Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren - Modul 6. Begleitunterlage

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1 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren - Modul 6 Begleitunterlage Stand

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhalt liche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /02-01

3 Inhalt Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) Seite 1. Mandantenmanager 6 2. Extras Einstellungen Beitragsschätzung Sofortmeldung Urlaubsrückstellung Automatische Abrechnung Schwellenwerte Bescheinigungen Exkurs in das Daten-Analyse-System Hausaufgabe 88 1

4 2

5 Ihr Referent Dipl.-Kaufmann Michael Lillot Geschäftsführer der etaxx Gesellschaft für Unternehmensberatung mbh, Ratingen Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren Modul 6 1. Mandantenmanager 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 4. Sofortmeldung 5. Urlaubsrückstellung 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 2015/

6 Modulübersicht Neuanwenderausbildung online Lohn mit DATEV LODAS Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung Modul 6: Lohnabrechnung optimieren 4

7 Für dieses Modul Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen: Einfache Neuanlage eines Mandanten Einfache Neuanlage eines Mitarbeiters Eingabe von Bewegungsdaten Einfache Abrechnung eines Festbezugs- und Stundenlohnempfängers Probeabrechnung/Lohnabrechnung (Daten senden) Programmhilfen Auswertungen und die Auswertungssteuerung 5

8 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) 1. Mandantenmanager 1.1 Grundfunktionen 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 4. Sofortmeldung 5. Urlaubsrückstellung 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 6

9 1. Mandantenmanager 1.1 Grundfunktionen Der lokale Datenbestand aller mit LODAS bearbeiteten Firmen kann geändert werden. Die Grundfunktionen sind dabei Kopieren, Löschen, Sichern und Einspielen. Der Funktionsumfang steht exklusiv in LODAS zur Verfügung. Löschen, Sichern, Einspielen ergänzen das Datensicherungskonzept. Daten sind portabel durch Sichern und Einspielen. 7

10 1. Mandantenmanager 1.1 Grundfunktionen Zentraler Mustermandant Unternehmen A Unternehmen B Die Kopierfunktion gewährleistet eine schnelle und fehlerfreie Weitergabe von zentralen Bestandteilen. Diese werden übergeordnet verwaltet. Damit lassen sich wesentliche betriebliche Prozesse vereinheitlichen ohne auf Individualisierungen verzichten zu müssen. Erweiterter Buchungsbeleg Individuelle Lohnarten 8

11 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Sie informieren sich in den Hilfethemen 9

12 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Einstieg bei geschlossenem Mandat 10

13 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Sichern Einspielen 11

14 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Sichern Einspielen 12

15 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Sichern Einspielen Die Möglichkeit zur Passwortvergabe erfolgt nach Bestätigung des Sicherungsauftrags. 13

16 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Diese Sachverhalte können kopiert werden Krankenkassen Betriebsstätten / Baustellen Lohnarten Netto-Abzüge / Netto-Bezüge Buchungsbeleg (in einzelnen Bestandteilen) Lohn- und Gehaltstabellen Auswertungen inkl. Erstellungstermin Mitarbeiter bzw. deren einzelne Bestandteile Einstellungen 14

17 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Kopieren am Beispiel Lohnarten Markieren Sie das Unternehmen, dessen Datenbestand kopiert werden soll. 15

18 1. Mandantenmanager 1.2 Umsetzung in DATEV LODAS Kopieren am Beispiel Lohnarten 16

19 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) 1. Mandantenmanager 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 4. Sofortmeldung 5. Urlaubsrückstellung 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 17

20 2. Extras Einstellungen Kanzleiweite oder unternehmensbezogene Eigenschaften Einstellungen können darüber hinaus benutzerspezifisch angepasst werden (Nutzungskontrolle). Hoher Individualisierungsgrad Anpassung der Programmebene an persönliche Bedürfnisse 18

21 2. Extras Einstellungen Kanzleiweite Einstellungen 19

22 2. Extras Einstellungen Einstellungen auf Mandantenebene 20

23 2. Extras Einstellungen Einstellungen auf Mandantenebene Mitarbeiter können sortiert nach Personalnummer Name Vorname Abrechnungsgruppe angezeigt werden. 21

24 2. Extras Einstellungen Einstellungen auf Mandantenebene Die Einstellung simuliert das gewohnte Programmerhalten, dass mit Auslösen von Enter der Sprung in das nächste Feld erfolgt. 22

25 2. Extras Einstellungen Einstellungen auf Mandantenebene Die Einstellung reduziert insbesondere die Übersichten erheblich. Bereits erfasste Daten in ausgeblendeten Themengebieten bleiben gespeichert. 23

26 2. Extras Einstellungen Einstellungen auf Mandantenebene Jegliche Änderungen im Programm werden erfasst und unterstützen z. B. die Suche nach Fehlerquellen. 24

27 2. Extras Einstellungen Einstellungen auf Mandantenebene Der Umfang jeder Bewegungsdatentabelle kann individuell konfiguriert werden. 25

28 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) 1. Mandantenmanager 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 3.1 Die gesetzlichen Regelungen 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS 3.3 Arbeitshilfe 4. Sofortmeldung 5. Urlaubsrückstellung 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 26

29 3. Beitragsschätzung 3.1 Die gesetzlichen Regelungen Wesentliches im Überblick Beiträge zur Sozialversicherung sind jeweils zum 3. letzten Bankarbeitstag eines Monats fällig. Der Beitragsnachweis ist bis zum 5. letzten Bankarbeitstag zu übermitteln. Damit ergibt sich der strukturelle Konflikt, die tatsächlichen Entgelte, vor Ablauf des kalendarischen Monats zu melden. 27

30 3. Beitragsschätzung 3.1 Die gesetzlichen Regelungen Die Beitragsschätzung Der genannte Konflikt wird durch Abgabe eines Schätzbeitragsnachweises aufgehoben. Aus Vereinfachungsgründen kann als aktuelle Schätzung 100 % der Sozialversicherungsbeiträge des Vormonats angenommen werden. Bei Einmalbezügen ist evtl. eine Anpassung der Beitragsschätzung vorzunehmen. 28

31 3. Beitragsschätzung 3.1 Die gesetzlichen Regelungen Übung 1 Eine Schätzfrage: Wie viele Beitragsschätzungen wurden bisher, einer mündlichen Aussage eines Betriebsprüfers zufolge, im Rahmen von Prüfungen zur Sozialversicherung beanstandet? A etwa 12,7 Mio. B Keine C 25 % D

32 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Anschaltung der Beitragsschätzung 30

33 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Beispiel Einmalzahlungen Die Beiträge aus Einmalzahlungen sind in dem Monat fällig, in dem die Entgelte fließen. Fließen Einmalzahlungen also im aktuellen Monat, ist demnach auch die Schätzung des aktuellen Monats anzupassen

34 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Anpassung der Beitragsschätzung Eine beitragliche Anpassung pro Krankenkasse ist sehr aufwändig. Allenfalls sinnvoll bei kleinen Mandaten mit simplen Berechnungsgrundlagen. 32

35 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Anpassung der Beitragsschätzung Prozentuale Anpassung ist äußerst praktikabel. Anpassung je Krankenkasse auch hier nur im Ausnahmefall sinnvoll. 33

36 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Anpassung der Beitragsschätzung Anpassung über alle Krankenkassen hinweg ist wesentlich komfortabler. Nur prozentuale Anpassung möglich. Über Markierung können Gruppen verändert werden. 34

37 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Dokumentation der Beitragsschätzung Auswertung 36 wird bei Schlüsselung der Beitragsschätzung automatisch im Auswertungsbestand angelegt. Standardeinstellung ist Rückübertragung aus RZ. 35

38 3. Beitragsschätzung 3.2 Umsetzung in DATEV LODAS Dokumentation der Beitragsschätzung 36

39 3. Beitragsschätzung 3.3 Arbeitshilfe Kalender mit DÜ-Terminen zur Lohnabrechnung

40 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) 1. Mandantenmanager 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 4. Sofortmeldung 4.1 Die gesetzlichen Regelungen 4.2 Umsetzung in DATEV LODAS 5. Urlaubsrückstellung 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 38

41 4. Sofortmeldung 4.1 Die gesetzlichen Regelungen Wesentliches im Überblick Verbesserung zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung. Der Mitarbeiter muss vor Beschäftigungsbeginn an die Deutsche Rentenversicherung gemeldet werden. Sofortmeldung entspricht Meldegrund 20. Meldung ist nur für bestimmte Branchen erforderlich. 39

42 4. Sofortmeldung 4.1 Die gesetzlichen Regelungen Relevante Branchen Baugewerbe Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe Personenbeförderungsgewerbe Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikunternehmen Schaustellergewerbe Unternehmen der Forstwirtschaft Gebäudereinigergewerbe Messebauunternehmen Fleischwirtschaft 40

43 4. Sofortmeldung 4.2 Umsetzung in DATEV LODAS Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten Die Schlüsselung erfolgt bei Zugehörigkeit zu einer der vorgenannten Branchen. Schlüsselung ist Voraussetzung für die weitere Vorgehensweise. 41

44 4. Sofortmeldung 4.2 Umsetzung in DATEV LODAS Umsetzung auf Ebene der Personaldaten 42

45 4. Sofortmeldung 4.2 Umsetzung in DATEV LODAS Umsetzung auf Ebene der Personaldaten Durch die Übermittlung einer Sofortmeldung ist zwangsläufig eine Personalnummer vergeben. Die Übermittlung findet sofort, ohne den Daten-Senden -Dialog statt. Der Vorgang ermöglicht ebenfalls das Stornieren bereits übermittelter Meldungen. Der gleichzeitige Abruf des Urlaubsrückstellung-Datensatzes ist in dem Zusammenhang sinnvoll. 43

46 4. Sofortmeldung 4.2 Umsetzung in DATEV LODAS Stornierung bzw. erneute Anmeldung Bereits ausgeschiedene Mitarbeiter können über diesen Vorgang erneut angemeldet werden. Die Anlage einer neuen Personalnummer ist nicht notwendig. Die Stornierung einer Meldung wird ebenfalls über den gezeigten Dialog geschlüsselt. Der Betreffende muss innerhalb der Personaldaten geöffnet sein. 44

47 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren (Modul 6) 1. Mandantenmanager 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 4. Sofortmeldung 5. Urlaubsrückstellung 5.1 Die gesetzlichen Regelungen 5.2 Umsetzung in DATEV LODAS 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 45

48 5. Urlaubsrückstellung 5.1 Die gesetzlichen Regelungen Wesentliches im Überblick Für nicht genommenen Urlaub ist sowohl handels-, als auch steuerrechtlich eine Rückstellung zu bilden. Die handelsrechtliche Perspektive will Personalaufwendungen berücksichtigen, denen keine Arbeitsleistung gegenüber steht. Die steuerrechtliche Perspektive geht von einer Geldschuld aus, die der Arbeitgeber hätte aufwenden müssen, wenn er seine Zahlungsverpflichtung bereits am Bilanzstichtag erfüllt hätte. Bewertungsmethoden sind die Durchschnitts- und Individualmethode. 46

49 5. Urlaubsrückstellung 5.1 Die gesetzlichen Regelungen Zu berücksichtigende Bezüge 47

50 5. Urlaubsrückstellung 5.1 Die gesetzlichen Regelungen Übung 2 Wie werden Arbeitstage bei der Bildung der Rückstellung gebildet? Welche Aussagen sind richtig? A Das Steuerrecht geht bei einer 5-Tage-Woche pauschal von 250 Tagen pro Jahr aus. B Handelsrechtlich werden hingegen 365 Arbeitstage berücksichtigt. C Handelsrechtlich werden arbeitsfreie Tage, wie Feiertage oder Krankheitstage, berücksichtigt. D Sowohl handels- als auch steuerrechtlich werden grundsätzlich 230 Arbeitstage angesetzt. 48

51 5. Urlaubsrückstellung 5.2 Umsetzung in DATEV LODAS Vorbelegung der Lohnarten 49

52 5. Urlaubsrückstellung 5.2 Umsetzung in DATEV LODAS Vorbelegung der Mandanten- und Personaldaten 50

53 5. Urlaubsrückstellung 5.2 Umsetzung in DATEV LODAS Bildung der Rückstellung 51

54 5. Urlaubsrückstellung 5.2 Umsetzung in DATEV LODAS Auswertungen 480 bis

58 6. Automatische Abrechnung Die Abrechnung wird über das Rechenzentrum selbständig angestoßen. Eine lokale Initiierung ist nur zum Start notwendig. Ersetzt den Daten-Senden-Dialog mit Erstabrechnung komplett. Bietet sich für alle Unternehmen mit stabilen Entgelten und festen Abrechnungszyklen an. Stammdatenänderungen können nach wie vor eingepflegt werden. 56

59 6. Automatische Abrechnung Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten Weitere Automatisierungen im Bereich der Auswertungen sind sinnvoll: Datenübermittlung Zahlungsverkehr Erstellungstermine Auftragsversand Rückübertragung 57

60 6. Automatische Abrechnung Umsetzung auf Ebene der Personaldaten 58

61 6. Automatische Abrechnung Automatische Vorschüsse in zwei Schritten Automatisierung von Vorschüssen und Abschlägen. Ersetzt den Vorschussabruf und Eingaben über die Vorschusstabelle. Die Lohnabrechnung kann wie gewohnt mit Eingabe von Stamm- und Bewegungsdaten erfolgen. Keine Kombination mit automatischer Abrechnung notwendig aber möglich. 59

62 6. Automatische Abrechnung Automatische Vorschüsse in zwei Schritten Schritt 1 60

63 6. Automatische Abrechnung Automatische Vorschüsse in zwei Schritten Schritt 2 61

65 7. Schwellenwerte Prüfung der Abrechnungswerte durch Vergleich mit den Vormonatswerten Alarm bei vordefinierten prozentualen Abweichungen Abweichungsanalyse bei den Werten Gesamtbrutto Nettoverdienst Auszahlungsbetrag möglich Vermeidung schlichter Eingabefehler bzw. fehlerhaftem Import 63

66 7. Schwellenwerte Umsetzung auf Ebene der Mandantendaten 64

67 7. Schwellenwerte Dokumentation Die Abweichung bei Herrn Schraube ergibt sich durch Krankheit bzw. Ende der Lohnfortzahlung. 65

68 7. Schwellenwerte Auswertung 70 SV-Pflichtiges Jahresarbeitsentgelt 66

70 8. Bescheinigungen Aktuelle Situation Aus den bisherigen Modulen kennen Sie unsere Mitarbeiterin Frau Muster-Zange. Sie hat zum das Unternehmen verlassen. Zwischenzeitlich hat sie einen Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt. Die Agentur für Arbeit prüft diesen Antrag und sendet uns das Formular Arbeitsbescheinigung zu, verbunden mit der Bitte, alle dort genannten Fragen kurzfristig zu beantworten. Die Angaben, in welcher Form und mit welcher Frist Frau Zange gekündigt hat, liegen uns zwischenzeitlich vor. 68

71 8. Bescheinigungen Exkurs Personalfragebogen Dokument

72 8. Bescheinigungen Inzwischen liegen Angaben zum Austritt von Frau Zange vor: Frau Zange hat mit Schreiben vom zum gekündigt. Bei Beendigung der Beschäftigung flossen keinerlei Zahlungen (Abfindung, etc.). 70

73 8. Bescheinigungen Freiwillige Angaben in DATEV LODAS 71

74 8. Bescheinigungen Programmeinstieg über DATEV LODAS 72

75 8. Bescheinigungen Programm Bescheinigungen 73

78 8. Bescheinigungen Programm LODAS elektronische Übermittlung Voraussetzung sind die Angaben unter Personaldaten Beschäftigung Kündigung/Entlassung 76

79 8. Bescheinigungen Programm LODAS elektronische Übermittlung Mitarbeiter DÜ Arbeitsbescheinigungen 77

80 8. Bescheinigungen Programm LODAS elektronische Übermittlung Personaldaten Beschäftigung Tätigkeit 78

81 8. Bescheinigungen Programm LODAS elektronische Übermittlung Mandantendaten Auswertungssteuerung Standardauswertungen 79

83 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Merkmale des Daten-Analyse-System Personalwirtschaft Abruf von Standard-Auswertungen und Berichten Erstellung von individuellen Auswertungen und Berichten mit Hilfe eines Berichtsassistenten bzw. -editors Filtern, Sortieren und Verdichten von Daten Weitergabe an andere Programme (z. B. Microsoft Excel) 81

84 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Abgrenzung: Daten-Analyse-System Mandantenübergreifende Analysen für Steuern Personalwirtschaft Kanzlei- Rechnungswesen PFB pro Daten-Analyse-System Personalwirtschaft nicht separat bestellbar fester Bestandteil von LODAS/Lohn und Gehalt comfort, Reisekosten classic und Personal- Managementsystem classic 82

85 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Programmeinstieg über DATEV Arbeitsplatz 83

86 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Neuanlage einer Auswertung Mitarbeiter und Steuer-ID Bereich auswählen 84

87 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Neuanlage einer Auswertung Mitarbeiter und Steuer-ID Filter, z. B. für: Zeitraum Unternehmen 85

88 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Neuanlage einer Auswertung Mitarbeiter und Steuer-ID 86

89 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System Neuanlage einer Auswertung Mitarbeiter und Steuer-ID 87

90 Lohn mit DATEV LODAS Lohnabrechnung optimieren Modul 6 1. Mandantenmanager 2. Extras Einstellungen 3. Beitragsschätzung 4. Sofortmeldung 5. Urlaubsrückstellung 6. Automatische Abrechnung 7. Schwellenwerte 8. Bescheinigungen 9. Exkurs in das Daten-Analyse-System 10. Hausaufgabe 88

91 10. Hausaufgabe Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul. Bitte beachten Sie den Hinweis zum Testmandanten, bevor Sie die Hausaufgabe bearbeiten. 89

92 Modulübersicht und weitere Informationen Neuanwenderausbildung online Lohn mit DATEV LODAS Modul 1: Grundlagen und erste Abrechnung Modul 2: Stammdaten, Auswertungen und Abrechnungsfälle mit verschiedenen Entgeltbestandteilen Modul 3: Besonderheiten wie Krankheit, Mutterschutz, Lohnarten, Wiederabrechnung und Nachberechnung Modul 4: Besondere Beschäftigungsverhältnisse Modul 5: Wiederkehrende Tätigkeiten Buchungsbeleg, Zahlungsverkehr, Archivierung Modul 6: Lohnabrechnung optimieren 90