2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Ulrich Hasenkamp Oliver Reiss Thomas Jenne Matthias Goeken Notes/Domino effektiv nutzen Groupware in Fallstudien I ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Education. München Boston San Francisco Harlow, England J Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 5 Vorwort 11 Teil I: Croupware-Potenziale effektiv nutzen 13 1 Potenziale erkennen und verstehen 15 1.1 Grundlagen und Einsatzkonzepte für Groupware 15 1.2 Groupware-Potenziale zur Erhöhung der Koordinationseffizienz 21 1.2.1 Groupware-Konzepte der Unterstützung betrieblicher Gruppenarbeit 21 1.2.2 Groupware-Systeme als Koordinationstechnologien 23 1.2.3 Koordinationseffizienz als Ziel des Groupware-Einsatzes 24 1.3 Motive, Potenziale und Szenarien des Groupware-Einsatzes 24 1.4 Wirkungsebenen des Groupware-Einsatzes 27 1.4.1 Koordination in betriebswirtschaftlichen Organisationen 27 1.4.2 Zerlegung von Koordinationsvorgängen zur Optimierung der Koordinationseffizienz 29 1.4.3 Messung und Optimierung von Koordinationsvorgängen 31 1.4.4 Unterstützung von Wirkungsebenen der Koordinationseffizienz durch Groupware-Systeme 31 2 Potenziale bewerten und Groupware-Anwendungen budgetieren 45 2.1 Kosten- und Nutzenprobleme von Groupware-Anwendungen 45 2.2 Kosteneffekte von Groupware-Systemen 46 2.2.1 Koordinationseffizienz als Maßstab der Groupware-Beurteilung...46 2.2.2 Koordinationskosten von Groupware-Systemen 46 2.3 Funktionale Kosten-/Nutzenvorteile 49 2.3.1 Kostenersparnis 49 2.3.2 Zeitersparnis 49 2.4 Institutionelle Kosten-/Nutzenvorteile 50 2.4.1 Produktivität 50 2.4.2 Flexibilität 51 2.4.3 Informations-/ Wissenseffizienz 52 2.4.4 Sicherheit 53 2.5 Methoden der Kosten-/Nutzenbeurteilung von Groupware-Anwendungen 54 2.5.1 Ansatzpunkte betriebwirtschaftlicher Methoden 54 2.5.2 Methoden und Metriken 57
Teil II: Fallbeispiele der Notes/Domino-Nutzung 59 3 Lösung spezieller Koordinationsprobleme 61 3.1 Personalmanagement mit Lotus Notes/Domino: debis 62 3.1.1 debis Systemhaus 62 3.1.2 Hintergrund 62 3.1.3 debis RMS 62 3.1.4 debis SMS 66 3.1.5 Begründung der Entscheidung für Lotus Notes/Domino 68 3.1.6 Implementierung 69 3.1.7 Administration und Betrieb 69 3.1.8 Nutzung und Nutzenbeurteilung 70 3.1.9 Kritische Erfolgsfaktoren 70 3.1.10 Ausblick 71 3.2 Potenzial von Skill-Management-Systemen: HR-Solutions GmbH 72 3.2.1 Motivation 72 3.2.2 Konzeption und Gestaltung von Skill-Management-Systemen 72 3.2.3 Die strategischen Potenziale von SMS 80 3.2.4 Die betriebswirtschaftliche Bedeutung und der Nutzen von Skill-Management-Systemen 81 3.2.5 Fazit 86 3.3 Notes-Applikationen für Touristik-Service-Leistungen: ÖRAG 87 3.3.1 Das Unternehmen 87 3.3.2 Die Einführung von Lotus Notes/Domino im Unternehmen 88 3.3.3 Projektierung, Planung und Entwicklung von Notes-Applikationen 89 3.3.4 Das Anwendungsbeispiel»Touristik-Service«für die ÖRAG Service GmbH 90 3.3.5 Ausblick 98 3.4 Post Merger-Projekt zur Effizienzsteigerung im Abrechnungssystem: PricewaterhouseCoopers Unternehmensberatung GmbH 99 3.4.1 Unternehmens- und Informationsinfrastruktur 99 3.4.2 Problemfelder und Ziele des Projekts 100 3.4.3 Festlegung der Informationssystemarchitektur 101 3.4.4 Projektorganisation 102 3.4.5 Entwurf 102 3.4.6 Implementierung/Administration...106 3.4.7 Nutzung und Nutzenbeurteilung 107 3.4.8 Negative Erfahrungen 107 3.4.9 Ausblick 108
Optimierung interner Prozesse 109 4.1 Einsatz von Lotus Notes im Personalwesen: BASF AG 111 4.1.1 Unternehmen 111 4.1.2 Ausgangssituation 111 4.1.3 Problemlösung 111 4.1.4 Anwendungsbeispiele 112 4.1.5 Einführung Lotus Notes 113 4.1.6 Vorstellung der Anwendungsbeispiele 115 4.1.7 Zusammenfassung und Ausblick 121 4.1.8 Literatur 121 4.2 Beispiel eines Logistik-Dienstleisters: BOO Datenservice ohg 122 4.2.1 Hintergrund 122 4.2.2 Ziele 123 4.2.3 Begründung der Entscheidung für Lotus Notes 124 4.2.4 Projektmanagement/Implementierung/Administration 125 4.2.5 Die Anwendung 125 4.2.6 Nutzen und Nutzenbeurteilung 131 4.3 Neuorientierung - Prozessabläufe auf dem Prüfstand: Lotus Development GmbH 132 4.3.1 Anwendungen gemeinsam prototypisch entwickelt 135 4.3.2 Umstrukturierung erfolgt Schritt für Schritt 136 4.3.3 Workflow- und Workgroup-System geben der Organisation mehr Flexibilität 137 4.4 Einsatz von Lotus Notes bei der Techniker Krankenkasse 140 4.4.1 Vorwort 140 4.4.2 Anfänge 140 4.4.3 Die Anwendungen für die Zentrale in Hamburg 140 4.4.4 Workflow mit Groupware - warum nicht? 143 4.4.5 Die Akzeptanz der Anwender/Rapid Prototyping 143 4.4.6 Die Wirtschaftlichkeit 143 4.4.7 Einsatz von Notes als Mailing-System 144 4.4.8 Der Internet-Auftritt 144 4.4.9 Der unternehmensweite Einsatz 144 4.4.10 Administration und Help-Desk 145 4.5 Online-Publishing mit Lotus Notes: TLC Transport-, Informatik und Logistik-Consulting GmbH 146 4.5.1 Die TLC gestaltet das Informationsmanagement der Deutschen Bahn AG...146 4.5.2 Reibungsloser Informationsfluss schafft Wettbewerbsvorteile 147 4.5.3 Online-Publishing als Teil des betrieblichen Informationsmanagements 147 4.5.4 Aktuelle Informationen aus dem Netz 151 4.5.5 Zusammenfassung 155
Optimierung externer Prozesse 157 5.1 Verbands-Informations-System: Hessen Metall. 158 5.1.1 Hintergrund 158 5.1.2 Ziele 158 5.1.3 Begründung der Entscheidung für Lotus Notes/Domino 159 5.1.4 Entwurf 159 5.1.5 Nutzen und Nutzenbeurteilung 167 5.2 Datenbankgestützte Website: Leipziger Messe GmbH 168 5.2.1 Hintergrund 168 5.2.2 Problemfelder/Ziele für das Projekt»Datenbankgestützte Website«168 5.2.3 Begründung der Entscheidung für Lotus Notes/Domino 168 5.2.4 Projektmanagement 169 5.2.5 Entwurf 169 5.2.6 Implementierung 175 5.2.7 Nutzung und Nutzenbeurteilung 175 5.2.8 Negative Erfahrungen 176 5.2.9 Ausblick 176 5.3 Bewerbungsmanagement: Siemens AG 1 77 5.3.1 Ausgangssituation 177 5.3.2 Betriebswirtschaftliche Problemstellung, die zum Einsatz von Notes/Domino führte 178 5.3.3 Das Grundkonzept des Bewerbungsmanagements 178 5.3.4 Einbindung der Anwender und der Informationstechnologie- Verantwortlichen in den Entscheidungsprozess 180 5.3.5 Entscheidungsgründe für eine Notes/Domino-Anwendung 180 5.3.6 Einführungskonzept beim MDK 182 5.3.7 Das Design der Anwendung 182 5.3.8 Implementierung der Anwendung beim MDK 184 5.3.9 Administration 184 5.3.10 Nutzen des Einsatzes 185 5.3.11 Nutzen beurteilung 186 5.3.12 Erfahrungen bei der Implementierung des Bewerbungsmanagements 186 5.3.13 Ausblicke 187
Organisatorischer Wandel 189 6.1 Knowledge Management bei Andersen Consulting 190 6.1.1 Andersen Consulting 190 6.1.2 Das Knowledge-Xchange-System 191 6.1.3 Warum Lotus Notes? 193 6.1.4 Die System-Architektur 194 6.1.5 Die Implementierung von Lotus Notes bei Andersen Consulting 196 6.1.6 Rollen und Verantwortlichkeiten 197 6.1.7 Bewertung und Ausblick 198 6.2 Domino im Stuttgarter Kommunalparlament: Cuparla 199 6.2.1 Einleitung 199 6.2.2 Gemeinderatsarbeit 199 6.2.3 Die Cuparla-Software 205 6.2.4 Erweiterte Wirtschaftlichkeit 214 6.3 Wissensmanagement mit Notes/Domino: Deutsche Bank AG 219 6.3.1 Einführung 219 6.3.2 Einführung des Intranets 220 6.3.3 Unser Selbstverständnis von Wissensmanagement und Intranet 221 6.3.4 Struktur und Inhalte des db-intranet 221 6.3.5 Nutzenbetrachtung des Intranets 225 6.3.6 Umsetzung von Wissensmanagement mit und im Intranet 226 Anhang 229 A.1 Literaturverzeichnis: 229 A.2 Autorenverzeichnis 233 Index 237