Werkzeuge zur Auswahl von. ERP/PPS-Systemen

Transkript

1 Trovarit AG the IT-Matchmaker 2005 Seite 1 Werkzeuge zur Auswahl von ERP/PPS-Systemen Peter Treutlein Trovarit AG, Aachen Produktionsmanagement II - Vorlesung 12 -

2 Agenda 2 Trovarit AG Herausforderung ERP-Systemauswahl ERP-Systemauswahl mit dem IT-Matchmaker Zusammenfassung

3 Trovarit AG Eckdaten zum Unternehmen 3 Gründung: Gründer: als Spin-Off des Forschungsinstituts für Rationalisierung an der RWTH Aachen (FIR e.v.) Dr.-Ing. Dipl.-Wirt.-Ing. Karsten Sontow Dipl.-Ing. Peter Treutlein Start Betrieb: Mitarbeiter: 15 (Stand 02/2007) Angebot: Kompetenz: Philosophie: Services, Werkzeuge & Studien zur einfachen und sicheren Software-Auswahl Aktuelle Marktinformation, effiziente Methoden und umfassende Projekterfahrung bei der Software-Auswahl Software-Auswahl einfach und sicher durch - 100%ige Anbieterunabhängigkeit - kontinuierliche Marktbeobachtung - praxiserprobte Lastenheftvorlagen - komfortable Recherchefunktionalitäten - internetgestützten Ausschreibungsprozess - anbieterneutrale Software-Analysten

4 Produkte der Trovarit AG 4 Tools zur Software-Analyse und Ausschreibung Hilfe zur Selbsthilfe Beratung und Services Schlanke Unterstützung in den kritischen Phasen Implementierung Vertragsverhandlung IT-Matchmaker Systemtests Testfahrplan Anbieter-Assessment Marktrecherche & Ausschreibung Lastenheft Organisations- und Prozessanalyse Projekteinrichtung Start-Up-Workshop IT-Matchmaker Marktübersichten und -Analysen Seminare, Events und Fachforen Informationen, Methoden und Vorgehensweisen für die strukturierte und sichere Software- Auswahl von der Erstinformation bis zum Vertragsabschluss Phase Marktrecherche Vorauswahl Endauswahl IT-Matchmaker Ergebnis Marktanalyse Favoriten Benchmarking Richtpreise Look & Feel Angebot

5 IT-Matchmaker Anwendungsbereiche & Branchen 5 Vertrieb Customer Relationship Management Betrieb / Produktion Enterprise Ressource Planning Produktionsplanung & -steuerung MES, Fertigungsfeinplanung/-steuerung Administration Dokumentenmanagement Rechnungswesen Internetgestützte IT-Matchmaker Software-Auswahl Technische Dienstleistungen Instandhaltungsmanagement Service-Management Einkauf, Lager, Distribution, Logistik Warenwirtschaft Transportoptimierung und -management Produktentwicklung Product Lifecycle Mgt. Produktdaten Management Produktion Handel Dienstleistung B2B B2C B2Admin

6 Agenda 6 Trovarit AG Herausforderung ERP-Systemauswahl ERP-Systemauswahl mit dem IT-Matchmaker Zusammenfassung

7 ERP-System Definition 7 Aufgabe von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) ist die IT-seitige Unterstützung einer großen Anzahl von Funktionsbereichen im Unternehmen. Hierzu zählen u.a. Rechnungswesen, Produktion, Materialwirtschaft, Vertrieb und Personalwirtschaft. Alle einmal erfassten Daten stehen in sämtlichen verwendeten Modulen zur Verfügung, d.h. die Datenbestände sind stets aktuell und konsistent; Mehrfacherfassung wird vermieden. Quelle: Mauterer, 2002

8 Auslösende Faktoren für Software-Projekte (I) 8 Veraltetes System Geänderte Anforderungen/ Prozesse Veränderung der Untermehmensstruktur Abkehr von Eigenprogrammierung Quelle: 2005 Trovarit AG/ System/ Systemanbieter nicht mehr am Markt Strategische Neuausrichtung der Geschäftstätigkeit Ablauf Lizenz- oder Wartungsvertrag Alle Teilnehmer Andere Gründe Entwicklung '99/'04-10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Anteil der Projekte

9 Auslösende Faktoren für Software-Projekte (II) 9 Zusammenschlüsse oder Ausgliederung von Unternehmen Eröffnung von neuen Unternehmensstandorten Erhöhung des Marktwertes eines Unternehmens Veränderte Wettbewerbssituation Verbesserung der Kunden- bzw. Marktorientierung Reorganisation von Unternehmensabläufen Standardisierung von Unternehmensprozessen Erhöhung der Informationstransparenz Qualifikation von Mitarbeitern Einbindung externer Partner (Lieferanten und/oder Kunden)

10 Auslösende Faktoren für Software-Projekte (III) 10 Harmonisierung der IT-Landschaft (bspw. Standortübergreifend) Überalterung der eingesetzten Software-Produkte Aufkauf oder Insolvenz des aktuellen Software-Partners Auslauf von Pflegeverträgen, Einstellung der Weiterentwicklung Zu hohe Entwicklung und Wartungskosten (sowohl intern als auch exter Verfügbarkeit neuer Technologien Mangelnde Funktionalität der implementierten Systeme Reduzierung von Datenredundanzen Verbesserung der Daten- und Informationsqualität Beseitigung von Medienbrüchen Mobilen Zugriff auf Applikation gewährleisten

11 Erfolg und Zeitverzug bei IT-Projekten 85 % nicht erfolgreich 15 % erfolgreich 13 % der befragten hatten Verzögerungen von mehr als 50 % nur 15 % der Projekte sind erfolgreich in85 % werden die Projektziele nicht erreicht Zeitverzug: > 50 % 25 % bis 50 % 0 % bis 25 % 11 Quelle: Droege and Comp; FAZ über 50 % kommen auf Verzögerungen zwischen 25 % und 50 %

12 Realität/Rahmenbedingungen von ERP-Projekten (I) 12 unklare Projektziele steigende Komplexität Einmaligkeit des Projektes steigende Projektvolumina knappes Budget schlechte Projektstruktur unrealistischer Zeitplan viele Projektbeteiligte fehlende Einbeziehung der Beteiligten schlechte Verfügbarkeit von Projektbeteiligten hoher interner Ressourcenbedarf neben Tagesgeschäft

13 Realität/Rahmenbedingungen von ERP-Projekten (II) 13 steigender Integrationsgrad erhöht die Interdependenzen prozessorientiertes Denken nicht etabliert unzureichendes Fachwissen zunehmende Komplexität rechtlicher Randbedingungen unklare bzw. unvollständige Anforderungen unrealistische Erwartungen wechselnde Anforderungen schlechte Qualität der vorhandenen (Stamm-)Daten

14 Probleme bei ERP-Projekten 14 Datenmigration Knapper Zeitplan Zu viele Systemanpassungen Unzureichende Abbildung d. Prozesse Fehlende Ressourcen (Projektteam) Quelle: 2005 Trovarit AG/ Kosten höher als geplant Fehlende Ressourcen (Anbieter) Mangelndes Projektmanagement Anbieter fehlt Branchenkompetenz Mangelnde Kommunikation Anbieter fehlt Fachkompetenz Berater unkooperativ Alle Teilnehmer Entwicklung '99/'04-10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Anteil der Projekte

15 Größenklasse (# Mitarbeiter) Dauer von ERP-Projekten >= Trovarit AG the IT-Matchmaker Trovarit AG/ Vorarbeiten Implementierung Durchlaufzeit (Monate)

16 Personalbedarf für ERP-Projekte (nur Kern-Team) Trovarit AG the IT-Matchmaker Unternehmensgröße >= Trovarit AG/ # Berater 1-4 # Interne Mitarbeiter # Mitglieder Kern-Team (Mittelwert, n=1.036, Extremwerte bereinigt)

17 Kostenfestlegung und Kostenentstehung 17 Kosten Kostenfestlegung Kostenentstehung Quelle: i2s, Zürich Auswahl Konzeption Implementierung Betrieb Projekt

18 Kostengrößen von ERP-Projekten 18 Kosten (Euro) N = Installationen SW-Kosten/User Beratungskosten/User HW-Kosten/User Polynomisch (SW-Kosten/User) Polynomisch (Beratungskosten/User) Polynomisch (HW-Kosten/User) Kostenaspekt Software Beratung Hardware Ø Kosten je User Maximale Kosten je User Polynomisch (SW-Kosten/User) Polynomisch (Beratungskosten/User) Quelle: ERP-Zufriedenheitsstudie, Trovarit AG, 09/ Polynomisch (HW-Kosten/User) Anzahl User

19 Preisentwicklung bei ERP-Projekten 19 Index "Investition je Arbeitsplatz" (1995 = 100%) 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% Hardware Software 2005 Trovarit AG/ Beratung 20% Polynomisch (Beratung) Polynomisch (Hardware) Polynomisch (Software) 0% ab Trovarit AG/ Zeitraum (n=1.536 Projekte; um Extremwerte bereinigt)

20 Projektkosten (Bsp. 210 Mitarbeiter/32 User) Pflege/Wartung (5 Jahre) Dienstleistung Lizenz Kosten

21 Zwischenfazit 21 viele Anbieter mit unterschiedlichen Kompetenzen (bspw. Branche, Sprache, Themenbereiche/Module, Unternehmensgröße, ) angebotene Systeme unterscheiden sich stark hin-sichtlich der angebotenen Funktionalität und Technik Kosten für Lizenz, Dienstleistung und Wartung variieren zum Teil erheblich Aus der Sicht der Software-Anwender bleibt es bei der bunten Vielfalt, d. h. Investitionssicherheit kann nur durch ein strukturiertes Auswahl- und Implementierungsprojekt gewährleistet werden

22 Agenda 22 Trovarit AG Herausforderung ERP-Systemauswahl ERP-Systemauswahl mit dem IT-Matchmaker Zusammenfassung

23 Entscheidungsgrundlage für die Software-Auswahl 23 Software-Anbieter Anforderungen Erfahrung, Kompetenzen, Dienstleistungen, Standort IT-Strategie Wirtschaftliche Stabilität und Perspektive & Software-Lösung Leistungsprofil Funktionalität (Umfang und Art der gebotenen Unterstützung) Technologie (Unterstützte Plattformen, Protokolle, Schnittstellen etc.) & Wirtschaftlichkeit Investitionen (Hardware, Software, Implementierung etc.) Return (Umsatzsteigerung, Kostenreduzierung)

24 Projektschritte einer Software-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* 24 *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

25 Projektschritte einer Software-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* 25 *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

26 Projekteinrichtung Projektorganisation 26 Unternehmen ggf. ext. Berater Lenkungsausschuss Entscheidungsfindung Festlegung der Aufgabenstellung Definition der Projektziele Priorisierung der Projektziele Überwachung der Ergebnisse Geschäftsführung Projektleitung Projektleitung 1. Projektbearbeiter Projektleitung Bestimmung der Teammitglieder Diskussion der Projektziele Abgrenzung des Untersuchungsbereiches Zielkonforme Projektführung Projektleitung Projektleitung Kernprojektteam Projektbearbeitung in Workshops Dokumentation der Ergebnisse operative Umsetzung der erarbeiteten Ergebnisse Arbeitsvorbereitung Produktion Materialwirtschaft/ Einkauf Vertrieb EDV 1. Projektbearbeiter 2. Projektbearbeiter Projektergänzungsteams kurzfristige Mitarbeit im Projektteam zur Klärung abteilungsspezifischer Fragestellungen nach Bedarf: Mitarbeiter betroffener Abteilungen z. B. Rechnungswesen, Versand etc. ---

27 Projektschritte einer Software-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* 27 *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

28 Organisationsanalyse bei der Software-Auswahl 28 Zielsetzung Einheitliches Verständnis der zukünftigen betrieblichen Aufgaben und Abläufe (inkl. Zuständigkeiten, Steuerungsmechanismen, etc.) Einheitliches Verständnis der zukünftig erforderlichen Informationen und Informationsflüssen (Stamm-/Bewegungsdaten sowie Auftragsdokumente & Belege) Einheitliches Verständnis der Bedeutung einzelner Aufgabenbereiche (z. B.: grobes Mengengerüst, Anzahl und Verteilung der Transaktionen, Aufwände) Eingesetzte IT-Infrastruktur (Hardware und Software) Solide Grundlage zur Ableitung funktionaler und technischer Anforderungen an eine neue Software-Lösung

29 Prozessanalyse mit BONAPART 29 Abbildung von Organisation und Anforderungen in einem Gesamtmodell

30 Process Design mit BONAPART 30 Systemlandschaft Ablauforganisation Aufbauorganisation Speicher Aufgaben Informationen Organisatorische Einheriten Medien Leiter Sachmitttel Speicher Sachmittel Stellen Personen Systeme Prozess Organigramm

31 Projektschritte einer Software-Auswahl 31 IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

32 Definition der Begriffe Anforderungskatalog, Lastenheft und Pflichtenheft Trovarit AG the IT-Matchmaker Anforderungskatalog: Lastenheft: Auflistung von Anforderungen, durch deren Erfüllung ein angestrebtes Projektziel erreicht werden soll. Vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit aller Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages. Pflichtenheft: Quelle: DIN 69905, Abschnitt 3.13 Quelle: DIN 69905, Abschnitt 3.44 Vom Auftragnehmer erarbeitete Realisierungsvorgaben aufgrund der Umsetzung der vom Auftragnehmer vorgegebenen Lastenheftes. Quelle: DIN 69905, Abschnitt 3.53

33 Anforderungen an ein Lastenheft 33 Eindeutig Dient später als Grundlage für die Systemspezifikation und ist Vertragsbestandteil Zweckorientiert Ist Hilfsmittel der Systemauswahl und dient der Kommunikation zwischen Anwender und Anbieter Wirtschaftlich in der Erstellung Ist kein Selbstzweck sondern Hilfsmittel Nutzen und Erstellungsaufwand müssen im richtigen Verhältnis stehen Wirtschaftlich im Inhalt Ist kein Wunschzettel sondern muss realistische Anforderungen beschreiben

34 IT-Matchmaker Lastenheft Nutzen 34 Nutzen von Lastenheftvorlagen Branchenübergreifende Sammlung von Anforderungen Strukturierung in Anlehnung an die betrieblichen Aufgaben eines Unternehmens Vordefinierte Fragestellungen ermöglichen effiziente Definition und Priorisierung von Anforderungen Geschlossene Fragestellungen schaffen einheitliches Verständnis für einzelne Anforderungen Voraussetzung für Benchmarking der potentiellen Software-Lösungen Grundlage für Ausschreibung Gewährleisten die Vergleichbarkeit der eingeholten Kosten des Projektes Basis für Projektspezifikation (Pflichtenheft) eines Werkvertrages Reduzierung der Bearbeitungszeit und des erforderlichen Aufwandes Einheitliche und belastbare Grundlage für die weitere Software-Auswahl

35 IT-Matchmaker Lastenheft 35 Offline Upload Anforderungen IT-Matchmaker

36 IT-Matchmaker Lastenheft (offline) 36 Folgende Lastenheftvorlagen sind verfügbar: ERP für produzierende Unternehmen (ERP/PPS) Diskrete Fertigung - Einmal- / Projektfertiger (Bsp. Anlagenbau) - Auftragsfertiger -Variantenfertiger - Serienfertiger (Bsp. Automotive) Prozessindustrie (Bsp. Food, Pharma, Chemie) ERP für Handelsunternehmen (ERP/WWS) Rechnungswesen (ReWe) Customer Relationship Management (CRM) Dokumentenmanagement (DMS) Manufactoring Execution System (MES) Produktdaten Management (PDM/PLM) Transportoptimierung und management (TOM) Instandhaltungsmanagement (IPS) Service-Management (SMS)

37 IT-Matchmaker Lastenheft (online) 37 Folgende Lastenheftvorlagen sind verfügbar: ERP für produzierende Unternehmen (ERP/PPS) Diskrete Fertigung - Einmal- / Projektfertiger (Bsp. Anlagenbau) - Auftragsfertiger - Variantenfertiger - Serienfertiger (Bsp. Automotive) Prozessindustrie (Bsp. Nahrungsmittel) ERP für Handelsunternehmen (ERP/WWS) Rechnungswesen (ReWe) Customer Relationship Management (CRM) Dokumenentenmanagement (DMS) Manufactoring Execution System (MES) Produktdaten Management (PDM/PLM) Transportoptimierung und management (TOM) Instandhaltungsmanagement (ISM) Service-Management (SMS)

38 Projektschritte einer Software-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* 38 *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

39 IT-Matchmaker Marktrecherche Zielsetzung und Nutzen 39 Zielsetzung Definition des individuellen Anforderungsprofils Qualifizierter Vergleich von Anbietern/Produkten Festlegung des Anbieterkreises für Ausschreibung Nutzen Differenzierte Recherchemöglichkeiten Strukturierte Gegenüberstellung Anforderungsprofil/Leistungsprofil Detaillierte Anbieter/Produktsteckbriefe Übersichtliche Zusammenfassung der Rechercheergebnisse im Top 20 Report Komfortable Marktrecherche zur effizienten Erstellung eines qualifizierten Verteilers

40 IT-Matchmaker Marktrecherche Anforderungsprofil 40

41 IT-Matchmaker Marktrecherche Matching 41

42 IT-Matchmaker Marktrecherche Software-Analyse 42

43 IT-Matchmaker Marktrecherche Referenzen 43

44 IT-Matchmaker Marktrecherche Favoritenliste 44

45 Projektschritte einer Software-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* 45 *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

46 Vorauswahl als Schritt der Software-Auswahl 46 Zielsetzung Qualifizierte fachliche Stellungnahme der Anbieter zur vorliegenden Aufgabenstellung Qualifizierte Abschätzung des Projektbudgets und der laufenden Kosten Ergänzende Informationen zu den Software-Anbietern Vergleichbarkeit aller Angaben der Software-Anbieter Gemeinsamer Beschluss des Projektteams bzgl. der Kandidaten für die Endauswahl Fokussierung auf die geeigneten Software-Lösungen und -Anbieter Qualifizierte Bewertung von Stärken und Schwächen der Kandidaten Fundierung des Projektbudgets

47 IT-Matchmaker Vorauswahl 47 Offline Download Kostenabschätzungen IT-Matchmaker

48 IT-Matchmaker Vorauswahl Anfrage 48

49 IT-Matchmaker Vorauswahl Kostenvergleich 49

50 IT-Matchmaker Vorauswahl Toolbox Kostenabschätzungen (offline) 50

51 Kosten/Nutzen-Portfolio Ergebnis einer strukturierten Vorauswahl Gesamtkosten (Invest. + 5 Jahre lfd. Kosten) ,00 1,50 2,00 2,50 3,00 Bewertung 3,50 4,00 4,50 5,00

52 IT-Matchmaker Vorauswahl Nutzen 52 Werkzeuge zur Durchführung der Anfrage Direkte (und anonyme) Ansprache der relevanten Anbieter Qualifizierte, umfassende Stellungnahme der Anbieter mit direktem Projektbezug Kurze Durchlaufzeit ohne Aufwand für die Überwachung der Rückläufe Werkzeuge für die Analyse der Kostenabschätzungen Schnelle Auswertung umfangreicher Informationen Direkter Vergleich der Kandidaten bzgl. Leistungsfähigkeit und Kosten Übersichtliche Aufbereitung der Entscheidungssituation Reduzierung der Bearbeitungszeit und des erforderlichen Aufwandes Einheitliche und belastbare Grundlage für die Endauswahl

53 Projektschritte einer Software-Auswahl 53 IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

54 Endauswahl als Schritt der Software-Auswahl 54 Zielsetzung Persönlichen Eindruck von der Kompetenz der Software-Anbieter gewinnen Persönlichen Eindruck vom Umgang mit der Software-Lösung gewinnen (Look & Feel) Kritische Überprüfung der Unterstützung relevanter Geschäftsprozesse Hinterfragen der Lösungsvorschläge zu Schwachstellen und kritischen Anforderungen Den Anbietern eine Basis zu Konkretisierung der Kostenabschätzung bieten Vergleichbarkeit der Analyseergebnisse sicherstellen Entscheidungsbasis im Unternehmen verbreitern (Einbinden von Key-Usern) Persönlicher Eindruck von Software-Lösung und -Anbietern Solide Grundlage für die Vertragsverhandlungen

55 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 System 1 System 2 System 3 System 4 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 KTW/ Movex Cosmo/Navision Steeb/mySAP SoftM/SoftM Suite Anbieter 4 Anbieter 3 Anbieter 2 Anbieter 1 Einführungskosten ohne Hardware Wartungsgebühren p.a. 200,0 400,0 600,0 800, , , ,0 Trovarit AG the IT-Matchmaker 2007 Testfahrplan Basis für eine strukturierte Endauswahl 55 Vorbereitung Vorauswahl Prozesse ++ - Kriterien Testfahrplan Gesamtfahrplan Einzelfahrpläne Anbieter Auswertung Anbieter Referenzen Individuelle Zusatzanforderungen TOP-Systeme X 1 A B C D X X 3 Kritische Merkmale Unternehmensspezifische Zusatzmerkmale X Testdaten Unternehmensdaten Leistungsumfang (WAS?) S Standard P Partnerprodukt K 1/2 MT Anpassungsaufwand G x MT Anpassungsaufwand N Nicht möglich Systemtest Prüfung der Erfüllung der Anforderungen Anbieter System Kosten Systemhandling Stammdaten Auftragsabwicklung Performance (WIE?) 1 sehr gut 2 gut 3 befriedigend 4 ausreichend 5 mangelhaft Disposition Projektteam Fertigungsplanung KTW/Movex Cosmo/Navision Steeb/mySAP SoftM/SoftM Suite Beschaffung Anbieter 1 Anbieter 2 Anbieter 3 Anbieter 4 Lagerwesen Finanzbuchhaltung Kostenrechnung MCM Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Lagerwesen Beschaffung Systemhandling -1,0 1-2,0 2-3,0 3-4,0 4-5,0 Stammdaten Fertigungsplanung Auftragsabwicklung Disposition KTW/Movex System 1 Cosmo/Navision System 2 Steeb/mySAP System 3 SoftM/SoftM System 4 Suite

56 IT-Matchmaker Endauswahl Nutzen 56 Werkzeuge zur Vorbereitung und Abwicklung der Ausschreibung Schnelle Aufbereitung der Test-Szenarien Test-Szenarien konsistent zum Lastenheft Geringer Aufwand für die Organisation der Systempräsentationen Werkzeuge für die Analyse der Kostenabschätzungen Gezielte Abwicklung der Systempräsentationen Schnelle Auswertung umfangreicher Informationen Direkte Vergleichbarkeit der Kandidaten bzgl. Leistungsfähigkeit und Kosten Reduzierung der Bearbeitungszeit und des erforderlichen Aufwandes Einheitliche und belastbare Grundlage für Vertragsverhandlung

57 Projektschritte einer Software-Auswahl IT-Matchmaker Implementierung Vertragsverhandl. Endauswahl 7 Vorauswahl 6 Marktrecherche 5 Lastenheft 4 8 Phase 2* Phase 3* 57 *in Anlehnung an das 3PhasenKonzept des FIR in Aachen Prozessanalyse 3 Orientierung Projekteinrichtung 1 2 Projektmanagement Phase 1* 2 bis 6 Monate

58 Vertragsverhandlung 58 Im Rahmen der Vertragsverhandlung erfolgt normalerweise sowohl eine juristische sowie fachliche Prüfung der Vertragsentwürfe als auch die Festlegung der Preis- und Zahlungskonditionen gemeinsam mit den favorisierten Anbietern. Folgende Einzelverträge bzw. Vertragsbestandteile sind zu unterscheiden: Softwareüberlassungsvertrag Dienstleistungsvertrag Wartungsvertrag Ggf. Hardwarebeschaffung Eine juristische Prüfung der Vertragsentwürfe kann ausschließlich durch die Rechtsabteilung oder eine Rechtsanwaltskanzlei durchgeführt werden. Das Projektteam ist i. d. R. für fachliche Prüfung sowie Verhandlung der Preis- und Zahlungskonditionen verantwortlich.

59 Agenda 59 Trovarit AG Herausforderung ERP-Systemauswahl ERP-Systemauswahl mit dem IT-Matchmaker Zusammenfassung

60 Gesamtfazit 60 Die ERP-Auswahl ist eine Investitionsentscheidung,... Hoher Projektaufwand Langfristige Auswirkungen Erhebliches Investitionsrisiko... die auf einer soliden Grundlage gefällt werden sollte! Wissen, was man braucht Lasten- und Pflichtenheft Wissen, wer was bietet Marktanalyse und Systemtests Wissen, was es kostet Ausschreibung und Angebotsvergleich Bewährte Werkzeuge und kompetente Unterstützung können dabei helfen, Aufwand und Risiken zu vermeiden! Marktspiegel und Marktübersichten Internetplattformen Unabhängige Fachberatungen

61 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Trovarit AG the IT-Matchmaker Kontaktadresse: Peter Treutlein Trovarit AG Pontdriesch 10/ Aachen Fon: +49 (241) Fax: +49 (241) peter.treutlein@trovarit.com