Digitale Verwaltung E-Akte. Die Prozesslösung zur E-Akte Digitale Arbeitsprozesse rund um Ihre Dokumente

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1 Digitale Verwaltung E-Akte Die Prozesslösung zur E-Akte Digitale Arbeitsprozesse rund um Ihre Dokumente

2 März 21, Agenda Überblick Der methodische Ansatz Konfigurieren anstelle von Programmieren Die eakte als ganzheitliche Lösung - Beispiele aus der Praxis Die Architektur

3 März 21, Herausforderungen einer Prozesslösung eakte Datenschutz, Sicherheit, rechtliche Verbindlichkeit Integration bestehender Fachverfahren Aufgabenverwaltungssystem ("Workflow") Ein erweiterbares System: Jede Verwaltung hat individuelle Bedürfnisse und Notwendigkeiten Lesen und Aufbereiten von Dokumenten Einheitliche, ergonomische Oberfläche

4 März 21, Ziele der Software AG eakte Ergonomische Darstellung für ein bedienerfreundliches Arbeiten Medienbruchfreier Austausch von Informationen Transparenz schaffen wer arbeitet aktuell am Vorgang? Zugriff aus einer Oberfläche direkt aus dem Verwaltungsvorgang Vereinfachte verwaltungsübergreifende Suche nach Dokumenten Zugriffsrechte sicherstellen: Man sieht nur, was man darf! Protokollierung von Aufrufen und Änderungen

5 März 21, Methodischer Ansatz Wie die Software AG ein eakte-projekt umsetzt.

6 März 21, Die eakte-lösung der Software AG im Überblick PRÄSENTATIONS- SCHICHT Benutzerinteraktion PROZESS- SCHICHT Ablaufsteuerung Akte anlegen Sachverhalt bewerten SERVICE SCHICHT Funktionsbereitstellung Information prüfen Daten konsolidieren Daten bereitstellen INTEGRATIONS SCHICHT Anbindung COBOL DB2 SAP OSCI CMIS IT SYSTEME APPLIKATIONEN IT-Systeme DMS ERP MAIL

7 März 21, Vorgehen: Ermitteln des im DMS/VBS umgesetzten Ablaufs BENUTZER Darstellung von Dokumenten Darstellung von Metadaten Dokumentenzentrische Bearbeitung DMS-PROZESS Eingehende Dokumente annehmen Zum Sachverhalt Stellung nehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden zda zur Akte verfügen KOFAX, -client Personalsystem, ERP-System, weitere Fachverfahren Drucker, -client, Archiv IT SYSTEME POSTEINGANG FACHSYSTEME POSTAUSGANG / ARCHIV

8 März 21, Vorgehen: "Menschliche Schnittstellen" ermitteln BENUTZER Darstellung von Dokumenten Darstellung von Metadaten DMS-PROZESS Eingehende Dokumente annehmen Zum Sachverhalt Stellung nehmen Daten in Fachverfahren übernehmen Bescheid erstellen Bescheid versenden zda zur Akte verfügen KOFAX, -client Personalsystem, ERP-System, weitere Fachverfahren Drucker, -client, Archiv IT SYSTEME POSTEINGANG FACHSYSTEME POSTAUSGANG / ARCHIV

9 März 21, Vorgehen: Fachverfahren ermitteln BENUTZER DMS-PROZESS Eingehende Dokumente annehmen Zum Sachverhalt Stellung nehmen Daten aus Fachverfahren beurteilen Bescheid erstellen Bescheid versenden zda zur Akte verfügen KOFAX, -client Personalsystem, ERP-System, weitere Fachverfahren Drucker, -client, Archiv IT SYSTEME POSTEINGANG FACHSYSTEME POSTAUSGANG / ARCHIV

10 März 21, Vorgehen: Integration von Fachverfahren und DMS/VBS in einheitliche Benutzeroberflächen - mit Verfahrenssteuerung BENUTZER Darstellung von Daten Dateneingabe & Prüfung Datenaggregation Statistik und Auswertung Einstellungsprozess PROZESS Mitarbeiter informieren / Daten mitteilen Personalstammdaten erfassen Kostenstellendaten erfassen Benutzerdaten erfassen Dokumente zur Akte verfügen (zda) INTEGRATION Vermeidung von Medienbrüchen Beschleunigung der Verfahren Integration von Daten und Funktionen Dokumentmanagementsystem / Vorgangsbearbeitungssystem / eakte KOFAX, -client Personalsystem, ERP-System, weitere Fachverfahren Drucker, -client, Archiv IT SYSTEME POSTEINGANG FACHSYSTEME POSTAUSGANG / ARCHIV

11 März 21, Die eakte Justus die Prozesslösung für die Justiz Beispiele aus der Praxis Wie der eakte-ansatz der Software AG die klassischen DMS-Probleme löst.

12 März 21, Software AG eakte - Anwendungsfälle Sicherheit Registrierung & Anmeldung (z.b. SAFE), Verfahrensbeteiligte Ergonomie Benutzer-Oberfläche, Suche, Ansicht und Bearbeitung der eakte Abläufe & Prozesse Online Klageeinreichung/Akteneinsicht, Postfach (Aktenbock), Aufgabenverteilung Integration & Informationsverteilung medienbruchfreier Informationsaustausch: ein- und ausgehend Audit & Reporting Protokollierung von Aufrufen und Änderungen, Reporting

13 März 21, eakte - Sicherheit Sicherheit Registrierung, Authentifizierung (SAFE,...) Benutzerverwaltung Elektronische Signatur Audit & Protokollierung

14 eakte Sicherheit Die Online-Registrierung März 21, Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 14

15 eakte Sicherheit Die Elektronische Signatur März 21, Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 15

16 März 21, eakte - Ergonomie Ergonomie Benutzer-Oberfläche Portal & Postfach Aktenstruktur Akten-Suche, JURIS-Suche Ansicht und Bearbeitung der eakte

17 eakte Ergonomie Rolle Justizmitarbeiter : Das Postfach März 21, Farbliche Markierung erleichtern optisch die schnelle Identifizierung des Dokumententyps Alle an die Rolle bzw. den Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben werden angezeigt. Dies können sowohl manuelle zugewiesene als auch Aufgaben sein, die per Scanner, Mail oder Fax eingegangen sind Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 17

18 eakte Ergonomie Rolle Justizmitarbeiter : fachliche Aktenstruktur März 21, Die Aktenstruktur verschafft schnell einen Gesamtüberblick Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 18

19 März 21, eakte Ergonomie - Die Dokumentenanzeige beliebige Darstellungen bietet optimale Bearbeitungsmöglichkeiten Nach Wechsel in die Vollansicht: Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 19

20 März 21, eakte Ergonomie Rolle Justizmitarbeiter: Metadaten Annotationen (schwärzen, markieren etc.) Textuelle Kommentare Eigenschaften

21 März 21, eakte Ergonomie Rolle Justizmitarbeiter: Metadaten Alle Annotationen im Dokument werden mit entsprechenden Seitenzahlen angezeigt

22 März 21, eakte Ergonomie Rolle Justizmitarbeiter: Suchfunktion in der Akte Suchbegriffe werden farblich dargestellt. Über Pfeiltasten kann zwischen den Treffern gewechselt werden.

23 März 21, eakte Ergonomie Rolle Justizmitarbeiter: Juris-Recherche Recherchemöglichkeit in Juris

24 März 21, eakte Abläufe & Prozesse Abläufe & Prozesse Beispiel: Online Antrag auf Akteneinsicht Beispiel: Online Klageeinreichung Beispiel: Der Urteilsprozess

25 eakte Prozesse Online-Antrag eines externen Verfahrensbeteiligten auf Akteneinsicht März 21, Beantragen Einsehen Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 25

26 eakte Prozesse Antrag auf externe Akteneinsicht bearbeiten und freigeben März 21, Anträge von externen Verfahrensbeteiligten auf Akteneinsicht werden angezeigt Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 26

27 eakte Prozesse Externe Akteneinsicht und Zitierfähigkeit der Gerichtsakten März 21, Inhaltsverzeichnis der Akte mit Seitenanzahl Um die Zitierfähigkeit für interne und externe Verfahrensbeteiligte zu gewährleisten, werden Als INTERN markierte Dokumente mit entsprechenden Fehlseiten für den externen Verfahrensbeteiligten ersetzt. Schwärzungen werden angezeigt, jedoch keine weiteren Annotationen Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 27

28 März 21, eakte Abläufe & Prozesse Rolle externer VB : Akteneinsicht beantragen Eingabe Formularfelder Lediglich ein oder mehrere Aktenzeichen sind zu ergänzen Antrag geht in den Posteingang der zuständigen Serviceeinheit Serviceeinheit: Prüft die Berechtigung Leitet Antrag zur Freischaltung an Administrator weiter Administrator: Administrator schaltet Akte frei mit Anpassung Frist je Aktenzeichen und Antragsteller (Default 4 Wochen) Nach Freischaltung automatisch Mail an Beantragenden

29 eakte Prozesse Online Klageeinreichung März 21, Formularfelder werden in Schritten eingegeben (Wizard). Die Klage wird automatisiert in den Posteingang der Gerichts-Poststelle gelegt. Der Kläger erhält per eine Bestätigung der Klageeinreichung Die eakte in der Finanzgerichtsbarkeit 29

30 März 21, eakte Abläufe & Prozesse Rolle externer Verfahrensbeteiligter : Online-Klageeinreichung Eingabe Formularfelder Name Kläger und Adressdaten Prozessbevollmächtigter/Vertreter nebst Adressdaten Möglichkeit zum Hochladen des Klagedokumentes mit der eingescannten Unterschrift des Klägers, sowie weiterer Anlagen Name Beklagter und Anschrift Prozessbevollmächtigter/Vertreter nebst Adressdaten Streitgegenstand (Freitextfeld) Nach Absenden des Formulars Klageeingang im Postfach der Registratur Registratur: Notifikationsmail an Kläger Anlegen neue Akte in Fachverfahren Weitergabe der Akte an zuständige Stelle

31 eakte Abläufe & Prozesse Der Urteilsprozess ein dokumentierter Workflow März 21, Workflow zwischen zeichnende Richter Aufgabe Urteil prüfen liegt zur Bearbeitung im Postfach

32 eakte Abläufe & Prozesse Der Urteilsprozess ein dokumentierter Workflow März 21,

33 März 21, eakte Integration & Informationsverteilung Integration & Informationsverteilung Fachanwendung JUSTUS FachG (Aktendeckel, Schriftsätze) Eingehend Fax Scan Office Ausgehend Download mit Signatur, Paginierung, Versionierung -Versand mit Signatur Fax-Versand

34 März 21, Die Architektur Die technischen Grundlagen.

35 März 21, Die Architektur Funktionale Sicht Benutzerverwaltung und Security Protokollierung Präsentation webbasiert oder Applikation Fachverfahren Fachliche Prozesse / Workflows Integration / Dienste-Bus eakte Digitalisierung Datenhaltung Externe Informationssysteme

36 März 21, Die Architektur technische Sicht PRÄSENTATION Justus FachG eakte Portal SAG webmethods n My webmethods Server n wm CAF n wm Designer n CSP WebReader PROZESSE SERVICES Justus FachG Server n Justus Server Programme n Servlet Container Tomcat n Java JDK Business Process Management Designer Simulation Enterprise Service Bus Mediation n Routing n Transformation n Messaging n Komposition Process Engine Orchestrierung n Orchestration engine n Mapping Messaging Content Service Platform n wm Designer n wm BPM n wm Integration Server n wm Broker n wm CSP TECHNOLOGIE INTEGRATION Verbindungen n JDBC Service Enablement n n wm wm Adaptoren n n Web Services n JDBC n wm Adaptoren n Web Services SYSTEME File-System Oracle LDAP Scanner

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