Direkte Datenbankverbindungen über das Z39.50-Protokoll

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1 Anleitung Citavi Waisenhausgasse 36-38a D Köln Tel.: Fax Anleitung zur Übertragung von Rechercheergebnissen nach Citavi Ansprechpartner: Helpdesk Technik Tel: Rechercheergebnisse aus den verschiedenen Datenbanken im Angebot des DIMDI können auf einfache Weise in Literaturverwaltungsprogramme wie Citavi, EndNote oder Reference Manager übernommen werden. Literaturangaben können darin verwaltet, weiterverarbeitet und über eine Textverarbeitung weitgehend automatisiert in eigene Dokumente eingefügt werden. Nachfolgend werden drei Wege zur Übernahme von Rechercheergebnissen in Citavi beschrieben: a) der Aufbau einer direkten Verbindung zu einer DIMDI-Datenbank über den Z39.50-Server des DIMDI (ohne die DIMDI Recherchemöglichkeiten), b) der Import als Textdatei vorliegender Recher- Rechercheergebnisse cheergebnisse über die Import-Funktion von Citavi und c) der Transfer der mittels des RIS-Formates (komfortabelste Variante mit festgelegter Zuordnung). Die Hinweise bezie- hen sich auf Citavi Version 2.5, sind jedoch auch auf andere Versionen übertragbar. Direkte Datenbankverbindungen über das Z39.50-Protokoll Über das Z39.50-Protokoll kann aus Citavi eine Onlineverbindung zu DIMDI-Datenbanken aufgebaut werden. Über eine Eingabemaske können Datenbankabfragen ausgeführt und die Ergebnisse in die Literaturdatenbank eingelesen werden. Die Suchmöglichkeiten sind Citavi spezifisch und sind im Vergleich zu den Möglichkeiten von DIMDI DIMDI SmartSearch und DIMDI ClassicSearch stark eingeschränkt. (In der Version 3 von Citavi ent- denen der DIMDI-Suchmaske. Die Version 3 erscheint Ende sprechen die Suchmöglichkeiten in Citavi 2009.) Für einfach strukturierte Literaturrecherchen bietet der Zugriff über Z39.50 jedoch einen komfortablen Weg, um Daten in die eigene Literaturverwaltung einzulesen. Verbindungsaufbau Klicken Sie im Programmteil Literaturrecherche von Citavi in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Recherchieren. Passen Sie die Liste der zu durchsuchenden Datenbanken Ihren Bedürfnissen an, indem Sie auf Diese Liste anpassen klicken. Im Geschäftsbereich des Seite 1 von 7

2 Mit Recherche über Name, Land und Fachgebiet können Sie die Datenbanken sichtbar machen, Datenbanken von DIMDI finden Sie über die Suche mit 'DIMDI' im Feld Name. Über Markieren der gewünschten Datenbanken und Klick auf Hinzufügen bzw. Entfernen bearbeiten Sie die Liste der zu durchsuchenden Datenbanken. Mit OK wird diese Aktion beendet. Seite 2 von 7

3 Wählen Sie die gewünschte(n) Datenbank(en) aus und geben Sie den oder die Suchbegriff(e) in das Eingabefenster am Fuß der Arbeitsfläche ein. Die Regeln für die Suchformulierung stehen im linken Bereich des Fensters: mehrere Suchbegriffe werden mit AND verknüpft, die Trunkierungssymbole # und * stehen für maximale bzw. variable Trunkierung und sind im Term und am Ende sowie mehrfach möglich, a: schränkt auf den Autor ein, t: auf den Titel. Klicken Sie auf OK, um die Suche durchzuführen. Über die Schaltfläche In das Projekt übernehmen werden die gefundenen Datenbankdokumente übernommen. Sollen kostenpflichtige Datenbanken recherchiert werden, so ist dies nur für DIMDI Premium Kunden möglich. Seite 3 von 7

4 Bei mindestens einer kostenpflichtigen Datenbank werden nun nach Ihren Benutzerdaten gefragt. Geben Sie hier bitte als User ID das Wort Citavi ein. Als Passwort tragen Sie Ihren Usercode und durch ein Semikolon getrennt Ihr DIMDI-Passwort ein. Durch Aktivieren der Checkbox Speichern kann in der Pro-Version von Citavi die Zugangskennung gespeichert werden und wird bei späteren Citavi Sitzungen automatisch wieder benutzt. Werden wei- auch ohne tere Recherchen in der gleichen Datenbank durchgeführt, so wird während einer Sitzung Speichern die gleiche Zugangskennung wieder gebraucht. Wichtiger Hinweis: Über die Z39.50-Schnittstelle können Recherchen direkt aus den Literaturverwaltungsprogrammen Citavi, Endnote und Reference Manager durchgeführt werden. Beim Zugang für Vertragskunden wird dabei aus technischen Gründen das komplette Dokument in das Literaturverwaltungsprogramm importiert und entsprechend der volle Dokumentpreis berechnet, obwohl zunächst nur die Titel der Dokumente ausgegeben werden. Verwendung Import-Schnittstelle von Citavi Auch als Textdatei abgespeicherte Ergebnisse einer DIMDI-Recherche lassen sich in Citavi einlesen. Dies geschieht mit Hilfe der Importieren-Funktion. Citavi stellt einen geeigneten Filter für Dokumente aus DIMDI Datenbanken zur Verfügung. Dieser legt fest, wie die einzulesenden Daten den Feldern der Citavi-Literaturdatenbank zugeordnet werden. Im Folgenden wird das allgemeine Vorgehen beim Import von Daten erläutert. Datenimport Bei der Online-Recherche stehen für die DIMDI ClassicSearch-Befehle SHOW und MAIL vier Report- Formate zur Auswahl: D1 (Standard), D2, IMPORT und RIS. Wir wählen das IMPORT-Format, um Datenbankdokumente nach Citavi zu importieren. Um Probleme mit Umlauten zu vermeiden, empfiehlt sich bei der DIMDI ClassicSearch das Kommando DEFINE CHARSET=ASCII zuerst einzugeben. Die angezeigten Ergebnisse lassen sich in einer Datei abspeichern in der Web-Version Seite 4 von 7

5 der DIMDI ClassicSearch z. B. mit der Funktion Protokolldatei speichern (Typ: TXT = Textdatei) oder können mit dem MAIL-Kommando an die eigene -Adresse versendet werden. Bei einer abgespeicherten Recherchesitzung sollte die Protokolldatei vor dem Import mit einem Text- mit dem Da- editor bereinigt werden, indem bis auf die angezeigten Rechercheergebnisse der Dialog tenbanksystem entfernt wird, bzw. die Rechercheergebnisse in eine separate Datei überführt werden. Bei einem Versand der Ergebnisse per entfällt dieser Schritt. Die als Mail-Anhang empfangenen Dateien können ohne weitere Bearbeitung in Citavi importiert werden. Um eine Datei einzulesen, muss die Citavi-Datenbank, in die importiert werden soll, geöffnet sein. Rufen Sie nun im Menü Datei den Befehl Importieren auf. Sie werden aufgefordert, die Quelle der zu importierende Datei anzugeben. Wählen Sie hier Aus einer Textdatei (RIS, BibTex-formatiert o.ä.) und Weiter. Hier wählen Sie DIMDI (IMPORT-Format) und Weiter. Seite 5 von 7

6 Aktivieren Sie nun Eine Textdatei einlesen: und klicken auf Durchsuchen. Jetzt müssen Sie die zu importierende Datei auswählen. Nach Klick auf Weiter wird Ihre Datei eingelesen. Mit Klick auf In das Projekt übernehmen werden die Dokumente in das geöffnete Projekt übernommen. Verwendung des RIS-Austauschformates Um Rechercheergebnisse komfortabel in das Literaturverwaltungsprogramm zu transferieren, bietet sich das RIS-Austauschformat an. Die Dokumente werden mit speziellen für das RIS-Format definierten Feldbezeichnern (Tags) ausgegeben und es findet eine Standardzuweisung zu den Feldern des Citavi-Projekts statt. Seite 6 von 7

7 Bitte beachten Sie, dass aufgrund dieser Standardzuweisung vornehmlich die bibliografischen und inhaltserschließenden Datenfelder im RIS-Format berücksichtigt werden. Besondere Datenfelder, wie z.b. die Referenzangaben in SciSearch können leider im RIS Format nicht umgesetzt werden. a) DIMDI ClassicSearch: Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl: das Zusenden der Dokumente mit einer automatisch erzeug- oder das Erstellen einer RIS- Datei in mehreren Schritten ten RIS-Datei per (einfache Variante) (aufwendigere Variante). Generell sollten Sie vorher, um Probleme bei der Umsetzung von Umlauten zu vermeiden, das Kommando DEFINE CHARSET=ASCII eingeben. Das Zusenden der Dokumente mit einer automatisch erzeugten RIS-Datei per wird durch die Eingabe des Kommandos MAIL mit den Parametern REPORT=RIS;F=XMLALL bewirkt (MAIL REPORT=RIS;F=XMLALL). Die RIS-Datei befindet sich im Anhang der , die Sie kurz darauf erhalten. Nach Abspeichern dieser Datei können Sie diese per Doppelklick mit Citavi öffnen. Das Erstellen einer RIS-Datei in mehreren Schritten erfolgt mit Hilfe des Kommandos SHOW mit den Parametern REPORT=RIS;F=XMLALL. Die mit dem SHOW-Kommando ausgegebenen Dokumente können mit der Funktion Protokolldatei speichern (Typ: TXT=Textdatei) abgespeichert werden (bitte vor dem SHOW-Kommando die Protoerste und letzte kolldatei löschen). Öffnen Sie nun die txt-datei (Dateiname.txt) und entfernen Sie die Zeile, so dass nur noch die Dokumente in der Datei stehen. Anschließend benennen Sie diese Datei in Dateiname.ris um. Doppelklick auf Dateiname.ris öffnet ein Fenster, in dem Sie Citavi auswählen können. Alternativ klicken Sie auf die RIS-Datei mit der rechten Maustaste unter Windows Explorer Öffnen mit und wählen Citavi. Nach Klick auf OK öffnet sich Citavi, Sie wählen Ihr Projekt, die Zeiwerden chenkodierung und Reihenfolge von Vor- und Nachname aus und die Datenbankdokumente eingelesen. b) DIMDI SmartSearch In der DIMDI SmartSearch wählen Sie bei der Ausgabe RIS aus und lassen sich das Dokument online ausgeben oder per zuschicken. Der weitere Ablauf ist wieder wie oben beschrieben. Achtung: Bei der Ausgabe im RIS-Format wird immer das Feld PY mit ausgegeben, so dass eine kostenfreie Ausgabe der Titelliste allein nicht möglich ist. VS Seite 7 von 7

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