Anleitung für das Erstellen der Abrechnungen in der Online-Software PADUA (für alle Projektkategorien)

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1 Anleitung für das Erstellen der Abrechnungen in der Online-Software PADUA (für alle Projektkategorien) Stand: Geschäftsstelle der Internationalen Bodensee-Hochschule Postfach, Hauptstr. 90, CH-8280 Kreuzlingen 2 Tel.: +41-(0) Fax: +41-(0) info@bodenseehochschule.org IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 1

2 Inhalt 1. Allgemeine Informationen auf einen Blick Abrechnungsadmin definieren Verbindliche Abrechnungszeiträume Notwendige Dokumente für die Abrechnung Abrechnungen erstellen Partnerabrechnungen freigegeben und bearbeiten Ordner Gesamtkostenaufstellung Ordner IBH Vorlage für Leistungsnachweise Ordner IBH Arbeitsverträge Ordner IBH Personalkostenbelege Ordner IBH Projektkontoauszug Ordner Reisekostenbelege Ordner Belege für externe Dienstleitungen Partnerabrechnung freigeben Gesamtfreigabe der Abrechnung durch Projektleiter Abrechnung zur Kontrolle bei IBH Projektdurchführung Zwischen- und Abschlussberichte Abrechnung zur Kontrolle bei IBH IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 2

3 1. Allgemeine Informationen auf einen Blick Zur Berichtspflicht der Projektleiter von Initial-, Lehr-, Schwerpunkt- und Regionalprojekten gehören wissenschaftliche Zwischen- und Abschlussberichte sowie Kostenabrechnungen Abrechnungsadmin definieren Wichtig Datenschutz: Für jede Abrechnung und für jeden Projektpartner muss ein Abrechnungsadmin definiert werden. Im Standard hat keiner der Projektteilnehmer Zugriff auf die Abrechnungsdokumente. Bitte definieren Sie für Ihr Projekt und Ihr Haus, wer Zugriff auf die Abrechnungsdokumente hat und informieren Sie Frau Hässler oder Frau Schröder per Mail. Wir richten dann die Zugänge entsprechend ein Verbindliche Abrechnungszeiträume Es gibt 2 Abrechnungszeiträume, die verbindlich sind für alle Projekte: Abrechnungszeitraum 1 (1.1. bis 30.6 eines Jahres) Abrechnungszeitraum 2 (1.7 bis eines Jahres). Kostenabrechnungen können erst erstellt werden, wenn der Abrechnungszeitraum beendet ist. Dies ist essentiell, da für das Formular IBH Abrechnung ein monatlicher Buchungskurs der EU-Kommission eingelesen wird. Kostenabrechnungen müssen, innerhalb von 4 Wochen nach dem Ende des Abrechnungszeitraums unter bei der IBH eingereicht werden. Rechnungen die zu einem späteren Zeitpunkt als im definierten Abrechnungszeitraum gezahlt wurden, müssen in der nächsten Abrechnungsperiode abgerechnet werden 1.3. Notwendige Dokumente für die Abrechnung Für jede Abrechnung sind folgende partnerspezifische Dokumente notwendig: IBH Gesamtkostenaufstellung (IBH Abrechnung.xlsx) IBH Arbeitszeitnachweis (IBH Leistungsnachweise_blanco.xlsx) Projektkontoauszug (.pdf) Arbeitsverträge (.pdf) Beleg für Personalkosten (.pdf) Belege für Reisekosten (.pdf) Belege für externe Expertisen und Dienstleistungen (.pdf) Belege für Ausrüstungskosten Für jede eingereichte Abrechnung muss ebenfalls ein Zwischenbericht zum aktuellen Projektstand eingereicht werden. (weiter Informationen, siehe Berichte) Weitere Informationen finden Sie in den Bewirtschaftungsgrundsätzen & Verwendungsnachweisen auf unserer Homepage. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 3

4 2. Abrechnungen erstellen Abrechnungen können im Status Projektbearbeitung und Zwischenbericht eingereicht erstellt werden. Eine Zeile im Reiter Abrechnung entsteht mit dem aktuellen Datum. Mit einem Doppelklick öffnet der Projektleiter die eben erstellte Abrechnung. Folgende Eingabemaske öffnet sich für jede Abrechnung. In den Status Abrechnungszeitraum festlegen und Partnerdokumente erzeugen durch Klicken auf den Bestätigungsbutton wechseln. Nun definiert der Projektleiter den Abrechnungszeitraum und erzeugt die partnerspezifischen Abrechnungsdokumente: IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 4

5 Bitte dazu die erforderlichen Angaben wie Name, Bemerkung, Referenz und Abrechnungszeitraum eintragen. Danach wechselt der Projektleiter in den Status Partnerabrechnungen freigegeben und bearbeiten durch Klicken auf den Bestätigungsbutton. Mittels der -Funktion kann der Projektleiter seine Partner zur Abrechnung einladen. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 5

6 3. Partnerabrechnungen freigegeben und bearbeiten Im Status Partnerabrechnung freigegeben und bearbeiten können alle Partner ihre Abrechnungen bearbeiten und hochladen. Unter dem Reiter Partner Abrechnungen finden Sie die partnerspezifischen Dokumente: Doppelklick auf den Projektpartner öffnet folgende Maske mit den partnerspezifischen Dokumenten IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 6

7 3.1. Ordner Gesamtkostenaufstellung Durch Klick auf den Ordner Gesamtkostenaufstellung wird die hinterlegte Datei angezeigt. Durch Doppelklick auf den Namen öffnet sich das Download-Fenster. Mit Klick auf den Button Download können Sie das Formular lokal speichern und bearbeiten. Bitte das ausgefüllte Formular IBH Abrechnung.xlsx mit demselben Dateinamen wieder hochladen. Den Status auf Dokument freigeben setzen und speichern. Bei jeder Abrechnung, die eingereicht wird, muss das Dokument IBH Abrechnung von jedem Projektpartner hochgeladen werden, auch wenn es keine abrechenbaren Kosten gibt. In diesem Fall erscheint für Partner, die keine Kosten geltend machen, eine Null im Dokument IBH Abrechnung für Personalkosten, Büro und Verwaltungskosten, Expertisen und ext. Dienstleistungen, Reisekosten. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 7

8 3.2. Ordner IBH Vorlage für Leistungsnachweise Formular IBH Leistungsnachweis herunterladen und ausfüllen für Projektmitarbeiter, die die nur stundenweise am Projekt mitarbeiten. Gibt es mehrere Mitarbeiter, die das Formular IBH Leistungsnachweis zum Stundennachweis nutzen müssen, benutzen Sie bitte sprechende Dateinamen und uploaden Sie die Dateien (Mitarbeiter, die ausschließlich in dem Projekt arbeiten, brauchen keine Stundennachweise zu erbringen, aber eine Tätigkeitsbeschreibung) Ordner IBH Arbeitsverträge Bitte für jeden Projektmitarbeiter die Arbeitsverträge scannen und als pdf-dateien hochladen (rechte Maustaste auf Dokumentennamen, oder grüner Button), Den Status auf Dokument freigeben setzen und speichern.. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 8

9 3.4. Ordner IBH Personalkostenbelege Für jeden Projektmitarbeiter bitte die Personalkostenbelege einscannen und als pdf-datei uploaden. Den Status auf Dokument freigeben setzen und speichern. Verwenden Sie bitte sprechende Dateinamen Ordner IBH Projektkontoauszug Bitte von jedem Projektpartner zu jeder Abrechnung einen Projektkontoauszug hochladen, auch wenn keine Kosten entstanden sind und somit keine Transaktionen auf dem Projektkontoauszug ersichtlich sind. Den Status auf Dokument freigeben setzen und speichern. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 9

10 3.6. Ordner Reisekostenbelege Beim Hochladen der eingescannten Belege vergeben Sie bitte "sprechende Dateinamen", wie z.b. "R1_HTWG_Müller_train.pdf". Hier werden nur die Belege hochgeladen. Die Auflistung erfolgt im Dokument IBH Abrechnung.xlsx im Tabellenblatt Reisekosten. Für den upload von weiteren Belegen muss ein neuen Vorgang mit dem Button + geöffnet werden Ordner Belege für externe Dienstleitungen Beim Hochladen der eingescannten Belege vergeben Sie bitte "sprechende Dateinamen", wie z.b. "E1_HTWG_catering.pdf". Hier werden nur die Belege hochgeladen. Die Auflistung erfolgt im Dokument IBH Abrechnung.xlsx im Tabellenblatt Expertisen u. Dienstleistungen. Für den upload von weiteren Belegen muss ein neuen Vorgang mit dem Button + geöffnet werden. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 10

11 4. Partnerabrechnung freigeben Hat jeder Projektpartner die Abrechnung und die dafür notwendigen Dokumente (Pflichtdokumente) hochgeladen, wird die Abrechnung automatisch gespeichert und für den Projektleiter freigeben. Sind keine abrechenbaren Kosten für einen Partner im Abrechnungszeitraum entstanden, muss trotzdem eine Abrechnung erstellt und freigeben werden. Hierfür müssen die Dokumente IBH Abrechnung und ein Projektkontoauszug hinterlegt und auf den Status freigeben gesetzt werden. Alle Partnerabrechnungen müssen freigegeben werden. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 11

12 5. Gesamtfreigabe der Abrechnung durch Projektleiter Die Partnerabrechnungen sind alle freigeben. Der Projektleiter liest die Gesamtabrechnung (roten Button) ein und gibt diese frei. Anzeige von PADUA über Status der eingelesen Gesamtabrechnung. Fehlende Abrechnungen (nicht freigegeben) werden hier rot angezeigt. Warnungen (gelb angezeigt) können ignoriert werden. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 12

13 6. Abrechnung zur Kontrolle bei IBH Im Reiter Abrechnungsdetail werden die Details der Abrechnung im unteren Drittel angezeigt. Wechseln Sie nun in den Status Abrechnung zur Kontrolle IBH mit Klick auf den Bestätigungsbutton und informieren Sie die IBH-Geschäftsstelle mittels der -Funktion. 7. Projektdurchführung Wird das Projekt bewilligt, wird dies dem Projektleiter mitgeteilt und das Projekt kann zum vorgesehenen Projektbeginn starten. Der Projektleiter zeigt den Projektstart an, indem er den Status auf Projektbearbeitung setzt. 8. Zwischen- und Abschlussberichte Die Zwischen- und Abschlussberichte Ihrer Projekte sind für die IBH ein wichtiges Instrument zur Information, zum Dialog und zur Kommunikation Ihrer Projektergebnisse an unterschiedliche Stakeholder aus Öffentlichkeit, Wissenschaft, Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Zivilgesellschaft. Um Ihnen die Arbeit an den Berichten zu erleichtern und auch uns die Zusammenstellung für unsere Aufsichtsgremien und die öffentliche Kommunikation zu vereinfachen, werden Sie in PADUA neue Formulare IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 13

14 vorfinden. Dieses orientiert sich an jenem Dokument, das die bereits länger laufenden Projekte für das Wirkungsmonitoring des Jahresberichts der IBH ausgefüllt haben. Wir haben uns entschieden, diese beiden Berichtsarten zusammenzuführen. Über den Reiter Dokumente wird der Ordner IBH Vorlage_Zwischenbericht und IBH Vorlage_Abschlussbericht angezeigt. Das ausgefüllte Formular laden Sie dann als *xlsx Dokument unter den Ordner IBH Zwischenbericht (wiss. Teil) bzw. IBH Abschlussbericht hoch, versehen es mit dem Status freigegeben und speichern. Danach setzt der Projektleiter auf dem Reiter Allgemein den Status auf Zwischenbericht eingereicht. Die IBH-Geschäftsstelle wird automatisch über den Statuswechsel informiert. Entsprechen die Berichte den Zielvorgaben, werden die beantragten Mittel ausgezahlt und das Projekt kann wie vorgesehen weiter bearbeitet werden. Hierzu setzt die IBH-Geschäftsstelle den Status auf Zwischenbericht angenommen und informiert den Projektleiter per . Der Projektleiter kann dann seinerseits den Status auf Projektbearbeitung setzen und das Projekt wie geplant fortsetzen. Die Berichte müssen für Laien verständlich und in deutscher Sprache (ausgenommen Initialprojekte) verfasst sein. Die Projektergebnisse müssen der übergreifenden Öffentlichkeitsarbeit der IBH dienlich sein. Geheimhaltungsvereinbarungen werden berücksichtigt. Kann ein Projekt im Rahmen der Berichtspflicht das Erreichen seiner gesetzten Ziele nicht nachweisen, behält sich der/die Vorsitzende bzw. der Vorstand eine Prüfung vor, deren Konsequenzen bis zum Abbruch des Projektes reichen können. Bei Abbruch fliessen bis dahin nicht verwendete Mittel in das IBH-Budget zurück. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 14

15 9. Abrechnung zur Kontrolle bei IBH Die IBH Abrechnungsstelle prüft alle eingereichten Dokumente auf Richtigkeit und dokumentiert ihre Entscheidung. Folgende Entscheidungen sind möglich: 1. Abrechnung angenommen Die eingereichte Abrechnung ist vollständig und geprüft von der IBH Abrechnungsstelle. Im nächsten Schritt (Status Ausbezahlt IBH), zahlt die Abrechnungsstelle die anerkannten förderfähigen Ausgaben an den Projektleiter aus. 2. Überarbeitung der Abrechnung a. Ist eine Überarbeitung der Abrechnung nötig, setzt die IBH Abrechnungsstelle den Status Partnerabrechnung bearbeiten und freigeben. Das hat zur Folge, dass die eingereichten Dokumente von den Projektpartnern selbständig überarbeitet werden können, d.h., sie pflegen die Korrekturen in die Dokumente ein. Hinweise der IBH Abrechnungsstelle zur Korrekturen finden Sie im Ordner IBH Korrekturen zur eingereichten Abrechnung (Reiter Partner Abrechnungen ). b. Die überarbeitete Partnerabrechnung muss erneut freigeben werden. c. Der Projektleiter liest die Gesamtabrechnung erneut ein und gibt diese ebenfalls wieder frei. d. Der Projektleiter setzt den Status auf Abrechnung zur Kontrolle IBH, damit wird die überarbeitete Abrechnung erneut zur Prüfung eingereicht. 3. Abrechnung abgelehnt Die eingereichte Abrechnung wird abgelehnt. Hinweise zur Entscheidung finden Sie im Ordner IBH Beleg für Entscheid über Bewilligung oder Ablehnung (Reiter Partner Abrechnungen ). 4. Von Interreg geprüft Die eingereichte Abrechnung wird vom Interreg-Büro auf Richtigkeit geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird der IBH Abrechnungsstelle mitgeteilt und diese informiert die Projektleiter. IBH-Geschäftsstelle: IBH-Anleitung für Abrechnung in PADUA 15