Änderungshistorie. Zum aktuellen Update Build-Nr und vorherigen Updates. AnNoText. Choose a building block.

Transkript

1 Choose a building block. anwendersupport.softwarerecht@wolterskluwer.com Wolters Kluwer Deutschland GmbH Geschäftsbereich Recht Software Robert-Bosch-Straße Hürth AnNoText Änderungshistorie Zum aktuellen Update Build-Nr und vorherigen Updates

2 AnNoText Datum 22 März 2019 Version AnNoText Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Wolters Kluwer Deutschland GmbH Geschäftsbereich Recht Software Robert-Bosch-Straße Hürth Tel. +49 (0) Fax +49 (0) anwendersupport.software-recht@wolterskluwer.com Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 2 -

3 Inhaltsverzeichnis ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM MICROSOFT.NET FRAMEWORK VERSION ANNOTEXT - ADMINISTRATION - DOKUMENTENMANAGEMENT ANNOTEXT / BEA - AKTUALISIERUNG DES BEA NACHRICHTENVERSAND ANSICHT AKTE / ANSICHT ADRESSAT ANSICHT AKTE ANSICHT TODO BUCHHALTUNG DOKUMENTENERSTELLUNG HISTORIE LEISTUNGSERFASSUNG MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG RECHNUNGSWESEN EXCEL AUSWERTUNGEN FUNKTION COCKPIT SMARTE ANWALTSAKTE JURISTISCHE HILFEN ANNOTEXT ONLINE AKTE ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT - ADMINISTRATION - DOKUMENTENMANAGEMENT ANNOTEXT - FUNKTION DATEI ANNOTEXT / BEA ANSICHT AKTE ANSICHT ADRESSAT ANSICHT TODO BUCHHALTUNG DOKUMENTENERSTELLUNG HISTORIE MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG RECHNUNGSWESEN EXCEL AUSWERTUNGEN ANNOTEXT ONLINE AKTE ELEKTRONISCHE SCHADENABWICKLUNG ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION Berechtigungsmanagement Dokumentenmanagement Datenmanagement Programmeinstellungen Aktenmanagement - Kollisionsprüfung ANNOTEXT / BEA ANSICHT AKTE ANSICHT TODO ANSICHT BÜRO BUCHHALTUNG LEISTUNGSERFASSUNG RECHNUNGSWESEN HISTORIE MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 3 -

4 1.11 EXTRAS - JURISTISCHE HILFEN EXCEL AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ANNOTEXT ONLINE AKTE DICTAPLUS ANNOTEXT WERKZEUGE ANWALTSNOTARIAT ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM LEISTUNGSERFASSUNG ANNOTEXT / BEA ANSICHT ADRESSAT ANNOTEXT ONLINE AKTE BUCHHALTUNG RECHNUNGSWESEN MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG SMARTE ANWALTSAKTE ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT / BEA GNOTKG/RVG/LEISTUNGSABRECHNUNG BUCHHALTUNG EXCEL AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT / BEA HISTORIE LEISTUNGSERFASSUNG ANNOTEXT ONLINE AKTE EXCEL AUSWERTUNGEN UNFALLPROGRAMM DICTAPLUS ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT / BEA ANNOTEXT / ADMINISTRATION ANSICHT AKTE BERECHTIGUNGEN BUCHHALTUNG HISTORIE LEISTUNGSERFASSUNG RECHNUNGSWESEN VERFÜGEN/SPEICHEN VON DOKUMENTEN POSTEINGANGSSIGNALISIERUNG TODO ANSICHT / POSTKÖRBE UNFALLPROGRAMM ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT / BEA ANSICHT AKTE IMPORT VON S HISTORIE LEISTUNGSERFASSUNG MAHNWESEN RECHNUNGSWESEN EXCEL AUSWERTUNGEN Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 4 -

5 1.9 TODO S TODO S - POSTEINGANG SCHADENSCHNITTSTELLE ECONSULT DICTAPLUS ANNOTEXT WERKZEUGE ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT - STARTEN BEI AKTIVIERTEM BEA-ZUGANG ANNOTEXT ADMINISTRATION - DOKUMENTENMANAGEMENT ANNOTEXT ADMINISTRATION - MITARBEITER ANSICHT AKTE ANSICHT ADRESSAT - LÖSCHLAUF ARTIKEL 17 DSGVO BUCHHALTUNG COCKPIT DOKUMENTENERSTELLUNG HISTORIE - DARSTELLUNG DER HISTORIE HISTORIE - FUNKTION SAMMELMAPPE HISTORIE - FUNKTION DOKUMENT ZUR POSTMAPPE HINZUFÜGEN POSTMAPPE LEISTUNGSERFASSUNG MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG RECHNUNGSWESEN UNFALLPROGRAMM EXCEL - AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ANNOTEXT ONLINE AKTE ANWALTSNOTARIAT ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANSICHT AKTE ANSICHT ADRESSAT BUCHHALTUNG DOKUMENTENERSTELLUNG HISTORIE RECHNUNGSWESEN EXTRAS - UNFALLBEARBEITUNG EXCEL - AUSWERTUNGEN ANSICHT TODO S ANSICHT BÜRO ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION ANSICHT AKTE BUCHHALTUNG BUCHHALTUNG - INTERNE UMBUCHUNGEN - NEU RECHNUNGSWESEN LEISTUNGSERFASSUNG MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG TODO S ANSICHT BÜRO EXCEL-AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ONLINE AKTE ANNOTEXT FOMA BERICHTSWESEN - NEU Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 5 -

6 Allgemein Technik Softwarevoraussetzungen Installation und Einrichtung Anzeige und Selektion der Reports Erstellen der Gruppierungen Bearbeiten/Verschieben/Löschen von Gruppierungen Inhalte Auswertung nach Monat (Ablagegrund) Auswertung nach Jahr (Ablagegrund) Auswertung nach HF (Ablagegrund) Auswertung nach AbrechKZ (Ablagegrund) Auswertung nach HS und Zeit (Ablagegrund) Auswertung nach PLZ (Ablagegrund) Auswertung nach Alter (Ablagegrund) Vormonatvergleich (Ablagegrund) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Ablagegrund nicht zugeordnete Akten Auswertung nach Monat (Status) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Status nicht zugeordnete Akten Sachstandsbericht Maßnahmen Auswertung nach AZ Maßnahmen Auswertung nach Summe Geldeingang-Auswertung nach AZ Geldeingang-Auswertung nach Summe Sachbearbeiter-Statistik Gesamt-Auswertung nach AZ Gesamt-Auswertung nach Summe Maßnahmen-Effizienz ÄNDERUNGSHISTORIE VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION COCKPIT ANSICHT AKTE HISTORIE DOKUMENTERSTELLUNG ANSICHT ADRESSAT RECHNUNGSWESEN BUCHHALTUNG MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG LEISTUNGSERFASSUNG TODO ANSICHT TODO S EXCEL-AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ÄNDERUNGSHISTORIE VOM ANSICHT AKTE DOKUMENTERSTELLUNG RECHNUNGSWESEN LEISTUNGSERFASSUNG, ALLGEMEINE BEREICHE LEISTUNGSERFASSUNG, SPEZIELLER BEREICH BUCHHALTUNG EXCEL-AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE TODO S Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 6 -

7 1.10 ANSICHT TODO S ÄNDERUNGSHISTORIE VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION COCKPIT ANSICHT AKTE HISTORIE DOKUMENTERSTELLUNG ANSICHT ADRESSAT RECHNUNGSWESEN BUCHHALTUNG LEISTUNGSERFASSUNG EXCEL-AUSWERTUNGEN MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG TODO ANSICHT BÜRO Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 7 -

8 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: Microsoft.NET Framework Version Mit dieser Version nutzt AnNoText die neuen bea-schnittstellen, die spätestens ab dem verpflichtend zu verwenden sind. Diese neuen bea-schnittstelle beinhalten eine aktualisierte Verschlüsselungstechnologie die es erforderlich machen, die Mindestversion für das Microsoft.NET Framework auf die Version anzuheben. Vor dem Update muss dafür Sorge getragen werden, das diese Framework Version installiert ist. Microsoft.NET Framework steht über Windows Update und im Windows Server Update Service (WSUS) zur Verfügung. Es wird als empfohlenes Update über Windows Update angeboten. Microsoft.NET Framework unterstützt nicht mehr die nachfolgenden Betriebssysteme: Windows 8 Windows Vista Windows Server 2008 Bei Windows 10 muss mindestens das Anniversary Update (aus dem August 2016) installiert sein 1.1 AnNoText - Administration - Dokumentenmanagement Für die Wiedergabe von Zeiteinträgen in der Dezimaldarstellung steht der Platzhalter [M_LE_ZE_STD_DEZIMAL] ergänzend zur Verfügung, für eine Anwendung in den Textbausteinen der Leistungserfassung Die Anwendung des Platzhalters [M_UNTERSCHRIFT] für die Wiedergabe einer elektronischen Unterschrift bspw. in einer Grußformel wird wieder unterstützt Der Platzhalter [M_USCHI] für die eine Unfallschilderung wird auch unterstützt für eine Wiedergabe in Tagespost- Dokumenten Im Bereich der Formateinstellungen - Drucker - stehen für die Papierzufuhr bei einem Rechnungsdruck (Anlagen) weitere Optionen für eine Anwendung zur Verfügung. Es kann, insbesondere für Kanzleien die bedrucktes Briefpapier auf der ersten und auf den übrigen Seiten verwenden, eine weitere Papierzufuhr für die Rechnungs- Anlage (bspw. bei der Abrechnung von Zeiteinträgen/Leistungserfassung) ausgewählt werden. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ob eine Rechnung-Anlage im Hochformat oder Querformat erstellt wird: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 8 -

9 Die Platzhalter für die Wiedergabe der Pronomen und Endungen sind überarbeitet worden 1.2 AnNoText / bea - Aktualisierung des bea Nachrichtenversand Zu der Aktualisierung des bea Nachrichtenversands, insbesondere den Veränderungen bezüglich der technischen Eingangsbestätigung bei Gericht, verweisen wir auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2019/1, Kapitel 5. Aktuelle Beschreibung bea Nachrichtenversand 1.3 Ansicht Akte / Ansicht Adressat Die Aufnahme von Daten zu einem Adressaten ist geändert worden. Die bisherige Vorgehensweise Daten über Adressassistenten und/beziehungsassistenten aufzunehmen ist durch die Aufnahme der Daten in Eingabemasken ersetzt worden. Wir verweisen hierzu auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2019/1 und im Handbuch Kanzleiorganisation - Kapitel 1 Aktenmanagement - Beteiligte aufnehmen Bei der Kollisionsprüfung werden Angaben zum Land korrekt überprüft Die Kollisionsprüfung ist erweitert worden um die Möglichkeit, Angaben zu einem Kfz-Kennzeichen mit zu berücksichtigen Bei der Ansicht Adressat ist die Registerkarte Übersicht erweitert worden. Hier kann hinterlegt werden ob zu einem Adressaten eine Prüfung nach GwG (Geldwäschegesetz) erfolgt ist. Wann diese Prüfung erfolgt ist und wer diese Prüfung durchgeführt hat Bei der Ansicht Akte ist die Registerkarte Übersicht ebenfalls um die Möglichkeit erweitert worden, Angaben zum GwG (Geldwäschegesetz) zu hinterlegen. In der Form einer Abfrage, ob eine Akte geprüft worden ist. Wird die Anfrage aktiviert können durch Anklicken der Schaltfläche Details nähere Angaben zum Geldwäschegesetz Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 9 -

10 angezeigt werden. Ob bspw. eine Identifizierung erforderlich ist, oder zu einer Mandantschaft eine Prüfung, wann und durch wen durchgeführt worden ist Zu den beiden zuletzt aufgeführten Punkten verweisen wir auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2019/1 1.4 Ansicht Akte Bei der Auswahl Leistungsübersicht kann die Sortierung der angezeigten Spalten individuell geändert werden. Die entsprechend durchgeführten Änderungen bleiben erhalten. Eine entsprechende Änderung kann auch als Standardansicht festgelegt werden Bei der Auswahl Zusatzdaten sind die Zusatzangaben zusätzlich nach einer laufenden Nummer sortierbar Zu einer Hauptakte Leistungserfassung können mehr als Unterakten Leistungserfassung angelegt werden. Die Unterakten werden auch bei einer späteren Abrechnung mit zur Auswahl aufgeführt Die ursprünglichen Angaben zu einem hauptverantwortlichen Rechtsanwalt einer Akte sollen geändert werden. Bei der Änderung erscheint eine Systemmeldung, ob die die ToDo s dem neuen Eigentümer zugewiesen werden sollen. Hierbei werden jetzt auch etwaige Termine einem neuen Eigentümer zugewiesen Aus der Historie einer abgelegten Akten können die Dokumente wieder geöffnet werden Wenn das Mandantenkonto in der Vollansicht zur Anzeige gebracht worden und über die Tastenkombination Strg + A der Dialog zu Aktensuche geöffnet wird, führte dies unter Umständen zum Schließen von AnNoText 1.5 Ansicht ToDo Bereits verfügte bea-posteingänge werden nicht mehr im Postkorb angezeigt Optimierung der Funktion Anzeige von einem Dokument was mit einem ToDo verknüpft ist 1.6 Buchhaltung Eine aktualisierte ELSTER-Version ( vom ) ist Bestandteil dieses AnNoText-Updates Eine Umsatzverteilung wird nachträglich im Mandantenkonto geändert. Die Änderung wird auch bei einer Kostenstelle korrekt berücksichtigt Wenn bei einer aktenbezogenen Überweisung die Maßnahme Fremdhonorar ausgewählt worden ist, bleibt der zuvor eingegebene manuelle Buchungstext erhalten Ein Sachkontenbezogener SEPA Auftrag wird erstellt, der Auftrag wird gesplittet. Nachdem der Auftrag ausgeführt worden ist, kann ein weiterer SEPA Auftrag erstellt werden, ohne das die Eingabemaske beendet und neu aufgerufen werden muss Da DATEV keine Anführungszeichen in einem Buchungstext verarbeiten kann, werden etwaig verwendete Anführungszeichen bei der Anwendung der DATEV-Schnittstelle in Leerzeichen umgewandelt Auf eine Rechnung von ursprünglich bspw. 700,01 wird ein Geldeingang in Höhe von bspw. 700,00 gebucht. Bei der Verbuchung dieses Geldeingangs kam es in der Vergangenheit oftmals zu der Meldung, dass der Betrag von 700,00 nicht vollständig ins Grundbuch geschrieben worden ist. Hierzu ist eine entsprechende Korrektur durchgeführt worden Sind für die Eingangsbuchung von steuerpflichtigen Auslagen bei der Sachkontenzuordnung für Aktenbuchungen (AnNoText Administration/Programmeinstellungen Buchhaltung/Sachkontenzuordnung für Aktenbuchungen/ Auslagen I) unterschiedliche Sachkonten hinterlegt, werden diese bei einer entsprechenden Buchung korrekt berücksichtigt Ein Guthaben-Betrag kann verbucht werden, wenn in der Endabrechnung auch steuerfreie und/oder steuerpflichtige Auslagen mit aufgeführt waren 1.7 Dokumentenerstellung Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 10 -

11 Bei der Erstellung von Dokumenten aus dem Bereich der Gerichtsrubren werden Angaben zu Prozeßbevollmächtigten von Streithelfern korrekt wiedergegeben. Auch für den Fall, das mehrere Streithelfer in einem Verfahren beteiligt und anwaltlich vertreten sind Bei der Anwendung der Gerichtsrubren Kurzrubrum passiv (und aktiv) mit Prozessbevollmächtigten werden die entsprechenden Angaben zu den Prozessbevollmächtigen auch unterstützt wenn die Prozessbevollmächtigten mit der Beziehungs Art Rechtsanwälte zu einem Beteiligten aufgenommen worden sind Wenn ein neu erstelltes Dokument in eine andere Akte gespeichert werden soll (Funktion Speichern in anderer Akte) bleibt der vorher eingegebene Dokumentenname nach der Eingabe des Aktenzeichens der anderen Akte erhalten Die Funktion der halbautomatischen Platzhalter ist nochmals im Hinblick auf den Fehler in Bezug auf die Verweisquelle optimiert worden Der Versand eines Word-Dokumentes mit Annotationen (Anmerkungen) im PDF Format ist möglich 1.8 Historie Bei der Vorschau eines PDF Dokuments wird die Seitenanzahl mit angezeigt. Es kann durch Anklicken entsprechender Funktionstasten vor- und zurückgeblättert werden. Oder auch bspw. an den Anfang oder an das Ende eines Dokumentes gesprungen werden. Diese Funktion steht auch bei der Ansicht der ToDo s im Bereich Postkorb zur Verfügung, insoweit Dokumente als PDF importiert worden sind Eine individuell angepasste Sortierung der Spalten bleibt auch nach dem Speichern eines neuen Dokumentes erhalten Eine mit dem Anhang eines Word-Dokumentes soll historisiert werden. Der Dateiname des Dokumentes beinhaltet Unicode Zeichen. Die Historisierung kann durchgeführt werden Beim Kopieren von Dokumenten aus einer Akte A in eine Akte B über die Funktion der Merkliste bleiben die ursprünglichen Angaben zum Namen eines Dokuments und/oder eines Ereignisses aus der Ursprungsakte erhalten Die ausgewählte Aktion beim Versand einer Postmappe, bspw. Versand mittels bea, und Auswahl der Aktion Ausfertigen, Siegnieren und Weiterleiten zum Versand bleibt vorbelegt und springt nicht in eine andere Aktion vor- oder zurück Der Inhalt einer Postmappe kann wieder beliebig oft geöffnet und geschlossen werden (Aufklappen/Einklappen) Beim Versand einer Postmappe mittels bea besteht die Möglich bei der Bearbeitung der Postmappe im Bereich Nächster Arbeitsschritt für die ausgewählte(n) Postmappe(n) bereits im Vorhinein den Empfängers eines Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 11 -

12 Dokuments/mehrerer Dokumente aus dem Adressbuch auszuwählen. Hierzu wird die Postmappe markiert und über eine Funktion der rechten Maustaste steht der Befehl Empfänger pflegen für eine Anwendung zur Verfügung Der Adressbuchdialog wird geöffnet und eine entsprechende Auswahl wird getroffen. Im weiteren Verlauf der Bearbeitung der Postmappe (beim Versand der Postmappe) ist der ausgewählte Empfänger dann in der Eingabemaske Nachricht versenden bereits vorbelegt und der Adressbuchdialog wird nicht nochmals geöffnet Beim Versand einer Postmappe mittels bea bleiben Angaben zum bea Typ erhalten und werden nicht durch den Zeitintervall für die Aktualisierung geändert. Auch das Aufteilen einer Postmappe bedingt durch den Zeitintervall für die Aktualisierung tritt nicht mehr auf 1.9 Leistungserfassung Im Bereich der Schnellerfassung wird bei der Auswahl der Tätigkeiten das Tätigkeitskürzel nicht mehr angezeigt: Das Aktenzeichen kann bereits im ersten Eingabedialog eingegeben werden. Die Funktion der Aktensuche kann hierbei genutzt werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 12 -

13 Die Vorzeichen für Suchbegriffe können ebenfalls angewendet werden: Beim Klick in das Feld der Tätigkeitsbeschreibung können mehr Angaben erfasst werden: Bei der Schnellerfassung besteht die Möglichkeit für die Bearbeitung eines Zeiteintrages den Anzeigebereich dieses Zeiteintrages über den sogenannten Mouesover-Effekt (der Bereich wird aktiv sobald man den Mauszeiger in ein entsprechendes Eingabefeld bewegt) oder über einen Mausklick auszuwählen. Derzeit ist standardmäßig der Mouseover-Effekt voreingestellt. Soll eine Auswahl über einen Mausklick erfolgen, kann dieses durch eine entsprechende Auswahl im Bereich der Einstellungen festgelegt werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 13 -

14 Die dezimale Erfassung von Zeiteinträgen wie auch eine entsprechende Ausgabe bei einer Abrechnung ist möglich. Hierzu muss im Programm AnNoText-Administration unter Programmeinstellungen Leistungserfassung - Allgemeine Einstellungen - die Darstellung in der Erfassung und die Darstellung in der Abrechnung auf Stunden vorbelegt werden Bei der Nachbearbeitung von Zeiteinträgen steht als Ergänzung die Funktion Duplizieren (von Zeiteinträgen) für eine Anwendung zur Verfügung. Als Beispiel soll ein ursprünglicher Zeiteintrag von 90 Minuten für die Abrechnung gegenüber der Mandantschaft auf 60 Minuten geändert werden. Die übrigen 30 Minuten sollen für die interne Auswertung auf den Status nicht abrechenbar festgelegt werden Der ursprüngliche Zeiteintrag wird bei der Nachbearbeitung markiert und durch Auswahl der Funktion Duplizieren wird ein weiterer Eintrag erzeugt Von dem ursprünglichen Zeiteintrag von 90 Minuten werden 60 Minuten für eine Abrechnung gegenüber der Mandantschaft und die übrigen 30 Minute als nicht abrechenbar festgelegt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 14 -

15 Bei der Nachbearbeitung und/oder der Abrechnung einer Hauptakte für Leistungserfassung" werden Zeiteinträge aus Kopien dieser Akte nicht mehr mit aufgeführt Bei der Aufnahme eines neuen Zeiteintrages wird bei der Auswahl der Tätigkeit die zuletzt verwendete Tätigkeit vorgeschlagen 1.10 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Die Maßnahme Androhung eines ZVA wird durchgeführt. Im Anschluss daran wird die Abnahme der Vermögensauskunft durchgeführt. Im Falle der Anrechnung der Gebühr für die Vermögensauskunft auf die Gebühr für die Androhung wird im ZVA Formular keine Gebührenberechnung für die Abnahme der Vermögensauskunft durchgeführt und angezeigt Die Maßnahme ZVA Standard (Vollstreckungsauftrag Formular) kann mittels bea versendet werden. Hierbei sind die Ausführungen des 754a ZPO zu beachten. Unter anderem kann ein Versand mittels bea nur erfolgen, wenn aus einem Vollstreckungsbescheid die Zwangsvollstreckung durchgeführt wird. Die Forderung darf nicht mehr als 5.000,00 Euro betragen. Eine Abschrift des Vollstreckungsbescheides nebst Zustellungsbescheinigung muss als elektronisches Dokument beigefügt werden. Die Erklärung nach 754a I Nr. 4 kann in der Schablone im Bereich P (Hinweise für die Gerichtsvollzieherin/den Gerichtsvollzieher) unter P8 ggf. fest eingepflegt werden. Werden bei der Bearbeitung der Maßnahme im Bereich Modus die Modi Anzeige für Direktausgabe und/oder Direktausgabe gewählt, wird nach der Abarbeitung der Maßnahme ein Dialog geöffnet, wo der Versand mittels bea über eine Postmappe verfügt wird. Ist dieses nicht gewünscht, kann die Abfrage durch Anklicken der Schaltfläche Abbrechen beendet werden 1.11 Rechnungswesen Zeiteinträge die sich in einer Entwurfsrechnung befinden, können geändert werden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 15 -

16 Zu einer Hauptakte Leistungserfassung sind über die Funktion manuelle Erfassung von Nebenkosten bspw. Reisekosten erfasst worden. Diese Kosten können in eine spätere Abrechnung der Hauptakte übernommen werden Sind zu einer Hauptakte Leistungserfassung mehr als Unterakten Leistungserfassung angelegt worden, werden diese beim Öffnen des Kostenblatte mit zur Auswahl angezeigt Beim Stornieren (Gesamtstorno) einer Abrechnung nach Leistung wird in der Anlage zur Abrechnung das korrekte Datum angezeigt Bei der Erstellung einer vollstreckbaren Ausfertigung zu einer GNotKG Abrechnung werden ivm 94 I GNotKG die Angaben zu den Gebühren beim Gesamtwert ausgegeben Im Falle der Berechnung der Legalisation bzw. sog. Überbeglaubigung nach Nr KV GNotKG wird die Gebühr nach Nr KV GNotKG =Fremde Sprache nicht mehr auch auf diese Gebühr berechnet Eine GNotKG Abrechnung zu einer Urkunde wird erstellt. Zunächst wird eine entsprechende UR.-Nr. ausgewählt. Im weiteren Verlauf wird im Kostenblatt die Funktion Weitere Urkunde ausgewählt. Die Auswahl einer weiteren Urkunde führt nicht mehr zu der Abfrage Rechnung fertigstellen Eine Entwurfsrechnung beinhaltet eine Kürzung nach 15 III RVG. Bei der Übernahme in eine Endabrechnung wird die Umsatzsteuer korrekt berechnet Im Bereich der weiteren Rechnungsmaßnahmen ist die Funktion Stornierungen (aktuelle Bezeichnung jetzt: Storno/Gutschrift) um die Möglichkeit erweitert worden, auf eine komplett(!) bezahlte Rechnungen eine kfm. Gutschrift zu erstellen Wir verweisen zum letzten Punkt auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2019/1, Kapitel Anwendungsbeispiele aus dem Bereich Rechnungswesen 1.12 Excel Auswertungen Bei der Auswahl BWA - Nicht abgerechnete Timesheets werden entsprechende Einträge wieder angezeigt Bei Anwendung der bilanzierenden Buchhaltung werden Guthabenrechnungen bei der Auswertung Umsatzstatistik - Per Monat - Detailliert korrekt wiedergegeben Bei der Auswertung Fremdgeldliste und/oder Auslagenliste wird bei einer Sortierung der Spalte letzte Geldbewegung auch der Monat und Jahr berücksichtig Bei der Auswertung Leistungsübersicht - Aktenbezogen und/oder Mandantenbezogen kann ausgewählt werden, ob angefallene Reisekosten mit angezeigt werden sollen oder nicht Bei der Auswertung Leistungsübersicht - Mandantenbezogen ist eine Gruppierung nach Akte möglich 1.13 Funktion Cockpit Wird bei der Konfiguration der Funktion Cockpit die Auswahl Aktenvergleich getroffen, bleibt getroffene Auswahl gespeichert 1.14 Smarte AnwaltsAkte Im Umgang mit der smarten Anwaltsakte besteht die Möglichkeit, eine smarte Anwaltsakte mit einem anderen Mitarbeiter zu teilen: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 16 -

17 Nach der Auswahl des Befehls Teilen wird ein Dialog geöffnet wo weitere Benutzer der smarten Anwaltsakte ausgewählt werden können: Nach dem Anklicken der Schaltfläche Akte teilen steht dem ausgewählten Mitarbeiter diese smarte Anwaltsakte ebenfalls für eine Anwendung zur Verfügung. In diesem Zusammenhang besteht die Möglichkeit, im Programm AnNoText - Administration unter Mitarbeiter einen Mitarbeiter vom Typ Externer Mitarbeiter aufzunehmen. Derart aufgenommene Mitarbeiter finden nur Anwendung im Umgang mit den Apps der smarten Anwaltsakte (ios, Android, Windows Desktop) und erscheinen in den weiteren Anwendungsprogrammen von AnNoText nicht. Sie können auch nicht zum LOGIN in AnNoText genutzt werden. Über diese Funktionalität können Sie bspw. externen Terminsvertretern Zugang zu Ihren Akten ermöglichen Beim ersten Start der smarten Anwaltsakte wird die Pinnwand nicht mehr als nur weiße Fläche angezeigt 1.15 Juristische Hilfen Im Bereich der Wiedergabe der Pfändungsfreigrenzen (Stand ) sind Korrekturen durchgeführt worden 1.16 AnNoText Online Akte Gesendete Dokumente sind für den Absender einsehbar Das HTML Format wird für die Benachrichtigungs- s unterstützt. Hierzu müssen im Programm AnNoText- Administration im Bereich Systemeinstellungen - Online Akte - entsprechende Einstellungen durchgeführt werden Wir verweisen hierzu auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2019/1 Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 17 -

18 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText - Administration - Dokumentenmanagement Werden bei der Erstellung von Textbausteinen Haltepunkte verwendet, ist die Eingabe für Suchanfragen auf 255 Zeichen begrenzt 1.2 AnNoText - Funktion Datei Im Bereich Optionen - Sonstiges - werden die Angaben zur automatischen Benachrichtigung über verfügbare Updates wieder gespeichert 1.3 AnNoText / bea Beim Versand einer bea-nachricht an ein Gericht darf und kann nur ein Empfänger ausgewählt werden Signierte Anlagen können über bea weitergeleitet werden Verbesserter Workflow bezüglich technischer Eingangsbestätigung bei Gericht Bei einer ausgehenden bea-nachricht an ein Gericht sendet dieses eine automatische Eingangsbestätigung an den Absender der jeweiligen Nachricht (dies ergibt sich aus 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO). Den Erhalt dieser automatischen Eingangsbestätigung zeigt die bea Weboberfläche bei versendeten Nachrichten hinter dem Wert Zugegangen: an. Um diesen Workflow in AnNoText besser zu unterstützen wurde bei der Anzeige der Historie eine weitere Kategorie bea hinzugefügt. In dieser Ansicht werden alle ein- und ausgehenden bea-nachrichten gelistet. Bei ausgehenden Nachrichten werden die einzelnen Einträge mit einem Status-Symbol versehen. Direkt nach dem Versand einer bea-nachricht wird diese zunächst mit einem orangenen Fragezeichen markiert. Dies bedeutet, dass die Nachricht erfolgreich an das bea-system der BRAK übergeben wurde, dieses aber das Zugegangen: Datum noch nicht bereitgestellt hat. Das Sendeprotokoll der Nachricht, welches in der Historie abgespeichert wurde, zeigt zwar das Feld Zugegangen: an, es wird jedoch dahinter kein Wert ausgewiesen. AnNoText prüft anschließend zyklisch den Status der Nachricht im bea-system und setzt, sofern kein Fehler erkannt und das Zugegangen -Datum zur Verfügung gestellt wurde, den Status auf einen grünen Haken. Weiterhin wird das Sendeprotokoll neu erzeugt und in der Historie ausgetauscht, das Feld Zugegangen: enthält nun den entsprechend vom bea-system der BRAK gemeldeten Zeitstempel. Tritt ein Fehler auf, so wird die Nachricht in der Übersicht mit einem roten Ausrufezeichen markiert. In diesem Fall muss die Nachricht vom Anwender in der bea-weboberfläche manuell überprüft werden. Diese zeigt mehr Informationen zu den Fehlerdetails an, als über die den Softwareherstellern zur Verfügung gestellten Schnittstellen verfügbar sind. Die Nachricht wird nun nicht mehr zyklisch überprüft und auch das Sendeprotokoll wird nicht neu erzeugt. Wurde die Nachricht aus dem Postfach des Absenders gelöscht (z.b. über die bea-weboberfläche), bevor das Zugegangen-Datum ermittelt werden konnte, so wird die Nachricht ebenfalls mit einem Fehler markiert, da eine weitere automatisierte Überprüfung nicht mehr möglich ist. Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 18 -

19 1.4 Ansicht Akte Bei der Auswahl Leistungsübersicht werden die Angaben in der Spalte Betrag korrekt sortiert Bei der Auswahl eines Beteiligten und der Anzeige der Historie zu diesem Beteiligten werden nur noch die historisierten Dokumente angezeigt, die in der Akte zu diesem Beteiligten gespeichert sind und nicht alle historisierten Dokumente zu dem Beteiligten Die Anwendung Akte für den AnNoText Viewer exportieren kann wieder genutzt werden 1.5 Ansicht Adressat Im Bereich Familienstatus wird bei den Angaben zur Nationalität wieder Deutschland vorgeschlagen 1.6 Ansicht ToDo Beim Verfügen einer bea Nachricht aus dem Postkorb wird ein Fortschrittsdialog angezeigt Nach dem Verfügen aller bea Nachrichten ist häufig die Anzeige hinter dem bea Postkorb noch auf 1 stehen geblieben, obwohl keine Nachrichten mehr vorhanden waren 1.7 Buchhaltung Das EÜR Formular 2018 steht für eine Anwendung zur Verfügung Beim Ändern eines periodischen SEPA-Auftrages wurde unter Umständen die gespeicherte Bankverbindung nicht immer vorgeschlagen Bei Durchführung des Zahlungsverkehrs werden die programmbezogenen Berechtigungen korrekt abgeprüft Bei aktenbezogenen Überweisungen werden Fremdgeldbeträge, insofern gebucht, direkt angezeigt Die Überprüfung einer Steuernummer führte unter Umständen zu Problemen 1.8 Dokumentenerstellung Bei der Erstellung eines neuen Dokumentes kann das Sonderzeichen ë angewendet werden. Unter Umständen ist es vorgekommen das nach dem Öffnen eines Dokuments wo dieses Sonderzeichen verwendet worden ist (aus der Historie heraus), das Sonderzeichen gefehlt hat Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 19 -

20 1.9 Historie Die gewählte Option zur Darstellung der Historie bleibt erhalten, auch wenn zwischendurch der Zeitintervall für die Aktualisierung durchgeführt wird Beim Verschieben eines Ereignisses kam es zu der Meldung Maßnahme kann nicht innerhalb derselben Akte verschoben werden wenn der Inhalt des das Aktenzeichen (Aktenzeug herstellen) mit der ENTER-Taste statt der TAB-Taste (oder Mausklick) bestätigt worden ist Signierte PDF Dokumente (Import aus dem bea Postkorb) können aus der Historie heraus per E-Mai versendet werden Bei der Anzeige der Historie ist eine weitere Kategorie bea hinzugefügt worden. In dieser Ansicht werden alle einund ausgehenden bea-nachrichten gelistet. Wir verweisen hierzu auf unsere Ausführungen im Punkt AnNoText/beA Der Versand von historisierten Dokumenten per ist nochmals optimiert worden Unter Umständen ist es vorgekommen, dass ein Dokument nicht über die Funktion der rechten Maustaste Dokument bearbeiten aufgerufen werden konnte 1.10 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Bei der Ausführung einer ZV-Maßnahme kann zwischen den Registerkarten wieder gewechselt werden, insbesondere wenn von der Registerkarte Titel in eine andere Registerkarte gewechselt werden soll Die Rechtsform UG (haftungsbeschränkt) wird in der EDA-datei bei der Durchführung eines Mahnverfahrens korrekt wiedergegeben Bei der Auswahl der Funktion Forderungskonto korrigieren sind bei einer Auflösung von 1920 x 1080 und einer Skalierung von 150% alle Schaltflächen sichtbar 1.11 Rechnungswesen Das Dokument für die Gesamt-Stornierung einer Rechnung ist angepasst worden. Für eine Stornorechnung gelten grundsätzlich dieselben Pflichtangaben wie für eine herkömmliche Rechnung. Die Stornorechnung enthält alle Angaben der ursprünglichen Rechnung, die jeweils mit einem Minuszeichen gekennzeichnet sind. Der entsprechende Textbaustein (Honorarabrechnung - Stornorechnung), das entsprechende Dokument und die entsprechende Maßnahme werden durch ein entsprechendes Bausteinsteinupdate in das Dokumentenmanagement übernommen Zu einer teilbezahlten Abrechnung nach GNotKG kann eine vollstreckbare Ausfertigung erstellt werden Zu einer Abrechnung nach GNotKG kann in Verbindung mit der Erstellung einer vollstreckbaren Ausfertigung über teilbezahlte Rechnungen die Funktion Weitere Urkunden genutzt werden Die Erstellung einer vollstreckbaren Ausfertigung ist möglich, wenn eine GNotKG Abrechnung über mehrere Urkunden erstellt worden ist 1.12 Excel Auswertungen Bei der Auswertung Kostenstellenkonto (BWA) werden etwaig vergebene Berechtigungen berücksichtigt Bei der Funktion Kanzlei-Monitor gibt es keine Differenzen zwischen der Auswertung Buchhaltungsauswertung Umsatzstatistik und der Auswahl im Kanzlei Monitor Anwälte Umsatzentwicklung Bei der Auswertung Rechnungswesen - Zahlungsverkehr werden im Bereich Ersteller jetzt Sachbearbeiter/- bearbeiterinnen und Rechtsanwälte/-anwältinnen gelistet Die Namen von angelegten Schablonen bei den Auswertungen der Buchhaltung werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt 1.13 AnNoText Online Akte Änderungen in Dokumenten werden in der Vorschau angezeigt, wenn das Dokument überschrieben worden ist Die Sortierung der Dokumentenliste basiert jetzt auf dem zuletzt geände999999rten Datum Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 20 -

21 1.14 Elektronische Schadenabwicklung Dateinamen werden jetzt auch im GDV-Dienst auf Sonderzeichen geprüft Der Versand der Aufträge aus der Warteschlange heraus ist optimiert worden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 21 -

22 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText Administration Berechtigungsmanagement Bei den programmbezogenen Zugangsberechtigungen besteht im Programm Adressmanagement die Möglichkeit, für das Bearbeiten von Bankverbindungen die Berechtigung zu entziehen Sind die sachkontenbezogenen Zugangsberechtigungen aktiviert und zu einem oder mehreren Sachkonten (bspw. Finanzkonten) ist die Berechtigung entzogen, wird dies auch bei der Anzeige der Ausgabewarteschlange in der Ansicht Büro berücksichtigt Dokumentenmanagement Im Umgang mit dem Platzhalter [M_OWN_RTFGRUSS] werden unnötige Absätze am Ende des Platzhalters vermieden Bei der Erstellung von Rubren im Bereich der Gerichtskorrespondenz stehen neue Platzhalter für eine Anwendung zur Verfügung Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/2 Im Umgang mit dem Textbaustein Aufforderungsschreiben aus dem Bereich Forderungsmanagement werden die Pronomen und Endungen bei den Angaben zur Mandantschaft und zum Gegner unterstützt Datenmanagement Bei der Auswahl Aktivitäten löschen werden beim Löschen oder Übertragen von Terminen auch Gruppen-und Serientermine berücksichtigt Programmeinstellungen Aktenmanagement - Kollisionsprüfung In den Programmeinstellungen zum Aktenmanagement - Allgemeine Einstellungen - besteht im Bereich der Kollisionsprüfung die Möglichkeit - beim Umgang mit mehreren Bürogemeinschaften - Bürogemeinschaften von der integrierten oder manuellen Kollisionsprüfung auszuschließen. Eine entsprechende Bürogemeinschaft wird mit einem Klick auf die rechte Maustaste markiert und die Befehle Bürogemeinschaft ausschließen und Bürogemeinschaft einschließen stehen zur Auswahl Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 22 -

23 1.2 AnNoText / bea Der erneute Versand eines bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qes) versehenen Dokumentes ist ohne eine erneute Signatur möglich Das Einlesen der bea Nachricht eines Mahngerichts mit mehreren Quittungsdateien im Anhang wird unterstützt Prüfprotokolle für Kammerkurznachrichten werden verarbeitet Schutzschriftenregister können verarbeitet werden Im bea-sendedialog sind bei einer Anzeigeeinstellung von 150% die Buttons zum Hinzufügen von Empfängern sichtbar Im Sendeprotokoll werden die Aktenzeichen des Empfängers und des Absenders korrekt wiedergegeben Wird beim Versand eines Schreibens ein EEB angefordert, kann in der Antwort-Nachricht erkannt werden, ob das EEB abgelehnt oder akzeptiert worden ist XJustiz-Dateien enthalten jetzt sowohl das Aktenzeichen des Empfängers als auch das Aktenzeichen des Absenders Die Zertifikate in der Zertifikatauswahl werden jetzt nicht mehr gruppiert nach Seriennummer dargestellt. Nur noch die von der Mentana-API gelieferten Zertifikate werden unter 'Kartenlesegeräte' gelistet. Dadurch kann das korrekte Zertifikat ausgewählt werden Beim Erzeugen einer EEB-Antwort wird die ursprüngliche xjustiz_nachricht.xml ebenfalls zur Postmappe hinzugefügt 1.3 Ansicht Akte Die Angaben zu den verwandten Akten sind optimiert worden Bei einer Aktenablage werden bei der Saldenprüfung im Bereich steuerpflichtige Auslagen nur noch die Netto- Werte überprüft Im Bereich Auswerten - Leistungsübersichten - ist die Auswahl Abrechnungsprüfung hinzugefügt worden Zu einer Akte wird zu einem späteren Zeitpunkt noch ein weiterer Beteiligter aufgenommen. Die Angaben zu diesem weiteren Beteiligten werden in der Ansicht Strukturiert korrekt angezeigt Bei der Leistungsübersicht werden die zu einer Akte erfassten Zeiteinträge in den Bereichen Alle Einträge - Nicht abgerechnet - Abgerechnet wieder korrekt angezeigt 1.4 Ansicht ToDo Die Funktion Dokumenten und deren Verfügungen kann wieder dauerhaft in den Hintergrund gelegt bzw. ausgeblendet werden Im Bereich der Postmappen wird angezeigt, wie viele Postmappen zur Bearbeitung/zum Versand bereitstehen Werden zu einem Dokument im Posteingang mehrere ToDo s verknüpft (Funktion: Mehrfachverfügen) und das Dokument zur Akte gespeichert, wird das Dokument anschließend nicht mehr in der Posteingangs-Liste angezeigt Im Kalenderblatt wird das kaufmännische und (&) übernommen und entsprechend angezeigt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 23 -

24 Ein Posteingang wird zu der Historie einer Akte gespeichert. Das Aktenzeichen dieser Akte wird bei einer anschließenden Anwendung der Tastenkombination STRG + A (Dialog der Aktensuche) wieder automatisch vorgeschlagen 1.5 Ansicht Büro Im Bereich Rechnungen/Gutschriften/Stornierungen erfolgt die Sortierung in der linken Baumstruktur nach der Rechnungsnummer Im Bereich der Ausgabewarteschlange können unter Jobs zu einer SEPA Überweisung bei Bedarf ein Protokoll und/oder ein Begleitzettel angezeigt werden 1.6 Buchhaltung Die neuste ELSTER-Version ( vom ) ist Bestandteil dieses AnNoText-Updates Bei einer aktenbezogenen Belegbuchung zu einer abgelegten Akte kann bei der Buchungseingabe unmittelbar das Reaktivieren der betroffenen Akte bewirkt werden Die Bearbeitung der Rechnungsumsatzverteilung zu einer Abrechnung nach Leistung ist optimiert worden 1.7 Leistungserfassung Bei einem Zeiteintrag wird im Bereich der Tätigkeitsbeschreibung eine Raute (#) mit verwendet. Die Tätigkeitsbeschreibung nach der Raute wird bei der Rechnungserstellung nicht mehr abgeschnitten 1.8 Rechnungswesen Bei der Anwendung der bilanzierenden Buchhaltung und nach der Durchführung eines Rechnungsstornos wird anschließend im Mandantenkonto die Auslagenpauschale nicht mehr als noch offen angezeigt Bei Anwendung der Funktion Vollstreckbare Ausfertigung wird der komplette Inhalt des Kostenblattes übernommen Eine RVG Abrechnung mit Mehrvergleich wird als Entwurf erstellt. Bei der Übernahme der Entwurfsrechnung wird der Rechnungsbetrag korrekt gebucht Zu einer Akte wird eine Abrechnung GNotKG erstellt. Sind zuvor in dieser Akte über die Buchhaltung bspw. Auslagen gebucht worden und diese Auslagen sind nicht in das Kostenblatt übernommen worden, erscheint beim Fertigstellen der Angaben im Kostenblatt ein entsprechender Hinweis darauf, dass angefallene Geldbewegungen noch nicht erfasst worden sind Die Funktion Automatisch sortieren ist optimiert worden Bei einer GNotKG Abrechnung mit Übernahme der Gebühren in ein Kostenregister werden die Gebühren im Falle einer Bewertung der Kosten nach 94 GNotKG korrekt übernommen 1.9 Historie In der Postmappe signierte Dokumente werden nach dem Versand in der Historie korrekt angezeigt Der Import eines Dokuments zur Historie, wo der Dateiname ein + Zeichen beinhaltet, ist möglich. Darüber hinaus können Dokumente mit Dateinamen in chinesischer und/oder kyrillischer Schrift importiert werden Der Import einer ohne Betreff-Angaben zur Historie einer Akte ist möglich Ein Ordner mit Inhalt (bspw. aus Explorer) kann wieder zu Historie einer Akte importiert werden Bei der Übernahme von Dokumenten aus der Historie zum Versand über eine Postmappe werden die korrekten Dokumentennamen in der Postmappe angezeigt Beim Versand von Dokumenten über die Postmappe mittels bea bleibt der bea-typ, der einem Dokument in der Postmappe zugewiesen worden ist, nach dem Ausfertigen und Weiterleiten zur Prüfung und/oder Signatur erhalten Beim Speichern eines Dokuments in anderer Akte wird der Dokumentenname korrekt in die Historie übernommen Werden Dokumente aus dem Bereich Dokumente ohne Zuordnung in einen Unterordner verschoben, aktualisiert sich die Historie wieder automatisch Der Re-Import von PDF-Dokumenten wurde optimiert Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 24 -

25 Beim Speichern eines Dokumentes zur Historie einer Akte wird im Bereich Speichern in Ordner in der Auswahlliste in der obersten Ebene das Zeichen \ nicht mehr aufgeführt Ein Dokument (bspw. aus einem Explorer-Verzeichnis) wird in Word geöffnet und soll zur Historie einer AnNoText-Akte gespeichert werden (Funktion Speichern in der Registerkarte AnNoText). Hierbei wird der Dokumentenname vorgeschlagen 1.10 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Im Bereich der Gerichtstandvereinbarung (Registerkarte ZV zur Akte) kann ein Amtsgericht ausgewählt werden, auch wenn der Streitwert über 5.000,00 beträgt, bspw. bei Vollkaufleuten Bei einer bestimmten Vorgehensweise ist es vorgekommen, dass bei einem Mahnverfahren gegen Gesamtschuldner in den ZV-Formularen (Vollstreckungsauftrag und Pfändung/Überweisungsbeschluss) in der Forderungsaufstellung der Formulare die Kosten des Mahn-/Vollstreckungsbescheides doppelt berechnet worden sind Etwaig angefallene und als steuerfreie Auslagen gebuchte Gerichtsvollzieherkosten werden bei der Durchführung der ZV-Maßnahmen Neuzustellungsantrag Mahnbescheid und/oder Neuzustellungsantrag Vollstreckungsbescheid nicht als Auslagen in den jeweiligen Antrag übernommen Der Abschlussbericht kann wieder durchgeführt werden ohne Hinweis auf einen durchzuführenden Jahreswechsel Angefallene Auskunftskosten werden korrekt in den Formularen Vollstreckungsauftrag und Pfändungs- und Überweisungsbeschluss im Bereich Forderungsaufstellung wiedergegeben. Auch für den Fall, das eine Neuzustellung eines Mahnbescheides und/oder Vollstreckungsbescheides nach vorheriger Auskunftsermittlung durchgeführt worden ist 1.11 Extras - Juristische Hilfen Im Bereich der Unterhaltstabellen steht die Düsseldorfer Tabelle ab für eine Anwendung zur Verfügung 1.12 Excel Auswertungen Bei der Auswertung eines Kostenstellenkontos wird, in Verbindung mit einer Abschreibungsbuchung, der Saldo korrekt angezeigt Bei der Auswertung Wiedervorlagen-Liste inkl. Bemerkung zur Akte werden die Angaben aus dem Bemerkungsfeld der Akte auch gedruckt Die Auswertung Abrechnungsprüfung aus dem Bereich Leistungsübersichten wurde optimiert, wenn die Auswahl Leistungserbringer getroffen worden ist In der Registerkarte ANNOTEXT BUHA besteht die Möglichkeit die Funktion Kanzlei Monitor in Form einer Testlizenz zu nutzen. Dank des AnNoText Kanzleimonitors wird die Vielzahl der Kanzleidaten, die heute bereits vorliegen, in aussagekräftige Erkenntnisse transformiert, die wichtige Handlungsempfehlungen für die unternehmerische Steuerung der Kanzlei geben. Der AnNoText Kanzleimonitor unterstützt Sie dabei, die Komplexität der Datenanalysen zu reduzieren. So können Sie einfacher als je zuvor umfängliche und stetig wachsende Datenmengen auswerten, um unternehmerische Schlüsselfragen zu beantworten automatisch und per Knopfdruck. Die Testlizenz läuft nach 45 Tagen ab Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/ Smarte AnwaltsAkte Eine Arbeitskopie zu einem Dokument kann gelöscht werden 1.14 AnNoText Online Akte Die Zusammenfassung des Forderungskonto wurde nicht bei allen Felder korrekt dargestellt Upload von Dateien mit Umlauten im Dateinamen Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 25 -

26 Neu: Preview-Unterstützung von.tif/-tiff Dokumenten Neu: Preview-Unterstützung von -eml Dokumenten Die Eingaben im Feld Anzeigename sind auf 50 Zeichen begrenzt Im Postkorb Online Akte Aktenerfassung steht im Bereich Verfügen die Funktion Mandant annehmen wieder zur Verfügung 1.15 Dictaplus Sofern ein Mitarbeiter in mehreren Bürogemeinschaften von AnNoText angemeldet ist, erscheint nach dem Fertigstellen eines Diktates die Anmeldemaske von AnNoText nicht mehrfach 1.16 AnNoText Werkzeuge Bei Anwendung der Funktion Bausteine (Bücher) können die Textbausteine wieder mehrfach aufgerufen werden 1.17 Anwaltsnotariat Der Eingabe einer E-Mai-Adresse in der Adressverwaltung wird korrekt gespeichert Die Angaben zu einem individuellen Betreff bei der Aktenanlage werden korrekt gespeichert Im Bereich Urkundenrolle werden Angaben zum Ort einer Zweigstelle auch in der alphabetischen Namensliste und in der Statistik wiedergegeben Nach der Zusammenführung von Dubletten (Doppelte Adressaten löschen) in AnNoText wird der Beteiligte in TriNotar wieder angezeigt Leerzeilen bei neu erstellten Vollzugsmustern treten nicht mehr auf Bei der Anlage von neuen Klienten Akten werden die Tabellen zum Familienstand bzw. Güterstand gefüllt Änderungen bei der Unterschrift (bspw. zweizeilig) werden gespeichert Bei der Bearbeitung der Beteiligten zu einer Urkunde werden die Beteiligten in der Reihenfolge in eine Gruppe verschoben. Die geänderte Reihenfolge wird in die Vorschau übernommen und entsprechend gespeichert Vollzugsmuster können wieder erstellt werden Die Synchronisation von Beteiligten aus TriNotar nach AnNoText ist nochmals optimiert worden Beim Hinzufügen eines Ausweises wird dieser anschließend nicht mehr doppelt hinzugefügt/angezeigt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 26 -

27 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 Leistungserfassung Änderungen in den Feldern Tätigkeit und Tätigkeitsbeschreibung sind auch dann möglich, wenn der Status eines entsprechenden Zeiteintrags auf nicht abrechenbar gesetzt ist 1.2 AnNoText / bea Wenn das Nachrichtenjournal nicht abgerufen werden kann, wird dies entsprechend im Prüfprotokoll ausgegeben Optimierung beim Import einer bea-nachricht Bei der Vorschau eines PDF Dokuments im bea Postfach ist die Option Drucken anwendbar Bei der Bearbeitung von Postmappen ist die bisherige Bezeichnung Postmappe ausgetauscht worden gegen die Bezeichnung Nächster Arbeitsschritt für die ausgewählte(n) Postmappe(n) 1.3 Ansicht Adressat Bei der Adresssuche ist die Option auch phonetisch suchen vorbelegt. Wurde im Name-Feld der Platzhalter * verwendet in der Form, das dieser Platzhalter vor und/oder hinter den Namen eines Adressaten ergänzend eingegeben worden ist, führte dies dazu, dass der Adressat unter Umständen nicht gefunden werden konnte 1.4 AnNoText Online Akte Optimierung im Bereich der Auflistung Neuigkeiten 1.5 Buchhaltung Im EÜR Formular werden für Schuldzinsen und Bewirtungsaufwendungen die entsprechenden Beträge den richtigen Randziffern korrekt zugeordnet Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 27 -

28 1.6 Rechnungswesen In einer RVG Abrechnung sind u.a. Kopierkosten nach VV b und/oder c abgerechnet worden. Sporadisch ist es vorgekommen, dass die Sollstellung im Mandantenkonto nicht korrekt angezeigt worden ist 1.7 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Es existiert ein Forderungskonto mit mehreren Schuldnern. Ein Schuldner wird deaktiviert. Auch nach einer etwaigen Forderungskontenkorrektur bleibt dieser Schuldner deaktiviert 1.8 Smarte AnwaltsAkte Die OCR unterstützt jetzt auch auf dem Kopf stehende und querstehende Dokumente Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 28 -

29 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText / bea Beim Empfang von Nachrichten, die über das EGVP-Netzwerk gesendet wurden, werden von Gericht unterschiedlich angebrachte Meta-Markierungen bei XML-Dateien korrekt verarbeitet Versandarten für Tagespost wurden angepasst, per EGPV entfernt und vorab per bea ergänzt Bei aktiviertem bea konnte es in bestimmten Situationen zu einem weißen Bildschirm beim Öffnen von AnNoText kommen bea-nachrichten mit mehreren EDA-Dateien können vollständig verarbeitet werden Kompatibilität zu Office 2019 ergänzt DS-GVO Löschlauf kann auch dann ausgeführt werden, wenn zu den Mandanten noch Dokumenten vorhanden sind 1.1 GNotKG/RVG/Leistungsabrechnung Abrechnung mit Datenübermittlung kann durchgeführt werden Rechnungsentwürfe mit Zeiteinträgen können bearbeitet werden Bei GNotKG-Rechnungen wird der Geschäftswert inkl. öffnender Klammer ausgegeben 1.2 Buchhaltung Bei der Umsatzneuverteilung kann ein Datum angegeben werden, so dass auch jahresübergreifend neu verteilt werden kann Es entstehen keine Differenzen zwischen Kostenstellenrechnung und Kostenstellenkonto mehr Nach Umsatzneuverteilung treten bei der DATEV-Übertragung keine Rundungsfehler mehr auf 1.3 Excel Auswertungen Umrechnungen von Dezimal-Darstellungen im Bereich der Leistungserfassung funktioniert korrekt Filter für nur Rechnungen und Gutschriften im einfachen Rechnungsausgangsbuch werden korrekt interpretiert Performance-Optimierungen beim Erstellen der Auswertung Benutzerbezogener Leistungen nach Kategorie Zeitaufwand 1.4 Smarte AnwaltsAkte Benutzerkonten mit - im Namen können angelegt werden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 29 -

30 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText / bea Das Hochladen (Upload) einer Nachricht mit einem großen Anhang ist optimiert worden Verständlichere Rückmeldungen, bspw. bei Problemen bei der Anmeldung beim bea Optimierung beim Öffnen der Postmappe Zu prüfen/signieren in der ToDo-Ansicht Beim Empfang von Nachrichten, die über das EGVP-Netzwerk gesendet wurden, wird der Nachrichtentext korrekt angezeigt Beim Empfang von Nachrichten werden neben.p7s-zertifikatsdateien auch Dateien mit der Endung.pkcs7 berücksichtigt 1.2 Historie Das Kopieren von Dokumenten über die Merkliste ist korrigiert worden. Beispielsweise wird eine mit 3 Anhängen korrekterweise nur einmal kopiert und nicht mehrfach 1.3 Leistungserfassung Bei der Tätigkeitsbeschreibung können nicht mehr als Zeichen eingegeben werden Umsätze aus einer Unterakte für Leistungserfassung werden dem in der Unterakte befindlichen Referat zugewiesen werden und nicht dem Referat der Hauptakte? 1.4 AnNoText Online Akte Sind mehrere Versionen eines Dokuments zur Einsicht in der Online Akte freigegeben, wird nunmehr das letzte Änderungsdatum zu den jeweiligen Versionen angezeigt 1.5 Excel Auswertungen Bei den Auswertungen zu den Leistungsübersichten (Zeiteinträgen) ist die Summenbildung erweitert worden beim Vorhandensein von gemischten Zeiteinträgen nach Dezimal und Minuten Bei der Auswertung zur Ust-Verprobung wird die Differenz zum 13 b (Formularzeile 26) korrekt berechnet 1.6 Unfallprogramm Die Rechnungsnummernvergabe in Verbindung mit Schadenserhöhungen und einem damit etwaig verbunden Gebührensprung ist korrigiert worden 1.7 Dictaplus Bei der Erstellung eines digitalen Diktats kann durch eine Auswahl in den allgemeinen Einstellungen, Bereich Sprachverarbeitung (Registerkarte Datei - Optionen - Allgemeine Einstellungen) festgelegt werden, ob zu Beginn eine digitalen Diktats die Eingabemaske zur Dokumentenerstellung für eine Anwendung zur Verfügung gestellt werden soll oder nicht. Hierzu ist die Abfrage Akteninformation an DictaPlus übergeben entsprechend durch Anklicken zu aktivieren Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 30 -

31 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText / bea EDA Dateien können signiert werden Beim Versand von EDA Dateien wird der korrekte Dateiname übergeben Eingehende EDA-Dateien werden korrekt verarbeitet Die Vorschau des EEB (Elektronisches Empfangsbekenntnis) ist optimiert worden Beim Herunterladen von bea Nachrichten kann ausgewählt werden, ob das Statusfenster immer im Vordergrund gehalten oder ob das Statusfenster nicht mehr angezeigt werden soll Im bea-prüfprotokoll wird das Ergebnis der Prüfung des Zertifikats für den vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) mit einem gelben Prüfergebnis angegeben. Dies weil einige Prüfungen nicht durchgeführt werden konnten, z.b. Prüfung des Sperrstatus des Zertifikats. Erläuterung: Das VHN-Zertifikat wird bei Versand einer Nachricht vom bea-system verwendet, wenn der Postfachbesitzer über die bea-karte angemeldet ist. In diesem Fall müssen die versendeten Schriftsätze nicht mittels eine qes signiert werden. Wir haben die Protokolle entsprechend der neuen bea-web-anwendung angepasst. Die Zertifikatsinformationen des VHN-Zertifikats werden nun angegeben, aber geprüft wird es nicht mehr. Somit entspricht unser Prüfprotokoll wieder dem Prüfprotokoll des bea- Produktivsystem Wird ein Schriftsatz über die AnNoText bea-schnittstelle eingereicht bleibt das Feld gerichtliches Aktenzeichen" und eigenes Aktenzeichen bei der Eingangsnachricht des Gerichts leer, obwohl das Aktenzeichen in der Ausgangsnachricht (AnNoText-Eingabemaske) ordnungsgemäß angegeben wurden Die xjustiz_nachricht.xml wird korrekt erzeugt 1.2 AnNoText / Administration Im Bereich Dokumentenmanagement wird bei der Erstellung von neuen Textbausteinen und der Verwendung des Haltepunktes Zahl mit Übersetzung in Worte dieser Haltepunkt korrekt umgesetzt Im Bereich Mitarbeiter - Eigenschaften - wird die Einstellung zur Abfrage CTI - keinen automatischen Telefonrückruf erstellen korrekt gespeichert 1.3 Ansicht Akte Bei der Ansicht Mandantenkonto - Registerkarte Rechnungen/Zahlungen - kann beim Markieren einer Rechnung das Rechnungsdokument wieder geöffnet werden 1.4 Berechtigungen Wenn eine Akte für einen Mitarbeiter gesperrt ist, kann man auch über die Aktensuche nicht auf diese Akte zugreifen 1.5 Buchhaltung Die Übergabe der Daten an DATEV wird auch korrekt durchgeführt wenn die Einstellung DATEV -Buchungen splitten pro Kostenstelle - gewählt und darüber hinaus zu einer Ursprungsbuchung die Umsatzverteilung geändert worden ist Keine Abweichungen mehr bei der Auswertung Ust-Verprobung zur ELSTER Druckvorschau Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 31 -

32 Bei Anwendung der bilanzierenden Buchhaltung und der Durchführung einer Einzel Abrechnung im Bereich Mahnverfahren und ZV/Forderungsmanagement werden bei einem Geldeingang auf diese Rechnung die Buchungen korrekt ausgeführt 1.6 Historie Wenn der Dateiname eines Anhangs zu einer bea Nachricht länger als 60 Zeichen ist, wird die Datei in der Historie korrekt dargestellt In bestimmten Situationen wurde die Word zu PDF Konvertierung als PDF/A durchgeführt. Richtig wäre aber PDF gewesen. Durch die PDF/A Einschränkungen kam es dann bei einigen Briefvorlagen zu schwarzen Rändern oder anderen Artefakten. Kunden, die dieses Problem bemerkt haben, sollten Ihre Briefvorlagen zeitnah PDF/A kompatibel gestalten. Der ELRV erwartet PDF-Dateien im PDF/A Format. Das Erstellen von Passwort Geschützen PDF-Dateien kann in Abhängigkeit der im Ursprungsdokument enthaltenen Formatanweisungen nicht durchgeführt werden. Der Konvertier-Prozess bleibt dann stehen Unter Umständen ist es vorgekommen, dass bei Dokumenten die in die Historie importiert worden sind und die Endung dotx Bestandteil des Dateinamens ist, diese Dokumente mit Word geöffnet worden sind, obgleich es sich um ein PDF gehandelt hat, bspw. Klageerwiderung.dotx.pdf 1.7 Leistungserfassung Die Erfassung von Zeiteinträge zu denen eine Budgetaktualisierung durchgeführt wird, ist optimiert worden 1.8 Rechnungswesen Aus der Gruppe Weitere Rechnungsmaßnahmen kann die Funktion Vollstreckbare Ausfertigung (zu einer Abrechnung nach GNotKG) wieder genutzt werden Das Verfahren RVG Abrechnung mit Datenübermittlung kann wieder genutzt werden 1.9 Verfügen/Speichen von Dokumenten Beim Verfügen/Speichern von Dokumenten ohne Aktenbezug und Angaben zum Beteiligten erscheint ein Hinweis, der auf diesen Umstand aufmerksam macht 1.10 Posteingangssignalisierung Die Posteingangssignalisierung (Option Benachrichtigung bei neuem Eingang im Postkorb ) ist optimiert worden. Diese war nicht immer synchron mit einer vollen Minute 1.11 ToDo Ansicht / Postkörbe Die Postkörbe werden in Gruppen angezeigt und innerhalb der Gruppen alphabetisch sortiert. Beispielsweise eine Gruppe bea in der die jeweiligen Benutzer eines bea Postkorbs dann alphabetisch untereinander gelistet werden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 32 -

33 1.12 Unfallprogramm Im Wege der Schadensaufgabe ist eine RVG Abrechnung erstellt worden. Nach einer etwaigen Schadenserhöhung die nicht mit einem Gebührensprung verbunden ist, wird keine weitere Abrechnung erstellt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 33 -

34 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText / bea 1. bea Login funktioniert zeitweise nicht Problem/Ursache: Zeitweise liefern die bea WebServer des Produktivsystems anstatt eines CRLF nur ein LF im HTTPS Header und wir konnten auch beobachten, dass sich der Umgang mit dem bea Session-Token im Anmeldeprozess auf der Produktivumgebung unterschiedlich verhält. Lösung: In der neuen Version haben wir im Quellcode von der strikten Implementierung des HTTP-Standards auf eine tolerantere Interpretation umgestellt, die auch nicht dem Standard entsprechende HTTP-Header zulässt. Zusätzlich haben wir das Handling für den Session-Token angepasst. 2. bea Nachrichten an ein Gericht können nicht gelesen werden Problem/Ursache: Die an ein Gericht übermittelten Anlagen können vom Gericht nicht gelesen werden; der bea Web-Client stellt diese Anlagen aber ordnungsgemäß im Ordner Gesendet dar. Die beschreibende XML Struktur der beigefügten Anhänge einer Nachricht im OSCI Protokoll enthielt bisher einen Tag mit dem Hash-Wert der jeweiligen Anlage. Dieser Tag muss nun den Nachrichtenschlüssel für die jeweilige Anlage enthalten. Wann und warum diese Änderung durchgeführt wurde können wir derzeit nicht rekonstruieren. Testnachrichten an unser EGVP Test-Postfach aus dem letzten Jahr haben nachweislich funktioniert. Lösung: Mit der zur Verfügung Stellung eines neuen EGVP Test-Client durch die BRAK in den vergangenen Tagen waren wir in der Lage, den Unterschied in der beschreibende XML Struktur zu lokalisieren und entsprechend zu ändern 3. bea Mitarbeiter-Karten können nicht verwendet werden Problem/Ursache: Hier lag der Fehler auf unserer Seite. Wir haben im letzten Testlauf vergessen, auch den Zugang über die Mitarbeiterkarte gemeinschaftlich mit dem Hersteller der Signaturkartenkomponenten zu testen. Lösung: Update der Signaturkartenkomponenten ist erfolgt 4. bea Signatur Überprüfung Problem/Ursache: Die CheckDetachedSignature Funktion der Signaturkartenkomponente löst bei einigen, im Feld übermittelten Signaturen, aufgrund einer nicht vollständig vorhandenen P7s-Struktur, eine Zugriffsverletzung aus. Für den Anwender stürzt dann die Auskunft z.b. beim Start oder in der folgenden Nutzung ab Lösung: Update der Signaturkartenkomponenten ist erfolgt Das Format des Postfachnamens ist der bea Weboberfläche angepasst worden 1.2 Ansicht Akte Geänderte Angaben zu Notizen werden bei einem Aktenwechsel gespeichert Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 34 -

35 1.3 Import von s Beim Import von s erscheint keine Meldung mehr, wenn ein Adressat nicht ausgewählt worden ist 1.4 Historie Die Bearbeitung mehrerer, parallel geöffneter Dokumente aus der AnNoText Historie ist wieder möglich Dokumente aus TriNotar können in die Sammelmappe übergeben werden 1.5 Leistungserfassung Bei der Budgetierung werden abgerechnete (bereits verbrauchte) Zeiteinträge berücksichtigt 1.6 Mahnwesen Mahnungen für eine bestimmte Akte können wieder durchgeführt werden 1.7 Rechnungswesen Bei eine Abrechnung GNotKG können im Bereich der Wertermittlung mehr als neun Geschäftswerte hinzugefügt werden Die Honorarsollstellung nach einer Rabattierung (Kürzel RABATT) wird korrekt gebildet Das Verwerfen eines Rechnungsentwurfs ist wieder möglich Das Nacherfassen von Rechnungen führte bei der Bruttoeingabe bei einer bestimmten Vorgehensweise zur Verdopplung des Umsatzsteuerbetrages 1.8 Excel Auswertungen Bei der Auswertung des Aktenregisters und der Auswahl Mit beteiligten Mandanten und Gegnern wird die Adresse des Gegners angezeigt, auch wenn zu einem Gegner eine Beziehung erfasst worden ist. In diesem Fall wurde fälschlicherweise die Adresse der Beziehung im Aktenregister angezeigt Bei der Auswertung Rechnungsausgangsbuch - Erweitert wird das korrekte Datum eines Zahlungseingangs angezeigt 1.9 ToDo s Ein ToDo wird ohne Aktenbezug aufgenommen. Bei der Bearbeitung eines entsprechenden ToDo s wird auch hier kein Bezug zu einer Akte angezeigt 1.10 ToDo s - Posteingang Das Speichern von im Posteingang befindlichen Dokumenten in ein Verzeichnis auf der Festlatte funktioniert wieder 1.11 Schadenschnittstelle econsult Werden in einer Akte sowohl eine Haftpflicht- als auch eine Rechtsschutzversicherung behandelt, ist es auf dem neuen econsult-server unter Umständen zu einem Problem gekommen, weil versucht wurde eine 2. Web-Akte mit der gleichen Kombination Aktenzeichen - Rubrum zu erstellen 1.12 DictaPlus Die DictaPlus Angaben im Options-Dialog der Auskunft werden korrekt angezeigt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 35 -

36 1.13 AnNoText Werkzeuge Die Funktion Bausteine (Bücher) ist optimiert worden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 36 -

37 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText - Starten bei aktiviertem bea-zugang Beim Starten von AnNoText konnte es bei Kanzleiweit aktiviertem bea-zugang zu einer fast vollständig weiß dargestellten Auskunft kommen, welche nicht bedienbar war 1.2 AnNoText Administration - Dokumentenmanagement Unter Umständen ist vorgekommen, dass Vorlagen und Dokumente nicht gelöscht werden konnten 1.3 AnNoText Administration - Mitarbeiter Die Eingabefelder zur Eingabe der bea-id bzw. der ben-id sind auf 100 Zeichen verlängert worden 1.4 Ansicht Akte Nach der Übernahme einer Beziehung zu einem Adressaten können in den Spalten AZ1 und AZ2 entsprechende Daten die Beziehung betreffend erfasst werden 1.5 Ansicht Adressat - Löschlauf Artikel 17 DSGVO In der Gruppe Löschen besteht bei der Auswahl der Funktion Vernichten die Möglichkeit Adressaten, die u. a. an keiner Akte mehr beteiligt sind, zu löschen. Hierzu steht ein Löschlauf im Sinne des Artikels 17 der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) für eine Anwendung zur Verfügung. Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/1 Beim Löschen von Adressaten werden ggf. verknüpfte Vertragsmatrixen mitgelöscht. Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 37 -

38 1.6 Buchhaltung Die EÜR Zeilennummern sind aktualisiert worden für eine Berücksichtigung im EÜR Formular Die Darstellung im Mandantenkonto bei einer stornierten Rechnung und storniertem Geldeingang ist korrekt Bei der DATEV Übertragung werden Kostenstellen mit übertragen Geldeingänge zu einer GNotKG Abrechnung werden im Mandantenkonto bei Auswahl der Layouts Netto/Brutto und/oder erweitert korrekt dargestellt Im Bereich Umsatzsteuer steht der Menüpunkt Monat per Formularausdruck nicht mehr für eine Anwendung zur Verfügung. Hierfür steht die Druckvorschau der ELSTER-Schnittstelle zur Verfügung (Menüpunkt Monat/Quartal per Elster) Im Mandantenkonto ist bei der Auswahl der Funktion Umsatzverteilung ändern der Betrag führend 1.7 Cockpit Das Cockpit ist um die Funktion erweitert worden, dass Smarte AnwaltsAkten aus dem Cockpit heraus geöffnet werden Wenn mehrere Mitarbeiter in einem Netzwerk arbeiten ist es vorgekommen, dass die Liste der zuletzt verwendeten Akten aus weniger als 10 Einträge gekürzt worden ist 1.8 Dokumentenerstellung Ein neues Dokument wird erstellt. Über die Funktion Versand wird der Postweg ausgewählt und hier der Versand des Dokuments nicht als Original sondern als Entwurf (oder Abschrift/Kopie). Das Dokument wird anschließend nicht mehr ohne Speicherabfrage geschlossen Beim Speichern eines extern erstellten Dokumentes wird nach der Eingabe des Aktenzeichens der zuvor eingegebene Dokumentenname nicht mehr überschrieben Für die Wiedergabe eines Tagesdatums in der Form Donnerstag, 16. August 2018, steht ergänzend der Platzhalter [M_LLTAGDATUM] für eine Anwendung zur Verfügung Wenn ein historisiertes Dokument überarbeitet und als neue Version zur Historie gespeichert wird kann erreicht werden, dass in der Historie neben dem aktualisierten Datum des Dokuments auch das Ereignisdatum aktualisiert wird. Im Programm AnNoText Administration kann unter Dokumentenmanagement - Allgemeine Einstellungen - Allgemeine Einstellungen im Bereich Versionierung eine entsprechende Abfrage aktiviert werden 1.9 Historie - Darstellung der Historie Bei der Ansicht der Historie kann zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen gewählt werden. Unter anderen kann bspw. ausgewählt werden, ob die Anlagen (Attachments) zu einer archivierten generell mit angezeigt werden sollen oder nicht. Über die Funktion einer Unterliste kann dies bewirkt werden. Unterschiedliche Versionen zu einem Dokument werden jetzt ebenfalls unter dem aktuellen Dokument in einer Unterliste angezeigt. Die Darstellungsform kann in der Registerkarte Datei untere Optionen - Historie festgelegt werden Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/1 Beim Import eine über Drag & Drop ist beim Import-Dialog die Abfrage Aktenbezug herstellen aktiviert 1.10 Historie - Funktion Sammelmappe Dokumente aus einer Akte oder auch aus unterschiedlichen Akten können zu einer Sammelmappe hinzugefügt werden. Die entsprechende Funktion Dokument zur Sammelmappe hinzufügen ersetzt die bisherige Funktion Senden an Postmappe Versand (Ad hoc). Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/1 Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 38 -

39 1.11 Historie - Funktion Dokument zur Postmappe hinzufügen Die Funktion Dokument zur Postmappe hinzufügen ersetzt die bisherige Funktion Senden an Postmappe Versand (Workflow) Über eine entsprechende Funktion der rechten Maustaste können Dokumente in der Historie für ein Hinzufügen in die Postmappe markiert werden. Es stehen die Befehle Neue Postmappe und Zur Postmappe einer anderen Akte hinzufügen für eine Anwendung zur Verfügung. Bei der Auswahl Neue Postmappe muss ein Name für die Postmappe vergeben. Im weiteren Verlauf wird die Versandart festgelegt, insbesondere hier auch der Versand mittels bea. Der Inhalt einer Postmappe kann zum Signieren/Freigeben einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin vorgelegt werden, und/oder der Versand der Postmappe soll durch einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin erfolgen Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/ Postmappe Beim Aufbringen von Stempeln in der Postmappe auf bestehende PDF-Dokument kann es zu starken Vergrößerungen bzw. Verkleinerungen und falschen Positionen kommen, sofern die PDF-Dokumente nicht einem Standard-DIN A4 Format entsprechen 1.13 Leistungserfassung Bei der Schnellerfassung sind im Bereich Optionen die Funktionen Fenster links angedockt, bzw. Fenster rechts angedockt optimiert worden 1.14 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Bei der Ausführung der Maßnahme ZVA (Standard) werden im Formular Vollstreckungsauftrag in den Bereichen N1 und N2 etwaig erfasste Angaben gespeichert und ausgedruckt Soll in einer Akte in der mehrere Drittschuldner als Beziehung zu einem Gegner aufgenommen worden sind, ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss gegen nur einen der Drittschuldner durchgeführt werden, so muss zu diesem Drittschuldner der entsprechende Anspruchsgrund aktiviert und zu den übrigen Drittschuldner der Anspruchsgrund deaktiviert werden Inkassoakten: Bei der Erstellung von Einzelabrechnungen werden nun sowohl bei dem Modus Anzeige für Direktausgabe als auch bei Direktausgabe die Rechnungen in der Historie in ein PDF umgewandelt. Ein nachträgliches Ändern bzw. Ergänzen ist nicht möglich. Nur bei Inkassolizenz: Die Erstellung von Einzelabrechnung über den Modus Anzeige für Direktausgabe in Warteschlange sollte zunächst vermieden werden, weil nun die Rechnungen als PDF abgespeichert werden. Allerdings können diese nicht über die Warteschlange abgearbeitet werden. Sie sollten hier entweder den Modus ohne Warteschlange auswählen oder die Direktausgabe in Warteschlange. Hier wird weiterhin ein Word- Dokument gespeichert und dieses können Sie anschließend über die Warteschlange abarbeiten. Die Funktion Direktzahlung Schuldner beim Mandant kann wieder aus der AnNoText-Toolbar direkt ausgeführt werden 1.15 Rechnungswesen zu einer Akte abgeschriebene Auslagen werden bei einer Abrechnung nicht mehr für eine Übernahme angezeigt Ein Rechnungsentwurf wird erstellt. Das Rechnungsdokument (Word-Dokument) kann aus der Historie heraus für eine inhaltliche Bearbeitung geöffnet und es kann eine weitere Version (oder mehrere Versionen) zu diesem Rechnungsdokument erstellt werden. Bitte berücksichtigten Sie, dass hier nur redaktionelle Bearbeitungen/Änderungen gemeint sind, die nicht gegen die Pflichtangaben einer Rechnung verstoßen bzw. die Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 39 -

40 eigentlichen Rechnungsdaten verfälschen. Bei der Übernahme des Rechnungsentwurfes in eine Endabrechnung wird alsdann die zuletzt historisierte Version des Rechnungsdokumentes verwendet. Das System fügt automatisch die Rechnungsnummer hinzu und aktualisiert das Rechnungsdatum. Bei der Übernahme des Rechnungsentwurfs stehen die nachfolgend angezeigten Befehle für eine Anwendung zur Verfügung Nach der Übernahme in eine Endabrechnung und der darauf folgenden Fertigstellung der Endabrechnung steht das Word-Dokument (und ggf. weitere Versionen zu diesem Dokument) in der Historie nicht mehr zur Verfügung. Das Word-Dokument (und ggf. weitere Versionen) wird (werden) in der Historie gelöscht und durch das endgültige Rechnungsdokument mit dem Dateityp *.PDF ersetzt Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018/1 Beim Erstellen einer Rechnung können die Steuerberatergebühren (StBVV) wieder genutzt werden. Der Bereich Erstellen einer Rechnung ist um die Auswahl StBVV entsprechend erweitert worden Beim Erstellen einer RVG Rechnung kann die Nummer 2300 VV auf die Nummer 2300 VV an gerechnet werden Bei eine anteilsmäßigen RVG Abrechnung (1/2) und dem Anfall einer Verfahrensdifferenzgebühr wird das Rechnungsdokument und die Buchung im Mandantenkonto korrekt erstellt Nach der Übernahme eines Rechnungsentwurfs zu einer Abrechnung nach Leistung werden die vordefinierten Angaben zum Leistungszeitraum in die Endabrechnung übernommen In eine Guthabenrechnung werden Rechnungen übernommen in denen ursprünglich das Kürzel IBETRAG verwendet worden ist. Die Rechnung und die Buchung im Mandantenkonto werden korrekt erstellt Eine Abrechnung nach GNotKG mit mehreren Kostenschuldnern und mehreren Urkunden wird korrekt erstellt Ein Rechnungsentwurf wird erstellt, in den Textfeldern werden Einträge gemacht. Der Rechnungsentwurf wird bearbeitet, hierbei werden auch Änderungen in den Textfeldern durchgeführt. Diese Änderung der Textfelder werden auch bei einer Übernahme des Rechnungsentwurfes in eine Endabrechnung beibehalten Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 40 -

41 Wird im Anschluss an die Erstellung einer Gutschrift unmittelbar eine weitere Rechnung erstellt, wird diese, weitere Rechnung, korrekt verbucht Im Bereich Nacherfassen von Rechnungen kann bei den Rechnungsdetails ausgewählt werden, ob eine Rechnung Netto oder Brutto eingegeben werden soll Beim Erstellen von Rechnungen werden im Rechnungsdokument bei der Verwendung von M_OWN_Platzhaltern die Angaben zur Telefonnummer/Faxnummer/ -Adresse und Grussformel des ausgewählten hauptverantwortlichen Rechtsanwalts eingemischt Bei der PDF-Konvertierung von Rechnungen kann es je nach Briefkopf und verwendeten Schriftarten passieren, dass im erzeugten PDF der Text der eigentlichen Rechnung nicht markierbar ist Bei Abrechnungen wurden alle Eingabefelder in der Länge begrenzt, so dass kein Absturz mehr aus zu langen Eingaben resultiert 1.16 Unfallprogramm Die Platzhalter [M_OWN_ZGERICHT] und [M_OWN_AMTSBEZIRK] werden Textbausteinen die im Unfallprogramm zur Anwendung kommen, wieder unterstützt 1.17 Excel - Auswertungen Bei der Auswertung Rechnungsausgangsbuch - Erweitert wird das korrekte Datum eines Zahlungseingangs angezeigt Bei der Auswertung Rechnungsausgangsbuch - Erweitert - wird der Betrag in der Spalte Bruttogesamtbetrag Offen korrekt angezeigt Bei der Auswertung des Rechnungsausgangsbuchs werden Rechnungen nach einem Systemabsturz mit dem Status Rechnung maschinell verworfen angezeigt statt wie bislang mit dem Status Befindet sich im Dokumtenerstellungsprozeß Im Debitorenregister wird das Feld Kennung Fremdsystem wieder angezeigt Die Auswertung Zahlungsverkehr funktioniert auch dann, wenn in der Finanzkontenzuordnung ein Kontoname mit eine Leerschritt erfasst worden ist 1.18 Smarte AnwaltsAkte Wenn gleichzeitig lokal wie auch mobil eine Akte verändert wurde erkennt die Software diesen Zustand nun noch besser und fordert den Nutzer auf den Konflikt zu beheben. Der Nutzer muss in diesem Fall die Entscheidung treffen, welche Veränderungen er behalten möchte Bessere Darstellung des Status einer möglichen PDF Konvertierung In der Aktendarstellung können nun mehrere Dokumente in parallelen Registerkarten (Tabs) geöffnet sein. Zudem ist es möglich, max. zwei Dokumente gleichzeitig nebeneinander darzustellen Die Größe einer Smarten AnwaltsAkte ist nun, je nach Nutzereinstellung, bis um zu 50% kleiner. Dies sorgt für eine deutlich schnellere Synchronisierung zwischen den Endgeräten Eine komplette Akte als PDF zu exportieren besitzt nun keine Dokumentenlimitierung mehr Die Menüfunktionen zum Öffnen von Dokumenten in neuen Registerkarten (Tabs) können nur dann aktiviert werden, wenn diese per rechter Maustaste nicht auf dem bereits selektierten Dokument ausgeführt werden Bei instabilem W-LAN kann es in den mobilen Apps öfter zu Meldungen kommen, dass die Datenverbindung derzeit über ein Mobilfunk-Netz durchgeführt wird 1.19 AnNoText Online Akte Über eine Schnittstelle angelegte Akten werden automatisch für eine Anzeige in der Online Akte freigegeben Bei der Freigabe von Dokumenten werden nur die Mitarbeiter angezeigt die auch eine Freigabe für die Akte erhalten haben Bei der Ansicht der Dokumente kann man zwischen einer vollständigen Ansicht und einer kompakten Ansicht wählen Beim Anlegen oder Bearbeiten von Online-Akte Nutzern ist es unter Umständen zur Fehlermeldungen gekommen Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 41 -

42 1.20 Anwaltsnotariat Bei der Erstellung der Abwicklungsschreiben besteht die Möglichkeit festzulegen, ob diese Schreiben in einem Dokument oder jeweils in getrennten Dokumenten erstellt werden sollen. Beim Abwickeln einer Verfügung kann eine entsprechende Auswahl getroffen werden Bei juristischen Personen werden die wesentlichen Beziehungen mit TriNotar abgeglichen Textbausteine wurden gelöscht, wenn Sie über die Favoriten in ein Dokument eingefügt werden Vorgänge ohne Referenz können direkt aus dem Vorgang heraus beurkundet werden Wird eine neue Veräußerungsanzeige angelegt, während ein Vorgang oder eine Urkunde ausgewählt ist, so werden Daten zur Übernahme vorgeschlagen. Wird der entsprechende Button zur Übernahme der Daten nicht angeklickt, werden die Daten des Vorgangs/der Urkunde nicht auf die Veräußerungsanzeige übernommen Korrekte Positionierung der Überschrift beim Ausdruck des Verwahrbuches Der Haken bei der Abfrage Vertritt nächsten (nachfolgenden) Beteiligten wird gespeichert Bei Entwürfen ohne Akte werden keine Daten eingemischt Fehler beim DOCX-Druck im Zusammenhang mit Kommentaren Die Einrückung im E-Baustein ist mit den Einstellungen von Serien korrekt wenn in einer Gruppe nur eine Person vorhanden ist Massen mit einem Bestand 0 die bereits abgeschlossen sind, werden in der Anderkontenliste nicht mehr angezeigt Fehler bei Abwicklung mit Einzeldokumenten bei Auswahl des Befehls Abbrechen statt Speichern Fehler beim Wechsel eines Referats Wenn kein Geburtsdatum erfasst worden ist, wurde im E-Baustein das Tagesdatum ausgegeben Bei der Bearbeitung des Verfügungsbogens werden auch die dotx Vorlagen angezeigt Unter Umständen ist es vorgekommen, dass es bei der Erstellung der Veräußerungsanzeige zu einer Fehlermeldung gekommen ist Die Felder #SOZIUSBERUF# und #SOZIUSDEMDER# werden korrekt ausgegeben Die Angaben im Unterschriftenfeld bleiben erhalten Infofelder werden richtig abgeleitet Angaben im Referat/Sache bleiben im Bereiche Ort nach einer Bearbeitung erhalten Der Brief zu Adresse mit Vorgangsverknüpfung wurde korrigiert Die Kontonummer beim Anderkonto ist komplett sichtbar Neu abgeglichene Akten haben in AnNoText z.b. im Feld Angebotsdatum das Datum nicht mehr stehen Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 42 -

43 Angaben zu Eheleuten werden korrekt synchronisiert Anwenderdaten werden korrekt synchronisiert Sortierung der Vorgänge, die Liste wird vom aktuellsten Vorgang absteigend sortiert aufgebaut Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 43 -

44 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 Ansicht Akte Der Ausdruck der Auswertung Handaktenbogen (Stammdatenausdruck) ist optimiert worden Bei der Neu-Anlage einer Akte gelten für die Vorbelegung zu den Abfragen Hauptverantwortlicher Rechtsanwalt und Sachbearbeiter folgende Regelungen: - Meldet sich als Benutzer ein Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin an, zu dem/der im Programm AnNoText Administration eine Verknüpfung zu einem Anwalt/Anwältin/Notar/Notarin besteht (Bereich Festzugeordnete Sekretariatskraft ) wird diese Verknüpfung bei der Anlage einer Akte in den zuvor erwähnten Abfragen vorgeschlagen - Meldet sich als Benutzer ein Anwalt/Anwältin/Notar/Notarin an, zu dem/der Programm AnNoText Administration eine Verknüpfung zu einer festzugeordneten Sekretariatskraft besteht, wird diese Verknüpfung bei der Anlage einer Akte in den zuvor erwähnten Abfragen vorgeschlagen - Meldet sich als Benutzer ein Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin an, zu dem/der im Programm AnNoText Administration eine Verknüpfung zu mehreren Anwälten/Anwältinnen/Notaren/Notarinnen besteht (Bereich Festzugeordnete Sekretariatskraft ) wird die erste Verknüpfung bei der Anlage einer Akte in den zuvor erwähnten Abfragen vorgeschlagen Änderungen im Bereich der Anredeform werden wieder in der gewohnten Art und Weise gespeichert Die Übernahme von Eheleuten als Beziehung ist optimiert worden 1.2 Ansicht Adressat Erfasste Zusatzangaben und Suchbegriffe zu einem Adressaten können wieder geändert/gelöscht werden 1.3 Buchhaltung Die Funktion Umsatzverteilung ändern ist optimiert worden Mehrere Buchhaltungsmandanten sind vorhanden. Die Verteilung vom Hauptmandanten über Kostenstellen an die Untermandanten ist optimiert worden die Archivierung der Buchhaltungsdaten ist optimiert worden 1.4 Dokumentenerstellung Die Maßnahme Rubrum Klage aktiv wird ausgewählt. Sind als Gegner Eheleute erfasst, werden die Daten zu den Eheleuten korrekt wiedergegeben, insbesondere hier der Vorname (die Vornamen) der Ehefrau Bei der Aktualisierung der Platzhalter wird jetzt auch die Aktualisierung des Platzhalters [M_LTAGDATUM] unterstützt für die Wiedergabe eines Datums in Langform, z.b. 10. Juli Dies gilt jedoch nur für die Dokumente die neu, nach dem Einspielen des Updates, erstellt werden 1.5 Historie Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 44 -

45 Die Anzeige von Formularen in der Historie ist optimiert worden 1.6 Rechnungswesen Ein Geldeingang auf eine Rechnung über steuerpflichtige Auslagen kann ordnungsgemäß verbucht werden Stornierte Positionen werden bei einer Abrechnung nicht mehr für eine Verteilung angeboten Beim Stornieren einer Rechnung haben Sie, ähnlich wie bei der Erstellung von Rechnungen jetzt auch die Möglich Angaben zum hauptverantwortlichen Rechtsanwalt und/oder Sachbearbeiter für eine Verwendung im Dokument zu ändern. Die Auswahl hat jedoch nur Auswirkungen auf die Wiedergabe der Daten im Briefkopf. Übernehmen Sie aus einer Auswahlliste, die Sie durch Anklicken der Schaltfläche öffnen, einen entsprechenden Eintrag. Im Bereich Weiterer Rechtsanwalt und Weiterer Sachbearbeiter haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit für die Wiedergabe von Kommunikationsdaten im Briefkopf der Kanzlei noch einen weiteren Rechtsanwalt/Notar bzw. ein andere Rechtsanwältin/Notarin und eine/n weiteren Sachbearbeiter auszuwählen. Die Auswahl hat jedoch nur Auswirkungen auf die Wiedergabe der Daten im Briefkopf. Um diese Möglichkeit (Weiterer Rechtsanwalt und Weiterer Sachbearbeiter) zu nutzen, muss die besondere Funktion des Briefkopflayout eingerichtet sein. * Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Handbuch AnNoText - Administration - Dokumentenmanagement. 1.7 Extras - Unfallbearbeitung Erste Schreiben, insbesondere Schadensaufgaben die eine RVG Abrechnung beinhalten, können wieder erstellt werden 1.8 Excel - Auswertungen Die Auswertung Leistungsübersicht - Abrechnungsprüfung ist angepasst worden. Unter anderem wird der Stundensatz mit angezeigt. Im Bereich Abrechnungs-Status nicht abgerechnet kann selektiert werden nach alle, abrechenbar und nicht abrechenbar Wenn bei der Auswertung der Leistungsübersichten die Auswahl Erfasste Dauer statt Rechnungsdauer getroffen worden ist, werden auch Sekunden angezeigt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 45 -

46 1.9 Ansicht ToDo s Im Bereich Postkorb ist die Die Zuordnung von eingescannten Dokumenten zu den Adressatenunterlagen eines Adressaten (Beteiligten) ohne Aktenbezug wieder möglich Beim Verfügen einer Aufgabe in eine andere Akte werden die Eingaben aus dem Bereich Beschreibung wieder übernommen 1.10 Ansicht Büro Die Funktion der Aktenstatistik ist nochmals angepasst worden Rechnungen/Gutschriften/Stornierungen werden wieder angezeigt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 46 -

47 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText Administration Bei der Einrichtung der BWA wird bei der Kontenzuordnung die Liste des Konten wieder angezeigt 1.2 Ansicht Akte Abgelegte Akten werden in den unterschiedlichen Suchdialogen durchgängig rot eingefärbt. Im Aktenbaum sind abgelegte Akten ebenfalls durch ein rot eingefärbtes Symbol für die Akte erkennbar Beim Hinzufügen eines Beteiligten wurde unter Umständen, bei einer kurzen Pause beim Erfassen des Namens, das Eingabefeld markiert. Setzte man die Eingabe fort, wurden die vorherigen Eingaben im Namensfeld überschrieben Beim Hinzufügen eines Beteiligten wurde bei der genauen Eingabe eines Namens unter Umständen der letzte Buchstabe des Namens gelöscht Im Bereich Mandantenkonto steht die Funktion Abschlussbericht nur noch dann zur Verfügung wenn zu einer Akte ein Forderungskonto angelegt worden ist. Sind Dokumente aus der Historie einer Akte zur Bearbeitung geöffnet, werden diese Dokumente in der Übersicht der Historie mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 47 -

48 Eingehende Deckungszusagen, bspw. seitens econsult werden in der Historie mit einem PDF-Symbols gekennzeichnet 1.3 Buchhaltung Bei der Buchung eines Geldeingangs auf Rechnungsnummer kann das Rechnungsdokument (verknüpftes Dokument) wieder angezeigt werden Umsatzsteuerbuchungen nach 13B werden bei Anwendung der DATEV-Schnittstelle nach DATEV korrekt übertragen Bei einer Umbuchung werden Sachkontenberechtigungen abgeprüft 1.4 Buchhaltung - Interne Umbuchungen - NEU Im Bereich der Buchhaltung besteht die Möglichkeit, eine Neuverteilung des Umsatzes eines Zahlungseingangs auf Rechnung vorzunehmen. Hierfür steht die Funktion einer internen Umbuchung für eine Anwendung zur Verfügung. Voraussetzung für ein Anwendung dieser Funktion ist zunächst, dass im Programm AnNoText Administration unter Programmeinstellungen Buchhaltung - Allgemeine Einstellungen - die Möglichkeit Umsatzneuverteilung über Umbuchung zu aktivieren. Als Umbuchungskonto kann das Konto Umbuchung Sonstige (o.ä.) genutzt werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 48 -

49 Nachdem die Einstellung durchgeführt worden ist, kann nach einem Geldeingang auf eine Rechnungsnummer eine Neuverteilung des Umsatzes durchgeführt werden. Eine Neuverteilung wird vorgenommen, indem man mit der rechten Maustaste im Mandantenkonto auf die entsprechende Buchung geht und aus einem Auswahlmenü die Funktion Umsatzverteilung ändern wählt: In der sich dann öffnenden Eingabemaske können die Umsätze bearbeitet, bzw. neu verteilt werden. Der Buchungstext ist frei einzugeben: Durch Anklicken der Schaltfläche Übernehmen wird die Neuverteilung bestätigt. Im Mandantenkonto wird der gesamte Honorareingang zurückgenommen und damit auch die ursprüngliche Umsatzverteilung. Die neue Umsatzverteilung in Form eines Buchungstextes wird angezeigt: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 49 -

50 Diese interne Umsatzverteilung wird als Buchungssatz auch ins Journal geschrieben und entsprechend an DATEV übergeben. Diese Buchungen erfolgen immer mit dem Tagesdatum, nachträglich wird kein Monat verändert. Diese Änderung der Umsatzverteilung kann nur in Anwaltsakten durchgeführt werden Die Umsatzstatistik nach Anwälten sieht dann wie folgt aus 1.5 Rechnungswesen Bei einer Abrechnung GNotKG werden im Kostenblatt bei der Auswahl einer Gebühr im unteren Bereich der Gebührenauswahl die Informationen (ggf. auch detaillierte Informationen) zu dieser Gebühr wieder angezeigt Bei einer Abrechnung GNotKG in Verbindung mit einem Ausdruck dieser Abrechnung auf der Urkunde wird die Anzahl der Kopien und Ausdrucke (Nr KV) mit der Bezeichnung Seiten wiedergegeben statt mit Dateien Bei einer Abrechnung RVG können angefallene Zinsen wieder in ein Kostenblatt für eine Abrechnung übernommen werden Die Funktion Neuer Abschnitt kann nicht zwischen Gebühren eingefügt (sortiert) werden zu denen eine Anrechnung durchgeführt worden ist Die Gebühr 3307 VV kann auf die Gebühr 3100 angerechnet werden Die Länge des Strichs für die Zwischensumme ist angepasst worden 1.6 Leistungserfassung Bei der Stapelerfassung, Nachbearbeitung und Rechnungserstellung (Kostenblatt) erfolgt die Eingabe von internen Notizen nunmehr in einer separaten Spalte Bei der Schnellerfassung wird das Rubrum Mandant/Gegner mit angezeigt Der Status eines Zeiteintrags kann von nicht abrechenbar wieder auf nicht abgerechnet geändert werden Wird zu einem Zeiteintrag der Status auf nicht abrechenbar gesetzt, wird die Bewertung auf 0,00% reduziert Zu einer Akte (oder zu einem Beteiligten/einer Beteiligten) sind in der Registerkarte Leistungserfassung eine Vielzahl von Stundensätzen für bestimmte Tätigkeiten erfasst worden. Beim Auflisten der Tätigkeiten kann die Funktion eines Scroll-Balkens genutzt werden 1.7 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung In einem Forderungskonto kann bei Bedarf der Buchungstext zu einer Maßnahme über eine Funktion der rechte Maustaste (Buchungstext ändern) individuell geändert werden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 50 -

51 1.8 ToDo s Das Aufnahmen einer Frist ist auch ohne Eingabe eines Aktenzeichens wieder möglich 1.9 Ansicht Büro Die Berechnung des durchschnittlichen Streitwertes im Bereich der Aktenstatistik ist optimiert worden 1.10 Excel-Auswertungen Bei der Auswertung der Offenen Postenliste besteht die Möglichkeit, die Spalte Honorar Merkposten auszublenden Bei der Auswertung der ToDo s kann bei der Sortierung zwischen Nach Datum aufsteigend und Nach Datum absteigend gewählt werden. Die zuletzt getroffene Sortierung bleibt als Standard-Einstellung erhalten Bei der Auswertung der Leistungsübersichten werden Zeiteinträge mit dem Status nicht abrechenbar in der Ergebnisliste korrekt in der Spalte Abrechnungs-Status aufgeführt 1.11 Smarte AnwaltsAkte Unter gewissen Umständen konnte es vorkommen, dass der Button Notiz und Highlight für die PDF Bearbeitung deaktiviert waren Optimierung des Speicherverbrauchs der für die Cloud-Synchronisation zuständigen Dienste Verbesserte Visualisierung während der Dokumentenkonvertierung 1.12 Online Akte In den Dokumentenbenachrichtigungen für den Benutzer wird das Rubrum (Aktenbezeichnung) der Akte mit angezeigt Benutzer können wieder für die Online Akte freigegeben werden, Freigaben können wieder rückgängig gemacht werden Alle Akten werden in der Aktenliste wieder aufgeführt Die Anzeige Neuigkeiten ist optimiert worden In der Freigabeliste für Dokumente & Akten wird jetzt auch der Adressat zum Online Akte Benutzer angezeigt Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 51 -

52 1.13 AnNoText FoMa Berichtswesen - NEU Allgemein AnNoText bietet Ihnen nun das langersehnte Statistikmodul für den Bereich Forderungsmanagement an. Ziel dieses Moduls ist es bestimmte standardisierte Auswertungen in Form von Reports für die Anwender und deren Mandanten zur Verfügung zu stellen, ohne spezielle Datenbank- oder Excel-Kenntnisse zu haben. Die Grundlage für zielsichere Unternehmensentscheidungen bilden häufig aussagekräftige Informationen, die aus den im Unternehmen vorhandenen Daten abgeleitet werden können. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen ein automatisiertes und simpel zu bedienendes Excel-AddIn an, welches die herangetragenen Anforderungen in optimierten Auswertungen zusammenfasst und einen möglichst großen Nutzen für die Anwender bereitstellt. Diese Standardauslieferung des Moduls beinhaltet 19 verschiedene Reports, die teilweise noch durch passende Grafiken ergänzt werden und alle optisch zur anschließenden Weiterverarbeitung (Druck, ) aufbereitet sind. Auch wird es möglich sein, im Rahmen von Sonderprogrammierungen individuelle Anforderungen umzusetzen, doch zurzeit ist der im Folgenden beschriebene Leistungsumfang auch Lieferumfang des Statistikmoduls. Voraussetzung für die Nutzung des Berichtswesens ist das Vorhandensein der entsprechenden AnNoText Lizenz FOMA Berichtswesen Technik Die Auswertungen werden mit Standardreporting-Tools von Microsoft erstellt. Über ein Excel-AddIn werden die gewünschten Reports erstellt, indem direkte Anfragen an eine Datenbank gestellt werden. Dabei wird nicht direkt die produktive Datenbank genutzt, sondern als Datenbasis das sogenannte Datawarehouse. Hierbei handelt es sich um eine abgespeckte Kopie der Originaldatenbank. Diese wird zeitgesteuert (in der Regel über Nacht) erstellt. Vorteil dieses Verfahrens: Es wird für intensive Auswertungen die Produktivdatenbank nicht belastet und einige Daten können schon für die spätere Auswertung verdichtet werden Softwarevoraussetzungen Voraussetzung, um die oben beschriebene Technik nutzen zu können, ist der Microsoft SQL Server 2008R2 und Microsoft Excel Installation und Einrichtung Die Installation und Einrichtung kann per Teamviewer erfolgen. Da viele der Auswertungen sich auf Status und Ablagegründe beziehen, ist eine Pflege dieser Voraussetzung für eine zielführende Analyse. Sollten Status und Ablagegründe bislang nicht in den Daten vorhanden sein, liefern wir zusätzlich ein Skript, das die Existenz dieser sicherstellt. Die Installationsroutine setzt außerdem bestimmte Rechte für den Microsoft SQL Server voraus, welche der Auszuführende innehaben sollte Anzeige und Selektion der Reports Nach der Installation des Tools muss lediglich Excel gestartet werden und die Auswertung Ihrer Daten kann beginnen. Das Menüband ist ergänzt worden um die Registerkarte: AnNoText FoMa : Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 52 -

53 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Aus einer Auswahlliste kann die gewünschte Auswertung gewählt werden. Die Auswertungen lassen sich mit Hilfe mehrerer Dropdown-Felder sowie Checkboxen nach Referat, Anwalt, Von-Datum, Bis-Datum usw. eingrenzen. Bei der Eingrenzung nach Datum ist - je nach Art der gewählten Auswertung - zu unterscheiden zwischen dem Anlagedatum und dem Ablagedatum. Die Selektion nach Datum bezieht sich dabei allerdings immer auf die aktuell gespeicherten Forderungsdaten im Datawarehouse (also zum tagesaktuellen Datum). Über die Schaltfläche Anzeige wird die ausgewählte Auswertung mit der eingestellten Selektion im Excel Tabellenblatt dargestellt. Neben diesen Auswahlmöglichkeiten, lässt sich das Großmandantenkennzeichen (GMKZ) über ein gesondertes Fenster auswählen, welches sich über die Betätigung der Schaltfläche öffnet. Die Auswahl des GMKZ über dieses gesonderte Fenster erlaubt eine verfeinerte und schnellere Suche über verschiedene Kriterien (Name, Straße, PLZ, Ort). Eine Besonderheit der Bedienung des Excel-AddIns, stellt die Auswahl Status bzw. Ablagegrund dar. Über den Aufruf der jeweiligen Funktion lassen sich so Gruppierungen zu Status/Ablagegründen erstellen, bearbeiten, löschen und in der Reihenfolge verändern. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Nach einer entsprechenden Auswahl (Status/Ablagegrund), öffnet sich das jeweilige Eingabefeld zur Festlegung der Status/Ablagegründe. Die Bedienung des Fensters ist im Folgenden anhand der Ablagegründe dargestellt (Bedienung des Status-Fensters nach dem gleichen Muster): Für die Auswertung von Ablagegründen ist es erforderlich, dass Ablagegründe zunächst im Programm AnNoText Administration aufgenommen worden sind und diese Ablagegründe bei der Ablage einer Akte mit angewendet werden. * Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Handbuch AnNoText Administration-Programmeinstellungen-Aktenmanagement- Ablagesuchbegriffe Erstellen der Gruppierungen Im Programm erfasste Ablagegründe lassen sich dann entsprechend durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen einer zu erstellenden Gruppierung zuordnen. Durch Anklicken der Schaltfläche Entfernen können sie einer Gruppierung entzogen werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 53 -

54 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Nach der gewünschten Zuordnung wird die Gruppierung durch Anklicken der Schaltfläche Erstellen gespeichert: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Bearbeiten/Verschieben/Löschen von Gruppierungen Die erstellten Gruppierungen werden anschließend auf der linken Seite gelistet. Durch die Auswahl einer Gruppierung lassen sich die zugeordneten Ablagegründe einsehen und nach dem gleichen Prinzip, wie beim Erstellen, können ggf. weitere Ablagegründe hinzugefügt bzw. entfernt werden. Etwaige Änderungen die vorgenommen worden sind, werden durch Anklicken der Schaltfläche Speichern abgespeichert. Nach der Auswahl einer Gruppierung und anschließendem Klick auf die Schaltfläche Löschen, lassen sich die gewünschten Gruppierungen entfernen. Ebenso lässt sich die Reihenfolge der Gruppierungen für eine spätere Darstellung der Auswertungen über die beiden Pfeil -Schaltflächen verändern: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 54 -

55 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Bei der Gruppierung nach Status können die im Programm hinterlegten Statusbezeichnungen (AnNoText Administration - Programmeinstellungen - Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - Aktenstatus) zu Gruppierungen zusammengefasst und entsprechend ausgewertet werden: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Inhalte Über ein Auswahl-Menü im Bereich Listen, werden die zur Verfügung stehenden Auswertungsmöglichkeiten angezeigt und können entsprechend ausgewählt werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 55 -

56 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Die unterschiedlichen Auswertungen werden im Folgenden nacheinander dargestellt Auswertung nach Monat (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr), dargestellt. Das Ergebnis der Auswertung kann als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Bei der Festlegung eines Zeitraums ist generell darauf zu achten, dass für die Auswertungen vom Anlagedatum (!) einer Akte ausgegangen wird. Das Erstellen einer Auswertung wird jeweils durch Anklicken der Aktion Anzeige eingeleitet. Darstellung als Stück: In der Spalte Abgabemenge Stck wird pro Monat die Anzahl der Akten angezeigt, in denen ein Forderungskonto (oder mehrere Forderungskonten) angelegt worden ist. In der Spalte Gesamt abgelegt Stck wird pro Monat die Anzahl der Akten (mit Forderungskonten) angezeigt, die abgelegt worden sind. Als weitere Spalten werden die einzelnen Gruppierungen (Ablagegründe) aufgeführt. Hier wird jeweils zu den Gruppierungen die Anzahl der abgelegen Akten dargestellt, ergänzt durch eine prozentuale Berechnung: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Darstellung als Betrag: In der Spalte Abgabemenge EUR wird der Gesamtbetrag der geltend gemachten Ansprüche (Forderungen) dargestellt, die sich aus den einzelnen Forderungskonten der Akten ergeben In der Spalte Gesamt abgelegt EUR wird der Gesamtbetrag der geltend Ansprüche aus Forderungskonten dargestellt, zu denen die Akten abgelegt worden sind In den weiteren Spalten wird zu den einzelnen Gruppierungen (Ablagegründe) eine entsprechende Auswertung als Betrag dargestellt, ergänzt um eine prozentuale Darstellung: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 56 -

57 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach Jahr (Ablagegrund) Die Auswertung wird für ein Jahr dargestellt. Das Ergebnis der Auswertung kann als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Grafiken ergänzt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach HF (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) im Verhältnis zu den Forderungsstufen (diese sind standardmäßig hinterlegt) erstellt. Das Ergebnis der Auswertung kann als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 57 -

58 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach AbrechKZ (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) aufgeschlüsselt auf die einzelnen Abrechnungskennungen, im Verhältnis zu den Forderungsstufen, erstellt. Das Ergebnis der Auswertung wird als Stück (Anzahl der Akten) angezeigt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach HS und Zeit (Ablagegrund) Hier wird der Erfolg im Verhältnis zu den Forderungsstufen und der Dauer, für einen Zeitraum, dargestellt. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Grafiken ergänzt: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 58 -

59 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach PLZ (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) im Verhältnis zu den PLZ-Gebieten dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch ein Balkendiagramm ergänzt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach Alter (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) im Verhältnis zum Alter des Schuldners/der Schuldnerin dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch ein Balkendiagramm ergänzt: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 59 -

60 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Vormonatvergleich (Ablagegrund) Die Auswertung wird im Vergleich zum Monat des Jahres zuvor dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Kreisdiagramme ergänzt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Die Auswertung wird im Vergleich zum Vorjahr dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Kreisdiagramme ergänzt: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 60 -

61 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Ablagegrund nicht zugeordnete Akten Hier werden die Akten, für einen Zeitraum, gelistet, welche ein Ablagedatum haben und keinen zugeordneten Ablagegrund besitzen. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach Monat (Status) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Die Auswertung wird im Verhältnis zu den Forderungsstufen, für einen Zeitraum, dargestellt. Zusätzlich wird die Tabelle durch ein Balkendiagramm ergänzt. Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 61 -

62 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Status nicht zugeordnete Akten Hier werden die Akten für einen Zeitraum, gelistet, welche keinen zugeordneten Status besitzen. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Sachstandsbericht Hier wird der Sachstandsbericht für einen eingestellten Zeitraum dargestellt. Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 62 -

63 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Maßnahmen Auswertung nach AZ Hier wird die Statistik der Maßnahmen nach Aktenzeichen für einen eingestellten Zeitraum dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Maßnahmen Auswertung nach Summe Hier wird die Statistik der Maßnahmen nach Summe für ein eingestelltes Jahr dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Geldeingang-Auswertung nach AZ Hier wird die Statistik der Geldeingänge nach Aktenzeichen für einen eingestellten Zeitraum dargestellt, wobei hierbei der Buchungstyp ausschlaggebend ist und nicht der Buchungstext. Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 63 -

64 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Geldeingang-Auswertung nach Summe Hier wird die Statistik der Geldeingänge nach Summe für ein eingestelltes Jahr dargestellt, wobei hierbei der Buchungstyp ausschlaggebend ist und nicht der Buchungstext. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Sachbearbeiter-Statistik Hier wird die Sachbearbeiter-Statistik für einen eingestellten Zeitraum dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 64 -

65 Gesamt-Auswertung nach AZ Hier wird die Gesamt-Auswertung nach Aktenzeichen für ein eingestelltes Jahr dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Gesamt-Auswertung nach Summe Hier wird die Statistik der Aktenanzahl für ein Jahr durch eine Tabelle und ein Kreisdiagramm dargestellt. Außerdem wird die Erfolgsquote ebenfalls durch eine Tabelle und ein zusätzliches Balkendiagramm dargestellt. Die Erfolgsquote wird dabei durch den Zahlungseingang auf die Hauptsache berechnet. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 65 -

66 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Maßnahmen-Effizienz Hier wird die Effizienz der Maßnahmen nach Stück und Betrag für einen eingestellten Zeitraum dargestellt, wobei zu einer Maßnahme jeder Geldeingang bewertet wird. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 66 -

67 Änderungshistorie vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText Administration Mitarbeiter können gelöscht werden Nachdem ein neuer Mitarbeiter aufgenommen worden ist wird in der Übersicht Alle Mitarbeiter die Abfrage nach einem bea Postfach nicht automatisch mit Ja vorbelegt 1.2 Cockpit Im Bereich Meine Umsatzziele werden die Mitarbeiter mit Nachname, Vorname aufgeführt Im Bereich Meine Rechnungen/Zahlungen wird eine Gesamtsumme über alle Mandanten gebildet 1.3 Ansicht Akte Die technische Beschränkung zur individuellen Zusammenstellung der Symbolleiste für den Schnellzugriff konnte aufgehoben werden Bei der Umsatzverteilung zu einer Akte können Nachkommastellen eingegeben werden Eine Umsatzverteilung kann auch für 3 weitere Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen festgelegt werden Bei der Neuanlage einer Akte wird die Vergabe eines etwaig bereits vergebenen Aktenzeichens sofort geprüft und nicht beim Fertigstellen der Neuanlage Bei der Neuanlage einer Akte bleiben individuelle Eingaben im Bereich der Rubren erhalten und werden nicht nach der Aufnahme der Beteiligten durch automatischen Einträge wieder geändert Beim Anlegen einer Beziehung steht das Bemerkungsfeld für Eingaben zur Verfügung Die Angaben im Bereich CRM (bspw. Kriterien für einen Serienbrief) werden gespeichert Bei der Neuanlage einer Akte in eigener Sache wird das Rubrum korrekt wiedergegeben Bei der Aufnahme einer Rechtsschutzversicherung als Beziehung zu einer kann die Versicherungsscheinnummer oder ein sonstiges Aktenzeichen aufgenommen werden 1.4 Historie Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 67 -

68 Eine individuell angepasste Anordnung der unterschiedlichen Spalten bleibt erhalten Die Suche nach der Eingabe eines Suchtextes kann auch über die Funktion der Enter-Taste eingeleitet werden Ein zur Historie gespeichertes Dokument wird als Aufgabe verfügt. Als Betreff zur Aufgabe wird der Name des Dokuments vorgegeben Wird ein Dokument kopiert, führt dies nicht zur Umbenennung des Dokumentennamens, der ursprüngliche Dokumentenname bleibt erhalten Die Darstellung (Vorschau) von historisierten Dokumenten ist optimiert worden 1.5 Dokumenterstellung Bei einer Auflösung von 125% wird bei der Dokumentenerstellung der Quickcode angezeigt wird Unterstützung der PDF-Overlay-Technik bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier wo für die erste Seite und die nachfolgenden Seiten unterschiedliches Briefpapier genutzt wird Nach dem Speichern eines Dokumentes zur Historie der Akte kann über die Funktion Weitere Aktionen der Überwacher bearbeitet (weiter verfristet) warden 1.6 Ansicht Adressat Bei der Auswahl Adressatenunterlagen können neue Ordner angelegt warden 1.7 Rechnungswesen Bei einer Abrechnung nach Leistung können als Beteiligte erfasste Gerichte als Rechnungsempfänger ausgewählt werden Werden mehr als 24 Stunden abgerechnet, erfolgt eine Darstellung der angefallenen Stunden nicht mehr in Tagen und Stunden sondern als Gesamtzahl der angefallenen Stunden Bei einer Abrechnung nach GNotKG und Auswahl der Gebühr kann eine Anzahl eingegeben werden Die vollstreckbare Ausfertigung zu einer Abrechnung GNotKG kann wieder erstellt werden 1.8 Buchhaltung Das Bebuchen von Akten mit mehreren offenen Kostenrechnungen Das elektronische Verbuchen von Gerichtskosten (Gemerkte Positionen) Bei der Aufnahme eines aktenbezogenen SEPA Auftrages werden bei der Auswahl des Empfänger die Angaben zur Mandantschaft als erstes wieder aufgeführt 1.9 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Bei der Ausführung der Maßnahme eines Pfändungs-und Überweisungsbeschlusses wird die PLZ und der Ort bei den Angaben zum Gegner nicht mehr doppelt eingetragen 1.10 Leistungserfassung Optimierung der Funktion zur Erfassung von Zeiteinträgen z.b. nach Telefonaten oder dem Fertigstellen eines Dokumentes 1.11 ToDo Beim erneuten Verfügen eines ToDo s wird der Absender des ursprünglichen ToDo s beibehalten Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 68 -

69 1.12 Ansicht ToDo s Das Kommunikationsjournal wird wieder für eine Auswertung angezeigt Eine individuell angepasste Anordnung der unterschiedlichen Spalten bleibt erhalten 1.13 Excel-Auswertungen Im Bereich Rechnungsausgangsbuch kann bei der Auswahl offene Rechnungen ein Zeitraum ausgewählt werden Bei der Auswertung Ablageregister wird die Selektion nach Aktenbezeichnung unterstützt Die Auswertung Aktenregister ist für eine Selektion nach Anlagedatum und bezogen auf einen bestimmten Jahrgang optimiert worden Bei der Leistungsübersicht werden auch Einträge gelistet die keiner Akte zugeordnet worden sind Die Auswahl und Anwendung von Schablonen im Bereich der Buchhaltungs-Auswertungen ist optimiert worden Die Auswertung Beteiligten-Verknüpfung für mehrere Beteiligte ist möglich Eine Buchhaltungsauswertung wird erstellt. Beim Schließen der Excel-Tabelle erscheint die Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden soll oder nicht 1.14 Smarte AnwaltsAkte Optimierung in Bezug auf Stabilität und Performance Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 69 -

70 Änderungshistorie vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 Ansicht Akte Die Angaben in der Registerkarte Statistik sind erweitert worden. Im mittleren Bereich werden zeitlich durchgeführte Änderungen im Bereich der Aktenanlage, Aktenablage und Aktenreaktivierung deutlicher dargestellt Die Abfrage zu einer Budgetierung für Leistungserfassung kann in der Registerkarte Budget-Leistung korrekt aktiviert/deaktiviert werden, sowohl in einer Haupt- als auch in einer Unterakte Im Aktenbaum bleiben die Symbole zur Unterscheidung von Haut- und Unterakten erhalten. Sie werden darüber hinaus mit unterschiedlichen Symbolen dargestellt 1.2 Dokumenterstellung Im Eingabefenster zur Erstellung eines neuen Dokumentes beginnt im Bereich Weiterer Rechtsanwalt und Sachbearbeiter (weiterer) die Auswahlliste mit der Vorgabe Keine Auswahl Beim Speichern eines Dokumentes zur Akte steht im Bereich Speichern in Ordner die Funktion Neuen Ordner erstellen wieder für eine Anwendung zur Verfügung 1.3 Rechnungswesen Rechnungsnummern die bisher nach dem Verwerfen einer Rechnung bzw. nach einem Systemabsturz bei der Erstellung einer neuen Rechnung erneut als Rechnungsnummer vorgeschlagen worden sind, werden nicht mehr erneut vergeben. Sie werden im Rechnungsausgangsbuch mit einem entsprechenden Statusvermerk (Rechnung Verworfenes Rechnungsdokument) angezeigt. Dies dient im Wesentlichen zur Übersichtlichkeit und wurde auch im Prüfungsvorbereitungsprozess mit dem Auditor für die GOBD entsprechend abgestimmt Abrechnungen an einen Beteiligten wo Sonderzeichen ein Bestandteil des Namens sind (bspw. das Sonderzeichen ), können korrekt durchgeführt werden Die Gebühr 34 I S3.3 kann angerechnet werden Auf die VV Nr kann auch die VV Nr angerechnet werden Erhöhungen zur VV Nr werden korrekt berechnet 2 Instanzen können bei der Kostenfestsetzung abgerechnet werden Bei der Kostenfestsetzung für Pflichtverteidiger kann die VV Nr angewendet werden Bei einer PKH/VKH Abrechnung erfolgt eine korrekte Behandlung von Vorschusszahlungen im Bereich der Regelgebühren ( 50 RVG) Bei der Anfertigung einer Rechnung als Rechnungsentwurf (Pro-Forma-Rechnung) kann das Erzeugen eines ToDo s unterbunden werden. Im Programm AnNoText Administration unter Programmeinstellungen Rechnungswesen - Honorarabrechnung - Allgemeine Einstellungen - kann ein entsprechender Befehl aktiviert werden Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 70 -

71 Im ersten Eingabefenster zur Erstellung eine Rechnung beginnt im Bereich Weiterer Rechtsanwalt und Sachbearbeiter (weiterer) die Auswahlliste mit der Vorgabe Keine Auswahl 1.4 Leistungserfassung, allgemeine Bereiche Bei der Stapelerfassung bleibt das aus der Auswahlliste per Mausklick übernommene Aktenzeichen in der Spalte Akte erhalten und muss nicht zusätzlich noch mit der TAB-Taste bestätigt werden Im Tooltip zur Aktenbezeichnung werden ergänzend auch Eingaben aus dem Wegen-Feld mit angezeigt Bei der Leistungserfassung nach Erledigung eines ToDo s werden Datum und Uhrzeit korrekt vorgeschlagen Bei der Stapelerfassung und beim Nachbearbeiten von Zeiteinträgen erscheint eine weitere Sicherheitsabfrage für den Fall, dass die Eingabemasken durch Anklicken der Schaltfläche Schließen beendet werden und zu diesem Zeitpunkt vorhandene oder korrigierte Einträge vorher nicht durch Anklicken der Schaltfläche Speichern gespeichert worden sind Bei der Anwendung von Rollen wird im Tooltip zum Stundensatz auch der Name der Rolle angezeigt Alle Spaltenfilter können mit einem Mausklick entfernt werden Bei der Nachbearbeitung von Zeiteinträgen ist die Filterfunktion im Bereich der Spalte Akte überarbeitet worden Die Funktion Zusammenfassung ist optimiert worden Werden Zeiteinträge zusammengefasst, werden auch etwaige Einträge im Bereich Notiz zu diesen Zeiteinträgen zusammengeführt 1.5 Leistungserfassung, spezieller Bereich Im Bereich der Stapelerfassung und der Nachbearbeitung von Zeiteinträgen besteht die Möglichkeit, Timesheet Einträge die in der vorherigen AnNoText Version (Time & Billing) zu einem Abrechnungsmandanten erfasst und noch nicht abgerechnet worden sind, in der neuen AnNoText Version (Leistungserfassung) zu bearbeiten. Über das Datum werden diese Zeiteinträge (Timesheets) erkannt und damit die Zuordnung zu einem Abrechnungsmandanten bewirkt. In einem derartigen Fall (und nur in diesen Fällen) wird bei Auswahl der Stapelerfassung und der Nachbearbeitung eine weitere Spalte Mandant (alte Leistungserfassung) angezeigt. In dieser Spalte wird der ursprüngliche Abrechnungsmandant angezeigt: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 71 -

72 Die in Frage kommenden Zeiteinträge zu einem Abrechnungsmandanten können entsprechend markiert werden, und aus der derzeitigen Hauptakte in eine neu angelegte Unterakte betreffend den ursprünglichen Abrechnungsmandanten übernommen werden: 1.6 Buchhaltung Werden Geldeigänge auf Honorar gebucht besteht die Möglichkeit festzulegen, dass auf Honorar nur gebucht werden kann, wenn auch eine Rechnungsnummer existiert. Entsprechend kann im Programm AnNoText Administration im Bereich der Programmeinstellungen Buchhaltung - Allgemeine Einstellungen - die Abfrage Geldeingang von Bank an Honorar nur über Rechnungsnummer aktiviert werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 72 -

73 Wird die Abfrage aktiviert hat dies bspw. zur Auswirkung, dass beim Buchen eines Geldeingang mit dem Modus F=Geldeigang ohne Rechnungsnummer die Maßnahme Honorar nicht mehr für eine Buchung angeboten wird. Gleiches gilt für den Modus E = Geldeingang Schuldner Auch hier kann der Bereich Honorar nicht mehr ausgewählt werden. Geldeingänge auf Honorar können dann nur noch mit dem Modus R=Geldeingang auf Rechnungsnummer gebucht werden Für einen Geldausgang steht ein weiterer Modus C=Geldausgang auf Guthabenrechnung/Gutschrift für eine Anwendung zur Verfügung. Mit der Auswahl dieses Modus können Geldausgänge mit Guthabenrechnungen verknüpft werden, so dass anschließend die entsprechende Guthabenrechnung im Rechnungsausgangsbuch nicht mehr als offen dargestellt wird 1.7 Excel-Auswertungen Bei der Auswahl eines Sachkontos (Finanzkonto) und bei entsprechender Anwendung wird eine Beleg-Nummer linksbündig angezeigt Bei der Auswertung Stammdaten - Beteiligtenverknüpfung - können auch Beteiligte ausgewertet werden, deren Namen mehr als 31 Zeichen beinhaltet Bei der Auswertung des Rechnungsausgangbuchs werden Stornierungen und stornierte Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch nicht mehr als offen dargestellt. Bei einer Stornierung ist jetzt erkennbar, welche Rechnung storniert wurde Bei der Erstellung einer Terminliste werden neben der PLZ eines Gerichtes auch der Gerichtstyp und der Ort des Gerichts mit angezeigt, bspw. Landgericht Köln 1.8 Smarte AnwaltsAkte Wählt man in der Historie einer Akte die Vorschau einer Arbeitskopie eines Dokuments in einem neuen Fenster, wird das Dokument auch entsprechend in einem neuen Fenster angezeigt 1.9 ToDo s Bei der Aufnahme eines Termins bleiben individuelle Angaben in den Bereichen Vorbereitung und Nachbereitung erhalten 1.10 Ansicht ToDo s Beim Verfügen von Posteingängen wird ein Posteingang in einen (oder mehrere) etwaigen Historien-Unterordner - nach vorheriger Auswahl - korrekt übernommen In der Ansicht ToDo s im Bereich Postkorb besteht die Möglichkeit, ein Dokument zu drehen. Nach der Auswahl eines entsprechenden Dokuments klicken Sie auf das Symbol (Drehen) Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 73 -

74 In einem nachfolgenden Dialog kann ausgewählt werden, ob das Dokument nach 90 rechts, 90 links oder 180 gedreht werden soll. Das Drehen kann auf das komplette Dokument angewendet werden, oder nur auf bestimmte Seiten. Entsprechende Auswahlmöglichkeiten stehen für eine Anwendung zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Ansicht eines Dokuments zu vergrößern/zu verkleinern. Nach der Auswahl eines Dokumentes können über die rechte Maustaste entsprechende Befehle ausgewählt werden: Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 74 -

75 Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText - Änderungshistorie - Seite 75 -