1 The spirit of good work.

Transkript

1 1 The spirit of good work.

2 QM Auffrischungskurs Meldorf, The spirit of good work.

3 Agenda QM in der Arztpraxis QM als Problemlösungsprozess Umgang mit Dokumenten Neues aus dem QM Funktioniert mein QM-System? 3 The spirit of good work.

4 Vorstellungsrunde Wer sind Sie? Aus welcher Praxis kommen Sie? Welche Erwartungen haben Sie an die Veranstaltung? 4 The spirit of good work.

5 QM in der Arztpraxis Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Umsetzung von Qualitätsmanagement in Ihrer Praxis? Was glauben Sie könnten Gründe für diese Probleme sein? 5 The spirit of good work.

6 Was ist QM eigentlich wirklich? Input Transformation Output Arzt MFA Notfall Termin Anmeldung Untersuchung Wirtschaftlichkeit Geräte IT Gebäude Diagnostik Therapie Heim Facharzt Klinik Sicherheit Qualität Struktur Prozess Ergebnis 6 The spirit of good work.

7 Was ist QM eigentlich wirklich? Input Arzt MFA 1 Etwas verändern wollen! Transformation Qualitätsziele Notfall Anmeldung Termin Kreativität 4 Kommunikation! Untersuchung Output Wirtschaftlichkeit Teamsitzung Geräte Diagnostik Sicherheit Offenheit Heim IT Facharzt 2 Tatsächlich etwas ändern! Klinik 3 Dokumentation! Gebäude Therapie Maßnahmenplan QM-Handbuch Qualität Struktur Disziplin Prozess Verbindlichkeit Ergebnis 7 The spirit of good work.

8 GREEN & IBEX Managementmodell Die 9 Säulen Unternehmenskultur Grundlage Grundlage Strategieentwicklung Verbesserungsprozess Managementinstrumente Impuls (Zukunft) Optimierung Impuls (Umsetzung) Ergebnisse Prozessmanagement Erwartungen Leistungen Festlegung Freigabe Steuerung Kommunikation Organisations- Struktur Dokumentenmanagement Informationsmanagement Bewertung Qualitätsmanagementmodelle Bewertung The spirit of good work.

9 GREEN & IBEX Managementmodell Die 9 Säulen Unternehmenskultur Grundlage Strategieentwicklung Verbesserungsprozess Managementinstrumente Impuls (Zukunft) Optimierung Impuls (Umsetzung) Ergebnisse Prozessmanagement Erwartungen Leistungen Festlegung Freigabe Steuerung Kommunikation Organisations- Struktur Dokumentenmanagement Informationsmanagement Bewertung Qualitätsmanagementmodelle Bewertung The spirit of good work.

10 QM - Schmal und praktisch! Seien Sie als Führung/QMB ein Vorbild! QM ist Teamarbeit! Legen Sie Zeitressourcen für QM-Koordinatorin und Team! Kultivieren Sie Teambesprechungen und führen Sie QM als TOP ein! Schulen und fördern Sie QM-Kompetenzen in Ihrem Team! Loben, belohnen und motivieren Sie! Regeln gelten für alle! Planen Sie Maßnahmen realistisch und setzen Sie diese zeitnah um! Sorgen Sie für verständliche Informationen und guten Zugang für alle! Dokumentieren Sie nur, was notwendig ist und schaffen Sie einfachen Zugang! 10 The spirit of good work.

12 Umgang mit Dokumenten 1. Prinzipien 2. Techniken 12 The spirit of good work.

13 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen Legen Sie verbindlich die folgenden Rahmenbedingungen fest: 1. Wer Dokumente erstellen darf und wer diese Freigeben muss 2. In welchem Turnus Dokumente auf Aktualität geprüft werden müssen 3. Wie das Layout der Dokumente gestaltet sein soll (Kopf- und Fußzeile, Schriftart und größe) 13 The spirit of good work.

14 Welche Dokumentierten Informationen müssen vorliegen? Dokumentierte Informationen 99% 1% Aufzeichnungen (=zeitpunktbezogen) Patientenakte (Kurve, Befunde, Briefe usw.) Personalakte (Ausbildungsnachweis, Fortbildungsantrag usw.) Organisatorisches (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, E- Mails, ZSVA Chargen- Dokumentation, TÜV Firmenwagen usw.) Dokumente (=zeitpunktunabhängig) Regelungen (=wer muss wann was wie tun?), z.b. VAs Pflegestandards Formulare und Checklisten (= Vorgabedokumente zur Steuerung von Prozessen), z.b. Einarbeitungscheckliste Anforderung Untersuchung Funktionsdienst werden zu Aufzeichnungen 14 The spirit of good work.

15 Bessere Lösung Verdeutlichung der Regelung Erneute Kommunikation und Motivation Problemlösung Dokumentation als Regelung Dokumentenlenkung Kommunikation und Ablage der Regelung Motivation zur Umsetzung Kontrolle, Verständnis & Umsetzung Positive und negative Sanktionen Was hatten wir nochl besprochen? Ist das die freigegebene Version? Warum soll ich mich daran halten? Ich habe davon nichts gehört! Interessiert ja eh keinen, ob ich mich daran halte! Was passiert, wenn ich mich nicht daran halte? Wir brauchen keine Regelung, die wir nicht durchsetzen wollen! 15 The spirit of good work.

16 Problemlösung Dokumentation als Regelung N A Dokumentenlenkung Kommunikation und Ablage der Regelung Motivation zur Umsetzung N A Kontrolle, Verständnis & Umsetzung Positive und negative Sanktionen N A 16 The spirit of good work.

17 Umgang mit Dokumenten - Techniken Welches Problem wollen Sie damit lösen? Welchen Aufwand bedeutet die Beschreibung und welchen Nutzen ziehen Sie daraus? Welche Darstellungsform ist vorgegeben bzw. mit welcher Form kommen Ihre Kollegen/Mitarbeiter am besten zurecht? 17 The spirit of good work.

18 Bitte öffnen Sie ihr QM-Handbuch und zählen Sie, wie viele Dokumente in Ihrem Handbuch liegen. Wie schätzen Sie diese Zahl ein? Bitte prüfen Sie, wie viele dieser Dokumente älter als drei Jahre sind! 18 The spirit of good work.

19 Grundregeln Dokumentenmanagement 1. Eine Seite! 2. Verständlichkeit! 3. Darstellungsform! 19 The spirit of good work.

20 Was muss dokumentiert werden? Was sind die groben Prozessschritte (VA)? Wer ist verantwortlich? Sind die einzelnen Schritte verständlich? Gibt es Schritte, die eine besondere Herausforderung darstellen? 20 The spirit of good work.

21 Wieviel muss dokumentiert werden? Gibt es eine gesetzliche Grundlage? Orientieren Sie sich an einem QM-System/Norm? - QEP - DIN ISO - Was ist Ihnen wichtig/hilft Ihrer Praxis? - fehleranfällige Prozesse - Prozess, die Sie selten durchführen - Dokumente, die (neuen) Mitarbeitern helfen 21 The spirit of good work.

22 Diskussion Welche Dokumente brauche ich in der Arztpraxis eigentlich wirklich? Wie können neue Dokumente oder Änderungen an Dokumenten am Besten kommuniziert werden? 22 The spirit of good work.

24 Neues aus dem QM Die GBA-Richtlinie Risiko- und Fehlermanagement 24 The spirit of good work.

25 Die neue GBA-RiLi 25 The spirit of good work.

26 Diskussion Welche Meinung haben Sie zur neuen GBA-Richtlinie? 26 The spirit of good work.

28 Risiko- und Fehlermanagement Was ist der Unterschied zwischen Risiko- und Fehlermanagement? 28 The spirit of good work.

29 Schweizer-Käse-Modell Sicherheitsvorkehrungen Latente Fehler: Wird nicht direkt in der Patientenversorgung gemacht, sondern betrifft vor allem Entscheidungen zu Personaleinsatz, Ausbildung, Geräteausstattung, Bauliche Fragen 29 The spirit of good work.

30 Risikomanagement - Grundsätze Systemischer Ansatz: Wir suchen nach Ursachen und nicht nach Schuldigen! 0-Fehler Philosophie: Wir wollen fehlerfrei arbeiten, denn es geht um Patienten! Ehrlichkeit: Wo Menschen arbeiten, kommen Fehler vor! Offenheit: Wir reduzieren Risiken nur, wenn wir offen über Fehler sprechen! 30 The spirit of good work.

31 Diskussion Was können Sie zur Sicherheit in der Praxis beitragen? 31 The spirit of good work.

32 ACT Risiko-Identifizierung Erfassen des Ist-Zustandes und Feststellung der wesentlichen Risiken; Risikoverantwortlichkeiten zuordnen PLAN Risiko-Überwachung und -Kontrolle Soll-Ist-Vergleich an Hand von Indikatoren; Risikobericht über alle identifizierten Risiken Risiko- Management- Prozess Risiko-Bewertung Bewertung des Ist- Zustandes vor Maßnahmen Risiko-Bewältigung CHECK Festlegung und Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominimierung (reaktiv und präventiv) DO 32 The spirit of good work.

33 Wie identifiziere ich Risiken? 33 The spirit of good work.

34 Instrumente/Aktivitäten zur Risikoidentifikation Verantwortungsplan Schriftlich festlegen Wer macht was und was braucht er dazu? Ggf. Stellvertretung festlegen Unbeliebte Posten regelmäßig wechseln Was für Themen können/sollten verantwortlich festgelegt werden? Praxisflyer, Formulare, Visitenkarten Zeitungen, Zeitschriften und Patienteninformationen für Wartezimmer Notfallmanagement (Überprüfung Notfallausstattung, Übung und Schulung) Gerätemanagement (Bedienung/ Einweisung, Pflege, Wartung) Archivierung, Prüfung der Aufbewahrungsfristen und Aktenvernichtung Datenschutzbeauftragte (ab neun Mitarbeitern) Dienst- und Urlaubspläne, Vertretungsregelungen Teamsitzungen (Einladungen/Tagesordnung, Moderation und Protokoll) QM-Koordinatorin 34 The spirit of good work.

35 Wie bewerte ich Risiken? 35 The spirit of good work.

36 Wie geht man mit identifizierten Risiken um? Eintrittswahrscheinlichkeit Wie oft passiert das bei uns in der Praxis, bzw. wie realistisch ist es, dass es eintritt? Potentielle Schadenshöhe Wie teuer kann das für uns werden bzw. wie hoch kann der Schaden für uns sein? 36 The spirit of good work.

37 Wie überwache ich Risiken? 37 The spirit of good work.

38 Wie manage ich Fehler? 38 The spirit of good work.

39 Fangen wir mal mit den Worten eines klugen Mannes an Es ist kein Fehler einen Fehler einmal zu begehen, aber es ist unärztlich, den eigenen Fehler nicht einzugestehen oder erkennen zu wollen, um daraus für später die notwendigen Konsequenzen zu ziehen Georg Ernst Stahl, deutscher Arzt und Chemiker 39 The spirit of good work.

40 Definitionen im Fehlermanagement Kritisches Ereignis (critical incident) Ein Ereignis, das zu einem unerwünschten Ereignis führen könnte oder dessen Wahrscheinlichkeit deutlich erhöht. CIRS Critical Incident Reporting System Beinahe-Schaden (near miss): Ein Fehler ohne Schaden, der zu einem Schaden hätte führen können. Fehler (error): Eine Handlung oder ein Unterlassen bei dem eine Abweichung vom Plan, ein falscher Plan oder kein Plan vorliegt. Ob daraus ein Schaden entsteht, ist für die Definition des Fehlers irrelevant [Quelle: Reason J. Human Error. Cambridge Univ. Pr. (1990).]. 40 The spirit of good work.

41 Wobei können Fehler auftreten? 41 The spirit of good work.

42 Wobei können Fehler auftreten? in der Praxisadministration bei der Führung der Patientendokumentation mit medizinischer Ausrüstung bei Laboruntersuchungen bei der Verschreibung und der Gabe von Medikamenten bei der körperlichen Untersuchung oder der Interpretation der Befunde bei der Durchführung von Untersuchungs- oder Behandlungsmaßnahmen bei der Diagnosestellung bei der Einweisung von Patienten in ein Krankenhaus oder bei der Entlassung aus dem Krankenhaus Quelle: 42 The spirit of good work.

43 Stolpersteine für ein lebendiges Risiko- und Fehlermanagement Mitarbeiter trauen sich nicht, Meldungen abzugeben ( es ändert sich ja eh nichts oder da bekomme ich richtig Ärger )! Leitung suchen nach Schuldigen! Die Bearbeitung der Meldungen dauert zu lange! Es erfolgt keine Umsetzung der Verbesserungsideen! 43 The spirit of good work.

44 Risikomanagement in der Arztpraxis - Meldesysteme 44 The spirit of good work.

45 Übung Lesen Sie die vorliegend Meldung und stellen Sie diese hinterher kurz im Plenum vor: 1. Was könnte ein Grund für das Ereignis gewesen sein? 2. Was könnten Sie tun, um dieses Ereignis zukünftig zu vermeiden/ die Wahrscheinlichkeit eines Eintritts reduzieren? 3. Wie würden Sie das Ereignis bewerten (Eintritt/Schaden) 45 The spirit of good work.

46 Wie überwache ich Risiken? Identifizierte, bewertete und gesteuerte Risiken bedürfen einer regelmäßigen Überwachung Die Überwachung im Sinne einer Wirksamkeitskontrolle stellt sicher, dass vermiedene Risiken weiterhin vermieden werden. reduzierte Risiken hinsichtlich der Eintrittswahrscheinlichkeit bzw. der Schadenshöhe weiterhin reduziert bleiben. Umsetzung in der Praxis Regelmäßige Berichte in der Teamsitzung (fester TOP) erneute bzw. regelmäßige Risikoanalysen Kennzahlen als Frühwarnsystem zur Überwachung von möglichen Risiken 46 The spirit of good work.

48 Funktioniert mein QM-System? 48 The spirit of good work.

49 Hintergrund Viele Praxen sind an dem Punkt angelegt, an dem sie fragen: Was bringt mir QM eigentlich? Mache ich das Richtige? Muss ich noch irgendwas machen? Bin ich so langsam mal fertig damit? Funktioniert mein QM-System? 49 The spirit of good work.

50 Herausforderung Wie kann ich feststellen, ob mein QM-System funktioniert? 1. Angemessenheit a) Für Ihre Praxis b) Aufwand vs. Nutzen 50 The spirit of good work.

51 Die entscheidende Frage: Aufwand Nutzen 51 The spirit of good work.

52 Herausforderung Wie kann ich feststellen, ob mein QM-System funktioniert? 1. Angemessenheit a) Für Ihre Praxis b) Aufwand vs. Nutzen 2. Wirksamkeit 52 The spirit of good work.

53 Letztlich eine Frage von Die richtigen Dinge tun. (Effektivität) Die Dinge richtig tun. (Effizienz) 53 The spirit of good work.

54 Aufgabe Bitte gehen Sie die Checkliste auf im Skript für Ihre Praxis durch. Bitte markieren Sie die Punkte, zu denen Sie Fragen haben.? The spirit of good work.

55 Mit QM sind Sie nie fertig! denn Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört gut zu sein. 55 The spirit of good work.