Anleitung zur SEPA-Umstellung inkl. Nutzung von Lastschriften. 2 Voraussetzungen SEPA-Konvertierung von Lastschriften

Transkript

1 1. Allgemeine Voraussetzungen Damit die nachfolgend beschriebene Umstellung durchgeführt werden kann, sind diese Voraussetzungen zwingend zu erfüllen: Der Benutzer, der in SFirm und im Betriebssystem (z. B. Windows XP / Windows 7) angemeldet ist, hat uneingeschränkte Administratorenrechte Der PC, auf dem die Umstellung durchgeführt wird, besitzt einen Internet-Zugang An diesem PC ist ein Drucker verfügbar Es ist keine andere Person an einem weiteren SFirm-Arbeitsplatz angemeldet Die Anleitung zur SEPA-Umstellung wurde bereits umgesetzt (falls diese nicht mehr zur Verfügung steht, können Sie sie im Internet unter herunterladen) 2 Voraussetzungen SEPA-Konvertierung von 2.1 Erfassung der Gläubiger-ID Damit Sie zukünftig SEPA- einziehen können, muss zuerst eine Gläubiger-ID hinterlegt werden. Besitzen Sie mehrere Kontoinhaber / Firmen, muss die Eingabe für jeden einzelnen Kontoinhaber wiederholt werden. Wechseln Sie zu Datenbanken und klicken Sie dort Auftraggeber an. Zur weiteren Bearbeitung klicken Sie den entsprechenden Auftraggeber (=Kontoinhaber) mit einem Doppelklick an. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 1

2 Hinterlegen Sie in der letzten Zeile Gläubigeridentifikation für SEPA die passende Gläubiger-ID, die Sie von der Deutschen Bundesbank erhalten haben. Zum Speichern klicken Sie dann auf das Disketten-Symbol. Das Fenster können Sie mit einem Klick auf das oben rechts schließen. ACHTUNG: Werden Sie zukünftig auch SEPA-Firmen- einziehen, setzen Sie sich vor der weiteren Bearbeitung der SEPA-Umstellung mit uns in Verbindung! Da SEPA-Firmen- nicht zum Standardumfang gehören, benötigen Sie hierfür eine andere Lizenznummer. 2.2 Angaben zu SEPA-Lastschriftmandaten Als nächstes sind Angaben zu den zukünftigen SEPA-Lastschriftmandaten zu machen. Wenn Sie Ihre Kundendaten und/oder Ihre Lastschriftmandate über ein Fremdprogramm verwalten (z. B. Warenwirtschaftsprogramm), müssen diese Daten in die SFirm-Daten importiert oder an diese angeglichen werden. Sie haben zwei Varianten zur Auswahl, die Ihnen hier nachfolgend beschrieben werden. Sind Ihre Kundendaten ausschließlich in SFirm hinterlegt, fahren Sie mit dem Punkt 3 SEPA-Konvertierung von auf Seite 7 fort. a) Import von SEPA-Lastschriftmandaten aus einem Fremdprogramm Wenn Sie in Ihrem Fremdprogramm eine Datei mit SEPA- erzeugt haben (im sog. XML-Format für SEPA), können diese Lastschriftmandate in SFirm importiert werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Menüzeile auf Datei, DTA-Dateien und dann auf Importieren. Im folgenden Fenster wählen Sie die entsprechende XML-Datei aus und übernehmen diese mit Öffnen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 2

3 Aktivieren Sie hier folgende Angaben: 1. Zahlungen importieren 2. Lastschriftmandate importieren 3. Neuen Ordner anlegen 4. Namen für den neuen Ordner vergeben Mit Klick auf Importieren wird der Import gestartet. Nach dem Import erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung, die Sie mit OK schließen können. Wählen Sie Nein, wenn Sie später noch einmal auf die Datei zurückgreifen wollen; ansonsten bestätigen Sie mit Ja. Es wird jetzt automatisch ein neuer Ordner mit Ihrem gewählten Namen angelegt, der die SEPA- beinhaltet. Außerdem werden die SEPA-Lastschrift-Mandate in die Mandatsverwaltung unter SFirm neu eingetragen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 3

4 Sie können die Eintragungen kontrollieren, indem Sie in der Menüzeile auf Wechseln zu und dann auf SEPA-Lastschriftmandate klicken. In dieser Übersicht werden Ihnen alle vorhandenen SEPA-Lastschriftmandate angezeigt. Zum Bearbeiten klicken Sie diese ggf. mit einem Doppelklick an. b) Anpassung der Kundendaten in SFirm Damit bei der direkten Konvertierung der bestehenden in SEPA- automatisch die passende Mandatsreferenznummer ermittelt wird, müssen Sie die Empfängerdaten in SFirm mit den Kundendaten aus Ihrem Fremdprogramm abgleichen. Klicken Sie in der Menüzeile auf Wechseln zu und dann auf Empfänger/Kunden. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 4

5 Ihnen wird eine Übersicht der gespeicherten Empfänger angezeigt. Die Sortierung erfolgt standardmäßig nach Nummer. Um die Sortierung zu ändern (z. B. nach den Kundennamen), klicken Sie die Überschrift der gewünschten Zeile mit einem Doppelklick an. Zum Bearbeiten klicken Sie die entsprechende Zeile doppelt an. Da in einem späteren Schritt die Empfängernummern automatisch in Mandatsreferenznummern umgewandelt werden können, müssen diese vorher mit Ihren Kundenstammdaten aus dem Fremdprogramm abgeglichen werden. Damit die Kundennummer aus Ihrem Fremdprogramm mit der Empfängernummer aus SFirm identisch wird, überschreiben Sie bei dem Feld Nummer die vorhandene Nummer mit der passenden Kundennummer. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 5

6 Zum Speichern klicken Sie oben links auf das Disketten-Symbol. Möchten Sie gleich den nächsten Datensatz bearbeiten, klicken Sie auf das erste grüne Symbol mit dem Pfeil nach rechts. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie oben rechts auf. Wenn Sie einen Empfänger komplett löschen möchten, klicken Sie auf das Symbol mit dem roten X. Die folgende Frage beantworten Sie dann mit Ja. Wenn Sie alle Empfänger korrigiert haben, können Sie jetzt die SEPA-Konvertierung der starten. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 6

7 3 SEPA-Konvertierung von Um Ihre bestehenden in SEPA-Basis- zu konvertieren, wechseln Sie in den ersten beliebigen Zahlungsordner, in dem Sie Ihre erfassen z. B. Inlandszahlungen Firma XY. Auf der rechten Seite werden Ihnen ggf. bereits erfasste angezeigt. Wenn Sie auf der rechten Seite einmal die rechte Maustaste drücken, wird Ihnen dieses Menü angezeigt. Wählen Sie dort den Punkt SEPA-Konvertierung aus. Sie erhalten diese Übersicht der zu konvertierenden Zahlungen. Wenn hier keine Aufträge erfasst sind, wird dieses Fenster auch angezeigt. Es wird dann aber nur der leere Ordner konvertiert. Beachten Sie bitte, dass bei dieser Konvertierung ebenfalls die vorhandenen Kontodaten anhand fester Regeln automatisch umgewandelt werden und für Schäden keine Haftung übernommen wird, nur noch vier Verwendungszweckzeilen unterstützt werden und nur Aufträge mit dem Status OK bzw. VWZ wird gekürzt in SEPA konvertiert werden. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 7

8 Damit Aufträge mit fehlenden Daten (z. B. Mandatsnummer oder Signaturdatum fehlt) in SEPA konvertiert werden können, müssen sie einzeln angeklickt und bereinigt werden. 1. Klicken Sie die fehlerhafte Zeile einmal an, so dass sie blau markiert ist. 2. Klicken Sie dann auf den Button automatische Mandatserzeugung. Es wird Ihnen dieses Fenster mit der automatischen SEPA Mandatserzeugung angezeigt. Bei der automatischen Mandatserzeugung können Sie vorgeben, nach welchen Kriterien maschinell Mandate für die vorhandenen Empfängerdaten erstellt werden sollen. Sie haben dort zwei verschiedene Varianten zur Auswahl: Empfängernummer als Mandatsreferenz verwenden (=als Standard angehakt) In diesem Fall wird als Referenznummer jeweils die Empfängernummer aus SFirm verwendet. Beispielübersicht aus der Empfängerdatenbank in SFirm (mit ggf. geänderten Empfängernummern) Wird kein Empfänger über die Kontoverbindung gefunden und die zweite Auswahlmöglichkeit ist nicht angehakt, kann die Referenznummer nicht automatisiert vergeben werden. In diesem Fall erhält die Lastschrift den Status Mandatsnummer fehlt. Ist die zweite Auswahlmöglichkeit angehakt, werden die fehlenden Referenznummern über diese Vorgaben erstellt. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 8

9 Mandatsreferenz gemäß folgender Vorgabe erzeugen Ist diese Option aktiviert, wird die Mandatsreferenznummer aus den von Ihnen vorgegebenen Werten automatisch erstellt. Bei dem Feld Wert (fix) erfassen Sie eine feste Bezeichnung oder einen festen Wert z. B. Kdnr. oder den festen Anfang Ihrer vergebenen Kundennummernkreise. Bei dem Startwert geben Sie einen festen Zahlenwert vor, mit dem die erste automatische Mandatsreferenznummer starten soll. Dieser Zahlenwert wird jeweils bei jeder automatisch neu angelegten Referenznummer um 1 erhöht. Wenn Sie jetzt die Mandatsreferenznummer automatisch vergeben wollen, gehen Sie wie folgt vor: Wenn Sie zuvor die Empfängernummern in SFirm auf die internen Kundennummern aus einem Fremdprogramm angepasst haben, wählen Sie die erste Variante Empfängernummer als Mandatsreferenz verwenden. Das Feld Signaturdatum beinhaltet das Datum, wann das Mandat angelegt wurde. Es ist für alle automatisch erzeugten Mandate gleich und mit dem Tagesdatum vorbelegt. Klicken Sie anschließend auf den Button Informationen hinzufügen. Wenn Sie Ihre Kunden nur über SFirm verwalten und kein Fremdprogramm nutzen, wählen Sie die erste Variante Empfängernummer als Mandatsreferenz verwenden. Zusätzlich haken Sie das Feld Mandatsreferenz gemäß folgender Vorgabe erzeugen an und füllen wie oben beschrieben die Felder Wert (fix) und Startwert. Das Feld Signaturdatum beinhaltet das Datum, wann das Mandat angelegt wurde. Es ist für alle automatisch erzeugten Mandate gleich und mit dem Tagesdatum vorbelegt. Klicken Sie anschließend auf den Button Informationen hinzufügen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 9

10 Sie erhalten ein Hinweisfenster über die Anzahl der ergänzten Datensätze, das Sie mit OK schließen können. Sind noch weitere Daten fehlerhaft oder müssen manuell berichtigt werden, klicken Sie zuerst diese Zeile einmal an, so dass sie blau markiert ist. Klicken Sie dann auf den Button Ändern. Erfassen Sie hier die fehlenden Daten z. B. eine neue Mandatsnummer, wenn dieser Empfänger mit zwei verschiedenen Kontonummern in Ihrem System vorhanden ist. Anschließend klicken Sie auf Speichern. Um das Fenster zu verlassen, klicken Sie auf Schließen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 10

11 Wenn Sie alle bereinigt haben, klicken Sie jetzt auf den Button SEPA Konvertierung starten. Wählen Sie hier Nein. Nach einer erfolgreichen Konvertierung erscheint diese Hinweismeldung, die Sie mit OK bestätigen. Zeitgleich erstellt SFirm einen neuen SEPA- Zahlungsordner, der sich im gleichen Ordnerpfad befindet, in dem der alte Ordner zu finden war. In diesem werden die konvertierten SEPA-Aufträge eingestellt. Er trägt dann zusätzlich das nebenstehende Euro- Symbol. Die SEPA-Konvertierung ist somit abgeschlossen. Um weitere Ordner mit zu konvertieren, wiederholen Sie den Vorgang mit der Auswahl der gewünschten Ordner. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 11

12 4 Anpassung der Vorlaufzeiten von SEPA-Basis- SFirm errechnet anhand des von Ihnen vorgegebenen Ausgabedatums automatisch das Fälligkeitsdatum, das unter den neuen Vorlaufzeiten eingehalten werden muss. Wenn Sie eine konvertierte SEPA-Lastschrift öffnen, werden Ihnen neue Felder angezeigt: Beachten Sie bitte Folgendes: Das Fälligkeitsdatum der SEPA-Basis-Lastschrift zeigt das Datum an, an dem die Lastschrift frühestens beim Zahlungspflichtigen eingezogen werden darf. SFirm berechnet das Fälligkeitsdatum automatisch anhand dieser Kriterien: - das von Ihnen gewählte Ausgabedatum - zzgl. der passenden Vorlaufzeit des jeweiligen Kreditinstituts - und der Verwendung des Mandats (erstmalig / wiederkehrend) Die Vorlaufzeiten der Stadtsparkasse Hameln sind bei SEPA-Basis- - 6 Geschäftstage bis 8.00 Uhr bei erstmaliger Verwendung - 3 Geschäftstage bis 8.00 Uhr bei wiederkehrender Verwendung D. h., dass für, die vor 8.00 Uhr eingereicht werden, der aktuelle Tag als Vorlauftag gezählt wird. Für nach 8.00 Uhr eingereichte zählt dieser Tag nicht als Vorlauftag! In dem Feld Mandat wird die automatisch erzeugte Mandatsreferenznummer angezeigt. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 12

13 4.1 Durchführung einer Pauschaländerung zur Anpassung des Ausgabetermins Bei wiederkehrenden muss von Ihnen der Ausgabetermin angepasst werden! Dieses wird an folgendem Beispiel deutlich: Sie haben eine wiederkehrende Lastschrift, die jeweils zum 15. eines Monats eingezogen werden soll. Bei dem erstmaligen Einzug muss die Lastschrift spätestens 6 Geschäftstage vorher eingereicht werden, damit sie fristgerecht vom Zahlungspflichtigen eingezogen werden kann. Bei folgenden Einzügen verkürzt sich die Vorlaufzeit auf 3 Geschäftstage. Bsp. Erster Einzug zum = Ausgabe spätestens am 07.10; nächster Einzug zum = Ausgabe spätestens am SFirm speichert bei wiederkehrenden Aufträgen den Ausgabetermin und nicht das Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift. Bei diesem Beispiel würde die Lastschrift beim ersten Einzug am ausgegeben und am beim Zahlungspflichtigen eingezogen werden. Bei dem nächsten Einzug wird erneut das Ausgabedatum vorgeschlagen und das Fälligkeitsdatum der Lastschrift mit der Vorlaufzeit von 3 Geschäftstagen errechnet. Somit wäre die Lastschrift in SFirm ab dem fällig und kann ausgegeben werden; das Fälligkeitsdatum der Lastschrift wäre aber nicht der sondern schon der ! In dem Fall wäre Ihre Vorabinformation des Zahlungspflichtigen falsch! Um diese Problematik zu umgehen, muss nach dem ersten Einzug einer wiederkehrenden SEPA-Lastschrift eine sog. Pauschaländerung einmalig durchgeführt werden. Wechseln Sie in Ihren Zahlungsordner mit den SEPA- und klicken Sie auf der rechten Seite einmal mit der rechten Maustaste. In dem folgenden Menü klicken Sie den Punkt Pauschaländerung an. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 13

14 In diesem Fenster nehmen Sie folgende Einstellungen vor: Haken Sie rechts den Punkt Mit Protokoll an Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil hinter dem Feld Änderung und wählen Sie Termin ändern Bei dem Feld Nächste Ausführung wählen Sie den richtigen Termin der nächsten Ausführung (in dem Beispiel den , damit die Lastschrift zum fällig ist) Als Auswahlkriterium wählen Sie dasjenige aus, das mit allen zu ändernden Zahlungen übereinstimmt z. B. Alle Zahlungen Nächste Ausführung vom und ändern dort das von/bis-datum auf das falsche Ausgabedatum ab; es kann auch das Betragsfeld sein, wenn Sie durchgehend gleiche Beträge einziehen. Mit OK starten Sie die Änderungen. In dem folgenden Fenster werden Ihnen die Datensätze angezeigt, die anschließend geändert werden. Wenn diese Auswahl so richtig ist, klicken Sie jetzt auf Änderungen durchführen. Klicken Sie auf den Button Ja. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 14

15 Klicken Sie auf Nein. Klicken Sie bei Bedarf auf Ja. In dem folgenden Fenster wird das Protokoll der durchgeführten Änderungen angezeigt. Wenn Sie eine geänderte Lastschrift mit Doppelklick aufrufen, sehen Sie das veränderte Ausgabedatum mit dem jetzt richtigen Fälligkeitsdatum der SEPA-Basis- Lastschrift. Unter dem folgenden Punkt erhalten Sie jetzt einen Überblick, wie Sie zukünftig die SEPA- in SFirm nutzen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 15

16 5. Bearbeitung von SEPA-Basis- 5.1 Anlegen eines neuen SEPA-Basis-Lastschriftmandats Wenn Sie mit einem neuen Kunden ein neues SEPA-Basis-Lastschriftmandat abgeschlossen haben und zukünftig über SFirm von diesem Kunden einziehen wollen, müssen Sie dieses Mandat vorher in SFirm erfassen. Klicken Sie dazu in der Menüzeile auf Wechseln zu und dann auf SEPA Lastschriftmandate. Wenn Sie auf der rechten Seite einmal mit der rechten Maustaste klicken, erhalten Sie dieses Menü. Wählen Sie dort Neu aus. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 16

17 Es wird das Fenster für die Neuanlage eines SEPA-Lastschriftmandates angezeigt. Dort müssen folgende Angaben erfasst werden: SEPA-Lastschriftmandat für: Hier wählen Sie mit einem Klick auf den schwarzen Pfeil den passenden Auftraggeber (=Kontoinhaber) aus Gültig für: Als Standard ist SEPA-Basis- (CORE) angeklickt und nicht änderbar. Mandatsreferenz: Hier geben Sie die neue Mandatsreferenznummer für den neuen Kunden ein Art der Zahlung: Als Standard ist einmalig eingestellt. Mit Klick auf wiederkehrend können Sie die Auswahl entsprechend anpassen. Schuldner: Hier erfassen Sie die persönlichen Kundendaten. Länderkennziffer: Hier tragen Sie die Länderkennziffer des Landes ein, in dem die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen liegt z. B. 004 für Deutschland. Ist diese nicht bekannt, klicken Sie oben rechts auf das Symbol mit dem Fernglas. Dort werden Ihnen alle Länder alphabetisch angezeigt und können von Ihnen ausgewählt werden. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 17

18 BIC und IBAN: Tragen Sie dort die entsprechenden Daten der Kontoverbindung Ihres Zahlungspflichtigen ein. Signaturdatum: Als Signaturdatum für das Mandat gilt das Datum auf der Mandatseinholung. Sollten Sie eine Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis-Mandat gewandelt haben, setzen Sie das Datum der Unterrichtung des Zahlungspflichtigen über den Wechsel zur SEPA-Lastschrift als Signaturdatum ein. Letzte Verwendung: In dieses Feld trägt SFirm automatisch das Datum der letzten Verwendung der SEPA-Lastschrift mit diesem Mandat ein. Wenn ein Mandat länger als 36 Monate nicht genutzt wurde, ist es rechtlich ungültig. SFirm gibt dann einen entsprechenden Hinweis, dass ein neues Mandat abgeschlossen werden muss. Die Felder Abw. Zahlungspflichtiger, Vertragsdaten und Bemerkungen sind keine Pflichtfelder. Hier können Sie bei Bedarf entsprechende Angaben erfassen. Über das Disketten-Symbol oben links können Sie die erfassten Eintragungen dann abspeichern. 5.2 Erfassung einer neuen SEPA-Basis-Lastschrift Um eine neue SEPA-Basis-Lastschrift zu erfassen, wählen Sie den neu angelegten SEPA- Ordner mit den ggf. konvertierten Zahlungen aus. Dort erstellen Sie auf demselben Weg eine neue Lastschrift wie bisher. Lediglich die Erfassungsmaske wurde erweitert und sieht zukünftig so aus: Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 18

19 Mandat Hier geben Sie entweder die entsprechende Mandatsreferenznummer ein und drücken die Eingabetaste oder wählen über das Fernglas-Symbol das passende Mandat aus. Die hinterlegten Daten zum Zahlungspflichtigen werden dann automatisch in die Felder gefüllt. Abw. Zahlungspflichtiger Weicht der tatsächliche Zahlungspflichtige von dem ausgewählten Kontoinhaber des Mandats namentlich ab, kann hier eine zusätzliche Angabe hinterlegt werden. Eine Eingabe ist optional. Ende zu Ende Referenz Das Feld Ende zu Ende Referenz ist kein Pflichtfeld. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Kundenreferenz zu hinterlegen, die Ihnen der Zahlungsempfänger mitgeteilt haben muss. Damit wurde eine Möglichkeit geschaffen, eine maschinelle Zuordnung von Auftrag und Eingang der Zahlung beim Empfänger vorzunehmen. Art der Zahlung Hier wird ggf. eine bestimmte Zahlungsart angezeigt. Das Feld ist in der Regel nicht aktiv. Option zur Prüfung von konvertierten Bankverbindungen Vor der Ausgabe von Zahlungen sollten Sie die hinterlegten und automatisch ermittelten IBAN- und BIC-Daten durch SFirm erneut überprüfen lassen. Wir empfehlen Ihnen, diese Option bis zum durchführen. Vor der Ausgabe von Zahlungen sollten Sie die hinterlegten und automatisch ermittelten IBAN- und BIC-Daten durch SFirm erneut überprüfen lassen. Bei der automatischen IBAN-Berechnung werden die gültigen und aktuellen Verfahren verwendet. Diese müssen teilweise zwischenzeitlich angepasst werden, da einige Banken Abweichungen bzw. Sonderkonstellationen haben, so dass die Änderungen nachträglich eingearbeitet werden müssen. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 19

20 Damit Sie richtige Daten verwenden, starten Sie die Überprüfung wie folgt: Klicken Sie auf die Menüpunkte Extra, Reorganisation und Namensabgleich für Kontoverbindungen. Es erscheint dieser Hinweis, dass die Kontoverbindungen überprüft werden. Zum Abschluss erhalten Sie eine Meldung über die Anzahl der geänderten Kontoverbindungen, die Sie mit OK schließen können. Stadtsparkasse Hameln Anleitung zur SEPA-Umstellung von SFirm Seite 20