Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa

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1 Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa Ein Leitfaden über die Einführung der neuen, europäischen Zahlungsarten im Unternehmen Sparkasse Westmünsterland Electronic Banking Stand 1.3 / Juli 2013 Seite 1 von 21

2 Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa - Leitfaden Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der Sepa-Zahlverfahren 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH 3 4. Projektstruktur für die Umstellung (mit Checkliste) 3 Exkurs: Das Feld Sammelbuchung (Batch Booking) Installationshinweise zu den Hilfsprogrammen Sfirm und der Wechsel auf Sepa Anhang 18 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten; die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 21

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Insgesamt führt die Verordnung eine zeitliche gestaffelte Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren zugunsten der europaweit einheitlich geltenden Zahlverfahren (SEPA-Verfahren) durch. 2. Pflicht zur Nutzung der Sepa-Zahlverfahren Grundsätzlich müssen ab dem alle Zahlungsaufträge, die ein Kunde bei seiner Sparkasse oder Bank einreicht, als Sepa-Zahlungen eingereicht werden. Ob per Online-Übertragung oder per Beleg. Eine Annahme von Zahlungen in den alten, innerdeutschen Formaten ist allen Kreditinstituten ab diesem Termin nicht mehr gestattet. Es gibt für Privatpersonen und einige Sonderzahlformen zwar Ausnahmen, unterm Strich sind aber im gesamten, geschäftlichen Zahlungsverkehr ab dem die neuen Sepa-Zahlformate zu nutzen, wenn die Zahlung in gewohnter Schnelligkeit und Zuverlässigkeit bearbeitet und ausgeführt werden soll. 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf Sepa oft abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Die (fiktive) Firma EDV GmbH hat ihr Geschäftskonto bei der Sparkasse Westmünsterland. Der Zahlungsverkehr der Firma soll auf die neuen Sepa-Zahlverfahren umgestellt werden, damit ein reibungsloser Ablauf der Zahlungen auch nach dem gewährleistet ist. 4. Projektstruktur für die Umstellung Organisation Vordrucke und Korrespondenz Analyse des Zahlungsverkehrs Lastschriften (falls genutzt) Seite 3 von 21

4 4.1 Sepa-Checkliste der Sparkasse Westmünsterland 4.2 Organisation Ja Nein Gibt es in Ihrem Hause einen festen Ansprechpartner für die Sparkasse zum Gesamtprojekt SEPA? Haben Sie mit der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf Sepa schon begonnen? 4.3 Vordrucke und Korrespondenz Ja Nein Enthalten Ihre Briefbögen und Rechnungsvordrucke Ihre IBAN und BIC? Senden Sie Ihren Kunden vorgedruckte Überweisungsbelege mit der Rechnung mit? Reichen Sie selber Überweisungen beleghaft bei der Sparkasse ein? 4.4 Analyse des Zahlungsverkehrs Ja Nein Nutzen Sie eine Finanzbuchhaltung zur Erstellung von Zahlungsaufträgen? Nutzen Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware zur Erstellung entsprechender Zahlungen? Wenn ja: Sind diese Programme in der Lage, auch Sepa-Zahlungen zu erzeugen? Wenn ja: Unterstützen diese Programme die automatische Umrechnung von Kontonummer und Bankleitzahl des Kundenbestandes in IBAN und BIC? Nutzen Sie eine Online-Banking-Software zum Abruf von Kontoinformationen und zur Erfassung und Versendung von Zahlungen (auch aus den o.g. Systemen)? Wenn ja: Ist auch diese Software auf dem aktuellen Stand und Sepa-fähig? Lesen Sie per Online-Banking abgeholte Kontoumsätze in Ihre Finanzbuchhaltung zwecks Weiterverarbeitung ein? Wenn Sie generell Zahlungsaufträge erstellen, nutzen Sie den vorhandenen Platz in den Verwendungszweckzeilen voll aus (z.b. addieren von diversen Rechnungen in einem Überweisungsauftrag)? Nutzen Sie die Dienstleistung eines Service-Rechenzentrums für Ihren Zahlungsverkehr (z.b. die DATEV)? 4.5 Lastschriften Ja Nein Ziehen Sie Forderungen per Lastschrift ein? Wenn ja : Haben Sie bereits eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragt? Wenn ja: Wird der Lastschriftverkehr (auch) per Beleg abgewickelt? Ziehen Sie auch Forderungen per Abbuchungsauftrag ein (keine Rückgabe der Belastung wegen Widerspruch)? Wenn ja: Werden diese Abbuchungen auch bei Privatleuten durchgeführt? Seite 4 von 21

5 4.2 Organisation Da im Zusammenhang mit der Umstellung auf Sepa eine Vielzahl von Stellen innerhalb und außerhalb des Hauses betroffen sind, ernennt die EDV GmbH einen Mitarbeiter aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung zum Sepa-Beauftragten. Die Aufgaben des Beauftragten sind: Sammlung von Basiswissen über das Thema Sepa Kommunikation innerbetrieblich, besonders in der Buchhaltung und der Personalabteilung Kommunikation mit den Ansprechpartnern der genutzten Software (z.b. Fibu- und Lohnsoftware) Kommunikation mit der Sparkasse und anderen Instituten, bei denen die EDV GmbH Kontoverbindung unterhält. 4.3 Vordrucke und Korrespondenz Bankverbindung auf Firmenbriefbögen und Rechnungen IBAN / BIC / IBAN-Only Die Zahlungsinstrumente der Sepa verwenden nicht die bisherigen Daten Bankleitzahl und Kontonummer, um eine Zahlung zu adressieren, sondern BIC und IBAN. BIC Eine BIC ist sozusagen die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstitutes. Die BIC werden verwaltet von der Swift, einer internationalen Bankenvereinigung. Während eine Bankleitzahl immer eine 8-stellige Zahl ist, sind BIC entweder 8 oder 11 Stellen lang und enthalten sowohl Zahlen als auch Buchstaben. Die BIC der Sparkasse Westmünsterland ist die WELADE3W. Drei weitere Stellen der BIC geben eine Filialnummer an. Wird diese nicht benötigt, so werden manchmal diese Stellen mit drei X ausgefüllt. Man trifft also zwei Schreibweisen an WELADE3W WELADE3WXXX Auf den Firmenbriefbögen verwendet die EDV GmbH die Kurzform WELADE3W. IBAN Seite 5 von 21

6 Die IBAN ist dementsprechend die internationale Kontonummer der EDV GmbH bei der Sparkasse. IBAN-Nummern haben je nach Land einen unterschiedlichen Aufbau und unterschiedliche Längen. Eine IBAN in Deutschland ist immer 22 Stellen lang und hat einen einheitlichen Aufbau. Die IBAN der EDV GmbH ist die DE DE Das Konto wird in Deutschland geführt 67 Zweistellige Prüfziffer, wird errechnet Bankleitzahl der Sparkasse Westmünsterland (8 Stellen) Kontonummer der EDV GmbH rechtsbündig, immer 10 Stellen lang mit führenden Nullen Auf den Firmenbriefbögen verwendet die EDV GmbH die genormte Vierer- Gruppierung zur besseren Lesbarkeit. DE IBAN-Only Da in der deutschen IBAN immer auch die Bankleitzahl angegeben ist, ist es auch möglich, in einem Zahlungsauftrag nur die IBAN einzugeben bzw. den Empfänger der Zahlung nur nach seiner IBAN zu fragen. Wenn die EDV GmbH eine solche Zahlung nur mit einer Empfänger-IBAN einreicht (IBAN-Only), steuert die Sparkasse vor Weiterleitung der Zahlung automatisch die richtige BIC dazu und leitet den Auftrag dann weiter. Bei Nutzung dieses Verfahrens ist zu beachten: Vor dem ist die Angabe von IBAN und BIC immer nötig. Eine Zusteuerung der BIC findet noch nicht statt. Ab dem findet eine Zusteuerung der BIC statt, aber nur für innerdeutsche Aufträge. Bei Sepa-Zahlungen in andere Länder muss die EDV GmbH Empfänger- IBAN und BIC angeben. Erst ab dem entfällt die Angabe der BIC vollständig. Vor diesem Hintergrund entschließt sich die EDV GmbH, nach Möglichkeit immer IBAN und BIC zu nutzen und diese Werte von den Empfängern von Zahlungsaufträgen auch entsprechend zu erfragen. Seite 6 von 21

7 Auch bei Anfragen an die EDV GmbH nach deren IBAN antwortet die Firma immer mit Angabe der IBAN und BIC Vorgedruckte Überweisungsbelege bei Rechnungen Für die Kunden, die per Rechnung bezahlen, legt die EDV GmbH einen vorgedruckten Überweisungsbeleg bei. Spätestens für Rechnungen mit Fälligkeit nach dem müssen diese Belege rechtzeitig durch entsprechende Sepa-Vordrucke ersetzt werden. 4.4 Analyse des Zahlungsverkehrs Bestandsaufnahme Die Firma stellt alle Abteilungen und Programme zusammen, in denen Zahlungsaufträge erzeugt werden: Die Kreditorenbuchhaltung bezahlt die eingehenden Rechnungen. Dazu wird ein Programm FIBU 1.0 genutzt. Der Kundenstamm ist mit Kontonummer und Bankleitzahl eingepflegt, die Dateien werden im Format DTAUS (oder DTA = Datenträgeraustausch) erstellt. Solche Dateien können dann z.b. mit der Online-Banking-Software Sfirm der Sparkasse oder über das Internet-Portal unter eingelesen und per Datenleitung zur Sparkasse gesendet werden. Die Debitorenbuchhaltung zieht unter anderem Gelder von den Konten der Kunden ein. Es wird das Programm Forderung 2.0 zur Erstellung von Lastschriften genutzt. Auch hier sind Kontonummer und Bankleitzahl vorhanden und es wird eine Datei im Format DTAUS erzeugt. Desweiteren werden die Kontoumsätze zu dem Geschäftskonto über das Online-Banking abgerufen und in das Programm Forderung 2.0 eingelesen, um bezahlte Rechnungen automatisiert erkennen zu können. Die Personalabteilung zahlt Löhne, Gehälter und weitere Abgaben über das Programm PersonalKompakt aus. Auch hier werden die Dateien im gewohnten Format DTAUS erzeugt. Insgesamt nutzt die Firma EDV GmbH zusätzlich das Programm Sfirm der Sparkasse Westmünsterland zum Abruf der Kontoumsätze und für den Versand der durch die einzelnen Abteilungen erzeugten Dateien. Seite 7 von 21

8 Übersicht der von den Stellen erzeugten Zahlungen Bereich Bisherige Zahlungsform Neue Zahlungsform Kreditoren Überweisung Sepa-Überweisung Debitoren Personal Lastschrift Einzugsermächtigung Abbuchung Löhne VL-Leistungen Krankenkasse Sepa-Lastschrift Basis Firma Sepa-Überw. SALA Sepa-Überw. CBFF Sepa-Überweisung Lohnzahlungen und Zahlungen der Vermögenswirksamen Leistungen werden im nationalen DTAUS-Verfahren mit den Textschlüssel 53 und 54 gesondert gekennzeichnet. Die Aufgabe der Textschlüssel übernehmen in der Sepa-Welt zusätzliche Kennungen in einer Sepa-Zahlung. Löhne erhalten die Kennung SALA, Zahlungen der Vermögenswirksamen Leistungen erhalten CBFF. Es ist Aufgabe der eingesetzten Lohnsoftware, diese Kennungen entsprechend zu vergeben. Prüfen der Programme auf Sepa-Fähigkeit Mit den Herstellern der Programme wird die Umstellung auf Sepa mit folgendem Ergebnis besprochen: Programm Sepa-fähig ab? Parallelbetrieb oder harter Übergang? Massenänderung Empfängerdaten? FIBU 1.0 gar nicht -,- Nein Forderung 2.0 Version 3.0 hart Ja PersonalKompakt Version 1.2 hart Ja Sfirm Version 2.4 parallel Ja (automatisch) Sfirm = reale Werte, Rest Beispiele Seite 8 von 21

9 4.4.2 Einführung der Sepa-Zahlungsarten Konvertieren von Zahlungen (FIBU 1.0) Die EDV GmbH stellt fest, dass die Software FIBU nicht mehr für die neuen Sepa-Zahlverfahren weiterentwickelt wird. An dieser Stelle muss klar sein, dass eine zukünftige Nutzung nach 2014 kaum Sinn machen wird und der Wechsel auf eine andere Software unumgänglich ist. Dennoch ist es grundsätzlich möglich, Zahlungsaufträge im DTAUS- Format in Sepa-Dateien zu konvertieren. Diese Konvertierung ist bei Überweisungen recht gut möglich, bei Lastschriften ist sie schwierig bis fast unmöglich. Sepa-Lastschriften benötigen eine Vielzahl von Informationen, die in den Lastschrift-DTAUS-Dateien nicht enthalten sind. Eine dauerhafte Konvertierung macht dort praktisch keinen Sinn. Generell muss man beachten, dass Sepa-Zahlungen weniger Platz im Verwendungszweck bieten (max. 140 Zeichen), als DTAUS-Zahlungen. Überschüssige Zeichen werden abgeschnitten. Sepa-File-Converter Mit dem Sepa-File-Converter kann die EDV GmbH eine DTAUS-Datei mit Überweisungen in eine Sepa-Überweisungs-Datei konvertieren. Zunächst erstellt das Programm Fibu 1.0 seine Datei im DTAUS- Format wie gewohnt. Im File Converter wählt man unter Hinzufügen diese Datei aus und erhält durch Klick auf Datei(en) erzeugen eine Sepa-XML-Datei. Den File-Converter erhalten Sie kostenfrei bei Ihrer Sparkasse Westmünsterland. Den entsprechenden Download-Link finden Sie im Anhang zu diesem Leitfaden. Hinweise zur Installation sind in diesem Leitfaden im Abschnitt 5 dargestellt. Seite 9 von 21

10 Exkurs: Das Feld Sammelbuchung (Batch-Booking) Die EDV GmbH kann bei jeder gesendeten Zahlungsdatei festlegen, ob die einzelnen Aufträge in der Datei auf dem Konto der EDV GmbH in einer Summe verarbeitet werden oder jeder Auftrag einzeln. Sammelbuchungen bringen Ersparnisse der Kontoführung. Einzelbuchungen bedeuten, dass jede getätigte Zahlung einzeln gebucht und im Kontoauszug und in den elektronischen Kontoumsätzen einzeln dokumentiert wird, z.b. zur steuerlichen Auswertung. Im Bereich der Fibu-Zahlungen wünscht die EDV GmbH, dass alle Zahlungsaufträge einzeln dokumentiert werden. Einstellung im Sepa-File-Converter : Einzelbuchungen Batch-Booking angeben Sammelauftrag Würde die EDV GmbH auch Lohnzahlungen verarbeiten, so wäre eine Einzeldarstellung nicht wünschenswert, da so jeder Lohn im Kontoauszug ersichtlich wäre. Hier wird eine Sammelbuchung verlangt. Einstellung im Sepa-File-Converter : Sammelbuchungen Batch-Booking angeben Sammelauftrag Wird das Feld Batch-Booking nicht angegeben, so wird der Auftrag als Sammelbuchung verarbeitet. Batch-Booking angeben Sammelauftrag Seite 10 von 21

11 Einlesen von Kontoinformationen (in Forderung 2.0) Kontoumsätze aus dem Internet-Banking bzw. aus Online-Banking- Programmen wie Sfirm werden abgerufen und in einer oder mehreren Dateien auf den Festplatten der EDV GmbH gespeichert. Dies ändert sich mit der Einführung von Sepa nicht, allerdings werden die Zahlungen innerhalb dieser Dateien anders dargestellt als DTAUS- Zahlungen. Beispiel Verwendungszweck: Inhalt DTAUS Inhalt SEPA Rechnung-Nr SVWZ+Rechnung-Nr Das Programm Forderung 2.0 muss hier also die eingehenden Zahlungen auch in der neuen Sepa-Darstellung finden können. Die Sparkasse Westmünsterland bietet der EDV GmbH die Bereitstellung der Kontoumsätze in folgenden Formaten sowohl derzeit als auch über den hinaus an: Inhalt Format Abrufbar über Kontoumsätze Vortag Kontoumsätze laufender Tag Bestimmte Kontoumsätze Vortag Swift MT940 Camt053 Swift MT942 Camt052 DTI Camt054 Internet-Banking Online-Banking-Programme Online-Banking-Programme Online-Banking-Programme Die EDV GmbH erkundigt sich beim Hersteller der Software Forderung 2.0, welches Auszugsformat künftig genutzt werden soll und klärt die Einrichtung der technischen Wege mit der Sparkasse ab. Massenänderung Empfängerdaten Die Programme Forderung 2.0 und PersonalKompakt können Sepa. Aber sowohl die Kunden- als auch Mitarbeiterbestände werden noch komplett mit Kontonummer und Bankleitzahl geführt. Seite 11 von 21

12 Sepa-Account-Converter Der Sepa-Account-Converter ergänzt eine vorhandene Tabelle mit Kontonummern und Bankleitzahlen um IBAN und BIC. Wichtig ist an der Stelle, dass auch die Programme (hier Forderung 2.0 und PersonalKompakt) eine Funktion kennen, die Kundendaten in eine Textdatei zu exportieren und die ergänzten Daten wieder einlesen und ändern zu können. Die EDV GmbH erstellt eine csv-tabelle nach folgendendem Beispiel: DE ;; WERNER TESTMANN ;;; ; ;;;;; DE ; Pflicht / Text immer DE für Deutschland ; Ein Kann-Feld WERNER TESTMANN ; Kann / Text / 30 Stellen Entweder ein Name oder z.b. eine Kundennummer, anhand derer das Programm (in unserem Beispiel Forderung 2.0) den Kundensatz zum Ändern der Daten finden kann. ;; Zwei Kann-Felder ; Pflicht / Zahl / immer 8 Stellen Die Bankleitzahl, in diesem Beispiel die der Sparkasse Westmünsterland ; Pflicht / Zahl / immer 10 Stellen linksbündig mit führenden Nullen Kontonummer. ;;;; Vier Kann-Felder Im Sepa-Account-Converter trägt die EDV GmbH unter IBANHIN-Datei den Pfad zu ihrer Empfängerdatei ein und erhält durch Klick auf IBANRUECK Datei eine Ergebnisdatei mit BIC und IBAN: DE ;; WERNER TESTMANN ;;; ; ;;;;; WELADE3W ; DE ;;00 Hinweis: Ein Wert ungleich 00 am Ende kennzeichnet einen Fehler bei der Umstellung dieses Datensatzes. Der Account-Converter meldet auch dann eine erfolgreiche Umstellung, wenn in einzelnen Datensätzen Fehler aufgetreten sind. Seite 12 von 21

13 Wir empfehlen daher, die Ergebnisdatei vor Einlesen in die Software in eine Excel- oder Access-Tabelle zu laden und die Werte des letzten Feldes zu prüfen. Den Sepa-Account-Converter erhalten Sie kostenfrei bei Ihrer Sparkasse Westmünsterland. Den entsprechenden Download-Link finden Sie im Anhang zu diesem Leitfaden. Hinweise zur Installation sind in diesem Leitfaden im Abschnitt 5 dargestellt. Mit dem Converter wird auch eine komplette Satzbeschreibung der IBAN-HIN-Datei und eine Auflistung der Fehlercodes mitgeliefert. Die EDV GmbH exportiert die Kundendaten in eine Tabelle, fügt mit Hilfe des Sepa-Account-Converter die IBAN und BIC hinzu und liest die geänderten Daten wieder in das Programm ein Prüfung der neu erzeugten Sepa-Dateien auf Korrektheit Bevor Zahlungen erstmalig zur Sparkasse zwecks Ausführung eingereicht werden, will die EDV GmbH die erzeugten Sepa-Dateien der Programme Forderung 2.0 und PersonalKompakt auf Korrektheit überprüfen. SEPA-XML-Checker Die Sparkasse Westmünsterland bietet auch hier ein entsprechendes Programm kostenfrei an. Mit dem SEPA-XML-Checker können Sepa- Dateien vorab geprüft und Fehler erkannt und dokumentiert werden. Erkannte Fehler können dann den Herstellern der Software mitgeteilt und abgestellt werden. Nach dem Start des Checkers wird unter Datei /Öffnen die zu prüfende Datei ausgewählt. Seite 13 von 21

14 Im Ergebnisfenster werden eventuelle Fehler rechts unten im Bereich Ausgabe angezeigt. Den Sepa-XML-Checker erhalten Sie kostenfrei bei Ihrer Sparkasse Westmünsterland. Den entsprechenden Download-Link finden Sie im Anhang zu diesem Leitfaden. Hinweise zur Installation sind in diesem Leitfaden im Abschnitt 5 dargestellt Versand von Zahlungsaufträgen über Service-Rechenzentren Service-Rechenzentren wie z.b. die Datev übernehmen für den Steuerberater den Versand der Lohndaten der Mandanten. Hier findet zwischen der Sparkasse und dem Betreiber des Service- Rechenzentrums eine Abstimmung über Einreichung und Verarbeitung von Zahlungen statt. Aber auch an dieser Stelle werden BIC und IBAN benötigt, und auch die Programme der Service-Rechenzentren z.b. beim Steuerberater oder den Mandanten selber, werden aktualisiert. 4.5 Lastschriften Versenden von Lastschriften (Forderung 2.0) Wer Lastschriften einreicht, muss über diesen Leitfaden hinaus noch weitere Vorgaben und Handlungen beachten, wenn der Zahlungseinzug erfolgreich durchgeführt werden soll. Diese Besonderheiten sind nicht Thema dieses Leitfadens. Als Lastschrifteinreicher lesen Sie bitte zusätzlich den Leitfaden Von Einzug und Abbuchung zur SEPA-Lastschrift. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa- Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre Sparkasse dabei bietet, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Den Leitfaden finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. Seite 14 von 21

15 5. Installationshinweise zu den Hilfsprogrammen Die in diesem Leitfaden erläuterten Hilfsprogramme stellt Ihnen die Sparkasse Westmünsterland kostenfrei zur Verfügung. 5.1 Installation der Hilfsprogramme am Beispiel des Sepa-File-Converter Tragen Sie in Ihrem Browser die Download-Adresse des gewünschten Programms aus dem Anhang ein. Die Programme müssen auf Ihrem PC installiert werden. Sicherheitsabfragen des Browsers bestätigen Sie bitte jeweils mit Ausführen Nach dem Herunterladen startet das Installationsprogramm. Klicken Sie auf Weiter Der Sepa-File-Converter installiert sich in den Ordner Programme. Klicken Sie auf Weiter Und dann auf Installieren Seite 15 von 21

16 Nach Abschluss der Installation starten Sie den Sepa-File- Converter bitte noch nicht. Klicken Sie auf Fertigstellen Tragen Sie nun den Pfad der Lizenzdatei in Ihren Browser ein und wählen Sie bei der Abfrage Ihres Browsers Speichern unter aus. Wählen Sie nun den Ordner C:\Programme\Sepa File Converter aus und klicken Sie auf Speichern Starten Sie nun das Programm unter Alle Programme / Sepa File Converter Seite 16 von 21

17 Die Programme der Sparkasse halten sich ständig mit Online- Updates aktuell. Bei der Frage nach einem Update bitte auf Ja Klicken. Ihr Internet-Browser öffnet die entsprechende Seite. Bitte klicken Sie auf Download starten Die Sicherheitsabfrage des Browsers beantworten Sie bitte mit Öffnen Das Update installieren Sie mit Klick auf Aktualisieren Danach kann der File-Converter wieder über Alle Programme / Sepa File Converter gestartet werden. In dem Ordner C:\Programme\Sepa File Converter finden Sie noch weitere Dokumente und Hilfsdateien zu dem Programm. Das Herunterladen einer Lizenzdatei beim Sepa Account Converter entfällt. Seite 17 von 21

18 6. Sfirm und der Wechsel auf Sepa Die Online-Banking Software Sfirm für den Firmenkunden der Sparkasse Westmünsterland nimmt eine zentrale Bedeutung bei der Einführung der neuen Sepa-Zahlverfahren ein. Alle hier genannten Hilfsprogramme sind in der Software Sfirm unter einer Oberfläche integriert und arbeiten den anderen Modulen zu. Allen Nutzern der Software Sfirm werden die erweiterten Funktionen kostenfrei in ihrem vorhandenem Sfirm-Programm bereitgestellt. Wenn Sie Sfirm noch nicht nutzen, zeigen wir Ihnen gerne unsere Leistungen im Bezug auf Software, Installation und Wartung und unterbreiten Ihnen ein individuelles Angebot. 6.1 Einige Funktionen in der Übersicht Zahlungen im DTAUS-Format können auf Knopfdruck in neue Sepa-Ordner verschoben und dabei gleichzeitig in Sepa- Überweisungen umgewandelt werden. Alle Export- und Importschnittstellen bieten die neuen Felder der Sepa-Formate an. Bildquelle: Seite 18 von 21

19 Bei der Erfassung von Sepa- Zahlungen werden Bankleitzahl und Kontonummer direkt in IBAN und BIC umgewandelt. Die Fälligkeiten beim Versand von Lastschriften werden automatisch aus diversen Faktoren errechnet und Ihnen vor Versand angezeigt. Sfirm unterstützt Sie bei der Integration der Sepa-Lastschriften. Komplette Mandatsverwaltung Druck von Mandanten Import von Mandatsinformationen, Umwandeln von Einzügen in Sepa-Lastschriften. Die speziellen Möglichkeiten von Sfirm bezüglich Sepa zeigt Ihnen der Leitfaden SEPA mit Sfirm. Den Leitfaden finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. Bildquelle: Seite 19 von 21

20 7. Anhang Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Hotline der Sparkasse Westmünsterland Telefon: / Telefax: / Seite 20 von 21

21 Leitfäden Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa Ein Leitfaden über die Einführung der neuen, europäischen Zahlungsarten im Unternehmen https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/von-ueberweisung-und-einzug-zu-sepa-leitfaden.pdf Von Einzug und Abbuchung zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen Sepa-Lastschrift für Unternehmen. https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/von-einzug-zu-sepa-leitfaden.pdf Vom Einzug zur Sepa-Lastschrift Ein Leitfaden für Vereine Die wichtigsten Punkte für den Wechsel vom Einzugsverfahren auf Sepa, speziell für Vereine https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/verein_von-einzug-zu-sepa-leitfaden.pdf Terminieren von Sepa-Lastschriften und Bearbeiten von Rückgaben Handhabung von Fälligkeit und Rückgaben in der Praxis https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/sepa-termin-leitfaden.pdf SEPA-Lastschrift-Leitfaden Einziehen von Forderungen mit dem Sepa-Lastschriftverfahren https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/sepa-lastschrift-leitfaden.pdf Zahlungsdateien und Zahlungsbestände im Internet-Banking Zahlungsdateien versenden und Zahlungsbestände verwalten und nach Sepa konvertieren über das Internet Banking der Sparkasse Westmünsterland https://www.sparkasse-westmuensterland.de/pdf/leitfaeden/zahlungsdatei-und-zahlungsbestand.pdf Hilfsprogramme Eine Installationsanleitung für die Programme finden Sie im Leitfaden: Von Überweisung und Lastschrift zu Sepa SEPA_Account_Konverter https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_account_converter.msi SEPA_File_Converter / Programm und Lizenz https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_file_converter.msi https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_file_converter.lic SEPA_XML_Checker / Programm und Lizenz https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/sepa_xml_checker.msi https://www.sparkasse-westmuensterland.de/download/xml_check.lic Seite 21 von 21

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