SFirm Schritt-für-Schritt-Anleitung für SEPA-Lastschriften

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1 SFirm Schritt-für-Schritt-Anleitung für SEPA-Lastschriften Seit 2008 entsteht schrittweise der neue einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum in Europa (Single Euro Payments Area, kurz: SEPA). Bereits heute können Sie Ihren Zahlungsverkehr im SEPA-Format abwickeln. Ab 01. Februar 2014 wird SEPA den nationalen Zahlungsverkehr komplett ersetzen. Mit SFirm ab Version 2.5 sind Sie bereits heute optimal für die Zukunft des Zahlungsverkehrs gerüstet. SFirm erleichtert Ihnen den Umstieg auf SEPA mit Komfortfunktionen für die effektive SEPA-Umstellung Ihrer neuen und alten Datenbestände. Inhaltsverzeichnis: 1. Ermittlung der SFirm-Version 2. Hinterlegung der Gläubiger-Identifikationsnummer 3. Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate anhand Verwendungszweckangaben 3a. Erweiterung der Anzahl von Verwendungszweckzeilen bei Inlandszahlungen 3b. Massenänderung der Verwendungszweckzeilen c. Manuelle Speicherung der Mandatsreferenznummer in Verwendungszweckzeile 11 3d. Letztmalige Einreichung als nationale Inlandslastschrift 4. Umwandlung bestehender Inlandslastschriftordner und Lastschriften in SEPA-Lastschriften 5. Erfassung von neuen SEPA-Lastschriften falls bereits ein schriftliches SEPA-Mandat vorliegt 6. Voraberfassung eines SEPA-Mandats und Ausdruck eines SEPA-Lastschriftmandats zur Unterschrift des Zahlungspflichtigen 6a. Anlage eines SEPA-Lastschriftmandats 6b. Ausdruck des SEPA-Lastschriftmandats Weitere Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr finden Sie auf unserer Internetseite Sie haben noch Fragen zum Thema SEPA? Rufen Sie direkt an, Telefon 0881/ oder schicken Sie einfach eine an Ihre Vereinigten Sparkassen - 1 -

2 1. Ermittlung der SFirm-Version SFirm ist ab der Version 2.5 komplett SEPA-fähig. Über den Menüpunkt Hilfe / Info über SFirm können Sie prüfen, welche SFirm-Version Sie aktuell einsetzen. Sollte Ihnen eine Version kleiner 2.5 angezeigt werden, können Sie über den Menüpunkt Extra Online- Update das Update auf die aktuellste Version starten. 2. Hinterlegung der Gläubiger-Identifikationsnummer Bitte wählen Sie im Hauptmenü von SFirm den Menüpunkt Wechseln zu Auftraggeber. Sie bekommen eine Auflistung aller Auftraggeber im Hauptfenster von SFirm. Nach einem Doppelklick mit der linke Maustaste auf den gewünschten Auftraggeber erscheint das folgende Fenster (siehe Bild 1). Hier können Sie in der Zeile Gläubigeridentifikation für SEPA-Lastschriften Ihre Gläubigeridentifikation (Gläubiger-ID) eintragen. Bitte speichern Sie im Anschluss die Eingabe mit dem Speichern-Symbol (siehe Bild 1). (Bild 1) Anmerkung: Sollten Sie die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften bzw. die Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Firmen-Lastschriften mit der Sparkasse noch nicht getroffen haben, dann setzen Sie sich bitte mit Ihrem Berater in Verbindung. 3. Unwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate anhand Verwendungszweckangaben Anmerkung: Neben einer Information per Post ist die Information Ihres Kunden z. B. auch im Rahmen eines monatlichen Lastschrifteinzugs möglich. Dabei informieren Sie Ihren Kunden über die Verwendungszweck- Felder der Lastschrift über den Zeitpunkt der ersten SEPA-Lastschrift, ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz des Kunden. Diese Information erzeugt zusammen mit einer bereits schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung ein gültiges SEPA-Mandat. 3a. Erweiterung der Anzahl von Verwendungszweckzeilen bei Inlandszahlungen Bitte wählen Sie im Hauptmenü von SFirm den Menüpunkt Wechseln zu Auftraggeber. Sie bekommen eine Auflistung aller Auftraggeber im Hauptfenster von SFirm. Nach einem Doppelklick mit der linken Maustaste auf den gewünschten Auftraggeber erscheint dieser im Auftraggeber-Fenster. Wechseln Sie mit einem Klick auf den Registerkartenreiter Bankkonten (siehe Bild 2)

3 (Bild 2) Wählen Sie aus der Liste der Bankkonten das gewünschte Konto aus, und klicken Sie auf den Button Ändern. Es erscheint das folgende Fenster (siehe Bild 3). (Bild 3) In der Zeile VWZ Inland können Sie - für das zuvor gewählte Konto - die Anzahl der gewünschten Verwendungszweckzeilen in Ihren Inlandsüberweisungen und Inlandslastschriften anpassen. Anmerkung: Dies gilt nicht für die künftigen SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften. Hier gilt der Standard von maximal vier x 35 Zeichen im Verwendungszweck. Schließen Sie das Fenster mit dem Button OK. Das Auftraggeber-Fenster können Sie dann ebenfalls schließen. Wenn Sie nun eine neue Inlandsüberweisung oder Inlandslastschrift öffnen, dann erhalten Sie jetzt zusätzlich den Registerkartenreiter Verwendungszwecke. Unter diesem können Sie alle Verwendungszweckzeilen füllen (siehe Bild 4)

4 (Bild 4) 3b. Massenänderung der Verwendungszweckzeilen 5-10 Wenn Sie z. B. einen großen Bestand an Lastschriftkunden besitzen, denen Sie die Information über die Umstellung auf SEPA-Lastschriften mithilfe des Verwendungszwecks mitteilen möchten, empfiehlt es sich, mit der Pauschaländerung von SFirm zu arbeiten. Hier besitzen Sie die einfache Möglichkeit innerhalb des Zahlungsordners bestimmte Verwendungszweckzeilen zu ändern. Wählen Sie im Hauptmenü von SFirm unter dem Menüpunkt Extra den Unterpunkt Pauschaländerung. Es erscheint das folgende Fenster. (Bild 5) Im oberen Bereich des Fensters (Änderung) können Sie die folgenden Punkte wählen: Ordner: Wählen Sie den gewünschten Zahlungsordner, bei dem Sie eine Pauschaländerung des Verwendungszweckes vornehmen wollen. In unserem Beispiel ist dies der Ordner Lastschriften. Änderung: Wählen Sie Verwendungszweck (Textersatz). Verw.Zweck Text: Diese Zeile lassen Sie leer. ersetzen durch: Hier tragen Sie ein, welcher Verwendungszwecktext zukünftig erscheinen soll. In dem dahinterliegenden Feld (Standardwert: ALLE) tragen Sie die Verwendungszweckzeile ein, die Sie gerne ändern möchten

5 Tipp: Wenn Sie die Pauschaländerung der Verwendungszweckzeilen zur Information Ihrer Kunden über die Umstellung auf SEPA Lastschriften nutzen möchten (siehe Inhaltsverzeichnis Punkt 3), dann nutzen Sie dafür die Zeile 5 / 6 / 7 / 8 usw. Bei der späteren Umwandlung der Zahlungen in SEPA Zahlungen, werden nur die ersten vier Zeilen vom Verwendungszweck mit übernommen! Ein Beispiel für die Änderung finden Sie in dem folgenden Bild (Bild 6) In diesem Beispiel wird die 5. Zeile des Verwendungszwecks mit dem Wert künftige Lastschrifteinzüge belegt. Wenn Sie das Pauschaländerungsfenster mit dem Button OK bestätigen, erscheint das folgende Fenster ( (Bild 7) Sie erhalten eine Auflistung aller zur Änderung anstehenden Zahlungen. Mit einem Klick auf den Button Änderungen durchführen, erscheint ein Fenster mit der Frage, ob die gewählten Datensätze wirklich geändert werden sollen? Bestätigen Sie dieses mit Ja. Sie erhalten ein Informationsfenster über die erfolgreiche Änderung. Im Anschluss können Sie wählen, ob Sie eine weitere Pauschaländerung durchführen möchten? Wählen Sie Ja, wenn Sie die nächste Zeile vom Verwendungszweck, z. B. Verwendungszweckzeile 6, mit dem Wert nehmen wir per ändern möchten, oder Wählen Sie Nein, wenn Sie keine weitere Verwendungszweckzeile ändern möchten. 3c. Manuelle Speicherung der Mandatsreferenznummer in Verwendungszweckzeile 11 Im Punkt 3b haben wir mithilfe der Pauschaländerung die Verwendungszweckzeilen 5-10 geändert. Als nächsten Schritt zeigen wir Ihnen die Änderung der Verwendungszweckzeile 11, die in unserem Beispiel mit der Mandatsreferenz des Zahlungspflichtigen belegt ist. Wählen Sie den gewünschten Lastschriftordner aus (siehe Bild 8). (Bild 8) - 5 -

6 Sie erhalten eine Auflistung aller Zahlungen in dem von Ihnen ausgewählten Ordner. Öffnen Sie mit einem Doppelklick mit der linken Maustaste die erste Zahlung in Ihrem Ordner. Tipp: Mit einem Doppelklick auf die Spaltenüberschrift Zahlungspflichtiger können Sie die aufgelisteten Zahlungen nach diesem Kriterium sortieren lassen. Es erscheint die Maske Ihrer Inlandslastschrift (siehe Bild 9). (Bild 9) Über die Registerkarte Verwendungszwecke können Sie sich alle Verwendungszweckzeilen anzeigen lassen (siehe Bild 10). (Bild 10) Sie können nun die Verwendungszweckzeile für die Belegung der Mandatsreferenz ausfüllen. In unserem Beispiel ist dies die Zeile 11. Speichern Sie im Anschluss die Änderung mit dem Speichern Symbol. Mithilfe der grünen Pfeile können Sie zur nächsten Lastschrift wechseln, und diese zu bearbeiten. 3d. Letztmalige Einreichung als nationale Inlandslastschrift Nachdem Sie über die Verwendungszweckzeilen die notwendigen Informationen, über die Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate mitgeteilt haben, können Sie im Anschluss die Zahlungen wie gewohnt im SFirm ausgeben und versenden. 4. Umwandlung bestehender Inlandslastschriftordner und Lastschriften in SEPA-Lastschriften - 6 -

7 Wählen Sie im SFirm unter dem Menüpunkt Extra den Unterpunkt SEPA-Konvertierung. Sie erhalten eine Auflistung aller konvertierungsfähigen Zahlungsordner (siehe Bild 11). (Bild 11) Wählen Sie den gewünschten Lastschriftordnern aus und bestätigen Sie mit dem Button OK. In dem folgenden Fenster wählen Sie aus, ob die bestehenden Inlandslastschriften in SEPA-Basislastschriften (CORE) oder SEPA-Firmenlastschriften (B2B) umgewandelt werden sollen (siehe Bild 12). In unserem Beispiel wählen wir SEPA-Basislastschriften (CORE). Anmerkung: Die SEPA-Basislastschrift (CORE) entspricht der heutigen Einzugsermächtigung und die SEPA-Firmenlastschrift (B2B) dem heutigen Abbuchungsauftrag. (Bild 12) Sie erhalten eine Auflistung aller Inlandslastschriften mit der jeweiligen Statusmeldung (siehe Bild 13). Die noch zu füllenden Felder (erforderliche Angaben für die SEPA-Lastschriften) erhalten Sie durch Auswahl einer Zahlung mit der linken Maustaste und anschließenden Klick auf den Button Ändern. Tipp: Mit einem Doppelklick auf die graue Spaltenüberschrift Zahlungspflichtiger können Sie die aufgelisteten Zahlungen nach diesem Kriterium sortieren lassen. Sie erhalten dadurch eine alphabetische Sortierung Ihrer Zahlungspflichtigen. (Bild 13) - 7 -

8 (Bild 14) Es erscheint das oben angezeigte Fenster (siehe Bild 14). SFirm errechnet automatisch anhand der vorhandenen Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen. Im Feld Mandatsnummer: können Sie über das schwarze Fernglas-Symbol aus einer Liste von vorhandenen SEPA-Lastschriftmandaten (siehe Punkt 6a) wählen. Sollten Sie zu Ihrem Kunden noch kein Mandat angelegt haben, dann erfassen Sie hier bitte die gewünschte Mandatsnummer. Das Signaturdatum entspricht dem Datum, an dem Sie Ihr Mitglied über den Ersteinzug über SEPA informiert haben, bzw. dem Datum des unterschriebenen Mandats. Im dahinter liegenden Feld verw. geben Sie an, um welchen Zahlungsrhythmus es sich handelt. Anmerkung: Bei wiederkehrenden Lastschriften, die noch nie als SEPA-Lastschriften ausgeführt wurden, geben Sie in diesem Feld erstmalig an, auch wenn diese schon zuvor als Inlandslastschrift eingezogen worden sind. Mit dem Button Speichern bestätigen Sie die Eingaben. Anschließend wechseln Sie mit den grünen Pfeilen zur nächsten Zahlung. Wenn Sie bei allen Zahlungen die fehlenden Daten ergänzt haben, können Sie das Dialogfenster mit Schließen schließen. (Bild 15) Im vorherigen Fenster SEPA-Konvertierung finden Sie eine Auflistung aller Zahlungen mit dem jeweiligen Status (siehe Bild 15). Diese sollten nun den Status OK aufweisen. Mit einem Klick auf den Button OK erfolgt die Umwandlung der aufgelisteten Inlandslastschriften in SEPA-Lastschriften

9 SFirm erzeugt Ihnen einen separaten Ordner mit den umgewandelten SEPA-Zahlungen. Dieser Ordner hat die Namenserweiterung CORE oder B2B erhalten. In unserem Beispiel Lastschriften (CORE). Erkennbar am Symbol (siehe Bild 16). (Bild 16) SFirm erzeugt außerdem die SEPA-Lastschriftmandate zu den jeweiligen Zahlungspflichtigen, sofern diese nicht bereits hinterlegt waren. Diese können über den Menüpunkt Wechseln zu SEPA-Lastschriftmandate angezeigt und bearbeitet werden. 5. Erfassung von neuen SEPA-Lastschriften falls bereits ein schriftliches SEPA-Mandat vorliegt Bei der Anlage einer neuen SEPA-Lastschrift, über Ihren in Punkt 4 neu erstellten Lastschriften (CORE) Ordner, erhalten Sie die folgende Maske: (Bild 17) Im folgenden werden alle im Bild 17 umrandeten Felder erklärt: Mandat: Hier können Sie über das schwarze Fernglas-Symbol aus einer Liste von vorhandenen SEPA Lastschriftmandaten (siehe Punkt 6a) wählen. Sollten Sie zu Ihrem Kunden noch kein Mandat angelegt haben, dann erfassen Sie hier bitte die Mandatsreferenz

10 Zahlungspflichtiger: Hier können Sie über das schwarze Fernglas-Symbol aus einer Liste von vorhandenen Kunden wählen. Sollten Sie den Kunden noch nicht im Bestand haben, dann können Sie hier den Namen des Zahlungspflichtigen eintragen. IBAN des Zahlungspfl. / SWIFT-BIC: In diesen Feldern können Sie direkt die IBAN bzw. SWIFT/BIC Ihres Zahlungspflichtigen eintragen. Abw. Zahlungspflichtiger: Weicht der tatsächliche Zahlungspflichtige von dem ausgewählten Kontoinhaber namentlich ab, kann hier eine zusätzliche Angabe hinterlegt werden. Eine Eingabe ist optional. Ende zu Ende Referenz: Mit dem Feld haben Sie die Möglichkeit, eine Kundenreferenz zur Einstellung und Weiterleitung des Auftrags zu hinterlegen. Damit kann die Möglichkeit geschaffen werden, eine maschinelle Zuordnung von Auftrag und Zahlung vorzunehmen. Zuordnung, Nachforschungen und Rückgaben werden dadurch deutlich vereinfacht. Bemerkung: Mit dem Feld haben Sie die Möglichkeit, eine Bemerkung zu hinterlegen. Die Eingabe ist optional und wird nicht zum Kreditinstitut übertragen. Mit der Auswahl der zweiten Registerkarte Lastschriftmandat erhalten Sie die folgende Eingabemaske (siehe Bild 18): (Bild 18) Das Signaturdatum entspricht dem Datum des unterschriebenen Mandats. Falls es sich bei der Zahlung um eine nicht einmalige Zahlung handeln sollte, können Sie in der Folgezeile das Mandat als Mandat für wiederkehrenden Einzug mit der Option erstmalig kennzeichnen. Erst dann erscheint der Reiter Zahlungsrhythmus. Dort können Sie wie gewohnt die interne Terminierung im SFirm hinterlegen. Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften gelten die folgenden Vorlagefristen: Erst/Einzel-Lastschrift Folge-Lastschrift SEPA Basislastschrift (CORE) 6 Tage vor Fälligkeit 3 Tage vor Fälligkeit SEPA Firmenlastschrift 2 Tage vor Fälligkeit Diese geben an, bis zu welchem Zeitpunkt die Zahlungen an das Kreditinstitut weitergeleitet werden müssen. SFirm gibt Ihnen die Frist automatisch an, abhängig von der Art der Lastschrift (z. B. Erst-Lastschrift oder Folge-Lastschrift)

11 6. Voraberfassung eines SEPA-Mandats und Ausdruck eines SEPA-Lastschriftmandats zur Unterschrift des Zahlungspflichtigen 6a. Anlage eines SEPA-Lastschriftmandats Im SFirm unter Datei Neu SEPA-Lastschriftmandate auswählen. Es erscheint das SEPA-Lastschriftmandatsformular Folgende Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden: (Bild 19) SEPA-Lastschriftmandat für: Der gewünschte Auftraggeber ist aus der Liste auszuwählen. Gültig für: Auswahl SEPA-Basis-Lastschriften (CORE) oder SEPA-Firmen-Lastschriften (B2B). Anmerkung: Die SEPA-Basislastschrift (CORE) entspricht der heutigen Einzugsermächtigung und die SEPA-Firmenlastschrift (B2B) dem heutigen Abbuchungsauftrag. Mandatsreferenz: Hinterlegung der gewünschten Mandatsreferenz bzw. Mandatsnummer für diesen Zahlungspflichtigen. Diese kann individuell vergeben werden. Art der Zahlung: einmalig oder wiederkehrende Zahlung Schuldner: Bei der Neuanlage eines Kunden tragen Sie hier bitte den Namen des Zahlungspflichtigen ein. Alternativ können Sie mit dem schwarzen Fernglas-Symbol Empfänger/Kunden-Datenbank auswählen. einen Bestandskunden aus der Länderkennziffer: Diese kann mit dem schwarzen Fernglas-Symbol aus der Länderliste ausgewählt werden (Deutschland = 004). BIC: BIC / SWIFT des Zahlungspflichtigen IBAN: IBAN des Zahlungspflichtigen Das Signaturdatum entspricht dem Datum des unterschriebenen Mandats, bzw. dem Datum, an dem Sie Ihren Kunden über den Ersteinzug über SEPA informiert haben. Bei der Neueinholung des Mandats mit anschließendem Ausdruck (siehe 6b) ist das aktuelle Datum einzutragen. Die folgenden Felder können optional gefüllt werden. Das Formular im Anschluss mit dem Speichern-Symbol speichern. 6b. Ausdruck des SEPA-Lastschriftmandats Das eben erstellte SEPA Lastschriftmandat können Sie im SEPA Lastschriftmandatsfenster unter Datei Formulardruck direkt ausdrucken. Nachdem Ihr Kunde das SEPA-Lastschriftmandat unterschrieben hat, können Sie mit dem Schritt 5 fortfahren