e-rechnung an den Bund Der Countdown läuft

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1 e-rechnung an den Bund Der Cuntdwn läuft 12. Juni 2013 Christian Ihle, BMF, Abteilung V/3 Mag a Sabine Grgsilich Thmas Palmetzhfer BMF, Abteilung V/3, HV

2 e-rechnung Rechtlicher Rahmen IKTKnslidierungs Gesetz (IKTKnG) Eine elektrnische Rechnung (e-rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektrnischen Frmat ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird ab Verpflichtende Übermittlung der e-rechnung vn allen Vertragspartnern des Bundes - Für Barzahlungsgeschäfte (Handkassa) keine e-rechnungen - Für ausländische Vertragspartner gilt diese Verpflichtung nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten - Rechnung gilt als angenmmen, wenn die technische und frmale Prüfung durch das System fehlerfrei war Seit fakultative Übermittlung der e-rechnung vn allen Vertragspartnern des Bundes - Einlangende e-rechnungen sind vn den Bundesdienststellen zu akzeptieren und zu bearbeiten Verrdnung zu 5 IKTKnG, Richtlinie 2010/45/EU, BHV 27, UStG 2

3 e-rechnung Rechnungseinbringung Einbringungsarten und unterstützte Frmate Über USP (Anwendung: E-Rechnung an den Bund ER>B) durch Hchladen einer Rechnung im ebinterface-frmat Hchladen einer Rechnung im PEPPOL-Frmat Erfassen der Rechnung im Online-Frmular Autmatische Übermittlung mittels Webservice (Umsetzung i.a.) Über das PEPPOL-Verfahren (Transprt-Infrastruktur) Autmatische Übermittlung eines UBL-Files im PEPPOL Frmat Frmatprüfung und Bestätigung der e-rechnung - Sfrtige Bestätigung des Rechnungseingangs - Unmittelbare Übergabe der Rechnung zur Bearbeitung - Im Fehlerfall: Rückmeldung frmaler Fehler (e-rechnung gilt nicht als eingebracht) 3

4 Vraussetzungen/Vrteile Vraussetzungen sfern die Rechnung selbst erstellt wird PC mit Internetzugang USP-Zugang Allenfalls Sftware für Erstellung/Übermittlung einer XML-Datei Vrteile für die Vertragspartner Nutzung des bestehenden ebinterface-frmats Technisch und inhaltlich nur ein Frmat erfrderlich Nur eine technische Anbindung erfrderlich Signatur nicht erfrderlich Gleichbleibende Abläufe helfen Verwaltungsksten zu senken Rechnungsbearbeitungsprzess wird schneller, effizienter und kstengünstiger 4

5 Wrkitem Einbringung über USP -> ER>B durch Unternehmen Bestellung / Auftrag Dienststelle Bestellung über Anbindung e-shp BBG XML/PDF-Bestellung Unternehmen RM Autmatische Vrerfassung des ER-Beleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Wrkflws Archiv Anmeldung am USP e-rechnung Webservice ER>B HV-System XML, PEPPOL zu PDF Webservice USP Übermittlung der Bestellung/Auftrag an das Unternehmen (direkt der unter Nutzung der Funktinalitäten des e-shps der BBG Bundesbeschaffung GmbH) Unternehmen übermittelt e-rechnung mit Bezug zur Beauftragung über ER>B nach Authentifizierung in USP Speicherung der angelieferten Daten, ergänzende Erzeugung der e-rechnung als PDF Autmatische Vrerfassung des Eingangsrechnungsbeleges, Verlinkung mit dem Archiv und Start des Bearbeitungs-Wrkflws 5

6 Anbindung e-shp/hv-system Abrufberechtigter Mitarbeiter + Bestellabfertiger Warenkrb Abfertigung autmatisch Prüfung Abfertigung Bestellg Abfertigung autmatisch BBG e-shp Erfassen/Freigeben Besteller Freigeber Freigabe autmatisch Erfassung/Freigabe in SAP durch 1 Persn möglich. Abfertigung der Bestellung im e-shp autmatisch. Kürzester Przess HV-System 6

7 Einbringung über USP Ablauf Anmeldung/ Authentifizierung im USP Rechnungsverarbeitung in ER>B Dkumenten-System Rechnungseinbringung in E-Rechng. System der Haushaltsverrechnung

8 Einbringung Aufbereitung Rechnung als PDF 8

9 Bearbeitung e-rechnung aus der Sicht der Dienststelle XML Die Rechnung langt elektrnisch ein Es wird autmatisch ein PDF-Dkument und ein vrerfasster HV-Beleg erstellt und mit einem HV-Przess verbunden Kntrlle und Ergänzung im HV-System aufgrund der Rechnungsinhalte Prüfung und Inventarisierung Anrdnung zur Buchung (und Zahlung) mittels Freigabe im HV-System ELAK SARI (Prüfer, Wirtschaftsstelle) System Image und vrerfassten Rechnungs- Beleg aus E-Rechnung erstellen ARE Vrlage zur Erfassung Sachliche/ rechnerische Prüfung Inventarisierung Recrds Management (Wrkflw) AOG Vrlage zur Freigabe BRE Vrlage zur Buchung HV-Beleg vllständig erfassen HV-Beleg freigeben HV-Beleg buchen HV-System 9

10 Clearing für Dritte Ablauf Anmeldung/ Authentifizierung im USP Rechnungseinbringung in E-Rechng. Aufbereitung e-rechnung ER>B Erzeugen PDFmit eingebettem XML senden an Land OÖ Weitere

11 Clearing für Dritte ER>B als Prtal für e-rechnungen an die öffentliche Hand Vrteile für die Vertragspartner: Technisch und inhaltlich nur ein Frmat erfrderlich Nur eine technische Anbindung erfrderlich Gleichbleibende Abläufe helfen Verwaltungsksten zu senken Kein zusätzlicher Entwicklungsaufwand Vrteile für die Rechnungsempfänger Nutzung bestehender Technlgien Nutzung bestehender Frmatvrgaben Kein Zwang zu unmittelbarer Systemintegratin rasche und kstengünstige Anbindung geringe Betriebsksten Vraussetzungen Nutzung des internen PDF-Frmats des Bundes Eigenes Erkennungsmerkmal (z. B. GLN) Bekanntgabe einer Empfangsadresse Einrichtung Übermittlungsverfahren zwischen ER>B und eigenem System 11

12 Der Cuntdwn läuft Nur nch 202 Tage bis zum Was bisher geschah Die technischen Vraussetzungen wurden geschaffen (HV-System, USP, ER>B) Umfassendes Infrmatinsmaterial verfügbar Leitfaden, FAQ Anwenderdkumentatin vrhanden (IT Dkumentatins- und Lernprtal) Wie geht es bis weiter? Laufende Infrmatin der Ressrts/Obersten Organe - Ressrt-Jur Fixes, Beiträge in verschiedenen Gremien Laufende Infrmatinen an Wirtschaft und Interessensvertretungen - bei Beauftragung durch die Dienststellen - ADV-Tagung, Digitales Österreich, e-day, Telefit, Printmedien - Infrmatinsveranstaltung für SW-Hersteller und Prvider 12

13 Links Bundesintranet - Haushaltsrechtliche Vrschriften - Erlässe - IT Dkumentatins- und Lernprtal USP Unternehmensservice-Prtal ebinterface / Wirtschaftskammer Österreich 13

14 Kntaktdaten Ihle Christian BMF, Abteilung V/3 Mag a. Grgsilich Sabine BMF, Abteilung V/3, HV Palmetzhfer Thmas BMF, Abteilung V/3, HV Ihre Fragen der Anliegen richten Sie bitte an den flgenden Pstkrb: 14