Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA

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1 Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA Für Firmen und Gewerbetreibende ist eine sorgfältige Vorbereitung auf SEPA unerlässlich. Damit Ihre Firma 'Fit für SEPA' wird, haben wir für Sie eine Checkliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Raiba Welling eg zur Verfügung und unterstützt Sie gerne. Aktuelle Informationen zur Umstellung auf SEPA finden Sie unter im InfoCenter Aufgaben - Themen Informationen Erledigt? Datum 1.) Umstellungstermin auf SEPA festlegen Allgemeines Legen Sie Ihren individuellen Umstellungstermin auf SEPA fest. Sie können jederzeit auf SEPA umstellen, spätestens jedoch am Umstellungstermin festgelegt 2.) Im Briefbogen / bei Rechnungen Ihre SEPA-Daten ergänzen Wir empfehlen Ihnen nicht bis zum zu warten, sondern schnellstmöglich auf SEPA umzustellen. Eine gute Idee ist es, vorab Tests mit SEPA-Zahlungen durchzuführen. Ergänzen Sie IBAN und BIC der Raiba Welling eg im Briefbogen und auf Ihren Rechnungen. Verwenden Sie die neuen SEPA-Vordrucke beim Rechnungsversand. 0 Briefbogen geändert 0 Rechnungsformular geändert. Neue Formulare mit Eindruck können bei uns bestellt werden Zahlungsverkehr auf unterschiedlichen Wegen 3.) Beleghafte Überweisungen Wenn Sie Überweisungen beleghaft durchführen, wechseln Sie rechtzeitig zu den neuen SEPA- Überweisungsaufträgen. 0 Neue Formulare vorhanden 4.) Beleghafte Sammelüberweisungen gibt es unter SEPA nicht mehr TIPP: Wie empfehlen Ihnen unsere Angebote zur Online- Einreichung zu nutzen. IBAN und BIC des Zahlungsempfängers werden hierbei gespeichert. Hierdurch geht die Erfassung bei 'Stammkunden' schneller. Bei einer geringen Anzahl einzureichender Zahlungsaufträge ist unser Internet-Banking die ideale und kostengünstige Lösung für Sie. Ihr Kundenbetreuer stellt Ihnen, falls erforderlich, die notwendigen Onlinezugänge gerne zur Verfügung. Alternativ bieten wir Ihnen unsere kostengünstigen und effektiven Zahlungsverkehrsprogramme zur Installation auf Ihrem PC an. 5.) Internet-Banking Nutzen Sie unser Internet-Banking, so ist alles bereits 'Fit für SEPA'. Ihre Daueraufträge werden am umgestellt, Ihre Auftragsvorlagen können Sie mit Hilfe eines Assistenten im zeitraum von Dez bis. Jan auf SEPA konvertieren. 0 Umstellung auf Onlinebanking veranlasst 0 Alternativ: Umstellung auf ZV- Programm veranlasst 0 Umstellung der Auftragsvorlagen abgeschlossen Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 1 von 8

2 Aufgaben - Themen Informationen Erledigt? Datum 6.) Einreichung von DTA-Disketten (USB-Sticks, CDs usw.) unter SEPA nicht mehr möglich 7.) Zahlungsverkehrsprogramme der Raiffeisenbank Welling eg Die Möglichkeit der Disketteneinreichung wird unter SEPA nicht mehr angeboten. Optimalerweise reichen Sie uns Ihre Zahlungsverkehrsdateien zukünftig online über unser Internet-Banking ein. Ihr Kundenbetreuer stellt Ihnen, falls erforderlich, die notwendigen Onlinezugänge gerne zur Verfügung. Alternativ können Sie auch unsere Programme VR-NetWorld-Software und Profi cash hierfür verwenden. Unsere Zahlungsverkehrsprogramme sind bereits vorbereitet für SEPA. Achten Sie bitte darauf, die aktuelle Version im Einsatz zu haben. Dies sind PROFI cash ab Version 10.3 und die VR- NetWorld-Software ab Version TIPP: Vor der programminternen Umstellung auf SEPA sollten Sie Ihre im Programm vorhandenen fälligen Aufträge versenden. Mit bisherigen Formaten versenden. Bestehende Dauerzahlungen können Sie nach SEPA konvertieren. Nach der Umstellung erfassen Sie Ihre Aufträge nur noch als SEPA-Zahlung. Ab Ende Juli 2013 stehen Ihnen unter im InfoCenter Umstellungsanleitungen zur Verfügung. 0 Umstellung der Datenträger auf komfortable Online- Übermittlung wurde vereinbart 0 Alternativ: Umstellung auf ZV- Programm veranlasst 0 ZV-Programm: Aktuelle Version ist installiert ) Buchhaltungsprogramme Setzen Sie ein Buchhaltungsprogramm oder ein Zahlungsverkehrsprogramm eines anderen Anbieters ein? Dann sollten Sie Ihrem Programmlieferanten folgende Fragen stellen: Ab wann ist die allgemeine SEPA- Fähigkeit gegeben? Werden IBAN und BIC automatisch im Hintergrund errechnet? Falls dies nicht angeboten wird, wie können die Empfängerdaten von BLZ/Kontonummer auf IBAN/BIC umgestellt werden? Können im Programm noch offene Zahlungen auf SEPA konvertiert werden? TIP: Sollte eine Konvertierung von Kontonummer/BLZ auf IBAN/BIC nicht möglich sein, bieten wir Ihnen unseren kostenfreien IBAN-Konverter an. 0 Buchhaltungsprogramm ist SEPA ready 0 Vorhandene Empfängerdaten auf SEPA konvertiert 0 Offene Aufträge auf SEPA umgestellt 9.) DTA-Formate werden nicht mehr unterstützt Wenn Sie zur Zeit z.b. mit einem Buchhaltungsprogramm Zahlungsverkehrsdateien erstellen, sollten Sie wissen, dass alle Banken ab dem dieses sog. DTA-Format nicht mehr unterstützen. Der Nachfolger des DTA- Formates heißt XML-Format. Stellen Sie rechtzeitig auf das neue XML-Format um. 0 Drittanbieter mit Umstellung auf XML beauftragt 0 Umstellung von DTAUS auf XML- Format ist erfolgt Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 2 von 8

3 Aufgaben - Themen Informationen Erledigt? Datum Besondere Themen 10.) Löhne und Gehälter / Datev Reichen Sie uns Gehaltszahlungen nach dem sog. SRZ-Verfahren (z.b. über die DATEV eg) ein? Diese 0 Umstellung der Aufträge werden überwiegend durch Löhne auf SEPA Steuerberater erstellt. Wir empfehlen Ihnen, diese veranlasst Aufträge schnellstmöglich auf SEPA umzustellen. Sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an. Er veranlasst für Sie die notwendigen Umstellungen dieser Zahlungen auf SEPA. Ihre hausinterne Verarbeitung der Gehaltszahlungen bleibt unverändert. 11.) Automatische Kontierung von Kontoauszügen Geben Sie Ihre elektronischen Kontoauszüge zur automatischen Kontierung an Ihr Buchhaltungssystem weiter? Alle Banken stellen das derzeitige sog. STA-Format (SwiftMT940) auf ein neues XML-Format um. Sprechen Sie den Lieferanten Ihrer Kontierungssoftware (evtl. auch Buchhaltungssoftware) auf dieses Thema an. Ihr Programmlieferant sollte die neuen Formate unterstützen. 0 Umstellung der Formate zur automatischen Kontierung erledigt TIPP: Wir stellen Ihnen das alte STA-Format auch nach dem bereit. Dennoch empfehlen wir Ihnen, sich bei Weitergabe von Informationen an Ihr Buchhaltungssystem bereits heute mit diesem Thema zu beschäftigen. Haben Sie individuelle Buchhaltungsschnittstellen? Wir unterstützen Sie gerne! Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 3 von 8

4 Aufgaben Information Erledigt? Datum Ziehen Sie Rechnungen von Ihren Kunden per Lastschrift ein? Dann lesen Sie bitte den nachfolgenden Teil, der sich mit diesem Thema beschäftigt. Anderenfalls haben Sie an dieser Stelle Ihre Planungen zur Umstellung auf SEPA beendet. Die meisten Kunden nutzen das sog. Einzugsermächtigungsverfahren. Der 'Nachfolger unter SEPA ist die sog. SEPA-Basislastschrift. 12.) Beantragen einer Gläubiger- Identifikationsnummer (CI= Creditor Identifier) bei der Deutschen Bundesbank 13.) Teilen Sie uns Ihre Gläubiger-ID mit Lastschrifteinzüge: Einzugsermächtigungsverfahren Voraussetzungen Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine eindeutige ID. Diese wird über die Internetseite beantragt. Die Bundesbank teilt Ihnen diese in wenigen Tagen per mit. TIPP für Hausverwaltungen: Lautet das Konto auf den Hausverwalter (Treuhandkonto), dann wird die Gläubiger-ID auf den Namen des Hausverwalters beantragt. Lautet das Konto auf die WEG mit Kontovollmacht für den Hausverwalter, dann wird die Gläubiger-ID auf den Namen der WEG beantragt. (Hausverwalter kann für die WEG beantragen.) 0 CI beantragt 0 CI erhalten die CI lautet: Damit Sie Lastschriften einreichen können, muss 0 CI an Bank Ihre Gläubiger-ID bei der Raiba Welling eg hinterlegt gemeldet sein. Teilen Sie Gläubiger-ID uns mit. DE. 14.) Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung mit uns Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften" zwischen Ihnen und der Raiba Welling eg erneuert werden. Hierfür benötigen wir o.g. Gläubiger-Identifikation. Prüfen Sie bei dieser Gelegenheit die Höhe des mit uns vereinbarten Lastschrift-Einreicherlimits. Das Limit sollte für die Einreichung von Lastschriften innerhalb 8 Wochen ausreichend gesetzt sein. Da es zu Überschneidungen bei monatlichen Einreichungen kommen kann, lautet die sichere Formel zur Ermittlung des Limits: Summe der monatlichen Einzüge mal 3. 0 Neue Inkasso- Vereinbarung unterschrieben 0 Lastschrift- Einreicherlimit geprüft 15.) Nutzen Sie für neue Kunden die neuen Lastschrift-Mandate Bislang haben Sie sich von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung unterschreiben lassen. Unter SEPA spricht man von Mandaten. Ändern Sie ggf. Ihre Formulare:» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß der Mustervorlagen auf unserer Homepage» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihrer Kunden Wenn Sie keine eigenen Mandatsvorlagen haben, finden Sie unsere Mustervorlagen auf unserer Homepage. 0 Mandate angepasst 0 Alternativ: Mandatsvorlagen wurden von der Bank besorgt 0 Einsatztermin für die neuen Formulare (vgl. Punkte 20 und 23): Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 4 von 8

5 Aufgaben Information Erledigt? Datum 16.) Mandatsreferenz festlegen Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich, wie diese Referenznummern in Ihrer Firma gestaltet sein sollen. Sie können z.b. Kundennummern als Referenznummer verwenden. Alternativ nummerieren Sie einfach fortlaufend durch. 0 Mandatsreferenz entschieden 0 Referenz = Kundennummer 0 Referenznummer wird wie folgt gebildet: 17.) Lastschriften auf Belegen gibt es unter SEPA nicht mehr! 18.) SEPA-Fähigkeit Ihrer Software prüfen Sie haben nur wenige Kunden mit Lastschriftvereinbarung und deshalb für Ihren Einzug die Lastschriften bisher beleghaft eingereicht? Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare mehr! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann. Buchhaltungssoftware Die Software, mit der Sie Ihre Einzüge durchführen, muss künftig alle notwendigen SEPA-Daten verarbeiten können wie z.b. Gläubiger- ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC usw. 0 Umstellung der beleghaften Lastschriften auf komfortable Online- Lastschriften wurde vereinbart 0 Fähigkeit der Buchhaltungssoftware geprüft 19.) Zeitpunkt für die Umstellung festlegen 20.) Künftige Termine für den Einzug festlegen (siehe Punkt 25 ff.) Zahlungsverkehrssoftware Die VR-NetWorld-Software kann ab der Version 4.41 SEPA-Lastschriften verwalten, Proficash ab Version In beiden Programmen werden die SEPA-Funktionen durch Online- Updates weiter ausgebaut. Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten. Achtung! Die Umstellung muss spätestens zum abgeschlossen sein. Bislang haben Sie möglicherweise Ihre Einzüge eher innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" /oder "Mitte November" eingezogen. Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der Ihren Kunden im Vorfeld mitgeteilt werden muss. 0 Sepa-Fähigkeit der Zahlungsverkehrssoftware geprüft 0 Zeitpunkt definiert. Umstellung zum: 0 Einzugstermine festgelegt auf: Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 5 von 8

6 Umstellung 21.) Umwidmung / Wandlung Ihrer bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA- Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein sogenanntes SEPA- Basis-Lastschriftmandat wandeln. Sie benötigen somit nicht von jedem Kunden eine Unterschrift auf einem neuen Formular. Sie müssen Ihre Kunden von der Wandlung lediglich unterrichten und dabei die relevanten Daten angeben. Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht beispielsweise per Brief an jeden einzelnen Kunden. 0 Einzugsermächtigungen liegen vor 0 Benachrichtigung der Kunden über die Wandlung erfolgt am / per: Der Informationstext kann z.b. lauten: "Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab (Umstellungs-Zeitpunkt siehe Punkt 20) als SEPA-Mandat. Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 12). Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Kundennummer (siehe Punkt 16)." 22.) Einholen neuer SEPA-Mandate Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt (Punkt 9) nur noch SEPA-Mandate. Diese sind für alle neuen Kunden aber ggf. auch für jene notwendig die nicht gewandelt werden konnten, weil die Einzugsermächtigungen nicht schriftlich vorlagen. 23.) Aufbewahrung der Mandate organisieren Sie müssen im Streitfall in der Lage sein, die unterschriebenen SEPA-Mandate im Original vorzulegen. Bewahren Sie die Formulare mindestens 13 Monate nach dem letzten Einzug auf. Beachten Sie, dass ein Mandat seine Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nicht genutzt wird. 0 Neue Formulare sind im Einsatz 0 Ablage der Mandatsformulare wurde geregelt 24.) Vorabinformation über den Lastschrifteinzug (Pre-Notification) Rechnungseinzug per Lastschrift Sie sind verpflichtet, Ihre Kunden mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor dem Fälligkeitstermin (siehe Punkt 10) über die Belastung zu informieren. 0 Kürzere Vorlauffrist wurde beschlossen und zwar: Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren Kunden beispielsweise im Mandat in Ihrer Rechnung oder aber in AGB's vereinbart werden. Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen: "Wir ziehen ( ) jährlich zum 1. Montag im März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag." 0 Vorabinformation wurde geregelt. Mitteilung erfolgt am/per: 0 Mandat oder Vertrag wurde um Vorabankündigung ergänzt Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 6 von 8

7 25.) Einreichung / Vorlauffristen SEPA-Lastschriften müssen mit einer Vorlauffrist bei der Raiba Welling eingereicht werden. Diese beträgt vom Fälligkeitsdatum gerechnet: 0 Zeitvorlauf eingeplant» Bei erstmaliger Einreichung einer wiederkehrenden Lastschrift 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin,» Bei nachfolgender Einreichung einer wiederkehrenden Lastschrift 3 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin» Bei einmaligen Lastschriften 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin, Achtung! Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift durch Sie als Firma insgesamt. Vielmehr geht es um Ihren Kunden, bei dem erstmals oder zum wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift eingezogen wird. Sollte es Ihnen in der täglichen Praxis möglich sein, empfehlen wir, alle Lastschriften grundsätzlich 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin einzureichen. Grundsätzlich ist eine Einreichung bis zu 14 Arbeitstage vor Fälligkeit möglich. WICHTIG: Die nachfolgend dargestellte Eil- Lastschrift stellt Ihnen Alternativen mit geringen Vorlauffristen dar. 26.) SEPA-Eillastschrift als Alternative prüfen Ab Dezember 2013 können wir Ihnen die sog. Eillastschrift als Alternative zur Standard SEPA Basislastschrift anbieten. Die Merkmale sind: Fast identisch zur Basislastschrift Ihr Kunde hat sein Konto in Deutschland Vorlauffrist nur 2 Arbeitstage Keine Mehrkosten 0 Eillastschrift wird genutzt 0 Eillastschrift wird nicht genutzt Sollten Sie Ihre Einzüge häufiger als monatlich durchführen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der Eillastschrift. Sollten Sie sich entscheiden die SEPA-Eillastschrift zu nutzen, empfehlen wir Ihnen dringend bereits vor Dez Lastschrifteinzüge testweise mit der klassischen SEPA-Basislastschrift durchzuführen. 27.) Rücklastschriften mangels Deckung / erneute Einreichung Obwohl Sie Ihre Kunden per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und die Einzugssumme informieren, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen. 0 Vorgehensweise bei Rücklastschriften geklärt Sie werden vermutlich mit Ihren Kunden Rücksprache halten und den Betrag erneut einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorabankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß der Punkte 14 u. 15 gelten. Wenn Sie, wie oben empfohlen, kürzere Fristen für die Vorabankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen. Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 7 von 8

8 Lastschrifteinzüge: Abbuchungsaufträge Sollten Sie mit Abbuchungsaufträgen arbeiten, sind ebenfalls umfangreiche Umstellungen erforderlich. Die bisherigen Abbuchungsaufträge werden durch sog. SEPA-Firmenlastschriften (B2B-Lastschriften) ersetzt. Im Wesentlichen gelten unsere o.g. Aussagen zum Einzugsermächtigungsverfahren. Was ist zusätzlich zu beachten? Mit allen Kunden ist die Vereinbarung eines neuen Mandates erforderlich Die Vorlauffrist für Einzüge beträgt 2 Arbeitstage Der Einzug von Privatkunden (Verbrauchern) mit einer Firmenlastschrift ist nicht mehr zulässig. Verwenden Sie hierfür die neue Basislastschrift. Wenn Ihr zahlungspflichtiger Kunde eine Firma ist, müssen Sie nicht unbedingt auf eine SEPA-Firmenlastschrift wechseln. Die SEPA-Firmenlastschrift ist die richtige Wahl wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihr Kunde bereit ist auf sein Recht auf die Rückgabe einer Lastschrift wegen Widerspruch zu verzichten. Weitere Informationen Aktuelle Informationen, Mandatsvorlagen und Musteranschreiben zur Umstellung auf SEPA finden Sie unter im InfoCenter Checkliste für Firmen und Gewerbetreibende zur Umstellung auf SEPA (Stand 2013/07) Seite 8 von 8

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