Bedienungsanleitung DCW-Anwenderforum

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1 Bedienungsanleitung DCW-Anwenderforum URL: oder URL: oder URL: Das DCW-Anwenderforum ist ein geschlossenes Internetforum für alle All for One Steeb/DCW-Kunden mit einem gültigen Softwareschein für die Nutzung der DCW-Software. Das Forum wird von dem DCW- Anwenderkreis und der All for One betrieben. Grundsätzlich zugangsberechtigt sind Personen, die dem oben angegebenen All for One Steeb/DCW Kundenkreis angehören. Der DCW-Anwenderkreis, vertreten durch die Anwenderkreisleiter, behält es sich jedoch vor, ohne Angabe von Gründen, einzelne Personen oder einzelne All for One Steeb/DCW-Kunden vom Zugang zu dem Forum auszuschließen. 1) Erste Schritte Für die Benutzung des DCW-Anwenderforums benötigen Sie Zugangsdaten. Auf der Startseite des Forums haben Sie die Möglichkeit, sich mit diesen Zugangsdaten anzumelden oder, falls Sie noch nicht am Forum angemeldet waren, mit der Funktion Erste Anmeldung Ihre Zugangsdaten anfordern. Hierzu benötigen Sie Ihre DCW-Kundenummer, den Firmennamen und Ihre -Adresse. Hinweis: Ihre DCW-Kundennummer können Sie sich in Ihrer DCW-Anwendung auf der AS/400 über den Menüpunkt: Anzeigen: DCW Release Version (Teilmenü: Operating ) anzeigen lassen. Abb. 1: Anmeldemaske Abb 2: Anlegen der Benutzerinformationen Die eingegebenen Daten werden auf Richtigkeit geprüft und Sie bekommen anschließend eine Mail mit Ihren Zugangsdaten inklusive Ihrem vorläufigen Kennwort an die angegebene -Adresse zugesendet. Mit diesen Daten haben Sie nun Zugang zu dem Forum. 1

2 2) Grundsätzliches 2.1) Schema Das DCW-Anwenderforum ist die zentrale Plattform, über die Änderungswünsche an der DCW-Software an DCW (SAP/All for One Steeb/DCW) herangetragen werden können. Dies geschieht über das offene Anwenderforum, über das die DCW-Anwender und DCW (All for One Steeb/DCW) miteinander offen kommunizieren können. Als dritte Benutzergruppe des Forums gibt es noch das Kompetenz-Team (nachfolgend Kompetenz-Team ). Dieses Team kann von den DCW-Anwendern zur Unterstützung/Hilfe beim Erstellen der Anforderungen in Anspruch genommen werden. Außerdem kommentiert dieses Team die All for One Steeb/DCW-Stellungnahmen und versucht eine übereinstimmende Beurteilung der Anforderung zu erzielen. Die Mitglieder dieses Teams werden von den DCW-Anwenderkreisleitern berufen und agieren als neutrale fachkompetente Vermittler zwischen den DCW-Anwendern und DCW (All for One Steeb/DCW) wobei die gemeinsamen Anwenderinteressen und die kontinuierliche Weiterentwicklung der DCW-Software im Sinne von Best Practice im Vordergrund stehen. 2.2) Anforderungen Eine Anforderung ist ein von einem DCW-Kunden erstellter Änderungs- oder Erweiterungswunsch an der DCW-Software. Sie besteht aus der Kurzbezeichnung, einer zugeordneten Kategorie (z.b. Kostenrechnung oder Finanzbuchhaltung ) und einem Produkt (z.b. Buchungsfunktionen oder Kontoblatt ). Der wesentliche Teil ist die ausführliche Beschreibung der gewünschten Änderung. Alle anderen DCW-Kunden können Ihre Zustimmung für eine Anforderung bekunden ( Voten ) und Anforderungen kommentieren ( Statements abgeben ). Dies dient DCW (All for One Steeb/DCW) dazu, das Interessenpotential und damit die Priorität der Anforderung einzuschätzen. Jeder DCW-Anwender, der Interesse an einer Anforderung hat, kann diese abonnieren, um über den weiteren Verlauf dieser Anforderung per Mail informiert zu werden. Es können auch ganze Kategorien oder Produkte abonniert werden, über deren Verlauf man informiert werden möchte. In welcher Form und in welchem Turnus dies geschehen soll, kann in der Benutzerverwaltung individuell hinterlegt werden. Die Anforderungen werden von DCW (All for One Steeb/DCW) bearbeitet und es erfolgt eine Stellungnahme bezüglich der Realisierung. Diese Stellungnahme wird vom Kompetenz-Team kommentiert. Sowohl der Anforderungsersteller, als auch alle anderen DCW-Anwender haben ebenfalls die Möglichkeit weitere Kommentare und Stellungnahmen hierzu abzugeben. Das Kompetenz-Team wird versuchen, eine Übereinstimmung in der Bewertung der Anforderung herzustellen. Ist dies zwischen dem Kompetenz-Team und DCW (All for One Steeb/DCW) innerhalb einer definierten Zeit nicht möglich, wird diese Anforderung eskaliert und durch ein Eskalationsteam auf die oberer Ebene zwischen dem DCW-Anwenderkreis und DCW (All for One Steeb/DCW) abschließend geklärt. 2

3 Einen Überblick über den Bearbeitungsstatus jeder Anforderung geben drei Statusfelder. Ein allgemeiner Status der den generellen Bearbeitungsstatus wiedergibt, wird ergänzt durch einen DCW-Status und einen Team-Status, der jeweils über den Bearbeitungsstand der jeweiligen Gruppe informiert. Der Verlauf dieser Stati ist in einer Historie ersichtlich. 2.3) Bearbeitungsschritte/-Stati der Anforderung Eine Anforderung durchläuft bis zu Ihrer Erledigung diverse Stati. Im folgenden werden diese verschiedenen Schritte näher erläutert ) Hilfeanfrage an das Kompetenz-Team: Beim Erstellen ist es möglich, dass der Ersteller noch Fragen zur genauen Formulierung oder Zuordnung seiner Anfrage hat. In diesem Fall kann er die Hilfe des Kompetenz-Teams anfordern. Solange diese Hilfeanfrage offen ist, ist die Anforderung nur für den Ersteller und das Kompetenz-Team einsehbar. DCW (All for One Steeb/DCW) sieht diese Anforderung noch nicht. Jederzeit hat der Ersteller die Möglichkeit neue Hilfeanfragen und Rückfragen zu senden, die Anforderung zu löschen oder zu bearbeiten/zu ergänzen. Sobald alle Unklarheiten beseitigt sind, kann er die Anforderung freigegeben. Dann ist sie für alle DCW- Kunden sichtbar. DCW (All for One Steeb/DCW) wird jetzt über die neue Anforderung informiert und kann diese bearbeiten ) Anforderung Neu erstellte Anforderungen oder freigegebene Hilfeanfragen können von allen DCW-Kunden, DCW (All for One Steeb/DCW) und dem Kompetenz-Team eingesehen werden. Außerdem bekommt DCW (All for One Steeb/DCW) und das Kompetenz-Team eine Informationsmail, dass eine neue Anforderung in das Forum eingestellt wurde. Alle Benutzergruppen können die Anforderung kommentieren. Bei Interesse an der Anforderung kann jeder DCW-Anwender dies bekunden ( voten ). Dadurch verschafft er DCW (All for One Steeb/DCW) einen Überblick darüber, wie viele DCW-Kunden an einer Umsetzung der Anforderung interessiert sind. Um den weiteren Verlauf der Anforderung zu verfolgen kann diese abonniert werden (siehe auch Abonnieren in Punkt 2.2). Grundsätzlich erhalten bei Antworten bzw. Statements von DCW (All for One Steeb/DCW) zu einer Anforderung das Kompetenz-Team, der Ersteller und die Abonnenten eine Informationsmail gemäß dem hinterlegten Turnus des Benutzers. Wenn DCW eine Anforderung ablehnt, der Ersteller und/oder das Kompetenz-Team aber anderer Meinung sind, so wird das Kompetenz-Team, möglichst bis zu einer Einigung, in einen weiteren Dialog mit DCW treten. Kommt keine Einigung zu Stande, wird ein Eskalationsteam auf oberer Ebene zwischen DCW (All for One Steeb/DCW) und dem DCW-Anwenderkeis eine Entscheidung herbeiführen ) Realisierbare Anforderung Realisierbare Anforderungen können auf mehrere Arten realisiert werden. Zum Einen kann dies für die DCW- Kunden kostenlos im Rahmen des Software-Pflegevertrags erfolgen. Sofern DCW (All for One Steeb/DCW) diesen Status gesetzt hat, gibt es hierzu auch ein Terminaussage, ab wann diese Funktion zur Verfügung stehen wird. Wenn eine kostenlose Realisierung durch DCW (All for One Steeb/DCW) nicht möglich ist, wird hierfür der entsprechende Status durch DCW (All for One Steeb/DCW) gesetzt. Hiermit verbunden ist eine genaue Aufwandsschätzung mit Angabe der Änderungen, die durchgeführt werden müssen. Auch hierzu wird das Kompetenz-Team eine Aussage treffen bzw. kommentieren. Der Ersteller der Anfrage hat dann die Möglichkeit, ein Datum zu setzen, bis zu dem andere DCW-Kunden Ihr Interesse an der Realisierung sowie Ihre Bereitschaft an einer Kostenbeteiligung bekunden können (Voting 2). Nach Ablauf der gesetzten Frist wird sich DCW (All for One Steeb/DCW) mit den Interessenten in Verbindung setzen und die Realisierung vertraglich fixieren. Der weitere Verlauf der Anfrage kann dann wieder an den Statusinformationen verfolgt werden. Z.B. Wenn eine Beauftragung stattgefunden hat, wann die Änderungen realisiert sein werden. Falls es zu keiner Beauftragung gekommen ist, wird dies ebenfalls vermerkt und die Anforderung abgeschlossen. 3

4 2.3.4) Erledigte Anforderungen Erledigte Anforderungen sind jederzeit für alle Benutzergruppen einsehbar, ebenso Anforderungen die nicht realisiert wurden aber trotzdem abgeschlossen sind. (z.b. Abgelehnte oder solche, die nur gegen Bezahlung realisiert werden konnten und kein DCW-Anwender dies beauftragt hat). 3) Mit Anforderungen arbeiten 3.1) Hauptübersicht Abb 3: Hauptübersicht DCW-Anwenderforum Nach erfolgreichem Anmelden/Einloggen am Forum gelangen Sie in die Hauptübersicht. Hier können Sie im Tabellenbereich (Abb. 3, Pkt. 4) die einzelnen Anforderungen mit Ihren Kerninformationen und Stati sehen. Diese Tabelle kann mehrere Seiten umfassen. Ihnen stehen eine ganze Reihe von Selektions- und Suchfunktionen (Abb. 3, Pkt. 1 und 2) zur Verfügung, mit denen Sie die angezeigten Anforderunen entsprechend Ihren Vorgaben einschränken/selektieren können. Im Wesentlichen sind dies unter Punkt 1 Umschaltfunktionen ( Alle Anforderungen, Abonnierte Anforderungen, Eigene Anforderungen und Abgeschlossene Anforderungen ). Innerhalb dieser Umschaltfunktion kann die Ergebnisanzeige nochmals auf Kategorien und/oder Produkte eingeschränkt werden. Ein direkter Sprung zu einer Anforderung ist ebenfalls möglich, sowie eine Volltextsuche von Anforderungsinhalten (Abb. 3, Pkt. 2). Mit den Funktionsbuttons (Abb. 3, Pkt. 3) können Sie in die jeweiligen weiteren Bearbeitungsmasken verzweigen. Es stehen die Funktionen Neue Anforderung, Logout, User Einstellungen zur Bearbeitung Ihrer Benutzerangaben, des Kennworts und der Maileinstellungen für die Informationsmails sowie die Abonnierfunktion zum Bestellen oder Abbestellen der Informationsmails zu Anforderungen ganzer Kategorien oder Produkte zur Verfügung. Durch das Anklicken einer Anforderung in dem Tabellenbereich (Abb. 3 Pkt.4) gelangen Sie zu der Detailanzeigemaske dieser Anforderung. 4

5 3.2) Anforderungen erstellen Abb 4: Anforderung erstellen Mit einem Klick auf den Button Neue Anforderung in der Hauptübersicht (siehe Abbildung 3) kann eine neue Anforderung erstellt werden. Für eine neue Anforderung ist die Eingabe einer Bezeichnung, Zuordnung zu einer Kategorie (siehe Abbildung 4) und eines Produktes sowie eine ausführliche Beschreibung erforderlich. Falls es Fragen gibt oder noch Unklarheiten bezüglich der Formulierung bestehen, kann der Ersteller einen Haken bei Teamunterstützung anfordern setzen. In der Textbox daneben muss nun die Frage formuliert werden, welche dann durch den Button Ausführen per Mail an das Kompetenz-Team weitergeleitet wird. Falls eine Team-Unterstützung angefordert wurde, ist diese Anforderung noch nicht für jeden einzusehen (Nur für den Ersteller und das Kompetenz-Team ). Sie muss erst noch durch den Ersteller endgültig freigegeben werden. Diese noch nicht freigegebenen Anforderungen sieht der Ersteller in der Hauptübersicht in der Ansicht Eigene Anforderungen als rot markierte Einträge. Eine Freigabe erfolgt durch das Anklicken des Textes Entwurf ändern und dem Drücken des Freigabe-Buttons in der Folgemaske. Wird keine Teamunterstützung benötigt, wird die Anforderung durch den Button Ausführen erstellt und eine entsprechende Information an DCW (All for One Steeb/DCW) und das Kompetenz-Team gesendet. Dies geschieht ebenfalls, wenn eine Hilfeanfrage durch den Ersteller freigegeben wird. 5

6 3.3 Mit Anforderungen arbeiten Abb 5: Detailansicht Anforderung Die Bearbeitungsmaske für Anforderungen stellt im Kopfteil Informationen über den Verfasser, die Kurzbezeichnung und die Zuordnung der Anforderung zu einer Kategorie und dem Produkt zur Verfügung (Abb. 5, Pkt. 1), sowie über den aktuellen Status und gegebenenfalls Realisierungsinformationen (Abb. 5, Pkt. 2). Die ausführliche Beschreibung der Anforderung (Abb. 5, Pkt. 3) ist oberhalb des Kommunikationsbereichs ersichtlich. Im Kommunikationsbereich (Abb. 5, Pkt. 4) sind alle Stellungnahmen und Kommentare der DCW-Kunden, von DCW (All for One Steeb/DCW) und dem Kompetenz-Team chronologisch aufgeführt. Durch einen entsprechenden Doppelklick auf eine einzelne Stellungnahme können Sie hierzu Ihren Kommentar eingeben. Dies kann auch durch den Funktionsbutton Statement schreiben im Funktionsbuttonblock (Abb. 5, Pkt. 5) erfolgen. Ein solches Statement wird als neues Statement linksbündig, ohne Bezug auf einem anderen Kommentar angefügt. Der Funktionsbuttonblock (Abb. 5, Pkt. 5) stellt Ihnen folgende Funktionen, die sich immer auf die gerade angezeigte Anforderung beziehen, zur Verfügung: - Zustimmen/Abonnieren : Interesse zu der Anforderungen bekunden und/oder in Zukunft per Mail über Änderungen oder neue Statements informiert werden - evt. Kaufinteresse : Bereitschaft an einer Kostenbeteilung bekunden (nur für kostenpflichtige Anforderungen möglich) - Gültigkeit ändern : Termin setzen, bis wann andere DCW-Kunden die Möglichkeit haben, ihr Interesse an einer evtl. Beteiligung an dieser kostenpflichtigen Anforderung zu bekunden (Termin kann nur vom Ersteller der Anforderung eingegeben/geändert werden) - Statement schreiben : Kommentar zu der Anforderung oder einem vorhandenen Statement abgeben/schreiben. 6

7 - Team kontaktieren : Steht nur für Hilfeanforderungen zur Verfügung. Hiermit kann der Ersteller Kontakt zum Kompetenz-Team aufnehmen um Fragen/Rückfragen zu stellen (auch mehrfach). - Abo abbestellen : Abonnement zurückziehen um in Zukunft keine Infomails mehr über diese Anforderung zu erhalten - Zustimmung zurückziehen : Zustimmung/Interesse an der Realisierung der Anforderung zurückziehen (Voting) - Kaufinter. Zurückziehen : Bereits bekundetes Interesse an einer Kostenbeteiligung zurückziehen (nur für kostenpflichtige Anforderungen) - Votingübersicht : Es wird angezeigt, welche DCW-Kunden der Anforderung zugestimmt haben und gegebenenfalls welche Kunden Interesse an einer gemeinsamen kostenpflichtigen Realisierung bekundet haben - History : Der Verlauf/die Änderungen aller Statusinformationen werden mit Datum angezeigt - Anforderung zurückziehen : Die Anforderung zurückziehen (nur bei Anforderungen möglich, die noch von keiner Benutzergruppe bearbeitet wurden und zu denen noch keine Kommentare abgegeben wurden) 7