Geschäftsprozesse und skill-basierte Ressourcenplanung mit IT-Unterstützung

Transkript

1 Geschäftsprozesse und skill-basierte Ressourcenplanung mit IT-Unterstützung Die Anforderungen an die PM-Software sind hoch: Neben den Grundfunktionen für alle wesentlichen Aspekte des Projekt- und Ressourcenmanagements sowie der Projektportfoliosteuerung soll eine durchgehende skill-basierte Ressourcenplanung ermöglicht werden. Die Lösung: Umfangreiche Anpassungen der PM-Software Planisware 5, die sämtliche individuellen PM-Prozesse berücksichtigen. Entscheidung für Planisware 5 Die Entscheidung für die Projektmanagementsoftware Planisware 5 fiel im Rahmen des GISAprojects, einem groß angelegten Programm, das die Themengebiete Multiprojektmanagement, Strategie-und Zielportfolioplanung, Professionalisierung im Projektmanagement, Prozessintegration, Projektkommunikation- und Marketing umfasste. Bei Planisware 5 handelt es sich um eine Standardsoftware, die bereits eine große Zahl von vorgefertigten Modulen enthält, welche die Grundfunktionen für alle wesentlichen Aspekte des Projektund Ressourcenmanagements sowie der Projektportfoliosteuerung bereitstellen. Diese Module lassen sich weitgehend an die kundenspezifischen Besonderheiten anpassen. Bei Bedarf können weitere Module in das System integriert werden. Damit war Planisware 5 eine gute Ausgangsbasis für die gewünschte IT-Lösung.

2 Um alle Wünsche zu erfüllen, wurde im Rahmen des GISAprojects zunächst ein unterstützender Prozess für die Multi-Projektumgebung definiert. Dieser reicht von der Angebotserstellung bis zum Betrieb und umfasst auch den Übergang von der Angebots- zur Projektphase. Dieser beinhaltet den Wechsel von einer rollenbasierten Projektplanung zu einer namensscharfen Planung.

3 Vor allem im Projektplanungs- und Steuerungsprozess übernimmt Plansiware 5 eine zentrale Rolle. Dazu wurden die Prozessschritte Ressourcenanfragen und Skillmanagement im Anfrageworkflow sowie die vielfältigen Schnittstellen zu SAP und anderen Zentralsystemen eng miteinander verzahnt. GISAReP - Projektplanung Schritt für Schritt Realisiert wurde die Anpassung der Projektmanagement-Software unter dem Namen GISAReP. Zugriff auf die Software haben die Nutzer über ihren Web-Browser. Die einzige technische Anforderung liegt darin, dass die Ausführung von Java-Applets zugelassen sein muss. Die Anmeldung erfolgt über Single SignOn mit der Windows-Authentifizierung. Die Zugriffsteuerung erfolgt dabei rollenbasiert. Dazu können die Benutzer administrativ bestimmten Gruppen zugeordnet werden und erhalten Zugang zu den für sie relevanten Modulen des Systems.

4 Abbildung: Startmenü für einen Benutzer mit Administrator-Rechten. Diesem stehen alle Module zur Verfügung. Projektleiter oder Ressourcenmanager sehen entsprechend weniger Einträge in der Liste, wobei die Module Zusammenarbeit, Timecard sowie Skills & Referenzen allen Benutzern zur Verfügung stehen. Die Projektplanung und -steuerung wird in GISAReP. über verschiedene Module abgebildet, die im Folgenden kurz dargestellt werden. Skills und Referenzen GISA wünschte ausdrücklich eine durchgehende skill-basierte Ressourcenplanung. Grundvoraussetzung dafür ist die Pflege der vorhandenen Qualifikationen durch die Mitarbeiter im Modul "Skills und Referenzen". Jeder Mitarbeiter wird in bestimmten Abständen aufgefordert, seine Daten zu aktualisieren und mit dem Linienvorgesetzten abzustimmen. Sowohl die Datenpflege als auch die Abstimmung wird durch einen Workflow unterstützt. Bei GISA entstand die Idee, diese bereits vorhandene Funktionalität deutlich zu erweitern. So können die Mitarbeiter neben den Skills auch Referenzen zu Projekten, in denen sie bereits tätig waren, pflegen.

5 Abbildung: Übersicht der vom Mitarbeiter gepflegten Skills und Referenzen Der Vorteil dieser Erweiterung liegt in den Mitarbeiterprofilen, die aus den hinterlegten Skills und Referenzen generiert werden. Vertriebsmitarbeiter können sich diese über einen externen Application Server als Word-Datei ausgeben lassen und dem Angebot beilegen. Diese Lösung - eine Eigenentwicklung des Tiba Software Center (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) für GISA - erleichtert den Vertriebsmitarbeitern die Angebotserstellung erheblich. Zudem wird so sichergestellt, dass alle Beteiligten immer auf aktuelle Profile zurückgreifen und neue Qualifikationen der Berater bei der Suche nach geeigneten Profilen berücksichtigt werden. Projekte Im Modul Projekte wird dem Benutzer eine Projektübersichtsliste angezeigt. Diese enthält alle Projekte, für die der Nutzer aufgrund seiner Rolle Schreib- oder Leserechte besitzt. GISAReP unterscheidet dabei zwischen verschiedenen Projektarten wie Angebot, Realisierung, Intern und Business Service. Diese werden zudem zwischen Vorhaben und Projekte unterteilt. Zudem wird grob zwischen internen, administrativen und Projekte im Kundenauftrag unterteilt. Angebotsprojekte werden aus dem CRM heraus in GISAReP angelegt. In dieser Projektart wird eine Kalkulation erstellt, die dann zur Grundlage eines Angebots wird. Nach erfolgter Auftragsvergabe kann

6 aus dem Angebotsprojekt heraus ein Realisierungsprojekt erstellt werden, in dem dann die weitere Planung erfolgt. Abbildung: Projektübersichtsliste Projekte durchlaufen, im Unterschied zu den Vorhaben, einen Stage & Gate-Prozess, dessen aktueller Status in der Spalte "Stage & Gate" angezeigt wird. Je nach Projektart umfasst dieser Prozess zwei oder drei Stufen. Für die bessere Übersichtlichkeit wird in der Übersicht die Projektnummer angezeigt. Möchte der Nutzer mehr erfahren, genügt ein Klick auf die Projektnummer, und die Projektdefinition öffnet sich als Popup-Fenster mit mehreren Karteireitern. Ein Klick auf das gelbe Ordnersymbol (links in der Liste) öffnet die detaillierte Planungsansicht.

7 Abbildung: Projektplanungssicht des Projektleiters Der Projektleiter kann an dieser Stelle u.a. eine Ressourcenplanung anhand einer Skillmatrix vornehmen. Dazu filtert er in einem Auswahlfenster auf Basis der gewünschten Qualifikationen die verfügbaren Ressourcen und wählt die gewünschten Projektmitarbeiter für sein Projekt aus. Grundlage sind die von den Mitarbeitern gepflegten Daten. Abbildung: Ressourcensuchdialog für Skill- und Namenssuche sowie Darstellung der gefundenen

8 Ressourcen zu den Suchkriterien Anschließend durchlaufen die ausgewählten Ressourcen einen Anfrageprozess. Der Ressourcenmanager, d.h. der jeweilige Linienvorgesetzte, hat nun die Möglichkeit, entsprechend der Auslastungssituation seiner Mitarbeiter im Modul Ressourcen eine Anfrage zu bestätigen, zu ändern oder abzulehnen. Damit kann er den Einsatz seiner Mitarbeiter mittel- und langfristig planen. Ressourcen Dieses Modul bietet dem Ressourcenmanager weitere Möglichkeiten. Er kann hier u.a. die von den Mitarbeitern gepflegten Skilleinträge sowie ihrer Projektreferenzen prüfen und verwalten. Diese Daten sind Basis, um jeweils aktuelle Beraterprofile für Angebote zu erstellen. Im Bereich Kapazitätsmanagement hat er die Möglichkeit, die Auslastungssituation der Mitarbeiter bzw. einzelner Abteilungen zu sichten. Für eine bessere Ressourcenplanung können künftige Projekte mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet werden. Diese kann mit der fortschreitenden Planung angepasst werden. Abbildung: Ressourceneinsatz und Auslastungen nach Projektarten SAP-Schnittstellen SAP-Schnittstellen sind an und für sich nichts Besonderes. GISA wollte jedoch die Integration der Projektplanung mit SAP - eine Kernanforderung, die das Projekt außergewöhnlich gemacht hat. Durch die Verknüpfung von Planungselementen in GISAReP mit Kontierungselementen in SAP können nun über eine Vielzahl von Schnittstellen auf Basis von Webservices Daten zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden.

9 Abbildung: Integration der Kontierungserzeugung zwischen Planisware 5 und SAP Dazu existiert ein eigenes Modul als Bestandteil der Projektplanung, in dem für die Phasen und Aktivitäten eines Projektplanes Kontierungselemente in SAP angelegt werden können. Über die so geschaffenen Verbindungen zwischen den beiden Systemen werden Daten zu Kosten, Erlösen und Obligos sowie die Kontierungen der Projektmitarbeiter ausgetauscht. Timecard Wer hat wann wie viele Stunden für welches Projekt gearbeitet? Aufschluss darüber gibt das Modul Timecard, das allen Mitarbeitern zur Verfügung steht. Hier werden die geleisteten Stunden in den Projekten, in denen sie eingesetzt sind, eingetragen. Abbildung: Buchung von Stunden auf zugeordnete Aufträge über das Modul TimeCard Der so gemeldete Aufwand pro Mitarbeiter und Aktivität wird dem Projektleiter in einer analogen Ansicht angezeigt. Er kann diesen prüfen und dann in das Projekt importieren. Das Besondere: Die geleisteten Stunden werden gleichzeitig über einen Webservice nach SAP übertragen.

10 Der untere Teil in der Timecard-Ansicht stellt den geleisteten Projektstunden die tägliche Arbeitszeit gegenüber. Diese Kommen- und Gehen-Zeiten werden in einem Nachtlauf aus SAP importiert. Administration Auch administrative Aufgaben können von den dafür berechtigten Personen über das Web-Frontend vorgenommen werden. Das Dashboard bietet Zugang zu den wesentlichen Bereichen, wie Nutzerund Ressourcenpflege, Pflege der Baumstrukturen wie z.b. Org.-Einheiten, Business Services, Projektarten oder Kostenarten. Die Organisation der Module und der in ihnen enthaltenen Ansichten kann hier ebenfalls vorgenommen werden. Abbildung: Übersicht der Administrationsfunktionalitäten Darüber hinaus gehende Datenpflegemaßnahmen sowie Änderungen an Eingabedialogen, Listen oder Berichten müssen über den Pro Client vorgenommen werden. GISAReP - Nächste Schritte Tiba ist es gelungen, die Module Technische Konfiguration, Ressourcenmanagement, Skillmanagement, Zeiterfassung, Berichtswesen und Portfoliomanagement so anzupassen und zu konfigurieren, dass der Wunsch der GISA GmbH, alle Prozessschritte im Programm abgebildet zu bekommen, erfüllt wurde. Auch der dynamische Datenaustausch zwischen Planisware 5 und SAP

11 wurde realisiert. Anfang Oktober 2011 wurde GISAReP produktiv geschaltet. Zurzeit (Ende 2011) ist das Tiba Software Center (seit März 2014 Tiba Technologieberatung GmbH) im Rahmen eines Supportauftrages mit der Betreuung von GISAReP befasst. Aus dem produktiven Betrieb werden sich voraussichtlich weitere Anforderungen ergeben. Über die Autoren: Dipl.-Ing.Martin Rudolph Geschäftsführer und Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die Auswahl und Einführung von PM Software, die Methoden- und Prozessberatung sowie die Integration und Vernetzung von Planungs- und Steuerungssoftware. Dipl.-Math.Dr. Helmut Wagner Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH Leitender Software Entwickler mit dem Schwerpunkt Konzeption, Entwicklung und Implementierung unternehmens- spezifischer Planungs- und Steuerungssoftware (Projekt- und Vorhabensmanagement). Carsten Keller,Projekt Management Software Engineer(PM SE) Tiba Technologieberatung GmbH Seit seinem Eintritt im Jahr 2002 hat er verschiedene Projekte in den Branchen Energieversorger, Pharma-Industrie und Versicherungen betreut. Zuvor war er in der Planetaren Bibliothek des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt in Berlin sowie als freiberuflicher Softwareentwickler und IT-Referent tätig. (c) Tiba Technologieberatung GmbH Sie sind auf der Suche nach Softwarelösungen für Ihr Unternehmen? Die Projektspezialisten der Tiba Technologieberatung GmbH beraten Sie gerne. Nutzen Sie unser Kontaktformular für eine unverbindliche Erstberatung.