Anatomie der Belegablage bei der BUWOG. Lukas Schön, MSc & Tilfried Weissenberger

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1 Anatomie der Belegablage bei der BUWOG Lukas Schön, MSc & Tilfried Weissenberger 1

2 Die BUWOG Gruppe Mehr als Miet- und Eigentumswohnungen (BUWOG & ESG Villach) Führendes privates Wohnungsunternehmen BUWOG FM verwaltet Wohn-, Büro-, Einzelhandels- und Hotelimmobilien mit insgesamt 3,8 Mio. m² Nutzfläche BUWOG und ESG sind 100-prozentige Tochtergesellschaften der börsennotierten IMMOFINANZ AG 2

3 Ausgangssituation elektronisches Archiv bei BUWOG Mangelnde Unterstützung durch den Archiv-Hersteller Mangelnde Unterstützung, Verlässlichkeit, Verfügbarkeit und Kompetenz durch den Implementierungspartner Nicht optimale Integration des Archivs ins ERP-System (Archivprotokollposten, Abwarten Buchblätter) Mangelhafte Datenaktualität durch Engpass NAS-Dienste Scan Client fehleranfällig/nur mit Admin-Rechten bedienbar Client für allgemeinen Archivzugriff nicht vorgesehen Werkzeuge für Archivierung mangelhaft (Office AddOns) Archiv-Client sehr umständlich bei Erweiterung 3

4 ERP Integration mit Legacy Archiv Gelbes Symbol zeigt, dass Elemente im Archiv vorhanden sind Liste der Archivprotokollposten nicht übersichtlich und benutzerfreundlich Synchronisierung der Liste mit Zeitversatz Änderungen im Archiv werden nur unzureichend an das ERP weitergegeben Keine Unterstützung für Versionierung eines archivierten Elements Keine Änderungsmöglichkeiten Alternative Archiv-Darstellung nicht vorgesehen Massen-Export nicht möglich 4

5 Konsequenz, wenn altes Archiv bestehen bleibt Versionierung nicht möglich bzw. nur mit wesentlich mehr Kosten und Aufwand verbunden Investition in zusätzliche NAS Lizenzen Lange Reaktionszeit des Herstellers bei auftretenden Fehlern Unsaubere und oberflächliche Fehlerbehebung Neue Dokumente stehen erst mit zeitlicher Verzögerung zur Verfügung (Engpass NAS) Mehrkosten durch weitere Anpassungen des Archivzugriffs über NAV Systemstabilität der Scan-Arbeitsplätze nicht gewährleistet, da User nur mit Admin-Rechten arbeiten können 5

6 Einführung von ELO in der BUWOG Lukas Schön, MSc IT-Consultant BUWOG-Gruppe 6

7 Neues Archiv soll folgende Probleme lösen Aktualität der Daten in Navision (Engpass NAS-Dienste) Versionierung/Ergänzung von Dokumenten Änderungen der Verschlagwortung/Ablage im Archiv zulassen Massenexport (z.b. Belege für Jahresabrechnung) Verbesserung Performance einfachere Administration Zentral gesteuerte Softwareverteilung Mehrfachbezug von Dokumenten 7

8 Suche nach neuer Archiv-Lösung Erstellung eines umfangreichen Anforderungskatalogs 3 Anbieter wurden für eine Evaluierung von der BUWOG ausgewählt Durchführung von Anbieterpräsentationen Durchführung Kundenbefragung Entscheidung für ELO Gründe Abdeckung der meisten Anforderungen Flexibilität der Software Umfangreiche Zusatzfeatures (z.b. DocXtractor, Webzugriff, ) Performance & Usability 8

9 Entscheidung für ELO Schlanke Integration ins ERP-System Auslesen des Fenster-Titels der aktiven Applikation Nur punktuelle Codierung im ERP notwendig, wo komplexere Funktionalitäten gefordert sind Stabiler und benutzerfreundlicher Scan-Client 9

10 Entscheidung für ELO Kopplung mehrerer Systeme über BLP (NAV, CRM, Kreditmanager, etc.) Klick-Übernahme von Verschlagwortungsinformationen aus OCR Flexible Verarbeitungs- und Weiterleitungsfunktionen Kontext-basierte (auch nicht-archiv) Aktionen z.b. Ansicht des Objekts in Google-Maps 10

11 Multi-Client-Strategie 11

12 ELO isearch Ermöglicht einfache & schnelle Suche nach Dokumenten Auch Volltextsuche möglich Wird von den Benutzern sehr häufig verwendet 12

13 Elektronischer Mieterakt 13

14 Proof of Concept (PoC) Prüfung auf Realisierbarkeit Dauer: ca. 2 Monate Aufbau einer Testumgebung Durchführung unterschiedlicher Testszenarien Probleme mit der Abbildung der gewünschten Archivstruktur Vom Implementierungspartner durch eine Individualprogrammierung gelöst Test-Migration von Dokumenten aus dem Altarchiv Abnahme des PoC und Projektstart 14

15 Einführung ELO - Resümée Benutzer haben derzeit noch vereinzelt Probleme mit ELO-Tools ELO hat darauf reagiert und bietet neue Version an, die viele Funktionen vereinheitlichen Teile des Rechnungsprüfungsprozesses konnten von NAV ins ELO ausgelagert werden Dank der einfachen Bedienbarkeit waren Schulungen nur für Keyuser erforderlich ELO lässt Anforderungen der BUWOG in kommende Version des BC (Business Connect) einfließen, sodass ein Umstieg auf den Standard möglich wird 15

16 Ausblick Upgrade auf neue Version der Client-Tools Priorisierung von ad-hoc Ablagen Dezentralisierung der Ablage je Standort Einführen weiterer Archive und Anbindung weiterer Abteilungen Verbesserung der Mehrfach-Verschlagwortung im ELO Standard DocXTractor Automatisierung der Belegverarbeitung (ca pro Monat) 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Lukas Schön, MSc IT-Consultant BUWOG-Gruppe 17