Handbuch. Dokumentenmanagement

Transkript

1 Handbuch Dokumentenmanagement

2 Dokumentenmanagement Inhalt DOKUMENTENMANAGEMENT... 4 Überblick... 4 Struktur, Ablage und Tagging (Beschlagwortung)... 5 Versionierung und Historie... 5 Volltextsuche... 5 Berechtigungskonzept... 6 Benachrichtigungen... 6 Verlinkungen... 6 Diskussionen... 7 Funktionsweise... 7 Anzeige der Ordner-/Dokumentenstruktur... 7 Ein- und Ausblenden von Dokumenteneigenschaften... 7 Zusätzliche Funktionen... 9 Navigation über den Dokumentenpfad... 9 Bedeutung der Ordnersymbole Übersicht der Toolbar Funktionen Anlegen einer Ordnerstruktur Anzeige der Ordnerstruktur Ordnereigenschaften ansehen Ordnereigenschaften ändern Dokumente/Ordner via Drag n Drop bewegen Dokumente hochladen Dokumentenstruktur als ZIP-Datei hochladen Dokumente via Drag n Drop hochladen Dokumente öffnen oder downloaden Dokumente als ZIP-Datei downloaden Versionieren eines Dokuments Check-In via Drag n Drop Bildvorschau PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 2 von 48

3 Beschlagwortung Schlagworte löschen Dokumenteneigenschaften anzeigen Dokumenteneigenschaften ändern Dokumente löschen Dokument Wiederherstellen Lesezeichen erstellen Lesezeichen mittels Kopieren erstellen Benachrichtigungen erstellen Links versenden Temporäre Links Persönliche Verteilerlisten erstellen Volltextsuche Erstellen eines Dokumentes von einem Dokument / Ordner Neues Dokument erstellen Neue Version eines Dokumentes erstellen HINWEIS ZUM DOKUMENT: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird die männliche Schreibweise verwendet. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass sowohl die männliche als auch die weibliche Schreibweise für die folgenden Beiträge gemeint ist. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 3 von 48

4 DOKUMENTENMANAGEMENT Überblick Das Werkzeug (Modul) Dokumente finden Sie in allen drei Arbeitsbereichen (MyWorld, ProjectWorld, BusinessWorld). Die Funktionsweise ist in jedem dieser Arbeitsbereiche gleich. Je nachdem in welchem Arbeitsbereich Sie sich befinden, haben Sie Zugriff auf die dortige, individuell angelegte Dokumentenstruktur bzw. auf die jeweiligen Dokumente - entsprechend Ihren Zugriffsberechtigungen. Dokumente, die Sie in Ihrer MyWorld ablegen, sind nur für Sie zugänglich. MyWorld ProjectWorld BusinessWorld Das Ziel dieses Dokumentenmanagement-Systems ist es, den Projekt-Teilnehmer bei der Verwaltung von Dokumenten (von einfachen Schriftstücken, über Protokolle bis hin zu komplexen Plänen, u.ä.) zu unterstützen. Die Voraussetzungen für eine optimale Verwaltung, sind die strukturierte Ablage, die zentrale Bereitstellung und die jederzeitige Verfügbarkeit der Informationen. Ein rasches Wiederfinden und eine sichere Archivierung von Informationen gehören ebenso zu einem guten Dokumentenmanagement-System, wie auch eine einfache Handhabung für den Benutzer. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 4 von 48

5 Struktur, Ablage und Tagging (Beschlagwortung) Die Dokumente können in einer hierarchischen Ordnerstruktur abgelegt werden. Das System erlaubt die Ablage und Verwaltung beliebiger Dateiformate. Die Basisinformationen zu einem Dokument wie Autor, Format, Größe, Datum, Version, etc. werden automatisch erfasst. Zusatzinformationen, wie der Bearbeitungsstatus, Beschreibungen, Tags oder Kommentare können durch den Benutzer ergänzt werden. Eine individuell anpassbare, automatische Dokumentenbezeichnung erleichtert die Ablage und Suche von Dokumenten. Standardisierte Ordnerstrukturen können für zukünftige Projekte als Vorlage übernommen werden. Versionierung und Historie Das System ermöglicht die Verwaltung aller Versionen eines Dokuments von der Entstehung bis hin zur Archivierung. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Benutzer wird das betreffende Dokument für andere Anwender gesperrt = Check Out. Der Lesezugriff auf das Dokument ist auch während des Check Out weiterhin gegeben. Änderungen können in dieser Zeit durch andere Benutzer jedoch keine vorgenommen werden. Nach der Bearbeitung wird das Dokument als neue Version für alle Benutzer wieder freigegeben = Check In. Dieser Mechanismus regelt die Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer. Durch die lückenlose Aufzeichnung aller Zugriffe und Aktionen auf und bei einem Dokument entsteht eine Historie das ist ein transparenter und sicherer Nachweis wer, wann und welche Dokumente gelesen oder bearbeitet hat. Für eine schnelle Aktualisierung von Dokumenten gibt es die Möglichkeit eines Quick-Check-In (Nähere Informationen: Handbücher Quick Tipp ). Auf diese Weise können Sie Dokumente versionieren - ohne vorherigen Check-Out. Volltextsuche Mit der Volltextsuche kann nach sämtlichen Dokumenten, deren Inhalt, sowie nach spezifischen Informationen schnell und einfach gesucht werden. Durch diverse Suchparameter, Sortier- und Anzeigeoptionen wird das Suchergebnis auf die individuellen Anforderungen reduziert und auch bei einer Vielzahl an Dateien, innerhalb weniger Sekunden angezeigt. Ein zeitaufwendiger Suchaufwand wird dadurch um ein Vielfaches verringert. Die Suche funktioniert arbeitsraumübergreifend - d.h. Sie können mit einer Suchabfrage in allen Projekten, an denen Sie beteiligt sind, nach den gewünschten Informationen suchen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 5 von 48

6 Berechtigungskonzept Das Berechtigungskonzept dient in erster Linie dem Schutz aller Daten und ermöglicht ausschließlich den Zugriff auf jene Dokumente, für die der Benutzer eine Berechtigung hat. Dieses Konzept greift sowohl auf Dokumenten- als auch auf Ordnerebene und kann personenbezogen sowie rollenbezogen erfolgen. Wie Sie die Modulrechte auf Ordner und Dokumente einstellen, erfahren Sie im Handbuch Administrator. Benachrichtigungen Durch Benachrichtigungen können Sie sich über die Erstellung oder Änderung in einem Ordner oder einem Dokument informieren lassen. Diese Benachrichtigungen werden automatisch in einem von Ihnen definierten Zeitintervall per verschickt. Sie haben auch die Möglichkeit, Projektteilnehmer oder externe Partner, die nicht auf der Plattform registriert sind, einen Link auf ein Plattform-Dokument zu senden. Das Dokument kann von diesem externen Partner innerhalb einer einstellbaren Frist heruntergeladen werden. Die Informationen zu gesendeten Dokumentenlinks finden Sie oberhalb ihrer Ordner-/Dokumentenstruktur. Verlinkungen Diese Funktion ermöglicht es, zusammengehörende Informationen einfach zu verknüpfen, Dokumente mit einem Termin oder einem Besprechungstermin zu verlinken und dadurch in einen logischen Zusammenhang zu bringen. Die Verlinkung von Informationen geht weit über das herkömmliche Dokumentenmanagement- System hinaus. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 6 von 48

7 Diskussionen Die Funktion Diskussionen bietet die Möglichkeit, dokumentenbezogene Themen direkt bei einem Dokument zu diskutieren. Die Funktionsweise von Diskussionen finden Sie im Handbuch Diskussionen. Funktionsweise Anzeige der Ordner-/Dokumentenstruktur Bei der Darstellung der Ordner-/Dokumentenstruktur können Sie aus unterschiedlichen Ansichten wählen. So können Sie sich die Dokumente in einer einfachen Listenansicht bzw. in einer in zwei Fenstern strukturierten Baumansicht darstellen lassen. Zusätzlich können Sie bei der Darstellung der Dokumente zwischen einer Listenansicht und einer Bildvorschau (klein/groß) unterscheiden. Ein- und Ausblenden von Dokumenteneigenschaften Jedes Dokument verfügt über Eigenschaften und Hinweise (Diskussionen, Links, Bookmarks, etc.), die in der Übersicht neben dem Dokumentennamen angezeigt werden. Sie können diese Informationen durch das Ein- und Ausblenden sehr einfach an Ihre Anforderungen anpassen. In jeder Spalte finden Sie, am rechten Ende des Spaltentitels, ein, mit einem Pfeil markiertes, Menü. Hier können Sie unter dem PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 7 von 48

8 Menüpunkt Spalten alle Dokumenteninformationen mit einem Häkchen ein- und ausblenden. Die Spalte Letzte Änderung gibt einen Hinweis, wann der Ordner oder Ordnerinhalte zuletzt geändert wurden. Bei folgenden Aktionen wird das Änderungsdatum aktualisiert: Wenn der Ordner neu oder durch kopieren erstellt wurde. Bei Änderungen des Ordners selbst: Name geändert, Beschreibung geändert, Link hinzugefügt oder gelöscht. Bei Änderungen eines Unterordners: wenn ein Unterordern neu oder durch kopieren erstellt wurde, oder wenn er in den Ordner verschoben wurde; wenn ein Unterordern gelöscht wurde; wenn der Name oder die Beschreibung des Unterordners geändert wurde. Bei Änderungen eines Dokumentes im Ordner: wenn ein Dokument, ein Lesezeichen oder eine URL erstellt wurde (auch bei Erstellung mittels ZIP- Datei); wenn ein Dokument geändert wurde (Name, Beschreibung, Autor, Status, Tag, enthaltene Links); wenn ein Dokument, ein Lesezeichen oder eine URL gelöscht wurde Bei folgenden Aktionen wird das Änderungsdatum nicht aktualisiert: Wenn der Ordner selbst verschoben wurde. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 8 von 48

9 Wenn die Rechte von einem Ordner, einem Unterordner oder einem enthaltenen Dokument geändert wurden. Zusätzliche Funktionen In der Kopfzeile oberhalb Ihrer Dokumentenstruktur befinden sich diverse Funktionen für eine einfachere bzw. schnellere Bedienung. durch Anklicken dieses Button, können Sie die Baumansicht einund ausblenden mit diesem Button kommen Sie in der Ordner-/Dokumentenstruktur zur obersten Ebene mit dieser Funktion gelangen Sie in der Ordner-/Dokumentenstruktur eine Ebene nach oben hier können Sie die Ansicht Ihrer Dokumente einstellen und zwischen eine Listenansicht sowie einer kleinen und großen Bildvorschau wählen mit diesem Button können Sie Ordnerstrukturen ausklappen mit diesem Button können Sie Ordnerstrukturen einklappen mit diesem Button kommen Sie zur Volltextsuche die Informationen zu Ihren gesendeten Dokumentenlinks finden Sie hier Navigation über den Dokumentenpfad Eine gute Übersicht bzw. Unterstützung bei der Navigation bietet Ihnen der Dokumentenpfad, der Ihnen Ihre aktuelle Position in der Dokumentenstruktur anzeigt. Durch das Anklicken der einzelnen Pfadelemente können Sie in der Ordnerstruktur nach oben navigieren. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 9 von 48

10 Bedeutung der Ordnersymbole Ordner ist leer und enthält keine Unterordner Ordner enthält Unterordner Ordner beinhaltet zumindest ein Dokument Ordner ist für Sie ersichtlich aber der Inhalt gesperrt Übersicht der Toolbar Funktionen Im Folgenden beschreiben wir Ihnen die Funktion der einzelnen Buttons: Erstellen: Ein oder mehrere Dokumente auf die Plattform importieren. Eigenschaften ändern: Die Eigenschaften eines Dokumentes oder Ordners ändern. Löschen: Löscht selektierte Dokumente und Ordner und verschiebt den Inhalt in den Papierkorb. Aktualisieren: Aktualisiert die Daten am Bildschirm. Eigenschaften: Die Eigenschaften eines Dokumentes oder Ordners anzeigen, Versionen und Historie nachlesen oder Diskussionen zu einem Dokument führen. Kopieren: Erstellt Lesezeichen für Dokumente oder kopiert Ordner. Link: Erstellt eine Verknüpfung (Link) zu anderen Dokumenten, Ordnern, zu einer Diskussion oder einem Besprechungstermin. Suche: Öffnet die Maske zur Volltextsuche. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 10 von 48

11 Benachrichtigen: Erstellt eine Benachrichtigung an ausgewählte Adressaten oder erstellt einen Link auf ein Dokument oder einen Ordner. Hilfe: Öffnet die Online-Hilfe. Rechte: Berechtigungen, bei selektierten Ordnern oder Dokumenten, können hier eingestellt und zugeordnet werden. Check Out: Ausgewählte Dokumente können zur Erstellung einer neuen Version ausgecheckt werden. Check In: Erzeugt durch den Import eines überarbeiteten Dokuments eine neue Version (das entsprechende Dokument muss bereits ausgecheckt sein). ZIP-Datei: Dokumente und Ordnerstruktur können in einer ZIP-Datei heruntergeladen werden. Check Out Annullieren: Das irrtümliche auschecken eines Dokumentes kann hier wieder annulliert werden. Neuen Ordner erstellen: Erzeugt einen neuen (Unter)Ordner in dem Verzeichnis in dem Sie sich gerade befinden. Verschieben: Verschieben von Ordnern oder Dokumenten in einen anderen Ordner der bestehenden Ordnerstruktur eines Projekts. Nur farbige Symbole sind für die jeweils ausgewählten Ordner oder Dokumente auswählbar. Die Funktion ausgegrauter Buttons steht nicht zur Verfügung. Anlegen einer Ordnerstruktur Zum Anlegen einer Ordnerstruktur wählen Sie in der Toolbar den Button Neuen Ordner erstellen. In das daraufhin geöffnete Fenster geben Sie einen Ordnername ein. Des Weiteren können Sie eine Kurzbezeichnung sowie eine Beschreibung der Ordnerinhalte vergeben. Mit der Bestätigung Ihrer Eingabe wird Ihr Ordner angelegt. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 11 von 48

12 Anlegen von Unterordnern Um einen Unterordner anzulegen öffnen Sie den Ordner, in welchem Sie einen Unterordner erstellen möchten, durch Anklicken des Ordnernamens. Klicken Sie nun auf Neuen Ordner erstellen und fahren Sie fort wie im oberen Absatz beschrieben. Anzeige der Ordnerstruktur Ihre Ordnerstruktur inkl. der Unterordner sehen Sie durch Anklicken des Ausklappzeichens. Für eine bessere Übersicht ist der Ordner, in dem Sie sich gerade befinden, markiert. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 12 von 48

13 Ordnereigenschaften ansehen Um die Eigenschaften eines Ordners einzusehen wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken anschließend auf den Button Eigenschaften anzeigen. Ordnereigenschaften ändern Um die Eigenschaften eines Ordners (Bezeichnung, Kürzel, Beschreibung) zu ändern wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken anschließend auf den Button Eigenschaften ändern. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit Bestätigen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 13 von 48

14 Dokumente/Ordner via Drag n Drop bewegen Die Funktion Drag n Drop im Modul Dokumente ermöglicht es einzelne/mehrere Dokumente und Ordner schnell und einfach zu verschieben oder zu kopieren. Um ein(en) oder mehrere Dokument(e)/Ordner zu verschieben markieren Sie diese, klicken Sie in einem freien Bereich, in der Zeile von einem ausgewählten Dokument/Ordner, und ziehen Sie mit gedrückter Taste das/die Objekt(e) in den gewünschten Ordner. Anschließend können Sie auswählen, ob das Dokument verschoben oder kopiert werden soll. Betreffend der Option Verschieben können Sie zusätzlich wählen, ob bestehende Rechte beibehalten werden sollen. Kopiert kann entweder alles oder nur die bestehende Ordnerstruktur werden. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 14 von 48

15 Dokumente hochladen Um ein oder mehrere Dokumente hochzuladen gehen Sie zuerst in den gewünschten Ordner und klicken anschließend in der Toolbar den Button Erstellen. Es öffnet sich eine Upload-Maske mittels welcher Sie nun ein oder mehrere Dokumente hochladen können. 1. Sie browsen (suchen) in Ihrem PC oder Netzwerk nach der gewünschten Datei. 2. Ändern Sie gegebenenfalls den Namen des Dokumentes (Standardmäßig wird der Dateiname des Dokumentes in das Feld Name eingetragen). 3. Vergeben Sie eine Beschreibung zum Dokument. 4. Sie können zu jedem Dokument Schlagworte - sogenannte Tags - frei vergeben bzw. aus bestehenden Tags die Passenden wählen. 5. Möchten Sie weitere Dokumente hochladen, dann wählen Sie den Button Hinzufügen und das Dokument wird in eine Upload-Liste geladen. 6. Durch Klicken auf Bestätigen beginnt das Hochladen der ausgewählten Dokumente. Einzelne Dokumente müssen nicht durch Hinzufügen in der Upload-Liste abgelegt werden. Durch Bestätigen werden alle Dokumente - auch jene in der Upload-Maske hochgeladen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 15 von 48

16 7. Den Fertigstellungsgrad des Uploads sehen Sie in einem Fortschrittsbalken neben dem Dokument. Sollten Sie falsche Dokumente ausgewählt haben, können Sie diese vor dem Upload aus der Liste entfernen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 16 von 48

17 Wenn Sie Dokumente in unterschiedliche Ordner laden möchten, dann wählen Sie in der Upload-Maske den Button Ordner wechseln. Auf diese Weise öffnet sich die Ordnerstruktur und Sie können per Klick den neuen Zielordner auswählen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 17 von 48

18 Dokumentenstruktur als ZIP-Datei hochladen Sie können bestehende Ordnerstrukturen bzw. mehrere Dokumente auch gemeinsam als ZiP-File hochladen. Wie auch beim Dokument hochladen gehen Sie in den Ordner, in dem Sie das ZiP- File hochladen und entpacken wollen und klicken auf den Button Erstellen. Wechseln Sie nun auf den Reiter ZIP-Archiv entpacken. 1. Browsen (suchen) Sie nach der gewünschten ZiP-Datei auf Ihrem PC oder Netzwerk. 2. Vergeben Sie eine Beschreibung und fügen Sie auf Wunsch Schlagwörter/Tags hinzu. 3. Mit Bestätigen laden Sie die ZIP-Datei hoch. Die ZIP-Datei wird nun hochgeladen und automatisch entpackt. Die in der ZIP-Datei enthaltene Ordnerstruktur wird angelegt und die darin enthaltenen Dokumente hochgeladen. Beschreibung, Status und Tags, welche Sie beim Upload eingegeben haben, werden für alle Dokumente im ZIP-File vergeben. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 18 von 48

19 Dokumente via Drag n Drop hochladen Diese Funktion im Dokumentenupload ermöglicht es einzelne/mehrere Dokumente sehr schnell und einfach via Drag n Drop von der Festplatte hochzuladen. Hierfür öffnen Sie das Modul Dokumente und navigieren in den gewünschten Ordner, in welchem Sie die Dokumente hochladen wollen. Daraufhin suchen Sie das/die gewünschte(n) Dokument(e) auf der Festplatte und ziehen diese(s) in oder auf den gewünschten Ordner. Anschließend werden Sie gefragt Hochladen zu Ordner XYZ, klicken auf Bestätigen und die Dokumente werden hochgeladen und gespeichert. HINWEIS: Die Voraussetzung für Nutzung von "Drag and Drop" sind Browser wie Firefox, Chrome in aktuellen Versionen sowie Internet Explorer ab der Version 10. Nutzer älterer Versionen des Internet Explorers müssen auf diese Funktion - aufgrund der fehlenden Browservoraussetzungen leider verzichten. Sie können jedoch zukünftig auf dem herkömmlichen Weg gleichzeitig mehrere Dokumente auf ProjectNetWorld hochladen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 19 von 48

20 Dokumente öffnen oder downloaden Durch Anklicken des Dokumentennamens öffnet sich ein Fenster mit den Optionen Öffnen und Datei speichern. Dokumente als ZIP-Datei downloaden Möchten Sie mehrere Dokumente bzw. Ordner/Ordnerstrukturen gleichzeitig downloaden, so wählen Sie die gewünschten Dokumente/Ordner durch Anklicken der Checkbox aus und wählen anschließend die Funktion ZIP-Datei in der Toolbar. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 20 von 48

21 Im Folgenden wird die Größe der ZIP-Datei berechnet. Klicken Sie auf Weiter und bestätigen Sie den Download. Versionieren eines Dokuments Versionieren bedeutet, dass alle Änderungen, die ein Dokument im Laufe seiner Entstehung und Bearbeitung durchläuft in einzelnen Versionen aufgezeichnet werden. Damit ist gewährleistet, dass alle Bearbeitungsschritte genau nachvollzogen werden können. Um die Bearbeitung/Versionierung von Dokumenten optimal zu regeln gibt es die Funktion Check-Out. Diese Funktion verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten - d.h. nur der jeweils aktuelle Bearbeiter hat das Recht, sein ausgechecktes Dokument zu ändern. Alle anderen Personen haben, für die Dauer des Check-Outs, nur Leserechte. Wenn Sie nun vorhaben ein Dokument zu bearbeiten, markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol Check-Out. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 21 von 48

22 In einer Check-Out-Maske geben Sie die relevanten Informationen zu Ihrem Check- Out an und schließen den Check-Out mit Bestätigen ab. Das ausgecheckte Dokument ist in Ihrer Ansicht mit einem grünen, für alle anderen Personen mit einem roten Häkchen gekennzeichnet. Wenn Sie mit der Maus über das Häkchen fahren, erhalten Sie Informationen über den Bearbeiter und das geplante Rückgabedatum. Sollten Sie das falsche Dokument ausgecheckt haben können Sie den Vorgang mit der Funktion Check-Out Annullieren rückgängig machen. HINWEIS: Wenn Sie ein Dokument auschecken wird der Status automatisch auf In Bearbeitung gesetzt, unabhängig von dem Status, den das Dokument zuvor hatte. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 22 von 48

23 Haben Sie nun Ihr Dokument lokal bearbeitet, können Sie das überarbeitete Dokument in einer neuen Version hochladen. Dazu markieren Sie das Dokument und klicken auf das Symbol Check-In. In der geöffneten Maske können Sie nun das überarbeitete Dokument hochladen. Dazu klicken Sie auf Browse und suchen auf Ihrem PC oder im Netzwerk nach dem Dokument. Geben Sie nun eine kurze Beschreibung zu den vorgenommenen Änderungen ein, aktualisieren Sie den Status des Dokumentes (bei Bedarf) und schließen Sie den Upload der neuen Version mit Bestätigen ab. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 23 von 48

24 Check-In via Drag n Drop Um eine neue Version eines Dokumentes via Drag n Drop hochzuladen, navigieren Sie im Modul Dokumente in den Ordner, in welchem sich das gewünschte Dokumente befindet. Anschließend wählen Sie die gewünschte neue Version des Dokumentes von ihrer Festplatte aus und ziehen diese auf das bestehende Dokumente in der ProjectNetWorld. Anschließend wählen Sie, ob das Dokument separat hochgeladen werden soll, oder das Dokument als neue Version eingecheckt werden soll. Mit Bestätigen wird das Dokument hochgeladen und gespeichert. HINWEIS: Die Voraussetzung für Nutzung von "Drag and Drop" sind Browser wie Firefox, Chrome in aktuellen Versionen sowie Internet Explorer ab der Version 10. Nutzer älterer Versionen des Internet Explorers müssen auf diese Funktion - aufgrund der fehlenden Browservoraussetzungen leider verzichten. Sie können jedoch zukünftig auf dem herkömmlichen Weg gleichzeitig mehrere Dokumente auf ProjectNetWorld hochladen. Um die vorangegangenen Versionen einzusehen markieren Sie das Dokument und klicken in der Toolbar auf Eigenschaften. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 24 von 48

25 Hier finden Sie im Reiter Versionen alle vorangegangenen Versionen, können diese öffnen bzw. speichern. In Ihrer MyWorld finden Sie auf der Übersichtsseite im Bereich Meine Dokumente in Bearbeitung (Checked-Out) alle Dokumente zusammengefasst, die Sie aktuell zur Bearbeitung ausgecheckt haben. Bildvorschau Für die Darstellung Ihrer Dokumente können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wählen: einer Listenansicht, einer kleinen Bildvorschau (wie am Screenshot gezeigt) und einer großen Bildvorschau. Klicken Sie dazu auf das Symbol Ansicht und wählen Sie das gewünschte Anzeigeformat. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 25 von 48

26 Beschlagwortung Unter Beschlagwortung oder auch Indexierung oder Tagging versteht man die Zuordnung von Begriffen, die ein Dokument näher beschreiben. HINWEIS: Beschlagwortungen können nur in der Bildvorschau durchgeführt werden Um ein Schlagwort - einen sogenannten Tag zu vergeben klicken Sie auf Tags ändern und geben in das Eingabefeld, unterhalb des Dokumentes, den gewünschten Begriff oder Phrase ein (Phrasen sind unter Anführungszeichen einzugeben) und bestätigen Ihre Eingabe mit Hinzufügen. Zusätzlich können Sie aus bestehenden Tags wählen. Dazu klicken Sie auf Aus bestehenden Tags wählen und markieren die gewünschten Begriffe. Schlagworte löschen Um ein Schlagwort zu löschen fahren Sie mit der Maus über den entsprechenden Begriff und löschen diesen mit dem angezeigten Symbol. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 26 von 48

27 HINWEIS: Über die Volltextsuche (in der Kopfzeile oberhalb der Dokumentenstruktur) können Sie nach allen vergebenen Begriffen und Phrasen suchen. Dokumenteneigenschaften anzeigen In der Toolbar finden Sie das Symbol für die Dokumenteneigenschaften. Um diese zu öffnen, markieren Sie zuerst das gewünschte Dokument und klicken anschließend auf das Symbol Eigenschaften. Hier finden Sie nun die folgenden Reiter (Tabs): Eigenschaften: Versionen: Historie: Diskutieren: Tags: Zugriff: Hier sehen Sie die Stammdaten Ihres Dokumentes wie Größe, Ersteller, Format, etc. aber auch Informationen über den Check- Out Status sowie alle Links zu diesem Dokument Hier finden Sie alle Versionen übersichtlich aufgelistet Zeigt Ihnen alle Zugriffe auf das Dokument Hier können Sie Diskussionsgruppen zum jeweiligen Dokument eröffnen und Diskussionen führen Hier finden Sie alle Schlagwörter zu diesem Dokument Zeigt Ihnen die Zugriffsrechte der Projektteilnehmer zu diesem Dokument an (Bitte beachten Sie: Die Funktion Zugriff steht nur dem Arbeitsraum Administrator zur Verfügung!) Dokumenteneigenschaften ändern Um die Eigenschaften eines Dokumentes zu ändern, markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken in der Toolbar auf das Symbol Ändern. Sie können sowohl die Eigenschaften des Dokuments wie Name, Verfasser, Beschreibung, etc. ändern, als auch neue Tags (Schlagworte) oder Links zu anderen PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 27 von 48

28 Objekten (wie Dokument, Termin, Formulardatenblatt, etc.) hinzufügen. Ihre Änderungen speichern Sie mit Bestätigen. Dokumente löschen Sofern Sie die Berechtigung haben, können Sie Dokumente löschen. Dazu markieren Sie das Dokument, welches die Sie löschen möchten und klicken rechts oben in der Toolbar auf das Symbol Löschen und bestätigen die Sicherheitsabfrage. Das gelöschte Dokument wird in den Papierkorb verschoben. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 28 von 48

29 HINWEIS: Nur Personen, die das Administratorrecht haben, können auch Dokumente aus dem Papierkorb löschen. Diese Dokumente sind unwiderruflich gelöscht! Dokument Wiederherstellen Nur wenn sie Arbeitsraum Administrator sind, können Sie Dokumente aus dem Papierkorb wieder in die Ordnerstruktur zurückverschieben. Dazu markieren Sie das Dokument und klicken in der Toolbar auf das Symbol Verschieben. Im nächsten Schritt wählen Sie den Ordner aus, in welchen Sie das Dokument verschieben möchten und schließen den Vorgang mit Verschieben ab. Das Dokument findet sich nun im ausgewählten Ordner. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 29 von 48

30 HINWEIS: In den Dokumenteneigenschaften ist im Reiter Historie die Löschung und Wiederherstellung des Dokumentes erfasst. Lesezeichen erstellen Mit einem Lesezeichen kann ein Dokument in verschiedenen Ordnern angezeigt werden, obwohl dieses Dokument nur einmal im Projekt abgelegt wurde. Zweck dieses Lesezeichens ist es, dass auf diese Weise Projekt-Teilnehmer Informationen aus Ordnern erhalten, zu denen Sie keinen Zugang haben (z.b. in einen Sammelordner mit ausgewählten Informationen). Zusätzlich soll durch diese Funktion eine redundante Ablage von Dokumenten vermieden und eine einheitliche Versionierung gewährleistet werden. HINWEIS: Lesezeichen können nur innerhalb eines Arbeitsraumes gesetzt werden! Sie können ein Lesezeichen zu einer definierten Version eines Dokumentes, als auch zur jeweils aktuellen Version erstellen. Im Fall einer definierten Version, wird immer nur jene Version angezeigt, die bei der Erstellung des Lesezeichens ausgewählt wurde. Im Gegensatz dazu ermöglicht ein Lesezeichen zur aktuellen Version, dass immer der Letztstand eines Dokumentes d.h. die letztgültige Version - angezeigt wird. Um ein Lesezeichen zu erstellten gehen Sie in den Ordner in dem Sie das Lesezeichen erstellen wollen und klicken in der Toolbar auf das Symbol Erstellen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 30 von 48

31 Wählen Sie nun den Reiter Lesezeichen erstellen. Navigieren Sie in den Ordner in dem sich das Ursprungsdokument, aus dem Sie das Lesezeichen erstellen möchten, befindet. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Hinzufügen. Sie können nun weitere Dokumente (auch aus anderen Ordnern) als Lesezeichen in diesen Ordner hinzufügen. Ist Ihre Liste komplett, legen Sie nun für jedes Lesezeichen die Version fest in welcher es angezeigt werden soll. Dazu klicken Sie neben dem Dokument in die Spalte Version des Dokuments und wählen zwischen einer definierten Version oder der jeweils letztgültigen Version. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 31 von 48

32 Klicken Sie anschließend auf Bestätigen und schließen Sie den Vorgang ab. Die Lesezeichen finden Sie nun im gewünschten Ordner. Lesezeichen können - wie auch Dokumente - geöffnet und gespeichert werden. Sie erkennen ein Lesezeichen an dem modifizierten Icon vor dem Dokumentennamen sowie an dem kleinen Icon in der Spalte Lz (Lz steht für Lesezeichen). Das blaue Icon steht für ein Lesenzeichen zu einer definierten Version, das weiße Icon für ein Lesenzeichen zu der jeweils letztgültigen Version. Lesezeichen mittels Kopieren erstellen Eine andere Möglichkeit ein Lesezeichen zu einer definierten Version zu erstellen bietet das Kopieren von Dokumenten. Dazu wählen Sie die zu kopierenden Dokumente aus und klicken anschließend auf das Symbol Kopieren in der Toolbar. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 32 von 48

33 Nun wählen Sie in der angezeigten Ordnerstruktur jenen Ordner aus, in welchem Sie die Kopien (Lesezeichen) ablegen möchten und schließen den Vorgang mit Kopieren ab. Auf diese Weise haben Sie die Dokumente als Lesezeichen im Zielordner abgelegt. Die Originaldokumente befinden sich weiterhin im Stammordner (=Ausgangsordner). HINWEIS: Das kopierte Dokument kann nur im Stammordner verändert werden! Wenn Sie Lesezeichen mittels Kopieren erstellen, können Sie nur Lesezeichen zu einer definierten Version, nämlich zu der Version die zum Zeitpunkt der Kopie vorliegt, erstellen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 33 von 48

34 Benachrichtigungen erstellen Durch Benachrichtigungen kann sich ein Projektteilnehmer über Änderungen eines Ordners oder eines Dokumentes informieren lassen. Diese Benachrichtigungen werden automatisch per verschickt. Um eine Benachrichtgung für ein Dokument einzustellen markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken auf das Symbol Benachrichtigungen in der Toolbar. Wechseln Sie nun auf den Reiter Neue Benachrichtigung erstellen und geben Sie 1. einen Namen, 2. eine Beschreibung und 3. eine Nachricht für die Mitteilung ein. 4. Wählen Sie nun das Ereignis, über welches Sie informiert werden möchten und 5. die Häufigkeit der Zustellung (sofort oder täglich). 6. Im Anschluss wählen Sie die Projektteilnehmer aus, die über die ausgewählte Änderung informiert werden sollen und 7. schließen die Erstellung der Benachrichtigung mit Bestätigen ab. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 34 von 48

35 Um eine Benachrichtigung für einen Ordner einzustellen, markieren Sie den gewünschten Ordner und klicken ebenfalls auf das Symbol Benachrichtigungen in der Toolbar. Alle eingestellten Benachrichtigungen finden Sie im Modul Setup unter Benachrichtigungen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 35 von 48

36 Um eine Benachrichtigung zu ändern, markieren Sie die gewünschte Benachrichtigung und klicken anschließend auf das Symbol Ändern in der Toolbar. Nehmen Sie nun die Änderungen vor und speichern Sie diese mit Bestätigen. Um eine Benachrichtigung zu löschen, markieren Sie die gewünschte Benachrichtigung und klicken anschließend auf das Symbol Löschen in der Toolbar. Links versenden Um einen Link zu einem oder mehreren Dokumenten an andere Projektteilnehmer zu verschicken, markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken anschließend auf das Symbol Benachrichtigung. Wählen Sie nun jene Personen aus, denen Sie den Link zum Dokument senden möchten und fügen Sie diese der Liste ausgewählter Empfänger hinzu. Wie bei gängigen Programmen können Sie auch hier zwischen An, CC und BCC unterscheiden. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 36 von 48

37 Anschließend klicken Sie auf Weiter. Formulieren Sie nun einen Betreff und eine Nachricht und versenden Sie den Link mit Bestätigen. Sowohl der Sender, als auch alle ausgewählten Personen erhalten eine mit dem Link zum Dokument. Natürlich können Sie auch mehrere Dokumente oder ganze Ordner gleichzeitig markieren und einen Link zu diesen versenden. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 37 von 48

38 Temporäre Links Es können auch Links an externe Personen versendet werden (das sind Personen ohne Zugang zur ProjectNetWorld), jedoch sind diese zeitlich limitiert und werden daher als temporäre Links bezeichnet. Über diesen Link können auf der Plattform abgelegte Informationen für einen definierten Zeitraum zugänglich gemacht werden, ohne, dass eine Registrierung auf der Plattform notwendig ist. Wenn Sie einen temporären Link versenden möchten, markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken auf das Symbol Benachrichtigen in der Toolbar. Wählen Sie den Reiter Externe Adressen, geben Sie eine oder mehrere E- Mail Adressen ein und fügen Sie diese der Liste Ausgewählte Empfänger hinzu. Vergeben Sie nun einen Zeitraum für die Gültigkeit des Links und klicken Sie auf Weiter. Formulieren Sie nun einen Betreff und eine Nachricht und versenden Sie den Link mit Bestätigen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 38 von 48

39 Im Modul Dokumente finden Sie in der Kopfzeile oberhalb der Dokumentenstruktur das Symbol Gesendete Links. Durch Anklicken kommen Sie zu einer Auflistung der gesendeten Dokumentenlinks. Persönliche Verteilerlisten erstellen Um Personengruppen schneller benachrichtigen zu können, haben Sie die Möglichkeit Verteilerlisten einzurichten. Dazu gehen Sie in Ihrer MyWorld in das Modul Setup und wählen Sie unter Persönliche Einstellungen den Punkt Persönliche Verteilerlisten PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 39 von 48

40 Klicken Sie nun auf das Symbol Erstellen in der Tollbar, vergeben Sie einen Namen / Bezeichnung für die Verteilerliste und bestätigen Sie die Eingabe. Fügen Sie nun die gewünschten Personen, durch markieren, der Verteilerliste hinzu und bestätigen Sie diese Auswahl. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 40 von 48

41 Um eine Verteilerlliste zu ändern, wie Personen hinzufügen bzw. entfernen, markieren Sie die gewünschte Liste und klicken anschließend auf das Symbol Ändern in der Toolbar. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie diese mit Bestätigen. HINWEIS: Verteilerlisten können nur für ProjectNetWorld-User erstellt werden. Wenn Sie nun eine Link versenden möchten, wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus und klicken auf das Symbol Benachrichtigung in der Toolbar. Im Reiter Persönliche Verteilerliste sind Ihre Verteilerlisten angeführt. Markieren Sie die gewünschte Liste, fügen Sie diese den Ausgewählten Empfängern hinzu und klicken Sie auf Weiter. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 41 von 48

42 Formulieren Sie nun einen Betreff und eine Nachricht und versenden Sie den Links mit Bestätigen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 42 von 48

43 Volltextsuche Die Volltextsuche ist die perfekte Hilfe, um sämtliche Dokumente nach bestimmten Inhalten und Informationen schnell und einfach zu durchsuchen. Durch eine Vielfalt an Suchparametern, Sortier- und Anzeigeoptionen wird das Suchergebnis auf die individuellen Anforderungen reduziert und auch bei einer Vielzahl an Dateien, innerhalb weniger Sekunden angezeigt. Ein zeitaufwendiger Suchaufwand wird dadurch um ein Vielfaches verringert. Um nach einem Dokument zu suchen wählen Sie das Symbol Volltextsuche in der Kopfzeile über der Dokumentenstruktur oder auch das Symbol Suche in der Toolbar. Optimale Suchergebnisse: Durch Anklicken der Symbole Hilfe erhalten Sie detaillierte Informationen zur Nutzung der Volltextsuche. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 43 von 48

44 Erstellen eines Dokumentes von einem Dokument / Ordner Sie können direkt von einem bestimmten Dokument (bestimmte Version) / Ordner ein neues Dokument und im Zuge dessen eine Verlinkung zu dem neuen Dokument erstellen. Ebenso ist es möglich eine neue Version eines bereits existierenden Dokumentes einzuchecken und zu verlinken. Die auf diese Weise erstellten Dokumente werden im (von Ihnen ausgewählten) Ordner im Modul Dokumente gespeichert! Neues Dokument erstellen Um ein neues Dokument von einem Dokument / Ordner zu erstellen gibt es zu Beginn drei Möglichkeiten. 1) Wählen Sie das/den gewünschte/n Dokument / Ordner aus und klicken Sie in der Toolbar auf das Icon Link. 2) Öffnen Sie die Eigenschaften des gewünschten Dokumentes / Ordners und klicken Sie im Panel Links auf Hinzufügen und Dokument oder Ordner. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 44 von 48

45 Im Anschluss an 1) & 2) gelangen Sie in die Maske Link hinzufügen, navigieren in den gewünschten Ordner, in welchem das Dokument gespeichert werden soll und wählen hier den Befehl Erstellen. 3) Bei der dritten Möglichkeit öffnen Sie ebenso die Eigenschaften des gewünschten Dokumentes / Ordners, klicken im Panel Links auf Hinzufügen und im darauf folgend öffnenden DropDownMenü klicken Sie auf das Icon Neues Dokument hochladen. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 45 von 48

46 Von allen drei Möglichkeiten gelangen Sie in die Maske Dateien hochladen und können nun das hochzuladende Dokument auswählen. Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit den Zielordner, in welchem das Dokument gespeichert werden soll, zu ändern. Anschließend klicken Sie auf Hinzufügen (auf diese Weise können auch mehrere Dokumente auf einmal hochgeladen werden) und abschließend auf den Button Bestätigen. Danach gelangen Sie zurück zu den Eigenschaften des Dokumentes / Ordners und können im Panel Links die Version des verlinkten Dokumentes ändern. Mit Klick auf Bestätigen speichern Sie die Änderung, das Dokument wird endgültig hochgeladen und verlinkt. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 46 von 48

47 Neue Version eines Dokumentes erstellen Um eine neue Version eines Dokumentes direkt von einem Dokument / Ordner zu erstellen gibt es zwei Möglichkeiten. 1) Wählen Sie das/den gewünschte/n Dokument / Ordner aus und klicken Sie in der Toolbar auf das Icon Link. 2) Öffnen Sie die Ansicht Eigenschaften des gewünschten Dokumentes / Ordners, klicken im Panel Links auf Hinzufügen und auf Dokument oder Ordner. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 47 von 48

48 Anschließend gelangen Sie in die Maske Link hinzufügen. Hier navigieren Sie in den Ordner, in welchem sich das gewünschte Dokument befindet und markieren dieses. Danach klicken Sie auf den Button Check In. In der darauffolgenden Maske Dokument Check In wählen sie die gewünschte neue Version aus, geben eine Erläuterung zur neuen Version ein und laden die neue Version mit Bestätigen hoch. PNW-Dokumentenmanagement-DE-6.4.docx Seite 48 von 48