72.60 Erstellen von Präsentationen (MS PowerPoint 2003)

Transkript

1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Erstellen von Präsentationen (MS PowerPoint 2003) Erstellen von Präsentationen Einheitliches Layout mit dem Folienmaster Animationseffekte Erstellen von Schaubildern Organisations- und Wertediagramme Präsentation von Daten aus Word und Excel Variable Präsentationsabläufe Präsentationssteuerung während der Vorführung Stand: August 2007 Freie Hansestadt Bremen

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3 Inhalt 3 1. Die Arbeitsoberfläche von PowerPoint 5 2. Arbeiten in der Gliederungsansicht 6 3. Präsentationen bearbeiten Bearbeitung in der Normalansicht Bearbeitung in der Foliensortierungsansicht 7 4. Gestaltung des Präsentationslayouts Gestaltung des Folienhintergrundes Übernahme vorgefertigter Entwurfsvorlagen Folienmaster einblenden Elemente des Folienmasters gestalten Master für Titelfolien erzeugen und gestalten Kopf- und Fußzeilen Inhalte für Kopf- und Fußzeile festlegen Platzhalter für Kopf- und Fußzeile formatieren Illustration mit ClipArts und Grafiken ClipArts oder Bilddateien einfügen Größe und Position einer Grafik verändern Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Übung Bildimport Animationseffekte für Text und Grafik Animation der Folienübergänge Multimedia-Effekte Vertonung mit Hintergrundmusik Einbinden von Videosequenzen Zeichnungen erzeugen Umgang mit gezeichneten Elementen Mehrere Elemente markieren Elemente verschieben Elemente vervielfältigen Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Text zu gezeichneten Formen hinzufügen Genaues Positionieren Nutzen der Zeichnungslinien Genaues Ausrichten oder Verteilen Zoomfaktor der Bildschirmdarstellung einstellen Übung Schaubild Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen erzeugen und gestalten Entwurfsvorlagen speichern Entwurfsvorlagen anwenden Eigene Entwurfsvorlage erstellen: ein Überblick Übung Entwurfsvorlage 26

4 Erstellen von Präsentationen Folien importieren Tastenkombinationen zur Vorführung einer Präsentation Drucken Drucken von Folien, Handzetteln, Notizenseiten und Gliederung Handzettel und Notizenseiten gestalten Druckausgabe über Word Word-Gliederungen präsentieren Diagramme Datenbasis in PowerPoint Datenbasis in Excel Unverknüpfte Daten Verknüpfte Daten Diagramm gestalten Diagramm animieren Übung Excel-Daten präsentieren Organigramme Verknüpfungen und variable Abläufe Hyperlink zu einem Objekt außerhalb der Präsentation Hyperlink zu einer Folie innerhalb der aktiven Präsentation Variable Abläufe für bestimmte "Zielgruppen" Folienauswahl zusammenstellen Zielgruppenorientierte Präsentation aufrufen Übung komplette Präsentation Lernen am Arbeitsplatz Schulungsunterlagen im InfoSys Lernprogramme Softwarehilfe (Mail-Hotline) 41

5 Die Arbeitsoberfläche von PowerPoint 5 1. Die Arbeitsoberfläche von PowerPoint Symbolleiste Format Symbolleiste Standard Aufgabenbereich Wechsel der Anzeige: Normalansicht Foliensortierungsansicht Bildschirmpräsentation Symbolleiste Zeichnen In der Normalansicht werden die einzelnen Folien einer Präsentation bearbeitet. Dabei sollte jeweils die Ansicht ausgewählt werden, die am besten zur beabsichtigten Bearbeitung passt: Schwerpunkt auf den Text oder die Gestaltung einer Folie. Zusätzlich können die Fensterausschnitte in den meisten Ansichten noch in der Größe angepasst werden. In der Foliensortierungsansicht können die Folien umgestellt, kopiert oder gelöscht werden. Die Ansicht Bildschirmpräsentation zeigt die fertige Präsentation als bildschirmfüllende Projektion an, beginnend mit der ausgewählten Folie. Neu (ab der Version 2002, XP) ist der Aufgabenbereich. Er ersetzt in sehr vielen Fällen die bisher gewohnten Dialogfenster. Er kann ein- oder ausgeblendet werden, außerdem können die Themen gezielt ausgewählt werden.

6 Arbeiten in der Gliederungsansicht 6 2. Arbeiten in der Gliederungsansicht Die grundlegenden Schritte bezogen auf den textlichen Inhalt einer Präsentation sollten in der Gliederungsansicht vollzogen werden. Neue Folien oder Gliederungspunkte werden hier durch Eingabe von Enter bzw. Return erzeugt, überflüssige können durch Markieren und Löschen entfernt werden. Die Eigenschaften eines Eintrages - ist er "Folientitel" oder eine darunterliegende Ebene - können direkt durch Verschieben mit der Maus oder die Symbole der Symbolleiste Gliederung definiert werden. Funktionen der Symbolleiste Gliederung: Sollte die Symbolleiste Gliederung am linken Bildschirmrand nicht erscheinen, können Sie sie mit dem Menü Ansicht > Symbolleisten... einblenden. Markierten Absatz höher- oder tiefer stufen Reihenfolge des markierten Absatzes ändern Gliederungsebenen unterhalb des markierten Absatzes ein- oder ausblenden Nur die Folientitel oder alle Ebenen einblenden "Inhaltsfolie" (Zusammenfassung) erzeugen (entsprechende Folien vorher markieren) Die Formatierungen anzeigen oder nicht

7 Präsentationen bearbeiten 7 3. Präsentationen bearbeiten Wollen Sie das Layout Ihrer Präsentation bearbeiten oder Folien für ganz spezielle Zwecke erzeugen, empfiehlt sich ein Wechsel über die entsprechenden Symbole zwischen den Ansichten Foliensortierungsansicht und Normalansicht > Folien. In der Normalansicht > Folien wird das Layout einer ausgewählten Folie bearbeitet, in der Foliensortierungsansicht können neue Folien gezielt eingefügt oder gelöscht werden, und es kann die Reihenfolge der Folien verändert werden. 3.1 Bearbeitung in der Normalansicht Hier können das Layout und die Inhalte einer Folie erzeugt, gestaltet und bearbeitet werden. Erreichbar sind die wichtigsten Objekte zur Ergänzung der Texte über das Menü Einfügen (Grafiken, Textfelder, andere Objekte wie Film- oder Klangdateien). 3.2 Bearbeitung in der Foliensortierungsansicht In dieser Ansicht kann die Reihenfolge der Folien durch Ziehen mit der Maus verändert und eine markierte Folie gelöscht werden. Außerdem ist es hier möglich, Folien, die nicht präsentiert werden sollen, auszublenden. Besonders wichtig ist die Möglichkeit, neue Folien für spezielle Aufgaben (AutoLayouts) einzufügen. Dazu muss die Einfügestelle ausgewählt und über das Symbol eine neue Folie eingefügt werden. Anschließend geben Sie ihr über den Aufgabenbereich Folienlayout das gewünschte Layout. Jedes Layout bietet die Grundstruktur für eine Folie mit speziellen Aufgaben (Diagramme, Text und Grafik etc.).

8 Gestaltung des Präsentationslayouts 8 4. Gestaltung des Präsentationslayouts Für die einheitliche Gestaltung einer kompletten Präsentation bietet Power- Point eine Reihe von Farben bzw. Muster für den "Hintergrund" der Folien und "Foliendesigns" (bzw. "Entwurfsvorlagen") zur Übernahme an. 4.1 Gestaltung des Folienhintergrundes Sobald die wichtigsten Folien von ihrem Inhalt her definiert sind, kann mit dem Menü Format > Hintergrund... bestimmt werden, mit welcher Farbe, welchem Muster oder welcher Grafik der Hintergrund einzelner oder aller Folien gestaltet werden soll. Über das Menü Weitere Farben... bzw. Fülleffekte... sind auch Gestaltungen, die über bloße Farbschemata hinausgehen, möglich. Mit den Schaltflächen bzw. kann entschieden werden, ob die eingestellten Effekte für die gesamte Präsentation gelten sollen oder nur für die ausgewählte(n) Folie(n). 4.2 Übernahme vorgefertigter Entwurfsvorlagen Mit dem Aufgabenbereich Foliendesign kann jederzeit ein vorgefertigtes Design ausgewählt und der gesamten Präsentation oder zuvor markierten Folien zugewiesen werden. Leider sind viele Vorlagen wegen ihrer sehr dunklen Hintergründe nur bedingt einsetzbar. Sinnvollerweise sollte die Sammlung um eigene Entwurfsvorlagen ergänzt werden.

9 Gestaltung des Präsentationslayouts Folienmaster einblenden Eine PowerPoint-Präsentation sollte immer aus Folien bestehen, deren Layout einheitlich gestaltet ist. Solche gestalterischen Grundlagen können in der Ebene des "Folien-Masters" erzeugt und bearbeitet werden. Jede bestehende und jede neue Folie in der Präsentation übernimmt die gestalterischen Vorgaben des Folien-Masters und nur dort sollten sie auch geändert werden. Menü Ansicht > Master > Folienmaster... Achtung: Zum Ausblenden der Master-Ebene muss die Schaltfläche benutzt werden. 4.4 Elemente des Folienmasters gestalten Alle denkbaren Objekte - Grafiken, Zeichnungen, Textfelder etc. - können in der Ebene des Folien-Masters verankert werden. Außerdem erreicht man hier Voreinstellungen für die Textgestaltung der Folientitel, der Gliederungsebenen, für deren Animation und den Fußzeilenbereich für Foliennummern und Datumsangaben. Folientitel und Gliederungsebene: Hintergrund: Gewünschten Textrahmen oder Ebene markieren und mit den Symbolen oder Menü zur Textgestaltung (Zeichenformatierung, Zeilenabstand, Aufzählungszeichen) formatieren. Evtl. "Benutzerdefinierte Animationen" aktivieren. Menü Format > Hintergrund... Hier kann auch mit Hintergrundbilder aus Master ausblenden erreicht werde, dass die Grafiken und sonstige Inhalte des Masters nicht sichtbar sind. Fußzeilenbereich: Siehe Kapitel Kopf- und Fußzeilen, Seite 11.

10 Gestaltung des Präsentationslayouts Master für Titelfolien erzeugen und gestalten Soll(en) die Titelfolie(n) einer Präsentation sich deutlich von den übrigen Folien unterscheiden, kann dies über einen "Titelmaster" erreicht werden. - Wechseln Sie mit dem Menü Ansicht > Master > Folien-Master in den Folienmaster. - Gestalten Sie zunächst den Folienmaster zu Ende. Der künftige Titelmaster übernimmt die Gestaltung des Folienmasters. - Erzeugen Sie dann über das Menü Einfügen > Neuer Titelmaster... den Titelmaster und definieren Sie die Abweichungen vom Layout der übrigen Folien. Titelmaster Folienmaster

11 Gestaltung des Präsentationslayouts Kopf- und Fußzeilen Für wiederkehrende Informationen auf den Folien (oder Handzetteln), wie z. B. ein Datum, die Nummer der Folie etc., bietet PowerPoint ähnlich wie Word den Bereich der Kopf- und Fußzeile. Der Umgang mit dieser Funktion ist relativ kompliziert, weil an zwei Stellen gearbeitet werden muss: im Menü Ansicht > Kopf und Fußzeile für die Inhalte, im Folienmaster für die Formatierung und Position auf der Folie Inhalte für Kopf- und Fußzeile festlegen - Menü Ansicht > Kopf- und Fußzeile... - Gewünschte Optionen aktivieren bzw. ausfüllen. - Evtl. für die Titelfolie(n) nicht einblenden. - Mit für alle (übrigen) Folien sichtbar machen Platzhalter für Kopf- und Fußzeile formatieren Wechseln Sie in den Folienmaster, um dort die Platzhalter für Datum, Fußzeile und die Foliennummer zu formatieren bzw. zu verschieben. Dazu müssen die entsprechenden Platzhalter vorher markiert werden. Sollten Sie die Platzhalter für Datum und Uhrzeit, die Fußzeile oder die Foliennummer versehentlich gelöscht haben, können Sie sie mit dem Menüpunkt Format > Masterlayout oder der Schaltfläche Masterlayout der Symbolleiste Folienmasteransicht einblenden.

12 Illustration mit ClipArts und Grafiken Illustration mit ClipArts und Grafiken Außer in der Foliensortierungsansicht ist es in jeder Bearbeitungsansicht möglich, das Layout der Folien mit grafischen Elementen zu ergänzen. Dazu stehen vorgefertigte ClipArts zur Verfügung und die Möglichkeit, z. B. selbsterstellte Bilddateien einzubinden. PowerPoint bietet einige AutoLayouts (erreichbar über Einfügen > Neue Folie...) für die Einbindung von ClipArts, aber prinzipiell ist jede Folie geeignet, um dort Grafiken zu nutzen. 5.1 ClipArts oder Bilddateien einfügen Über das Menü Einfügen > Grafik > ClipArt... öffnen Sie den Aufgabenbereich ClipArt. Hier können Sie Bildmotive aus sehr umfangreichen Sammlungen einfügen. Um mit den Sammlungen sinnvoll arbeiten zu können, sollten Sie bei der ersten Benutzung mit dem Clip Organizer die Sammlungen katalogisieren lassen. Dabei werden auch Suchbegriffe zugewiesen, mit denen Sie dann gezielt suchen können. Sie können auch direkt mit dem Clip Organizer auf die bestehenden Sammlungen zugreifen. Über das Menü Einfügen > Grafik > Aus Datei... können auch alle übrigen Bilddateien, die auf Ihrer Festplatte oder im Netz gespeichert sind, in Ihre Folien eingefügt werden.

13 Illustration mit ClipArts und Grafiken Größe und Position einer Grafik verändern Bilddateien und ClipArts können in PowerPoint nicht erzeugt, aber bearbeitet werden. Dazu müssen Sie die Grafik zunächst markieren. Wollen Sie eine Grafik direkt mit der Maus bearbeiten, müssen Sie sehr genau auf die Form des Mauszeigers achten. Grafik drehen Größe proportional verändern Grafik zuschneiden Grafik verschieben Sollten Sie Führungslinien zum Positionieren der Grafiken benötigen, können Sie sie mit dem Menü Ansicht > Raster und Führungslinien einblenden. 5.3 Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Für weitere Bearbeitungsmöglichkeiten können Sie die Symbole der Symbolleiste Grafik nutzen. Farbsteuerung Kontrast Transparente Farbe bestimmen Helligkeit Zuschneiden Umrandung Grafik komprimieren

14 Illustration mit ClipArts und Grafiken Übung Bildimport Öffnen Sie bitte die Datei Der Computer.PPT. Überarbeiten Sie zunächst in der Normalansicht > Gliederung die Reihenfolge der Textpassagen. Importieren Sie dann in der Normalansicht > Folien mit dem Befehl Einfügen > Grafik > Aus Datei... die passenden Illustrationen. Sie sind im Ordner Eigene Dateien\Grafiken gespeichert. Abschließend sollten die Folien Ihrer Präsentation so aussehen:

15 Animationseffekte für Text und Grafik Animationseffekte für Text und Grafik Alle Objekte auf PowerPoint-Folien können "animiert" werden: Ihr Erscheinen während der Präsentation ist dann mit Bewegung (und eventuell Geräuschen) verbunden, die Aufmerksamkeit erzeugen soll. Seit der Version 2002 (XP) werden diese Effekte komplett über den Aufgabenbereich gesteuert, ein Dialogfenster gibt es dazu nicht mehr. Diesen Bereich können Sie mit dem Menü Bildschirmpräsentation > Benutzerdefinierte Animation... öffnen. Außerdem kann die Animation nun in drei unabhängigen, aufeinander folgenden Phasen erfolgen Eingang, Hervorgehoben und Beenden. Wollen Sie ein Objekt "animieren", markieren Sie es und öffnen Sie den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation: Unter Weitere Effekte können Sie sich eine Auswahl mit erheblich mehr unterschiedlichen Effekten anzeigen lassen.

16 Animationseffekte für Text und Grafik 16 Haben Sie sich für einen Effekt entschieden, wird er im mittleren Teil des Aufgabenbereichs angezeigt. Hier können Sie ihn über den Listenpfeil und z. B. die Effektoptionen weiter konfigurieren. Hier können Sie den Effekt auch mit einem Sound kombinieren: Durch Klicken auf die Schaltfläche oder kann der Effekt überprüft werden. Besonders wichtig für eine gezielte Vortragspräsentation ist die Möglichkeit, bei gegliederten Texten festzulegen, ob alle Textabsätze einzeln erscheinen, oder ob Ebenen zu Einheiten "gruppiert" sein sollen. Diese Einstellungen finden Sie bei den Effektoptionen, sobald ein Effekt für einen Textrahmen ausgewählt ist.

17 Animation der Folienübergänge Animation der Folienübergänge Genau wie das Erscheinen der einzelnen Elemente einer Folie kann auch das Einblenden einer Folie selbst und der Übergang zur nächsten optisch variiert werden. Es ist dabei nicht zu empfehlen, während einer Präsentation verschiedene Effekte einzusetzen. Folienübergänge können eingestellt werden mit dem Menü Bildschirmpräsentation > Folienübergang... Hiermit öffnen Sie den Aufgabenbereich Folienübergang, in dem der gewünschte Einblendeffekt und evtl. Optionen eingestellt werden können. Wird unter Nächste Folie für das Einblenden der jeweils nächsten Folie Automatisch nach (? Sekunden) aktiviert und allen Folien zugewiesen erscheinen die Folien wie in einer gesteuerten Diavorführung nach der angegebenen Zeitspanne selbsttätig. Dieser Effekt ist nur sinnvoll, wenn eine Präsentation z. B. auf einem Messestand völlig selbständig ablaufen soll. Diese Einstellungen sollten Sie immer mit gesamte Präsentation übertragen. auf die

18 Multimedia-Effekte Multimedia-Effekte 8.1 Vertonung mit Hintergrundmusik Soundeffekte lassen sich nicht nur im Rahmen der Objektanimationen einsetzen, sondern auch als eigenständiges Multimedia-Ereignis, zum Beispiel als Vertonung, die sich über mehrere Folien erstreckt. Die PowerPoint-Folien enthalten dabei nur einen Verweis auf die Sound- Datei, nicht den Sound selbst. Außerdem ist das Funktionieren während der Präsentation an die Multimedia-Ausstattung des Rechners gebunden, da PowerPoint selbst keinerlei Multimedia-Funktionen enthält. Über den Menüpunkt Einfügen erreichen Sie alle gängigen Quellen: Anschließend sollten Sie das Sound-Objekt markieren und im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation die Effektoptionen so einstellen, dass der Effekt eine bestimmte Anzahl an Folien andauert:

19 Multimedia-Effekte Einbinden von Videosequenzen Auch Filme sind Objekte, die auf PowerPoint-Folien präsentiert werden können. Sie werden wie die Soundobjekte nur als Verweis in der Präsentation gespeichert, welche Versionen ablaufen (MPEG 1, MPEG 2, AVI...) entscheidet wieder das Multimedia-System des Rechners. Der Zugang erfolgt ebenfalls über den Menüpunkt Einfügen: Mit Film aus Clip Organizer... erreichen Sie die ClipArt-Bilder, jetzt aber als "animierte Gifs" mit kurzen Bewegungseffekten und sonstige "organisierte" Sammlungen. Über Film aus Datei... erreichen Sie alle als Datei abgespeicherten Filme auf beliebigen Datenträgern. Übernehmen Sie die Standardanimation, wird der Film abgespielt und jeder Wechsel zu einem anderen Ereignis beendet die Wiedergabe. Wollen Sie das ändern, müssen Sie im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation die Effektoptionen so einstellen, dass die Wiedergabe des Films z. B. erst nach sechs Folien beendet werden soll. Auf den Registerkarten Anzeigendauer und Filmeinstellungen erreichen Sie zusätzliche Möglichkeiten, das Starten und die Präsenz des Films einzustellen.

20 Zeichnungen erzeugen Zeichnungen erzeugen Um grafische Elemente einfügen zu können, die nicht als fertiges Objekt vorhanden sind, muss eine Grafik mit den Werkzeugen der Symbolleiste Zeichnen erstellt werden. Diese Symbolleiste mit fast identischen Funktionen steht auch in den anderen Office-Programmen zur Verfügung. Neben der Möglichkeit, eine Linie, einen Pfeil, ein Rechteck oder eine Ellipse zu zeichnen, bietet vor allem das Listenfeld AutoFormen eine ganze Reihe von Formen, die zu komplexen Schaubildern zusammengesetzt werden können. Der Zeichenvorgang ist bei allen genannten Elementen gleich: - In die Normalansicht > Folien wechseln, - das gewünschte Objekt in der Symbolleiste durch Anklicken des entsprechenden Symbols auswählen (danach Maustaste loslassen!), mit einem Doppelklick können die Grundformen (Linie ) fixiert werden, - mit gedrückter linker Maustaste in der Folie die Fläche aufziehen, die von dem Zeichnungselement bedeckt werden soll. Für bereits gezeichnete Elemente bieten die Symbole Schatten und 3D die Möglichkeit, Schattenwürfe und dreidimensionale Effekte zu erzeugen. Das Listenfeld Zeichnen erlaubt, vorhandene Zeichenelemente zu bearbeiten: Ihre Reihenfolge wer steht hinter wem kann eingestellt werden, ihre Ausrichtung beim Verschieben entweder an einem Raster oder an Fluchtlinien und ihre Drehrichtung. Außerdem können mehrere Zeichnungen zu einem Gesamtmotiv Gruppiert werden.

21 Zeichnungen erzeugen Umgang mit gezeichneten Elementen Mehrere Elemente markieren Mit gedrückter - Taste einzelne Elemente anklicken. (Sinnvoll, wenn mehrere Elemente zugleich verschoben oder einheitlich gestaltet werden sollen.) Elemente verschieben Mit der Maus: Wenn der Mauszeiger dieses Aussehen hat, mit gedrückter linker Maustaste ziehen. Mit der Tastatur: Cursortasten zum Bewegen benutzen (größeres Raster) Elemente vervielfältigen Mit der Maus: gedrückt halten, mit linker Maustaste ziehen. Mit der Tastatur: gedrückt halten und die Taste drücken Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Mit gedrückter -Taste wird die Linie gerade (waagerecht bzw. senkrecht), das Rechteck ein Quadrat und die Ellipse ein Kreis Text zu gezeichneten Formen hinzufügen In markierte Elemente kann Text direkt eingegeben werden. 9.2 Genaues Positionieren Um Elemente einer Folie (z. B. eingefügte Grafiken, gezeichnete Elemente etc.) genau zu positionieren, gibt es verschiedene Hilfsmöglichkeiten: Nutzen der Zeichnungslinien Ein-/Ausschalten Menü Ansicht > Raster und Führungslinien Verschieben Mauszeigerspitze auf die Führungslinie setzen und mit linker Maustaste ziehen. Vervielfältigen Mauszeigerspitze auf die Führungslinie setzen, mit gedrückter - Taste und linker Maustaste die Führungslinie ziehen. Löschen Mauszeigerspitze auf die Führungslinie setzen und mit gedrückter linker Maustaste Führungslinie an den Folienrand ziehen.

22 Zeichnungen erzeugen Genaues Ausrichten oder Verteilen Standardmäßig werden Objekte beim Zeichnen, Verschieben oder Ändern ihrer Größe an den Linien eines unsichtbaren Rasters ausgerichtet. Durch dieses Raster können Sie Ihre Objekte gleichmäßig, allerdings nur recht grob ausrichten. Dauerhaft ausschalten: Ansicht > Raster und Führungslinien Kurzfristig ausschalten: Wollen Sie das Ausrichten am Raster während des Ziehens ausschalten, halten Sie beim Ziehen die Taste gedrückt. Beim Ausrichten mehrerer Elemente an bestimmte Positionen auf der Folie ist oft auch folgende Auswahlmöglichkeit hilfreich: - Markieren Sie die auszurichtenden Objekte. - In der Symbolleiste Zeichnen auf Zeichnen > Ausrichten oder verteilen klicken. Im diesem Menü haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten, die markierten Elemente auszurichten Zoomfaktor der Bildschirmdarstellung einstellen Um das Ausrichten genauer und für die Augen angenehmer zu machen, können Sie auch die Darstellung der Folie auf dem Bildschirm verändern. Wählen Sie in der Symbolleiste Standard bei dem Dreieck neben der Zoom- Einstellung einen Eintrag in der Liste z. B / 0 aus oder geben Sie einen gewünschten Wert ein.

23 Zeichnungen erzeugen Übung Schaubild Erzeugen Sie bitte folgendes Schaubild und nutzen Sie dazu die Elemente Rechteck, Ellipse und aus den Autoformen die Verbindungen. Fügen Sie den Text direkt oder über den Kontextbefehl (rechte Maustaste) Text hinzufügen in die Formen ein. Füllen Sie die Formen mit einer Farbe und nutzen Sie Schattierungsarten. Rechnungswesen Volkswirtschaftliches Rechnungswesen Einzelwirtschaftliches Rechnungswesen Betriebliches Rechnungswesen Kamerales Rechnungswesen Privates Rechnungswesen Erzeugen Sie bitte folgendes Schaubild. Nutzen Sie dazu die Autoformen aus der Symbolleiste Zeichnen. Nutzen Sie bitte die Führungslinien oder das Raster zur genauen Positionierung der einzelnen Elemente. Fügen Sie den Text über den Kontextbefehl (rechte Maustaste) Text hinzufügen in die Formen ein bzw. mit einem eigenständigen Textfeld. Füllen Sie die Formen mit einer Farbe und nutzen Sie Schattierungsarten. Innovationsstrategie Infor- Inno vations mations- pro zess technik Innovationssteuerung Innovationskultur

24 Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen Ähnlich wie Word kennt auch PowerPoint den Dateityp der Vorlage, im Unterschied zu Word können hier die Vorlagen aber auch später noch ausgetauscht werden Entwurfsvorlagen erzeugen und gestalten Zunächst muss in einer normalen Präsentation die gewünschte Gestaltung erzeugt werden. Dazu muss mit dem Menü Ansicht > Master > Folien- Master der Folienmaster eingeblendet werden, um das Grundlayout (grafische Elemente, Textgestaltung...) für alle künftigen Folien festzulegen. In der Regel ist es sinnvoll, einen speziellen Titelmaster für Titelfolien zu erzeugen und auch den "Handzettelmaster" passend zum Layout der Folien zu gestalten. Abschließend muss die Master-Ansicht mit der Schaltfläche Masteransicht schließen der Master-Symbolleiste geschlossen werden Entwurfsvorlagen speichern Beim Speichern muss der Dateiname und der Dateityp: Entwurfsvorlage (*.pot) angegeben werden. Die eigenen Entwurfsvorlagen werden innerhalb des aktiven Benutzerprofils gespeichert. Der Speicherort (Ordner) variiert je nach dem eingesetzten Betriebssystem (z. B. Windows NT 4.0 oder 2000) und sollte möglichst nicht verändert werden. Nach dem Speichern sollte die neue Entwurfsvorlage geschlossen werden.

25 Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen anwenden - Bei der Neuerstellung einer Präsentation mit dem Menü Datei > Neu... (nicht über das Symbol!). - Bei einer bestehenden Präsentation über das Menü Format > Entwurfsvorlage übernehmen Eigene Entwurfsvorlage erstellen: ein Überblick - Neue leere Präsentation öffnen: (entweder über Datei > Neu... Leere Präsentation oder beim Starten von PowerPoint die Option Leere Präsentation auswählen). - Sofort in den Folienmaster gehen: Gestaltung des Textes in den Platzhaltern vornehmen; evtl. Aufzählungszeichen ändern; evtl. Animationen einstellen; evtl. Grafiken und Textfelder einfügen, die auf allen Folien sichtbar sein sollen. - Den Titelmaster aufrufen. Wenn dieser nicht vorhanden ist, den Folienmaster aufrufen und danach über den Menüpunkt Einfügen > Neuer Titelmaster diesen einstellen. Gestaltungen vom Folienmaster werden dann im Titelmaster übernommen. - Master schließen (mit der Schaltfläche, nicht in der Symbolleiste das X anklicken, weil dann der Master noch aufgerufen ist!) - Nach dem Schließen der Masteransicht unbedingt in die Gliederungsansicht wechseln. - Evtl. im Menü Format > Hintergrund... den Hintergrund gestalten; Schaltfläche. - Evtl. im Aufgabenbereich Folienübergang... den Folienübergang bestimmen; Schaltfläche. - Präsentation im Dateiformat Entwurfsvorlage mit der Erweiterung POT speichern und die Datei sofort schließen, siehe Kap Entwurfsvorlagen speichern. - Die Vorlage nutzen über Datei > Neu... oder bei schon vorhandenen Präsentationen über den Aufgabenbereich Foliendesign.

26 Entwurfsvorlagen Übung Entwurfsvorlage Erzeugen Sie bitte folgendes Layout: - Wechseln Sie bitte in den Folienmaster. - Erzeugen Sie für die rechte obere Ecke eine Kombination aus dem Schlüssel, einer senkrechten Linie und zwei Textfeldern. Abschließend positionieren Sie eine Linie unterhalb dieses Logobereiches über die ganze Breite der Folie. - Gruppieren Sie diese Objekte zu einer Einheit. - Positionieren Sie den Masterlayout-Platzhalter für den Folientitel links oben und passen Sie seine Größe an. Als Formatierung stellen Sie linksbündigen Text in Arial, Größe 28 pt und fett ein. - Passen Sie den Masterlayout-Platzhalter für Text in Größe, Position und Schriftgestaltung dem Folientitel an. - Erzeugen Sie einen Titelmaster, bei dem z. B. die waagerechte Linie fehlen könnte. - Schließen Sie den Folienmaster. - Speichern Sie die Präsentation als Entwurfsvorlage, damit Sie sie im weiteren Verlauf des Kurses benutzen können.

27 Folien importieren Folien importieren Wollen Sie in der aktuell geöffneten Präsentation Folien aus anderen Präsentationen nutzen, sollten Sie als erstes in die Ansicht Foliensortierung wechseln und den Cursor an die Einfügeposition stellen. Folien aus anderen Dateien werden sichtbar, wenn Sie über das Menü Einfügen > Folien aus Datei... die Foliensuche aktivieren. Hier können Sie über die Schaltfläche die gewünschte Präsentation öffnen. Anschließend können Sie einzelne oder mehrere markierte Folien in die aktive Präsentation einfügen. Eine Mehrfachauswahl erreichen Sie durch einfaches Anklicken. Haben Sie im oben abgebildeten Dialogfenster eine Präsentation mit der Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen zum "Favoriten" erklärt, können Sie jederzeit über die Registerkarte Favoritenliste auf diese Präsentationen zurückgreifen, ohne sie jedes Mal wieder suchen zu müssen. Die eingefügten Folien übernehmen das Design (Master und Hintergrund) der aktiven Präsentation, wenn die neuen Folien korrekt über einen Master gestaltet worden sind und Sie nicht die Option Ursprüngliche Formatierung beibehalten aktiviert haben. Um fehlerhafte Folien einzupassen, gibt es zwei Möglichkeiten:

28 Folien importieren 28 - Über den Aufgabenbereich Folienlayout... das Layout neu anwenden. Hierdurch sollten vor allem die Textgestaltungen angepasst werden können. - Einen lokal gestalteten Hintergrund deaktivieren mit dem Menü Format > Hintergrund... Hier sollte das Listenfeld für Farben geöffnet und die Einstellung Automatisch gewählt werden. Die Option Hintergrundbilder aus Master ausblenden muss deaktiviert werden.

29 Tastenkombinationen zur Vorführung einer Präsentation Tastenkombinationen zur Vorführung einer Präsentation Für die Vorführung einer Präsentation bietet PowerPoint eine Reihe von Funktionen und Tastenkombinationen, mit denen auf konkrete Erfordernisse während des Vortrages reagiert werden kann. Präsentation starten, unterbrechen und beenden: Start der Präsentation mit der ersten Folie mit der markierten Folie Symbol Bildschirmpräsentation am unteren Bildschirmrand Ende der Präsentation Schwarzer Bildschirm ein/aus Weißer Bildschirm ein/aus Folien aufrufen: Zur nächsten Folie oder Animation Zur vorherigen Folie oder Animation Zu einer bestimmten Folie Foliennummer plus Hervorhebungen während des Vortrages: Vom Mauszeiger zum Schreibstift wechseln + Vom Schreibstift zum Zeiger wechseln Kontextmenü einblenden + + oder Notizen zu Folien erfassen oder rechte Maustaste oder Symbol unten links Folie in der Präsentation auswählen; im Kontextmenü Bildschirm > Vortragsnotizen auswählen. Im folgenden Fenster Text erfassen; alternativ kann dies auch in der Normalansicht im Notizenbereich unter der Folie erfolgen.

30 Drucken Drucken PowerPoint-Präsentationen bestehen aus mehren Objekten - Folien, Handzettel, Notizseiten und die Gliederung - die auch jeweils getrennt gedruckt werden können. Für die Zuhörer eines Vortrages sind die Handzettel vorgesehen; für den Vortragenden die Notizenseiten. Die Gestaltungs- und Vorschaumöglichkeiten sind nicht sehr komfortabel Drucken von Folien, Handzetteln, Notizenseiten und Gliederung - Menü Datei > Drucken... - Evtl. im Bereich Druckbereich einzelne Folien angeben und evtl. einen Folienrahmen aktivieren. Die Eingabe einer Foliennummer ist auch dann nötig, wenn sie z. B. eine bestimmte Notizenseite drucken möchten. - Im Listenfeld Drucken auswählen, was von der Präsentation gedruckt werden soll: Folien, Handzettel, Notizenseiten oder die Gliederungsansicht. Wenn hier Handzettel ausgewählt wird, kann die zuvor im "Handzettelmaster" vorbereitete Seitenaufteilung (=Anzahl der Folien pro Seite) ausgewählt werden. Sämtliche Einstellungen und Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen auch in der Druckvorschau zur Verfügung, die sie über die Schaltfläche Vorschau erreichen.

31 Drucken Handzettel und Notizenseiten gestalten Über das Menü Ansicht > Master > Handzettelmaster gelangt man zu der Möglichkeit, Grundeinstellungen für alle Handzettel vorzunehmen. Hier könnte zum Beispiel ein Firmenlogo eingefügt werden. In der Handzettelmasteransicht-Symbolleiste können verschiedene Versionen ausgewählt werden, wobei die Rechtecke den Raum für die Druckausgabe der einzelnen Folien anzeigen. Die Master-Ansicht sollte immer über die Schaltfläche werden. beendet

32 Drucken 32 Sollen automatische Datumsangaben und Seitenzahlen ausgedruckt werden, müssen diese über das Menü Ansicht > Kopf- und Fußzeile... auf der Registerkarte Notizblätter und Handzettel erzeugt werden. Die Formatierung muss dann im Handzettel-Master erfolgen. Der Ausdruck erfolgt über das Menü Datei > Drucken..., wobei neben Drucken: die gewünschte Ausgabeform ausgewählt werden muss, vgl.kap Druckausgabe über Word Deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten sind über einen Export der gesamten Präsentation nach Word zu erreichen. Dazu muss in PowerPoint das Menü Datei > Senden an > Microsoft Office Word... gewählt und das gewünschte Seitenlayout markiert werden. Die verschiedenen Word-Seitenlayouts sind mit den Druckausgaben (Notizseiten, Handzettel...) in PowerPoint vergleichbar.

33 Word-Gliederungen präsentieren Word-Gliederungen präsentieren Haben Sie in einem umfangreicheren Word-Dokument eine Gliederung mit Hilfe der Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9" erzeugt, können Sie die Struktur dieses Dokumentes in einer Präsentation abbilden. Sie können den Datenaustausch von beiden Programmen aus veranlassen: - von PowerPoint aus mit Einfügen > Folien aus Gliederung... - von Word aus mit Datei > Senden an > Microsoft PowerPoint Der Import von PowerPoint aus ist zu empfehlen, weil evtl. vorhandene Nummerierungen berücksichtigt werden. Durch den Datenaustausch werden in PowerPoint so viele Folien erzeugt, wie im Word-Dokument Absätze vorhanden sind, die mit der Formatvorlage "Überschrift 1" zur Hauptüberschrift erklärt wurden. Sie werden in der Präsentation zum Titel einer Folie. Textabsätze, die mit der Formatvorlage "Standard" formatiert sind, werden ausgeblendet. Leider führt die Verwendung weiterer Formatvorlagen im Word-Dokument zu erheblichen Problemen! Alle Formatierungen, die nicht angemessen erscheinen (der Folientitel ist zentriert, die Gliederungsebenen haben ein Aufzählungszeichen vor der Nummerierung), sollten auf der Ebene des Folien-Masters korrigiert werden.

34 Diagramme Diagramme PowerPoint-Präsentationen können Diagramme enthalten, deren Datenbasis in der Präsentation selbst erzeugt oder aus Excel importiert wird Datenbasis in PowerPoint - Folie vom AutoLayout-Typ Titel und Diagramm einfügen (in einer bestehenden Folie erreichen Sie dies auch über das Menü Einfügen > Objekt... > Microsoft-Graph Diagramm). - Anschließend kann durch einen Doppelklick in die Diagrammfläche das Datenblatt eingeblendet werden; das Programm MS Graph ist dann geöffnet. - Die dort vorhandenen Beispielzahlen vollständig markieren und entfernen. Jetzt die gewünschten Werte eingeben Datenbasis in Excel Daten aus Excel können unverknüpft und verknüpft eingefügt werden Unverknüpfte Daten - Die ersten beiden Punkte wie oben beschrieben durchführen. - Symbol oder im Menü Bearbeiten > Datei importieren... anklicken und die gewünschte Excel-Datei auswählen. - Im folgenden Fenster evtl. Tabellenblatt bzw. Tabellenbereich auswählen und bestätigen. - Das Fenster mit dem Hinweis, dass vorhandene Daten überschrieben werden, bestätigen Verknüpfte Daten - In Excel die Daten markieren und in die Zwischenablage kopieren. - In PowerPoint die ersten beiden Punkte (Diagrammfolie erzeugen) wie oben beschrieben durchführen. - In MS Graph das Menü Bearbeiten > Verknüpfung einfügen... aufrufen. - Das Fenster mit dem Hinweis, dass vorhandene Daten überschrieben werden, bestätigen.

35 Diagramme Diagramm gestalten Für die Gestaltung des Diagramms stehen zwei Symbolleisten zur Verfügung. Die Symbole werden immer auf das zuvor markierte Element des Diagramms angewandt. Werte aus einer Excel- Tabelle importieren Achsen tauschen Diagrammtyp auswählen Legende ein- oder ausblenden Werte durch Doppelklick ein- oder ausblenden 15.4 Diagramm animieren In PowerPoint im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation... einen Eingangseffekt auswählen und bei den Effektoptionen entscheiden, ob das Diagramm insgesamt animiert werden soll oder ob dessen einzelne Elemente auch jedes für sich erscheinen sollen.

36 Diagramme Übung Excel-Daten präsentieren Erzeugen Sie eine neue Präsentation und fügen Sie eine Folie vom AutoLayout-Typ Diagramm ein. Aktivieren Sie das Diagramm mit einem Doppelklick. Importieren Sie die Daten der Excel-Tabelle Verkauf.XLS mit dem Menüpunkt Bearbeiten > Datei importieren... oder über das entsprechende Symbol. Gestalten Sie das Diagramm nach der Vorlage. - Größen- und Rubrikenachse ohne Teilstriche nach außen. - Legende unten. - Zahlenformat für die Größenachse ohne Nullwert, -Format und Tausenderpunkt. - Hinweis auf höchsten Wert mit Pfeil und Text. - Neben der Größenachse den senkrecht angeordneten Text "Umsätze".

37 Organigramme Organigramme Um in einer Präsentation ein Organigramm abbilden zu können, muss zunächst eine Folie vom Folienlayout-Typ Titel und Diagramm oder Organigramm erzeugt werden. In der Folie kann mit einem Doppelklick auf den Platzhalter das Erstellen des Organigramms gestartet werden. Mit der Schaltfläche Autoformat der Organigramm-Symbolleiste gelangen Sie zur Auswahl verschiedener Organigrammtypen: Bei den Effektoptionen für eventuell gewünschte Animationseffekte können Sie einstellen, ob das gesamte Objekt erscheinen soll oder in Teilen nacheinander.

38 Verknüpfungen und variable Abläufe Verknüpfungen und variable Abläufe Mit Hyperlinks ist es in PowerPoint-Präsentationen möglich, an jeder beliebigen Stelle Verknüpfungen zu Objekten in der aktiven Präsentation oder auch zu Objekten außerhalb zu erzeugen, die einen sehr variablen Einsatz der Präsentation erlauben Hyperlink zu einem Objekt außerhalb der Präsentation - Objekt in der aktiven Präsentation, das den Hyperlink präsentieren soll, markieren. Möglich sind Texte, Grafiken, Zeichnungselemente und auch interaktive Schaltflächen. - Menü Einfügen > Hyperlink... - Anschließend die gewünschte Zielkategorie (z. B. Web-Seite, - Adresse) bei Link zu: auswählen, danach im Suchfenster das gewünschte Zielobjekt auswählen Hyperlink zu einer Folie innerhalb der aktiven Präsentation - Für die ersten beiden Schritte, siehe oben. - Bei Link zu: die Kategorie Aktuelles Dokument auswählen. - Anschließend den Folientitel der gewünschten Folie markieren.

39 Verknüpfungen und variable Abläufe Variable Abläufe für bestimmte "Zielgruppen" Soll eine Präsentation vom normalen Ablauf - eine Folie nach der anderen - abweichen, gibt es in PowerPoint die Möglichkeit, Zielgruppenorientierte Präsentationen aus den Folien einer Präsentation zusammenzustellen. Zielgruppenorientierte Präsentationen sind eine Auswahl von Folien innerhalb einer Präsentation, die als Gruppe einen Namen bekommen und darüber u. a. mit interaktiven Schaltflächen aufrufbar werden Folienauswahl zusammenstellen Über das Menü Bildschirmpräsentation > Zielgruppenorientierte Präsentationen > Neu... kommen Sie zur Möglichkeit, eine Gruppe von Folien zusammenzufassen. Als erstes muss ein Name vergeben und dann die Liste der gewünschten Folien zusammengestellt werden Zielgruppenorientierte Präsentation aufrufen Der Aufruf einer Gruppe kann per Hyperlink erfolgen (siehe vorherige Seite) oder über vorbereitete Schaltflächen. Diese interaktiven Schaltflächen erreichen Sie über Bildschirmpräsentation > Interaktive Schaltflächen... Anschließend können Sie in der Folie die Schaltfläche mit gedrückter Maustaste aufziehen und die Aktion beim Klicken - welche zielgruppenorientierte Präsentation aufgerufen werden soll - vornehmen. Die Einstellung Anzeigen und zurückkehren bewirkt, dass nach der Präsentation der letzten Folie einer "Zielgruppe" zur Ausgangsfolie zurückgekehrt wird.

40 Übung komplette Präsentation Übung komplette Präsentation - Erstellen Sie bitte in der Gliederungsansicht die folgende Präsentation: - Wechseln Sie in den Folien-Master und fügen Sie dort die Grafik "Weltkarte.Tif" und ein Fahrrad-Motiv aus der Office-Bildersammlung ein. - Unterscheiden Sie zwischen dem Folien-Master und dem Titel-Master, machen Sie den Unterschied grafisch deutlich sichtbar. - Erzeugen Sie über Ansicht > Kopf- und Fußzeile... ein festes Datum und eine Foliennummer, die Sie im Master gestalten können. - Regeln Sie über den Folien-Master die Animation der Texte: Die Spiegelstrich-Absätze sollen mit dem übergeordneten Punkt gemeinsam erscheinen. - Erzeugen Sie in einer neuen Folie, die an vorletzter Stelle stehen soll, ein Diagramm mit den Daten aus der Tabelle Fahrrad.xls. Geben Sie der Folie den Titel "Unsere Verkäufe". - Animieren Sie das Diagramm so, dass die Säulen einer Datenreihe nacheinander erscheinen. - Stellen Sie mindestens eine Notizseite fertig und drucken Sie sie aus. - Exportieren Sie die gesamte Präsentation nach Word.

41 Lernen am Arbeitsplatz Lernen am Arbeitsplatz Sie müssen das in den IT - Kursen Gelernte auf die jeweilige Arbeitssituation übertragen und umsetzen. Dafür bieten wir Ihnen unsere Unterstützung an: 19.1 Schulungsunterlagen im InfoSys Die Schulungsunterlagen zu den IT-Kursen des AFZ werden im InfoSys veröffentlicht und laufend aktualisiert. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei Versionswechseln) oder zusätzliche Themen erarbeiten. Die Unterlagen finden Sie unter Grundsatzinformationen > Dienststellen > AFZ 19.2 Lernprogramme Zu verschiedenen IT-Anwendungen, die in der bremischen Verwaltung eingesetzt werden, erstellt das AFZ Lernprogramme. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Der Aufruf erfolgt über die jeweilige Anwendung, das InfoSys oder die Server des AFZ. Die Liste der Lernprogramme finden Sie unter der Adresse Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an unsere Mail-Hotline Software-Hilfe@AFZ.Bremen.de Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen. Besuchen Sie die Informationsseiten des AFZ im Internet: