Einkaufsoptimierung durch e-vergabe

Transkript

1 Einkaufsoptimierung durch e-vergabe Praxisbeispiel eines Versorgungsunternehmens Dr.-Ing. Alexander Wiedenbruch HCM CustomerManagement GmbH

2 HCM Wir sind Ihr Partner mit System 15 Jahre Erfahrung Branchenübergreifende Methoden- und Prozesskompetenz Pionier der ersten Stunde im Bereich Workflow- und Prozessmanagement Ganzheitlicher Full Service Ansatz Beratung hinsichtlich Methoden und Prozessoptimierung mit Anforderungskatalog Kundenspezifische Anpassung, Inbetriebnahme und Schulung Betreuung der Lösung und Anwender beim Kunden Cloudbetrieb im zertifizierten HCM Rechenzentrum Team und Netzwerk Beratungs-, Entwicklungs- und Serviceteam > 30 Mitarbeiter Entwicklungsteam der Plattform > 30 Entwickler Nearshore- und Offshore Partner

3 Vertrauen auch Sie auf unser leistungsstarkes System Über 15 JAHRE ERFAHRUNG IN DER OPTIMIERUNG UND AUTOMATISIERUNG VON GESCHÄFTSPROZESSEN. Über ANWENDER in DE, CH und A ERLEICHTERN DIE LÖSUNGEN VON HCM DIE BEARBEITUNG IHRER TÄGLICHEN GESCHÄFTSPROZESSE. Mehr als KUNDEN weltweit VERTRAUEN AUF UNSER LEISTUNGSSTARKES SYSTEM VDOC.

4 HCM Lieferantenmanagement Modulübersicht Erweitern Sie den Systemumfang Schrittweise im Rahmen Ihrer Einkaufsstrategie. z.b. Erweiterte Suche Projektmanagement HCM Revisionssicherheit Reklamationsmanagement u.v.m weitere Module Lieferantenzulassung Lieferantenregistrierung Individuelle Lieferantenfragebögen Zertifikatsmgmt/ Lieferantenfachkunde Material-/ Warengruppenmanagement Freigabe & Genehmigungsworkflows Fristenüberwachung Management Cockpit Individuelle Reportings Key Performance Indikatoren Lieferantensuche/Vorauswahl Anfrage/ Ausschreibung/ BANF Submissionsfunktion Vergleich & Auswertung Beauftragung & Absage Export/ Import in ERP System Reporting Angebotsmanagement Vertragsverwaltung/ DMS Lieferantenverwaltung Lieferantenbewertung& Entwicklung Lieferantenportal Lieferantenprofil mit 360 Übersicht Vertragsverwaltung Basic Lieferantenbewertung-Basic Lieferanten-Kennzahlen Lieferantenportfoliobewertung Analytics, KPI, Auswertungen Maßnahmenmanagement Zugriff auf alle Vertragsdaten Individuelle Freigabe/ Genehmigungsworkflows Überwachung von Vertragsfristen Archivierung & Versionierung

5 Methodische Lieferantenauswahl und -entwicklung anhand des Regelkreises des Lieferantenmanagements Onboarding Lieferantenauswahl & Qualifizierung Lieferantenregistrierung Lieferantenfragebogen (ggf. mehrstufig) Zertifikate/ Lieferantenfachkunde Warengruppen Qualifizierung/ Eignungsprüfung Erstellung & Überwachung Leistungsprofil Lieferantenportfolios Maßnahmendefinition Maßnahmenverfolgung KPI Monitoring KVP Prozess Lieferantenentwicklung Lieferanten -profil Lieferantenbewertung Fragebogendefinition Hard-/ Softfacts Kriterien+Gewichtung Ext. Dateneinbindung Zeitraum Auswahl Lieferanten Definition Bewerter Ausphasen Lieferantencontrolling Management Cockpit Analyse der Bewertungsergebnisse Definition von Handlungsempfehlungen Ausphasen Eigenoptimierung Aktive Lieferantenentwicklung

6 Elektronische Einkaufsprozesse E-Sourcing E-Vergabe E-Katalog E-Auction E-Invoicing E-Procurement E-Bidding = Elektronische Abwicklung der Prozesse im Einkauf

7 Agenda Der Weg zur e-lösung im Einkauf Lieferantenportal - Lieferantenmanagement Bestellmanagement Ergebnisse und Erfahrungen

8 Stadtwerke Greifswald - Einkauf Universitäts- und Hansestadt Greifswald Stadtwerke Greifswald GmbH (SWG) Stromversorgung Greifswald GmbH (SVG) Gasversorgung Greifswald GmbH (GVG) Fernwärme Greifswald GmbH (FWG) Energieerzeugungsgesellschaft Greifswald GmbH (EGG) Wasserwerke Greifswald GmbH (WWG) Verkehrsbetrieb Greifswald GmbH (VBG) Schwimmbad u. Anlagen Greifswald GmbH (SAG) BiG - Bildungszentrum in Greifswald ggmbh (BiG) Grimmener Stadtwerke GmbH Abwasserwerk Greifswald Sektorenauftraggeber Öffentliche Auftraggeber

9 Stadtwerke Greifswald in Zahlen Netzgebiet: Stromabgabe Netz: Gasabsatz Netz: Fernwärmeabsatz: 196 Mio. kwh 679 Mio. kwh 199 Mio. kwh Wasserabsatz: Tm 3 Strom - Hausanschlüsse: Gas - Hausanschlüsse: Wasser - Hausanschlüsse: Fernwärme - Hausanschlussstationen: Besucher im Freizeitbad: Zahlen / Daten / Fakten: (Geschäftsjahr 2014) Konzern-Bilanzsumme: Konzern-Umsatzerlöse: Konzern-Investitionen in Sachanlagen: 124,7 Mio. EUR 95,7 Mio. EUR 12,2 Mio. EUR Konzern-Mitarbeiter 279 davon 15 ( ): Auszubildende

10 Einkauf - Eckpunkte und Zahlen Projekteinkauf Leistungsverzeichnisse Freitextbestellungen nur bedingte Lagerhaltung (Strom) sonst nur Störreserve Jährliches Einkaufsvolumen Mio Bestellvorgänge p.a., davon nur ca. 5 EU- oder Öffentliche Ausschreibungen Lieferanten p.a.

11 Ausgangssituation umständliche Genehmigungsprozesse Medienbrüche Doppeleingaben hoher manueller Aufwand bei Dokumentenverwaltung kein Einkaufscontrolling kein Lieferantenmanagementsystem Anteil Maverick-Buying

12 Kriteriengruppen SW-Auswahl KO-Kriterien Zwingend erforderlich Notwendig Zusätzlich sinnvoll bzw. zukünftig notwendig

13 Wesentliche Kriterien für Software-Auswahl KO-Kriterien Anbindung an ERP-System (Schleupen CS) Zwingend erforderlich Besonderheiten der Versorgungswirtschaft (Dienstleistungsverträge) Integriertes Lieferantenmanagement (Lieferantenregistrierung, Lieferantenfreigabe, Risikobewertung, Lieferantenbewertung) Auftragsmanagement (Einbindung von Leistungsverzeichnissen als gaeb-dateien, Genehmigungsworkflow, Bestellungen mit Freitextpositionen, Vergabevermerke für öffentliche Aufträge) Handling von Rahmenverträgen im System Integriertes Einkaufscontrolling Mandantenfähigkeit (Mandantenkonsolidierung)

14 Wesentliche Kriterien für Software-Auswahl Notwendig Integriertes Angebotsmanagement Integriertes Vertragsmanagement Dokumentenmanagement web-applikation / Citrix fähig Zusätzlich sinnvoll bzw. zukünftig notwendig mobile Genehmigungsfunktion (Blackberry) e-invoicing e-auction

15 SW-Kriterien Anbieterübersicht Kriteriumsgruppe Kriterium Altsystem Online Portale HCM Lieferantenmanagement KO Anbindung an ERP System Schleupen CS ja nein ja Zwingend erforderlich Berücksichtigung der Besonderheiten der Versorgungswirtschaft bedingt ja ja GAEB Schnittstelle zur Einbindung der Leistungsverzeichnisse aus California.pro nein nein bedingt Handling von Rahmenverträgen im System nein nein ja Integriertes Einkaufscontrolling nein nein bedingt Vergabevermerke für öffentliche Aufträge ja ja ja Integriertes Lieferantenmanagement (Lieferantenregistrierung, Lieferantenfreigabe, Risikobewertung, Lieferantenbewertung etc.) nein nein ja Handling von Materialgruppen nein nein ja Genehmigungsworkflow bedingt nein ja Single Sign On nein nein ja Mandantenfähigkeit (Mandantenkonsolidierung) ja nein ja Notwendig Integriertes Angebotsmanagement nein bedingt ja Integriertes Vertragsmanagement nein nein ja Dokumentenmanagement (easy Archiv) nein nein ja web Applikation / Citrix fähig ja ja ja Budgetprüfung ja nein bedingt Zusätzlich e Invoicing nein nein möglich e Auction nein nein möglich mobile Genehmigungsfunktion (Blackberry) nein nein möglich Die HCM-Standardlösung erfüllt alle wesentlichen Anforderungen

16 Agenda Der Weg zur e-lösung im Einkauf Lieferantenportal - Lieferantenmanagement Bestellmanagement Ergebnisse und Erfahrungen

17 Lieferantenportal - Überblick Das HCM Lieferantenmanagement ist ein web-basiertes und prozessorientiertes System direkte Anbindung an das ERP-System Bereiche im Lieferantenportal Lieferantenverwaltung (Zulassung und Lieferantenprofil) Angebotsmanagement Reporting Integrierter Genehmigungsprozess Rechte und Rollenkonzept Vertragsverwaltung

18 Lieferantenverwaltung

19 Lieferantenverwaltung

20 Lieferantenzulassung Abfrage von Lieferantendaten: Allgemeine Daten: Name, Adresse, Ansprechpartner Warengruppen und branchenspezifische Zulassungen (DVGW, AFGW etc.) Referenzen Zahlungsbedingungen, Zustimmung Compliance Zulassungsdokumente und Zertifikate mit Gültigkeiten Genehmigung von neuen Lieferanten zur Sicherung der Datenqualität inklusive automatischem Dublettencheck Self-Service durch den Lieferanten Automatische Aufforderung bei Ablauf von Dokumentengültigkeiten

21 Abfrage Zulassungsdokumente Angabe der Präqualifikation oder direkter Upload von Zulassungsdokumenten Beide Alternativen mit Überwachung der Gültigkeiten und Ampel-Visualisierung

22 Branchenspezifische Zulassungen

23 Lieferantenverwaltung

24 Lieferantenprofil

25 Rahmenbedingungen Standardisierung der Zahlungsbedingungen Abfrage zu möglichen Interessenskonflikten

26 Complianceprüfung Bestehende Interessenskonflikte werden bei der Angebotsauswertung angezeigt!

27 Lieferantenbewertung Lieferantenbewertung erfolgt durch den Bedarfsträger und den Einkauf 3 Bewertungsszenarien Individuelle Bewertung von allen größeren Projekten Quartalsbewertung in Abhängigkeit von der Anzahl der Bestellvorgänge bzw. vom Bestellvolumen Einzelbewertungen nach Definition durch den Einkauf Objektive und aussagekräftige Bewertung durch Bewertungskriterien Differenzierte Bewertung von 1 5 je Bewertungskriterium Lieferantenbewertung muss praktikabel sein, d.h. Art, Umfang und Rhythmus der Bewertung müssen in einem angemessen Verhältnis stehen

28 Lieferantenbewertung Bewertungskriterien Sparte Kommunikation/Erreichbarkeit Kompetenz/Sachkunde Mengeneinhaltung Termineinhaltung Qualität Zuverlässigkeit Sicherheit/Arbeitsschutz/Umwelt Bewertungskommentar Bewertungsanlagen Bewertungskriterien Einkauf Preis Angebotsverhalten Kommunikation/Erreichbarkeit Erfüllung kommerzieller Mindestanforderungen Risiko (Abhängigkeit/Bonität) Bewertungskommentar Bewertungsanlagen

29 Lieferantenbewertung Kommunikation / Erreichbarkeit 1= Lieferant ist kaum erreichbar, Rückrufe erfolgen selten 2= Lieferant ist schlecht erreichbar, Rückrufe erfolgen schleppend 3= Lieferant ist nicht immer erreichbar, Vertretungsfall nur ausreichend gelöst, Rückrufe erfolgen fast immer 4= Lieferant ist mit einzelnen Ausnahmen erreichbar, auch im Vertretungsfall, Rückrufe erfolgen immer 5= Lieferant ist immer erreichbar, auch im Vertretungsfall, Rückrufe erfolgen immer Erfüllung komm. Mindestanforderungen 1= eigene AGB des Lieferanten, andere ZB, FaLeiZu nur sporadisch oder nicht aktualisiert 2= eigene AGB des Lieferanten, andere ZB, FaLeiZu wird auf Nachforderung aktualisiert 3= nur AEB SWG akzeptiert, andere ZB, FaLeiZu wird auf Nachforderung aktualisiert 4= AEB und ZB der SWG akzeptiert, FaLeiZu wird auf Nachforderung aktualisiert 5= AEB und ZB der SWG akzeptiert, FaLeiZu immer aktuell Kompetenz/Sachkunde 1= erhebliche Zweifel an der techn. Kompetenz 2= techn. Anfragen werden qualitativ schlecht beantwortet 3= techn. Anfragen werden mit Verzögerung beantwortet, Rückfragen oft notwendig 4= techn. Anfragen werden schnell und kompetent beantwortet Risiko (Abhängigkeit/Bonität) 1= schlechte Bonität, einziger Lieferant 2= gute Bonität, einiziger Lieferant 3= gute Bonität, geringe Abhängigkeit 4= gute Bonität, keine Abhängigkeit 5= techn. Anfragen werden grundsätzlich schnell und kompetent beantwortet. Lösungen gehen meist über das geforderte hinaus 5= sehr gute Bonität, keine Abhängigkeit

30 Agenda Der Weg zur e-lösung im Einkauf Lieferantenportal - Lieferantenmanagement Bestellmanagement Ergebnisse und Erfahrungen

31 Bestellmanagement 3 verschiedene Bestellprozesse Differenzierte Berücksichtigung der MwSt in den Sparten Automatische Dokumentengenerierung Vergabevorschlag, Vergabevermerk Bestellungen Übernahme von Daten aus ERP System (z. B. Planbudgets) Abbildung des Bestellobligos im ERP-System Genehmigungsschritte mit Regeln, z. B. Genehmiger darf pro Vorgang nur einmal zeichnen Bestellungen werden elektronisch verschickt zusätzliche Unterschrift des Genehmigers entfällt Auftragsbestätigungen durch den AN im Portal

32 Bestellmanagement - Prozesse BANF (Bestellanforderung) Standardprozess zur Bestellung von Lieferungen und Leistungen < interne Wertgrenze R-BANF (Rahmenbestellanforderung) für wiederkehrende Bestellungen werden Rahmenbestellungen angelegt Abrufe können durch Fachbereich ausgelöst werden Anfrage/Ausschreibung Standardprozess zur Einholung von Angeboten bzw. zur Ausschreibung von Lieferungen und Leistungen > interne Wertgrenze

33 BANF - Prozessbild Bestellanforderung (BANF) Bestellvorgang für Standardmaterial oder Leistungen in den Sektorenbereichen bis 3000 bzw. bei SAG u. AWG bis 500 Abt. Bau/Invest Sparte Einkauf Lieferant Start Angebot Erstellung BANF mit Kontierung etc. (Angebot ist als Anlage beizufügen) Prüfung BANF- Vergabevorschlag Zeichnung: sachlich richtig Budget Invest Investition Ja Bestellung (Lieferungen, Leistungen) Bestellung Nein Mittelfreigabe / Budgetprüfung Auftrag ( komplexe Lieferungen mit Leistungsanteil) Auftrag Bestellung oder Auftragsschreiben Freigabe gemäß Vollmachtsordnung Auftrag Bauleistungen Bauauftrag Auftragsbestätigung Auftrag abgeschlossen, Lieferdatum setzen

34 BANF - Bestellpositionen

35 BANF Genehmigung / Auftrag

36 Bestellmanagement Übernahme der Daten (Planwert, bereits gebucht) aus ERP System

37 Prozess Anfrage/Ausschreibung Ganzheitlicher Prozess von der Ausschreibungsanlage bis zur Beauftragung Submission/Briefkastenfunktion für Ausschreibungen Angebotsabgabe des Lieferanten direkt im System, Einkauf kann stellvertretend agieren Dokumentation von Nachverhandlungen Einbeziehung der Finanzbuchhaltung zur Überwachung von Bürgschaften Dokumentation der Lieferung/Abnahme ermöglicht proaktives Management von Gewährleistungsansprüchen

38 Ausschreibungsübersicht

39 Angebotsabgabe

40 Angebotsübersicht

41 Vergabevorschlag

42 Agenda Der Weg zur e-lösung im Einkauf Lieferantenportal - Lieferantenmanagement Bestellmanagement Ergebnisse und Erfahrungen

43 Ergebnisse und Erfahrungen 1 Optimierung der Einkaufsprozesse durch die Einführung neuer Funktionen Elektronische Verwaltung und zentrale Ablage aller Lieferantendaten und Zulassungsdokumente Integriertes Angebots- und Vertragsmanagement Elektronische Ausschreibung mit automatischer Submissionsfunktion Optimierter und revisionssicherer Genehmigungsprozess Anbindung aller Prozesse von der BANF bis zur Bestellung an das ERP-System Integriertes Reporting/Einkaufscontrolling => Einkaufserfolg Integrierte Bürgschaftsverwaltung

44 Ergebnisse und Erfahrungen 2 Erhebliche Reduktion der Beschaffungsprozesskosten durch die Automatisierung und Standardisierung im Rahmen des Systems Hohe Prozessoptimierung und Aufwandsreduktion im gesamten Lieferantenmanagement-Bereich Starke Verkürzung der Durchlaufzeiten von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung Optimierung der Beschaffungszeiten durch schnellere Identifikation von qualifizierten Lieferanten Erhöhung der Transparenz über alle Lieferanteninformationen und Beschaffungsaktivitäten

45 Fazit Das Lieferantenportal der Stadtwerke Greifswald ermöglicht eine medienbruchfreie, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung aller Beschaffungsprozesse!

46 Sir Edmund Hillary war nicht innovativ, weil er die Idee hatte, den Everest zu besteigen, sondern weil er sie als Erster realisierte. Fredmund Malik Wenn Grenzen keine sind Management und Bergsteigen Bildquelle:

47 Weitere Informationen Neue Webseite: Besuchen Sie uns auf den 7. BME elösungstagen! 8. bis 9. März im Maritim Hotel in Düsseldorf

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! HCM CustomerManagement GmbH Dr.-Ing. Alexander Wiedenbruch Tel: Mail: wiedenbruch@hcm-infosys.com Stadtwerke Greifswald GmbH Henrik Umnus Tel: Mail: henrik.umnus@sw-greifswald.de