Der neue Drittmittelprozess (3MP)

Transkript

1 Der neue Drittmittelprozess (3MP) Überblick KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

2 Agenda Warum ein neuer Drittmittelprozess? Ausgangssituation und Vorteile Wie lief das 3MP-Projekt ab? Von der Initiierung zur Umsetzung Wie funktioniert der neue Drittmittelprozess? Einheitliches Referenzmodell für alle Drittmittelprojekte Wie funktioniert der neue Drittmittelprozess in der Praxis? Das Drittmittelportal Wer hilft mir weiter oder beantwortet Fragen? Service-Telefon der Dienstleistungseinheiten 2 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

3 Warum ein neuer Drittmittelprozess? Ausgangssituation und Vorteile KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

4 Effektive Zusammenarbeit zwischen Instituten und Administration ist ein Garant für reibungsarme und effiziente Drittmittelprojekte 4 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

5 Warum der neue Drittmittelprozess? 5 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

6 Wie lief das Drittmittelprojekt ab? Von der Initiierung zur Umsetzung KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

7 3MP entstand als hausinternes Projekt Partizipativ: Hauptarbeit durch betroffene DE, ausgehend von den Bedarfen der internen Kunden Laufzeit: Phase I (Anfang 2013): Erhebung des Ist-Standes Die internen Kunden aus KIT-Wissenschaft und dezentralem wissenschaftsnahen Management wurden durch mehr als 30 Einzelinterviews und mehrere Workshops ( Kundenrunde ) eingebunden, ebenso Konvent und Personalrat. Phase II (Mitte bis Ende 2013): Konzeption Abschlussbericht fertiggestellt am Phase III (2014): Umsetzungsplanung und Festlegung der Zuständigkeiten durch das Präsidium Beschluss vom Phase IV (01/ /2015): Detailausarbeitung der Umsetzung Phase V (ab 08/2015): Einführung neuer Sollprozess/Zuständigkeiten 7 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

8 Projekt-Phase I: Ergebnisse aus Interviews und Kundenrunde auszugsweise Doppelzuständigkeiten auflösen Schnittstellen reduzieren Kunden sprachen sich mehrheitlich für eine stärkere zentrale Unterstützung bei Einwerbung und finanzieller Abwicklung aus Unzufriedenheit durch verzögerte Bearbeitung ist im Falle der Zentralisierung durch Bereitstellung von Ressourcen zu vermeiden Eindeutige zentrale Ansprechpersonen Zentrale Datenhaltung und transparente Geschäftsprozesse 8 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

9 Projekt-Phase II: Abschlussbericht/Empfehlungen Kundenwünsche, rechtliche Vorgaben und Effizienzüberlegungen sprechen für eine stärkere Zentralisierung der Bearbeitung von Drittmittelvorgängen Ein Sollprozess/Referenzmodell für alle Drittmittelverfahren Implementierung von Front Offices als Kümmerer Etablierung Drittmittelportal zur Information der internen Kunden Neufassung der Drittmittelanzeige Zentrale Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen Federführung bei Verkaufsvorgängen 9 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

10 Projekt-Phase III: Präsidiumsbeschluss, 01/2015 Überblick Inkrafttreten des Sollprozesses/Referenzmodells für alle Drittmittelverfahren sowie Freischaltung des Drittmittelportals ab dem Definierte Front Offices als Kümmerer für die einzelnen Prozessphasen KIT-weit verbindliche Drittmittelanzeige (DMA) Anträge/Zuwendungen: Positivliste ohne Freigabe vor Antragsabgabe Angebote/Aufträge: dezentrale Bearbeitung von Verkaufsvorgängen in Ausnahmefällen möglich (Berechtigungsmodell) 10 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

11 Der neue 3MP bietet Vorteile für interne Kunden und DE-Mitarbeiter/innen 11 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

12 Wie funktioniert der neue Drittmittelprozess? Einheitliches Referenzmodell für alle Drittmittelprojekte Projekt-Phase IV Umsetzung KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

13 Sollprozess: Gemeinsam Drittmittel einwerben und abwickeln 13 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ Sechs Phasen des Drittmittelprozesses

14 Front Offices: Immer die richtige Ansprechperson im 3MP Front Offices als Kümmerer und Hauptansprechperson für interne Kunden Front Office ist seitens der beteiligten Dienstleistungseinheiten prozessverantwortlich in der jeweiligen Phase des Sollprozesses/Referenzmodells Front Office ist zuständig für die Koordination und in der Regel auch für die Durchführung aller zentralen Prozessschritte der jeweiligen Phase Front Office kann ein Back Office beratend hinzuziehen Abwicklung erfolgt in Einzelfällen durch Back Offices 14 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

15 Front Offices nach Verfahrenskategorien Kategorie A: Anträge/Zuwendungen FOR Öffentliche Förderung z. B. durch Bund, DFG, Land, EU, HGF Ausnahmen: Individualförderprogramme bis Promotion (KHYS), Internationale Mobilitätsprogramme (INTL) Kategorie B: Angebot/Aufträge EVM Aufträge bzw. Verträge mit vollständiger Finanzierung; Werkverträge und DL-Verträge; öffentliche und private Auftraggeber Kategorie C: Kooperationsverträge RECHT Drittmittelaktivitäten, für die ein Vertrag die Basis der Finanzierung darstellt, sofern diese keinen Förderprojekt- oder Auftragscharakter besitzen, Kooperationsverträge mit anteiliger Finanzierung Spezialfälle Kategorien A C IMA Einräumung von Nutzungsrechten, Patent- & Knowhow-Lizenzverträge Validierungsförderung/Gründerförderung, Existenzgründungsprogramme 15 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

16 Front Offices der Antragsphase nach Verfahrenskategorien 16 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

17 Front Offices nach Verfahrenskategorien und Phasen 17 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

18 Änderungen der Ansprechpartner 18 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

19 Wie funktioniert der neue Drittmittelprozess? Wichtige Informationen im Überblick KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

20 Die neue Drittmittelanzeige Abgabe des DMA-Formulars Regelfall: DMA erfolgt vor Antragseinreichung/Angebotserstellung in Phase 2 des Referenzmodells Drittmittelprozess Ausnahme Positivliste: Drittmittelanzeige nach Bewilligung in Phase 3 DMA ist getrennt von Anlage der Kontierungselemente (PSP, Phase 4) Inhalte des DMA-Formulars Antragstellende/leistungserbringende Stelle Vorhabens-/Verfahrenstyp Vorgangsnummer Titel des Projekts Voraussichtlicher Beginn und voraussichtliches Ende des Projekts Antrags-/Bewilligungssumme Drittmittelgeber Projektleiter Bestätigung der Einhaltung notwendiger Bestimmungen 20 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

21 Die Positivliste Anträge/Zuwendungen: Positivliste ohne Freigabe vor Antragsabgabe beinhaltet: DFG Sachbeihilfe, EU-Rahmenprogramm (bei Beteiligung als Partner, nicht bei Koordination durch KIT), öffentliche oder gemeinnützige Förderung ohne zentrale Zeichnung oder Einreichung bis zu einer Gesamtsumme von 20 T EUR, Forschungs- und Förderpreise (mit Projektcharakter) KIT-weit verbindliche Drittmittelanzeige (DMA) Für Positivliste: nach Bewilligung, in Phase 3 Für alle anderen: vor Angebots-/Antragsabgabe, in Phase 2 21 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

22 Service-Telefone ab FOR Anträge/Zuwendungen Telefon: EVM Angebote/Aufträge Telefon: RECHT Kooperationsverträge Telefon: IMA Lizenzverträge, Gründungsund Validierungsförderung Telefon: FIMA Abwicklung/Abschluss Telefon: Allgemeine Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Drittmittelprozess PPQ 3MP-Umsetzung Telefon: Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

23 Weiterführende Informationen KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

24 Vorgesehene Folgeprojekte Projektcontrolling Folgeprojekt mit circa zweijähriger Laufzeit, inklusive IT-Umsetzung, damit verbunden sind Elektronische Datenhaltung Projekt- und periodenbezogene Zielgrößen und Kennzahlen Zentrales und dezentrales Berichtswesen Elektronischer Geschäftsprozess Automatisierte Abwicklung der administrativen Prozesse im 3MP 24 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

25 Schreibtischunterlage - Der Drittmittelprozess auf einen Blick 25 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

26 Flyer 26 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

27 Zusammenfassung KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

28 Zusammenfassung Prozessuale Änderungen Optimierter Gesamtprozess als Referenzmodell für Vielfalt an Verfahren und Anforderungen Klare, nach Verfahrenskategorien gegliederte Zuständigkeiten und Ansprechpartner Front Offices als Kümmerer für alle Phasen der administrativen Verfahrensabwicklung Operative Änderungen Zentrale Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen Abwicklung von Verkaufsvorgängen nach neuen Verkaufsrichtlinien Neufassung der Drittmittelanzeige zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen Hilfsmittel Drittmittelportal als Anlaufstelle für Informationen rund um Drittmittelverfahren 28 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

29 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit. 29 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ