IT-Kennzahlen bei der Zürcher Kantonalbank

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1 IT-Kennzahlen bei der Zürcher Kantonalbank Präsentation für Fachgruppe 5.7 IV-Controlling der GI (Bonn ) Rainer Gachnang, ,

2 Die ZKB stellt sich vor Gegründet 1870 Rechtsform/Eigentümer öffentlich-rechtliche Anstalt mit Staatsgarantie Kanton Zürich Banktyp Grösse Universalbank Grösste Kantonalbank, 3. grösste Schweizerbank Bilanzsumme 77.5 Mrd. SFr. (50.8 Mrd. EUR) per Bruttogewinn 751 Mio. SFr. (492 Mio. EUR) Anzahl Mitarbeiter 4071 Anzahl Filialen Seite 2 p001026a

3 IT-Führungsmodell der ZKB IT Steuerungsausschuss (ITSA) Privatkunden BTO MGMT IT Entwicklung Investment B. Firmenkunden Logistik Verwaltung BTO BTO BTO BTO BTO Projekt Portfolio Controller (pro BTO) IT Account Management (ITAM) LI Controller Informatik IT Betrieb IT Support IT Controlling () Seite 3 p001026a

4 Einbettung des IT-Kennzahlensystems Business Strategien IT-Prinzipien IT-Strategie IT-Kennzahlensystem (Strat. Ziele, Messgrössen, Zielwerte) IT-Architektur Operative Pläne (Mittelfristplan, Jahresplan IT) Seite 4 p001026a

5 Ausgangslage BSC im Geschäftseinheit 'Privatkunden' seit 1999 im Einsatz Perspektiven analog Kaplan/Norton IT teilweise berücksichtigt: Zielerreichung IT-Projekte, SLA-Erfüllung Tool: Gentia IT-Strategie 1998 erstellt, seither nur punktuell angepasst zu wenig systematisch operationalisiert IT-Zielsetzungen isoliert in verschiedenen Organisationseinheiten und Themengebieten ( Zielkonflikte) Strategien und Zielsetzungen zu wenig bekannt Anforderung des Top-Management an Führungsunterstützung einfach, schnell, kostengünstig Seite 5 p001026a

6 Projekt 'IT-Kennzahlen': Zielsetzungen das IT-Kennzahlensystem ist die einheitliche und konsistente Plattform, um alle relevanten IT-Ziele zu definieren und zu operationalisieren weniger Zielkonflikte dank gesamtheitlicher Sichtweise das IT-Kennzahlensystem bildet die primäre Kommunikationsplattform für alle Zielgruppen im IT-Umfeld höhere Transparenz bezüglich relevanter Ziele stärkere Gewichtung einer Performance-Orientierung Seite 6 p001026a

7 Projekt 'IT-Kennzahlen': Vorgehen, Ergebnisse JAN 01 JUL 01 OKT 01 JAN 02 Initiierung Definition Realisierung Einführung Betrieb Projekt-Setup Ziele, Ergebnisse, Aktivitäten, Meilensteine, Kosten, Organisation Benchmarking IT-BSC Lösungen bei Banken in der Schweiz Strategische Grundlagen klären Ist-Analyse: IT-Strategie, IT-Zielsetzungen, Kennzahlen, Reporting Projektbeschrieb Seite 7 p001026a

8 Projekt 'IT-Kennzahlen': Vorgehen, Ergebnisse JAN 01 JUL 01 OKT 01 JAN 02 Initiierung Definition Realisierung Einführung Betrieb Funktionale Architektur definieren Kritische Erfolgsfaktoren (KEF) definieren Kennzahlenkatalog definieren (Best-Practice) Reporting Prototyp realisieren Konzept Seite 8 p001026a

9 Projekt 'IT-Kennzahlen': Vorgehen, Ergebnisse JAN 01 JUL 01 OKT 01 JAN 02 Initiierung Definition Realisierung Einführung Betrieb Prozessbeschreibungen erstellen Reporting-System und Instrumente realisieren Schnittstellen zu Datenquellen realisieren Infrastruktur (technisch, organisatorisch) Seite 9 p001026a

10 Projekt 'IT-Kennzahlen': Vorgehen, Ergebnisse JAN 01 JUL 01 OKT 01 JAN 02 Initiierung Definition Realisierung Einführung Betrieb Ist-Analyse pro Perspektive Stärken, Schwächen, Handlungsbedarf Kennzahlensystem für das nächste Jahr bestimmen (Workshops) Strategische Ziele ableiten Kennzahlen auswählen Zuordnung von Verantwortlichkeiten Nullmessung Zielwerte festlegen IT-Kennzahlensystem (für das Jahr 02) Seite 10 p001026a

11 Projekt 'IT-Kennzahlen': Vorgehen, Ergebnisse JAN 01 JUL 01 OKT 01 JAN 02 Initiierung Definition Realisierung Einführung Betrieb Kommunikation Zielsetzungen und Zielwerte Reporting- und Steuerungsprozesse sicherstellen Jährlicher Audit des IT-Kennzahlensystems sicherstellen Integration in Strategieprozess Seite 11 p001026a

12 Funktionale Architektur IT-Strategie / IT-Planung Kunden Finanzen Zukunft IT-Einsatz IT-Leistungserstellung Kosten IT-Einsatz BTO / LI Projektentwicklung Projektportfolio-Management Technologie-Management Kosten IT- Leistungserstellung Interne Kunden Betrieb IT-Nutzen Externe Kunden Support Systemportfolio-Management Mitarbeiter & Sourcing Seite 12 p001026a

13 Kennzahlenkatalog Kennzahlen: Bsp. Kosten IT-Einsatz Kosten IT-Einsatz: Strategie "Effizienz" Kritischer Erfolgsfaktor F1 Einhaltung der jährlichen IT- Budgets Begründung / Messhäufigkeit Die finanziellen Töpfe auf Stufe Gesamtbank und auf Stufe GE sollten nicht überschritten werden. Messhäufigkeit: monatlich Kennzahl Datenerhebung: Bsp. Kosten IT-Einsatz Ausschöpfungsgrad IST-Kosten Ausschöpfungsgrad Budget Formel, Herleitung (IST-Kosten / Topf) x 100% (Budget / Topf) x 100% Einheit % % Finanzen F1 Kennzahl Ausschöpfungsgrad (IST-Kosten; Budget) Datenerhebung Die Daten sind vom Rechnungswesen (LRB) auf Excel- Basis (Grunddaten auf SAP) verfügbar und werden 1 Mal monatlich erfasst Seite 13 p001026a

14 Einordnung in Führungsprozesse Planen Ziele vereinbaren Überwachen, Steuern Belohnen IT-Strategie IT-Architektur IT-Planung IT-Kennzahlen vereinbaren Ziele MA vereinbaren Quartalsbericht MA beurteilen Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q Seite 14 p001026a

15 Technische Architektur Reporting (heute) Präsentation Intranet Aufbereitung manuell in in MS-Office Datenquelle SAP SAP R/3 R/3 FI, FI, CO, CO, MM, MM, PS, PS, HR HR Berichte Berichte u.a. u.a. AAR, AAR, Projekt- Projekt- Abschluss, Abschluss, SLA SLA Projektreporting Projektreporting Umfragen Umfragen u.a. u.a. MAZU, MAZU, KUZU KUZU Seite 15 p001026a

16 Technische Architektur Reporting (Zukunft) Präsentation SAP-SEM-BSC Aufbereitung SAP-BW manuell MS-Office SAP R/3 FI, FI, CO, CO, MM, MM, PS, PS, HR, HR, SEM SEM Datenquelle SAP R/3 Berichte Berichte u.a. u.a. AAR, AAR, Projekt- Projekt- Abschluss, Abschluss, SLA SLA Projektreporting Projektreporting Umfragen Umfragen u.a. u.a. MAZU, MAZU, KUZU KUZU Seite 16 p001026a

17 Struktur Daten-Präsentation Cockpit IT-Kennzahlen Cockpit Perspektiven Management Summary Finanzen Übersicht Kunden Übersicht IT-Leistung Übersicht IT-Einsatz Übersicht Zukunft Übersicht Anwender- Dokumentation Kennzahlen pro KEF KEF F1 KEF F2 KEF Fx KEF F1 KEF F2 KEF Kx KEF F1 KEF F2 KEF Lx KEF F1 KEF F2 KEF Ex KEF F1 KEF F2 KEF Zx Detail- Dokumente Seite 17 p001026a

18 Demonstration des Reporting-Systems IT-Kennzahlensystem Management Summary Finanzen Kunden IT-Leistungserstellung IT-Einsatz Zukunft Informationstechnologie (IT) > IT-Kennzahlensystem IT-Kennzahlensystem Das IT-Kennzahlensystem ist primär ein Werkzeug zur Operationalisierung von Strategien und zur Überwachung der Strategieumsetzung. Dabei werden folgende Perspektiven beurteilt. Kunden Finanzen Kosten IT-Einsatz BTO / LI Kosten IT-Leistung Interne Kunden IT-Nutzen Externe Kunden Zielerreichung i.o. Zielabweichung prognostiziert Zielabweichung eingetreten Dokumentat IT- Leistung Projektentwicklung Betrieb Support IT-Einsatz Projektportfolio-Management Systemportfolio-Management Zukunft Technologie-Management Mitarbeiter & Sourcing Seite 18 p001026a

19 Lessons Learned: Architektur Qualitätsmanagement-Modelle (COBIT, ITIL, CMM) als Basis für die Definition von Architektur und KEF verwenden Perspektiven auf IT-Prozesse und IT-Führungsmodell abstimmen Sichtweisen des IT-Einsatzes (Business) und IT-Leistungserstellung (IT-Abteilung) gleichwertig berücksichtigen Primäre Perspektive nicht auf Finanzen beschränken sondern IT-Nutzen in den Vordergrund stellen Inhaltsverzeichnis der IT-Strategie und Architektur IT-Kennzahlensystem synchronisieren Integrative Werkzeuge für den Strategieprozess Gefahr der Überbetonung von Ursache-Wirkungsketten Intransparenz aufgrund komplexer, abstrakter Beziehungen Seite 19 p001026a

20 Lessons Learned: Kennzahlen konsequente Ausrichtung an den Geschäftszielen Vermeidung sich widersprechender Ziele begrenzte Zahl sich ergänzender Kennzahlen (max. 5 je Perspektive) Grundvoraussetzung: strategisch bedeutsam, messbar, Handlungsbedarf gegeben präzise Definition: eindeutig, verständlich, realisierbar einfache Erfassung und regelmässige Reproduktion der Kennzahlen wichtig Zuweisung eindeutiger Verantwortlichkeit pro Kennzahl Seite 20 p001026a

21 Lessons Learned: Einführungsvorgehen IT-Kennzahlensystem stufenweise einführen Aktuelle und aus Gesamtstrategie abgeleitete IT-Strategie fehlt oftmals Bereitschaft zur Anpassung von Führungsprozessen und Zuständigkeiten oft gering Sicherstellung Akzeptanz durch frühzeitigen Einbezug aller Stakeholder aktives Steuern von (zu hohen) Erwartungen Workshops zur Definition von Architektur, relevanten Zielen und Kennzahlen Unterstützung des Top-Mgmt ist wichtig erfolgsentscheidend ist jedoch die Akzeptanz beim Middle-Management und beim IT-Leiter wichtigster Teilprozess: Definition der KEF und Umsetzung in messbare, widerspruchsfreie Ziele und Kennzahlen Technische Realisierung auf einfachste Werkzeuge beschränken Seite 21 p001026a

22 Lessons Learned: Betrieb Klare Integration des IT-Kennzahlensystem in existierende Führungs-, Planungsund Reporting-Prozesse keine Redundanzen, keine Messungs- und Reporting-Inseln Qualität und Aktualität der Daten ist entscheidend für Akzeptanz Ausrichtung der Kennzahlen an verfügbaren Datenquellen qualitative Daten (z.b. Kundenzufriedenheit) müssen verfügbar sein mit 'unscharfen' Daten muss konstruktiv umgegangen werden können eine Performance-orientierte Kultur ist nur mit persönlicher Bereitschaft zur konstruktiven Diskussion der Zielerreichung möglich Seite 22 p001026a