EVALUATION DER PILOTPHASE ZUR EINFÜHRUNG DER IT-GESTÜTZTEN PFLEGEDOKUMENTATION AM KLINIKUM DER UNIVERSITÄT MÜNCHEN

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1 CAMPUS GROSSHADERN CAMPUS INNENSTADT EVALUATION DER PILOTPHASE ZUR EINFÜHRUNG DER IT-GESTÜTZTEN PFLEGEDOKUMENTATION AM KLINIKUM DER UNIVERSITÄT MÜNCHEN Tanja Siegert

2 AGENDA 1.Einführung der IT-gestützten Pflegedokumentation 2.Erwarteter Nutzen für das Klinikum 3.Zielsetzungen und übergeordnete Fragestellungen 4.Methodisches Vorgehen 5.Die wichtigsten Ergebnisse 6.Zusammenfassung 7.Diskussion 8.Ausblick 2

3 EINFÜHRUNG DER IT-GESTÜTZTEN PFLEGEDOKUMENTATION 2013 Festlegung für die Einführung einer IT-gestützten Pflegedokumentation durch den Vorstand des Klinikums Etablierung einer Projektgruppe Prüfung pflegebezogener Dokumentationssysteme 2014 Auswahl der beiden Module: Ergebnisorientiertes PflegeAssessment, epa (epa-cc GmbH 2013) Datenmodell LEP Pflegeprozess, Nursing 3 (LEP AG 2013) Auswahl der Projektstationen Entwicklung eines Pflegemoduls durch Einbindung der Module epa und LEP in das Klinische Arbeitsplatzsystem Testung mobiler Gerätekonfiguration 3

4 EINFÜHRUNG DER IT-GESTÜTZTEN PFLEGEDOKUMENTATION März 2016 Erstellung einer Dienstvereinbarung zu LEP mit dem Personalrat Ausstattung der Projektstationen mit entsprechender zusätzlicher Hardware (zentral/dezentral) März/April 2016 Durchführung von Mitarbeiterschulungen März/April 2016 Implementierung der IT-gestützten Pflegedokumentation auf den Projektstationen Juli/Augus t 2016 Formative Evaluation 4

5 ERWARTETER NUTZEN FÜR DAS KLINIKUM Transparenz über: Ø Patientenzustände Ø Erbrachte Leistungen (Pflegeaufwand) Ø Pflegergebnisse (Outcome) Praktikabilität und Machbarkeit für den Anwender Optimierung der Dokumentationsqualität: Ø Standardisierung der Pflegedaten Ø Erleichterung der Dokumentation ohne zusätzlichen Zeitaufwand Vermeidung von Doppeldokumentation Ableitung von Kennzahlen für Management, Controlling, Forschung Generierung erlösrelevanter Daten Einheitliche Fachsprache Vergleichbarkeit von Pflegedaten innerhalb des Klinikums Benchmark mit anderen Universitätsklinken 5

6 ZIELSETZUNGEN UND ÜBERGEORDNETE FRAGESTELLUNGEN Zielsetzungen: Erfassung erster Einschätzungen und Erfahrungen aller Beteiligten über den Einsatz der IT-gestützten Pflegedokumentation Ermittlung möglicher Verbesserungspotentiale für die weitere Implementierung der IT-gestützten Pflegedokumentation Darstellung der zeitlichen und personellen Ressourcen Übergeordnete Fragestellungen: Wie beurteilen die Pflegenden die Einführung der IT-gestützten Pflegedokumentation bezüglich Schulung, Begleitung und Anwendung des Systems? Welche Verbesserungspotenziale ergeben sich aus Sicht der Pflegenden beim Einführungsprozess? 6

7 METHODISCHES VORGEHEN Juli August 2016: Durchführung einer formativen Evaluation auf den vier Projektstationen (Bortz & Döring 2015; Lamnek 2010; Lee 2006; Mayring 2015; Stockmann 2007) Methode: Triangulation quantitativer und qualitativer Methoden 7

8 METHODISCHES VORGEHEN Datenerhebung: Quantitativ: Berechnung des personellen und zeitlichen Aufwands für die Implementierung: Ø Pro Monat Ø Pro Station Ø Für die Stabsstelle Pflegewissenschaft Ø Für die Stabsstelle EDV für Krankenpflege 8

9 METHODISCHES VORGEHEN Datenerhebung: Qualitativ: Analyse der Dokumentationsqualität: Ø Die Zuschaltung auf das System ist für die Projektgruppe von jedem PC aus am Klinikum möglich Ø Fallbezogene Analyse während der Begleitung auf der jeweiligen Station: - Die zuständigen Pflegefachpersonen besprechen und überprüfen gemeinsam mit den Mitarbeitern der Stabsstelle Pflegewissenschaft die Dokumentationsqualität - Analyse der gesamten IT-gestützten Pflegedokumentation auf der jeweiligen Station durch die Mitarbeiter der Stabsstelle Pflegewissenschaft Ø Fallbezogene Stichproben-Analyse nach der Begleitung: - Mitarbeiter der Stabsstelle Pflegewissenschaft führen in unregelmäßigen Abständen auf den verschiedenen Stationen eine fallbezogene Stichproben- Analyse der IT-gestützten Pflegedokumentation durch 9

10 METHODISCHES VORGEHEN Datenerhebung: Leitfadengestützte Einzel- und Gruppeninterviews (Kuckartz et al. 2008): Ø Einzelinterviews: - Befragung der vier Stationsleitungsteams Ø Gruppeninterviews: - zufällige Auswahl von drei bis vier Teammitglieder pro Station 10

11 METHODISCHES VORGEHEN Datenanalyse: Qualitative Inhaltsanalyse nach Mayring (2015) Thematische Analyse der Interviewaufzeichnungen (Lamnek 2010) 11

12 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kriterien für die Berechnung des personellen und zeitlichen Aufwands: Vorbereitende Maßnahmen für die Einführung: Ø Zusammenstellung der Standardpflegepläne Ø Umsetzung der Standardpflegepläne im System Ø Erarbeitung von Fallbeispielen für die Schulung Ø Erstellung/Anpassung von Schulungsunterlagen Ø Organisation der Hardware Ø Prüfung/Bereitstellung der Mitarbeiterkennungen Durchführung der Anwenderschulung: Ø Inhaltliche Schulung epa, LEP Ø EDV-Schulung Praxisbegleitung während der Einführung 12

13 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kriterien für die Berechnung des personellen und zeitlichen Aufwands: Anwendertreffen Abstimmungen: mit den Stationen: Ø Termine innerhalb der Stabsstelle Pflegewissenschaft Ø Inhalte von Schulungen Ø Inhalte von Standardpflegeplänen Ø Termine mit der Stabsstelle EDV für Krankenpflege: Ø Termine mit anderen Projekten: Ø Digitale Kurve und Medikationsprozess 13

14 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Beispiel für die Berechnung des personellen und zeitlichen Aufwands: Kriterien Station 1 = 15 MA Stabsstelle PW = 6 MA Vorbereitende Maßnahmen: Zusammenstellung der Pflegepläne Erarbeitung von Fallbeispielen für die Schulung Erstellung/Anpassung von Schulungsunterlagen Durchführung der Anwenderschulung: 1 MA à 8 h pro Monat 1 PT pro Monat Nicht betroffen Nicht betroffen 2 MA à 4 h pro Monat 1 PT pro Monat 1 MA à 8 h pro Monat 1 PT pro Monat 2 MA à 4 h pro Monat 1 PT pro Monat Inhaltliche Schulung epa, LEP 15 MA à 8 h pro Monat 15 PT pro Monat 2 MA à 8 h 2 PT pro Monat EDV-Schulung 15 MA à 8 h pro Monat 15 PT pro Monat 1 MA à 8 h pro Monat 1 PT pro Monat 14

15 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kriterien Station 1 = 15 MA Stabsstelle PW = 6 MA Anwendertreffen 2 MA à 2 h pro Monat 0,5 PT pro Monat 4 MA à 2 h pro Monat 1 PT pro Monat Praxisbegleitung während der Einführung 15 MA à 2 h pro Monat 3,75 PT pro Monat 2 MA à 14 Tage 28 PT pro Monat Terminabstimmungen mit den Stationen 1 MA à 4 h pro Monat 0,5 PT pro Monat 2 MA à 4 h pro Monat 1 PT pro Monat Abstimmung innerhalb der Stabsstelle PW Nicht betroffen 2 MA à 2 h pro Monat 0,5 PT pro Monat Abstimmung mit der Stabsstelle EDV Nicht betroffen 2 MA à 2 h pro Monat 0,5 PT pro Monat Abstimmung mit anderen Projekten Nicht betroffen 1 MA à 4 h pro Monat 0,5 PT pro Monat Gesamtaufwand in Personentage (PT) für die Implementierung pro Abteilung und Monat 15 35,75 PT pro Monat 37,5 PT pro Monat

16 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kategorie Ergebnisse Dokumentationsqualität Intensivere Auseinandersetzung mit dem Pflegeprozess Umfassendere Pflegepläne bessere Abbildung des Pflegeaufwandes Umfassendere und transparentere Informationen zum Patientenzustand Stationsspezifische Pflegepläne sind gewünscht Berichte sind übersichtlicher und lesbar 16

17 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kategorie Anwendung des IT-Systems Ergebnisse System ist aufwendig: zu viele Klicks Dokumentation ist ständig verfügbar Dokumentationsdauer pro Aufnahme am Anfang ca. 0,5 h Anpassung der Dokumentationsroutine ist erforderlich Nutzung von Laptops im Patientenzimmer ist gewöhnungsbedürftig Ermöglicht einen schnellen Wechsel zwischen EDVgestützten Dokumenten Erfassung ist zeitaufwendig Nach zwei Monaten kommt langsam Routine 17

18 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kategorie Ergebnisse Mitarbeiterschulungen Trennung der inhaltlichen Schulung epa/lep von der EDV-Schulung gewünscht Zu heterogene Gruppen Übungsprogramm zum Ausprobieren gewünscht Ein Tag Schulung für Inhalt und EDV ist zu wenig Schulungsunterlagen sind gut 18

19 DIE WICHTIGSTEN ERGEBNISSE Kategorie Einführung und Begleitung Ergebnisse Begleitung bei der Einführung ist wichtig und sollte mind. 4 Wochen dauern bzw. an die Station angepasst werden Einführung im laufenden Betrieb ist schwierig Mitarbeiter mit Teilzeitarbeit brauchen länger Ansprechpartner waren bekannt und standen immer zur Verfügung Key User müssen erst ihre Rolle finden Teilweise Überstunden bei der Einführung 19

20 ZUSAMMENFASSUNG Erfassung ist zeitaufwendig, aber es wird deutlich umfassender dokumentiert Pflegeleistungen und aufwand sind transparenter Verbesserte Lesbarkeit der Inhalte Bessere Reflexion des Pflegeprozesses als in der Papierversion Ständige Verfügbarkeit der Dokumentation trägt zur Erleichterung der Arbeit bei Informationen zum Patienten sind umfassender Die Einführung der IT-gestützten Pflegedokumentation geht teilweise mit Überstunden einher 20

21 DISKUSSION Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung der ITgestützten Pflegedokumentation: Akzeptanz (Ammenwerth et al. 2002, Mahler et al. 2003) verändertes Dokumentationsverhalten (Mahler et al. 2003) Bedarf an Schulungen und Trainings (Ranegger & Hoffberger 2012) hoher Zeitaufwand und unklarer Nutzen für die Patientenversorgung (Mahler et al. 2002, Meißner & Schnepp 2015) 21

22 AUSBLICK Mitarbeiterschulungen wurden inhaltlich und zeitlich angepasst: Ø Durchführung anhand von authentischen Fallbeispielen Seit Juli 2016 finden alle drei Monate Anwendertreffen statt Ausstattung der jeweiligen Stationen mit WLAN und Hardware erfolgt vor Einführung der IT-gestützten Pflegedokumentation Benennung von mind. drei Key User pro Station Rollout: Ø Zwei somatische Allgemeinstationen pro Monat bis November 2018 (eingeschlossen IMC, Notaufnahmestationen und Tageskliniken) Ø Ab Dezember 2018: Beginn Implementierung auf den Kinderstationen, in der Psychiatrie Ø Support: - Praxisbegleitung in den ersten zwei Wochen inkl. Wochenenden - Ansprechpartner während der Begleitung und darüber hinaus: 22 Mitarbeiter der Stabsstellen Pflegewissenschaft und EDV

23 LITERATUR Ammenwerth, E., Eichstädter, R., Happek, T., Hoppe, B., Iller, C., Kandert, M:, Kutscha, A., Kutscha, U., Mannsmann, U., Luther, G., Mahler, C. (2002). Auswirkungen der EDV-gestützten Pflegedokumentation Ergebnisse von Studien am Universitätsklinikum Heidelberg. Pflegeinformatik, 11/02, Bortz, J.; Döring, N. (2015): Forschungsmethoden und Evaluation für Human- und Sozialwissenschaftler. Springer-Verlag, Berlin. epa-cc GmbH (2013): Die Methode epa. ( ). Kuckartz, U., Dresing Th., Rädiker, St., Stefer, C. (2008). Qualitative Evaluation. Der Einstieg in die Praxis. Wiesbaden: VS Verlag für Sozialwissenschaften. Lamnek, S. (2010): Qualitative Sozialforschung. Beltz Verlag, Weinheim. Lee, B. (2006). Theories of Evaluation. In: Stockmann, R. (Hrsg.), Evaluationsforschung (pp ). Leske & Budrich, Opladen. LEP AG (2013): LEP. Methode zur Dokumentation und Auswertung von Leistungen im Gesundheitswesen. ( ). Mahler, C., Ammenwerth, E., Hoppe, B., Eichstädter, R. (2002). Auswirkungen und Voraussetzungen rechnergestützter Pflegedokumentation. PR-Internet,1/02, 1 8. Mahler, C., Ammenwerth, E., Hoppe, B., Eichstädter, R. (2003). Die Einführung rechnergestützter Pflegedokumentation am Beispiel PIK - Grenzen und Möglichkeiten. PR-Internet,11/03, Mayring, P. (2015): Qualitative Inhaltsanalyse. Grundlagen und Techniken. Beltz Verlag Weinheim. Meißner, A., Schnepp, W. (2015). Erfahrungen von Pflegenden im Krankenhaus während der Implementierung einer IT-gestützten Pflegedokumentation. Pflegewissenschaft, 17, Ranegger, R., Hoffberger, M. (2012). Evaluierung des Schulungskonzepts zur Einführung der IT-gestützten Pflegedokumentation und der Pflegeklassifikation DiZiMa (Diagnose-Ziele-Maßnahmen). Pflegewissenschaft, 11/12, Stockmann, R. (2007): Handbuch zur Evaluation. Eine praktische Handlungsanleitung. Waxmann Verlag GmbH, Münster. 23

24 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT ANSPRECHPARTNER: TANJA SIEGERT Klinikum der Universität München Stabsstelle Pflegewissenschaft Telefon: 089 / tanja.siegert@med.uni-muenchen.de Internet: 24