Collaboration und - Archivierung. Franz Burger November 2006

Transkript

1 Collaboration und - Archivierung Franz Burger November 2006

2 Agenda Vorstellung Erema Aufgabenstellung Collaboration auf Basis File-Server/ Probleme Collaboration mit DMS-Basis Beispielfunktionen -Archivierung Nutzen für Erema page 2

3 EREMA Engineering Recycling Maschinen und Anlagen Ges.m.b.H. Unterfeldstr.3 A-4052 Ansfelden / LINZ AUSTRIA page 3

4 EREMA The Recycling machinery producer Erema hat nach 23 Jahren rund 280 Mitarbeiter Umsatz pro Jahr ca Euro Realisierung von ca. 220 Recycling Anlagen pro Jahr Mehr als 2500 Recycling Systeme für r PE, PP, PA, PS, PVC, PET weltweit im Einsatz Mehr als 2700 Erema Schmelzfilter im Einsatz 100 % in Privatbesitz itz und unabhängig ngig ENA und 3S sind Tochtergesellschaften page 4

5 Ausgangssituation Die Realisierung und Inbetriebnahme von Kunststoff-Recycling Maschinen werden als kundenspezifische Projekte umgesetzt Projektsteuerung erfolgt durch eine zentrale Abteilung Projektierung Projekt abwicklung Vertrieb Planung, Konstruktion Einkauf Produktion Projektierung Inbetriebnahme Service Hoher Anteil an Collaboration Kunde Projektierung und Projektierung andere Abteilungen page 5

6 Aufgabenstellung Realisierung einer abteilungsübergreifenden Projektablage mit einer zentralen Zugriffskontrolle Integration von Microsoft Outlook für die Archivierung von - Nachrichten in der Projektablage Überführung der Projektdokumente aus den Abteilungs-Laufwerken des Windows-Dateiservers Einsatz einer benutzerfreundlichen Anwendung (einfaches Dokumentmodell, die wichtigsten Schlagwörter, wenig Schulungsaufwand) integriert in die bestehende Office-Umgebung page 6

7 Collaboration auf Basis Fileserver und Content Vertrieb Entwicklung Konstruktion Content Inbetriebnahme Content Kunde Service Produktion Content Projektierung Einkauf Content Content Content page 7

8 Problem No. 1 Abteilungslaufwerke & Dokumentenverteilung mit Dokumente in abgesicherten Abteilungslaufwerken abgelegt Dokumente werden als Kopien intern mit versendet s werden vom Benutzer in ein Outlook-Projektpostfach verschoben Anhänge werden zusätzlich extrahiert und separat auf einem Abteilungsverzeichnis gespeichert Wo finde ich ein bestimmtes Dokument zu einem Projekt? Was ist der Inhalt der aktuellen Version? Liegt die aktuelle Version vor? Welche Änderungen wurden in einer Version von wem durchgeführt? Gibt es neuere Information zu diesem Projekt? Sicherheit unzureichend gewährleistet Erhöhter Zeitaufwand bei Ablage und Dokumentenzugriff/Recherche Nachvollziehbarkeit nicht gewährleistet als Ersatz für f r ein umfassendes Collaboration Werkzeug? Erhöhter Speicherbedarf durch zahlreiche Kopien page 8

9 Problem No. 2 -Verwaltung und Archivierung In der Projektkommunikation mit dem Kunden ist das wichtigste Medium für den Austausch von Geschäftsinformationen s und angehängte Dokumente sind Vertragsbestandteile Rasantes Wachstum an s aufgrund von -Duplikaten Redundante Verwaltung in lokalen Postfächern beim Benutzer Wie kann im Projekt ein einheitlicher Informationsstand gewährleistet werden? Wie wird gewährleistet, dass projektrelevante s archiviert werden? Wie kann der Zugriffschutz auf s garantiert werden? Was passiert mit s wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen? Unzureichender Zugriffsschutz auf s und Anhänge Fehlende Möglichkeiten für eine übergreifende Recherche Zunehmender Speicherbedarf und steigende Administrationskosten page 9

10 Abteilungsübergreifendes Dokumenten-Repository Projektorientierte Ablagestruktur Speicherung von allen Projektdokumenten ( , Fax, Office-Dokumente, PDF, CAD) Ein umfassendes Berechtigungssystem für alle Abteilungen und alle Dokumentarten Unterstützung für Dokumentversionierung Funktionen für das Weiterleiten von Dokumentreferenzen Volltext- und Attribut-Suchfunktionen Integration in die gewohnte Office-Umgebung Integration in das ERP-System page 10

11 Collaboration mit DMS Projektierung Entwicklung Konstruktion Produktion Kunde Vertrieb Inbetriebnahme Service Einkauf ERP Projektablage EREMA page 11

12 Manuelle -Archivierung Einfaches Drag&Drop Original- bleibt erhalten Zugriffsberechtigung unveränderlich Automatische Extraktion Anhänge als Dokumente Automatische Beschlagwortung und Kategorisierung Volltext- und Attributsuche über & Anhänge Erstellung einer PDF- Formatvariante für Langzeitarchivierung page 12

13 Regelbasierte -Archivierung Automatische Archivierung von s nach vordefinierten Regeln Falls der Betreff eine gültige Projektnummer enthält, archiviere die im Projektverzeichnis Single Instance Speicherung Original wird aus Outlook entfernt (optional) Massenarchivierung aus beliebigem Postfach page 13

14 als Benachrichtigungsinstrument Benachrichtigung von Kollegen über aktuelle Änderungen Versenden einer Dokumentreferenz Dokument verlässt nicht die abgesicherte Projektablage Prüfung der Zugriffsrechte Bearbeitungsstatus ersichtlich Versionshistorie verfügbar page 14

15 Nutzen für Erema 1 2 Sicherheit und Compliance Unkontrollierte Dokumentablagen werden vermieden Verbesserung der Qualität und Vollständigkeit der Projektdokumentation Umsetzung von Regeln für -Management Kosten und Prozessoptimierung Optimale Speichernutzung: Unnötige Mehrfachablage von Dokumenten wird vermieden Zeiteinsparung bei der Ablage und Suche nach Dokumenten Effiziente Zusammenarbeit in Projekten Entlastung der -Infrastruktur und Reduktion des Administrationsaufwandes 3 Sicherung des Unternehmens-Know-Hows Jederzeit vollständiger Informationsstand über Kundenprojekte Bestehendes Wissen aus Projekten kann für Entscheidungen herangezogen werden und in Wettbewerbsvorteile umgesetzt werden page 15

16 Industry Watch 2006: -Management #1... wird in vielen Unternehmen exzessiv eingesetzt die meisten Entscheidungen in Unternehmen werden damit dokumentiert obwohl ursprünglich als Ersatz für Konversation, als Kommunikationsmittel eingeführt wurde. Die Verwaltung von s wird oft nur ad hoc und fallweise durchgeführt. #2... wenige Unternehmen haben klar definierte Regeln für die Aufbewahrungsdauer, Archivierung, Löschen, Recherche, etc. von s #3 Die Implementierung einer -Management-Lösung im Zusammenhang mit einer umfassenden Records- oder Information Management-Lösung wird bevorzugt. Hohe Priorität wird auf die Erfüllung der Basisanforderungen (Aufbewahrungsfristen, Archivierung) gelegt. page 16

17 Experience. Results. CSC.COM CONSULTING SYSTEMS INTEGRATION OUTSOURCING