Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt Abteilung I

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1 Telefon: Telefax: Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt Abteilung I Optimierung des Liquiditäts- und Cashmanagement Zahlungsstromanalyse in der Landeshauptstadt München Sachstandsbericht Anlagen Sitzungsvorlage Nr / V Bekanntgabe im Finanzausschuss vom Öffentliche Sitzung Kurzübersicht zur beiliegenden Bekanntgabe Anlass Inhalt Gesucht werden kann im RIS auch nach Sachstandsbericht zur Zahlungsstromanalyse gemäß Stadtratsbeschluss vom 16. Dezember 2009 In der Bekanntgabe wird der aktuelle Sachstand der Zahlungsstromanalyse und die weiteren Schritte dargestellt. Liquiditäts- und Cashmanagement, Treasury, Zahlungsstromanalyse, Rechnungscontrolling, Zahlungsmoral

2 Telefon: Telefax: Stadtkämmerei Kassen- und Steueramt Abteilung 1 Optimierung des Liquiditäts- und Cashmanagement Zahlungsstromanalyse in der Landeshauptstadt München Sachstandbericht 1 Anlage Sitzungsvorlage Nr / V Bekanntgabe in der Sitzung des Finanzausschusses vom Öffentliche Sitzung Inhaltsverzeichnis Seite I. Vortrag des Referenten 2 1 Geplante Maßnahmen Richtlinie / Dienstanweisung Stammdaten Zahlungskonditionen Rechnungslaufzeiten Zentraler Rechnungseingang Ablage und Archivierung Recovery Auditing 5 2 weiteres Vorgehen 5 II. Bekannt gegeben 6

3 Seite 2 I. Vortrag des Referenten Mit dem Beschluss der Vollversammlung vom 16. Dezember 2009 zum Liquiditäts- und Cashmanagement (Sitzungsvorlage Nr / V 00713) wurde die Stadtkämmerei beauftragt, über den Stand der Umsetzung der geplanten Maßnahmen im Rahmen der laufenden Verwaltung (Nr. 5.2 des Beschlusses) im IV. Quartal 2010 zu berichten. 1 Geplante Maßnahmen 1.1 Richtlinie / Dienstanweisung 1. Maßnahme aus dem Beschluss / V 00713: Die Erstellung einer Cashmanagement-Richtlinie zum Thema Kreditorenmanagement mit besonderer Betrachtung der LHM-internen Prozesse. Die Referate werden bei der Erstellung frühzeitig mit eingebunden. Nach Fertigstellung der Cashmanagement-Richtlinie wird eine Dienstanweisung "Kreditorenmanagement" erstellt, die an die betroffenen Referate zur Umsetzung verteilt wird. Hierin enthalten sind die gemeinsam mit den Referaten definierten Mindestbestandteile einer Rechnung, damit diese anerkannt werden kann. Ebenso wird gemeinsam mit den Referaten ein einheitlicher Umgang mit fehlerhaften Rechnungen festgelegt. Die Erstellung der Dienstanweisung Kreditorenmanagement wurde aufgrund der Überlegungen zum zentralen Rechnungseingang mit elektronischem Rechnungsworkflow (vgl. 1.4) aktuell zurückgestellt. Das Projekt Zentraler Rechnungseingang mit digitalem Transport wird den Gesamtprozess der Rechnungsbearbeitung grundsätzlich verändern. Eine Dienstanweisung, die kurz nach ihrem in Kraft treten, vollständig überarbeitet werden muss, erscheint nicht zielführend. Nach Abschluss des Projektes zum zentralen Rechnungseingang mit elektronischem Rechnungsworkflow wird die Erstellung der Dienstanweisung wieder aufgegriffen. 1.2 Stammdaten Zahlungskonditionen 2. Maßnahme aus dem Beschluss / V 00713: Gemeinsam mit D-I-CS und den Vergabestellen werden die wesentlichen Portfolios (z.b. Standard, Bau, wiederkehrende Zahlungen, etc.) zur Festlegung der Standardkonditionen bestimmt. Darauf aufbauend wird ein gemeinsamer Vorschlag für die zukünftigen Zahlungskonditionen erstellt. Die Stammdaten in SAP werden gemäß den Festlegungen angepasst.

4 Seite 3 Die vorhandenen Zahlungskonditionen (im Wesentlichen handelt es sich hierbei um Regelungen zu Zahlungsfristen und Skonti) wurden von ursprünglich 78, häufig kaum genutzten Konditionen, im Februar 2008 auf 21 Zahlungskonditionen reduziert. In einem gemeinsamen Gespräch mit D-I-CS und den Vergabestellen wurden die aktuellen Zahlungskonditionen erläutert. Es wurde ein gemeinsamer Vorschlag für die zukünftigen sieben Standardkonditionen (Stand ) entwickelt. Die Stammdaten in SAP werden durch die Stadtkämmerei zum Jahreswechsel 2011 angepasst. Die Maßnahme ist damit abgeschlossen. 1.3 Rechnungslaufzeiten 3. Maßnahme aus dem Beschluss / V 00713: Überprüfung der Rechnungslaufzeiten gemeinsam mit den Referaten und mit Unterstützung des Statistischen Amtes. Bei der Zahlungsstromanalyse durch den Finanzdienstleister Schwabe, Ley & Greiner wurde 2007 festgestellt, dass die durchschnittliche Rechnungslaufzeit bei der Landeshauptstadt München bei rund 32 Tagen liegt. Wie sich seitdem die Rechnungslaufzeit entwickelt hat ist nicht bekannt. Gemeinsam mit dem Statistischen Amt wurde nun ein System zur Ermittlung der aktuellen Rechnungslaufzeiten entwickelt. Dieses wurde im AK MKRw, ein referatsübergreifendes internes Gremium für Fragen rund um das Rechnungswesen, den Referaten bekanntgegeben. Eine detaillierte Vorstellung des Modells erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rechnungswesen im Dezember Ziel dieses neuen Systems ist es belastbare und aktuelle Daten zur Rechnungslaufzeit bei der Landeshauptstadt München zu erhalten. Die Ergebnisse der Auswertung werden durch die Referate und die Stadtkämmerei zu Informations- und Steuerungszwecken genutzt. Die Rechnungslaufzeiten zu prüfen und zu reduzieren ist das Ziel der Auswertung. Die Maßnahme ist damit umgesetzt. 1.4 Zentraler Rechnungseingang 4. Maßnahme aus dem Beschluss / V 00713: Prüfung eines zentralen Rechnungseingangs mit digitalem Transport der Rechnungen und Auszahlungsanordnungen innerhalb der Landeshauptstadt München unter Wahrung der Archivierungsvorschriften aus fachlicher Sicht Die Prüfung der IT-Unterstützung soll im nächsten Schritt, nach der

5 Seite 4 fachlichen Prüfung, erfolgen. Der Stadtrat wird entsprechend den städtischen Regularien hierzu mit einer eigenen Beschlussvorlage befasst. Prüfung der Strategie einer zentralen Rechnungsbearbeitung Externe Begleitung der Prüfmaßnahmen zum zentralen Rechnungseingang mit digitalem Transport sowie der zentralen Rechnungsbearbeitung Die Stadtkämmerei hat den zentralen Rechnungseingang mit digitalem Transport gemäß Beschluss fachlich geprüft. Gemeinsam mit der Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting AG wurde eine Vorstudie zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung erstellt. Die Vorstudie war die Grundlage für die Prüfung, ob ein zentraler Rechnungseingang mit elektronischem Rechnungsworkflow bei der Landeshauptstadt München durchführbar und wirtschaftlich sinnvoll ist. Folgende Kernziele sollen durch den zentralen Rechnungseingang mit digitalem Transport verfolgt werden: Durchlaufzeiten verkürzen Buchungsqualität erhöhen (z.b. Zahlungsfristenbasisdatum) schnellstmögliche Umsetzung Gemeinsam mit D-III-IT fanden erste Gespräche zur möglichen IT-Unterstützung sowie zwei Besuche bei Referenzkunden statt. Nach Abwägung der vorliegenden Erkenntnisse wird die Stadtkämmerei den Ansatz des zentralen Rechnungseingangs mit elektronischem Rechnungsworkflow weiterverfolgen. Aus fachlicher Sicht müssen die eingehenden Rechnungen dabei bereits vor ihrer digitalen Weitergabe auf ihre Stimmigkeit zum Zweck der Qualitätserhöhung durch die Stadtkämmerei vorgeprüft werden. So wäre es zum Beispiel offenkundig unsinnig, eine erkennbar fehlerhaft adressierte Rechnung zu digitalisieren und dann an eine unzuständige Dienststelle weiterzuleiten oder auch eine Rechnung, die keine Umsatzsteuer ausweist oder zum Nachteil der Stadt zurückdatiert ist, entsprechend weiterzubearbeiten, anstatt sie an den Absender zur Berichtigung gleich zurückzugeben. An welcher Stelle bzw. durch wen die Digitalisierung selbst erfolgen soll, wird im Rahmen des Projektes in Zusammenarbeit mit D-III-IT und den Referaten geklärt. Die Kosten des Projektes sind derzeit noch nicht bekannt und werden jedoch aktuell ermittelt. Soweit es sich danach nicht um ein Projekt der laufenden Angelegenheiten ( 22 Nr. 33 GeschO) handelt, wird der Stadtrat dann mit einer eigenen Beschlussvorlage vom für IT-Fragen zuständigen Direktorium befasst ( 7 Abs. 1 Nr. 8 GeschO).

6 Seite Ablage und Archivierung 5. Maßnahme aus dem Beschluss / V 00713: Ablage und Archivierung der Belege durch einen Externen Anbieter Die Ablage und Archivierung von zahlungsbegründenden Unterlagen steht in engem Zusammenhang mit den Überlegungen zum zentralen Rechnungseingang mit digitalem Transport (vgl. 1.4). Durch den zentralen Rechnungseingang wird der Gesamtprozess der Rechnungsbearbeitung neu festgelegt. Bis Ergebnisse beim Gesamtprozess Rechnungseingang vorliegen, müssen die Planungen zu Ablage und Archivierung zurückgestellt werden. Nach Abschluss des Projektes zum zentralen Rechnungseingang mit elektronischem Rechnungsworkflow wird die Ablage und Archivierung der zahlungsbegründenden Belege wieder aufgegriffen. 1.6 Recovery Auditing 6. Maßnahme aus dem Beschluss / V 00713: Recovery Auditing stellt sich als geeignete Maßnahme dar, außerordentliche Erträge für die Landeshauptstadt München zu realisieren. Wird das von EVV durchschnittlich angegebene Potential bei einem kreditorischen Transaktionsvolumen von jährlich rund 1,7 Mrd. (Volumen aus 2006) zugrundegelegt, beläuft sich das mögliche außerordentliche Ertragsvolumen lt. Schätzung von EVV bei einer Prüfung der Kreditorendaten der Landeshauptstadt München über 3 Jahre auf rund 5 Mio. (abzüglich des Honorars für den Dienstleister). Ob sich diese Schätzung auf die öffentliche Hand übertragen lässt, muss sich zeigen. Weitergehende Prüfung des Recovery Auditing Ansatzes in Zusammenarbeit mit den Referaten und Bericht im Stadtrat (Bekanntgabe) Der Recovery Auditing Ansatz wird durch die Stadtkämmerei nicht weiterverfolgt, weil die Prüfung der Belege, ähnlich dem Recovery Auditing Ansatz, durch das Revisionsamt übernommen wird. (siehe Schreiben des Revisionsamtes vom , Anlage 1) Die Maßnahme ist damit für die Stadtkämmerei abgeschlossen. 2 weiteres Vorgehen Die Stadtkämmerei wird die Punkte 1.1 und 1.5 im Rahmen der laufenden Verwaltung weiter umsetzen.

7 Seite 6 Das Projekt zentraler Rechnungseingang mit digitalem Transport (Punkt 1.4) wird gemäß den Vorgaben der GeschO weiter umgesetzt. Die vorliegende Bekanntgabe wurde aufgrund des Beschlusses der Vollversammlung vom 16. Dezember 2009 zum Liquiditäts- und Cashmanagement (Sitzungsvorlage Nr / V 00713) erstellt. Der Beschluss unterliegt der Beschlussvollzugskontrolle. Mit dieser Bekanntgabe ist der Auftrag gemäß Beschlussvollzugskontrolle erledigt. Der Korreferent der Stadtkämmerei, Herr Stadtrat Dr. Jörg Hoffmann, und der Verwaltungsbeirat des Kassen- und Steueramtes, Herr Stadtrat Horst Lischka, haben Abdruck der Sitzungsvorlage erhalten. II. Bekannt gegeben Stadtrat der Landeshauptstadt München Der / Die Vorsitzende Der Referent Ober/Bürgermeister/-in Dr. Ernst Wolowicz Stadtkämmerer

8 Seite 7 III. Abdruck von I. mit II. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an das Revisionsamt an die Stadtkämmerei z. K. IV. WV Stadtkämmerei KaStA I - QS C:\Dokumente und Einstellungen\TEMP\Lokale Einstellungen\Temp\Bekanntgabe_Dez10_ odt Stadtkämmerei I. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. II. z. K. Am...