Universitätsklinikum des Saarlandes

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1 Universitätsklinikum des Saarlandes - Personal ab Version Unterschiedliche Namen für :... 2 Neue Funktionen... 2 Online-Hilfe... 2 Die Anmeldung:... 3 Das Menü Karteikarte "Startseite" Informationen auf der Startseite Personaldaten: Kennwortänderung: Karteikarte "Dienstplan" Untermenü "Urlaubsantrag & Fehlzeiten" auf Karteikarte "Dienstplan" Untermenü "Einsatzwünsche" auf Karteikarte "Dienstplan" Untermenü "Abteilungsplan" auf Karteikarte "Dienstplan" Navigation in unterschiedliche Dienstplanzeiträume Antrag Drucken Karteikarte "Zeiterfassung" Untermenü "Nacherfassung" auf Karteikarte "Zeiterfassung" Unvollständig erfasste Zeiten Geplante Zeiten Hinweismeldungen zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Erfasste Zeiten Korrekturen von Fehleingaben Karteikarte "Nachrichten" Karteikarte "Berichte" Bericht "Legende, Fehlzeiten & Zeitblöcke" Bericht "Monatsübersicht" Bericht "Urlaubsübersicht" Bericht "Arbeitszeiterfassung" Version 4.55 Seite

2 ab Version 4.55 Unterschiedliche Namen für : - - Mitarbeiterportal - MyPlan - OC:MyPl@n OC => steht für Optimum Choices Neue Funktionen - Alle wichtigen Aufgaben werden auf der Startseite angezeigt. - Drucken über PDF-Berichte. - Die Ansicht des persönlichen Dienstplans kann vom Benutzer eingestellt werden (Auswahl des Zeitraums und der angezeigten Daten). - Die angezeigten Zeit- und Urlaubskonten lassen sich systemweit konfigurieren. - Fehlzeiten, die über OC:MyPlan erfasst werden, können eingestellt werden. - Vakante Dienste können abteilungsübergreifend besetzt werden. - Der Diensttausch kann abteilungsübergreifend erfolgen. - Zentrale Administration des Portals über einen Einstellungsdialog in OC:Planner pro Benutzergruppe. Online-Hilfe Bitte beachten Sie, dass Ihnen auch in jedem Dialog die Hilfe-Funktion zu OC:MyPlan mit detaillierten Informationen zur Verfügung steht. Version 4.55 Seite

3 Die Anmeldung: "" kann von jedem PC aus, innerhalb des UKS, aufgerufen werden, sofern ein Internet-Explorer vorhanden ist. Mit Hilfe des Internet-Explorers kann "" über folgende Adresse aufgerufen werden: Jeder Benutzer erhält einen Benutzernamen (z.b. meyer_h) sowie ein persönliches Kennwort (Standart-Kennwort ist "siedaplan1") mit dem er sich an "" anmeldet. Version 4.55 Seite

4 Bei der Erstanmeldung wird jeder Benutzer zwingend aufgefordert, das Standard-Kennwort in ein persönliches Kennwort abzuändern (siehe unten abgebildete Meldung). Geben Sie hierzu zunächst im Feld "Altes Kennwort" nochmals Ihr Standardkennwort "siedaplan1" ein und in den nächsten beiden Feldern ("Neues Kennwort" und "Neues Kennwort bestätigen") Ihr persönliches Kennwort. Bitte beachten Sie hierbei die Mindestlänge von 8 Zeichen und die Verwendung von mindestens einem Sonderzeichen (z.b. eine Zahl). Nach erfolgreicher Eingabe des persönlichen Kennworts können Sie dann die weiteren Menüpunkte anwählen. Version 4.55 Seite

5 Das Menü Das neu gestaltete Menü stellt sich in Form von Karteikarten dar. 1. Karteikarte "Startseite" 1.3 Informationen auf der Startseite Auf der Startseite erhalten Sie Informationen über die Anzahl der ungelesenen Nachrichten sowie über eventuell nicht vollständig erfasste Arbeitszeiten, die noch von Ihnen nachbearbeitet werden müssen. Zudem können bestimmte Grundeinstellungen vorgenommen werden: Vordefinition der Startseite Änderung des Farbprofils Abmeldung nach Buchung Anzeige der Ferien Auswahlmöglichkeit der Tabellenzeilenanzahl für die Darstellung der gebuchten und zu buchenden Arbeitszeiten im Menüpunkt "Zeiterfassung" (9, 15, 25 oder alle). Version 4.55 Seite

6 Mit einem Klick auf Abteilungsplan, Nachrichten oder Nacherfassung wird man direkt zum jeweiligen Menü geführt. 1.1 Personaldaten: Mit Klick auf "Personaldaten" erhalten Sie einen Überblick über ihre im System hinterlegten personenbezogenen Daten. Die Punkte, bei denen entsprechende Leerfelder angezeigt werden (z.b. Kontaktdaten) sind von Ihnen änderbar, grau geschriebene Angaben sind nicht von Ihnen änderbar, diese müssen von der Personalabteilung gepflegt werden. Personaldaten ändern I. Wählen Sie in der Auswahlliste "datierten Personaldatensatz wählen" den Datensatz aus, den Sie ändern möchten. II. Geben Sie das Datum an, ab dem die Änderungen gültig sein sollen: Tragen Sie in das Datumsfeld Beginn das entsprechende Datum ein oder wählen Sie das Änderungsdatum über die Schaltfläche mit dem Kalenderassistenten aus. III. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. IV. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden übernommen und in OC:Planner gespeichert. Persönliche Daten früherer Zeiträume können Sie sich über die Auswahlliste datierten Personaldatensatz wählen anzeigen lassen. Hinweis: Beachten Sie, dass Sie Ihre Personaldaten nur zu einem festgelegten Datum ändern können. Felder mit grau hinterlegter Schrift können nicht bearbeitet werden. Version 4.55 Seite

7 1.2 Kennwortänderung: Hier können Sie sich jederzeit ein neues Kennwort vergeben. Ein Kennwort kann aus maximal 20 Zeichen bestehen. Version 4.55 Seite

8 2. Karteikarte "Dienstplan" Hier können Sie sich ihren persönlichen Dienstplan anzeigen lassen. Das heißt, Sie bekommen für jeden Tag des aktuellen Monats die jeweiligen Dienste so angezeigt, wie Sie von dem jeweiligen Dienstplanbeauftragten eingeplant wurden. Als Darstellungsvariante sind ein, zwei oder sogar drei Monate auswählbar. Sofern ein Dienstplaneintrag in der Dienstplantabelle angeklickt wird (bspw ), werden ausführliche Informationen dazu in den Dienstplandetails wiedergegeben. Durch einen Klick auf "Zeitkonto'" oder "Urlaubskonto" unterhalb des Dienstplans, werden Ihnen weitere Informationen angezeigt. Version 4.55 Seite

9 Unter dem Menüpunkt "Legende" finden Sie ausführlichere Erläuterungen zu verschiedenen farbigen Kennzeichnungen im Dienstplan, sowie eine Erklärung der jeweiligen Fehlzeitenund Dienstkürzel. Außerdem steht Ihnen noch eine "Kurzhilfe", speziell zu dem ausgewählten Menü, zur Verfügung. 2.1 Untermenü "Urlaubsantrag & Fehlzeiten" auf Karteikarte "Dienstplan" Hierüber können Sie Ihre persönliche Urlaubsplanung für den ausgewählten Monat vornehmen. Der zuständige Arbeitszeitbeauftragte wird automatisch darüber informiert. Den Zeitraum können Sie entweder über das jeweilige Anklicken des Beginn- und Endedatums im obig angezeigten Dienstplan oder über die direkte Auswahl bzw. Eingabe des Datums in die entsprechenden Felder vorgeben. Version 4.55 Seite

10 Im Feld Bemerkungen können Sie den Vertreter, während Ihrer Abwesenheit, namentlich eingetragen (z.b. Urlaubsvertretung: Max Mustermann). Sobald der Urlaubsantrag eingetragen ist, erscheint dieser zunächst neben dem Datum rot unterlegt. Wird der Urlaub genehmigt, verändert sich die Farbe der Markierung in grün. So lange der Urlaub noch nicht genehmigt ist, kann dieser auch nochmals zurückgenommen werden. Hierzu muss einer der Urlaubstage im Dienstplan angeklickt werden, danach erscheint der beantragte Zeitraum wieder in den Vorgabefeldern und kann über den Schalter "Löschen" entfernt werden. Des Weiteren erhalten Sie in den Fällen Beantragen, Genehmigen und Löschen von Urlaubsanträgen eine entsprechende Nachricht. 2.2 Untermenü "Einsatzwünsche" auf Karteikarte "Dienstplan" Hierüber können Sie Ihre Einsatzwünsche dem zuständigen Arbeitszeitbeauftragten mitteilen. Sie können allgemeine Diensttypen (z. B. Frühdienst) und konkrete Dienstwünsche (z. B. T1) erfassen. Der Diensttyp kann über die Auswahlliste "Diensttyp" gewählt werden. Sofern Sie in der Auswahlliste Diensttyp den Eintrag Dienstkürzel gewählt haben, müssen Sie ein gültiges Dienstkürzel in das Textfeld eingeben (also z. B. die verschiedenen Kürzel der Frühdienste, der Tagdienste oder der Nachtdienste). Die erlaubten Dienstkürzel sind definiert in OC:Planner im Dialog Vorgaben Zeitblöcke. Die Wichtigkeit eines Einsatzwunsches kann erhöht werden, indem Sie das Kontrollkästchen "Priorität" aktivieren. Nachdem der Wunsch übernommen wurde, erscheint am jeweiligen Tag eine entsprechende Kennzeichnung (s. o.). Durch Anklicken des Eintrags wird Ihnen der jeweilige Wunsch nochmals in der Bearbeitungszeile angezeigt. Er kann nun noch geändert oder gelöscht werden. Version 4.55 Seite

11 2.3 Untermenü "Abteilungsplan" auf Karteikarte "Dienstplan" Der Abteilungsdienstplan zeigt den Dienstplan der gesamten Abteilung an. So kann man sich einen schnellen Überblick über die aktuell laut Plan anwesenden Mitarbeiter/innen verschaffen. 2.4 Navigation in unterschiedliche Dienstplanzeiträume Mit den Pfeiltasten können Sie in den Monaten vor- und zurückblättern. 2.5 Antrag Drucken Über den Schalter "Drucken" können Sie sich einen Urlaubsantrag ausdrucken. Version 4.55 Seite

12 3. Karteikarte "Zeiterfassung" In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Ihre persönlichen Arbeitszeiten über die Nacherfassung selbstständig erfassen oder fehlende Buchungen ergänzen können. 3.1 Untermenü "Nacherfassung" auf Karteikarte "Zeiterfassung" Über den Dialog Nacherfassung können Sie für die Zeitwirtschaft relevante Buchungen manuell durchführen. Es besteht die Möglichkeit alle relevanten Daten (Buchungsart, Beginn, Ende, Kommentar) direkt im Eingabebereich zu erfassen. Mit einem Klick auf "Speichern" wird die Buchung in "erfasste Zeiten" übernommen, und ist ab dem Moment auch für den Arbeitszeitbeauftragten ersichtlich. Sofern Sie sich beim Eingeben vertan haben, besteht mit einem Klick auf "Neu" alle Eingaben zu entfernen. Version 4.55 Seite

13 3.1.1 Unvollständig erfasste Zeiten Nur teilweiser erfasste Zeiten, werden hierunter aufgeführt. Sofern es unvollständig erfasste Zeiten gibt, werden Sie bereits auf der Startseite darüber informiert. 1. Klicken Sie in der Tabelle "unvollständig erfasste Zeiten" auf das Datum, zu dem Sie eine unvollständig erfasste Zeit korrigieren wollen. Die bereits erfassten Daten werden in die Eingabefelder übernommen. 2. Ergänzen Sie die fehlenden Daten. Optional können Sie einen Kommentar in das dafür vorgesehene Feld schreiben. 3. Klicken Sie auf Speichern, um die Buchung abzuschließen. Version 4.55 Seite

14 3.1.2 Geplante Zeiten Durch Anklicken des jeweiligen Tages in der aufgeführten Tabelle werden automatisch die Arbeitszeiten des an diesem Tag geplanten Dienstes in das Kopffenster der Zeiterfassungsmaske eingefügt. Über die Eingabefelder können Sie die vorgegebenen Zeiten, die Buchungsart ändern, oder auch einen Kommentar erfassen. Auch an der Stelle werden alle Eingabefelder durch Drücken des Schalters "Neu" geleert. Schnellerfassung mehrerer geplanten Zeiten Setzen Sie in dem Kästchen vor den einzelnen geplanten Zeiten ein Häkchen. Geben Sie, falls notwendig, unterhalb der Liste einen Kommentar für alle markierten Zeiten ein. Mit einem Klick auf Speichern werden alle markierten Zeiten mit dem gemeinsamen Kommentar gebucht. Diese Vorgehensweise unterstützt Sie dabei vorgegebene Dienste mit wenig Aufwand zu erfassen. Version 4.55 Seite

15 Buchungsart Als Buchungsart sehen Ihnen Arbeit, Bereitschaft, Pause, Arbeit in Rufbereitschaft, Telefonische Arbeit in Rufbereitschaft und Fehlzeit zur Verfügung. Beispiel Arbeit in Rufbereitschaft: Nachdem Sie in der Auswahlliste (siehe oben) den Menüpunkt "Arbeit in Rufbereitschaft" ausgewählt haben, können Sie für den entsprechenden Tag die Zeiten hinterlegen, an denen Sie Einsätze im Rufbereitschaftsdienst hatten. In den Feldern "Zeit" sind nur die tatsächlichen Arbeitszeiten einzutragen (ohne Wegezeit). Die Wegezeiten werden in den beiden Feldern "Wegezeit-Hin" und "Wegezeit-Rück" (Angabe in Stunden und Minuten) dokumentiert. Nach dem Drücken des Schalters, wird die Buchung übernommen und nach "Erfasste Zeiten" verschoben. Version 4.55 Seite

16 Hinweis: Es ist möglich für einen Kalendertag mehrere Einträge zu tätigen, solange sich die einzelnen Zeiten nicht überschneiden. Beispiel: Arbeit (Pause von bis 12.30) Lehrauftrag Arbeit Arbeit in Rufbereitschaft Arbeit in Rufbereitschaft Beispiel Fehlzeiten Eine Ausnahme stellt die Buchung des Lehrauftrags dar. Beispiel: Schritt 1: Buchung Arbeit (Pause von bis 12.30) Schritt 2: Buchung Lehrauftrag Es ist somit möglich, den Lehrauftrag in die zuvor gebuchte Arbeit zu buchen. Die Buchung "Arbeit" nach dem Lehrauftrag von bis bleibt erhalten. Die Buchung des Lehrauftrags selbst nehmen Sie bitte wie folgt vor: Zunächst wählen Sie als Buchungsart "Fehlzeit" aus. Im Anschluss wird ein zweites Auswahlfenster erzeugt, in dem die jeweilige Art der Fehlzeit gebucht werden kann. Nachfolgende Darstellung verdeutlicht diese Vorgehensweise: Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der Buchung des Lehrauftrags die Unterscheidung in praktischer und theoretischer Studentenunterricht. Version 4.55 Seite

17 Hinweismeldungen zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Das Mitarbeiterportal ist so konfiguriert, dass bei der Eingabe von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz eine fallbezogene Warnmeldung angezeigt wird. Diese Meldungen stellen lediglich Hinweise dar, die als Hilfestellung bei der Buchung der Arbeitszeiten im Rahmen der ArbZG-Vorgaben dienen. Bei vorliegenden Verstößen gegen das ArbZG kann durch die Eingabe von ent sprechenden Begründungen im Feld Kommentar die gewünschte Zeitbuchung in eingepflegt werden. Beispiel: Buchung zu kurze Pause Version 4.55 Seite

18 Beispiel: Buchung Arbeitszeit > 10 Stunden bzw. > 12 Stunden in Intensivbereichen Auch bei der Überschreitung der täglichen Höchstarbeitszeitgrenze im Regeldienst von 10 Stunden, gibt eine entsprechende Hinweismeldung wieder. In Intensivbereichen gilt eine Sonderregelung, die eine tägliche Höchstarbeitszeit von 12 Stunden erlaubt. Auch hier wird eine entsprechend angepasste Meldung erzeugt. Anmerkung: Sofern Sie bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz, die Buchung trotzdem dokumentieren möchten (müssen), geben Sie dafür einen treffenden Kommentar ein. Danach wird die Buchung mit einem Klick auf "Speichern" übernommen. Version 4.55 Seite

19 Nach dem Speichern der "unvollständig erfassten Zeiten" und der "geplanten Zeiten" werden diese nach "erfasste Zeiten" verschoben Erfasste Zeiten In der Liste der erfassten Zeiten erhalten Sie einen Überblick über die von Ihnen bereits gebuchten Arbeitszeiten. Unter Spalte "Besonderes" wird darauf hingewiesen, wenn bspw. der Zeitbeauftragte eine Buchung für Sie über die Dienstplananwendung erfasst hat. Unterhalb von "Kommentar" steht die Bemerkung die derjenige, der die Buchung abgespeichert hat, hinterlegt hatte. Korrekturen von Fehleingaben Es besteht die Möglichkeit getätigte Fehleingaben nachträglich zu korrigieren. Erst nach der Genehmigung der gebuchten Zeiten durch den zuständigen Arbeitszeitbeauftragten ist eine Korrektur durch Sie über nicht mehr möglich. Version 4.55 Seite

20 Zum Ändern einer erfassten Zeit gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Wählen Sie in "erfasste Zeiten" die entsprechende Buchung, die Sie ändern möchten. 2. Nachfolgend wird der Datensatz nochmals im Erfassungsfeld angezeigt und kann entsprechend geändert werden. 3. Betätigen Sie die Korrektur mit einem Klick auf. Zum Löschen einer erfassten Zeit gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Markieren Sie in "erfasste Zeiten" die entsprechende Buchung, die Sie löschen möchten, indem Sie davor ein Häkchen setzen. 2. Nachfolgend wird der Datensatz nochmals im Erfassungsfeld angezeigt. 3. Betätigen Sie die Korrektur mit einem Klick auf. 4. Karteikarte "Nachrichten" Über diesen Dialog können eingegangene und gesendete Nachrichten gelesen und verwaltet werden. Sie können über die Schaltfläche empfangene Nachrichten und gesendete Nachrichten entscheiden, welche Nachrichten Sie in der Nachrichtenliste sehen möchten. Geöffnete Nachrichten können Sie über das Druckersymbol ausdrucken. Version 4.55 Seite

21 5. Karteikarte "Berichte" In OC:MyPlan gibt es zwei Formen von Berichten. Berichte in den Dialogen bezeichnen Ausdrucke bzw. PDF-Dokumente, die von der Ansicht oder den angezeigten Daten des aufgerufenen Dialogs abhängen. Diese Berichte finden Sie in "Urlaub & Einsatzwünsche", Abteilungsplan und Ausgleich Feiertagsarbeit. Im Dialog Nachrichten können Sie geöffnete Nachrichten ausdrucken. Globale Berichte sind unabhängig von Dialogen und sind über Karteikarte "Berichte" abrufbar. 5.1 Bericht "Legende, Fehlzeiten & Zeitblöcke" Mit Hilfe des Berichts "Legende, Fehlzeiten & Zeitblöcke" können Sie sich alle Zeitblöcke, die für Sie gültig sind, mit den genauen Zeitdaten je Zeitblock, ansehen. Es werden sowohl die Dienstkürzel als auch die Fehlzeitenkürzel aufgelistet Version 4.55 Seite

22 5.2 Bericht "Monatsübersicht" In der Monatsübersicht werden in chronologischer Abfolge alle geplanten Dienste des aktuellen Monats mit den jeweiligen Dienstzeiten aufgelistet. Des Weiteren werden Ihnen der Urlaubsstand, die Istzeit, Sollzeit, die Abweichung, der Übertragssaldo aus dem vorangegangenen Monat sowie der aktuelle Saldo angezeigt. Außerdem werden etwaige Zeitzuschläge und Zulagen (z.b. Schichtzulage, Keine Daten) mit dem entsprechenden Wert ausgewiesen. 5.2 Bericht "Urlaubsübersicht" Die Urlaubsübersicht gibt Aufschluss über den Urlaubsanspruch des laufenden Jahres, des Vorjahres sowie über die jeweiligen genommenen und geplanten Urlaube. Weiterhin wird der Resturlaub zum Jahresende dargestellt. Version 4.55 Seite

23 5.2 Bericht "Arbeitszeiterfassung" Im Bericht "Arbeitszeiterfassung" werden alle gebuchten Zeiträume in chronologischer Abfolge dargestellt und berechnet. Es werden die gebuchten Zeiten in den einzelnen Spalten (Regeldienst; Pausenzeit; Bereitschaftsdienst; Rufdienst, Arbeit in RB inkl. Wegezeit; Nicht zur Arbeitszeit zählende Tätigkeit; Arbeitszeit nach ArbZG) aufgeschlüsselt und entsprechend dargestellt. Ebenso werden die entsprechenden Summen ausgewiesen. Buchungen die von den Arbeitszeitbeauftragten in der Klinik manuell geändert/korrigiert wurden, werden mit einem "roten" Ausrufezeichen in der Spalte "Datum"ausgewiesen. Version 4.55 Seite

24 Im unteren Bereich des Berichts werden die folgenden Werte berechnet: Zeitkonto Soll: Laut Arbeitsvertrag zugrunde liegende und zu leistende Gesamtarbeitszeit für den betreffenden Monat Zeitkonto Ist: Tatsächlich geleistete Arbeitszeiten inklusive aller auszuzahlenden Bereitschaftsdienstzeiten und Arbeiten in Rufbereitschaft Zeitkonto Abweichung: Gibt die tatsächlichen Mehr- oder Minderarbeitsstunden an, die im entsprechenden Monat entstanden sind. Dieser Wert wird wie folgt berechnet: Zeitkonto Ist Zeitkonto Soll (auszuzahlende) Summe bewerteter Bereitschaftsdienststunden und Summe Rufdiensteinsätze = Zeitkonto Abweichung Achtung: Der Wert Zeitkonto Abweichung berücksichtigt vor Abschluss des Dienstplanmonats noch nicht die auszuzahlenden Bereitschaftsdienststunden sowie die Summe der Rufdiensteinsätze (Arbeit in Rufbereitschaft). Um einen aussagefähigen Wert zu erhalten muss zurzeit die Berechnung manuell wie oben dargestellt vorgenommen werden. Zeitkonto Saldo: Stand der aufgelaufenen Mehr- oder Minderarbeitsstunden seit Beginn der Beschäftigung bis Ende des betreffenden Monats (Achtung: solange noch kein Monatsabschluss erfolgt ist, sind hier noch etwaige Bereitschaftsdienstzeiten sowie Einsätze in RB als Arbeitszeit enthalten, diese werden erst nach Monatsabschluss in Abzug gebracht, da diese dann erst in die Auszahlung gebucht werden). Berechnung: Zeitkonto Saldo des Vormonats + Abw. = Zeitkonto Saldo. Zeitkonto Übertrag: Dieser Wert stellt den Übertrag aus dem Vormonat dar. Zeitkonto Saldo nach Auszahlung: Das Zeitkonto Saldo nach Auszahlung gibt für nicht abgeschlossene Monate den voraussichtlichen Stand der aufgelaufenen Mehr- oder Minderarbeitsstunden seit Beginn der Beschäftigung bis Ende des betreffenden Monats an (hier wird bereits die Auszahlung der BD und Einsätze in RB berücksichtigt). Bei abgeschlossenen Monaten entspricht das Zeitkonto Saldo nach Auszahlung dem Zeitkonto Saldo. Summe bew. Bereitschaftsdienststunden: Gibt die tatsächlich geleisteten Bereitschaftsdienststunden an, die im entsprechenden Monat entstanden sind. Summe Rufdiensteinsätze ohne Wegezeit: Gibt die tatsächlich geleisteten Rufdiensteinsätze (Arbeit in Rufbereitschaft) an, die im entsprechenden Monat entstanden sind. Version 4.55 Seite