschließlich dann, wenn er nicht mehr korrekt ist. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 104 von 114

105 Name, Name 2 Straße Ort Ländercode Kred.-Belegnr. Belegart Belegdatum Währungsweisung Zahlung in Währung Betrag Ausführungsdatum Hier stehen die Werte aus den Namenszeilen der Adresse des Begünstigten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, wirken sich diese ausschließlich auf den hier vorliegenden Auslandszusatz aus, nicht jedoch auf die Werte in der Kreditorenkarte. Hier steht der Wert aus der Straße der Adresse des Begünstigten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, wirken sich diese ausschließlich auf den hier vorliegenden Auslandszusatz aus, nicht jedoch auf die Werte in der Kreditorenkarte. Hier steht der Wert aus dem Ort der Adresse des Begünstigten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, wirken sich diese ausschließlich auf den hier vorliegenden Auslandszusatz aus, nicht jedoch auf die Werte in der Kreditorenkarte. Hier finden Sie den Wert aus dem Bankländerschlüssel des Kreditorkontos. Dieser Schlüssel ist eindeutig und wird der Bank auf dem Zahlungsdatenträger übermittelt. Hier finden Sie die Originalbelegnummer des Kreditorenpostens. Hier finden Sie die Originalbelegart des Kreditorenpostens. Hier finden Sie das Originalbelegdatum des Kreditorenpostens. Hier wird der Bank die Anweisung übermittelt, wie zu zahlen ist. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: Betrag in Fremdwährung (Vorschlagswert) Betrag in EURO Gegenwert Hier finden Sie die Originalwährungsschlüssel des Kreditorenpostens. Diesen Wert können Sie nicht ändern. Hier finden Sie den fälligen Zahlbetrag in der Währung des Feldes Zahlung in Währung. Als Ausführungsdatum wird der Bank das Buchungsdatum der Buch- Blattzeile übermittelt. Im Register Bank finden sich zudem noch folgende Angaben: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 105 von 114

106 Kreditorbank Bankname, Bankname 2 Bankstraße, Bankort Bankländerschlüssel Bankländerbezeichnung Kontonummer SWIFT-Code IBAN Hier steht der interne Code der Kreditorbank. Hier finden Sie die Werte aus den Namensfeldern der Kreditorbank. Bitte beachten Sie: Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, wirken sich diese ausschließlich auf den hier vorliegenden Auslandszusatz aus, nicht jedoch auf die Werte in der Kreditorenbankkarte. Hier finden Sie die Adressdaten der Kreditorbank. Bitte beachten Sie: Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, wirken sich diese ausschließlich auf den hier vorliegenden Auslandszusatz aus, nicht jedoch auf die Werte in der Kreditorenbankkarte. Hier finden Sie den Wert aus dem Bankländerschlüssel des Kreditorkontos. Dieser Schlüssel ist eindeutig und wird der Bank auf dem Zahlungsdatenträger übermittelt. Hier finden Sie den Wert aus der Bankländerkurzbezeichnung des Kreditorkontos. Dieser Schlüssel ist eindeutig und wird der Bank auf dem Zahlungsdatenträger übermittelt. Den Wert in diesem Feld können Sie ausschließlich über die Wahl eines anderen Bankländerschlüssels ändern. Hier sehen Sie die Kontonummer des ausgewählten Kreditor-Bankkontos. Sie wird ausschließlich angezeigt und kann nicht verändert werden. Wenn im Kreditor-Bankkonto ein SWIFT-Code hinterlegt ist, wird er hier angezeigt. Er wird ausschließlich angezeigt und kann nicht verändert werden. Wenn im Kreditor-Bankkonto eine IBAN hinterlegt ist, wird er hier angezeigt. Sie wird ausschließlich angezeigt und kann nicht verändert werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 106 von 114

107 EU-Überweisung Dieses Feld wird bereits im Zahlungsvorschlag belegt und kann hier bearbeitet werden. Es stehen die gleichen Optionen (mit den gleichen Einschränkungen) wie im Zahlungsvorschlag zur Verfügung. Im Register Weisung sehen Sie die nachfolgenden Angaben: Verwendungszweck Zusatzinfo Weisung Zahlungsart Weisungsschlüssel 1 Weisungsschlüssel 2 Bankkonto Gebühren/Spesenkonto Hier sehen Sie den Verwendungszweck der Zahlung, der beim Datenträgeraustausch mit übergeben wird. Dieser wird systemseitig aus Belegnummer und Belegdatum beim Generieren des Auslandszusatzes erzeugt und kann hier geändert werden. Wenn die Information in den beiden Weisungsschlüsseln nicht ausreicht, ist hier Platz für weitere Angaben. Die Zusatzinfo Weisung wird im Zahlungssatz bei der Übertragung mit aufgeführt. Hier wird der Bank mitgeteilt, in welcher Weise die Zahlung auszuführen ist. Hier können Sie der Bank Informationen mitgeben, wie die Zahlung anzuweisen ist. Hier können Sie der Empfängerbank weitere Informationen mitgeben, wie die Zahlung anzuweisen ist. Hier steht Ihr Bankkonto, dass durch die Zahlungsanweisung angesprochen wird. Hier finden Sie das Sachkonto, auf dem bei der Zahlung anfallende Gebühren bzw. Spesen gebucht werden. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 107 von 114

108 Kostenschlüssel Dieses Konto entspricht dem Eintrag im Feld Bankkonto. Hier erhält die Bank Informationen über die Austeilung der anfallenden Auslandszahlungsgebühren: Transf. Auftraggeber/fremde Begünstigter: Die Gebühren werden gemeinsam von Auftraggeber und Zahlungsempfänger getragen. Alle Gebühren Auftraggeber: Die Gebühren trägt allein der Auftraggeber. Alle Gebühren Empfänger: Die Gebühren trägt allein der Zahlungsempfänger. Es entsteht ein Kreditorenmeldesatz folgender Art: 9.4 Clearing AZV Zur Erstellung der Zahldatei wählen Sie im Auslandszahlungs-Buch.-Blatt die Funktion Auslandszahlung errichten. Geben Sie folgende Kriterien an: Auslandsdateinummernserie Als Vorschlagswert sehen Sie die Nummernserie aus dem Feld Auslandsdatei Nr in der Zahlungsverkehr Einrichtung. Sie können bei Bedarf manuell eine andere Nummernserie auswählen. 1. Ausführungstermin Das Datum, das sie hier eintragen wird in die Datei geschrieben und teilt der Bank mit, wie nach der Dateianlieferung zu verfahren ist. Der systemseitige Vorschlagswert ist das Tagesdatum. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 108 von 114

109 Falls Sie neben der elektronischen Datei auch noch einen Begleitzettel benötigen, wählen Sie bitte die Option Drucken; Sie können den Begleitzettel vorher über die Vorschau einsehen. Bitte beachten Sie: Die Zahldatei wird auch bei beiden o.g. Optionen sofort erstellt. Hier sehen Sie ein Muster für den Begleitzettel: akquinet dynamic solutions GmbH Seite 109 von 114

110 10 STATISTISCHE MELDUNGEN Z4-MELDUNG AWV Mit Wirkung vom Herbst 2013 hat die Deutsche Bank Veränderungen an ihrem Meldewesen vorgenommen. Neben einer neuen Gliederung der statistischen Kennzeichen hat sich auch der Einreichungsweg geändert: Es gilt ein angepasstes DTAZV-Format, eigenständige Meldesätze sind in der neuen Struktur nicht mehr vorgesehen. Durch diese Anpassungen soll eine Trennung von Geldbewegung und statistischer Meldung erreicht werden. Aus den verschiedenen Wegen für Meldungen ist im Zahlungsverkehr für Microsoft Dynamics NAV das Erstellen von Meldedaten vorgesehen, die auf das Allgemeine Meldeportal Statistik (AMS) hochgeladen werden können. Nutzen Sie für weitergehende Informationen bitte auch den nachfolgenden Link: Diese Meldefunktion ist nun sowohl im Modul Zahlungsverkehr Inland & SEPA als auch im Auslandszahlungsverkehr integriert, so dass auf beiden Wegen die Erstellung der Z4-Meldung im als.csv-datei möglich ist und auch die Vorschrift zur Meldung der Zahlungen im SEPA-Raum erfüllt werden kann. Voraussetzung zur Nutzung dieses Übertragungswegs ist eine Anmeldung am AMS der Deutschen Bundesbank. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 110 von 114

111 10.1 Zahlungsverkehr Einrichtung Zur Nutzung der aktuellen Form der Z4-Meldung nehmen Sie bitte folgende Einstellungen in der Zahlungsverkehr Einrichtung vor: Z4-Meldung erstellen Meldegrenze ab MW Dateiname Z4 Pfad für Ausgabe Z4 Leistung Z4 vorbelegen Standard Z4 Art Standard Z4 Leistung Mit dieser Option stellen Sie auf das Meldewesen über das AMS-Portal um. Für jeden meldepflichtigen Vorgang wird in der Tabelle Meldesätze ein entsprechender Eintrag erzeugt. Die Z4-Meldungen sind bis zum 7. Kalendertag des Folgemonats abzugeben. Bitte berücksichtigen Sie: Über DTAZV können keine Meldungen mehr erzeugt werden. Setzen Sie das Feld Meldung an Bundesbank auf NEIN. Tragen Sie hier die Meldegrenze in MW (aktuell: ) ein. Geben Sie hier den Dateinamen für die Meldedatei an. Zum Hochladen auf das AMS-Portal gibt es hierfür keine Vorgaben. Hinterlegen Sie hier einen Vorschlagswert für den Ablageort der erstellten Dateien. Setzen Sie die Option auf JA, so werden in jeden Meldesatz die Vorgabewerte aus den Feldern Standard Z4 Art und Standard Z4 Leistung übernommen. Hier können Sie einen Vorschlagswert zur Art der Zahlung (Dienstleistung, Transithandel oder Kapitalverkehr) hinterlegen, der in die Meldesätze übernommen wird. Hier können Sie einen Vorschlagswert für die Leistung hinterlegen, der in die Meldesätze übernommen wird. Bitte berücksichtigen Sie, dass sich im Zuge der Umstellung des Meldewesens auch die Statistischen Kennzeichen für die Tabellen Leistungsverzeichnis und Warenverzeichnis geändert haben. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 111 von 114

112 Diese Tabellen können Sie beispielhaft füllen, indem Sie die Funktion Einrichtungsdaten erstellen ausführen. Wählen Sie die Einstellungen für die anderen Tabellen so, dass keine vorhandenen Einrichtungsdaten überschrieben werden. Bitte prüfen Sie, ob alle von Ihnen benötigten Kennzeichen vorhanden sind und vervollständigen Sie diese bei Bedarf unter Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement/ Zahlungsverkehr: Kennzahl Document type Tragen Sie hier die Kennzahl aus dem Leistungsverzeichnis ein. Wählen Sie aus den Optionen die für die jeweilige Kennzahl gültige aus. Haben Sie sowohl eingehende als auch ausgehende Zahlungen, so muss die Kennzahl mehrfach - für jeden Document type gesondert - angelegt werden. Die hier hinterlegte der Leistung wird als Vorschlagswert in den Meldesatz übernommen. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 112 von 114

113 Code Tragen Sie hier die Kennzahl aus dem Warenverzeichnis ein. Geben Sie hier die der Ware ein Bearbeiten der Z4-Meldesätze In den Kred. Zahlungsausgangs-Buchblättern, den Deb. Zahlungseingangs-Buchblättern und den Auslandszahlungsbuchblättern sowie in den Bankkontoauszugszeilen werden systemseitig automatisch temporäre Meldesätze angelegt, sobald beim Debitor oder Kreditor über den Wert im Feld Ländercode erkennbar ist, dass dieser seinen Sitz im Ausland hat (Wert ist leer oder ungleich dem Ländercode in den Firmendaten). Am einfachsten ist es, diese temporären Meldesätze in der Buchblattzeile bzw. in der Kontoabstimmungszeile zu bearbeiten. Sobald sie geschrieben wurden (bei der Buchung der Buchblattzeilen nach Erstellung der Zahldatei) können sie auch in einer eigenen Anwendung Abteilungen/ Finanzmanagement/ Bankmanagement/ Meldesätze bearbeitet werden: Folgende Felder stehen zur Verfügung: Buchungsdatum Belegart Belegnummer Kontoart Kontonummer Betrag Länderschlüssel Belegart (Meldesatz) Kennzahl Hier sehen Sie das Buchungsdatum der Zahlung. Hier ist die Belegart des gezahlten Postens hinterlegt. Hier ist die Belegnummer des gezahlten Postens hinterlegt. Hier sehen Sie, ob eine debitorische oder kreditorische Zahlung durchgeführt wurde. Hier sehen Sie die Debitoren- / Kreditorennummer, die zur Zahlung gehört. Hier ist der Betrag der Zahlungszeile in EURO aufgeführt. Der Länderschlüssel wird über den Ländercode des Debitors / Kreditors ermittelt. Er darf nicht leer sein. Der Wert des Feldes wird aus der Art der Zahlung (aus- / eingehend, Dienstleistung oder Transithandel) ermittelt. Die Kennzahl wird mit dem in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Wert gefüllt, der editierbar ist. akquinet dynamic solutions GmbH Seite 113 von 114