1. Wo finde ich den Frachtzahler auf dem Speditionsauftrag?

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1 Seite 1 vn 5 ZFS/PF Q920 Frachtenbe -und -abrechnung Anweisung zur Frachtabrechnung ab (Rechnungserstellung und -versand für Verkehrsleistungen auf Rechnung der BASF SE der einer eurpäischen Gruppengesellschaft.) Diese Anweisung findet keine Anwendung für Binnenschifffahrt Bulk & Parcel Tanker! 1. W finde ich den Frachtzahler auf dem Speditinsauftrag? Was tun, wenn kein Speditinsauftrag vrliegt? Sllten Sie keinen Speditinsauftrag mit Transprtnummer erhalten, wenden Sie sich bitte vr Rechnungsversand an den zuständigen Transprtmanager. 2. An wen ist die Rechnung zu adressieren? Anhand der.g. Infrmatin zum Frachtzahler finden Sie in der anhängenden Excel-Datei die Rechnungsanschrift inklusive aller ntwendigen Infrmatinen (z.b. Steuernummer).

2 Seite 2 vn 5 3. Was ist bei der Ausstellung der Rechnung zusätzlich zu beachten? 3.1 Ausgangsfrachten Abrechnung mit Einzelrechnung Abrechnung aller bei Transprtbeginn bekannter Ksten. Alle Lieferungen zu einer Transprtnummer sind auf einer Rechnung abzurechnen. Sammelrechnungen mit mehreren Transprtnummern werden nicht akzeptiert Separate Rechnung für: Anlieferungen mit Bestellnummer (Frachtzahler und alle anderen Infrmatinen per Anlieferungen mit Kstenstelle (Frachtzahler und alle anderen Infrmatinen per Anlieferungen mit Transprtbezug Separate Rechnung für: Natinale Umsatzsteuer Umsatzsteuerfrei Reverse Charge Zölle und Einfuhrumsatzsteuer Rechnungsangaben zur Identifizierung der Ladung: SAP R/3 Transprtnummer (9 der10-stellig) Bruttgewicht der Ladung bei verpackter Ware (abweichende frachtpflichtige Gewichte sind ebenfalls anzugeben), bzw. Nettgewicht bei lser Ware Abgangsrt / Lieferrt und Ablieferdatum (zumindest der Mnat) Bestimmungsrt mit Pstleitzahl und Land (inkl. Name Warenempfänger) Sendungsinfrmatin bei Sammelladungen Details zu den abgerechneten Ksten Ein Betrag pr Abladestelle inkl. aller Zuschläge (alle Lieferungen innerhalb eines Transprtes für einen Empfänger müssen zusammengefasst werden) Erfrderliche Zusatzangaben: Frachtabrechnungsgrundlage (FAG) bei Snder-/Zusatzksten. Ablauf FAG: Alle Ksten, die bei Transprtvergabe nicht in der aktuellen Frachtvereinbarung hinterlegt sind der während der Transprtdurchführung zusätzlich anfallen ( z.b. Standgelder, Umverfügungen), müssen vr Berechnung grundsätzlich durch die dispnierende Einheit bestätigt werden. Falls der Frachtzahler die Ksten akzeptiert, erhalten Sie vn drt das Frmular Frachtabrechnungsgrundlage (FAG) der eine Mail mit Kstenschlüssel (z.b. Y106, Z129). Nur bei Vrlage des Kstenschlüssels dürfen Zusatzksten in Rechnung gestellt werden. Rechnungen für nicht bestätigte Zusatzksten, werden ungebucht an Sie zurückgesendet.

3 Seite 3 vn 5 Hinweis: Returen, die über den ursprünglichen Transprt abgerechnet werden, müssen ebenfalls als Zusatzksten angemeldet werden. Auch hier gilt die.g. Vrgehensweise Eingangsfrachten Separate Rechnung für: Anlieferungen mit Bestellnummer (Frachtzahler und alle anderen Infrmatinen per Anlieferungen mit Kstenstelle (Frachtzahler und alle anderen Infrmatinen per Anlieferungen mit Transprtbezug (Frachtzahler siehe gemäß 2) Rechnungsangaben zur Identifizierung der Ladung: SAP R/3 Bestellnummer, Kstenstelle der Transprtnummer Bruttgewicht der Ladung bei verpackter Ware, bzw. Nettgewicht bei lser Ware Abgangsrt mit Pstleitzahl und Land Empfangsrt mit genauer Anlieferadresse Details zu den abgerechneten Ksten 4. Ausfuhrerklärung für Umsatzsteuerzwecke / Spediteurbescheinigung (relevant für BASF SE und deutsche Gruppengesellschaften) Bei Transprten ins Ausland muss auf den Rechnungen der Ausfuhrnachweis bzw. der Verbringungsnachweis angebracht sein. Spediteure aus Deutschland und EU-Staaten: Die mit dieser Rechnung abgerechneten Sendungen haben wir gemäß Ihren Weisungen ins übrige Gemeinschaftsgebiet/Drittlandsgebiet versendet/befördert. Wir versichern, dass wir vrstehende Angaben nach bestem Wissen und Gewissen aufgrund unserer im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbaren Geschäftsunterlagen gemacht haben. (Firmenstempel und Unterschrift) Spediteure aus Drittstaaten (nicht EU-Staaten): Die mit dieser Rechnung abgerechneten Sendungen haben wir gemäß Ihren Weisungen ins übrige Gemeinschaftsgebiet/Drittlandsgebiet versendet/befördert. Wir versichern, dass wir vrstehende Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht haben. (Firmenstempel und Unterschrift) Bitte beachten, dass nur die Ausfuhrerklärung auf der Rechnung, die Weiße Spediteursbescheinigung und vllständig ausgefüllte und unterzeichnete Frachtbriefe als Nachweis akzeptiert werden! Rechnungen hne Ausfuhrnachweis werden ungebucht zurück gesendet! Der Spediteur ist verpflichtet, die Vrlage separater Ausfuhrbescheinigungen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vn 10 Jahren zu gewährleisten. Infrmatinen zu aktuellen rechtlichen Änderungen entnehmen Sie bitte der Anlage.

4 Seite 4 vn 5 5. Welche Besnderheiten sind zu beachten? 5.1. Besnderheit im See-/Luftverkehr: Es existieren zwei Transprte und zwar für: 1. den Vrlauf 2. den Hauptlauf und Nachlauf Die anfallenden Transprtksten werden pr Transprtbeleg erfasst und müssen daher auch belegbezgen abgerechnet werden. Dabei ist zu beachten, dass: 1. Der Vrlauf nur reine Transprtksten (hne Pauschalgebühren, z.b. B/L Gebühren) beinhaltet. 2. Der Hauptlauf die reine Seefracht plus Zu-/Abschläge swie alle Pauschalgebühren, z.b. B/L Gebühren beinhaltet Ausnahme bei Tankcntainern im Überseegeschäft: Für Tankcntainervrläufe im Überseegeschäft wird keine separate Frachtberechnung der Vrlauffrachten durchgeführt. Die Abrechnung der Fracht hat ausschließlich mit Referenz auf den Hauptlaufbeleg zu erflgen (Pint/Pint der Pint/Prt Raten). 6. Weitere Hinweise zur Zusammenarbeit 6.1. Abrechnungsart Die BASF SE (inkl. aller eurpäischen Gruppengesellschaften) strebt generell eine elektrnische Frachtabrechnung an. Bitte setzen Sie sich mit ZFS/PF in Verbindung, um das zukünftige Vrgehen der Frachtabrechnung zu besprechen Spediteurbeurteilung Auf Basis interner Auswertungen, stellen wir dem Frachteneinkauf und den perativen Einheiten, unsere Beurteilung über die Abrechnungsqualität zur Verfügung Krrektur vn fehlerhaften Psitinen Sllten Sie Fehler auf den Rechnungen vr Rechnungsversand feststellen, ist die Rechnung neu zu erstellen und es werden keine Krrekturgutschriften akzeptiert. Wenn die Rechnung bereits versendet wurde, wird diese bei Prüfung gekürzt und es bedarf keiner Gutschriftenerstellung (Sllte es legale Bestimmungen geben, die eine Rechnungskürzung verhindern, werden wir entsprechende Gutschriften bei Ihnen anfrdern). Sie erhalten pr Kürzung eine Reklamatinsanzeige mit genauer Begründung Ungerechtfertigte Mahnungen Wir stellen immer wieder fest, dass Buchhaltungen Rechnungen anmahnen, die vn uns wegen Beanstandungen returniert wurden. Dies kmmt häufig bei Filialisten mit zentraler Buchhaltung vr. Stellen Sie bitte sicher, dass strittige Rechnungen innerhalb Ihres Hauses der Buchhaltung gemeldet und bei der Kntenführung dann entsprechend berücksichtigt werden, damit ungerechtfertigte Mahnungen unterbleiben.

5 Seite 5 vn Regelmäßige Kntenabstimmung Auch wir sind an regelmäßiger Kntenabstimmung interessiert, denn die Bearbeitung vn alten Belegen führt zu unnötig hhem Bearbeitungsaufwand. Sllten Rechnungen länger als sechs Wchen unbezahlt sein und Sie haben vn uns dazu keine Krrespndenz, muss davn ausgegangen werden, dass die Originalrechnung bei uns nicht vrliegt. Prüfen Sie bitte vrab den Status in unserem Lieferantenprtal im Internet. Falls Sie nch keine Zulassung dafür haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Fuchs (ZFS/PP), Tel , andreas.c.fuchs@basf.cm. Sllten Sie die Rechnungen drt nicht finden, kntaktieren Sie uns zur weiteren Prüfung. Senden Sie ihre Anfragen / Mahnungen bitte per Mail an die flgende Adresse: Siehe Excel-Datei (Spalte 3 bzw. 4) Sllten Punkte generell der für spezifische Rechnungen unklar sein, kntaktieren Sie uns bitte vr Rechnungsversand zwecks Klärung (zf-freights-eurpe@basf.cm). BASF SE ZFS/PF-Frachtenbe- und -abrechnung