Information. Handbuch Stornogefahrmitteilung

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1 Information Handbuch Stornogefahrmitteilung

2 Inhaltsverzeichnis Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3 Punkt 4 Punkt 5 Punkt 6 Zugang Anwendung und Darstellung Export Export bei fehlerhafter Spaltenübernahme Sonderfunktionen Erläuterungen und Abkürzungen VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 2

3 Punkt 1 Zugang Der Zugang zur neuen Stornorgefahrmitteilung (SGM) erfolgt in den ersten Schritten wie zur bisherigen GPABR. Die vorhandenen Zugangswege wurden beibehalten. Für die Führungskräfte und hauptberufliche Vertriebspartner bietet sich hier der Zugang über das Central Intranet an. Dieser wird auf den folgenden Seiten entsprechend beschrieben. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 3

4 Punkt 1 Zugang Eingabe von Racf-Key (User-ID), Passwort und der Mandant muss auf CEN eingestellt werden. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 5

5 Punkt 1 Zugang Hier kann ausgewählt werden: GPABR-Dialog für die monatliche Geschäftspartnerabrechnung und der Zugang für die neue Stornogefahrmitteilung VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 6

6 Punkt 2 Anwendung und Darstellung Die folgenden Besonderheiten weist die neue Stornogefahrmitteilung für den die berechtigten Vertriebspartner aus und unterscheidet diese von der Stornogefahrmitteilung in der monatlichen GPABR. -Die neue SGM wird täglich für alle Vertriebspartner in den Dialog eingestellt, diese haben die Auswahlmöglichkeit beim Einstieg (GPABR oder SGM). -Berechtigte Vertriebspartner sind: alle Führungskräfte, alle Vertriebspartner im Bereich HBO und im Maklerbereich. -Die Informationen werden zu eigenen gefährdeten Verträgen und aller unterstellten Vertriebspartner unter der jeweils aktuellen Stelle und Stellenversion zusammengefasst. -Es erfolgt kein Druck und kein Versand, die Darstellung wird nur im Dialog durchgeführt. -Die Bereitstellung erfolgt täglich, wenn neue Bewegungen vorhanden sind. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 7

7 Punkt 2 Anwendung und Darstellung -Die Daten werden aus allen Vorsystemen (auch aus dem Provisionssystem) übernommen und einzeln als Datenzeile bereitgestellt. Eine Verknüpfung der Datenlieferungen erfolgt nicht (kein Datenverwaltungssystem). - Die Information zu Einstellung eines provisionsgefährdeten Vertrages in die Fälligkeitsverwaltung erfolgt einmalig (Kennung KO in der Sparte). Informationen zum aktuellen Rückstand können mehrfach erfolgen (Lieferung aus Mahn). -Die Vertriebspartner werden per automatischem Mail von der Bereitstellung informiert wenn eine neue Gefährdung mit Provisionsgefahr eingestellt wird (die aktuelle Mailadresse muss in der Konzern Außendienstverwaltung erfasst sein). Die Daten werden hier fortgeschrieben. Die neuen Daten können unter Angabe des Zeitpunktes einzeln (z.b. Zeitpunkt: ) abgerufen werden. -Dargestellt werden: gemahnte Verträge, Verträge mit Zahlungsverzug, Verträge mit Reduzierung oder Stornierung, Neuverträge ohne Beitragszahlung (innerhalb der ersten 14 Tage) sowie ausgeglichene Gefahren. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 8

8 Punkt 2 Anwendung und Darstellung Vereinfachter Einstieg / vereinfachtes Auswahl: Im vereinfachten Einstieg (erste Auswahlseite) werden nur die Auswahlfelder angezeigt um die Verträge mit einer Haftungszeit (echte Provisionsgefahr) schneller auswählen zu können. Hierzu können folgende Einschränkungen getroffen werden: - Vertrag in Haftung: Anzeige von Verträgen mit einer Haftungszeit > Tagesdatum - Anzeige einer bestimmten VSNR - Zeitpunkt: Anzeige der Meldungen für einen bestimmten Zeitraum (von bis) - Haftungszeitende: Anzeige der Verträge mit einem gewählten Haftungszeitende (von bis) Weiter Auswahlfelder können mit der Taste Alle Auswahlkriterien anzeigen angesteuert werden VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 9

9 Punkt 2 Anwendung und Darstellung Auswahlfelder zur schnellen Auswahl. Auswahlfeld zur 2. Seite mit allen Auswahlmöglichkeiten. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 10

10 Punkt 2 Anwendung und Darstellung Nach klicken auf die gelben Pfeile, oder mit Bestätigung der Enter Taste werden die Fälle angezeigt. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 11

11 Punkt 2 Anwendung und Darstellung VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 12

12 Punkt 2 Anwendung und Darstellung Nach den folgenden Suchkriterien können die angezeigten Fälle aufbereitet werden. Hierzu ist das Suchkriterium (auch mehrere) entsprechend zu erfassen oder auszuwählen: - Betreuer, Zeitpunkt, Haftungszeitende - Produktgeber, Kunde, VSNR - Sparte, Rolle, ausgeglichen - Dok/Rech, unbezahlt ab, PIF - Mahnstufe, Rückläufer, Stornogrund VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 13

13 Punkt 2 Anwendung und Darstellung Die folgenden Daten werden angezeigt, wenn diese von den Vorsystemen (wie zum Beispiel Kompas) geliefert werden: Stellennummer/FAD, Stellennummer/Agentur, Produktgeberkennzeichen, Sparte Vertragsbezeichnung, Vertragsnummer, Fälligkeit, Inkassoart, Dokument/RechnungOffene Einzelbeträge, Offener Betrag zum Vertrag inkl. Gebühr, Mahnstufe, Rück- läufer/ Gefährdungsart, Stornogrund, Provision/Courtage,Provisionspflichtiger Betrag, Provisionsbetrag des PG, Name des Kunden, Straße des Kunden, Ort des Kunden, Telefonvorwahl Kunde, Telefonnummer Kunde, Organisationseinheit, Partnerinformationsfeld, Mahndatum, Retouredatum, Rolle des Empfängers, Haftungszeit VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 14

14 Punkt 3 Export Über die Exportfunktion können die Ergebnisse in eine Excel Tabelle exportiert werden und sind hier nach individuellen Bedürfnissen aufzubereiten oder zu filtern. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 15

15 Punkt 3 Export Symbol zum Export anklicken Symbol zum Export anklicken VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 16

16 Punkt 3 Export Die Auswahl ist zu bestätigen und Export ist anzuklicken VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 17

17 Punkt 3 Export Anschließend ist Öffnen auszuwählen, und die Daten werden in Excel geladen VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 18

18 Punkt 4 Export bei fehlerhafter Spaltenübernahme Sollte beim Export eine fehlerhafte Zusammenfassung von mehreren Spalten in einer Spalte erfolgen, so müssen die Schritte zum Export entsprechend modifiziert werden: Die Arbeitsschritte, beschrieben in den Folien 15 und 16 sind analog durchzuführen. Anschließend sind die folgenden Schritte notwendig: VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 19

19 Punkt 4 Export bei fehlerhafter Spaltenübernahme Anschließend ist Speichern auszuwählen. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 20

20 Punkt 4 Export bei fehlerhafter Spaltenübernahme Die Daten können in einer Datei auf dem Desktop (oder an einem anderen Ort auf dem Rechner) gespeichert werden. Ebenfalls ist es möglich den Dateiname zu verändern. Anschließend ist Speichern zu bestätigen. Das nachfolgende Fenster Download abgeschossen ist mit Schließen auszublenden. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 21

21 Punkt 4 Export bei fehlerhafter Spaltenübernahme Anschließend ist das Programm Excel aufzurufen. Nach Auswahl der Schaltfläche Öffnen müssen die Einstellungen Desktop (oder der eigene Speicherort) und Dateityp Textdateien (*.prn;*,txt;*.csv) vorgenommen werden. Ebenfalls ist dann die gewünschte Datei zu markieren. Zum Abschluss ist der Button Öffnen zu bestätigen. Die Daten werden anschließen in Excel geladen. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 22

22 Punkt 5 Sonderfunktionen Über diese Funktionen können einige Sonderfunktionen angesteuert werden: Hilfe: Hier kann das Handbuch geöffnet werden Kontakt: Sollten Fragen technischer Art auftreten, so kann hier ein Mail an den Briefkasten CENTRAL-VO-FVS-Abrechnung erstellt werden. GPABR: Hier besteht auch die Möglichkeit, direkt zur eigenen GPABR zu wechseln Logout: Ausstieg aus dem Abrechnungsdialog Andminfunktion: Steht nur dem Fachbereich zur Verfügung VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 23

23 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen Beschreibung der einzelnen Spalten Erstelldatum Betreuernummer Betreuername Produktgeber Sparte Datum der Einstellung der Information in den Dialog Vermittlernummer des Vertriebspartners Name des Vermittlers Kürzel des Produktgebers zum jeweiligen Vertrag - Bei KFZ-Verträgen wird hier immer K ausgewiesen. - Bei SuH-Verträgen wird PK = Privatkunden bzw. FK = Firmenkunden ausgewiesen. In Einzelfällen können hier noch ältere Bezeichnungen ausgewiesen werden, die bei den neuen Verträgen nicht mehr genutzt werden. - Bei LV-Verträgen wird immer LV ausgewiesen. - Bei KV-Verträgen wird immer KV ausgewiesen. - Besonderheit: KO als Information zu einem Vertrag in der Fälligkeitsverwaltung Vertragsbezeichnung Vertragsnummer Beschreibung um welche Art der Versicherung es sich bei dem Vertrag handelt, z.b. Hausratversicherung. Versicherungsscheinnummer des Vertrages bzw. auch des Vorvertrages, auf den sich der fällige Beitrag bezieht. Die Vertragsnummer ist nach dem Kundennamen das 2. Sortierkriterium der Liste. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 24

24 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen Prod Teil Fälligkeit Inkassoart Produktteil zum Vertrag Fälligkeit des Vertragsteiles Für die Central immer z (Zentralinkasso) Dokument/Rechnung Art des Dokuments, auf das sich der fällige Beitrag bezieht. Siehe die Erläuterungen in der Tabelle unten. offene Einzelbeträge Noch nicht bezahlter Beitrag zur Fälligkeit in Spalte 8. In diesem noch offenen Beitrag sind keine Mahnkosten oder gebühren enthalten. Wurde bereits ein Teil des Beitrags gezahlt, wird der noch offene Rest ausgewiesen. offener Betrag zum Vertrag inkl. Gebühren / ausgeglichen Mahnstufe/ Rückläufer / Gefährdungsart Hier wird der Gesamtsaldo aller für den Vertrag fälligen Beträge angezeigt. Dies schließt noch offene Beiträge sowie durch das Mahnverfahren entstandene Kosten und Gebühren ein. Die hier enthaltenen Kosten und Gebühren können sich auf mehrere gemahnte Beiträge beziehen. Durch den Andruck ausgeglichen wird angezeigt, dass der Vorgang abgeschlossen ist. Die Mahnstufe (Mahnstatus) kennzeichnet die Art der letzten Mahnung, die ein Kunde erhalten hat. Ist dieses Feld leer, hat der Kunde noch keine Mahnung erhalten. Siehe die Erläuterungen in der Tabelle unten. Stornogrund Hier werden die Vertragsvorgänge mit den Ausprägungen Stornierung und Reduzierung von dem Konzernprovisionssystem geliefert. Stornierung : Verträge befinden sich in der Kündigung Reduzierung : Verträge werden vom Versicherungsumfang reduziert. VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 25

25 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen Provision/Courtage Das GPABR - System ermittelt hierzu die Summe der Provisionen, die für die unten angezeigte Geschäftspartnernummer für diese Fälligkeit aus früheren Abrechnungen verfügbar sind. Provisionspflichtiger Betrag Wichtiger Hinweis: Für Fälligkeiten, für die es noch keine Geschäftspartnerabrechnung gab, können keine Provisionsbeträge angezeigt werden. Für KV-Verträge können derzeit nur Provisionsbeträge für Neugeschäft ermittelt werden. Zu diesen Verträgen wird immer die maximal gefährdete Provision ermittelt. Monatsbeitrag des Vertrages Name des Kunden Straße Ort des Kunden Nachname und Vorname des Kunden (1. Sortierkriterium) Straße und Hausnummer der Kundenadresse Postleitzahl und Ort der Kundenadresse Telefonvorwahl Kunde Telefonvorwahl Telefonnummer Kunde Sind mehrere Telefonnummern für einen Kunden verfügbar, wird die private Festnetznummer angezeigt. Ist diese Nummer nicht verfügbar, werden Mobiltelefonnummer oder verfügbare Faxnummern angezeigt. Organisationseinheit FD in dem der Vertrag geführt wird VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 26

26 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen Mahndatum Retouredatum Rolle Haftzeit-Beginn Haftzeit-Ende Datum der Mahnung Nicht geliefert (Grundwert) Hier wird die Rolle des Geschäftspartners beschrieben. Unterschieden wird nach B (Vertragsbetreuer), PE (Provisionsempfänger) und PE, B (Provisionsempfänger und Betreuer des Vertrages). Beginn der Haftungszeit Ende der Haftungszeit VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 27

27 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen Erläuterung der auf Liste Stornogefahrmitteilung enthaltenen Kurztexte Dokument verwendeten Diese Spalte zeigt die Art des Dokuments an, aus der sich ein fälliger Beitrag ergeben hat. Die hier Abkürzungen sind: Bedeutung für Produktgeber AachenMünchener Versicherung AG und Generali Versicherung AG S Versicherungsschein (Neugeschäft/Erstprämie) E Ersatzversicherungschein N Nachtrag R Beitragsrechnung/ Umstellungsrechnung/ Beitragsrechnung mit Begleitschreiben Bedeutung für Produktgeber Central Krankenversicherung E Erstprämie zum Vertrag [kein Eintrag] Folgeprämie Rolle verwendeten Diese Spalte zeigt die Rolle des Geschäftspartners an, die dieser bei dem Vertrag einnimmt. Die hier Ausprägungen sind: PE B PE, B Provisionsempfänger (Bestands-)Betreuer Provisionsempfänger und Betreuer VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 28

28 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen Rückläufer keineinlös sonstgrund Widerspr. Falls der Beitrag per Lastschriftverfahren eingezogen werden sollte und der Einzug nicht zustande kam, zeigt diese Spalte den Grund für solche Rückläufer an. Rückläufergründe werden nur für fällige Beiträge angezeigt, die sich noch nicht im Mahnverfahren befinden. Die hier verwendeten Kurztexte sind: Lastschrift nicht eingelöst sonstige Rückläufer Widerspruch zusätzlich nur für Produktgeber Central Krankenversicherung kein Konto kein Auftrg Rückruf Mahnstatus Konto erloschen Es liegt kein Auftrag für einen Lastschrifteinzug vor Rückruf Central Krankenversicherung Diese Spalte zeigt die Stufe des Mahnverfahrens an, in dem sich ein fälliger und unbezahlter Beitrag befindet. Die hier verwendeten Kurztexte sind: Bedeutung für Produktgeber AachenMünchener Versicherung AG und Generali Versicherung AG [kein Eintrag in dieser Spalte bedeutet, dass sich der Beitrag nicht im Mahnverfahren befindet] Erinnerung Mahnung 38 Mahnung 39 Ma 39+Künd DrohMahnb. Erinnerung Nichtzahlung der Erstprämie Mahnung nach 39 VVG Mahnung nach 39 VVG mit gleichzeitiger Kündigung Androhung des Mahnbescheides VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 29

29 Punkt 6 Erläuterungen und Abkürzungen RA-Mahnung Mahnbesch. Mahnb+Künd Mahnb+Rück Kündigung Rücktritt Voll-Besch Rechtsanwaltsmahnung Mahnbescheid Mahnbescheid und Kündigung Mahnbescheid und Rücktritt Kündigung Rücktritt Vollstreckungsbescheid VO-FVS-Abrechnung 9. Oktober 2009 Seite 30