Einfacher und schneller Umstieg auf elektronisches Rechnungsmanagement /Bekleidungs- Unternehmen (Handel und Industrie)

Transkript

1 Einfacher und schneller Umstieg auf elektronisches Rechnungsmanagement (e-invoice)) für f r alle Textil-/Bekleidungs /Bekleidungs- Unternehmen (Handel und Industrie) Folie: 1

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3 Hohe Erwartungen an die E-Rechnung Folie: 3

4 Was ist e-invoice? So einfach ist e-invoice!! natürlich nicht!! Folie: 4

5 Definition e-invoicing Papierlos von A-ZA Gesetzeskonforme Verarbeitung und Langzeitarchivierung Folie: 5

6 Gegenüberstellung der Prozesse des manuellen- und elektronischen Rechnungsmanagements (wie funktioniert e-invoice) Folie: 6

7 Traditionelles (manuelles) Rechnugsmanagement Folie: 7

8 Traditionelle Rechnungsabwicklung Folie: 8

11 Traditionelle Rechnungsabwicklung Prozesse beim Rechnugsersteller Folie: 11

12 Traditionelle Rechnungsabwicklung Prozesse beim Rechnugsempfänger nger Folie: 12

13 Elektronisches (e-invoice) Rechnugsmanagement Folie: 13

14 Elektronisches Rechnungsmanagement Folie: 14

17 Welche e-invoice Modelle und Verfahren als Alternativen zur Papierrechnung sind empfehlenswert? Folie: 17

18 Empfohlene e-invoice Modelle Folie: 18

19 EDIFACT NACHRICHTEN Die Geschäftsbereiche werden unterstützt (Nachrichten) 3. Transportauftrag (IFTMIN) Spedition 5. Transportstatus (IFTSTA) 6. Ankunftsmeldung (IFTMAN) Industrie 1. Preisliste / Katalog (PRICAT) 2. Bestellung (ORDERS) 4. Liefermeldung (DESADV) 7. Wareneingang (RECADV) 8. Rechnung (INVOIC) Handel 10. Gutschrift (CREMUL) Bank 9. Zahlungsauftrag (PAYMUL) Folie: 19

20 EDIFACT NACHRICHTEN Classic EDI (EDIFACT) Nachricht INVOIC Partner 2 (Lieferant) INVOIC (Rechnung) Nutzeneffekte für: Partner 1 (Kunde/Händler) Partner 2 Partner 1 Klare Referenzierung zur Bestellung / Lieferung des Kunden Reduzierung des Administrationsaufwandes (Papiervolumen, Datenarchivierung, Prozesskosten, Porto, ) Schnellere Rechnungsabwicklung Wegfall mancher Erfassungen/Prüfungen (Einsparung ca %) Senkung von Beanstandungen / Reklamationen Automatischer Abgleich zum Lieferschein, Bestellung, Preise, Termine Folie: 20

21 Empfohlene e-invoice Modelle Folie: 21

22 ZUGFeRD Prozesse Folie: 22

23 ZUGFeRD Positionierung Folie: 23

24 Empfohlene e-invoice Modelle Textil und Bekleidung Folie: 24

25 Angebote Folie: 25

26 Angebote Branchenportal Textil und Bekleidung Folie: 26

27 Warum ist der Einsatz von e-invoice für r alle Unternehmen, Behörden und Institutionen sinnvoll und effizient? Folie: 27

28 Das sind die Argumente! Folie: 28

29 Das sind die Argumente! Folie: 29

30 Das sind die Argumente! Folie 30

31 Aktuelle, gesetzliche Grundlagen für f r die Nutzung von e-invoice Folie: 31

32 Gesetzesänderung ab Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum Durch Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind rückwirkend zum 1. Juli 2011 die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen deutlich reduziert worden. Der Rechnungsausstellerist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung -frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt (z.b. per ). Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter- Akkreditierung oder eines elektronischendatenaustauschverfahrens(edi)ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional und nicht mehr verpflichtend. Es ist vorgesehen, ein einführendes BMF-Schreiben zur Anwendung der Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung zu veröffentlichen. Elektronisch eingehende Rechnungen müssen auch weiterhin elektronisch langzeit archiviert werden!!! Folie: 32

33 Was sagt der Gesetzgeber damit? Quelle: PSP Folie: 33

34 E-Invoice Vorteile für f r den Rechnungsersteller Folie: 34

35 Spart Zeit, Aufwand und Kosten; schont unsere Umwelt: Ihre Rechnungszustellung per e-invoice Vorteile für den Rechnungsaussteller (Lieferant) Folie: 35

36 Die Vorteile auf einen Blick 1. Gravierende Kosten-/Aufwandseinsparungen bei Rechnungserstellung und Rechnungszustellung. 2. Papierloser Geschäftsdatenaustausch (Umwelt, Nachhaltigkeit). 3. Innovation / Image-Verbesserung des Unternehmens. Transparente Prozesse/Organisation und bessere Datenqualität. 4. (Vermutlich) schnellere Bezahlung der Rechnung (Postweg entfällt). 5. Verwendung standardisierter und gesetzeskonformer Technologien / (EDI-Datenstrukturen, Digitale Signatur). 6. Verringerung der Serviceleistungen NACH Rechnungserstellung (Rechnungsverfolgung/Recherchen). Und der Nutzen für die Umwelt? Natürlich: Kein Papier (auch kein Umschlag, Briefmarke,..), kein Transport. Gut für Ihre und unsere CO2- Bilanz. Folie: 36

37 E-Invoice Vorteile für f r den Rechnungsempfänger nger Folie: 37

38 Spart Zeit, unnötige Wege und schont unsere Umwelt: Ihre Rechnung per Mausklick Vorteile für den Rechnungsempfänger (Kunde) Folie: 38

39 Die Vorteile auf einen Blick 1. Sie können jederzeit über Ihre Rechnungen verfügen. Vorteile bei Skontoabzug und WE-Kontrollen 2. Sie partizipieren von den kostenlosen Vorteilen der digitalen und revisionssicheren Archivierung (Steuerprüfer, Rechnungskontrolle, Reproduzierbarkeit) 3. Sie können optional Ihre Rechnungsdaten direkt und automatisch in Ihr Buchhaltungssystem übernehmen 4. Auf Wunsch ist die Integration in Ihre vorhandene Archivlösung problemlos Möglich 5. Die kostenlose digitale Signatur und Verifizierung verbessert Ihre Datenqualität und verhindert Prüfungsrisiken bezüglich Integrität und Authentizität 6. Sie können rund um die Uhr Ihre Rechnungen abrufen und Recherchen über das kostenlose Internetportal oder über -Zustellungen betreiben Und der Nutzen für die Umwelt? Natürlich: Kein Papier (auch kein Umschlag, Briefmarke,..), kein Transport. Gut für Ihre und unsere CO2- Bilanz. Folie: 39

40 Beispiel für f r Einsparungspotenziale (Kosen- Nutzen-Betrachtung) in einem mittelständischen Textilunternehmen Folie: 40

41 Analyse e-invoice-einsatz (AUSGANGSRECHNUNGEN) 1. Ist-Analyse: Die Fakten 2. Ist-Analyse: Die Aufwende und Kosten (heute) 3. Notwendiger Invest / Kosten für e-invoice? 4. Erwartete Kostenreduzierung durch e-invoice Folie 41

42 Ist-Analyse: Die Fakten Erstellung von ca Papierrechnungen p. a. 1. Versand über Post, DHL, DPD, ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Sortieren, Zusammenführen, Kuvertieren, Frankieren, Versenden Kosten für Porto, Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Ersatz-, Verschleißteile, Support,, 0,5 MA Stk. 2. Versand mit der Ware (im/am Karton) ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Falten, Kuvertieren, Zuordnen (richtige Kartonauswahl), Einlegen/Aufkleben Kosten für Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Support,, 0,5 MA Stk. Folie 42

43 Ist-Analyse: Die Aufwende und vorh. Kosten Erstellung von ca Papierrechnungen p. a. 1. Versand über Post, DHL, DPD, ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Sortieren, Zusammenführen, Kuvertieren, Frankieren, Versenden 0,5 MA Kosten für Porto, Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Ersatz-, Verschleißteile, Support,, Stk Versand mit der Ware (im/am Karton) ca Rechnungen Aufwand für Drucken, Falten, Kuvertieren, Zuordnen (richtige Kartonauswahl), Einlegen/Aufkleben Kosten für Material (Papier, Kuvert, Toner, ) Gerätewartung, Support,, 0,5 MA Stk >>> Gesamte Kosten Papierrechnungserstellung : p.a. Folie 43

44 Notwendiger Invest / Kosten fürf e-invoice? 1. Kosten für e-invoice-verfahren pro Rechnung 0,20 2. Provider-Kosten für Rechnungen pro Jahr Diverse Nebenkosten p. a Gesamtkosten e-invoice-einsatz p. a. Folie 44

45 Erwartete Kostenreduzierung durch e-invoice 1. Bisherige Gesamtkosten Papierrechnungen p. a. 2. Gesamtkosten e-invoice-einsatz p. a. Erwartete Kostenreduzierung pro Jahr: Folie 45

46 Wie ist der Weg zum Einsatz von e-invoice für Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger? nger? Folie: 46

47 Der Weg zu e-invoice Die Voraussetzungen! Internetzugang adresse Standart PC Standart Drucker Folie: 47

48 Der Weg zu e-invoice Folie: 48

49 Der Weg zu e-invoice Was benötigt mein Unternehmen, um e-invoice zu nutzen? Voraussetzung für den Datenaustausch via EDI ist die Auswahl der geeigneten Software für die Übersetzung, Ablaufsteuerung und Datenübertragung. Gebräuchlicher Name für solche Werkzeuge ist EDI- Konverter / EDI-Systeme. Falls Ihre Anwendung (Warenwirtschaftsystem) keine Schnittstellen hat, um Geschäftsdaten auszugeben bzw. einzulesen, die per EDI ausgetauscht werden sollen, muss eine entsprechende Funktionalität nachgerüstet werden. Heutzutage besitzen die meisten Systeme EDI-fähige Schnittstellen. Für die elektronische Übertragung zu Ihren Partnern müssen Sie eine Mailbox anmieten oder einen Provider beauftragen. Bei der Mailbox haben sich die Telekom (X.400 Technologie), IBM/AT&T und die kostengünstige Variante egate der Fa. Pranke bewährt. Datenübertragungen über das Internet ( , Internetportal oder über ein Clearing Center) setzen sich vor allem aus Kostengründen immer mehr durch. Folie: 49

51 Der Weg zu e-invoice auch mit Sicherheit Folie: 51

53 e-invoice Einsatz in der Textil- und Bekleidungs-Branche Branche (Staus) Folie: 53

54 Die e-invoice Realität der Branche Einige der Grossen Textilproduzenten und Händler betreiben Rechnungsdatenaustausch per EDI/EDIFACT (INVOIC) Wenige Einkaufsverbände nde und Zentralregulierer bieten ihren Mitgliedern e-invoice Rechnungsmanagement mit unterschiedlich gutem Service an Geschätzte 30 Textilproduzenten praktizieren das optimale Hybrid-Format (INV96A + PDF-Link) mit der KATAG und deren Mitgliedern Folie: 54

55 Die e-invoice Realität der Branche Der Rest wird nach wie vor über Papierrechnungen abgewickelt! Folie: 55

56 Die e-invoice Realität der Branche Definition des e-invoice KATAG Modells In einem Branchenpilotprojekt des Textilverbandes KATAG AG Bielefeld, bei welchem mehr als 400 Textilhändler ndler,, mit einem Gesamtrechnungsaufkommen von ca Rechnungen täglicht organisiert sind, wurden alle Textil- und Bekleidungslieferanten/Produzenten der angeschlossenen Textilhändler (ca. 400) eingeladen,, an an der Umsetzung des KATAG e-invoice Projekt teilzunehmen Folie: 56

57 Die e-invoice Realität der Branche Diese Lieferanten / Produzenten der Branche praktizieren e-invoice und nutzen das KATAG-Modell für ihr Rechnungsmanagement mit den KATAG-Anschlusshäusern Folie: 57

58 Wir realisieren bereits Kostenreduktion und Zeitgewinn durch E-Invoice mit KATAG Wir sind in der Testphase und auf dem Weg dorthin Folie: 58

59 Alle e-invoice Vorteile auf einen (langen) Blick Folie: 59

60 X X X X X X X X X Folie 60

61 Der manuelle Aufwand für die Verwaltung der Rechnungen wird reduziert, weil sie automatisch weiterverarbeitet oder weitergeleitet werden können Rechnungen können zu jeder Tageszeit unabhängig von Dritten versendet, empfangen und verarbeitet werden Fehlerpotentiale durch manuelle Eingriffe werden erheblich gesenkt Durch die organisatorischen und technischen Änderungen werden Sie mittelfristig wettbewerbsfähiger Die Portokosten werden erheblich gesenkt Personal wird durch Reduzierung von Verwaltungstätigkeiten, z.b. Eingabearbeiten oder Steuerung und Verwaltung der Briefpost, eingespart Durch verringerte Zustellzeiten können Zahlungseingänge bescheunigt und Kapitalbindung gesenkt werden Festigung der Marktposition, da die e-invoice Fähigkeit bereits K.O.- Kriterium bei der Lieferantenauswahl sein kann Der Kundenservice wird durch erhöhte Verfügbarkeit und

62 Die Portokosten werden erheblich gesenkt Personal wird durch Reduzierung von Verwaltungstätigkeiten, z.b. Eingabearbeiten oder Steuerung und Verwaltung der Briefpost, eingespart Durch verringerte Zustellzeiten können Zahlungseingänge bescheunigt und Kapitalbindung gesenkt werden Festigung der Marktposition, da die e-invoice Fähigkeit bereits K.O.-Kriterium bei der Lieferantenauswahl sein kann Der Kundenservice wird durch erhöhte Verfügbarkeit und Lieferbereitschaft verbessert Das Ansehen Ihres Unternehmens am Markt steigt. Folie 62

63 Optimierung bestehender Geschäftsprozesse Kostenreduzierung durch Rationalisierung Optimierung und Beschleunigung des Informationsflusses Beschleunigung des Zahlungsverkehrs Intensivierung der Geschäftsbeziehungen Folie 63

64 Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Erhöhung der Kundenbindung Reduzierung der Fehlerquote Imageaufwertung durch Signalisierung von Innovationsfreudigkeit Substituierung von Papier als Beitrag zum Umweltschutz Vermeidung von Sprachbarrieren im internationalen Geschäftsverkehr Bessere Erreichbarkeit durch asynchrone Kommunikation Folie 64

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