RICHTLINIE. Personalverrechnung

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1 RICHTLINIE Personalverrechnung an der Technischen Universität Graz Stand September 2007 PersAbt / Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines Seite 3 2. Personalverrechnungsprogramme Seite 5 3. Hinterlegung von Dienstgeberdaten Seite 5 4. Vorbereitende Tätigkeiten Seite 5 5. Abrechnung der Entgelte Seite 6 5a. Ermittlung des Entgeltes Seite 6 5b. Ermittlung der gesetzlichen Abzüge Seite 6 5c. Ermittlung des Nettoauszahlungsbetrages Seite 7 6. Abrechnung der Sonderzahlung Seite 7 7. Abrechnung von Sonderfällen Seite 7 8. Datenaustausch mittels Datenträger Seite 7 9. Erstellung von Listen zur externen Verarbeitung Seite Einspielung der Buchungsüberleitung nach jeder Abrechnung Seite Reisekostenabrechnung Seite Bezugszettel und Reisekostennachweise Seite Berichte an die Sozialversicherungsträger und das zuständige Finanzamt Seite Jahresabschlusstätigkeiten Seite Übermittlungsprogramme Seite Datenexport und import Seite Datensicherung Seite Projekte im Zusammenhang mit SAP-HR Seite Schlussbestimmungen Seite 11 Seite 2

3 1. Allgemeines Diese Richtlinie gilt für alle Organisationseinheiten der TU Graz. Abweichungen bedürfen der Genehmigung des Vizerektors für Finanzen und Personal. Die in dieser Richtlinie verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen, wie z.b. Beamte, Vertragsbediensteter, Projektmitarbeiter, umfassen Frauen und Männer gleichermaßen, soweit nicht ausdrücklich anderes verwendet wird. Die Tätigkeiten der Personalabteilung umfassen einerseits Personaladministration und andererseits die Personalverrechnung. Aufgrund der Vollrechtsfähigkeit wurde neben den bisherigen Agenden für den Bereich der Verwaltung der Beamten das Amt der Technischen Universität Graz eingerichtet. Weiters hat die Personalabteilung das Lohnsteuer-, Sozial-versicherungs- und Arbeitsrecht für Angestellte umzusetzen. Zum Amt der Technischen Universität Graz zählen folgende Beschäftigungsformen: Universitätsprofessor nach BDG Universitätsdozent Universitätsassistent Bundeslehrer Beamte der allgemeinen Verwaltung in wissenschaftlicher Verwendung Beamte der allgemeinen Verwaltung in administrativer Verwendung Beamte der allgemeinen Verwaltung in bibliothekarischer Verwendung Beamte im handwerklichen Dienst Beamte des allgemeinen Verwaltungsdienstes in wissenschaftlicher Verwendung Beamte des allgemeinen Verwaltungsdienstes in technischer Verwendung Beamte des allgemeinen Verwaltungsdienstes in administrativer Verwendung Beamter des allgemeinen Verwaltungsdienstes in bibliothekarischer Verwendung Zu den Dienstnehmern der Technischen Universität Graz zählen folgende Beschäftigungsformen: Wissenschaftliches Universitätspersonal: Universitätsprofessor nach VBG Universitätsprofessor nach AngR Gastprofessor Vertragsprofessor Vertragsdozent Vertragsassistent Assistent gem. 49 VBG Staff Scientist Wissenschaftlicher Mitarbeiter (in Ausbildung) Vertragsbediensteter (v) in wissenschaftlicher Verwendung Angestellter in wissenschaftlicher Verwendung Universitätsdozent nach AngR Scientific Staff Universitätsassistent nach AngR Wissenschaftlicher Assistent Wissenschaftlicher Projektmitarbeiter Studienassistent Lehrbeauftragter Allgemeines Universitätspersonal: Vertragsbediensteter (Schema I) Vertragsbediensteter (v) in technischer Verwendung Vertragsbediensteter (v) in administrativer Verwendung Vertragsbediensteter (v) in bibliothekarischer Verwendung Seite 3

4 Vertragsbediensteter (h) in handwerklicher Verwendung Vertragsbediensteter mit Sondervertrag Angestellter in administrativer Verwendung Angestellter in technischer Verwendung Angestellter in bibliothekarischer Verwendung Projektmitarbeiter in administrativer Verwendung Projektmitarbeiter in technischer Verwendung Lehrlinge Ferialpraktikant Sonstige Vertragsformen: Freier Dienstvertrag Werkvertrag Gastvortragende Forschungsbeihilfe/Stipendien Volontär Die Tätigkeiten der Personaladministration bilden die Grundlage für die korrekte Personalverrechnung. Die Aufgabe der Personalverrechnung besteht darin, dass dem Dienstnehmer zustehende Entgelt zu ermitteln, die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen und die freiwilligen Abgaben zu errechnen, abzuführen und so den Nettoauszahlungs-betrag für den Dienstnehmer zu ermitteln. 2. Personalverrechnungsprogramme Für die Personalverwaltung sowie die Personalverrechnung ist seit für die vertraglichen Dienstverhältnisse das Personalverrechnungsprogramm SAP-HR (UNI.PERS) im Einsatz. Seit diesem Zeitpunkt ist die Universität für sämtliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Abrechnung selbst verantwortlich. Seit der Einführung des Personalverrechnungsprogramms wurde die Schließung von Vorjahren in UNI.PERS nicht durchgeführt, um etwaige Rollungen in Vorperioden unproblematisch abwickeln zu können. Für alle Beamten wurde mit auf das personalführende System SAP-HR (PM-SAP) umgestellt. In diesen Fällen ist die Personalabteilung für die Personaladministration sowie die korrekte Bezugsermittlung verantwortlich. Die Abrechnung und die damit zusammenhängenden Tätigkeiten werden zentral in der Bundesrechenzentrum GmbH durchgeführt. Die Rückrechnungen werden für alle vertraglichen Dienstverhältnisse bis einschließlich und für die Beamten bis einschließlich über die Altapplikation PAV und PIS der Bundesrechenzentrums GmbH abgewickelt. 3. Hinterlegung von Dienstgeberdaten Im Zuge der Ausgliederung der Universitäten musste beim zuständigen Finanzamt eine eigene Steuernummer sowie bei der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter (BVA) und der Steiermärkischen Gebietskrankenkasse (Stmk. GKK) Dienstgeberkontonummern beantragt und die Hinterlegung im System veranlasst werden. Seite 4

5 4. Vorbereitende Tätigkeiten Zu Beginn des Jahres sind folgende Tätigkeiten durchzuführen: - Erzeugung von neuen Steuersätzen - Einspielung der gesetzlichen Erhöhung für Gehälter und Zulagen - Einspielung der Vorrückungen (1.1 und 1.7.) - Generierung von Abwesenheitskontingenten für Erholungsurlaub und Pflegefreistellung 5. Abrechnung der Entgelte Die Abrechnung erfolgt zu verschiedenen Auszahlungsterminen: Abrechnungskreis 91: (Beamte) Abrechnungskreis 92: Abrechnungskreis 93: Auszahlung zum Ersten des Monats (um den 12. des Vormonats) Auszahlung zum Ersten des Monats (um den 21. des Vormonats) Auszahlung zur Mitte des Monats (um den 4. des laufenden Monats) Abrechnungskreis 94: Auszahlung am Ende des Monats (um den 21. des laufenden Monats) Um die Eingaben rechtzeitig zur Abrechnung erfassen zu können, müssen die Schriftstücke spätestens 1 Woche vor dem jeweiligen Abrechnungslauf in der Personalabteilung einlangen. 5a. Ermittlung des Entgeltes - Definierung von Lohnarten im System (sozialversicherungs- und steuerrechtliche Behandlung, Sonderzahlungsrelevanz und Möglichkeit der laufenden oder einmaligen Eingabe) - Einstufung der Dienstnehmer in Tarifgruppen - Eingaben von Zulagen, Prämien, etc. - Berücksichtigung von Sachbezügen - Eingaben von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Einkommenssteuergesetzes und der Reisegebührenverordnung - u.a. 5b. Ermittlung der gesetzlichen Abzüge 1. Dienstnehmer-Sozialversicherungsanteil Dieser errechnet sich aufgrund der Sozialversicherungsbeitragsgruppe unter Berücksichtigung der Geringfügigkeitsgrenze und Höchstbemessungsgrund- lage. 2. Lohnsteuerbemessungsgrundlage Die Lohnsteuerbemessungsgrundlage errechnet sich aufgrund des Entgeltes unter Abzug des Sozialversicherungsbeitrages und eventueller Freibeträge (Pendlerpauschale, zukunftssichernde Maßnahme, Alleinverdiener-/Alleiner- zieherabsetzbetrag, usw.) Seite 5

6 5c. Ermittlung des Nettoauszahlungsbetrages Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Abzüge sowie eventueller Pfändungen und Forderungen wird der Nettobetrag an den Dienstnehmer ausbezahlt. 6. Abrechnung der Sonderzahlung Durch die Abrechnung wird automatisch zum vorgegebenen Termin die Sonderzahlung vom laufenden Entgelt inkl. eventueller sonderzahlungswirksamer Lohnarten generiert. Die Berechnung erfolgt nach den sozialversicherungs- und lohnsteuerrechtlichen Vorgaben (Berücksichtigung von Höchstbemessungsgrundlage, Jahressechstel und Freibetrag). Aufgrund der verschiedenen Abrechnungskreise und der damit verbundenen Auszahlungstermine staffelt sich die Sonderzahlung wie folgt: Abrechnungskreis 91: Abrechnungskreis 92: Abrechnungskreis 93: Abrechnungskreis 94: März, Juni, September und Dezember März, Juni, September und Dezember März, Juni, September und November Februar, Mai, August und November 7. Abrechnung von Sonderfällen Die Personalverwaltung umfasst auch die Abrechnung von Austritten in Form von Zeitablauf, einvernehmlichen Lösungen, Selbstkündigungen, Kündigungen durch den Dienstgeber und Todesfällen. Aus diesem Grund ist die Hinterlegung der korrekten Auszahlung von Urlaubsersatzleistungen und Abfertigungsansprüchen ein wichtiger Aspekt. Weiters sind Veränderungen im Beschäftigungsausmaß (z.b. Herabsetzungen, Teilzeitbeschäftigungen, Erhöhung und Verminderung des Beschäftigungsausmaßes) und Abwesenheiten (z.b. diverse Karenzurlaube, Freistellungen, Präsenz-, Zivil- und Ausbildungsdienste, Krankenstände) mit den unterschiedlichen Auswirkungen für den Dienstgeber und Dienstnehmer zu erfassen. 8. Datenaustausch mittels Datenträger Die Personalabteilung ist für die Erstellung der unterschiedlichen Datenträger verantwortlich. Dies umfasst unter anderem den Datenträger für die Bezugsanweisungen an die jeweiligen Geldinstitute und anschließender Weiterleitung an die Abteilung für Rechnungswesen und Finanzen. Es ist jeweils ein Datenträger für die automatisierte Inlands- bzw. Auslandsüberweisung zu starten. In weiterer Folge müssen Datenträger für die Pfändungen, die Bundespensionskasse, die Gewerkschaften und die Zukunftssicherungen erstellt werden. In jedem Fall ist das entsprechende Durchführungs- und Valutadatum vor dem Start zu erfassen. 9. Erstellung von Listen zur externen Verarbeitung Um eine eindeutige Verknüpfung von Personen zu Zahlungen an externe Organisationen zu ermöglichen, ist am Monatsende die Weitergabe von Listen und dazugehörenden Beträgen verpflichtend. Dabei handelt es sich um Bundespensionskasse: Liste für Eintritte, Austritte und Aktive Seite 6

7 Gewerkschaft: Liste für Mitglieder und Lehrlinge Zukunftssicherung; mit folgenden Versicherungen wurde ein Rahmenvertrag abgeschlossen: ALLIANZ BAWAG DONAU GENERALI GRAZER WECHSELSEITIGE MERKUR NÜRNBERGER ÖSTERREICHISCHE BEAMTENVERSICHERUNG RAIFFEISEN SPARKASSE UNIQUA WIENER STÄDTISCHEN WÜSTENROT ZÜRICH 10. Einspielung der Buchungsüberleitung nach jeder Abrechnung Die Personalabteilung ist für die Erstellung der einzelnen Buchungszeilen pro Dienstnehmer verantwortlich. Dabei werden Aufrollungen automatisch berücksichtigt und nach jeder Abrechnung den jeweiligen Kostenarten zugeordnet. Um dies zu ermöglichen, ist eine eindeutige Zuordnung von Lohnarten zu symbolischen Konten und den jeweiligen Sachkonten unter Berücksichtigung der einzelnen Beschäftigungsformen (Anstellungsverhältnis) erforderlich. Auf Ebene der Kostenstellen wird im Bereich des Globalbudgets eine kumulierte Buchung und im Bereich der Innenaufträge eine Einzelverbuchung durchgeführt. Die Einzelverbuchung ermöglicht die Anzeige der Personalnummern und des Namens der Dienstnehmer in den einzelnen CO-Berichten. Einmal monatlich ist auch für die Beamten ein durch die Bundesrechenzentrum GmbH zur Verfügung gestellter Buchungslauf abzuarbeiten. Nach Korrektur etwaiger Fehler erfolgt ebenfalls eine kumulierte Buchung auf Ebene der Kostenstellen sowie eine Einzelverbuchung auf Ebene der CO-Berichte. 11. Reisekostenabrechnung Neben der Gehaltsauszahlung ist auch die Reisekostenabrechnung ein wichtiger Aspekt in der Personalverrechnung. Diese umfasst sowohl den Bereich der Auslands- und Inlandsdienstreisen, der Exkursionsabrechnungen, der Reisekostenzuschüsse als auch der Abrechnung von Trennungsgebühren und Umzugsvergütungen. Bei der Reisekostenabrechnung muss sowohl das Einkommenssteuergesetz als auch die Reisegebührenverordnung beachtet werden. Bei der Abrechnung erfolgt eine automatische Generierung der Lohnarten in sozialversicherungsund lohnsteuerpflichtige Bestandteile. Die Auszahlung für vertragliche Dienstverhältnisse erfolgt mit der monatlichen Gehaltsabrechnung. Für Beamte erfolgt die Auszahlung wöchentlich mittels Bank-Datenträger. Seite 7

8 Wie in der Lohn- und Gehaltsverrechnung werden auch die Reisekostenbuchungen in die CO-Berichte übernommen. 12. Bezugszettel und Reisekostennachweise Durch die Personalabteilung werden monatlich Bezugszettel- und Reisekosten-nachweise an alle Dienstnehmer (ausgenommen Beamte) mittels Kuvert versendet. Beamte erhalten die Bezugszettel- und Reisekostenbenachrichtigung über BANK TOTAL. Die Bezugszettelerklärungen mit den entsprechenden Lohnartenübersichten sind auf der Homepage der Personalabteilung abrufbar. 13. Berichte an die Sozialversicherungsträger und das zuständige Finanzamt Nach Abschluss aller Abrechnungskreise ist eine Meldung an die zuständigen Sozialversicherungsträger (Stmk. Gebietskrankenkasse, Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter) und dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt für alle ausgetretenen Dienstnehmer bis spätestens 15. des Folgemonats verpflichtend zu übermitteln. Dies wird im Zuge der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung bzw. der Übermittlung der Lohnzetteldaten veranlasst. Weiters sind die monatlichen Abgaben an Sozialversicherungs- und Lohnsteuerbeiträgen bis spätestens 15. des Folgemonats aufgrund der Beitragsmeldungen und der außerbetrieblichen Abrechnung abzuführen. 14. Jahresabschlusstätigkeiten Bis spätestens Ende Februar des Folgejahres sind alle Jahreslohnzettel bzw. Jahresbeitragsgrundlagennachweise an die zuständigen Sozialversicherungs-träger und das Betriebsstättenfinanzamt elektronisch mittels ELDA zu übermitteln. Dies umfasst alle aktiven Dienstnehmer des laufenden Jahres. Für Freie Dienstnehmer und Werkvertragsnehmer muss der Dienstgeber gemäß 109a EStG seiner Meldepflicht nachkommen. Zum Jahresende müssen unter anderem auch die Personalkonten in Zusammenarbeit mit der Abteilung für Rechnungswesen und Finanzen abgestimmt werden. 15. Übermittlungsprogramme Alle Änderungen zu Dienstnehmerdaten werden in SAP erfasst und elektronisch über ELDA an die jeweiligen Sozialversicherungsträger weitergeleitet (Adressänderungen, Standesänderungen, usw.). Lohnzettel- und Beitragsgrundlagennachweise werden ebenfalls über das elektronische ELDA Netzwerk abgewickelt. Seite 8

9 16. Datenexport und - import Aus SAP sind alle Daten exportierbar und können mittels Word und Excel weiterverarbeitet werden. Die Personalabteilung stellt nach Rücksprache mit der Universitätsleitung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben z.b. Jahreslohnkonten, Betriebssummenblätter, Gehaltslisten, Arbeits- und Entgeltbestätigungen, Überweisungs- und Buchungslisten sowie Auswertungen je Kostenstelle und Innenauftrag zur Verfügung. Weiters werden alle Daten auf einem Eingangs- und Ausgangsserver hinterlegt und gesichert. Mittels der Datenübernahme durch die Bundesrechenzentrum GmbH werden auch alle Beamtendaten in SAP-HR überspielt. 17. Datensicherung Die Datensicherung erfolgt über einen Großrechner in der Bundesrechenzentrum GmbH. Bei Ausfall des entsprechenden Rechners werden automatisch zwei Applikationsserver aktiviert. Der Personalabteilung stehen einerseits das Produktiv- bzw. andererseits das Qualitätssicherungssystem für Tests zur Verfügung. 18. Projekte im Zusammenhang mit SAP-HR Für die Umsetzung weiterer Projekte im Bereich der Personalverrechnung des SAP-HR ist die Personalabteilung nach Rücksprache mit dem Vizerektor für Finanzen und Personal zuständig. 19. Schlussbestimmungen Die Richtlinien über die organisatorischen Regelungen in der Personalabteilung zum Thema Personalverrechnung werden auf der Infoplattform der Technischen Universität Graz veröffentlicht. Seite 9