5 Objektdaten. 5.1 Objekt einrichten Objekt anlegen. Formular Objekt anlegen. Verwaltungsart: Beschreibung:

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1 5 Objektdaten 5.1 Objekt einrichten Da ein Objekt mehrere Gebäude beinhalten kann, die wiederum über eine Anzahl von Verwaltungseinheiten verfügen, ist die vom System vorgegebene Vorgehensweise immer: Objekt anlegen Gebäude anlegen Verwaltungseinheit hinzufügen Objekt anlegen Das Anlegen eines Objektes mit seinen Stammdaten und Kontenrahmen ist die Grundlage für alle weiteren Verwaltungsvorgänge. Hier legen Sie auch die Verwaltungsart (WEG, Mietverwaltung oder WEG mit SE-Verwaltung) fest. Formular Objekt anlegen Zum Anlegen eines Objektes klicken Sie auf das Modul Objektdaten. Es öffnet sich das Formular zum Anlegen der Stammdaten (oder klicken Sie auf den Plus-Button in der Fußzeile). Verwaltungsart: Es stehen Ihnen Miet-, Wohnungseigentums- (WEG), WEG mit SE-Verwaltung zur Wahl. Ein WEG-Objekt kann auch später in ein Objekt WEG mit Sondereigentumsverwaltung transformiert werden. Die Wahl der korrekten Verwaltungsform ist entscheidend für die Übernahme des passenden Musterkontenrahmens und das gesamte Rechnungswesen. Beschreibung: Abb. 25: Formular Objekt anlegen Vergeben Sie hier Ihre interne Bezeichnung für das Objekt (z.b. Musterstraße 10). Unter dieser Bezeichnung ist das Objekt später in der Liste zu finden. Stadt, Bundesland, Land, Straße, PLZ: Geben Sie die vollständige Adresse des Objektes ein. Gemeindecode: Zusatzangabe (kein Pflichtfeld) Objektart: Dient einer genaueren Typisierung des Objektes (z.b. Alt- oder Neubau, Ein- oder Mehrfamilienhaus). Sie können in dem Modul Einstellungen weitere Objektarten hinzufügen! 24

2 Musterkontenrahmen übernehmen: Je nach defi nierter Verwaltungsart können Sie die im System hinterlegten Musterkontenrahmen für Ihr Objekt übernehmen und später anpassen. Mit der Übernahme des vom System gelieferten Musterkontenrahmens sparen Sie wertvolle Einrichtungszeit. Sie können den Musterkontenrahmen Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen, indem Sie die Buchungskonten umbenennen. Führen Sie die Bearbeitung zuvor im Modul Einstellungen durch, wird der von Ihnen bearbeitete Kontenrahmen für alle danach angelegten Objekte übernommen. Mit Klick auf die Schaltfl äche wird das Objekt im System angelegt. Umlageausfallwagnis: Unterliegt das Objekt den Regeln für die Vermietung staatlich geförderter, preisgebundener Sozialwohnungen, wird das damit einhergehende Risiko, dass dem Vermieter in erster Linie durch Leerstand entstehen kann, oft mit einem Kostenzuschlag in der BKA kompensiert. Den Prozentsatz des Kostenzuschlags geben Sie hier ein. Später wird die Anwendung des Umlageausfallwagnisses noch je Mietvertrag markiert. Immoware24 berechnet die Werte im Rahmen der BKA dann automatisch. Übersicht der Objekte In der linken Spalte unter Städte sehen Sie die Orte, in denen Sie Objekte verwalten. Bei Klick auf einen Ort sehen Sie in der Spalte Objekte alle Objekte innerhalb des Ortes (z.b. Auswahl Halle: zeigt ausschließlich Objekte, die in Halle liegen). Klicken Sie auf ein konkretes Objekt, erscheinen im rechten Fenster dessen Stammdaten als Übersicht. Abb. 26: Auswahl eines Objektes und Übersicht Objektdaten öffnet die Anzeige der eingebebenen Details Ein Liste aller in Immoware24 eingepfl egten Objekte fi nden Sie auch unter Objektübergreifende Aktionen. 25

3 Einige der Stammdaten, wie der Anteil an Gewerbefläche oder die Aufstellung der Verwaltungseinheiten und deren Durchschnittsmiete ergeben sich später automatisch, nachdem Sie dem Objekt die einzelnen Verwaltungseinheiten hinzugefügt haben. Die Durchschnittsmiete ergibt sich dabei aus dem Verhältnis der in den Mietverträgen vereinbarten Zahlungen zu den vermieteten Flächen bzw. Einheiten. Leerstand beeinflusst die Durchschnittsmiete nicht. Um ein Objekt zu bearbeiten und weitere Daten zu erfassen, wählen Sie es aus der Objekt-Liste im Objektmenü aus und klicken Sie auf die Schaltfl äche in der Fußleiste oder Sie öffnen das Objekt über das Dock. Mit Hilfe der Schaltfl äche Zusätzliche Stammdaten speichern Sie weitere nützliche Informationen zum Objekt. Diese sind jedoch nicht systemrelevant. Zum Anlegen weiterer Objekte schließen Sie das geöffnete Objekt und nutzen Sie in der mittleren Spalte das am unteren Rand der Liste. Es öffnet sich erneut das Formular zum Anlegen der Stammdaten. Schnellwechsel zwischen Objekt und objektübergreifender Funktion Soll aus einem geöffneten Objekt sofort in eine objektübergreifende Funktion gewechselt werden, wählen Sie die Funktion im Dock aus oder klicken Sie auf das Symbol für Objektdaten Aktion. und anschließend auf die gewünschte Abb. 27: Objektauswahl und objektübergreifende Funktionen Wird der Wechsel von der objektübergreifenden Funktion in das zuvor geöffnete Objekt gewünscht, gehen Sie per Mausklick auf geöffneten Objektreiter zurück: z.b. 26

4 5.1.2 Abrechnungszeiträume für Heiz- und Betriebskosten Legen Sie Beginn und Ende des jeweiligen Zeitraumes fest, für den die Abrechnungen von Heiz- und Betriebskosten gegenüber den Mietern erfolgen soll (bei WEG- und WEG mit SE-Verwaltung legen Sie hier auch den Abrechnungszeitraum für Hausgeld und die Rücklagenzuführung fest). Abb. 28: Abrechnungszeiträume Dazu gehen Sie auf den Menüpunkt Fügen Sie einen Listeneintrag über die Schaltfl äche hinzu., in der linken Spalte Objektmenü. Abb. 29: Das Formular: Abrechnungszeitraum hinzufügen Tragen Sie die gewünschten Anfangs- und Enddaten für die jeweilige Abrechnung ein. Es können vom Kalenderjahr abweichende und auch unterjährige Zeiträume defi niert werden. Die Abrechnungszeiträume sind für die Zuordnung der jeweils im konkreten Zeitraum anfallenden Kosten von Bedeutung Objekt-Eigentümer hinzufügen (nur Mietverwaltung - für WEG siehe Kapitel auf Seite 35) Je nach Verwaltungsart gibt es zwei Möglichkeiten, innerhalb des Objektmenüs einen Eigentümer zuzuweisen: 1. Jeder einzelnen Verwaltungseinheit (WEG-Verwaltung und WEG mit SE-Verwaltung), oder 2. dem gesamten Objekt (Mietverwaltung). Wie Sie einen WEG-Eigentümer zuordnen, erfahren Sie in Kapitel Wohnungseigentümer hinzufügen (WEG-Verwaltung) auf Seite

5 So weisen Sie einem Objekt der Mietverwaltung seinen Eigentümer zu: Im Objektmenü fi nden Sie den Menüpunkt Abb. 30: Das Formular: Objekteigentümer anlegen Das Feld Objekteigentümer ist direkt mit dem Adressbuch verknüpft. 1. Klicken Sie unter Objektmenü auf den Menüpunkt Objekteigentümer. 2. Über das Feld Eigentümer auf der rechten Seite können Sie Ihren Eigentümer auswählen. 3. Klicken Sie dazu rechts auf die Schaltfl äche im Auswahlfeld oder tippen Sie den Namen des Eigentümers ein. Es wird Ihnen eine Auswahl von Eigentümern angezeigt. 4. Tragen Sie nun das Datum ein, an dem das Eigentum erworben wurde. 5. Zum Abschluss klicken Sie auf die Schaltfl äche Speichern im Fußbereich der Seite, um dem Eigentümer dem Objekt zuzuweisen. Der Eigentümer erscheint jetzt in der Liste Objekteigentümer. 28

6 5.1.4 Gebäude hinzufügen Um ein Gebäude anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt Schaltfläche unten in der Fußzeile. und dort auf die Ein Verwaltungsobjekt kann mehrere Gebäude haben, z.b. Vorder- und Hinterhaus. Ihre Werte (wie z.b. die Flächen) werden automatisch zu den Stammdaten des Objektes addiert. Sie können auch für alle Garagen, die als eigene VE erfasst werden, ein Gebäude Garagenkomplex anlegen. Besteht Ihr Objekt nur aus einem Gebäude, müssen Sie das hier erfassen. Beschreibung: Vergeben Sie hier Ihre interne Bezeichnung für das Gebäude. Unter dieser Bezeichnung ist es später in der Liste zu finden. Straße: Da die Eingänge zu den Gebäuden in verschiedenen Straßen liegen können, wird als Bezeichnung der Straßenname mit Hausnummer erfasst. Vorgetragen ist der Straßenname des Objektes. Alle weiteren Angaben dienen der weiteren Qualifizierung des Gebäudes zur Unterstützung Ihrer Verwaltungsarbeit. Für die Systemfunktionen werden sie jedoch nicht benötigt und können optional gefüllt werden. Abb. 31: Gebäude hinzufügen Gemäß EnEV (ab 01.Mai 2014) sind bei Neuvermietung gegenüber den Mietinteressenten zwingend Angaben zur Energieeffizienz des Gebäudes zu treffen. Diese werden mit der Pflichtangabe zum Bauhjahr im oberen Teil der Gebäude- Maske hier im Abschnitt Gebäude- Energieausweis erfasst und automatisch beim Erstellen eines Exposés übernommen. Abb. 32: Gebäude-Energieausweis nach EnEV 2014 Im nächsten Schritt werden dem Gebäude die einzelnen Verwaltungseinheiten hinzugefügt. Diese sind für die Verwaltung von zentraler Bedeutung. 29

7 5.1.5 Verwaltungseinheit anlegen Sie können einem Gebäude beliebig viele Verwaltungseinheiten hinzufügen. Diese erscheinen als Eintrag in der Liste direkt unter dem jeweiligen Gebäude. Die Gesamtwohnfläche eines Gebäudes wird automatisch aus den Einzelflächen der angelegten Verwaltungseinheiten addiert (Stellplätze und Garagen werden ohne Fläche erfasst). Zum Anlegen einer Verwaltungseinheit: 1. Klicken Sie zu erst in der Listenübersicht auf Ihr gerade angelegtes Gebäude. 2. Klicken Sie danach in der Fußleiste auf die Schaltfläche VE hinzufügen: Es öffnet sich das betreffende Formular: Gebäude: Über diese Auswahlbox lässt sich eine Verwaltungseinheit auch nachträglich einem Gebäude zuordnen. Verwaltungseinheit: Unter dieser Bezeichnung erscheint die Verwaltungseinheit im Register und in der Kontenbezeichnung des Mieters/WEG-Eigentümers. Wir empfehlen hier keine Lagebezeichnung zu verwenden, da diese auf den Dokumenten zusätzlich ausgewiesen wird. Abb. 33: Formular: Verwaltungseinheit hinzufügen Lage: Die Angabe ist ein Pflichtfeld. Für Wohn- und Gewerbeeinheiten geben Sie hier z.b. 1.OG rechts, für Garagen und Stellplätze eine Bezeichnung wie z.b. im Hof oder am Haus ein. Art der Einheit: Nach dieser Nutzungsart (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage) werden die VE unter den Stammdaten des Objektes aufgelistet. Interne Bezeichnung/Anzahl Zimmer/Gesamtfläche/Etagennummer/Jahr der letzten Modernisierung: Keine Pflichtangaben, dienen der Konkretisierung im Exposé. Die Gesamtfläche kann größer sein als die mietvertraglich vereinbarte Wohnfläche, z.b. wenn große Balkons hälftig in die Wohnfläche einfließen. Grundlage der Kostenumlage nach Fläche ist die Wohn-/Gewerbefläche, nicht die Gesamtfläche. 30

8 Verringert sich z.b. die vermietet Wohnfl äche, weil einzelne Räume in VEs unvermietet bleiben, muss die Gesamtwohnfl äche des Objektes über identischen Flächenzuwachs einer fi ktiven Leerstands-VE konstant gehalten werden. Oder die Änderung einer VE-Wohnfl äche führt zu Änderung der Gesamtwohnfl äche im Objekt. Dann erfolgt die Umlage der Kosten in der BKA gesplittet nach Zeiträumen mit gleicher Gesamtwohnfl äche. Damit die fiktive Einheit nicht im Leerstandsmanagement erscheint, wird sie als solche markiert. Ab hier bis Ende Kapitel auf Seite 34 gilt nur für Mietverwaltung - für WEG weiter ab Kapitel auf Seite 35! Ertragsziel: Geben Sie Ihr Ertragsziel für Kaltmiete und weitere Einnahmen ein. Diese werden automatisch in die Mietverhältnisse übernommen; können dort aber bei Bedarf auch angepasst werden. Die Miete für Stellplatz und Garagen tragen Sie nicht bei Miete, sondern in die gleichnamigen Felder ein. Werden auf die Ertragsziele Umsatzsteuer vereinnahmt, geben Sie Nettobeträge an. Sind neben den Betriebskosten auch Heizkosten abzurechnen ohne dass dafür gesonderte HK-Vorauszahlungen vereinbart sind, legen Sie nur die Vorauszahlungsart BK-Vorauszahlungen an. Die HKA erfolgt dann als Bestandteil der BKA; die Betriebs- und Heizkosten je Mieter werden den durch ihn geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen gegenübergestellt. Eigenschaften der VE: wie Flächen, Anzahl der Einheiten oder externe Abrechnung legen fest, ob und mit welchem Anteil die Verwaltungseinheit bei einer Kostenumlage nach diesen Kriterien berücksichtigt wird. Ist die Verwaltungseinheit vermietet, werden für alle Abrechnungen die im Mietvertrag vereinbarten Eigenschaften zugrunde gelegt. Bei Leerstand (VE ohne Mieter) gelten die Eigenschaften der VE. Leerstand nicht gesondert anlegen! Flächen: Die Wohnfl äche/gewerbefl äche kann geringer als die Gesamtfl äche sein, wenn Flächenteile nicht voll angerechnet werden. Sie ist die Basis für die Umlage der Kosten. Eine Flächenangabe als Gewerbe- bzw. Wohnungsmieteranteil ist nur in gemischt genutzten Objekten, insbesondere mit Vorwegabzug von Kosten, nötig. Eigenschaften lassen sich im Reiter VE-Eigenschaften für konkrete Zeiträume bearbeiten, löschen oder hinzufügen. Abb. 34: Reiter VE-Eigenschaften 31

9 Wird ein hinzugefügter Wert einer Eigenschaft gelöscht, gilt der zuvor erfasste Wert unbegrenzt weiter. Angaben wie zu fälligen Provisionen bei Vermietung und verschiedene Ausstattungsmerkmale sind sowohl für das Exposé, als auch für die Auflistung einer nicht vermieteten VE im Rahmen des Leerstands-Managements von Bedeutung. Gehen Sie abschließend auf die Schaltfläche Mietverhältnis anlegen (nur Mietverwaltung) Klicken Sie auf den Menüpunkt. Danach wählen Sie die betreffende Verwaltungseinheit aus der Liste aus. Ist die VE ausgewählt, finden Sie in der Fußleiste den Menüpunkt Mietverhältnis hinzufügen (in der Abbildung rot markiert): Einige Parameter, wie z.b. Miete und Betriebskostenvorauszahlung sind bereits vorausgefüllt. (Standardangaben der Verwaltungseinheit, die bereits angelegt sind, siehe Kapitel auf Seite 30). Wurden im aktuellen Vertrag andere Konditionen vereinbart, überschreiben Sie diese Werte. Im Formularfeld Mieter verfahren Sie wie zuvor beim Objekt - Eigentümer und wählen aus der Auswahlbox einen bereits im Adressbuch angelegten Mieter aus. Ist der Mieter noch nicht im Adressbuch gespeichert, können Sie mit Hilfe der Namensfelder einen neuen Mieter anlegen. Alle über Namen und Adresse des Mieters hinausgehenden Informationen müssen später im Adressbuch ergänzt werden. Den Namen des Debitorenkontos können Sie ebenfalls bestimmen; bleibt das Feld frei, wird der Name automatisch vergeben. Eine Kontonummer wird automatisch vergeben. Abb. 35: Formular: Mietverhältnis hinzufügen Es folgen die Daten des Mietverhältnisses: Beginn und ggf. Ende des Mietvertrages. Gewerbe: Wichtig für spätere Buchungen ist ein Mieter gewerblich vorsteuerabzugsberechtigt, wird auf die einzutragenden Nettobeträge der Mietzahlung automatisch die USt. berechnet. Ändert sich die USt.-Option des Mieters, beenden Sie das Mietverhältnis und legen ein neues an. 32

10 Lastschrift: Hier muss die Markierung gesetzt sein, wenn die monatlichen Zahlungen vom Verwalter als Lastschriften eingezogen werden. Ohne diese Markierung lassen sich keine SEPA-Mandatsreferenzen erzeugen. Mahnsperre: Bei Auswahl wird die Erstellung von Mahnungen trotz Zahlungsverzug verhindert. Nutzerwechselgebühr: Wollen Sie die von externen Abrechnern bei Mieterwechsel in Rechnung gestellte Nutzerwechselgebühr mit der BKA/HKA auf den Mieter umlegen, setzen Sie eine Markierung. Umlageausfallwagnis: Nur für Sozialwohnungen. Den prozentualen Kostenzuschlag haben Sie in den Objekt-Stammdaten vermerkt. Hier markieren Sie, ob das Umlageausfallwagnis im konkreten Mietvertrag vereinbart ist. Monatliche Zahlungen: Die mit dem Mieter vereinbarten Zahlungen entsprechen den zuvor für die Verwaltungseinheit erfassten Ertragszielen. Sie lassen sich durch andere Werte überschreiben. Wird als VE ein Stellplatz/Garage vermietet, sollten Sie für die Zahlungsart Miete Stellplatz/Garage nur die gleichnamigen Felder nutzen. Werden die monatlichen Zahlungen als Lastschriften eingezogen, müssen dem Mieter SEPA-Mandate hinzugefügt werden. Siehe dazu Kapitel 7.6 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Eigenschaften: Hier definierte Umlageschlüssel legen fest, ob und wie der Mieter bei der Kostenumlage in der BKA oder HKA (z.b. Wohn- und Heizfläche) berücksichtigt wird. Eigene Umlageschlüssel können unter gleichnamigen Menüpunkt hinzugefügt werden. Festumlage/externe Wasser- /Heizkosten-Abrechnung: Diese Eigenschaft muss auf ja gesetzt sein, wenn für den Mieter Kosten nach Festbetrag umgelegt werden bzw. Kosten aus externen Abrechnungen in die BKA/HKA übernommen werden. Füllen Sie das Formular mit den vertraglich vereinbarten Daten aus. Über den Menüpunkt lassen sich die angelegten Mietverhältnisse anzeigen und Stammdaten, Zahlungen, Eigenschaften hinzufügen, löschen oder bearbeiten. 33

11 5.1.7 Kautionsverwaltung (nur Mietverwaltung) Ist ein Mietverhältnis angelegt, können Sie die Modalitäten der Mietkaution vermerken (dies dient nur Dokumentationszwecken, siehe unten). Um bereits angelegte Mietverhältnisse zu bearbeiten, erreichen Sie diese auch direkt über den Menüpunkt im Objektmenü. Im oberen Bereich klicken Sie auf den Reiter Kautionsverwaltung : Abb. 36: Die Übersicht: Mietverhältnis Existiert in der Liste bereits eine Kaution, kann diese bearbeitet, gelöscht oder eine Buchung hinzugefügt werden. Ist noch keine Kaution hinterlegt, öffnet sich direkt das Kautionsformular: Abb. 37: Das Formular: Kaution hinzufügen Unter Bankkonto tragen Sie die Konto-Nr. ein. Unter Bemerkungen können Sie weitere Daten wie z.b. das betreffende Kreditinstitut speichern. Ergänzen Sie den Kautionsbetrag und das Startdatum. Über die Schaltfläche in der Fußzeile der Kautionsmaske fügen Sie im Rahmen der Kautionsverwaltung einer Kaution einzelne Zahlungen hinzu. Dies können z.b. vereinbarte Ratenzahlungen oder die Dokumentation von Zinserträgen sein (Auswahlmenü). Wenn am Ende eines Mietverhältnisses alle Zahlungen gebucht und die Kaution aufgelöst wurde, können Sie über die Schaltfläche in der Fußzeile der Kautionsmaske ein Enddatum zur Kaution erfassen. Damit erhält die Kaution den Status: inaktiv. 34

12 Im Objektmenü finden Sie unter Auswertungen den Punkt Liste der Kautionskonten. Dort bekommen Sie die Aufstellung aller für das Objekt aktiven und inaktiven Kautionen angezeigt. Die Liste lässt sich zeitlich und nach dem Status der Kaution filtern. Die Kautionsverwaltung dient nur der Dokumentation. Sie ist NICHT an das Buchungsmodul angeschlossen. Daher wird die Kaution auch nicht mit einem im Adressbuch angelegten Bankkonto verknüpft! Wohnungseigentümer hinzufügen (WEG-Verwaltung) Wollen Sie erstmalig Eigentümerverhältnisse für ein WEG-Objekt erfassen, verbinden Sie dies gleich mit dem Anlegen einer Verwaltungseinheit. Beginnen Sie wie beschrieben - im Kapitel auf Seite 30 Anschließend wählen Sie im Formularfeld Eigentümer aus der Auswahlbox einen bereits im Adressbuch angelegten Eigentümer aus. Ist dieser noch nicht im Adressbuch gespeichert, können Sie mit Hilfe der Namensfelder einen neuen Eigentümer anlegen. Für ihn wird allerdings die Objektadresse als Postanschrift im Adressbuch gespeichert und muss ggf. später korrigiert werden. Danach folgen Beginn- und ggf. Enddatum der Eigentümerschaft. Ein Eigentümerverhältnis wird i.d.r. durch Eigentümerwechsel beendet. Geben Sie nach Beenden eines Eigentümerverhältnisses deshalb direkt einen Nachfolgeeigentümer ein. Nutzen Sie dafür in der Fußleiste die Schaltfläche Eigentümer hinzufügen. Auch dort fügen Sie den Eigentümer wie hier beschrieben hinzu. Für die korrekte Erstellung der Pläne und Abrechnungen bei Eigentümerwechsel sollten Sie neue Eigentümerverhältnisse erst dann mit Beginn-Datum erfassen, wenn diese tatsächlich Eigentümer aufgrund des Grundbucheintrages sind. Gewerbe: Diese Eintragung ist für die spätere Buchhaltung und Abrechnung der WEG sehr wichtig. Sind Eigentümer gewerblich, vorsteuerabzugsberechtigt, wird auf die einzutragenden Nettobeträge der Hausgeldzahlungen automatisch die USt. berechnet. Die Zuführungen zur Rücklage bleiben umsatzsteuerfrei. Ändert sich die USt.-Option des Eigentümers, beenden Sie das Eigentümerverhältnis und legen ein neues an. Lastschrift: Hier muss die Markierung gesetzt sein, wenn die monatlichen Zahlungen vom Verwalter als Lastschriften eingezogen werden. Ohne diese Markierung lassen sich keine SEPA-Mandatsreferenzen erzeugen. Mahnsperre: Bei Auswahl wird die Erstellung von Mahnungen trotz Zahlungsverzug im Modul Mahnwesen verhindert. 35

13 Monatliche Zahlungen: Die monatlichen Zahlungen werden in Umsetzung des BGH-Urteils V ZR 44/09 vom zur Abrechnung der Instandhaltungsrücklage in HG und Rücklagenzuführung unterteilt. Die Zahlungsart Rücklage entsteht erst nach dem Anlegen einer Rücklagenposition im gleichnamigen Menüpunkt. Konkrete Werte je ET sollten nicht manuell erfasst, sondern durch Eingabe des den Zahlungen zugrunde liegenden bestätigten Wirtschafts- (WP) und Rücklagen- Planes automatisch in die ET-Stammdaten übernommen werden. Sie können danach überprüft und ggf. korrigiert werden. Für eine korrekte HG- und Rücklagenabrechnung ist dies die empfohlene Vorgehensweise (siehe auch Kapitel 5.3 Rücklagen auf Seite 42). Gehen Sie vor wie zuvor beschrieben lassen Sie die Felder für die monatlichen Zahlungen vorerst frei. Werden die monatlichen Zahlungen als Lastschriften eingezogen, müssen dem Eigentümer SEPA-Mandate hinzugefügt werden. (siehe dazu Kapitel 7.6 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren auf Seite 106) Eigenschaften: Die Eigenschaften regeln (ähnlich wie beim Mietvertrag, Kapitel Mietverhältnis anlegen (nur Mietverwaltung) auf Seite 32), ob und wie der Eigentümer bei der Kostenumlage in der Hausgeldabrechnung und bei der Abrechnung von Rücklagen berücksichtigt wird. Ertragsziele für Vermietung (nur für WEG mit SE-Verwaltung) Handelt es sich um ein Objekt mit SEV tragen Sie noch die Ertragsziele im Rahmen der Vermietung ein. Damit stehen Ihnen diese Informationen für die Vermarktung und beim Anlegen späterer Mietverträge zur Verfügung. Festumlage/externe Wasser- / Heizkosten-Abrechnung: Diese Eigenschaften müssen auf ja stehen, wenn für den Eigentümer Kosten nach Festbetrag umgelegt werden bzw. Kosten aus externen Abrechnungen in die HGA übernommen werden. Im Menüpunkt lassen sich die hinzugefügten Daten der Wohnungseigentümer anzeigen und Stammdaten, Zahlungen, Eigenschaften hinzufügen, löschen oder bearbeiten. 36

14 5.1.9 Erstellen von Exposés und deren Export in Immobilienportale Für jede erfasste Verwaltungseinheit können Sie ein Exposé erstellen. 1. Klicken Sie auf den Reiter Exposé, um die Ansicht mit den erfassten Informationen der Verwaltungseinheit zu erhalten. Wollen Sie Angaben innerhalb des Exposés verändern klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten (Abb. 38, Punkt 1). 2. Mit der Schaltfläche Dokumente hochladen (Abb. 38, Punkt 2), kann das Exposé mit weiteren Bildern oder Dokumenten gefüllt werden Abb. 38: Bearbeiten eines Exposés Das Exposé kann als PDF erstellt und in das DMS abgelegt werden (Abb. 38, Punkt 3 und 4) Wollen Sie Daten der Verwaltungseinheit in ein professionelles Immobilienportal exportieren, muss zuvor im Modul Einstellungen unter dem Menüpunkt Export eine Schnittschnelle mit den Zugangsdaten des Immobilienportal-Betreibers eingerichtet werden. Anschließend steht auch eine Export-Möglichkeit für das Exposé zur Verfügung (Abb. 38, Punkt 5). Im Rahmen des objektübergreifenden Leerstandsmanagements (siehe Kapitel 14 Leerstandsmanagement auf Seite 209) kann ebenfalls auf das Exposé zugegriffen bzw. der Datenexport in ein Immobilienportal veranlasst werden VE-Zähler anlegen Befinden sich in der Verwaltungseinheit Zähler für die Erfassung verbrauchsabhängiger Kosten und wollen Sie selbst die Ablesewerte zum Verbrauch speichern, legen Sie einen VE-eigenen Zähler an. Gehen Sie dazu auf. Danach wählen Sie die betreffende Verwaltungseinheit aus der Liste aus. In der sich öffnenden VE-Übersicht finden Sie im oberen Bereich verschiedene Reiter. Klicken Sie hier auf Zähler. 37

15 Abb. 39: Eigene Zähler der Verwaltungseinheit in der VE-Übersicht Zählerart: Wählen Sie eine Zählerart. Weitere Zählerarten lassen sich im Modul Einstellungen hinzufügen. Sollen Kosten mit Immoware24 nach Verbrauch berechnet werden (kein externer Abrechner), muss die hier angelegten Zählerart als Umlage am jeweiligen Kostenkonto eingestellt werden Zählernummer: Referenz-Nr. des Versorgers Abb. 40: Das Formular VE-Zähler anlegen Zählername: Ihre interne Bezeichnung Das Eichdatum kann auf einen anstehenden Zählerwechsel hinweisen. Um einen Anfangsstand anzulegen, klicken Sie in der Fußzeile auf die Schaltfl äche und generieren Sie den ersten Eintrag. Zusatzfeld Umrechnungsfaktor: (wird von aktueller Softwareversion noch nicht unterstützt!) Dieser ist von Bedeutung, wenn ein Zähler direkt an einen Heizkörper angebracht ist. Je nach Typ und Größe des Heizkörpers geben Herstellerfi rmen einen konkreten Wert (meist zw. 0,5 und 5) vor, der hier eingetragen wird. Für alle anderen Zähler ist hier der Wert 1 einzutragen. Klicken Sie auf die Schaltfl äche. Übernimmt ein externer Abrechner die verbrauchsabhängige Heiz- oder Wasserkostenabrechnung inkl. der Zählerablesung, ist das Anlegen eines eigenen VE-Zählers hier nicht erforderlich. Weitere Ablesewerte für die jeweiligen Abrechnungszeiträume der Betriebs- und Heizkosten fügen Sie genau wie den Anfangsstand hinzu: Wählen Sie einen Zähler aus der Liste aus. Danach klicken Sie in der Fußleiste auf Ablesung hinzufügen : Wählen Sie den zugehörigen Abrechnungszeitraum aus und tragen Sie die aktuellen Ablesedaten ein. 38

16 Da bei einem Zählerwechsel (Defekt oder Ablauf der Eichzeit) auch Zwischenstände registriert werden müssen, gibt es hierfür ein eigenes Formluar, das sie über Zähler wechseln, auch in der Fußleiste, aufrufen: Wie sie einen Haupt- oder Hauszähler anlegen, wird nachfolgend beschrieben: Objektzähler anlegen (Haupt- oder Hauszähler) Zähler für den Verbrauch von Wasser und Energie können objekt-, gebäude- oder z.b. etagenweise installiert sein. Ihre Ablesewerte werden zwecks Jahresabrechnung an den Energie- oder Wasserversorger gemeldet. Klicken Sie im Objektmenü auf den Ordner. Zählernummer: Referenz-Nr. des Versorgers Zählername: Ihre interne Bezeichnung Eichdatum: Kann auf anstehenden Zählerwechsel hinweisen. Um einen Anfangsstand anzulegen, klicken Sie in der Fußzeile auf die Schaltfläche und generieren Sie den ersten Eintrag. Abb. 41: Das Formular Zähler anlegen Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche. Die Ablesewerte der Objektzähler werden nur als Information gespeichert und nicht vom System zur Jahresendabrechnung verwendet. Weitere Ablesewerte für die die jeweiligen Abrechnungszeiträume der Betriebs- und Heizkosten fügen Sie genau wie den Anfangsstand hinzu: Wählen Sie einen Zähler aus der Liste aus. Danach klicken Sie in der Fußleiste auf Ablesung hinzufügen: Wählen Sie dort den zugehörigen Abrechnungszreitraum aus und tragen Sie die aktuellen Ablesedaten ein. Da bei einem Zählerwechsel (Defekt oder Ablauf der Eichzeit) auch Zwischenstände registriert werden müssen, gibt es hierfür ein eigenes Formluar, das sie über Zähler wechseln, auch in der Fußleiste, aufrufen: 39

17 Dienstleister/Handwerker hinzufügen Klicken Sie im Objektmenü auf den Menüpunkt. Über die Schaltfläche Dienstleister mit dem Objekt. verknüpfen Sie einen Durch die Zuordnung eines Dienstleisters entsteht im Buchhaltungsbereich des Objektes automatisch ein konkretes Kreditorenkonto. Auch hier greift der beim Objekteigentümer beschriebene Auswahlvorgang des Kontaktes aus der Adressdatenbank. Sie können die Zusammenarbeit über die Angabe des Beginns des Dienstleistervertrages bzw. das Datum eines Erstauftrages sowie durch die Abb. 42: Das Formular Dienstleister/Handwerker anlegen Vergabe einer Kategorie (z.b. Energieversorger) weiter qualifizieren. Eine freie Eingabe bietet das Feld Bemerkungen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Sanierung Erfassen Sie hier Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen für Ihr Objekt oder einzelne Verwaltungseinheiten. Die Zuordnung von Partnern und Sanierungsphasen unterstützt die Verwaltungsarbeit, z.b. bei der Kontrolle und Einhaltung ablaufender Gewährleistungsfristen. 40

18 5.2 Bankkonten für Objekt anlegen Sie benötigen für die Verwaltung eines Objektes verschiedene Bankkonten, wie z.b. das Mietkonto, um den Zahlungsverkehr abzuwickeln. Um einem Objekt ein Bankkonto zuzuweisen, muss dieses Konto vorher in den Kontakten des Adressbuches angelegt werden. Mietkonten, für die Sie Kontoinhaber sind, hinterlegen Sie an Ihrem eigenen Adresskontakt. Oder: Falls Sie in Vollmacht des Eigentümers über sein Bankkonto arbeiten, fügen Sie dem Objekteigentümer das entsprechende Bankkonto hinzu. In der WEG-Verwaltung muss ein Adresskontakt für die WEG angelegt werden, um deren Konten dort zu hinterlegen. Die korrekte Zuordnung der Konten zum Kontoinhaber ist insbesondere für die Gläubiger-IDs im Rahmen der SEPA-Basis-Lastschriften unverzichtbar. Um die Konten einem konkreten Objekt zuzuweisen, klicken Sie nun in dessen Objektmenü auf den Ordner. Abb. 43: Das Formular: Bankkonto hinzufügen im Objektmenü Um ein Bankkonto zu verknüpfen, wählen Sie es nach bekannter Art im Feld Bankkonto aus. Sie erhalten automatisch einen Vorschlag für den Namen des Kontos in der Buchhaltung. Für die Konten, über die Sie alle Einnahmen und Ausgaben des Objektes erfassen, sollten Sie für Mietobjekte die Bezeichnung Mietkonto und für WEG-Objekte die Bezeichnungen WEG- Konto und Rücklagen-Konto unverändert lassen, um eine korrekte Übernahme der Bankverbindungen in die Musterschreiben der Software z.b. Mahnschreiben zu ermöglichen. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche. Die Nummer des Buchhaltungskontos wird vom System automatisch vergeben und kann bei Bedarf unter geändert werden. Für Objekte der WEG mit SEV lesen Sie bitte hierzu unbedingt die detaillierten Hinweise in Kapitel 10.3 Bankkonten am Kontakt im Adressbuch und Kapitel 10.4 Aktivieren der SEV. 41

19 5.3 Rücklagen Als unverzichtbarer Bestandteil in der WEG gewinnt die Bildung von Rücklagen auch in der Mietverwaltung an Bedeutung. Für WEG-Objekte ist das Anlegen von Rücklagen eine Voraussetzung für den Plan bzw. die Abrechnung Rücklage, d.h. durch sie entsteht automatisch die monatliche Zahlungsart Rücklage für die Stammdaten der Eigentümer. Die zurückgelegten Mittel sollten je Rücklagenposition (evtl. gesonderte Garagenrücklage) auf einem gesonderten Konto deponiert und gebucht werden. Für die korrekte Buchung von Rücklagen muss unter Menüpunkt Bankkonten (Kapitel 5.2 Bankkonten für Objekt anlegen auf Seite 41) zuerst das betreffende Bankkonto als aktives Bestandskonto hinzugefügt werden. Abb. 44: Rücklagenkonto neben dem WEG-Konto als gesondertes Objektbankkonto verknüpft Rücklagen-Position anlegen (zwingend in der WEG) Zum Anlegen einer Rücklagen-Position klicken Sie im Objektmenü auf Fußleiste auf die Schaltfläche. und in der Bezeichnung: Geben Sie der Rücklagenposition eine eindeutige Bezeichnung, mit der sie später in der Liste erscheint (z.b. Instandhaltungsrücklage). Um alle mit einer Rücklagenposition verbundenen Buchungsvorgänge komfortabel abzuwickeln, werden vom System automatisch folgende Buchungskonten angelegt und in ihrer Bezeichnung mit der Rücklagenposition ergänzt. Das passive Bestandskonto 1. Rücklage Die Sachkonten: 2. Zuführung Rücklage (Kosten) 3. Entnahme Rücklage (Ertrag) 4. Zinseinnahmen Rücklage (Ertrag) 5. Zinsabschlagsteuer Rücklage (Kosten) 6. Abgeltungssteuer Rücklage (Kosten) 7. Solidaritätszuschlag Rücklage (Kosten) 8. Zuführung Zinsertrag Rücklage (Saldo aus ) Abb. 45: Rücklagen-Position hinzufügen 42

20 Weitere Positionen: Hier können zusätzliche Konten ergänzt werden (z.b. Kontoführungsgebühren). Bankkonten: Verknüpfen Sie abschließend das zuvor von Ihnen unter Bankkonten angelegte Rücklagenkonto. Mit lassen sich mehrere Konten (z.b. Girokonto und Festgelddepot) als aktive Bestandskonten für eine Rücklagenposition definieren. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche. Anfangsbestand Rücklage: Bevor Sie Zuführungen, Entnahmen und Zinsen buchen, muss ggf. der bereits vor Beginn des Abrechnungszeitraums auf dem Konto befindliche Betrag als Anfangsbestand erfasst werden. (siehe dazu Kapitel Anfangsbestandsbuchung auf Seite 57) SONDERFALL Rücklage: Zu jedem Anfangsbestand auf einem aktiven Rücklagen-Bestandskonto (Bankkonto) muss mit einer zweiten Buchung der selbe Betrag als Anfangsbestand für das passive Rücklagen-Bestandskonto (z.b Rücklage) gebucht werden. Die Buchungssätze lauten: Bankkonto Rücklage (aktiv) an Anfangsbestandskonto, Anfangsbestandskonto an passives Rücklagenkonto Je Rücklagenposition entsteht eine gesonderte Zahlungsart. Haben Sie Rücklagenpositionen angelegt, die nicht von allen Eigentümern (WEG) gebildet werden, müssen Sie unter dem Menüpunkt Umlageschlüssel eine neue Umlage definieren, z.b. Garagenrücklage, verteilt nach MEA. Den Eigentümern, die zur Rücklagenbildung verpflichtet sind, fügen Sie die Umlageeigenschaft mit ihren MEA hinzu. Zuletzt müssen Sie noch für alle der Rücklagenposition zugeordneten Konten (siehe oben) den Umlageschlüssel auf die neue Umlage einstellen (siehe Kapitel Buchungskonten einrichten und bearbeiten auf Seite 54). 43

21 5.3.2 Buchung von Rücklagen und Rücklagenzinsen Den entsprechenden Buchungsassistenten rufen Sie über den Reiter Rücklage buchen (Abbildung rechts; Reiter oben rechts) im Hauptfenster des Menüpunktes auf. Rücklage buchen Nach Öffnen des Formulars defi nieren Sie zuerst, ob es sich um eine Zuführung oder Entnahme handelt (. rechts, Pkt. 1). Mit Klick auf die Schaltfl äche wird die entsprechende Änderung des Formulars ausgelöst (Anpassung Buchungskonten, Abb. rechts, Pkt. 2). Geben Sie danach Betrag und Buchungstext ein. Wählen Sie das betreffende Bankkonto (die Bankkonten), von denen der Betrag abgebucht bzw. auf die er gebucht wird. Bestätigen Sie mit. Das System führt alle für die Rücklagenposition erforderlichen Buchungen für aktive und passive Rücklagenkonten automatisch durch. Rücklagen-Zinsen buchen Tragen Sie nach Öffnen des Reiters den Buchungstext ein und wählen das betreffende Bankkonto, das für die Rücklagen-Position defi niert wurde. Tragen Sie nun die Einzelbeträge des Zinsertrages ein. Klicken Sie in der Fußleiste des Formulars auf die Schaltfl äche. Die aus den Einzelsummen gebildete Zinsertragssumme wird nun angezeigt. Bestätigen Sie mit der Schaltfl äche. Das System führt nun alle für die Rücklagenposition erforderlichen Buchungen für aktive und passive Rücklagenkonten automatisch durch. 5.4 Objekt schließen Um zur Liste aller Objekte zurück zu gelangen und von dort aus 1. ein weiteres Objekt anzulegen oder 2. ein anderes Objekt zu bearbeiten, gehen Sie auf die Schaltfl äche in der Fußleiste. 44

22 5.5 Umlageschlüssel definieren (z.b. für Vorwegabzug) Im Objektmenü wird Ihnen unter dem Punkt Umlageschlüssel ermöglicht, zusätzliche Umlageschlüssel hinzuzufügen und damit jede beliebige Kostenart nach einer von Ihnen gewünschten Umlageeigenschaft zu verteilen. Das kann besonders dann notwendig sein, wenn einzelne Kosten nur eine Gruppe von Mietern/Eigentümern (WEG) betreffen. Je nach Umlageeinheit können den VE/Mietern/Eigentümern konkrete Standardwerte oder für die spätere Eingabe von Festbeträgen die Kostenumlage mit ja oder nein vermerkt werden. Vorgehensweise anhand eines Beispiels: In einem Objekt mit 20 Verwaltungseinheiten werden die Kosten der Gartenpfl ege lediglich auf 2 Mieter in den VE 1 und VE 2 nach m² Wohnfl äche umgelegt. 1. Im Menüpunkt UMLAGESCHLÜSSEL eine neue Umlageart definieren: Fügen Sie mit der Schaltfl äche einen neuen Umlageschlüssel hinzu. Abb. 46: Formular Umlageschlüssel hinzufügen Wollen Sie eine neue Umlageeigenschaft mit gleichem Wert für alle Mieter/ET oder deren Mehrheit hinzufügen, könnten Sie dies über den Link Eigenschaften für mehrere Verträge setzen. Dann müssen Sie ggf. anschließend in den nicht betroffenen Mietverhältnissen wieder löschen. Abb. 47: neue Umlageeigenschaft allen Mietern/ET(WEG) zuweisen 45

23 2. Im Menüpunkt MIETVERTRÄGE die einzelnen Datensätze öffnen: Die Umlageart Gartenpflege muss jetzt bei den von der Kostenumlage betroffenen Mietern hinzugefügt und mit dem jeweiligen Anteil in diesem Fall die jeweilige Wohnfläche ausgefüllt werden. Soll auch bei evtl. späterem Leerstand die Verwaltungseinheit bei der Kostenumlage berücksichtigt werden, muss die Wohnfläche auch unter GEBÄUDE - VE - Eigenschaften Abb. 48: Eigenschaften des Mietvertrags der VE als Eigenschaft Gartenpflege hinzugefügt werden. 3. Im Menüpunkt KONTEN ein Kostenkonto hinzufügen oder das betreffende Konto bearbeiten: Wählen Sie aus der Auswahlbox für Umlageschlüssel die Gartenpflege (m²) Mieter aus und speichern Sie (siehe Abb. 49). Ergebnis: Die auf das Konto Gartenpflege gebuchten Kosten werden im Rahmen der Betriebskostenabrechnung ausschließlich auf die Mieter der VE 1 und 2 umgelegt. Die übrigen Mieter erhalten keinen Kostenanteil. Vorwegabzug: Für die Verwaltung gemischt genutzter Immobilien mit Wohnungs- und Gewerbemietern kann es notwendig sein, ausschließlich auf den Gewerbeanteil anfallende Kosten vorweg zu ermitteln, diese von den allgemeinen Kosten abzuziehen (Vorwegabzug) und sie ausschließlich auf Gewerbemieter umzulegen. Dazu müssen Sie für Gewerbemieter in der Verwaltungseinheit und im Mietvertrag das Feld Gewerbemieteranteil m² Abb. 49: Umlageschlüssel einem Konto hinzufügen ausfüllen und den Umlageschlüssel Gewerbemieteranteil (m²) für das jeweilige Kostenkonto speichern. Entsprechend muss bei Kosten, die ausschließlich Wohnungsmieter betreffen, in der Verwaltungseinheit und im Mietvertrag das Feld Wohnungsmieteranteil m² ausgefüllt und der Umlageschlüssel Wohnungsmieteranteil (m²) für das jeweilige Kostenkonto gespeichert werden. 46