mit dem Workflow-System

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1 Ihr Partner im Prozess Management Leistungsumfang der elektronischen Rechnungsprüfung in der Integration mit dem Workflow-System STAND Oktober 2010

2 INHALTSVERZEICHNIS Rechnungsprüfung Gesamtüberblick Seite 4 Stammdaten Seite 6 Workflow Seite 8 Scanning Seite 10 Archivierung Seite 11 Datenextraktion (smartfix) Seite 12 smartfix Inside Seite 19 Nachbearbeitung Seite 20 Navigationsleiste Seite 21 To-Do-Liste (Postkorb) Seite 22 Kontierungsmaske Seite 25 Massenfreigabe Seite 36 Toolbox Seite 37 ERP/MAWI Seite 42 Mail-Integration Seite 48 Anzeige ZV Seite 51 InfoCenter Seite 52 Protokollierung Seite 55 Intrastat, Werbemittel Seite 57 Teil- und Schlussrechnung Seite 58 Statistik Seite 59 Digital signierte Rechnungen Seite 61 Visualisierung Prüfergebnisse Seite 62 Copyright by TQS EDV-Software GmbH, Hauptplatz 19, A-2514 Traiskirchen 2

3 VORWORT Liebe Kunden und Interessenten von TQS! Diese Broschüre gibt Ihnen einen Einblick in die manchmal durchaus sehr komplexe Welt der elektronischen Rechnungsprüfung. Wir haben versucht mit Screenshots und Facts der TQS-Lösungs-Komponenten das Thema elektronische Prüfung von Eingangsrechnungen mit all seinen notwendigen und möglichen Ausprägungen übersichtlich darzustellen. Neben der Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen in der Verarbeitung von Papier und/oder elektronisch signierten Rechnungen (Nachweis der Originalität, revisionssichere Langzeit-Archivierung, etc.) stellt vor allem die Integration der einzelnen erforderlichen und oft vorhandenen Software-Produkte und die Ergonomie der Bearbeitungs-Oberfläche eine Herausforderung für jeden Anbieter derartiger Lösungen am Markt dar. Durchschnittlich müssen 8 bis 10 Software- Produkte (Scanning, Archiv, Datenextraktion, Mail-System, Workflow-System, FIBU, MAWI, Output-Management-Tools, Individual-Software, Signatur-Komponenten) auf zum Teil unterschiedlichen Plattformen (Windows, Mac, Linux, Unix, OS/400) mit unterschiedlichen Programmier-Technologien (.net, Java, HTML, XML, ILERPG, Cobol, C, etc.) für Unternehmen so implementiert werden, dass einerseits die Administration des Systems von den Kunden selbsttätig durchgeführt werden kann, und andererseits die Anwender eine ergonomische, leistungsfähige und performante Bedienungsoberfläche vorfinden. Die gesamte Installation sollte dann auch noch stabil und betriebssicher laufen. Nach mehr als 15 Jahren Tätigkeit in diesem Umfeld hat sich gezeigt, dass es für den Mittelstands-Kunden drei wesentliche Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Projekte gibt: jede Menge Erfahrung des Realisierungspartners, ein Ansprechpartner für alle Produkte (in der Realisierung und im Support) und verfügbare Lösungsbausteine um damit kostengünstig und schnell Projekte zu realisieren. Ihr Ernst Nemeth 3

4 GESAMTÜBERBLICK RECHNUNGSPRÜFUNG KOMPONENTEN WORKFLOW MANAGEMENT MAILSYSTEM STAMMDATEN FINANZBUCHHALTUNG ZUSATZ FÜR FINANZBUCHHALTUNG INTEGRATION MATERIALWIRTSCHAFT ELEKTRONISCHES ARCHIV SCANNING & DATENEXTRAKTION INTEGRATION RECHNUNGSEINGANG FINANZBUCHHALTUNG INTEGRATION VISUALISIERUNG ZAHLUNGSVORSCHLAG INTEGRATION RÜCKMELDUNG ZAHLUNG Die dargestellten Komponenten greifen über Standard-Schnittstellen nahtlos ineinander. Zentrale Datenhaltung auf der iseries bzw. Bearbeitung mittels clientunabhängiger Browsertechnologie garantieren ein Maximum an Stabilität, Sicherheit, Skalierbarkeit, Ergonomie, Prozessorientierung und Integrationsfähigkeit. Dadurch erreicht man mit geringem Aufwand ein Maximum an Mehrwert für bestehende IT-Strukturen. 4

5 GESAMTÜBERBLICK RECHNUNGSPRÜFUNG DUALE BILDSCHIRMTECHNOLOGIE Mit einem 24-Zoll-Bildschirm lässt sich dieselbe Aufgabe im Vergleich zu einem 19-Zoll-Bildschirm in nur fünfeinhalb anstelle von acht Stunden erledigen. Das ist das Ergebnis einer Studie der University of Utah. Auf ein Arbeitsjahr umgerechnet, ergibt sich dadurch eine Zeitersparnis von 76 Tagen. Im Zwei-Bildschirmbetrieb steigt die Produktivität sogar um etwa 44 Prozent. Als ergonomisch äußerst wertvoll hat sich eine größere Bildschirm-Arbeitsfläche erwiesen ob dies in Form eines großen Bildschirms oder in Form eines 2. Bildschirms umgesetzt wird, hängt davon ab, ob am Arbeitsplatz genügend Platz vorhanden ist. Bewährt hat sich die Anzeige der elektronischen Belege in jedem Fall mindestens im Originalformat. Auch der Aufruf zur Anzeige sollte automatisiert aus dem Kontierungs-Programm erfolgen, wobei der Fokus aber am Kontierungs-Bildschirm bleibt. Viele Rechnungen sind einseitig, sodass aufgrund der Darstellung in Originalgröße kein Scrollen oder Vergrößern in der Anzeige erforderlich ist, und so viele Rechnungen schnell und einfach bearbeitet werden können. 5

6 VERWALTUNG STAMMDATEN Die Verwaltung der Stammdaten für das Workflow-System erfolgt Windows-like, d.h. die Stammdaten, wie Firmenstamm, Rollen, Organisationseinheiten, Mitarbeiter, etc., werden mittels Verzeichnisstrukturen dargestellt, sodass die Bedienung für den geübten PC-Anwender selbsterklärend ist. 6

7 EINBINDUNG ACTIVE DIRECTORY von MS Zur Nutzung der Mitarbeiterinformationen aus dem ActiveDirectory von MS ist ein Zusatzmodul vorhanden. Damit können mit Feld-Mapping-Daten des AD mit AS/ 400-Dateien/ Datenfeldern einfach gemappt werden. 7

8 WORKFLOW Als Workflow-Komponente kommt das Workflow- Management-System TaskLink zum Einsatz. TaskLink wurde von der Firma TQS seit dem Jahr 1995 in über 60 Projekten kundennah entwickelt. Neben dem hohen funktionellen Leistungsumfang hat sich das Workflow-System vor allem im AS/ 400-Umfeld bestens bewährt. Die Prozessabbildung und -steuerung erfolgt über frei definierbare Workflow-Modelle. Ein grafischer Workflow-Designer unterstützt dabei die Modellierung. Umfangreiche Integrations-Schnittstellen ermöglichen eine unternehmensweite Einbindung verschiedener Software-Applikationen (Standard- und/ oder Individual-Software wie ERP- und FIBU, CRM, etc.). Das heißt, die Workflow-Komponente dient nicht nur zur Sicherung und Dokumentation der Prozesse im Unternehmen, sondern bildet auch das Framework zur technischen Integration verschiedenster Komponenten im Prozess. In der Praxis erprobte Workflow-Modelle ermöglichen für verschiedene Aufgabenstellungen eine schnelle, einfache und kostengünstige Implementierung. Auch selbstständige Adaptionen des Workflow-Modells an geänderte Rahmenbedingungen sind nach entsprechender Einschulung möglich. 8

9 Betrag <750, Betrag <500, Spezielle Rechnungen ohne weitere Prüfung/Freigabe Ein besonderes Highlight ist die Möglichkeit der parallelen Workflow-gesteuerten Bearbeitung der Rechnung unter Beachtung hierachischer Strukturen. Dies wird durch eine mehrstufige Sub- Workflow-Technologie ermöglicht. Die Betragshöhen für die Freigabe sowie die Beachtung spezieller Rechnungsarten und Lieferanten ist flexibel gestaltbar. Manuelles Weiterleiten wird je User und Prüfstufe definiert, um Besonderheiten im Ablauf der Rechnungsbearbeitung dokumentiert zu berücksichtigen damit werden Workflow-Modelle auch bei komplexeren Anforderungen relativ überschaubar gestaltet. Der gesamte Leistungsumfang ist durch die Broschüre Anforderungen an ein modernes Workflow-System dokumentiert und ist so strukturiert, dass ein Vergleich mit anderen Systemen möglich ist. Über Ablaufrollen werden mehrstufige Prüf- und Genehmigungsverfahren für verschiedene Rechnungsarten abgebildet: Mengenprüfer, Preisprüfer, Abteilungsleiter, Investitionen, Schlussprüfer, Freigabe GL, Präsident, etc. 9

10 SCANNING Standard-Schnittstellen zu den ScanClients von DPUScan (Janich&Klass) Kendox Scan (Kendox) WorkstationScan (COMARCH) Andere auf Anfrage ermöglichen variantenreiches Scanning für unterschiedlichste Anforderungen. Standard-Schnittstellen bedeuten Aufruf der Scanning-Komponente im Workflow-Prozess mit Übernahme des elektronischen Beleges und der Dokument-Indizes (Firma, Barcode- Nr., etc.) 10

11 ARCHIVIERUNG Standard-Schnittstellen zu den Archiven InfoStore for iseries Kendox InfoShare IBM Content Manager MS Sharepoint 2010 Andere auf Anfrage werden direkt aus dem Prozess der Rechnungsprüfung durch die Integration über den Workflow versorgt. Standard-Schnittstellen bedeuten Je nach Erfordernis stehen Archive verschiedenster Ausprägung und Funktionalität zur revisionssicheren Ablage der Dokumente (AS/ 400-Spoolfiles, gescannte Belege, PC-Dokumente, Mails) und Daten bereit. Über Dokumentklassen und -typen werden den Dokumenten die Dokumentenattribute und -Indizes zur Steuerung der Berechtigungen und Suche zugewiesen. Die Bearbeitungshistorie wird in Form von Dokumentnotizen im Zuge der Prozessbearbeitung hinterlegt. Definierbare Berechtigungsstrukturen stellen auch außerhalb der prozessbedingten Bearbeitung den ordnungsgemäßen Zugriff auf die Belege sicher. Nach frei definierbaren Kriterien (z.b. Prozessabschluss, etc.) erfolgt automatisch die Auslagerung auf externe (Langzeit-)Speichermedien. automatischer Start eines Bearbeitungs-Workflows mit Übernahme erster Dokument-Archiv-Indizes und Archiv-Verweis (DokumentID, Archiv, Dokumentattribute wie Dokumentenklasse, -typ, etc.) Aufruf zur Anzeige der Dokumente (Nach-)Indexieren von Archiv-Indizes aus dem Bearbeitungs-Workflow heraus Ablage von zusätzlichen Belegen im Archiv aus dem Workflow (wie gescannte Belege, PC-Dateien aus PC-Verzeichnissen, Protokoll der Workflow-Bearbeitung) 11

12 DATENEXTRAKTION (SMARTFIX) Als Komponente für die Datenextraktion kommt smartfix zum Einsatz. Das Ergebnis der Datenextraktion wird im Verifier für den Mitarbeiter zur Kontrolle bzw. gegebenenfalls zur Nachbearbeitung angezeigt. Grün markierte Extraktionsergebnisse klassifiziert das System als sicher erkannt, blau markierte Extraktionsergebnisse sind mittels Datenfreigabe manuell zu bestätigen. Falsch erkannte Daten werden manuell korrigiert intelligente Lernmechanismen verarbeiten die Korrekturen und erhöhen in weiterer Folge die Erkennungsrate. 12

13 Die extrahierte Daten werden entsprechend markiert, ergänzende Daten werden über den Zugriff zu den Abgleichsdatenbanken in der Anzeige ergänzt. Projektspezifisch können, je nach Aufgabenstellung, Abweichungen geprüft und markiert werden. 13

14 DATENEXTRAKTION (SMARTFIX) Beträge bzw. MWSt-Prozentsätze werden ausgelesen und Einzel- bzw. Summen nachgerechnet. Abweichungen werden entsprechend markiert, ebenso die Zahlungskonditionen. 14

15 . Unterhalb des Standard-Extraktionsbereiches können kundenspezifische Wünsche eingebunden werden, wie z.b. die Kennung, ob es sich um Rechnungen von Debitoren handelt die Vorgabe einer Belegperiode die Vorgabe eines Steuercodes die Vorgabe des Belegtextes die Zuordnung des ersten Prüfers der Rechnung. Damit können ergänzende Daten zur Steuerung weiterführender Workflows oder Kennungen für die angeschlossene Buchhaltung ergänzt werden und so der darauf folgende Verarbeitungsprozess weiter beschleunigt und optimiert werden. 15

16 DATENEXTRAKTION (SMARTFIX) Einfach und schnell werden bei Rechnungen für Telefonie, Energie, Leasing, etc. die eindeutigen Ordnungsbegriffe wie Telefonnummer, Vertragsnummer, Kfz-Nummer, etc. je Kreditor definiert und Kontierungs-Informationen tabellarisch zugeordnet. Dadurch werden monatlich wiederkehrende mehrseitige Abrechnungen sehr schnell verarbeitet; dezentrale (meist in Excel-Dateien) vorliegende Aufstellungen von Telefon-Verzeichnissen werden zentral verwaltet und dienen als Basis der Datenextraktion; neu auftretende Telefonnummern werden im Zuge der Rechnungsprüfung verifiziert und der Datenbestand aktualisiert. 16

17 Standard-Schnittstellen des Datenextraktions-Tools von smartfix (Insiders Technologies) Der größte Einsparungseffekt wird durch die Integration des ERP-Systems erzielt: Bei Rechnungen mit aufgeführten Lieferpositionen werden die Daten gegen die Bestellung und die Wareneingänge abgeglichen; Abweichungen werden aufgezeigt, manuelle Korrekturen bzw. Ergänzungen sind möglich; bei vollständig automatisch erkannter und ohne Differenz abgeglichen Rechnungen wird gleich die Rechnungseingangs- Schnittstelle der MAWI versorgt. ermöglicht eine einfache Integration in bestehende FIBU- und ERP-Systeme. Für die FIBU- und ERP-Systeme SAP Movex (M3) SoftM Suite DKS, Schilling DCW Andere auf Anfrage sind Integrations-Bausteine verfügbar. Die Erkennungsrate hängt hauptsächlich von der Qualität und dem strukturierten Aufbau der Rechnung ab. 17

18 DATENEXTRAKTION (SMARTFIX) Ein Monitor überwacht die Datenextraktion; fehlerhafte Verarbeitungen werden markiert, Fehlerhinweise werden protokolliert. Für berechtigte Mitarbeiter sind aus dieser Oberfläche jederzeit manuelle Eingriffe zur Bereinigung und Wiederholung der Verarbeitung möglich. Statistik- und Reporting-Funktionen runden den Leistungsumfang ab. 18

19 SMARTFIX INSIDE Um die Rechnungsprüfung weiter zu optimieren ist es manchmal in Projekten erforderlich, bereits im Zuge der elektronischen Belegauslesung (Datenextraktion) zusätzliche Funktionalitäten bereitzustellen. Dafür haben wir smartfix Inside entwickelt eine Toolbox zur schnellen und kostengünstigen Implementierung von Zusatzanforderungen wie Integration der Kontierungen Zuordnung der Prüfer Rechnungen zur Bearbeitung zurückstellen oder stornieren Rechnungen auschecken wegen fehlender Kreditoren, Bankverbindungen, etc. Bestellungen zur Auswahl neu laden Steuerung Bearbeitung über Anzeige und Selektionen wie Barcode, Werke, Sachbearbeiter, etc. im Verifier Spezielle Prüfungen 19

20 NACHBEARBEITUNG DER EXTRAKTION IM WORKFLOW Oft ist es nicht möglich bereits in der Verifikation in smartfix alle relevanten Informationen den Rechnungspositionen zuzuordnen bzw. Details oder Abweichungen zu klären. Dafür ist diese Workflow-unterstützte Nachbearbeitung vorgesehen. Hier werden die für die Preisprüfung und Buchung relevanten Details, wie Bestellungen, Kontierungen, MWSt-Code, zugeordnet. Abweichungen werden im Dialog aufgezeigt und können zur automatischen Generierung von Belastungsnoten führen. Modernste Reitertechnologie, Windows und dynamische Anzeigen von Datenfeldern sowie der tabellarische Aufbau der Bildschirmmaske unterstützen dabei den User optimal. 20

21 NAVIGATIONSLEISTE Der Einstieg für Power-User erfolgt Windows-like. Das heißt, die einzelnen Aufgaben in den Postkörben bzw. definierten Abfragen über laufende und abgeschlossene Aufgaben werden mittels Verzeichnisstrukturen dargestellt, sodass die Bedienung für den geübten PC-Anwender selbsterklärend ist. Multi-Session fähig: Es können gleichzeitig parallele Bearbeitungen stattfinden. Zum Beispiel während der Kontierung einer Rechnung können mit einem Einstieg ins InfoCenter Details einer anderen Rechnung beauskunftet werden ohne die Kontierung der Rechnung abzubrechen. 21

22 TO-DO-LISTE (POSTKORB) MEHRFIRMEN- STEUERUNG Ist die Rechnungsprüfung für mehrere Firmen implementiert, so kann die Auswahl per Combobox einfach und schnell getätigt werden. TO-DO-LISTE SPALTENFORMAT Auch in der To-Do-Liste besteht die Möglichkeit der Darstellung der zu bearbeitenden Rechnungen im Spaltenformat (Einstieg K ) vorerst nicht frei definierbar. Dabei kann per Mausklick auf die Pfeile in den einzelnen Spaltenüberschriften die Sortierung der Liste auf- oder absteigend nach dem gewählten Kriterium erfolgen. BUTTON-STEUERUNG Mit Hilfe von Buttons können alle Aufgaben markiert, sortiert oder gefiltert werden oder im Schnelldurchgang durchgeblättert werden. PERSÖNLICHE PROGRAMMLISTE Eine frei definierbare Programmliste gewährt einzelnen Mitarbeitern Zugang zu persönlichen Programm-Aufrufen. POSTKÖRBE Die Aufgaben sind zur besseren Übersicht nach deren Bearbeitungserfordernissen (z.b. Kontierung erfassen, nur freigeben, Ablehnungsfälle, Spezialitäten) oder für Zugriff durch Bearbeitergruppen in verschiedene To-Do- Listen abgelegt; diese werden per Mausklick aus verschiedenen Comboboxen ausgewählt. KONTIERUNGSANZEIGE Unterhalb der Button- Reihe wird als Erstinformation ein Teil der Kontierung zur Anzeige gebracht. 22

23 TO-DO-LISTE (POSTKORB) DIVERSE WARTUNGSARBEITEN Mit diesen Funktionen können berechtigte Mitarbeiter Abwesenheiten Vertretungen Rollenzuordnungen bzw. verschiedene Viewer warten. 23

24 TO-DO-LISTE (POSTKORB) DIVERSE WARTUNGSARBEITEN Mit diesen Funktionen können berechtigte Mitarbeiter Kontierungs-Berechtigungen bzw. Kontierungs-Informationen für Telefon-, Energie-, und Tank-Rechnungen warten. 24

25 KONTIERUNGS-MASKE ANHÄNGE In diesem Bereich werden alle Anhänge mit Detail- Informationen (wer, wann, was, Dokumenten-Archiv- Attribute) im Workflow dargestellt (Rechnung, Lieferschein, Excel- Kalkulation, etc.) RECHNUNGSECKDATEN Die Rechnungseckdaten sind die Kerndaten des Prozesses, die für die jeweilige Buchhaltung parametriert werden. RECHNUNGSSUMMEN MIT STEUERSÄTZEN Darstellung der Rechnungsbeträge je Steuersatz. KONTIERUNGS-ZEILEN Die Kontierungs- Informationen werden auf die jeweilige Buchhaltung abgestimmt und unterstützen auch deren Buchungsregeln. TOOLBOX Mit der Toolbox können zusätzliche Dokumente (Lieferscheine, Tabellen mit Detailkosten, Briefe, etc.) durch Aufruf des Scannens, Hinzufügen aus Archiven/Verzeichnissen, Word-Integration im Zuge der Rechnungsprüfung dem Akt hinzugefügt werden. INFOBOX Die Infobox dient der Protokollierung der Entscheidungen im Bearbeitungsprozess (wer, wann, was) durch manuelle bzw. automatische Versorgung. ABSCHLUSS-ARBEITEN Nach der Dateneingabe bzw. Beurteilung der Rechnungsprüfung werden Werte geprüft, Bearbeitung abgeschlossen, zwischengeparkt, weitergeleitet oder retourniert. ENTSCHEIDUNG In diesem Bereich werden die im Workflow definierten Entscheidungs-Möglichkeiten dargestellt. 25

26 KONTIERUNGS-MASKE ANHANG Die Anhänge an den Workflow werden in diesem Bereich angezeigt; das Symbol weist auf den Dokumententyp (TIFF, PDF, Word-Dokument, etc.) hin. Die Farbe des Dokumententypes weist auf den Archivierungszustandes hin: blau = noch nicht archiviert, schwarz = archiviert. Ist der Dokumentenname unterstrichen, so kann das Dokument wieder gelöscht oder Dokumentenattribute geändert werden. Dies ist aber im Standard nur für den Mitarbeiter möglich, der das Dokument erstellt hat. Weiters werden Datum und Uhrzeit, sowie der Usercode des Mitarbeiters der Erstellung des Dokumentenverweises im Workflow angezeigt. 26

27 KONTIERUNGS-MASKE INFOBOX Die Infobox dient der Protokollierung der Bearbeitung bzw. der Erfassung von Hinweisen während der Bearbeitung. Die Beschickung der Infobox erfolgt automatisch aufgrund von Definitionen im Workflow-Modell oder aufgrund der Protokollierung von Abweichungen, Ausnahmesituation, Freigabe und Ablehnung der sachlichen/rechnerischen Prüfung oder Visierung. Weiters werden am Anfang der Infobox die erforderlichen Bearbeiter zur Ansicht gebracht je nach Ablaufmodell werden die aktuellen Bearbeiter, geplanten Freigaben bzw. Zahlungsfreigaben, etc. (Mehrfach- Zuordnungen) dargestellt. Diese Einträge erfolgen mit Datum, Uhrzeit und Usercode. Am Workflow-Ende werden diese Einträge als Bearbeitungsprotokoll in den Archiv-Notizen von InfoStore abgelegt oder es wird ein eigenes Bearbeitungs-Protokoll (TIFF) generiert und im Archiv indexiert abgelegt. Damit wird bei einer Archivabfrage zu jeder Rechnung auch sofort das Bearbeitungs-Protokoll angezeigt. 27

28 KONTIERUNGS-MASKE RECHNUNGSECKDATEN Je nach Buchhaltung und Anforderung werden verschiedenste Rechnungseckdaten bereitgestellt. Diese werden mit den Anforderungen des Kunden abgestimmt, wobei die Stammdaten der FIBU mit den Stammdaten des TaskLink-FIBU-Zusatzmoduls synchronisiert werden. Die erforderlichen Rechnungseckdaten werden entweder nur mehr parametrisiert oder es wird der TaskLink-Standard so erweitert, dass die Abbildung der kundenspezifischen Anforderungen möglich ist. Ziel ist es, den TaskLink- Standard zu erhalten, um Erweiterungen aller Kunden auch allen anderen zur Verfügung zu stellen. 28

29 Die meisten Rechnungseckdaten basieren auf Stammdaten, welche mit den Stammdaten der FIBU synchronisiert sind. Hier eine Auswahl an Möglichkeiten. Manche Datenfelder werden abhängig zugeordnet (Beispiel: EDV- Rechnung verlangt Inventar-Nummer, Bewirtungsrechnung verlangt Teilnehmer, etc.) Fehlende Datenfelder werden in den Standard aufgenommen. FIRMA 3 A BELEGNUMMER 15 A BELEGPERIODE 6 A BELEGDATUM 8,0 BELEGART 3 A BELEGTYP 3 A KZ KREDITOR/ DEBITOR SACHKONTO 1 A NR. KREDITOR 15 A EXTERNE RECHNUNGS-NUMMER 36 A EXTERNES RECHNUNGS-DATUM 8,0 FÄLLIGKEIT/ SKT1 (30 Tage 3%) FÄLLIGKEIT/ SKT2 (15 Tage 1%) NETTO-FÄLLIGKEIT (60 Tage netto) WÄHRUNG 3 A KURS 11,5 BELEGTEXT 30 A ZUORDNUNG ORG. 3 A PROJEKT KOSTENTRÄGER VERRECHNUNG AN FIRMA ZEIT IN TAGEN GEGEN-KONTO SACH-OP INVENTAR-NR. WEITERE ANGABEN 1 WEITERE ANGABEN 2 KZ ZAHLSPERRE 1 A KOMMENTAR ZAHLSPERRE EINMAL-LIEFERANTEN-DATEN INTRASTAT-DATEN ZABIL-PFLICHT ETC. MC-Unterstützung 29

30 KONTIERUNGS-MASKE RECHNUNGSECKDATEN Die Belegarten steuern innerhalb der FIBU die weiteren Verarbeitungen. Innerhalb von TaskLink wird das KZ S/H zur Darstellung genutzt. Weitere Definitionen je Belegart steuern die Kontierung in BRUTTO oder NETTO. Eingangsrechnungen können zu Kreditoren, Debitoren oder Sachkonten (für Ware unterwegs) erfasst und abgewickelt werden. Entsprechende MC-Unterstützungen mit Hinweisen zu Adressen, Bankverbindungen, Zahl- und Buchungssperren sind vorhanden. Der Wechsel der Zuordnung erfolgt per Mausklick. 30

31 Bis zu 3 Steuersätze je Rechnung sind möglich. Bei der Vorgabe des Steuercodes und eines Rechnungsbetrages (Brutto, Netto) werden die beiden anderen Beträge automatisch berechnet. Manuelle Anpassungen (Rundungsdifferenzen) sind möglich, jedoch die Summe Netto + MWSt = Brutto muss immer gegeben sein! Ein Parameter steuert die Höhe der zulässigen Eingabe der eingegebenen zur errechneten MWSt jedoch nur bei Scharf-Prüfung (eigener Parameter je Stufe definierbar). 31

32 KONTIERUNGS-MASKE KONTIERUNGSZEILEN Beispiel 1: Je nach Buchhaltung und Anforderung werden verschiedenste Kontierungs- Informationen bereitgestellt; diese werden mit den Anforderungen des Kunden abgestimmt, wobei die Stammdaten der FIBU mit den Stammdaten des TaskLink-FIBU-Zusatzmoduls synchronisiert werden. Beispiel 2: Die erforderlichen Kontierungs-Informationen werden entweder nur mehr parametrisiert oder es wird der TaskLink-Standard so erweitert, dass die Abbildung der kundenspezifischen Anforderungen möglich sind. Ziel ist es, den TaskLink-Standard zu erhalten, um Erweiterungen von Kunden auch allen anderen zur Verfügung zu stellen. 32

33 Hinweise in den Matchcodes (Buchungs-Sperre, Zahlsperre, Querverweise, Berechtigungen, Verwendbarkeit, etc.) erleichtern die Verwendung in der Kontierung. Kostenstellen mit Zuordnung zu Bereichsarten, Buchungssperre und Bereichszuordung. Kostenstellenzusatz mit hinterlegter fixer Bereichsaufteilung. 33

34 KONTIERUNGS-MASKE KONTIERUNGSZEILEN Je nach Buchhaltung und Anforderung werden zusätzliche Kontierungs-Informationen wie Projekte, Kostenträger, Werkstattaufträge, Sach-OP s, Mengen- Informationen, Buchungstexte, etc. zur Verfügung gestellt. Diese können mit bereits vorhandenen Datenfeldern abgedeckt werden, oder es wird der TaskLink-Standard erweitert, um diese kundenspezifischen Anforderungen abzudecken und die Release- Fähigkeit sicher zu stellen. Sachkonten mit verschiedenen KZ wie Buchungssperre, Kostenstellenpflichtig, etc. 34

35 KONTIERUNGS-MASKE ABSCHLUSSARBEITEN/ ENTSCHEIDUNG Per Mausklick auf die einzelnen Symbole des Abschluss-Bereiches werden per Window-Technik die Funktionalitäten PRÜFEN (F6) alle eingegebenen Daten werden geprüft, etwaige Abweichungen werden als Dialogmeldung angezeigt. BEARBEITUNG ABSCHLIESSEN (F7) alle eingegebenen Daten werden geprüft, etwaige Abweichungen werden als Dialogmeldung angezeigt. Stufenbezogen können auch weitere Prüfungen aufgerufen werden. Der Workflow wird bei ordnungsgemäßer Eingabe zum nächsten Bearbeiter weitergeführt. TEILBEARBEITET (F10) alle eingegebenen Daten werden geprüft, etwaige Abweichungen werden als Dialogmeldung angezeigt. Danach wird der Workflow in der To-Do-Liste geparkt. WEITERLEITEN Der Workflow wird zur Bearbeitung an eine andere Stelle/Mitarbeiter geroutet. ZURÜCK AN ABSENDER Der Workflow wird nach Aufforderung zur Mitarbeit/Beurteilung der Rechnung an den Absender zurückgesendet. RETOUR ZUR BEARBEITUNG Der Workflow wird an den letzten Bearbeiter retourniert. Teilbearbeitung und Retour sind je Workflow-Schritt einstellbar, Text- Möglichkeiten für Hinweise der Bearbeiter sind bei jeder Bearbeitungs- Möglichkeit gegeben. Je Bearbeitungstufe können verschiedene Entscheidungs-Möglichkeiten definiert und bereitgestellt werden; die dahinter ablaufenden Funktionen können zum Teil frei definiert werden oder müssen über den Methodenvorrat von TaskLink programmiert werden. 35

36 MASSENFREIGABE VON RECHNUNGEN Mit dieser Funktion können Geschäftsführer und Vorstände am Prozess der elektronischen Rechnungsprüfung teilnehmen und mit geringstem Aufwand dutzende Rechnungen per Knopfdruck freigeben. Damit behalten sie auch ohne Papierbelege und Rückfragen den Überblick, was im Unternehmen läuft. Mit dieser Spezialfunktion ist es berechtigten Mitarbeitern möglich, Rechnungen schnell und einfach freizugeben. Dabei wird aber auf die Eingabe/ Anzeige der Kontierung verzichtet; wesentlich für diese Funktion ist der Einblick, wer hat die Rechnung erfasst bzw. sachlich/ rechnerisch geprüft bzw. bereits genehmigt. Sortiert nach Beträgen oder Lieferantennamen können stichprobenweise die dazugehörigen Rechnungen in einem integrierten oder separaten Viewer zur Anzeige gebracht werden. Der Browserbildschirm ist so gestaltet, dass die Anzeige auch optimal für Laptops geeignet ist. 36

37 TOOLBOX Per Mausklick auf die einzelnen Symbole der TOOLBOX werden durch Window-Technik vorkonfigurierte Funktionalitäten zur Ausführung aufgerufen: Auswahl einer Briefvorlage Aufruf der Windows-Verzeichnisse zum Hinzufügen Start von Scan-Vorgängen Mit diesen Funktionalitäten werden der elektronischen Rechnungsakte alle erforderlichen Belege wie Bestellung Lieferscheine Detailkosten-Aufstellungen (Excel-Dateien) Aktennotizen, Nachbelastungen (Word-Dokumente), etc. manuell vom jeweiligen Sachbearbeiter hinzugefügt. Alle Belege werden anschließend im Archiv abgelegt und mit den Indizes der Eingangsrechnung beschlagwortet. So sind diese auch mit Aufruf der Rechnung zur Anzeige auffindbar. 37

38 TOOLBOX Per Mausklick auf das Archiv-Symbol kann nach entsprechender Parametrierung aus dem Archiv eine Suchliste angezeigt werden: die letzten (10) Rechnungen zum Lieferanten die letzten (10) Bestellungen, Lieferscheine zum Lieferanten Diese Funktion dient dazu schnell und ohne Aufwand korrespondierende Belege zum Geschäftsfall direkt im Archiv zu suchen und als Trefferliste zur Beauskunftung bereitzustellen. Per Mausklick auf das Hinzufügen-Symbol wird die Steuerungsmaske für das Hinzufügen von Dokumenten aufgerufen. Nach Auswahl der Dokumentenattribute wird die Maske zur Auswahl des Verzeichnisses/ Dokumentes aktiviert. Nach dem Hinzufügen kann der Beleg qualitativ per Vorschau geprüft oder wenn fehlerhaft verworfen werden. 38

39 TOOLBOX SCANNEN Per Mausklick auf das SCAN-Symbol wird die Steuerungsmaske für das Scannen und Hinzufügen von Dokumenten aufgerufen. Nach Auswahl der Dokumentenattribute wird der Scanner aktiviert. Nach dem Scan-Vorgang kann der gescannte Beleg qualitativ per Vorschau geprüft oder wenn fehlerhaft verworfen werden. 39

40 TOOLBOX WORD-INTEGRATION Per Mausklick auf das Word-Symbol wird die Liste der zur Verfügung gestellten Briefvorlagen zur Anzeige gebracht: Auswahl einer Briefvorlage Durch Mausklick auf eine Vorlage wird diese der Rechnungsprüfung hinzugefügt. Briefvorlagen sind im IFS-Verzeichnis COPY im RTF-Format mit entsprechenden Platzhaltern zu hinterlegen. Per Mausklick auf den Dokumentennamen können die Dokumentenattribute beauskunftet bzw. geändert werden. Ausfüllen der Daten Die Platzhalter in der Vorlage werden automatisch beim Hinzufügen ausgefüllt. Zusätzliche Texte bzw. Änderungen können nach dem Dokument öffnen (per Mausklick auf das Symbol) durchgeführt werden. Auch Funktionalitäten zum Löschen des Dokumentes bzw. zur Generierung eines PDF s aus dem Dokument im Dialog sind vorhanden. 40

41 Die Zuordnung der Dokumentenattribute erfolgt mit Matchcode-Unterstützung. Alle Daten sind mit dem Archiv synchronisiert und mit entsprechenden Berechtigungen versehen. 41

42 ERP/MAWI-INTEGRATION BROWSERINTERFACE Mittels WebServices werden die verschiedenen ERP-Systeme integriert. Grundsätzlich wird versucht möglichst viele Rechnungseingänge per Abgleich in der Datenextraktion zu erfassen und automatisiert über eine Import-Schnittstelle in das ERP-System zu buchen. Nur die in der Datenextraktion als unvollständig oder fehlerhaft erkannten Belege werden über eine manuelle Nachbearbeitung komplettiert. Aus dem WebInterface von TaskLink wird die Rechnungserfassung des ERP-Systems aus der Buchungsmaske aufgerufen, wobei Kenngrößen der Rechnung wie Firma, Belegnummer, Beträge, Lieferant, Bestellnummern, etc. übergeben werden. Bei der Kommunikation werden WebServices verwendet. 42

43 Das Ergebnis der Rechnungsprüfung wird aus dem ERP-System an TaskLink rückgemeldet; dies können Detail-Buchungsdaten und/ oder Ergebnisse der Prüfung sein (Abweichung, Mengen- Preis-Differenz, etc.). Danach erfolgt im Workflow die entsprechende Nachbearbeitung. 43

44 ERP/MAWI-INTEGRATION GREEN SCREEN Der Aufruf der To-Do-Liste von TaskLink lässt sich in jedem Menü als Menüpunkt hinterlegen. Dadurch ist sofort eine hohe Akzeptanz gegeben, da der Mitarbeiter in der gewohnten Umgebung weiter arbeiten kann. Ebenso werden Green Screen-orientierte Rechnungsprüfungen mit den klassischen Möglichkeiten der direkten Programm-Aufrufe mit Übergabe und Rückversorgung der Parameter eingebunden. Nach dem Aufruf des Menüpunktes erscheint die To-Do-Liste von TaskLink mit den zu prüfenden Rechnungen. Die weitere Bearbeitung wird mittels des Funktionscodes 4 aufgerufen. 44

45 Es wird automatisch die Eingangsrechnung zur Anzeige gebracht und der Rechnungseingang des ERP-Systems aufgerufen, wobei Parameter übergeben werden können. 45

46 ERP/MAWI-INTEGRATION GREEN SCREEN Die Erfassung der Eingangsrechnung erfolgt wie gehabt. Am Ende wird das Ergebnis an TaskLink rückgemeldet, hier werden noch ergänzende Informationen wie Zahlsperre, Kommentare zur Erläuterung, etc. angebracht und im Abweichungsfalle zur Klärung an weitere Personen per Workflow geroutet. 46