Vorteile der Einführung eines Archiv-, DMS und Workflowsystems

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1 Vorteile der Einführung eines Archiv-, DMS und Workflowsystems

2 Kosten-Nutzen-Argumentation Kostenvergleich Papier und digital bei der Ablage Datenträger Ordner Regale Raummiete Personalkosten Monatliche Kosten für ein Papierarchiv Bedarf Blatt 80 Stück 2 Stück 20 m² 2 MA Preis 0,02 /Blatt 2,50 /Stück 500,00 /Stück 9,00 /m² 4.000,00 /MA Kosten 800,00 200, ,00 180, ,00 Monatliche Kosten für ein elektronisches Archiv auf DVD Bedarf 2 Gbyte entfällt entfällt entfällt 0,5 MA Preis 0,70 /DVD 4.000,00 /MA Kosten 0,70 0,00 0,00 0, ,00 Gesamtkosten Papier: ,00 Gesamtkosten digital: 2.000,70 Quelle: Nach Computer Reseller News

3 Kosten-Nutzen-Argumentation Kostenvergleich Papier und digital bei der Recherche Achiv Personalkosten Monatliche Kosten für ein Papierarchiv Volumen Vorgänge 5 MA Recherche % 10 Recherche absolut 4000 Zeit pro Vorgang 10,00 min/vorgang 4.000,00 /MA Kosten ,00 Monatliche Kosten für ein elektronisches Archiv auf DVD Volumen Vorgänge 0,5 MA Recherche % 10 Recherche absolut 4000 Zeit pro Vorgang 1,00 min/vorgang 4.000,00 /MA Kosten 2.000,00 Gesamtkosten Papier: ,00 Gesamtkosten digital: 2.000,00

4 Kosten-Nutzen-Argumentation Kostenvergleich Papier und digital insgesamt Gesamtkosten Papier: ,00 Gesamtkosten digital: 4.000,70 Kostenverhältnis 7,54 : 1

5 Regalmeter 1 Leitz-Ordner 500 Blatt Papier 8 cm Rückenbreite 1 Regalmeter 12 Ordner 6 Ebenen übereinander möglich, bei Zugriffshöhe Griffloch 1,80 m 1 m Regal zu 6 Ebenen 72 Leitz-Ordner Blatt Papier

6 Digitalisierte Akten 1 Seite A4 gescannt 300 dpi 50 KByte 1 CD ROM 700 MByte Dokumente 28 Leitz-Ordner 1 UDO-Medium 30 GByte Dokumente Leitz-Ordner 16,6 Regalmeter

7 Nutzenargumentation: Die 6-Minuten-Rechnung Annahme aus der täglichen Berufspraxis: 6 Minuten pro Stunde verbringt jeder Mitarbeiter mit Suchen, Abheften, Recherchieren, Telefonieren, um zu koordinieren etc.... d.h. : 10% der Arbeitszeit!!! eine Sekretärin schlägt mit Lohnnebenkosten ohne Ansatz für Arbeitsplatz, Raumkosten und sonstigen Kosten - mit mindestens jährlich zu Buche 10% davon sind die Einführung von ELOprofessional kostet aber pro Arbeitsplatz lediglich ca. 900 (named User) rechnet man großzügig pro Arbeitsplatz noch einmal das Doppelte für zu beschaffende Hardware und Dienstleistungen ergibt sich pro Mitarbeiter bereits eine Mindesteinsparung von ( ) = im ersten Jahr, d. h. der ROI < 1 Jahr

8 Rechenbares Nutzenpotential 3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es 100,- eine verlorene Akte wiederherzustellen Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide Kostenschätzung für Ablage und Retrieval (Focus) bezogen auf ein Blatt Papier Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert (IDC) Es kostet $ ,- 4 Schubladen mit Hängeregistern zu füllen und jährlich $ sie zu pflegen (Byte Magazine) Dokumenten-Missmanagement kostet 40-60% der Arbeitszeit der Büroarbeiter, 20% bis 45% der Gehaltskosten und 12 bis 15% des Unternehmensumsatzes (Gartner) Der Durchschnittsmanager verbringt 4 Wochen pro Jahr mit Warten auf Dokumente - 1 voller Arbeitsmonat.

9 Zahlen zur Diskussion 10-30% aller Dokumentenzugriffe sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder in Bearbeitung sind. Kosten: 30 Minuten = 20 pro vermisster Akte, um sie aus anderen Quellen wieder zu beschaffen. Hierbei sind die Kosten in der Sachbearbeitung für die Unterbrechung des Arbeitsflusses nicht berücksichtigt. Mit einem Dokumentenmanagement-System können Akten nicht mehr verloren gehen.

10 Erfahrungen 42% der Anwender berichten, dass der Nutzen größer war als erwartet GIGA/AIIM-Studie 1997 Die Reproduktion eines Mikrofilmabbildes kostet ca. 20 bedingt durch den hohen manuellen Aufwand. Mit einem Imaging-System entfällt der manuelle Aufwand für Retrieval und Reproduktion weitgehend. Schätzungen von IDC: Bis zu 60% der Arbeitszeit eines in der Erzeugung, Verwaltung und Distribution von Dokumenten beschäftigen Mitarbeiters werden für Dokumenten-Handling verbraucht. Im Durchschnitt verwendet der Büroarbeiter 50-80% seiner Arbeitszeit für das Suchen nach Information. Dokumenten-Mismanagement kostet 40-60% der Arbeitszeit der Büroarbeiter, 20% bis 45% der Gehaltskosten und 12 bis 15% des Unternehmensumsatzes Trotzdem verwalten noch über 60% der Unternehmen ihre Dokumente manuell Gartner Group

11 Kosten der Ablage Klassische Ablage, Retrieval und Weiterleitung beanspruchen einen hohen Teil der Tagesarbeitszeit *): Manager: 10-15% ca T p.a. Fachkräfte: 5-15% ca. 2,5 9 T p.a. Sachbearbeiter: 15-25% ca. 4,5 10 T p.a. Unterstützungsdienste: 10-20% ca. 1 3 T p.a. (T = ) *) Quellen: Basierend auf Studien von Booz, Allen&Hamilton, Diebold, IBM, Siemens u.a.

12 Nutzenschätzung am konkreten Beispiel (Versicherung) Anzahl relevanter Mitarbeiter 1) Zeitanteil für Ablage und Retrieval Netto- Nutzen 2) Gehalt p.a. Nutzenpotenzial p.a. in EURO 2 Manager x 10% x 50% x Fachkräfte x 10% x 50% x Sachbearbeiter x 20% x 50% x Unterstützungskräfte x 15% x 50% x Hilfskräfte für Kopieren, Verteilen, etc. x 90% x 90% x Total ) Nur ausstattungsrelevante MA 2) Annahme, dass nur ein Teil der papiergebundenen Abläufe umgesetzt wird.

13 Statistische Zahlen über Kundenservice Ca. 95% der Kunden, die ein Problem mit einem Unternehmen hatten, werden weiter mit diesem Unternehmen arbeiten, wenn sie das Gefühl haben, dass das Problem schnell gelöst wurde. Für jeden Kunden, der seine Beschwerde vorbringt, gibt es 26 weitere Kunden, die ihre Beschwerde nicht vorbringen. Kunden, die gut behandelt werden, erzählen 5 weiteren Menschen von dieser Behandlung. Quelle: Technical Assistance Research Programs Inc,.

14 Qualitativer Nutzen Verbesserter Kundenservice in der Bearbeitung von Anfragen Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung, Fehlerminimierung Verbesserte Managementkontrolle der Abteilungsproduktivität, Vorgangshistorie etc. Reduzierung der Zeit, die ein Vorgang unbearbeitet auf dem Schreibtisch liegt Verbesserte Dokumentensicherheit Katastrophensicherung Wettbewerbsvorteile durch kürzere Implementierungszeiten neuer Geschäftsregeln Abbau der Informationsflut Vorgangsautomation in den frühen Phasen der Verarbeitungsprozesse reduziert die mit Fehlablagen, Verlustakten, ungesicherten Beständen etc. verbundenen rechtlichen Risiken Kostenvermeidung durch Bewältigung von wachsendem Geschäftsvolumen ohne Neueinstellungen, ggf. mit vermindertem Personal Effektivitätsverbesserungen im Vorgangsmanagement und Sachbearbeitung durch verbesserte Abläufe, gleichzeitigen Zugriff auf Bestände und schnelle Weiterleitung

15 Revisionssicherheit

16 Revisionssicherheit Auszug aus: BMF Referat IVA 7 1.Feb Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

17 Was ist Revisionssicherheit? Es gibt keine bindende Definition des Begriffs Im Umfeld handelsrechtlich relevanter elektronischer Speicherung beschreiben die GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungssysteme) Anforderungen Nachvollziehbarkeit Dokumentation Vollständigkeit Unveränderbarkeit... Es gibt keine (bindende) Vorab-Prüfung: Revisionssicherheit ist immer nachträglich nachzuweisen Revisionssicherheit kann nur grob graduell ermittelt werden Es existiert immer Freiraum für subjektive Bewertung!

18 Unveränderbarkeit von Objekten Die Unveränderbarkeit von Objekten kann wirksam auf verschiedenen Wegen erreicht werden: Bekannt: Software Seit Jahrzehnten: Fibu, kaufmännische Anwendungen etc. Erfüllung der HGB/AO-Anforderungen nach Unveränderbarkeit Auf Medienebene (mit dem Aufkommen optischer Speicher in den 80er Jahren) WORM-Speicher wie CD, True-WORM etc. Soft-WORM (MO)

19 Unveränderbarkeit von Objekten WORM-Funktionen mit Magnetplatte. Beispiele: EMC Centera: Softwaremechanismus, Integritätsprüfung durch MD5- Schlüssel (Signatur = eindeutige Prüfsumme) Hewlett-Packard RISS Hitachi Data Retention Utility IBM TSM DR450 (Platte) NetApp: SnapLock. Wirksamer Firmware/Software- Überschreibschutz der geschützten Volumes WORM-Funktionen mit Magnetband. Beispiele: IBM 3592 StorageTek VolSafe Sony WORM-AIT: Überschreibschutz der Bänder Quantum: DLTIce für SDLT 600 Tape-Laufwerke und Cartridges

20 Handelsrecht Die Archivierung von Dokumenten, die unter das HGB fallen, auf elektronischen Medien ist somit grundsätzlich zulässig Empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege: Bildliche Übereinstimmung Alle anderen Unterlagen: Inhaltliche Übereinstimmung Keine Vorschriften bezüglich der Speichertechnologien

21 Revisions(SICHERHEIT) Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf DV- Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV- System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem DVSystem vertraute Personen verpflichtet.

22 Revisions(SICHERHEIT) Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.b. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden. Suchbegriff Datenzugriff

23 Was haben Sie in Händen? Um dem Kunden aufgezeigtes & mehr zu bieten

24 ELOprofessional - Vorteile auf einen Blick - 1 Robuste und ausgereifte Produktlösung Client-Server-Technologie mit SQL-Basis Unterstützung div. SQL-DB Starkes Userinterface, intuitiv zu Bedienen ohne großen Schulungsaufwand Integriertes Produkt aus Archivserver, DMS und Workflow auf einer Datenbank Nahtlose, weitreichende MS-Office-Integration Modular, flexibel und auf alle Anforderungen anpassbar Durchgängig skalierbar Umfassende und variable Replikationsfähigkeit Integrierter Workflow

25 ELOprofessional - Vorteile auf einen Blick - 2 Modularität, dadurch vielfältige Anpassung und Erweiterbarkeit Revisionssichere Ablage Jukebox-/ Massenspeicher-Anbindung Integrierte Versionsverwaltung der Dokumente Erstellung von selbsttragenden Archiven auf CD Volltextsuche in Dokumenten und Zeichnungen Automatisiertes Scannen und Auswerten von Dokumenten und Zeichnungsinhalten Logische Kopien, dadurch Vermeidung von physikalischen Doppelablagen und Datenredundanzen

26 ELOprofessional - Vorteile auf einen Blick - 3 Vielfältigste Verwaltung von Dokumententypen (Office- Dokumente, CAD-Zeichnungen, Bild-, Ton- und Video- Dokumente etc.) Variable und flexible Abbildung von Organisations- und Ablagestrukturen Frei definierbare Such- und Metadatenmasken Volle Internetfähigkeit (Auschecken-Bearbeiten- Einchecken-Scannen von Dokumenten); Zugang über Standard-Internet-Browser Hohe Benutzerakzeptanz Vielfältige Produktintegration bereits im Standard vorhanden (Outlook/ Exchange, MS-Office etc.)