Installation und Programmstart

Transkript

1 GeoCon Dienstplan 8.x S c h nellei nstieg Systemvoraussetzungen Arbeitsstation/Client: Win XP/Vista/Windows 7, 8.1, 10 Serverinstallation: Win 2000/2003/2008/2012 Pentium Prozessor mit mindestens 1,6 GHz oder vergleichbar mindestens 1 GB Hauptspeicher, empfohlen 2 GB oder mehr VGA Grafikkarte mit mindestens 16-bit Farbtiefe (High Color) und einer Auflösung von 1024 x 768 Bildpunkten freier Festplattenspeicher 2 GB für das Installationsverzeichnis plus 5 GB für das Datenverzeichnis CD-ROM-Laufwerk oder Netzwerkadapter Maus Installation und Programmstart Installation Zur Installation (Einzelplatz) von GeoCon Dienstplan 8.x gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Beenden Sie alle Windows-Anwendungen auf Ihrem PC. 2. Legen Sie die Installations-CD in das CD-ROM-Laufwerk. Das Setup-Programm wird automatisch gestartet. 3. Starten Sie die Installation über die Schaltfläche - Installieren. 4. Folgen Sie den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. Der Installations-Assistent wird Sie durch die gesamte Installation begleiten. Bitte stellen Sie vor der Installation die Benutzerkontensteuereung wirksam aus. Nach erfolgreicher Installation kann sie wieder hochgefahren werden. Die Vorgehensweise bei einer Netzwerkinstallation entnehmen Sie bitte dem Handbuch! Programmstart Nachdem Sie GeoCon Dienstplan 8.x erfolgreich installiert haben, können Sie das Programm mittels doppeltem Mausklick auf das Desktop - Programmsymbol GeoCon Dienstplan starten. Alternativ kann das Programm auch im Programmordner über Start Programme GeoCon Dienstplan gestartet werden. Bevor GeoCon Dienstplan 8.x geöffnet werden kann, erfolgt die Abfrage eines Passwortes. Nach Erstinstallation lautet das Passwort: geocon Beim ersten Aufruf des Programms werden Sie aufgefordert einen Mandanten anzulegen, das Land, Bundesland und die Sprache zu wählen. 1

2 S c h nellei nstieg GeoCon Dienstplan 8.x Struktur der Einrichtung Bevor Sie eigene Dienstpläne erstellen können, müssen diverse Stammdaten angelegt werden. Möchten Sie die Funktionen von GeoCon Dienstplan 8.x ohne viel Aufwand kennen lernen, nutzen Sie bitte die mitgelieferten Demodaten. Zu finden sind diese im Mandant Demodaten, der beim ersten Programmstart automatisch aufgerufen wird. Der erste Schritt beim Anlegen eigener Daten ist die Eingabe der Adressdaten Ihrer Einrichtung. Rufen Sie hierzu bitte im Menü - Stammdaten Institution das Register Einrichtung auf. Der Name Ihrer Einrichtung wird auf allen Dienstplänen und Auswertungen mit ausgedruckt. Der zweite Schritt ist die Definition eines oder mehrerer Mandanten. Rufen Sie bitte im Menü - Stammdaten Institution das Register - Mandanten/Bereiche auf (siehe Bild). Nach Erstinstallation sind im Strukturbaum nur die Demodaten und der Erstmandant sichtbar. Sie können nun entsprechend Ihrer Einrichtungsstruktur beliebig viele Mandanten anlegen. Eine sinnvolle Unterteilung ist es z.b., die Einrichtung in die Mandanten Pflege und Hauswirtschaft zu trennen. Wichtig bei der Entscheidung, ob ein oder mehrere Mandanten gewählt werden, ist die Antwort auf die Frage, ob bereichs- bzw. stationsübergreifend ein flexibler Mitarbeitereinsatz erfolgen soll (z.b. für Nachtwachen). Ein flexibler Mitarbeitereinsatz ist immer nur innerhalb eines Mandanten möglich! Um einen neuen Mandanten zu erstellen wählen Sie bitte im Menü - Stammdaten Institution das Register Mandanten/Bereiche aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche - Mandant hinzufügen und vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihren neuen Mandanten, z.b. Pflege. Bestätigen Sie die Eingabe über die Schaltfläche - Erstellen. Innerhalb eines Mandanten muss nun die Strukturierung vorgegeben werden. Sie müssen überlegen, wie viele Stationen/Bereiche Sie anlegen wollen. Grundsätzlich wird für jede/n angelegte/n Station/ Bereich ein separater Dienstplan erzeugt. Außerdem können Stationen/Bereiche in kleinere Einheiten (Gruppen) aufgeteilt werden. Bei Stationen mit über 30 Mitarbeiter ist es erfahrungsgemäß übersichtlicher, die Station in 2-3 Untergruppen mit eigenem Dienstplan zu unterteilen. Zum Anlegen einer neuen Station gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie im Menü - Stammdaten Institution das Register - Mandanten/Bereiche auf. Klicken Sie im Verzeichnisbaum auf den Mandanten, dem Sie die erste Station zuordnen möchten, so dass dieser blau hinterlegt ist. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche - Station hinzufügen. Die neue Station wird zunächst mit einer laufenden Nummer versehen. Im Feld Station können sie nun eine Bezeichnung für die neue Station vergeben. Mandantenbezogene Grundeinstellungen Für Ihren neuen Mandanten müssen Sie im Menü - System Optionen einige Grundeinstellungen vornehmen. Innerhalb der einzelnen Kategorien haben Sie vielfältige Einstellungsmöglichkeiten für die Dienstplanung und für die Abrechnung. Die wichtigsten Punkte sind in der nachfolgenden Aufstellung erläutert: Gesetzliche Feiertage: Die landes- bzw. bundeslandüblichen Feiertage sind bereits hinterlegt. Überprüfen Sie die angezeigte Feiertagsliste und korrigieren Sie diese im Bedarfsfall wie folgt: Wählen Sie die Schaltfläche - Feiertage wählen und setzen bzw. entfernen Sie beim entsprechenden Feiertag das Häkchen. Betätigen Sie die Schaltfläche - Schließen und bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Ja. Abweichend von den gesetzlichen Feiertagen und um regionale Besonderheiten zu berücksichtigen, können Sie hier auch neue Feiertage anlegen. 2

3 GeoCon Dienstplan 8.x S c h nellei nstieg Planungszeitraum: Hier müssen Sie sich entscheiden, ob Sie mit einem Monatsplan (empfohlen) oder einem 4-Wochenplan (28-Tage Rhythmus) arbeiten möchten. Üblicherweise wird ein Monatsplan erstellt. Die Eingabe des Anfangsdatums ist nur notwendig, wenn Sie sich für einen 4-Wochenplan oder einen versetzten Monatsplan entschieden haben. Planstufen: Üblicherweise werden 2 Stufen verwendet: Soll und Ist. Das Programm erlaubt jedoch auch eine mehrstufige Planung von bis zu sechs Stufen. So sind z.b. folgende Varianten möglich: Soll, 1.Ist und 2.Ist; oder R-Plan (Rahmenplan), Soll, Änderung und Ist. Zu Beginn empfiehlt es sich, mit der zweistufigen Planung zu arbeiten. Möchten Sie mit einem Wunschplan (W-Plan) arbeiten, setzen Sie bitte ein Häkchen bei der Option Wunschdienst- Planung. Der Wunschplan wird dann dem Soll - Plan vorangestellt. Arbeitszeit: Hier müssen Sie das in Ihrer Einrichtung verwendete Standard-Arbeitszeitmodell hinterlegen. Nehmen Sie die Auswahl über das Listenfeld Standard AZ-Modell vor, z.b. die 5-Tage Woche mit 38,5h/Wo. Sie können auch eigene Zeitmodelle definieren und als Standard AZ Modell festlegen oder bestimmten Mitarbeitern (in deren Stammdaten) ein vom Standard AZ Modell abweichendes Zeitmodell zuordnen. Zuschläge: Unter dem Punkt Zuschläge finden Sie die verwendeten Zeitzuschläge wie z.b. Nachtdienste, Sonntagsdienste und/ oder Feiertagsdienste. Bei Bedarf können hier auch neue Zuschläge angelegt oder nicht verwendete gelöscht werden. Unter Zeitkonten kann bestimmt werden, ob ausgewählte Zuschläge auf den Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter faktorisiert oder als Zeitzuschläge vergütet werden. Feiertagsausgleich: Für den Ausgleich an Feiertagen/Vorfeiertagen können unterschiedliche Berechnungsgrundlagen hinterlegt werden, die sowohl einzeln als auch in Kombination auf bestimmte Tage angewendet werden können. So können Sie unterschiedliche Regelungen für Heiligabend/ Silvester und Pfingst-/Ostersamstag treffen oder auch mehrere Berechnungsregeln, die gleichzeitig auf einen Tag angewandt werden, kombinieren (z.b. 100% Freizeitausgleich für den geleisteten Dienst + Zusatzausgleich von 10% aus der wöchentlichen Sollarbeitszeit). Gesetzliche Vorschriften: Hier sind Vorschriften wie z.b. die minimale Ruhezeit zwischen 2 Diensten hinterlegt, die ggf. bei abweichenden Regelungen angepasst werden können. Mittels einer speziellen Funktion (Dienstplan Verstoß Planvorschriften) können Sie dann während bzw. im Anschluss an Ihre Planung Ihren erstellten Plan auf Verstöße gegen die hier hinterlegten Vorschriften überprüfen. Ist die Schaltfläche Dienstplan vor Bestätigen prüfen aktiviert, erfolgt diese Prüfung automatisch bei der Planbestätigung. Mandanteneinstellungen: Festlegung der Bezeichnungen für die Verwaltungseinheiten: z.b. Station und Gruppe oder Bereich und Wohngruppe. Diese Eingaben haben Auswirkungen auf Beschriftungen von Schaltflächen und Feldbezeichnungen. Festlegung zur Definition des Personalbedarfs: standardmäßig kann der Personalbedarf für Wochentag, Wochenende und Feiertag festgelegt werden. Bei Bedarf kann die Option Personalbedarf wird jeden Wochentag festgelegt gewählt werden, d.h. Sie können dann z.b. montags einen höheren Personalbedarf als dienstags festlegen. Festlegung eines Kürzels für Dienstfrei : das Kürzel kann aus 1-2 Zeichen bestehen, z.b. x. Die beste Übersichtlichkeit im Dienstplan erreichen Sie, wenn Sie kein spezielles Kürzel für Dienstfrei vergeben bzw. Kleinbuchstaben verwenden. Mitarbeiter- und dienstplanrelevante Stammdaten Definition der Dienste Wir haben die Dienste in Diensttypen zusammengefasst. Typen umfassen alle Dienste, die gegeneinander austauschbar sind. Wenn Sie im Personalbedarf festlegen, dass Sie mindestens 5 Mitarbeiter im Frühdienst benötigen, werden dazu alle Dienste herangezogen, die dem Diensttyp Frühdienst zuge- 3

4 S c h nellei nstieg GeoCon Dienstplan 8.x ordnet sind. Es ist am günstigsten, wenn Sie alle Dienste den 3 Grundtypen Frühdienst, Spätdienst und Nachtdienst zuordnen können. Wenn Sie allerdings Dienste haben, die keinem dieser 3 Typen entsprechen (z.b. Zwischendienst oder Teildienst), können Sie auch einen neuen Diensttyp über die Schaltfläche -, rechts neben dem Listenfeld, festlegen und hinzufügen. Um einen neuen Dienst anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie im Menü Stammdaten Dienste das Register - Stammblatt aus. Klicken Sie auf das Symbol NEU, dargestellt durch ein weißes Blatt. Vergeben Sie nun eine Bezeichnung für den neuen Dienst, wählen Sie dann ein ein- bis zweistelliges Dienstkürzel aus, z.b. FK für einen kurzen Frühdienst. Ordnen sie dem Dienst einen Diensttyp zu. Erfassen Sie die zugehörige Arbeitszeit als von-bis-zeit sowie die Pausenzeit. Jetzt können Sie noch eine Farbe für Ihren neuen Dienst wählen. Klicken Sie dazu bitte direkt auf das Farbfeld und wählen Sie eine Farbe aus der Farbpalette. Zum Schluss speichern Sie Ihre Eingaben mit dem Symbol Speichern, dargestellt als Diskette. Machen Sie ggf., z.b. bei geteilten Diensten, noch Angaben im Register 2. Dienstzeit. Bitte beachten Sie, dass Sie jedes Kürzel nur einmal verwenden können! Stammdaten der Mitarbeiter Bevor Sie Dienstpläne erstellen und auswerten können, müssen Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter anlegen. Zur Eingabe der Daten wählen Sie das Menü - Stammdaten Mitarbeiter. Die Mitarbeiterdaten sind in verschiedene Register aufgeteilt: Liste, Stammblatt, Adressdaten, Arbeitszeit, Schichtarbeit und Rahmenplan. Stammblatt und Adressdaten Hier sind die persönlichen Daten der Mitarbeiter konzentriert, die zumindest zum Testen nicht vollständig ausgefüllt werden müssen. Zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters gehen sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie das Register Stammblatt. Beginnen Sie nun mit dem Ausfüllen der Felder: Name, Vorname, Anrede, Besch.- verhältnis, Station und Qualifikation. Besonders wichtig ist die korrekte Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Station/Gruppe. Zum Abschluss speichern Sie Ihre Eingaben über das Symbol Speichern, dargestellt als Diskette. Zur Anlage weiterer Mitarbeiter klicken Sie auf die Schaltfläche NEU, dargestellt als weißes Blatt. Im späteren Einsatz ist auch die Eingabe der Personalnummer erforderlich, da sie auf dem Abrechnungsbogen für die Lohnbuchhaltung erscheint. Im Stammblatt wird auch die Qualifikation des Mitarbeiters hinterlegt, die Sie aus einer Liste auswählen können. Sollten die vorgegebenen Qualifikationen nicht ausreichen oder in Ihrer Einrichtung andere Qualifikationsbezeichnungen üblich sein, können Sie unter Stammdaten Qualifikationen eigene Qualifikationen definieren. Sie können pro Mitarbeiter insgesamt bis zu 16 verschiedene Qualifikationen hinterlegen. Angaben im Register Adressdaten sind für die ersten Tests vorerst nicht erforderlich. Arbeitszeit In diesem Register wird für den gewählten Mitarbeiter die Berechnungsgrundlage für die monatliche Soll-Arbeitszeit hinterlegt, z.b. Wochenarbeitszeit, Monatsarbeitszeit, Prozent (Vollzeit). Das Programm schlägt automatisch die Sollarbeitszeit (100%) des Standardzeitmodells (System Optionen, Arbeitszeit) vor. Für Teilzeitkräfte kann die Sollarbeitszeit einfach mit dem geringeren Wert überschrieben werden, z.b. mit 75%. 4

5 GeoCon Dienstplan 8.x S c h nellei nstieg Als Berechnungsgrundlage kann neben der Prozent (Vollzeit) Angabe auch der absolute Stundenbetrag pro Woche eingegeben werden (Wochenarbeitszeit). Ein hoher Grad an Flexibilität wird durch die Möglichkeit erreicht, dass Sie einzelnen Mitarbeitern abweichende Arbeitszeitmodelle zuordnen können, z.b. eine feste Monatsarbeitszeit für Pauschalkräfte. Um die Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter festzulegen bzw. zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie z.b. im Feld - Vertrag die Option Wochenarbeitszeit. Geben Sie nun die vertraglich festgelegte Arbeitszeit des Mitarbeiters in Wochenstunden an, z.b. 30 Std. Berechnungsgrundlage ist immer die Vollzeit, die daneben erscheint. Im unteren Bereich der Maske wird die Verteilung der Arbeitsstunden auf die Woche angezeigt. Die hier beschriebenen Einstellungen dienen ausschließlich der Berechnung der monatlichen Soll - Arbeitszeit und sollten nicht mit den zu leistenden Diensten verwechselt werden. Natürlich wird bei Ihnen auch am Wochenende gearbeitet und dafür sind Dienste vorgesehen, auch wenn das Standard Arbeitszeitmodell 5-Tage-Woche 38,5 Std. lautet und nur montags bis freitags 7,7 h Arbeitszeit berechnet wird. Rahmenplan und Schichtarbeit Der Rahmenplan ist eine Schichtfolge beliebiger Länge, die fortlaufend in den Dienstplan übernommen wird. Möglich ist auch die Vorgabe, welche Dienste an Feiertagen ersetzt oder auch gestrichen werden, sei es an einem Wochentag oder an einem Wochenende. Im dargestellten Beispiel ist ein Vier-Wochen-Rahmenplan für eine Mitarbeiterin mit Wechsel zwischen Früh- und Spätdienst und einer Woche Nachtdienst festgelegt. Im Rahmenplan können fest geplante Dienste mit frei planbaren Diensten kombiniert werden. Z.B. ein Mitarbeiter geht alle 14 Tage dienstags zu einer Fortbildung und hat jedes zweite Wochenende frei. Alle anderen Tage sind frei planbar. Diese und andere feste Vorgaben lassen sich im Register - Rahmenplan einstellen. Um für einen Mitarbeiter einen Rahmenplan zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie im Register - Rahmenplan so oft auf die Schaltfläche Woche einfügen bis Sie in der Tabelle die gewünschte Anzahl Wochen für Ihren Rahmenplan erzeugt haben. Füllen Sie nun den Plan durch Anklicken der Dienstkürzel, z.b. mit F1. An Tagen, an denen der Mitarbeiter Frei bekommen soll, lassen Sie einfach das entsprechende Feld frei bzw. füllen Sie die entsprechenden Felder mit dem Kürzel für Frei. Bestimmen Sie mitarbeiterbezogen, ob und wenn ja, an welchen Tagen ein Mitarbeiter für Feiertage eingeplant wird, dienstbezogen, ob und wenn ja, an welchen Tagen ein Dienst an Feiertagen eingeplant wird, tagesbezogen, ob und wenn ja ein Dienst anders als von den beiden vorherigen Vorlagen eingeplant wird. Ihre fertigen Rahmenpläne können Sie auch unter einem Namen, z.b. Rahmen A abspeichern. Anschließend können Sie den gespeicherten Rahmen auch bei anderen Mitarbeitern aufrufen und zuordnen. Dadurch ist eine sehr zeitsparende Bearbeitung möglich. Weitere Vorgaben für die teilautomatische Erstellung von Dienstplänen können im Register Schichtarbeit hinterlegt werden. Hier weisen Sie dem Mitarbeiter für jeden Diensttyp seinen bevorzugten Dienst zu oder sperren diesen. Bitte beachten Sie, dass Sie einem Mitarbeiter pro Diensttyp nur einen Dienst zuweisen können. Es sollte also der Dienst gewählt werden, den der Mitarbeiter in der Regel ausführt. Regeländerungen, wie z.b. verkürzte Dienste für einen bestimmten Zeitraum um Mehrarbeit abzubauen, sollten im fertigen Dienstplan von Hand vorgenommen werden. Sie sollten bei allen Vorgaben nie vergessen, dass ein Programm die Handarbeit und vor allem das Denken und Entscheiden bei der Dienstplanung nie vollständig ersetzen kann. Zusätzlich können Sie noch für jeden Diensttyp die Anzahl der Dienste angeben, die der betreffende Mitarbeiter üblicherweise am Stück leistet. Dies ist allerdings nur dann notwendig, wenn die Anzahl von Ihren Standardeinstellungen (System Optionen, Automatische Planung)abweicht. Durch die Selektion Nur diesen Diensttyp, haben Sie z.b. im Nachtdienst die Möglichkeit den Mitarbeiter im 5

6 S c h nellei nstieg GeoCon Dienstplan 8.x Dauernachtdienst einzuteilen, d.h. er erhält nur Nachtdienste und zwar vorrangig zu den anderen Mitarbeitern. Bitte beachten Sie, dass auch die Automatik durch andere Vorgaben, z.b. Planvorschriften, nicht immer die Vorgaben aus dem Register Schichtarbeit berücksichtigen kann. Die Planung nach Rahmenplänen ermöglicht einen hohen Grad an Flexibilität verbunden mit einer effizienten Erfassung Ihrer Vorgaben. Festlegung des Personalbedarfs Die Festlegung des Personalbedarfs kann als Gesamtbedarf und/oder qualifikationsbezogen erfolgen. Zum Festlegen des Personalbedarfs wählen Sie bitte das Menü - Dienstplan Personalbedarf. Gesamtbedarf Den Gesamtbedarf legen sie nach Auswahl einer Station im Register Bereiche/ Qualifikationen und Wechsel in das Register Personalbedarf fest. In Abhängigkeit von den Einstellungen in der Kategorie Mandanteneinstellungen (System Optionen) können Sie entweder den Bedarf pro Wochentag oder in zusammengefasster Form pro Woche festlegen. In der Regel ist die Einstellung Personalbedarf ist gleich für jeden Wochentag aktiv und Sie haben die Einstellmöglichkeit Woche, Wochenende (W.- Ende) und Feiertag. In dieser Maske kann nun die Mindestbesetzung (Spalte Min) und die Maximalbesetzung (Spalte Max) pro Diensttyp festgelegt werden. Um z.b. den Personalbedarf für den Frühdienst festzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Tragen Sie zunächst die Min und Max-Werte innerhalb der Woche ein, z.b. 6-7 Mitarbeiter im Frühdienst. Wollen sie die Anzahl als genauen Wert festlegen, tragen Sie einfach bei Min und Max die gleiche Zahl ein, z.b. 5-5 Mitarbeiter. Am Wochenende und am Feiertag können Sie bei Bedarf abweichende Besetzungen hinterlegen. Verfahren Sie bei den anderen Diensttypen genauso. Neben der Bedarfsbestimmung innerhalb der Schichten können Sie auch den Personalbedarf innerhalb des Zeitfensters 0-24 Uhr genau festlegen. Zur Bestimmung des Tagesbedarf klicken Sie die Schaltfläche Tagesbedarf an und hinterlegen Sie dort stundengenau Ihren Personalbedarf. Bitte beachten Sie, dass Ihre Personalbedarfsplanung möglichst realistisch ist. Unter Verwendung des Automatik-Dienstplanassistenten wird die Mindestbesetzung auf alle Fälle realisiert werden, selbst wenn dies massive Überstunden für die geplanten Mitarbeiter bedeutet. Die Maximalbesetzung wird nur dann erfüllt, wenn sonst ein negativer Arbeitszeitsaldo entstehen würde. Qualifikationen Zur Bedarfsplanung auf Qualifikationsebene wählen Sie die entsprechende Station aus. Klicken Sie darunter das Feld Qualifikation an und wählen Sie z.b. die Qualifikation Pflegefachkraft aus. Wählen Sie über die Schaltfläche Diensttypen wählen die entsprechenden Diensttypen und geben dann die erforderlichen Werte für Min und Max ein, z.b. Min=1 und Max=1, um mindestens eine Pflegefachkraft für den entsprechenden Diensttyp zu realisieren. Auch hier können Sie zusätzlich den Tagesbedarf stundengenau festlegen. Damit wäre die Stammdateneingabe weitestgehend abgeschlossen und der erste Dienstplan kann erstellt werden! 6

7 GeoCon Dienstplan 8.x S c h nellei nstieg Dienstplanung Nachdem alle Stammdaten erfasst sind, können Sie sich der eigentlichen Dienstplanung widmen. Durch Klick auf das Symbol bzw. über das Menü - Dienstplan Aufrufen wird der zuletzt bearbeitete Dienstplan aufgerufen. Ist noch kein Dienstplan im gewählten Zeitraum vorhanden, erscheint lediglich ein leeres Fenster und darüber ein Bereich mit diversen Schaltflächen und Symbolen, u.a. mit den Kürzeln für Dienste und Bereitschaften, Abwesenheitsgründe, Planstufen und Dienstplan-Ansichten. Einen neuen Plan erzeugen Automatische Besetzung der Dienste Dienstplan löschen Dienstplan bestätigen Mitarbeiter suchen, einfügen, entfernen oder anordnen Dienstpläne drucken Dienstplanfenster konfigurieren Eingabe im Dienstplan rückgängig machen Eingabe im Dienstplan wiederherstellen Dienstplan schließen Anzeige Bereitschaftsdienste (Symbol veränderbar) Anzeige Dienste und Bereitschaftsdienste (Symbol veränderbar) Anzeige Urlaubs- und Abwesenheitsplan (Symbol veränderbar) 2-zeilige-Anzeige: die letzten zwei Stufen (z.b. Soll, Ist) (Symbol veränderbar) 3-zeilige-Anzeige: Soll, Ist und Plus- bzw. Minusstunden (Symbol veränderbar) Anzeige aller Dienstplanstufen (Symbol veränderbar) Urlaubsplan Der Urlaubsplan wird als fester Bestandteil des Dienstplanes in der Regel zuerst erstellt und bearbeitet. Klicken Sie hierfür das Symbol an. Es erscheinen alle Mitarbeiternamen der gewählten Station. Sie können mit der Maus oder den Pfeiltasten den Cursor zu einem bestimmten Datum bewegen. Durch anschließendes Anklicken des Kürzels U wird ein Urlaubstag auf der Cursorposition eingetragen. Analog können andere Abwesenheitsgründe wie z.b. Fortbildungen, sofern sie im Voraus bekannt sind, eingetragen werden. Sie können auch durch Ziehen mit der Maus einen Zeitraum markieren und mehrere Urlaubstage gleichzeitig eintragen. Für eine längerfristige Urlaubsplanung eignet sich aber besser das Urlaubsjournal des Mitarbeiters, welches gleichzeitig ein Gesamt-Abwesenheitsjournal darstellt und durch Anklicken des Mitarbeiternamens im Dienstplan (Ansicht Urlaubsplan) geöffnet wird. Analog kann dieses Journal aber auch über das Symbol Urlaubsplan in den Mitarbeiter-Stammdaten geöffnet werden. 7

8 S c h nellei nstieg GeoCon Dienstplan 8.x Hier haben Sie nun den Jahresurlaubsplan des Mitarbeiters im Überblick und können durch Markieren eines Zeitraumes und Anklicken des Kürzels U weiteren Urlaub im beliebigen Zeitraum hinzufügen. Wahlweise können Sie auch die Information/Lage der Schulferien in das Urlaubsjournal miteinbeziehen. Nach dem gleichen Prinzip können Sie in dieser Ansicht auch andere Abwesenheiten, z.b. AZV-Tage oder Fortbildung, erfassen. Im Urlaubsjournal existiert für jedes Jahr eine Karteikarte. Sie können in der Ansicht zwischen den einzelnen Abwesenheiten filtern sowie auch zwischen den Varianten Fehlzeiten, Wünsche oder Jahresplan wechseln. Nach Eintragen des Urlaubsanspruches für das laufende Jahr, sowie des Resturlaubes vom Vorjahr, werden in der Folge alle erfassten Urlaube zum Gesamtanspruch verrechnet. Der Resturlaub kann auf Wunsch beim Jahreswechsel automatisch in das Folgejahr übertragen werden. Wunschplanung (W-Plan) Neben dem Personalbedarf der Einrichtung werden auch die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt, wobei die persönlichen Wünsche, genau wie bei der manuellen Dienstplanung, ein bestimmtes Maß nicht übersteigen sollten. Der Wunschplan ist dem Soll Plan vorgeschaltet. Sollten Sie bei sich keine Wunschplan-Ansicht vorfinden, so können Sie diese unter: System Optionen in der Rubrik - Planstufen aktivieren. Setzen Sie dazu einfach ein Häkchen bei Wunschdienst-Planung. Sie können so jederzeit im Voraus Eintragungen im W-Plan vornehmen. Wenn Sie dann einen Soll Plan erzeugen, werden alle Vorgaben aus dem W-Plan berücksichtigt. Neuer Dienstplan Um einen Dienstplan zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie den Planungszeitraum, für den der Plan erzeugt werden soll, aus der Datumsleiste aus. Wechseln Sie auf die Station, die Sie bearbeiten wollen, und vergewissern Sie sich, dass die Soll Ansicht gewählt ist. Klicken Sie nun auf das Symbol um einen neuen Plan zu erzeugen. Alle Mitarbeiter des gewählten Bereiches, die Sollstunden der Mitarbeiter, sofern bereits eingetragen die Urlaubstage, andere Abwesenheiten und ggf. die Mitarbeiterwünsche (in der Ansicht grün hinterlegt) sind sofort sichtbar. Besetzung der Dienste (Soll-Plan) Sie können bequem einzelne Dienste eintragen, indem Sie ein Dienstkürzel anklicken. Dieses Kürzel erscheint auf der Cursorposition im Dienstplan. Die Stundenzahl des Mitarbeiters sowie die Schichtbesetzung wird sofort aktualisiert. Durch Ziehen mit der Maus kann ein Zeitraum von mehreren Tagen markiert und dann der Dienst eingesetzt werden. Auf Wunsch können Sie auch die Dienste vom Dienstplan-Assistenten besetzten lassen. Hierzu gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Wenn Sie sich in der Soll Ansicht befinden (Sie müssen zuvor einen Soll Plan erzeugt haben), klicken Sie auf das Symbol für Automatische Planung. Die automatische Planung kann wahlweise als vollautomatische Besetzung (Bezug ist der hinterlegte Personalbedarf), als Übernahme von Rahmenplänen oder als Kopie des Vormonats erfolgen. Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass eine automatische Planung nur begrenzt möglich ist, da das Programm die unterschiedliche Leistungsfähigkeit und Erfahrung bei gleicher Qualifikation sowie menschliche Faktoren bei der Zusammensetzung der Schichten nicht bewerten und berücksichtigen kann. Wir empfehlen daher: 1. wenn möglich, für alle Mitarbeiter Rahmenpläne zu hinterlegen; 2. oder zumindest für einen Teil der Mitarbeiter (30-50%), vor allem für verantwortliche Mitarbeiter, Rahmenpläne zu hinterlegen und die restlichen Mitarbeiter automatisch zu verteilen; 3. oder einen Teil der Mitarbeiter (30-50%), vor allem verantwortliche Mitarbeiter, manuell zu verplanen und anschließend die restlichen MA automatisch zu verteilen. 8

9 GeoCon Dienstplan 8.x S c h nellei nstieg In Einrichtungen mit sehr vielen flexiblen Dienstzeiten wird in der Regel nur manuell oder mit Rahmenplänen gearbeitet, da eine automatische Planung ist hier nicht sinnvoll ist. Es kommt häufig vor, dass die ersten automatischen Dienstpläne von Ihren Vorstellungen abweichen. Sie sollten dann Ihre Voreinstellungen wie Personalbedarf, Qualifikationsbedarf usw. überprüfen und verändern. Sollte Sie vor allem die personelle Zusammensetzung der Schichten stören oder Sie empfinden den Dienstplan als eher ungerecht, dann empfiehlt es sich durch weitere Einträge im Soll Plan bzw. durch Anwendung von Rahmenplänen ihre persönliche Handschrift im Dienstplan einzubringen. Ist-Dienste Spätestens am letzten Tag des Vormonats sollte der Dienstplan bestätigt werden. (Symbol oder Dienstplan Bestätigen..). Durch die Bestätigung wird die nächste Stufe des Dienstplanes aufgerufen. In der Regel sind es 2 Stufen: Soll und nach der Bestätigung Ist-Plan. Sind in den Dienstplan- Optionen mehrere Planstufen vorgeschrieben, muss auch mehrfach bestätigt werden, z.b. vom Entwurf zum Soll und vom Soll zum Ist-Plan. Ab der Bestätigung kann die vorherige Stufe des Planes nicht mehr verändert werden! Alle weiteren Änderungen erfolgen nun im Ist-Plan. Hat z.b. eine Mitarbeiterin einen anderen Dienst geleistet als im Soll geplant, überschreiben Sie diesen im Ist-Plan mit dem aktuellen Dienstkürzel, meldet er sich krank wird das entsprechende Abwesenheitskürzel eingegeben. Ändern sich geplante Dienstzeiten, so können Sie durch Doppelklick auf das Dienstkürzel die aktuelle Arbeitszeit verändern, die Veränderungen werden dokumentiert und in ihren Auswirkungen in den Salden sichtbar gemacht. Entsprechende Entscheidungen über eventuelle Dienstverschiebungen müssen Sie selbst treffen, können aber ohne große Mühe die Übersicht über Stundensalden und Schichtbesetzung behalten. In der Praxis werden meistens die tagesaktuellen Änderungen im ausgedruckten Dienstplan eingetragen und erst am Monatsende einmalig ins Programm übertragen. Manuelle Zeiterfassung Mit der manuellen Zeiterfassung haben wir ein Instrument geschaffen, um die Ist -Abweichungen der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter schnell und effizient zu erfassen. In der manuellen Erfassung werden die tatsächlichen Arbeitszeiten als von-bis Zeit oder als Stundenwert pro Mitarbeiter in eine übersichtliche Monats-Tabelle geschrieben. Diese Funktion eignet sich besonders, wenn in einem Monat viele Abweichungen von der im Soll geplanten Dienstzeit angefallen sind. Optional bietet Ihnen das Programm auch eine Schnittstelle zu externen Zeiterfassungssystemen! Soll/Ist-Vergleich Zur Erfassung der Ist-Änderungen steht Ihnen auch eine erweiterte Sicht, der Soll/Ist-Vergleich, zur Verfügung. Sie finden ihn über das o.g. Symbol Dienstplan - letzte zwei Stufen und Überstunden, hier wird in der oberen Zeile das nicht mehr veränderbare Soll, in der mittleren Zeile das noch veränderbare Ist und in der unteren Spalte die sich aus der Veränderung ergebene Differenz angezeigt. Haben Sie bereits Ihre Änderungen im Ist-Plan eingegeben, so dient diese Ansicht dann nur noch dem Vergleich bzw. auch für nachträgliche Eintragungen im Ist. Mit Eintragung aller Veränderungen haben Sie alle Vorbereitungen zur Monatsabrechnung abgeschlossen. 9

10 S c h nellei nstieg GeoCon Dienstplan 8.x Auswertungen Mit dem Produkt GeoCon Dienstplan 8.x wird nicht nur die Planung erleichtert, sondern durch die integrierten statistischen Möglichkeiten kann auch eine schnelle und komfortable Auswertung der Dienstpläne erfolgen. Neben vordefinierten Statistiken haben Sie die Möglichkeit innerhalb der Untergruppierung neue Statistiken zu erstellen bzw. bestehende zu modifizieren und diese auch auszudrucken. Unter dem Menüpunkt - Auswertungen Statistiken.. finden Sie u.a. folgende Statistiken: Zeitzuschläge Wechselschichtzulagen Abwesenheitsstatistiken Fehlzeitenjournal Jahresarbeitszeitkonten Mitarbeiterlisten usw. Zeitzuschläge Kann aus objektiven Gründen bei der Erstellung der Dienstpläne nicht vollständig auf Handarbeit verzichtet werden, so wird Ihnen aber bei der Zusammenstellung der Stunden für die Zeitzuschläge die Arbeit komplett abgenommen. Das Zusammenzählen der Stunden an Wochenenden, in Nachtarbeit, in Feiertagsarbeit gehört der Vergangenheit an. Mit dem Soll-Ist-Abgleich ist die Abrechnung praktisch beendet und braucht nur noch ausgedruckt zu werden. Die Optionen für die einzelnen Zeitzuschläge können verändert und Ihrer Einrichtung angepasst werden, i.d.r. reichen aber schon unsere Vorgaben. Sie können die gewählte Auswertung für ausgewählte Mitarbeiter oder für die gesamte Einrichtung drucken. Hier die Stundenliste für eine Station als Beispiel: Seniorenzentrum Haus am See Zeitzuschläge (zusammeng.) Berechnung der Zeitzuschläge für Datum: Mitarbeiter / Pers.-Nr. Arb.- Std. Sonntag 00:00-24:00 Samstag 13:00-20:00 Nacht 21:00 - Feiertag 06:00 Wo o.a. Feiertag Wo m.a. Bach, Hannelore ,00 7,75 5,75 6,00 4,00 Chaplin, Monika ,65 16,00 3,00 22,00 15,75 Clark, Anita ,10 24,00 4,50 PfingstSo OsterSo o.a. PfingstSo OsterSo m.a. PfingstSa OsterSa o.a u o.a Feiertag am So o.a. Feiertag am So m.a u Überstd. Überstd. Mehrarb. o.a. o.a. m.a. o.a. Copernikus, Helga ,50 26,25 9,00 26,25 8,75 8,25 Curie, Maria ,00 Einstein, Erika ,75 15,75 7,25 10,00 15,75 Fermi, Gisela ,45 16,00 3,00 6,00 24,00 Gibson, Sven ,65 22,00 23,50 8,00 Lobachewski, Jörg ,35 7,75 5,75 18,00 8,00 8,00 Maxwell, Barbara ,90 8,00 102,00 24,00 9,50 8,00 Michelangelo, Marlis ,25 16,00 3,00 20,00 10